Chuyên đề Thực trạng kế toán bán hàng và kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Mạnh Đức

ết quả kinh doanh Doanh nghiệp sử dụng TK 911. Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng Doanh nghiệp sử dụng TK 007. 2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 để hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính. Các thông tin này sẽ được máy tính tự động chuyển vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ và lập báo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán. Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK 112, 131, 331… Chứng từ kế toán Màn hình nhập chứng từ Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ Cái các Tài khoản Phần mềm kế toán Nhập số liệu In sổ Đối chiếu Ghi chú: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức 2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo: a, Báo cáo nội bộ: Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các nhân viên, các bộ phận. Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng Báo cáo công nợ 2 tuần/lần Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng b, Báo cáo tài chính: Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Các báo cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế. III. NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Đặc điểm hàng hoá Hàng hoá Hàng hóa kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng. Các mặt hàng do công ty cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng khác nhau. Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ. Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì, bảo dưỡng. Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Các loại máy móc có khối lượng lớn. Do vậy việc vận chuyển được thực hiện bằng ô tô chuyên dụng. Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất. Quản lý hàng hoá Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho. Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Quy trình nhập kho hàng hóa: Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ. Quy trình xuất kho hàng hóa: Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho (ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho giao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ. Các phương thức bán hàng Công ty thực hiện bán hành theo 2 hình thức: bán hàng qua hợp đồng và bán lẻ. 2.1. Phương thức bán hàng theo hợp đồng Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Theo phương thức này, sau khi thắng thầu hoặc khách hàng chấp nhận báo giá, 2 bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên hợp đồng. Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đi kèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng. 2.2. Phương thức bán lẻ Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trị nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng. Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền. IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Kế toán giá vốn hàng bán 1.1. Chứng từ sử dụng: Kế toán giá vốn hàng bán dựa trên các chứng từ: Hợp đồng kinh tế; Phiếu đề nghị nhập, xuất kho; Phiếu xuất, nhập kho; Hoá đơn GTGT... 1.2. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK 632 của doanh nghiệp được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, đó là: TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ 1.3. Sổ sách sử dụng: Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết hàng hoá. 1.4. Nguyên tắc ghi nhận: Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Giá trị hàng mua: Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT . Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan chấp nhận và thông quan. Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế của Hải quan. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho... đều được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng. 1.5. Quy trình hạch toán: Công tác hạch toán Giá vốn hàng bán được thể hiện qua Sơ đồ sau: Giấy Đề nghị xuất kho Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 632 Sổ Cái TK 156, 632 Phần mềm kế toán Thẻ kho Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán 1.6. Ví dụ: Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin trình bày nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng theo hợp đồng. Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập ngoại) Ngày 15/10/2007 công ty gửi hồ sơ dự thầu, tham gia gói thầu số 07: Cung cấp máy phay ngang quay tay trị giá 109.070.640 VNĐ do Tổng Công ty cơ khí xây dựng làm chủ đầu tư và thắng thầu. Sau khi thắng thầu, công ty thực hiện ký kết Hợp đồng cấp bảo lãnh với ngân hàng Techcombank – chi nhánh Đông Đô và ngân hàng đã gửi cho đơn vị chủ đầu tư Bảo lãnh dự thầu có giá trị 20% giá trị gói thầu. Ngày 31 tháng 10 năm 2007, Công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể như sau: Tên hàng hóa: Máy phay ngang quay tay (Loại kích thước bàn 160 x 520mm) Số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán ghi trên Hóa đơn GTGT Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 20% Bảo lãnh bảo hành: 5% giá trị hợp đồng (trong 12 tháng sau khi bàn giao) Thanh toán bằng chuyển khoản, chia thành 3 đợt Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng Đợt 2: 70% sau khi nghiệm thu tĩnh thiết bị. Đợt 3: số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệm thu và nhận được bảo lãnh bảo hành. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành thương thảo với người bán để ký hợp đồng mua hàng. Khi có thông báo hàng đến, công ty làm thủ tục bóc chứng từ và khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu: EASTAR MACHINE TOOLS CORP P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010 COMMERCIAL INVOICE No. TS-1221/07 Date: DEC. 21, 2007 INVOICE of AS BELOW For account and risk of Messrs. MANHDUC COMPANY LTD. 8TH FLOOR, CTM BUILDING, 299 CAU GIAY, DICH VONG, CAU GIAY, HN, VIETNAM Shipped by EASTAR MACHINE TOOLS CORP Per MCP KOPENHAGEB V.S018 Sailing on/about DEC, 25, 2007 From KAOHSIUNG PORT To HAIPHONG PORT, TAIWAN VIETNAM Marks & Nos. Description of Goods Quantity Unit Price Sub Amout 1 Horizontal milling machine Model H-130 (disclose accessories) 2 sets USD 2,240.00 USD 4,480.00 2 High speed precision lathe Model MA-1840 (disclose accessories) 2 sets USD 3,526.00 USD 7,052.00 Total 4 sets USD 11,532.00 SAY TOTAL FOUR (4) PKGS ONLY SAY TOTAL U.S. DOLLARS ELEVEN THOUSAND FIVE HUNDRED THIRTY TWO ONLY. DRAWN UNDER: TECHCOMBANK L/C NO. TF0734001002/DDA DATED:071213 THE BENEFICIARY: EASTAR MACHINE TOOLS CORP P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010 TOTAL AMOUNT: USD 11,532.00 IN ARTICLE 3 OF CONTRACT NO. 253-1007/MD-EASTAR THE CREDIT NUMBER AND THE CREDIT DATE: TF0734001002/DDA AND 071213 MARKS & NOS.: CONTRACT NO. 253-1007/TH-EASTAR LOADING PORT: KAOHSIUNG PORT, TAIWAN UNLOADING PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM NAME OF GOODS: H 130/ MA-1840 NO. OF CASE: 1-4 MADE IN TAIWAN, R.O.C EASTAR MACHINE TOOLS CORP (signed) Biểu 03: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu Sau khi tiến hàng nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, công ty tiến hành nhập kho hàng hóa: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, Tòa nhà CTM, 299 Cầu Giấy, Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ngày 24 tháng 12 năm 2007 GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Người đề nghị: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh Hãng nhập: Eastar Hợp đồng số: 253-1007/TH-EASTAR Kèm theo: 1 bộ chứng từ gốc (hàng nhập khẩu) TT Thiết bị và cấu hình (Ghi rõ phụ kiện lắp thêm so với cấu hình chuẩn) Đơn vị SL Mục đích Hãng nhập 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H-130) Bộ 02 xuất theo HĐ bán 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA EASTAR 2 Máy tiện chính xác tốc độ cao (Model MA – 1840) Bộ 02 xuất theo HĐ bán 107/HĐKT 2007/ MĐ-TN EASTAR CỘNG 04 Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc Biểu 04: Giấy Đề nghị nhập kho Căn cứ vào Giấy Đề nghị nhập kho và bộ chứng từ đi kèm, kế toán nội bộ làm Phiếu nhập kho (đối với hàng mua trong nước) hoặc Phiếu nhập mua nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu). CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU NHẬP MUA NHẬP KHẨU Ngày 24 tháng 12 năm 2007 Số: 14/12 Người giao hàng: Đơn vị: HN0195 – Cty CP Thương mại và Công nghệ CNC Địa chỉ: Số hóa đơn: 4208 Seri: Ngày: 24/12/2007 Nội dung: Nhập hàng theo Tờ khai số 4208, ngày 21/12/2007 Tài khoản có: 331 – Phải trả người bán Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KCT MPNQT001 Máy phay ngang quay tay H-130 1561 Bộ 2,00 35,952,000 71,904,000 2 KCT MTCX003 Máy tiện chính xác tốc độ cao MA-1840 1561 Bộ 2,00 56,592,300 113,184,600 Tổng cộng tiền hàng Tổng chi phí 185,088,600 0 Tổng cộng tiền thanh toán 185,088,600 Thuế NK 9,254,430 Tổng cộng 194,343,030 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 9,717,151.5 Bằng chữ: Một trăm chín mươi bốn triệu ba trăm bốn mươi ba nghìn không trăm ba mươi đồng chẵn. Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Biểu 05: Phiếu nhập mua nhập khẩu Đến hạn giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng viết Giấy đề nghị xuất kho để làm thủ tục xuất kho giao cho khách hàng: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, Tòa nhà CTM, 299 Cầu Giấy, Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ngày 29 tháng 12 năm 2007 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Người đề nghị: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh Bán cho: Tổng Cty cơ khí xây dựng Hợp đồng số: 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA TT Thiết bị và cấu hình (Ghi rõ phụ kiện lắp thêm so với cấu hình chuẩn) Đơn vị Số lượng Mục đích Hãng nhập 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H-130) Chiếc 02 xuất theo HĐ bán EASTAR CỘNG 02 Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc Biểu 06: Giấy đề nghị xuất kho Căn cứ vào Giấy Đề nghị xuất kho và hợp đồng kinh tế (hợp đồng bán), kế toán nội bộ làm Phiếu xuất kho: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Số: 09/12 Người nhận hàng: Đơn vị: HN0298 – Tổng Công ty cơ khí xây dựng Địa chỉ: 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Nội dung: Xuất hàng theo Hợp đồng số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk nợ Tk có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KCT MPNQT001 Máy phay ngang quay tay H-130 6321 1561 Bộ 02 51,938,400 103,876,800 Tổng cộng 103,876,800 Bằng chữ: Một trăm linh ba triệu tám trăm bảy mươi sáu nghìn tám trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận Người nhận hàng Xuất ngày 29 tháng 12 năm 2007 Thủ kho Biểu 07: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1561 209,596,230 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1561 32,561,860 ... ... ... ... ... ... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1561 79,592,510 ... ... ... ... ... ... 14/12/07 PX 04/12 Bến Thủy bán sa bàn điện - điện tử ô tô 800S (HĐ 768) 1561 1,598,500 14/12/07 PX 05/12 Bến Thủy bán máy cắt dây HDT - 347AG0 (HĐ 768) 1561 215,892,840 14/12/07 PX 06/12 Bến Thủy bán máy phay PBM -GVS250 (HĐ 768) 1561 195,823,500 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 75,499,200 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 122 Kết chuyển giá vốn hàng bán HN 6321->9111 9111 2,161,892,315 31/12/07 PKT 123 Kết chuyển giá vốn hàng bán TP.HCM 6322->9112 9112 1,156,892,354 31/12/07 PKT 124 Kết chuyển giá vốn hàng bán PE 6323->9113 9113 237,804,791 Tổng phát sinh nợ: 3,556,589,460 Tổng phát sinh có: 3,556,589,460 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 08: Sổ Cái Tài khoản 632 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1561 209,596,230 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1561 32,561,860 ... ... ... ... ... ... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1561 79,592,510 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 75,499,200 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 122 Kết chuyển giá vốn hàng bán HN 6321->9111 9111 2,161,892,315 Tổng phát sinh nợ: 2,161,892,315 Tổng phát sinh có: 2,161,892,315 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 09. Sổ Chi tiết tài khoản 6321 2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng để hạch toán doanh thu bao gồm: Hóa đơn GTGT; Các biên bản bàn giao, nghiệm thu máy móc thiết bị, thanh lý hợp đồng… 2.2. Tài khoản sử dụng: Công ty hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Để thuận tiện cho mục đích theo dõi kết quả kinh doanh của từng bộ phận, công ty chi tiết tài khoản 511 thành 3 tài khoản cấp 2, đó là: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa tại Hà Nội TK 5112 – Doanh thu bán hàng hóa tại TP.HCM TK 5113 – Doanh thu bán hàng hóa tại Phòng mỏ 2.3. Sổ sách sử dụng: Sổ sách kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ gồm có: Sổ chi tiết bán hàng; Sổ Cái TK 511; Sổ chi tiết TK 5111, 5112, 5113. 2.4. Nguyên tắc ghi nhận: Phương thức bán lẻ: Doanh thu được ghi nhận khi giao hàng cho khách, xuất hóa đơn và nhận tiền của khách hàng. Phương thức bán hàng theo hợp đồng: Doanh thu được ghi nhận khi kết thúc bàn giao, nghiệm thu máy móc thiết bị và thanh lý hợp đồng kinh tế. 2.5. Quy trình hạch toán Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511, 131, 3331 Sổ Cái TK 511, 131, 3331 Phần mềm kế toán Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, Hóa đơn GTGT Sơ đồ 2.4. : Quy trình hạch toán Doanh thu 2.6. Ví dụ Sau khi bàn giao máy móc, nhân viên kinh doanh cùng phía Tổng công ty cơ khí xây dựng ký Biên bản bàn giao thiết bị và thanh lý hợp đồng. Phòng kế toán viết hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu của thương vụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Mạnh Đức Địa chỉ: Tầng 8 Tòa nhà CTM – 299 Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.2201589 MST: 0100943086 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Tổng Công ty cơ khí xây dựng Địa chỉ: 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: MST: 0100106553 Hình thức thanh toán STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H130) Chiếc 2 51.938.400 103.876.800 Cộng tiền hàng 103.876.800 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 5.193.840 Tổng cộng tiền thanh toán 109.070.640 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu không trăm bảy mười ngàn sáu trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 10: Hóa đơn GTGT CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 511– Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1311 239,852,350 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1311 38,265,250 .... ... .... ... ... .... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1311 95,547,630 ... ... ... ... ... ... 14/12/07 PX 04/12 Bến Thủy bán sa bàn điện - điện tử ô tô 800S (HĐ 768) 1311 2,250,000 14/12/07 PX 05/12 Bến Thủy bán máy cắt dây HDT - 347AG0 (HĐ 768) 1311 243,569,210 14/12/07 PX 06/12 Bến Thủy bán máy phay PBM -GVS250 (HĐ 768) 1311 216,256,820 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 103,876,800 31/12/07 PKT 125 Kết chuyển doanh thu HN 5111 ->9111 9111 2,265,590,250 31/12/07 PKT 126 Kết chuyển doanh thu TP.HCM 5112 ->9112 9112 1,242,866,512 31/12/07 PKT 127 Kết chuyển doanh thu PE 5113->9113 9113 256,525,768 Tổng phát sinh nợ: 3,764,982,530 Tổng phát sinh có: 3,764,982,530 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 11: Sổ Cái Tài khoản 511 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 5111– Doanh thu bán hàng tại Hà Nội Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1311 239,852,350 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1311 38,265,250 .... ... .... ... ... .... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1311 95,547,630 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 103,876,800 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 125 Kết chuyển doanh thu 5111->9111 9111 2,265,590,250 Tổng phát sinh nợ: 2,265,590,250 Tổng phát sinh có: 2,265,590,250 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 13: Sổ Chi tiết Tài khoản 5111 1.7. Các khoản giảm trừ doanh thu: Hiện nay, công ty không có chính sách Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán. Đối với các máy móc có sự cố, khách hàng yêu cầu bảo hành trong thời hạn bảo hành thì công ty sẽ cử nhân viên hỗ trợ kỹ thuật tới xem xét. Nếu hỏng hóc có thể sửa chữa được thì tiến hành sửa chữa và khoản chi phí sẽ được tính vào chi phí bán hàng. Nếu sự cố do lỗi nhà sản xuất, công ty nhận lại hàng và gửi về nơi sản xuất để tiến hành bảo hành, thay mới cho khách hàng. Các lỗi hỏng hóc khi đã hết hạn bảo hành thì tính phí dịch vụ sửa chữa. 3. Kế toán chi phí bán hàng 3.1. Nội dung chi phí: Chi phí bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: chi phí vận chuyển hàng hóa từ khi về cảng tới khi giao cho khách hàng, chi phí lưu kho, chi phí hoa hồng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí giao nhận hàng hóa.... 3.2. Chính sách tiền lương trong quản lý bán hàng: Để quản lí hoạt động bán hàng có hiệu quả, công ty sử dụng chính sách tiền lương để theo dõi hoạt động và kết quả làm việc của các nhân viên bán hàng. Tiền lương của công ty ký kết với các nhân viên trong hợp đồng lao động bao gồm: lương chính, trợ cấp đi lại và lương mục tiêu. Lương mục tiêu là khoản lương có giá trị tương đương với 20% lương chính mà nhân viên được hưởng tại thời điểm cuối tháng dựa trên kết quả đánh giá công việc hàng tuần do bản thân và trưởng bộ phận nhận xét. Chính sách lương mục tiêu được áp dụng cho tất cả các nhân viên trong công ty để đánh giá hiệu quả làm việc, khuyến khích tinh thần làm việc của mọi người. Lương mục tiêu thực tế hàng tháng mỗi nhân viên nhận được tính theo công thức sau: Lương mục tiêu = (Lương chính x 20%) x mức độ hoàn thành mục tiêu thực tế nhận được Đối với các nhân viên bán hàng, mục tiêu đặt ra như sau: Mục Chỉ tiêu đánh giá Mục tiêu % mức độ 1 Lập kế hoạch, báo cáo (tuần, tháng, năm) 4 bản/tháng 30 2 Số lượng khách hàng thăm, tiếp xúc 10 20 3 Số lượng đơn hàng/dự án báo giá 5 20 4 Trị giá offer, dự án, order (*) 20 5 Trị giá đặt hàng trong kỳ (*) 10 (*) Tuỳ theo đối tượng khách hàng theo dõi của từng nhân viên, quản lý đề ra mục tiêu cụ thể. Thêm vào đó, khi không đạt được 50% mục tiêu về các nội dung nêu ở mục 2, 3, 4, 5, nhân viên bán hàng ngoài việc không nhận được lương mục tiêu còn bị giảm trừ 20% lương chính và trợ cấp đi lại. 3.3. Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng gồm có: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường; Bảng chấm công; Bảng tính lương… 3.4. Tài khoản sử dụng: Công ty hạch toán chi phí bán hàng thông qua Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Để theo dõi kết quả kinh doanh của từng bộ phận, công ty chi tiết Tài khoản 641 thành 3 ẩnì khoản cấp 2, đó là: TK 6411 – Chi phí bán hàng hóa tại Hà Nội TK 6412 – Chi p