Chuyên đề Thực trạng tổ chức kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần thép hình và tấm lợp Việt Á

ược nhập kho tại kho của công ty (Yên Viên ) Ø Ngày 15/12/2002 Thanh toán tiền thuế. Ø Ngày 29/01/2003 Thanh toán tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Nghiệp vô mua hàng này được diễn ra nh­ sau : Ngày 25/08/2002 ký quỹ mở L/C sè 335, Kế toán đã phản ánh vào TK1124T “Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK144 : Ký quỹ, ký cược ngắn hạn ), khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kế toán ghi : Nợ TK 1124T : 405790 x 10% x 15.400 = 624916600 Có TK 1121T : 624916600 Theo qui định, Kế toán đã phải tiến hành phản ánh khoản ngoại tệ này vào TK 007 nhưng trong công ty đã không định khoản : Có TK 007 : 40579 (USD ) Khi thư tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên thống nhất các điều khoản thì Indian Petrochimicals Corporation Limited (International Busines Group ) tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thương mại kí hiệu : RPP –42 /210023 kèm vận tải đơn số 1012004227. Hạt nhựa PP được cấp giấy phép NK sè 105774 ngày 22/02/1993, được chuyên chở trên phương tiện vận tải có số hiệu CORRAD V-005/PADMA 036 xuất phát từ NSICT PORT của ÊN ĐỘ đã đến cảng Hải Phòng vào ngày 29/11/2002. Khi nhận được tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá XNK Nhà nước - Vinacontrol ).Trước khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận được từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK sè 11-875/NK/KD ngày 02/12/2002. Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán cho người XK: Ø Phản ánh giá trị lô hàng NK, tỷ giá tính giá trị lô hàng là 15350 - tỷ giá quy định của Hải quan, số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nộp tiền cho ngân hàng để thực hiện, tỷ giá của tài khoản phải trả người bán theo tỷ giá thực tế tại ngày vay ngắn hạn để trả, phần chênh lệch đưa vào TK413 – phần chênh lệch giá trị giữa tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận hàng hoá và ngày nhận ký quỹ và ngày trả nợ cho người XK trước đó. KT tiến hành phản ánh như sau : Nợ TK 156 : 405790 *15350 = 6.228.876.500 Nợ TK 413 : 40579000 Có TK 331 : 405790*15450 = 6269455500 Kế toán phản ánh tiền vay ngân hàng thanh toán số còn lại cho người XK ( Theo phương thức trả ngay bằng L/C ) : Nợ TK 331 : 405790 * 15.450 = 6.269.455.500 Có TK 311Đ : 405790 * 90% * 15450 = 5.642.509.950 Có TK 1124T : 405790*10%*15400 = 624.916.600 Có TK 413 : 2.028.950 Ø Phản ánh thuế GTGT ( Theo tỷ giá thực tế tại ngày Hải quan kê khai và quy định tỷ giá tính thuế ) hàng NK : Nợ TK 133 : 6.228.876.500 x 10% = 622.887.650 Có TK 33312 : 622.887.650 ØTất cả các loại phí : Từ phí mở L/C 0,1 % giá trị CIF của hợp đồng, Phí sửa đổi L/C : 15 USD, phí giám định hàng hoá, phí thanh toán L/C, Phí lưu Contener … đều được kế toán phản ánh vào TK 641, sẽ được đề cập đến trong phần chi phí lưu thông và chi phí bán hàng của nghiệp vụ. Ngày 15/01/2002, sau khi nhận được Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá số : 11975/NKD, công ty tiến hành nộp thuế GTGT vào tài khoản thuế 741.01.02.00002 tại kho bạc Nhà nước TP Hải Phòng, kế toán ghi: Nợ TK 33312 : 622.887.650 Có TK 1121T : 622.887.650 Trong trường hợp NK hạt nhựa P.P, thuế suất thuế NK = 0%. Nhưng nếu có thuế NK thì kế toán công ty sẽ phản ánh nh­ sau : Khi hàng về thì kế toán ghi nhận số thuế NK vào giá trị của lô hàng Nợ TK 156 : ( TGTT ) Có TK 3332 : Số thuế NK phải nộp Khi có Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, kế toán ghi : Nợ TK 3332 : Số thuế NK phải nộp Có TK 111, 112 : Số tiền đã nộp thuế. Ø Khi nhập hàng và thanh toán tiền hàng NK, dựa vào các biên bản giao nhận với tầu, cảng, các biên bản giám định hàng hoá NK là cơ sở để ghi nhận các khoản thiệt hại, tổn thất hoặc thiếu, ghi chờ xử lý : Nợ TK 138 (1381 ) Có TK 156 : Hàng thiếu hụt chở xử lý. ØTrong trường hợp giảm giá, chiết khấu thì đều phản ánh giảm phần giá trị phải trả mà không theo dõi trên TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK532 “ Giảm giá hàng bán” Nợ TK 331 : Phải trả người bán ( TGTT ngày nhận nợ ) Nợ ( Có ) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá, Có TK 156 : Hàng hoá ( TGTT ngày nhập kho hàng hoá ) Ø Nếu có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì kế toán trong công ty không phản ánh như chế độ vào TK531 mà tiến hành huỷ hoá đơn cũ và thay vào đó là các hoá đơn mới lập theo số hàng còn lại được chấp nhận và hạch toán như bình thường. Tỷ giá sử dụng ở công ty : Trong các nghiệp vụ có phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá giao ngay quy định vào ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá mua vào, bán ra thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản mục không có tính chất tiền tệ ( ví dụ hàng tồn kho, tài sản, nhà xưởng và thiết bị ) đã ghi nhận theo nguyên giá sẽ được báo cáo theo tỷ giá giao ngay vào ngày phát sinh giao dịch. Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng để ghi nhận số tiền thuế bằng VND nép cho Nhà nước. Tỷ giá trả nợ được ghi theo tỷ giá thực tế lúc nhận nợ, giá trị hàng hoá ghi theo tỷ giá ngày ghi, chênh lệch hạch toán vào tài khoản 413, Chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 413. Xử lý chênh lệch tỷ giá ở công ty : Cuối kỳ, nếu chênh lệch tỷ giá tăng tính vào thu nhập được hạch toán vào tài khoản 711, Kế toán ghi nh­ sau : Nợ TK 413 : Số chênh lệch tăng Có TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính. Nếu chênh lệch tỷ giá giảm được hạch toán vào TK 811 : Chi phí tài chính. Nợ TK 811 : Chi phí tài chính Có TK 413 : Chênh lệch giảm Công ty không tiến hành đánh giá lại cuối kỳ của tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển, nợ phải thu, nợ phải trả ngắn hạn có gốc ngoại tệ mà để nguyên số dư trên các tài khoản đó và các kỳ tiếp theo hạch toán như bình thường. Cách hạch toán này không còn đúng nh­ chế độ nữa mà phải dùng TK 515 và TK 635 sẽ được nói rõ hơn ở phần sau. Đến cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp cho in ra các báo cáo theo trình tự như khi nhập hàng hoá và chuyển cho kế toán từng phần hành lưu giữ : Đầu tiên, các số liệu khi được nhập vào hai máy sẽ được chuyển sang một máy chủ, từ máy chủ này các số liệu sẽ tự nhẩy vào các sổ như đã được lập trình sẵn, kế toán tổng hợp chỉ làm động tác in ra các sổ theo trình tự như sau : Sổ nhặt ký chung ( Bảng số 2 ) Sau đó lần lượt các sổ chi tiết và sổ cái được in ra theo trình tự sau : sổ Chi tiết TK 1124T : Ký quỹ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội (Bảng sè 3) cùng Sổ chi tiết TK 1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( Bảng số 4). Hai sổ này do kế toán ngân hàng giữ để theo dõi và tổng hợp báo cáo khi cần thiết. Sau đó, Kế toán tổng hợp tiếp tục in Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng phải trả, từ các Sổ chi tiết tài khoản 331 (Bảng sè 5), Sổ chi tiết vay ngắn hạn Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( Bảng số 6). Song song với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp, theo dõi thuế, kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá tồn kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song nhưng thực chất khi hàng về kho thủ kho chỉ lập Phiếu nhập kho chứ không ghi vào Thẻ kho và Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Điều này làm cho khối lượng ghi chép Ýt đi nhưng cũng không ảnh hưởng nhiều tới công tác kế toán bởi các lô hàng nếu được nhập kho thì chỉ nhập trong một thời gian ngắn và khi xuất thì xuất cả lô theo giá thực tế đích danh. Khi hàng NK được kiểm nhận và đưa từ cảng Hải Phòng về kho ỏ Yên Viên bảo quản chờ chuyển cho Công ty cổ phần Thép hình và tấm lợp Việt Á, khi hàng về đến kho thủ kho lập Phiếu nhập kho như sau : PHIẾU NHẬP KHO SÈ 115 Ngày 05/12/2002 Nhập tại kho Tổng kho Việt Á Địa chỉ : Thị trấn Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Hà Nội. STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (USD) Thành tiền (VND) 01 Polypropylene Tấn 682 595,00 405790 6.228.876.500 Cộng thành tiền : Sáu tỷ hai trăm hai tám triệu tám trăm bẩy mươi sáu nghìn năm trăm đồng Nhập ngày 05 tháng12 năm 2002 Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho Ở phòng kế toán sau khi đã định khoản vào máy nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, cuối tháng in ra Sổ chi tiết TK 156 ( Bảng số 7 ). Sau khi in hết các sổ chi tiết cần thiết, kế toán tổng hợp tiến hành in các sổ cái của các tài khoản cần thiết, ở đây em chỉ trích dẫn 2 trong số các sổ cái đó : Sổ cái TK331N ( Bảng sè 8 ), Sổ cái TK 156 ( Bảng số 9 ) ( kể cả hàng đang đi đường cũng như hàng gửi bán đều được ghi chung vào TK 156 ). Ngoài các bảng biểu trên, kế toán tổng hợp còn in ra các sổ liên quan đến phần hành như : Sổ chi tiết và Sổ cái TK 3332 ( Thuế NK hàng hoá ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 33312 ( Thuế GTGT ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 111 … Nh­ vậy, sau khi tìm hiểu một nghiệp vụ thực tế của Công ty, dù không đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xẩy ra trong quá trình NK hàng hoá, nhưng nó đã phản ánh trình tự chính, thường xuyên được ghi nhận. Hàng năm, Công ty tiến hành thực hiện rất nhiều các đơn hàng khác nhau nhưng cách hạch toán đều trên cơ sở các nghiệp vụ đã nói trên.Vì hạch toán bằng phần mềm máy tính cộng với việc làm tắt nên so với chế độ, còn nhiều bất cập như : không phản ánh trên TK 1562, TK 151, tài khoản thuế NK phải trên TK3333 nhưng công ty lại phản ánh trên TK3332, không phản ánh khoản ký quỹ trên TK 144 mà trên các tài khoản 1124T … Tất cả những bất cập này sẽ được đề cập ở phần hoàn thiện. Nói chung, kế toán phần hành NK hàng hoá trực tiếp sẽ được hạch toán nh­ sơ đồ sau ( Sơ đồ 23 ). 5.2. Phương pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho ở Công ty viet a Có rất nhiều cách xác định giá vốn khác nhau và sẽ cho các kết quả khác nhau. Có nhiều công ty đã lợi dụng điều này để khai tăng giá vốn hoặc giảm giá vốn theo từng mục đích muốn giảm thuế thu nhập hay khai tăng doanh thu nhằm nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Riêng Công ty vật tư và xuất nhập khẩu Việt Á xác định giá vốn theo phương pháp thực tế đích danh, lô hàng nhập giá nào thì xuất theo giá đó cho tất cả các năm. Công ty chọn phương pháp này là do một lô hàng NK về rất lớn và được bán chỉ sau đó một thời gian ngắn, thường thì lô hàng này được chuyển đi thì lô hàng khác mới nhập vào ( Vì kho của công ty không lớn để có thể chứa nhiều hàng hoá một lúc ). hàng hoá NK trực tiếp, ta xét tiếp ví dụ lô hàng P.P SS35N mà hai công ty đã tiến PHẦN III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIệT Á, I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG. Công ty vật tư và xuất nhập khẩu Việt Á đã thành lập từ năm 1969 nhưng thực chất hoạt động XNK mới bắt đầu từ năm 1985, sau gần 20 năm không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng kinh doanh và uy tín trên thị trường XNK Việt Á, đặc biệt là hoạt động NK. Trong xu thế quốc tế hoá và tự do thương mại tạo ra một thị trường rộng lớn nhưng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, Công ty đã không ngừng cải tiến và đa dạng hoá các phương thức kinh doanh XNK nhằm đem lại lợi nhuận lớn nhất và giải quyết vấn đề việc làm cũng như thu nhập của công nhân viên nhằm sử dụng hết tiềm năng của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị trường, tạo sự liên kết chặt chẽ và tin tưởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nước, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách hàng mới để mở rộng thị trường hoạt động. Công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý đặt ra của Tổng công ty Việt Á và của cơ chế thị trường, tổ chức bộ máy công ty gọn nhẹ, các phòng ban được phân công, phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm và không làm trì trệ quá trình NK hàng hoá, đảm bảo tính độc lập tương đối của các phòng ban tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để thực hiện được kế hoạch đặt ra một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Bất cứ một công việc nào đều có những ưu điểm và những nhược điểm, tìm ra những ưu điểm để tiếp tục hoàn thiện hơn và đưa ra được những nhược điểm để sữa chữa thì mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong Công ty. Dù thời gian tìm hiểu công ty chưa dài, nhưng với sự cố gắng của bản thân em nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm trong Công ty nh­ sau : 1. Những ưu điểm. . Tổ chức bộ máy kế toán và tin học hoá các hoạt động trong Công ty. Được tổ chức theo phương thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chi nhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánh khác vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh. Phương thức này tạo cho công ty không bị tồn đọng các chứng từ, mà các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thường, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụ lên văn phòng Công ty để hạch toán. Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra các chứng từ khi cần thiết vì nó được tổng hợp, phân loại và lưu tại phòng kế toán. Với xu thế quốc tế hoá và hội nhập, Công ty đã xây dựng được một hệ thống các máy tính phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh cũng như thuận tiện cho việc liên lạc và tiết kiệm được chi phí. Ngoài ra các công việc trong phòng kế toán đã được tin học hoá toàn bộ qúa trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế toán của Công ty cổ phần tin học INFOBUS, lập trình theo đúng thực tế công tác kế toán của Công ty làm giảm khối lượng ghi chép, phản ánh vào sổ sách và công việc tính toán. Hơn nữa, làm kế toán bằng máy sẽ đưa ra được thông tin chính xác, nhanh chóng, thuận tiện. Bất cứ khi nào cần thông tin về vấn đề gì đều có thể chiết xuất một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất, khối lượng phải lưu các sổ sách Ýt vì máy tính có thể nhớ một khối lượng lớn các thông tin đó. 1. 2. Hệ thống chứng từ. Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình NK và có quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ. Mỗi một nghiệp vụ mua và bán NK đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinh doanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng như quá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà nước. Để theo dõi và kiểm tra được khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán trưởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu : khâu ký kết hợp đồng do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàng phụ trách, phần thanh toán do kế toán thanh toán theo dõi … nhằm làm đúng, đủ các thủ tục pháp lý và chế độ do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong công ty được lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính ban hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ được lưu giữ một bộ chứng từ riêng : Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT … tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi chép khi cần thiết. 1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng. Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh : Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao dịch qua ngân hàng lớn, số lượng tương đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau : TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thương TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD ) TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thương TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( USD) TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội. TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( VNĐ) TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thương ( VNĐ) Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát được lượng tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đưa ra một phương án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành chính. 1.4. Hệ thống sổ sách kế toán. Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra sổ Nhật ký chung. Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổng hợp, phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuối tháng hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết. Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lý nhằm mục đích cho những người không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu được nội dung của các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi. 1.5. Tổ chức hạch toán hàng hoá nhập khẩu. Hoạt động NK diễn ra tại công ty thường xuyên, Công ty sử dụng phương pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lưu kho ngắn nên sử dụng phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên với phương pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá NK. Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày được kế toán cập nhật thường xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK còng nh­ công nợ phải trả các tài khoản khác. Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ được và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ … Trước khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho biết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng ). 2. Những tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Cùng với những ưu điểm mà Công ty đã đạt được trong tổ chức quản lý cũng như trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá NK thì tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với chế độ tài chính. Tồn tại 1 : Sử dụng tài khoản và phương pháp hạch toán ngoại tệ. Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhưng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá NK phải thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo dõi, cập nhật liên tục được vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những giảm khối lượng công việc cho kế toán mà còn thu được những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng như trong quản lý ngoại tệ. Tồn tại 2 : Chưa chủ động khai thác và tiêu thụ hàng nhập khẩu. Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng như đã kể ở trên thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu được hàng, như vậy sẽ làm chậm tiến độ sản xuất cũng như kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng được yêu cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường nhất là trong điều kiện các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt. Tồn tại 3 : Hạch toán sai các tài khoản lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 – Hàng mua đang đi đường để quản lý chặt về hàng nhập khẩu, Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng TK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 ‘Giá mua hàng hoá’ và TK 1562 ‘Chi phí thu mua hàng hoá’. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho chuyển đến người mua thì phải phản ánh vào TK 157 ‘ Hàng gửi bán’. Nhưng trong quá trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng. Trước tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiến hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lý chặt chẽ lượng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ. Nhưng Công ty đã không thực hiện nh­ vậy, điều này được giải thích là do thời gian lưu tại cảng và đang đi trên đường ngắn không đáng kể để ghi vào sổ. Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, Kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lượng hàng hoá này do không phản ánh chi phí thu mua như : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lưu kho, lưu bãi … mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực kỳ vô lý của công ty vì như vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bán hàng lên một lượng đáng kể, kết quả là lãi gộp tăng so với bình thường. Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào tài khoản 157 ‘ Hàng gửi bán’ mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bán hoặc giảm TK 156. Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trực tiếp nên việc sử dụng TK 511 không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽ không theo dõi được lợi Ých từ các hoạt động đem lại doanh thu khác nhau để có phương án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp. Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thì công ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính mà còn làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 “ Thuế tiêu thụ đặc biệt” Tất cả những sai sót trên sẽ dẫn đến một kết cục là không phân biệt được đâu là hàng hoá được nhập kho rồi mới bán, hàng hoá nào bán giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng đến người mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát hàng hoá NK và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng. Tồn tại 4 : Sử dụng chưa đúng tài khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xây dựng các tài khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Thư tín dụng vào tài khoản ngân hàng : TK 1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thương’ ; TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội’. Điều này không những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài khoản ngân hàng khác. Tồn tại 5 : Hệ thống sổ sách. Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần đơn giản và hiệu quả, thế nhưng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình thức Nhật ký chung nhưng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tượng khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tượng phải trả. Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm được nhưng như vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đó hay không. Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lưu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lưu thông, chi phí vận tải, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận …nhằm phấn đấu Ýt nhất cũng phải đạt được hoặc vượt mức kế hoạch. Tồn tại 6 : Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lưu kho là không đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhưng đối với các hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất