Chuyên đề Thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định hữu hình ở công ty giao nhận kho vận ngoại thương

ộ Thương mại, hiện nay tên chính thức của công ty là : Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương. Vietrans là một tổ chức kinh doanh dịch vụ thuộc Bộ thương mại, có con dấu riêng và có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thương. Từ năm 1970 đến trước năm 1986, Nhà nước nắm độc quyền ngoại thương, công ty là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương, phục vụ cho tất cả các công ty xuất nhập khẩu hàng hoá trong cả nước. Từ năm 1986 đến trước năm 2000 là giai đoạn Vietrans gặp muôn vàn khó khăn khi tách Vietran Sài Gòn khỏi công ty. Trước tình trạng người đông việc ít, doanh thu ngày một thấp, trong khi chi phí làm hàng trực tiếp luôn luôn tăng nên lợi nhuận ngày càng giảm, ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập người lao động. Đồng thời phải đối mặt với những thách thức to lớn của nền kinh tế thị trường, có thể nói đây là giai đoạn khó khăn nhất của Vietrans. Từ năm 2001 đến nay:Vietrans đã từng bước khôi phục và thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu, với các đại lý, đến nay đã hình thành một mạng lưới đại lý mới trên toàn thế giới. Công ty tiến hành đổi mới toàn diện, đưa công tác quản lý đi vào chiều sâu và có hiệu quả, giải tán các phòng ban làm ăn thua lỗ, hiệu quả thấp, tổ chức theo hướng chuyên môn hoá, tránh chồng chéo nghiệp vụ lẫn nhau, phát huy dân chủ, đoàn kết nội bộ, xây dựng văn hoá doanh nghiệp và tác phong công nghiệp, xây dựng tinh thần đoàn kết từ văn phòng công ty tới các chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau tạo nên sức mạnh tổng hợp. Hiện nay Vietrans là một công ty giao nhận quốc tế, là một trong những sáng lập viên của hiệp hội giao nhận Việt Nam, hiệp hội vận chuyển hàng không quốc tế (iATA) và là thành viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Trong những năm gần đây công ty không ngừng phát triển lớn mạnh và đạt được một số thành tựu đáng kể như: mở thêm một số dịch vụ ngoài loại hình kinh doanh chủ yếu, tổ chức tốt khâu giao nhận vận chuyển. Doanh thu qua các năm tương đối ổn định, mức lương của cán bộ công nhân viên được cải thiện qua từng năm. Hàng năm công ty đã đóng góp vào Ngân sách hàng tỷ đồng. 2.1.2. Tình hình tổ chức kinh doanh của công ty. 2.1.2.1. Tổng số lao động: Tổng số lao động trong công ty 113 người, trong đó có 21 nhân viên quản lý. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Đứng đầu công ty là giám đốc công ty – người đại diện cao nhất của Vietrans. Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm các nhân trước pháp luật và cơ quan quản lý của Nhà nước về mọi hoạt động của công ty. Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của Nhà nước tại Quyết định 217/QĐ-BT và quy định về phân cấp quản lý toàn diện công ty. Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc, sẽ thay mặt giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, nhiệm vụ quyền hạn của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộphận do giám đốc quy định cụ thể cho phù hợp với tình hình thực tế của từng năm, từng giai đoạn nhất định đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty. Hiện nay công ty có các bộ phận sau: - 4 phòng chức năng: +Phòng tổ chức cán bộ +Phòng kế toán tài vụ +Phòng kế toán tổng hợp +Phòng tổng hợp - 6 phòng nghiệp vụ: +Phòng vận tải quốc tế +Phòng xúc tiến thương mại +Phòng xuất nhập khẩu tỏng hợp +Xí nghiệp xây dựng +Đội xe +Kho Mô hình quản lý nói trên chung cho cả Hà Nội và các chi nhánh, ở các chi nhánh hoạt động của phòng chịu sự điều hành của giám đốc chi nhánh. Có thể khái quát bộ máy của Vietrans theo sơ đồ sau: Các phòng kinh doanh DV Các phòng quản lý Các chuyên viên trợ lý Các đơn vị liên doanh Các Vietran chi nhánh Các đại diện nước ngoài Giám đốc Phó giám đốc 2.1.2.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh. Vietrans là một công ty có quy mô hoạt động tương đối lớn với mạng lưới kinh doanh khắp cả nước bao gồm các chi nhánh: -Vietran Hải Phòng -Vietran Đà Nẵng -Vietran Sài Gòn -Vietran Quy Nhơn -Vietran Nha Trang -Vietran Bến Thuỷ -Xí nghiệp xây dựng -Liên doanh TNT -Liên doanh Lotus Ngoài ra công ty còn mở rộng quan hệ kinh doanh với tổ chức công ty nước ngoài thông qua hệ thống các văn phòng đại diện tại Nga, Thái Lan, Singapore. 2.1.2.4. Đặc điểm kinh doanh của công ty: Công ty giao nhận kho vận ngoại thương là một doanh nghiệp Nhà nước nên công ty phải chịu trách nhiệm trước bộ phận chủ quản của Bộ Thương mại cũng như các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của công ty. Với tư cách pháp nhân của mình, công ty có thể đứng ra vay vốn ký hợp đồng kinh tế giữa công ty và các đơn vị có nhu cầu giao thông vận tải và các dịch vụ phụ trợ. Cùng với xu thế phát triển của đất nước, hoạt động kinh doanh của công ty đã được mở rộng cả ở tầm vĩ mô và vi mô với nhiều đại lý và liên doanh tạikhắp các thành phố và trung tâm trong cả nước. Hoạt động kinh doanh của công ty rất đa dạng với lượng khách hàng đa dạng trong và cả nước. Xuất phát từ nhu cầu thị trường, các chi nhánh của Vietrans cung cấp đầy đủ các dịch vụ trừ dịch vụ xây dựng. Công ty đứng ra tổ chức, phối hợp với các đối tác trong và ngoài ngước để chuyên chở, giao nhận hàng ngoại thương, hàng nước ngoài quá cảnh qua Việt Nam, hàng hội chợ, triển lãm, tài liệu chứng từ phát nhanh…Phạm vi kinh doanh của công ty còn được mở rộng sang cả lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng chủ yếu vẫn là nhận uỷ thác dịch vụ về giao nhận kho vận, chuyên chở hàng hoá “ từ cửa tới cửa” bằng các phương tiên vận tải: máy bay ôtô, xà lan, container… Hoạt động kinh doanh của công ty được triển khai thực hiện tại các chi nhánh trực thuộc công ty ở Hải Phòng, Đà Nẵng , TP Hồ Chí Minh… Ngoài ra công ty còn mở rộng quan hệ kinh doanh với các tổ chức, công ty bạn trong và cả nước, hoạt động vận chuyển hoặc làm đại lý cho công ty. 2.1.3. Kết quả hoạt động trong những năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1.Vốn kinh doanh 103, 081, 747, 271 120, 162, 256, 384 2.Tổng doanh thu 17, 061, 659, 354 22, 680, 675, 830 3.Tổng LN trước thuế 8, 554, 712, 850 11, 028, 038, 252 4.Tổng LN sau thuế 8, 371, 208, 500 10, 887, 402, 357 5.Tổng quỹ lương 1, 278, 957, 099 1, 564, 420, 740 6.Thu nhập bình quân 5, 554, 383 6, 340, 600 Trong năm vừa qua hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn ngành Vietrans nói chung và văn phòng Hà Nội nói riêng đã vượt qua nhiều thách thức lớn: dịch cúm gia cầm bùng phát, sự gia tăng giá cả của một số mặt hàng chiến lược: sắt, xăng dầu… đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, kéo theo các dịch vụ giao nhận vận chuyển, lưu kho lưu bãi giảm đáng kể. Trên thị trường giao nhận vận tải, sự cạnh tranh gay gắt hơn ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty. Mặc dù như vậy nhưng kết quả đạt được là khá cao. Kết quả này cho thấy sự nỗ lực phấn đấu vì sức mạnh đoàn kết của công ty dưới sự lãnh đạo sáng tạo, năng động của ban giám đốc và các tổ chức đoàn thể công ty. 2.1.4. Tình hình tổ chức hạch toán tại công ty. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, bộ máy kế toán Vietrans được tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. Nghĩa là, ở mỗi chi nhánh tuỳ theo quy mô và mức độ phân cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toán cho phù hợp. Hầu hết các chi nhánh của Vietrans đều có tư cách pháp nhân được ký kết hợp đồng kinh doanh và tổ chức kế toán cho chi nhánh của mình. Hàng quý, các chi nhánh phải lập báo cáo tài chính nộp về trụ sở chính của công ty. Toàn công ty có ban giao nhận ngoại thương Bến Thuỷ và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh là không có tổ chức kế toán riêng, chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, lập chứng từ rồi gửi bản gốc về Hà Nội để hạch toán ghi sổ. Trụ sở chính 13 Lý Nam Đế có hai phòng kế toán: phòng kế toán tài vụ và phòng kế toán tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ hạch toán và lập báo cáo tổng hợp cho Vietrans Hà Nội và các tổ chức không có bộ máy kế toán riêng. Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và lập báo cáo cho toàn công ty trên cơ sở báo cáo được gửi đến từ các chi nhánh và báo cáo do phòng tài vụ cung cấp. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại phòng kế toán tài vụ: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp TSCĐ,phíQlý Kế toán tiền lương và CCDC Kế toán quỹ và thuế Kế toán tạm ứng, PThu,PTrả Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán kho và đội xe Phòng kế toán tài vụ có 8 kế toán được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: phụ trách chung công việc của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của công ty như tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ phù hợp với tính chất kinh doanh, lập đầy đủ và nộp đúng hạn báo cáo tư, tiền vốn của công ty. - Kế toán chịu trách nhiệm về phần kế toán tài sản cố định, phí quản lý, vào sổ chữ T, lập bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo giải trình khác theo yêu cầu quản lý. - Kế toán tiền lương và công cụ dụng cụ: hạch toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản thu nhập khác, theo dõi tình hình nhập xuất và sử dụng công cụ dụng cụ của các phòng, tính và phân bổ giá trị CCDC vào phí quản lý và chi phí của các phòng. - Kế toán ngân hàng: hạch toán tiền gửi ngân hàng, hoàn chỉnh các bộ chứng từ, thanh toán và gửi ra ngân hàng kịp thời, đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng. - Kế toán thanh toán: hạch toán các khoản phải thu, phải trả, viết phiếu thu, phiếu chi. - Kế toán quỹ và thuế: quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ thanh toán bảo quản và lưu trữ theo quy định, kê khai và hạch toán thuế, nộp thuế. -Kế toán kho và đội xe: Phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến kho và đội xe. Ngoài ra mỗi kế toán đều phải chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, theo dõi doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần hành cung cấp. Sau đó kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần hành cung cấp được kế toán sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả công ty lên báo cáo tài chính. 2.1.4.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans. 2.1.4.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán. Để hạch toán ban đầu các nghiệp vụ, Vietrans sử dụng hệ thống mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: - Giấy thanh toán: là chứng từ dùng để yêu cầu được thanh toán đối với các nghiệp vụ đã chi. - Phiếu kế toán: là chứng từ dùng để ghi lại các nghiệp vụ không có chứng từ riêng, ghi chép các nghiệp vụ kết chuyển. - Giấy báo nợ: là chứng từ được sử dụng để đôn đốc các phòng nghiệp vụ thu và nộp các khoản tạm ứng, thu từ các nghiệp vụ đã thực hiện. - Giấy đề nghị thu tiền: là chứng từ do các phòng nghiệp vụ lập đề nghị phòng kế toán lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ công ty. 2.1.4.2.2.Tổ chức tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, trừ một số tài khoản như 128, 129, 155, 157, 212, …Sở dĩ như vậy là vì đặc trưng của công ty là có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đương với các phòng ban trong công ty nên việc sử dụng tài khoản này là không phù hợp với việc hạch toán đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng trở nên dài dòng hơn, phức tạp hơn. 2.1.4.2.3.Tổ chức sổ sách kế toán: Vietrans hiện đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” để hạch toán tổng hợp,tuy nhiên có cải tiến đôi chút sang hình thức Nhật ký chung vì công tác kế toán hiện tại ở công ty vẫn áp dụng theo các phương pháp ghi chép thủ công đơn giản. Vì vậy, để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện trong phân công lao động kế toán phù hợp thì sổ kế toán mở như sau: * Sổ kế toán chi tiết “Sổ theo dõi TK”… là sổ kế toán chi tiết do kế toán phần hành lập theo yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết. Sổ được mở riêng cho từng tài khoản được lập trên cơ sở chứng từ gốc. Kế toán phần hành cũng có thể mở thêm một số cột theo nhu cầu theo dõi chi tiết phần hành mà mình phụ trách. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết sau đó được dùng để đối chiếu với Nhật biên và sổ cái . * Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Nhật biên: do kế toán phần hành lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế.Có các loại nhật biên sau: -Nhật biên thu chi quỹ: ghi Nợ/Có TK 111, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên ngân hàng: ghi Nợ/Có TK 112, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên nhiên liệu: ghi Nợ/Có TK 1522, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên vật liệu: ghi Nợ/Có TK1521, đối ứng với Có/Nợ các TK liên quan - Nhật biên TSCĐ: ghi Nợ/Có TK211, đối ứng với Có/Nợ các TK liên quan - Nhật biên chi phí và giá thành. Kế toán phần hành cũng có thể thêm vào các cột vào Nhật biên cho phù hợp với yêu cầu của từng loại Nhật biên. Nhật biên được lập hàng ngày trên cơ sở phiếu kế toán. Cuối quý, kế toán cộng Nhật biên, tính tổng quát phát sinh nợ có của từng tài khoản. Sổ chữ T: là sổ tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý để tổng hợp phát sinh của tất cả các tài khoản. Sổ chữ T do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở Nhật biên. Cuối quý, cộng sổ chữ T để đảm bảo phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có, sau đó sử dụng để lên sổ Cái các tài khoản. Sổ cái các tài khoản mới đưa vào sử dụng ở bộ phận kế toán để khắc phục nhược điểm của sổ chữ T là không theo dõi được số dư đầu kì và cuối kì mà chỉ theo dõi được số phát sinh trong kì của tài khoản. Cuối quý, kế toán căn cứ vào sổ cái so sánh với sổ chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh và lên báo cáo tài chính * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, phiếu kế toán… kế toán ghi sổ chi tiết và các nhật biên. Cuối mỗi quý khoá sổ, tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Nhật biên từ đó đưa số liệu vào sổ cái các tài khoản. Sau khi khớp đúng số liệu với sổ chi tiết, số liệu trên Nhật biên được sử dụng để vào sổ chữ T và sổ cái các tài khoản. Trình tự ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau: Chứng từ gốc Phiếu kế toán Sổ kế toán chi tiết Nhật biên Báo cáo tài chính Sổ chữ T Sổ cái tài khoản Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số PS : Ghi hàng ngày :Quan hệ đối chiếu : Ghi định kỳ 2.2. tổ chức kế toán TSCĐHH tại công ty gNKV ngoại thương. 2.2.1.Đặc điểm, phân loại và tổ chức quản lý TSCĐHH. 2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại TSCĐHH. TSCĐHH là một bộ phận quan trọng của vốn cố định, là yếu tố đầu tiên cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, đối với Vietrans là một đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ vận tải và giao nhận với mạng lưới chi nhánh và các đơn vị cơ sở rộng khắp nên hơn bao giờ hết TSCĐHH là yếu tố sống còn đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. TSCĐHH của công ty đa dạng về chủng loại với tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu sử dụng của từng bộ phận. - TSCĐHH dùng cho bộ phận văn phòng bao gồm: Máy vi tính, máy in, máy Fax, máy điều hoà… - TSCĐHH dùng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bao gồm: Kho bãi, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ… Những TSCĐHH này được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau.Vì vậy, để tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán, kế toán phân chia TSCĐHH theo các đặc thù dựa vào một số tiêu thức cụ thể sau: * Phân loại theo nguồn hình thành: Căn cứ vào nguồn hình thành TSCĐHH của công ty được chia thành 2 loại: - TSCĐHH thuộc nguồn ngân sách chiếm 12% trên tổng tài sản. - TSCĐHH thuộc nguồn vốn bổ sung của doanh nghiệp chiếm 88% trên tổng tài sản. Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành từ đó có kế hoạch bù đắp, bảo toàn nguồn vốn bằng các phương pháp thích hợp, đồng thời là căn cứ để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp là vững chắc hay phụ thuộc vào các đơn vị khác. Giúp công ty cân nhắc tính toán khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo có nguồn trang trải vốn vay đồng thời thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. * Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: theo cách phân loại này TSCĐHH được chia thành những loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc: chiếm 68% trên tổng tài sản. - Phương tiện vận tải: Chiếm 19% trên tổng tài sản. - Dụng cụ quản lý: Chiếm 13% trên tổng tài sản. Cách phân loại theo tiêu thức này giúp cho việc quản lý, hạch toán chi tiết, cụ thể theo từng loại, từng nhóm TSCĐHH và có phương pháp khấu hao thích hợp với từng loại. 2.2.1.2. Tổ chức quản lý TSCĐHH tại Công ty GNKV ngoại thương. Là công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ về giao nhận vận tải nên quy mô TSCĐHH rất lớn cả về số lượng và chủng loại. Do đó, việc tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐHH một cách khoa học là yêu cầu thiết yếu để Công ty nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH. TSCĐHH ở Vietrans được tổ chức theo từng đối tượng ghi TSCĐHH ở bộ phận kế toán và ở các đơn vị, bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐHH theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Từng TSCĐHH trước khi điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Người được phân công quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản, đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời. Điều này giúp cho người quản lý có trách nhiệm với TSCĐ mà mình được giao và có chế độ bảo quản trong quá trình sử dụng. Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc, bộ phận sử dụng phải thông báo với lãnh đạo xin ý kiến để có kế hoạch sửa chữa kịp thời. Định kỳ tiến hành sửa chữa, nâng cấp và cân đối dự trù các loại vật tư chủ yếu để thay thế, tránh tình trạng để tài sản xuống cấp, lỗi thời dẫn đến việc khai thác TSCĐHH kém hiệu quả và không phù hợp với yêu cầu sử dụng. Tại công ty, định kỳ tiến hành kiểm kê TSCĐHH để hàng năm thực hiện tổng kiểm kê tài sản, đánh giá chất lượng và giá trị còn lại của từng TSCĐHH, để có quyết định xử lý. Kế toán phản ánh kịp thời biến động TSCĐHH của Công ty, từ đó phân bổ và điểu chỉnh mức khấu hao phù hợp, tránh thất thoát tài sản cũng như đảm bảo nguồn vốn khấu hao nhằm tái đầu tư TSCĐHH. 2.2.1.3.Thực trạng tổ chức quản lý TSCĐHH tại công ty. Thông qua kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định, nhà quản lý có được căn cứ xác đáng để đưa ra các quyết định về mặt tài chính như: điều chỉnh quy mô và cơ cấu vốn đầu tư, đầu tư mới hay hiện đại hoá TSCĐHH , về các biện pháp khai thác năng lực sản xuất của TSCĐHH hiện có. Để kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định và TSCĐHH ta sử dụng các chi tiêu phân tích sau: - Hiệu suất sử dụng TSCĐH: phản ánh một đồng TSCĐHH trong kỳ tạo ra được bao nhiêu, được bao nhiêu đồng doanh thu thuần. Hiệu suất lớn chứng tỏ hiệu suất sử dụng TSCĐHH càng cao. Doanh thu thuần trong kỳ Hiệu suất sử dụng TSCĐHH = NG TSCĐHH bình quân trong kỳ - Hệ số hao mòn: phản ánh hệ số hao mòn của TSCĐHH, nếu hệ số hao mòn TSCĐHH cao thì năng lực sản xuất của TSCĐHH thấp: = Hệ số hao mòn Số tiền KH luỹ kế đến thời điểm đánh giá TSCĐHH NG TSCĐHH tại thời điểm đánh giá Việc phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại Công ty được thể hiện qua bảng sau: Qua bảng phân tích trên ta thấy : nguyên giá TSCĐHH năm 2006 so với năm 2005 tăng 3,874,508,012đ, chứng tỏ công ty chú trọng đầu tư đổi mới TSCĐHH. Hiệu suất sử dụng năm sau cao hơn năm trước 0.044 lần, công ty đã nâng cao hiệu quả sử dụng khai thác triệt để năng lực sản xuất của TSCĐHH và có những quyết định đúng đắn trong việc xử lý các tài sản sử dụng hiệu quả không cao, sửa chữa kịp thời nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐHH. Điều này được thể hiện qua hệ số hao mòn năm 2006 giảm 0.002 lần so với năm 2005. Qua đó chứng tỏ việc sử dụng TSCĐHH trong công ty là rất có hiệu quả, công suất của TSCĐHH phù hợp với cơ cấu đầu tư của công ty. 2.2.2.Kế toán TSCĐHH tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quy định hiện hành để hạch toán, tuy nhiên có sự thay đổi chút ít về phần đuôi của tài khoản để phù hợp với cách gọi và quy định riêng của công ty.Công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 21111 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21112 – Nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21131 – Phương tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21132 – Phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2114 – Dụng cụ quản lý tự bổ sung. - Tài khoản 21411 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn ngân sách. - Tài khoản 21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21431 – Hao mòn phương tiện vận tải nguồn ngân sách. - Tài khoản 21432 – Hao mòn phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2144 – Hao mòn dụng cụ quản lý tự bổ sung. 2.2.2.1.Kế toán tăng giảm TSCĐHH. Do TSCĐ vô hình công ty đưa vào năm 2006 với giá trị 20 triệu đồng, chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng giá trị tài sản, nên trong khuôn khổ chuyên đề này em chỉ đề cập đến việc hạch toán TSCĐHH. 2.2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐHH. TSCĐHH của công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trường hợp tăng do phát hiện thừa. Mọi trường hợp tăng TSCĐHH, công ty đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐHH đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như: Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, quyết định của giám đốc công ty, hợp đồng mua, biên bản giao nhận… Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả các thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng tổng hợp làm báo cáo gửi lên giám đốc. Sau đó chờ quyết định phê duyệt và vào các sổ sách liên quan. Có thể tóm tắt phương pháp hạch toán TSCĐ ở Vietrans theo sơ đồ sau: 711 111, 112 211 811 (3) (1) (4) 133 214 154, 642 333 241 (5) (2) 136 (6) Trong đó: (1) Mua TSCĐHH (2) Nhận bàn giao TSCĐHH từ XDCB (3) Thu thanh lý TSCĐHH (4) Chi thanh lý TSCĐHH (5) Định kỳ tính và phân bổ khấu hao TSCĐHH (6) Chuyển TSCĐHH cho chi nhánh * Nghiệp vụ tăng TSCĐHH: - Chứng từ sử dụng: kiến nghị tăng TSCĐ, quyết định tăng TSCĐ, hoá đơn TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ. -Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Bộ phận SD Giám đốc Phòng kế hoạch (3) (2) (1) Quyết định tăng TSCĐ Kiến nghị tăng TSCĐ Mua TSCĐ KT TH KT TSCĐ Giám đốc,KTT HĐ giao nhận (4) (5) (6) (7) Xác định nguồn và ghi sổ Ghi sổ Ký BBGN Lập BBGN Trình tự công việc cụ thể như sau: (1) Bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập biên bản kiến nghị mua TSCĐ trình lên giám đốc. (2) Giám đốc xem xét kiến nghị nếu thấy cần thiết thì ra quyết định mua TSCĐ. (3) Phòng kế hoạch phụ trách công việc mua TSCĐ. (4) Hội đồng giao nhận TSCĐ và lập biên bản giao nhận, ghi nhận việc bàn giao TSCĐ. (5) giám đốc, KTT ký biên bản giao nhận. (6) Kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau: + Lập thẻ TSCĐ + Ghi sổ chi tiết TSCĐ + Lập bảng tính khấu hao Sau đó các chứng từ được gửi sang cho phòng kế toán tổng hợp. (7) Kế toán tổng hợp làm các công việc sau: + Xác định nguồn vốn hình thành TSCĐ + Định khoản nghiệp vụ kết chuyển nguồn và lập phiếu kế toán, ghi nhận nghiệp vụ đã định khoản. + Dùng phiếu kế toán và các chứng từ liên quan để ghi sổ. Chứng từ được bảo quản trong năm kế toán và lưu trữ sau niên độ kế toán. Sau đây là một ví dụ phản ánh nghiệp vụ tăng TSCĐHH do mua sắm ở công ty năm 2006: C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đội xe Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2006. Giấy đề nghị mua xe Kính gửi: Ông Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Được sự quan tâm và đồng ý của công ty về việc đổi mới tài sản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng yêu cầu vận chuyển ngày càng tăng, Đội xe đã tiến hành khảo sát giá cả như báo giá kèm theo. Đội xe đề nghị công ty mua xe IFA (với tổng giá trị sau mua là 541,921,876đ). Trong đó: -Giá mua: 516,116,072đ (-Thuế trước bạ 25,805,804đ) Căn cứ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC và tình hình sản xuất kinh doanh của Đội xe, kính đề nghị công ty trích khấu hao thời gian 10 năm kể từ ngày 1/10/2006 với mức khấu hao bình quân năm 54,192,188đ. Vậy Đội xe đề nghị công ty xem xét và quyết định. Giám đốc Trưởng Đội xe (Duyệt) (Ký tên) Biểu số 1: Đề nghị tăng TSCĐHH Bộ Thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam C.ty Giao nhận KV Ngoại thương Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 592/2006/GN-KTTH Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2006. Quyết định “V/v tăng TSCĐHH” Giám đốc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương Quyết định Sau khi xem xét đề nghị duyệt tăng TSCĐ ngày 26/10/2006 của Đội xe, công ty có ý kiến như sau: 1.Đồng ý để Đội xe được tăng TSCĐ xe IFA. -Nguyên giá: 541,921,876đ. -Nguồn kinh phí quỹ phát triển sản xuất. 2.Đưa tài sản trên vào sử dụng, đơn vị hạch toán tăng TSCĐ, trích khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và quản lý theo chế độ hiện hành của Nhà nước. 3.Đội xe, Phòng Kế toán tài vụ và các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Giám đốc Nơi nhận: -Văn phòng công ty tại Hà Nội -Lưu KTTH