Chuyên đề Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương

ho. Vì vậy, trong tháng khi xuất NVL để sản xuất và sử dụng cho các nhu cầu khác, kế toán chỉ có thể theo dõi được về mặt số lượng, đến cuối tháng khi khoá sổ máy sẽ tự tính giá xuất theo chứng từ đã lập sẵn. Ví dụ: Theo sổ chi tiết Vật tư, công cụ, dụng cụ - Kbim 30 WP 10g tháng 8/2008, ta có số liệu như sau: - Kbim 30 WP 10g tồn đầu tháng: 54 329.000g; thành tiền 54 788 024đ - Kbim 30 WP 10g nhập trong tháng: 357 700g; thành tiền 389 469 774đ - Kbim 30 WP 10g xuất trong tháng: 30 000.000g Cuối tháng 8/2008, theo phần mềm kế toán đã được cài đặt trước, kế toán thực hiện như sau: Màn hình desktop, kế toán kích hoạt vào biểu tượng của chương trình, giao diện chương trình phần mềm kế toán xuất hiện => chọn “Tính giá xuất” => chọn “Tiếp tục” => xuất hiện bảng gồm 2 ô: ở ô “Thời gian tính giá” đánh tháng “8”, ở ô “Tài khoản” đánh “156”, rồi ấn “Tiếp tục” => chọn mã “TB_KA_10”, ấn “chấp nhận” máy sẽ tự động tính ra đơn giá của Kbim 30 WP 10g xuất kho như sau: Đơn giá thực tế Kbim 30WP 10g = 54788024 + 389469744 = 1078.219đ/g 54329.000 + 357700.000 Trị giá Kbim 30 WP 10g xuất kho tháng 8/2008 = 30 000.000 x 1078.219 = 32346570đ Với mỗi lần xuất kho trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính trên cơ sở lượng xuất kho và đơn giá xuất kho. * Ở công ty PSC.1 công cụ, dụng cụ là những vật rẻ tiền được mua ở bên ngoài nhập kho để phục vụ cho các phân xưởng, việc tính giá nhập kho và xuất kho giống như nguyên vật liệu. 2.1.3. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1 Công ty PSC.1 là một doanh nghiệp có khối lượng NVL lớn, bao gồm nhiều chủng loại khác nhau với tính chất lý hoá khác nhau, có công dụng, nội dung kinh tế khác nhau nên việc phân loại NVL là hết sức cần thiết cho công tác quản lý, hạch toán kế toán được chính xác, khoa học và thuận tiện. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò NVL trong quá trình sản xuất, NVL trong công ty PSC.1 được chia thành như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như là các loại hoá chất chủ yếu để sản xuất thuốc BVTV như BPMC 98%, Edifenphos 94%, Fenitrothion 96%.... - Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường như các loại phụ gia (A.Tano, B.Tano…), các loại dung môi (Xylen, Methanol…), các vật liệu làm bao bì ( vỏ chai, nút, nhãn…)…. - Nhiên liệu: là các loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như xăng A83, xăng A92, dầu nhớt, dầu diezen… loại vật liệu này không được dự trữ mà đưa ngay vào sử dụng. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như bu lông, ốc vít, que hàn, mũi khoan… và những phụ tùng khác đi kèm dây chuyền sản xuất. - Phế liệu: Phế liệu ở công ty chủ yếu là các loại cặn ở quá trình pha chế thuốc. Các loại cặn này sẽ được lập biên bản xử lý loại bỏ vì không thể tận dụng tiếp. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu, công ty PSC.1 còn xây dựng danh điểm NVL tức là việc quy định cho mỗi thứ NVL một ký hiệu riêng, một mã số riêng. Ví dụ như: Fenỉtothion 96% NL_FENI Methanol NL_MET A.Tano NL_TANOA Tại công ty PSC.1, trong điều kiện trang bị hệ thống máy vi tính một cách đồng bộ thì việc lập danh điểm NVL sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán NVL nói riêng và cho công tác quản lý NVL nói chung giữa các bộ phận một cách thống nhất và khoa học. 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 2.2.1. Hệ thống chứng từ và sổ kế toán sử dụng Để góp phần quản lý NVL một cách hợp lý và chặt chẽ công ty phải thực hiện tổ chức kế toán chi tiết NVL. Đặc biệt NVL của công ty có rất nhiều loại, thứ, nhóm, ngoài ra khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL trong tháng là tương đối nhiều vì vậy việc tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết NVL đang được Công ty áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Về thủ tục, chứng từ và cách luân chuyển chứng từ về bản chất cũng giống như khi thực hiện kế toán thủ công. Tuy nhiên với sự trợ giúp của việc áp dụng phần mềm kế toán, quá trình kế toán chi tiết NVL ở Công ty có thể tóm tắt thành sơ đồ sau (sơ đồ 2.01) Sơ đồ: Phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy. - Báo cáo N-X-T - Báo cáo tổng hợp …. Kho dữ liệu tổng hợp Sổ, thẻ chi tiết NVL Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Phòng kế toán và thủ Máy tự động xử lý kho thực hiện Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để hỗ trợ cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sổ kế toán sử dụng: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, CCDC, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp TK 331, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156. Sơ đồ (sơ đồ 2.02): Sơ đồ luân chuyển chứng từ. HĐGTGT (hoá đơn bán hàng), phiếu kiểm nghiệm Chứng từ thanh toán (phiếu ghi, giấy báo nợ…) Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 152, tài khoản 156 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp tài khoản 331 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng…) để viết phiếu nhập kho. Từ phiếu nhập kho, xuất kho để vào thẻ kho và sổ theo dõi chi tiết NVL. Sổ theo dõi chi tiết dùng để đối chiếu với thẻ kho. Từ hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động nhập các nghiệp vụ phát sinh đó vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156 và các sổ liên quan khác. Từ sổ chi tiết vật tư, CCDC, cuối tháng lên báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL. Báo cáo này dùng để đối chiếu với sổ cái TK 152, TK 156. 2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở công ty PSC.1 Do NVL ở công ty được nhập chủ yếu từ hai nguồn khác nhau là mua ngoài và tự gia công chế biến nên thủ tục nhập kho đối với hai nguồn này có những đặc điểm khác nhau. Ngoài ra khi NVL xuất kho cho sản xuất không dùng hết hoặc có sự điều chuyển NVL từ kho Ngọc Hồi về công ty thì số NVL này cũng được nhập kho. Tuy nhiên việc nhập kho này có thủ tục khác với nhập kho do mua ngoài và tự gia công chế biến. Cụ thể như sau: Khi có nhu cầu nhập NVL, bộ phận cung ứng của phòng cung tiêu sẽ tiến hành ký hợp đồng với người bán hoặc cử cán bộ cung tiêu đi mua. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn cho nhân viên thu mua. NVL khi về đến công ty, trước khi nhập kho sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng tiêu chuẩn. Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Phiếu kiểm nghiệm”. Nếu phát hiện sai sót, thiếu hụt sẽ báo cho bên cung cấp biết để cùng giải quyết. Chỉ những vật tư đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định mới tiến hành nhập kho NVL. Khi đó, phòng cung tiêu sẽ căn cứ hoá đơn của người bán, phiếu kiểm nghiệm và số lượng thực nhập để viết “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” sẽ được chia thành 4 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ để ghi thẻ kho. Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về để tiến hành ghi sổ. Liên 4: Người mang hàng về sẽ giữ liên này để làm cơ sở thanh toán. NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL. a. Thủ tục nhập kho đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến * Đối với các loại vỏ chai đã được rửa sạch: Trước khi tiến hành nhập kho, thủ kho phải xác định số lượng vỏ chai đó rồi viết phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, người phụ trách của phân xưởng chế biến NVL sẽ đưa phiếu kiểm nghiệm đến phòng cung tiêu để lập phiếu nhập kho. phiếu này chỉ ghi số lượng mà không ghi giá trị của số vỏ chai đó. Công việc tính giá thực tế nhập kho của lượng NVL này sẽ do phòng kế toán đảm nhiệm. Phiếu nhập kho trong trường hợp này được phòng cung tiêu lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về để thực hiện hạch toán trên sổ sách. b. Thủ tục nhập kho đối với NVL đã xuất cho sản xuất nhưng không dùng hết Trong trường hợp này, đến cuối tháng người phụ trách sản xuất sẽ đem số NVL không dùng đến nhập lại kho. Thủ tục nhập kho đối với NVL trong trường hợp này cũng tương tự như nhập kho NVL tự gia công chế biến. * Kế toán nhập NVL được tiến hành như sau Ở Công ty PSC. 1, NVL nhập kho hầu hết đều qua hình thức mua ngoài dưới nhiều phương thức khác nhau. Ngoài ra còn có trường hợp nhập kho NVL tự gia công chế biến, nhập lại từ sản xuất. (1) Đối với NVL mua ngoài nhập kho, dù công ty có trả tiền ngay hoặc chưa trả tiền…thì kế toán cũng đều tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152, 156 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 331 Sau đó tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán ghi nợ tài khoản liên quan. Ví dụ: Ngày 01/08/2008, Công ty nhập 28.640kg Xylen của Việt Quang Phát theo hoá đơn GTGT số 04/2008 (biểu 2.01). Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt là 787 585 680đ. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152: 750 081 680 Nợ TK 133: 37 504 080 Có TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680 Sau đó, kế toán mới nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680 Có TK 1111 : 787 585 680. (2) Đối với phụ tùng thay thế có giá trị nhỏ (que hàn, bulông, đai ốc….) khi nhập kho căn cứ các chứng từ nhập, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 153 Có TK 331 Đối với nhập phụ tùng thay thế có giá trị lớn, phân bổ từ 2 lần trở lên, kế toán công ty sẽ nhập dữ liệu theo định khoản như sau: Nợ TK 142 Có TK 331 Sau đó phân bổ vào đối tượng chịu chi phí này: Nợ TK 627 Có TK 142 - Số tiền phân bổ mỗi kỳ (3) Đối với nhiên liệu khi mua về, Công ty không nhập kho mà đưa xuống nơi sử dụng luôn. Chính vì vậy việc theo dõi nhiên liệu không thông qua TK 152 mà đưa thẳng vào chi phí sản xuất chung – TK 627 (Nghiệp vụ này sẽ được trình bày ở phần kế toán tổng hợp xuất vật liệu ). (4) Đối với trường hợp nhập lại NVL từ sản xuất, căn cứ phiếu báo vật tư nhập lại từ nơi sản xuất do các tổ trưởng sản xuất lập vào cuối tháng, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản. Nợ TK 152, 156 Có TK 621 2.2.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộ phận thống kê thuộc phòng cung tiêu. Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Phiếu này chỉ ghi lượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy. Phiếu này được ghi làm 3 liên: Liên 1: Lưu lại sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Tổ trưởng sản xuất giao liên này cho thủ kho giữ để lĩnh vật tư. Sau đó thủ kho giữ lại liên này để ghi sổ kho. Liên 3: Kế toán sang lấy ở phòng cung tiêu để tiến hành ghi sổ. Sau khi nhận NVL cho một ngày sản xuất nếu có phát sinh thêm nhu cầu mới về NVL tổ trưởng tổ sản xuất sẽ viết giấy “Giấy đề nghị cung cấp vật tư” và gửi lên phó giám đốc sản xuất. Nếu phó giám đốc sản xuất đồng ý cho lĩnh và ký duyệt, tổ trưởng sản xuất đưa giấy này sang phòng cung tiêu để viết “Phiếu xuất kho”. Thủ tục cũng giống như xuất NVL hàng ngày cho sản xuất. Trường hợp xuất NVL cho sản xuất ở Ngọc Hồi. Hàng ngày, thủ kho tại Ngọc Hồi tiến hành xuất NVL theo kế hoạch sản xuất đưa xuống và ghi vào sổ có sự ký nhận của người nhận. Sau đó, định kỳ một tuần hai lần, người viết phiếu sẽ xuống Ngọc Hồi để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho tại Ngọc Hồi giữ. Liên 3: Báo cáo viên tại Ngọc Hồi giữ để lập “Bảng kê chứng từ xuất vật liệu” tại Ngọc Hồi. Cuối tháng, bảng kê này được gửi về phòng kế toán của công ty để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu. * Trong công tác kế toán tổng hợp xuất NVL, NVL được xuất dùng chủ yếu cho hai mục đích là sản xuất và tự gia công chế biến. Tuy nhiên lại có loại NVL tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất và giúp cho quá trình sản xuất vận hành đến khâu cuối cùng một cách tốt nhất. Chính vì vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại NVL và mục đích xuất dùng, kế toán tổng hợp xuất NVL được tiến hành như sau: (1). Khi xuất NVL (nguyên liệu, phụ gia, chai, nút…) dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng bộ phận) Có TK 152, 156 (chi tiết cho từng loại NVL) Ví dụ: Căn cứ bảng kê xuất NVL tại kho NVL - Văn phòng trong tháng 8 có nghiệp vụ xuất 5 256.891kg Methanol, đơn giá 13 842.29đ/kg. Kế toán xác định trị giá Methanol xuất kho là: 5 256.89 x 13 842.29 = 72 767 405đ và lập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (px sản xuất TTS): 72 767 405 Có TK 156 (NL_MET): 72 767 405 (2). Khi xuất kho nguyên liệu dùng cho quản lý sản xuất chung ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng hoặc dùng cho quản lý công ty, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152, 156 (chi tiết đến từng loại NVL) (3). Khi xuất phụ tùng thay thế, căn cứ vào từng loại phụ tùng: - Nếu là loại có giá trị nhỏ, phân bổ một lần thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 153 (chi tiết loại phụ tùng thay thế) - Nếu là loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 142: Số tiền phân bổ mỗi lần. Ở đây, Công ty không theo dõi phụ tùng thay thế trên TK 152. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, theo dõi phụ tùng thay thế tại công ty. (4). Trong quá trình sản xuất chai có thể xẩy ra hiện tượng vỡ chai. Nếu vỡ chai trong định mức thì coi nó như một lượng hao hụt nằm ngay trong chi phí NVL chi tiết. Nếu có hiện tượng vỡ chai ngoài định mức, tuỳ theo quyết định xử lý kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 111: Nếu thu bằng tiền mặt Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương công nhân viên Nợ TK 138: Nếu chờ xử lý Có TK 621 Tuy nhiên trường hợp này ít xảy ra. Điển hình như tại tháng 8 lượng chai vỡ không bị vượt quá định mức vì vậy không phát sinh nghiệp vụ (4) trong quá trình hạch toán. (5). Đối với nhiên liệu, khi mua về Công ty không nhập kho mà xuất thẳng tới nơi sử dụng luôn, khi đó kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 111 Ở đây, nhiên liệu là một loại NVL cũng không được theo dõi trên tài khoản 152. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 NVL tham gia vào quá trình sản xuất của Công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục. Do đó để hạch toán một cách hiệu quả kế toán phải sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách sao cho hợp lý để có thể quản lý việc nhập xuất một cách chi tiết. Để giám sát và phản ánh kịp thời, đầy đủ về sự biến động của NVL, từ đó làm cơ sở ghi sổ kế toán, kế toán sử dụng chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… sổ sách được sử dụng để hạch toán chi tiết là: Thẻ kho, sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư… Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty PSC.1 được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này giúp cho việc hạch toán NVL tại kho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty PSC.1 như sau: * Tại kho: Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên “Thẻ kho”, thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL chỉ đơn thuần theo chỉ tiêu số lượng, mỗi tờ “Thẻ kho” được mở riêng cho một thứ NVL. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập - xuất - tồn đã được kiểm tra, phân loại thủ kho tiến hành ghi vào “Thẻ kho” theo đúng số thực nhập, thực xuất của từng thứ NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian. Cuối ngày, thủ kho phải cộng số luỹ kế và rút lượng tồn hàng ngày. Ví dụ: Ngày 01/08/2008 thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT” của việc mua Xylen của Việt Quang Phát như sau: (Biểu 2.01). HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2006B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Việt Quang Phát Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: Họ và tên người mua hàng: A. Cường Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1-Trung ương. Địa chỉ: 145 Hồ Đắc Di – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản + TM Mã số thuế: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Xylen kg 28 640 26 190 750 081 600 Cộng tiền hàng: 750 081 600 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT 37 504 080 Tổng cộng tiền thanh toán 787 585 680 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám bảy triệu năm trăm tám năm nghìn sáu trăm tám mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau đó ban KCS của công ty PSC.1 sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm và thủ kho kiểm tra số lượng hàng đúng với “Hoá đơn GTGT” của người bán do người mua mang về để kiểm nghiệm và tiến hành viết “Phiếu kiểm nghiệm” như sau (biểu 2.02): BỘ NN VÀ PTNT CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số: 03- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Ý kiến ban kiểm nghiệm : Xylen : NL_XY : kg : 28 640 : 28 640 : Số lượng đủ, đúng quy cách, phẩm chất. : Đồng ý cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Người mang hàng về sẽ đem phiếu này và “Hoá đơn GTGT” đến phòng cung tiêu để được viết “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” luôn ghi giá thực tế nhập kho là giá không bao gồm thuế GTGT. Sau đó, đem “Phiếu nhập kho” đưa cho thủ kho để thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. biểu 2.03: CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141- TC/CĐKT của Bộ Tài Chính) PHIẾU NHẬP KHO Số: 152 Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên người nhập: Trần Việt Cường Theo HĐ GTGT số 04/2008 – Công ty Việt Quang Phát Nhập vào kho: Vũ Tiên Phong STT Tên hàng ĐVT Số lượng Số lô Ghi chú 1 Xylen kg 28 640 Người nhập Thủ kho Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị Vũ Tiên Phong Kim Phương NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL. Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộ phận thống kê thuộc phòng cung tiêu. Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Phiếu này chỉ ghi lượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy. Ví dụ: Ngày 30/8/2008 tổ trưởng tổ sản xuất nhận được “Phiếu giao việc” như sau biểu 2.04: PHIẾU GIAO VIỆC Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số 29/8 Giao cho: Đặng Nhật Duệ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Người lập phiếu Người nhận phiếu Thủ trưởng đơn vị Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này cho bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Sau đó tổ trưởng sản xuất mang “Phiếu xuất kho” xuống kho để nhận NVL về sản xuất. biểu 2.05: CÔNG TY CP BVTV 1TW CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Mẫu số 02-VT Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số XNL_T8 Nợ TK 621 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Đặng Nhật Duệ Lý do xuất : Sản xuất TTS Ofatox 400 EC Xuất tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Cộng Cộng thành tiền: Xuất ngày 30 tháng 8 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đây là chích dẫn thẻ kho theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất “Tango 800WG” tháng 8 năm 2008. (biểu 2.06) Đơn vị: …. Tên kho: … TH Ẻ KHO KV ISO 9001 M ẫu s ố: Ban hành theo QĐ s ố: Ngày lập thẻ: 01/8/2008 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tango 800WG Mã số: TTS_TANG STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký, xác nhận của KToán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 364,1 1 NM- 10366 04/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng. 04/8/08 200 564,1 2 NM- 10422 08/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 08/8/08 200 764,1 3 NM- 10450 12/08/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 12/8/08 200 964,1 4 NM- 106 14/8/08 Nhập mua 2.000 kg Tango 800WG của Dalian. 14/8/08 2000 2964,1 5 XTP- T08 31/8/08 Xuất thành phẩm để sang chai đóng gói T08/2008 31/8/08 2150,8 813,3 Tổng cộng 2600 2150,8 813,3 Cuối tháng thủ kho cộng số lượng nhập (2600,000), số lượng xuất (2150,800) và tồn cuối tháng (813,300) Ngoài “Thẻ kho”, thủ kho còn có sổ nhật ký để ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất. Mặt khác, sổ nhật ký này còn để ghi chép tất cả tình hình liên quan đến NVL ở kho như: hao hụt hoá chất, vỡ chai …Sổ này không chỉ theo dõi đối với từng loại NVL mà còn theo dõi từng thứ, nhóm NVL. Tuy nhiên, sổ này không có mẫu cụ thể mà do thủ kho tự ghi để có thể theo dõi chi tiết hơn về NVL. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, sau khi nhập số liệu vào máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào “Sổ chi tiết nhập vật tư”. Với NVL chính thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL chính, còn với NVL phụ thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL phụ. Trong sổ chi tiết nhập vật tư mỗi chứng từ sẽ được thể hiện trên một dòng với đầy đủ dữ liệu: Ngày, chứng từ, TK có, mã, tên vật tư, số lượng, đơn giá, tiền… Việc lập “Sổ chi tiết nhập vật tư” giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu của kế toán dễ dàng hơn, cung cấp số liệu về số lượng, tiền của từng loại NVL trong tháng. Công ty sử dụng “Sổ chi tiết nhập vật tư” - TK 152 để theo dõi tình hình nhập các loại vật tư như nhãn, chai, thùng… (Biểu số 2.07). SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản 152- Nguyên vật liệu Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền HĐ404 01/8/08 Màng túi Ferim10g MT_FE10 Cái 3311 10 000 153,6 1 526 000 … … … … HĐ473 05/8/08 Túi Fujione 400WP100g TU_FU100 Cái 3311 220 000 386,9 85 117 500 HĐ2148 06/8/08 Thùng Pet 480ml TH_PET480 Cái 3311 7 500 746,2 5 596 500 … … … … HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 100ml NH_OFA711 Cái 3311 50 000 49 2 425 000 HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 480ml NH_OFA713 Cái 3311 30 000 120 3 600 000 Cộng … “Sổ chi tiết nhập vật tư”- TK 156 được dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập các loại Nguyên liệu và hàng hoá. (Biểu số 2.08) SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản: 156- Hàng hoá Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền NM-10366 04/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10422 08/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10450 12/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-106 14/8/08 Tango 800 WG NL_TTS Thùng 3311 2 000 1 529 550 3 059 100 000 … … … … … NM-140 25/8/08 Xylen NL_XYL Kg 3311 14 320 17 714 253 664 480 NM-143 26/8/08 Xylen NL_XYL Kg 3311 14 320 17 714 253 664 480 … … … … … NM-149 29/8/08 Methanol NL_MET Kg 3311 13 040 18 930 246 848 160 Cộng … … Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán tiến hành nhập liệu và các số liệu liên quan sẽ được máy tự động xử lý vào “Sổ chi tiết vật tư, CCDC”. Sổ này theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đơn giá NVL xuất kho được tính vào cuối tháng. Sau đây là trích dẫn “Sổ chi tiết vật tư, CCDC” - Tango 800WG trong tháng 08/2008 tại Công ty PSC.1 (Biểu số 2.09). BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CÔNG TY CP BVTV 1 TW (V