Chuyên đề Thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Tổng Công ty bảo hiểm PJICO, Thực trạng và giải pháp

t quá số tiền bảo hiểm. Khi thanh toán bồi thường, người bảo hiểm có thể khấu trừ vào tiền bồi thường của người được bảo hiểm trong việc bán hàng hoá cứu được và đòi người thứ ba. Trong trường hợp tàu bị mất tích, hàng hoá được coi là tổn thất toàn bộ ước tính hoặc hàng bị mất mà sau khi đã bồi thường, lại tìm thấy được hàng thì số hàng đó thuộc quyền sở hữu của người bảo hiểm. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Ở PJICO I. Vài nét về Công ty cổ phần bảo hiểm PJICO Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Petrolimex - người đề xướng và chủ trì dự án- cùng với 6 cổ đông sáng lập đã thành lập nên Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex - gọi tắt là PJICO (Petrolimex joint-stock insurance company). Ngày 27/05/1995 Công ty đã được Bộ tài chính cấp giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện kinh doanh bảo hiểm số 06-TC/GCN. Ngày 8/6/1995 Công ty được UBND TP. Hà Nội cấp giấy phép thành lập số 183/GP-UB và ngày 15/06/1995 Uỷ ban kế hoạch (nay là sở kế hoạch - đầu tư) TP. Hà nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tên công ty: Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex joint – stock insurance company Tên viết tắt: PJICO Hình thức hoạt động: Công ty cổ phần. Vốn điều lệ: 55 tỷ đồng Thời gian hoạt động: 25năm Ngành nghề kinh doanh: kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ Trụ sở chính của công ty 532 đường láng Hà Nội. Có thể nói, PJICO là công ty cổ phần bảo hiểm được thành lập đầu tiên ở Việt Nam, là sự tập hợp sức mạnh kinh tế và uy tín của các tổng công ty lớn của Nhà nước cũng như 1251 cổ đông thể nhân. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của PJICO Đại hội cổ đông P.BH hàng hóa P. tái bảo hiểm P.giám định bồi thường P. BH xe cơ giới P. BH con người P.BH tài sản- kỹ thuật P. BH hàng hải P.công nghệ thông tin Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc Hội đồng quản trị P. tổ chức P. tổng hợp P.QL & phát triển đại lí P. đào tạo P. TC-KT P. Đầu tư P. TT_ QLNV Phó tổng giám đốc Ban kiểm soát Các VP đại diện Các tổng đại lí & đại lí Các chi nhánh Theo cơ cấu này các phòng sẽ thực hiện chức năng chuyên môn của mình một cách hiệu quả nhất đồng thời hỗ trợ cho nhau để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Các phòng cũng đóng vai trò trực tiếp tham mưu cố vấn kinh doanh cho tổng giám đốc. Ngay sau khi thành lập, PJICO đã nhanh chóng tiếp cận thị trường,đến nay công ty đã triển khai trên 70 sản phẩm bảo hiểm và hiện đang chiếm lĩnh thị trường trong nhiều lĩnh vực như: Giao thông vận tải, xây dựng và lắp đặt công trình, xăng dầu, hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người và bảo hiểm tàu thủy.Ngoài ra công ty còn hoạt động cả lĩnh vực nhận và nhượng tái bảo hiểm , hoạt động đầu tư tài chính… II .Thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO. 2.1.Hoạt động khai thác bảo hiểm : Khai thác là một khâu rất quan trọng trong các doanh nghiệp, các công ty. Họ khai thác đầu vào như nguồn cung cấp nguyên vật liệu khai thác lợi thế thương mại cuối cùng là khâu khai thác và tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Khâu này rất quan trọng nó quyết định đến sự sống còn của công ty. Doanh nghiệp bảo hiểm kinh doanh dịch vụ tài chính không có hoạt động sản xuất cho nên họ chủ yếu tập trung vào khai thác thị trường. Nếu công ty khai thác tốt tức là bán được nhiều hợp đồng bảo hiểm mang lại doanh thu lớn sẽ là cơ sở để tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị phần, nâng cao vị thế của mình trên thị trường bảo hiểm. Chính vì tính chất quan trọng của khâu khai thác mà hầu hết các công ty bảo hiểm phải lập ra các chiến lược khai thác. Công việc khai thác càng trở lên khó khăn hơn trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước tình hình đó đòi hỏi các công ty phải tổ chức tốt khâu khai thác. Công ty đã tổ chức hoạt động khai thác một cách có kế hoạch với chiến lược khai thác cụ thể và chặt chẽ, bên cạnh đó là việc xây dựng được quy trình khai thác hoàn chỉnh. Sơ đồ 2 : Quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển của PJICO: Tiếp thị, nhận yêu cầu bảo hiểm Phân tích, điều tra và đánh giá rủi ro Chuẩn bị đơn/hợp đồng/GCNBH Ký duyệt đơn/hợp đồng/GCNBH Đóng dấu, chuyển đơn/hợp đồng/GCNBH lưu nghiệp vụ Quản lý đơn/hợp đồng/GCNBH Xem xét đề nghị bảo hiểm Đàm phán. Chào phí Xử lý trên phân cấp Từ chối, kết thúc Đối với PJICO mục tiêu và cũng là thước đo hiệu quả của khâu khai thác là xây dựng và phát triển một thị trường bảo hiểm hàng hoá XNK ổn định lâu dài và tăng trưởng cao, để làm được điều đó công ty cần phải làm được một số việc sau: Vào đầu năm các nhân viên của phòng bảo hiểm hàng hóa phải thu thập được thông tin về kim ngạch XNK như chủng loại hàng hoá, số lượng hàng hoá của từng công ty XNK qua đó sẽ tập hợp số liệu để lập kế hoạch khai thác và định mức thu phí trong năm cho các đối tượng. Đối với khách hàng mới thì các cán bộ phải tìm cách tiếp cận để tìm hiểu về ngành hàng, nhóm hàng, cách thức đóng gói chất xếp, luồng vận chuyển. Các nhân viên phải tìm cách tiếp cận được với những khách hàng này cho họ thấy sự hiện diện của công ty và giúp họ hiểu hơn về sản phẩm mà công ty có thể cung cấp. Cụ thể phòng hàng hóa phải chuẩn bị tài liệu chào phí kèm theo điều kiện bảo hiểm, các báo cáo tài chính trong một số năm gần đây để chứng minh cho họ thấy vị thế cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp. Thông qua tư vấn giúp đỡ các công ty XNK lựa chọn các điều kiện bảo hiểm phù hợp. Đối với các khách hàng cũ, các khách hàng truyền thống, các nhân viên phải thuyết phục được họ tái tục hợp đồng một cách tự nguyện. Lượng khách hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho công ty một doanh thu ổn định. Một công ty bảo hiểm có lượng khách hàng truyền thống chiếm tỉ lệ cao chứng tỏ chất lượng dịch vụ của công ty là rất tốt và biểu phí phù hợp. Trong quá trình thực hiện kế hoạch công ty thường xuyên cử nhân viên nhắc nhở khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời gian quy định, đồng thời hướng dẫn họ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch nhập về theo giá FOB, CF và phần kim ngạch xuất theo giá CIF. Mặt khác theo dõi số liệu về hàng hoá XNK của từng đơn vị và đối chiếu khối lượng khách hàng mua bảo hiểm nếu tỷ lệ hàng hoá được bảo hiểm so với kim ngạch mà thấp thì công ty cần phải tìm ra lý do để có sự điều chỉnh phù hợp. Tỷ lệ phí là mối quan tâm lớn của khách hàng. Đối với hàng hoá XNK giá trị rất lớn chỉ cần một tỷ lệ nhỏ trong phí cũng là một khoản phí khá lớn. Vấn đề đặt ra cho phòng hàng hải là phải nắm vững cách thức tính phí, các yếu tố cấu thành lên phí cũng như là đối tượng được bảo hiểm để tính ra mức phí phù hợp nhất. Đến cuối năm phòng hàng hóa tổng kết tập hợp số liệu để tính ra một số chỉ tiêu hiệu quả khai thác từ đó đề ra một chiến lược khai thác cho năm nghiệp vụ mới. 2.2.Cấp đơn bảo hiểm . Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm, phòng hàng hóa phải xem xét việc cấp đơn theo trình tự sau: a. Kiểm tra chứng từ và thẩm đinh rủi ro a.1. Thẩm định rủi ro. - Đây là bước nghiên cứu để dự kiến mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với lô hàng và tàu trong suốt hành trình. - Đối với tàu chở hàng các cán bộ khai thác của công ty phải xem xét kỹ các yếu tố sau: Thứ nhất: quốc tịch của tàu và chủ tàu, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến độ an toàn của hành trình. Chẳng hạn tàu có quốc tịch Đông Âu thường xảy ra tổn thất hơn các tàu của vùng khác. Thứ hai : Đối với những lô hàng có giá trị lớn trên 1 triệu USD, các khai thác viên phải yêu cầu khách hàng phải thông báo cho công ty về con tàu vận chuyển trước ít nhất là một ngày để công ty có thể tìm hiểu về tàu và chủ tàu. Nếu thông tin nhận được là khả quan thì mới chấp nhận bảo hiểm. Thứ ba: khả năng tài chính của chủ tàu. Nếu chủ tàu có khả năng tài chính tốt thì thường ít xảy ra tranh chấp. Thứ tư: Tuổi của tàu đối với tàu già, khả năng gây tổn thất sẽ tăng lên thậm chí không đủ khả năng đi biển. Trong trường hợp này cần thu thêm phụ phí tàu già. Nếu khách hàng nhập hàng theo giá CF thì khai thác viên đề nghị khách hàng áp đặt vấn đề của tàu và bảo lưu quyền đòi lại phí tàu già trên hợp đồng mua bán. Đối với hàng hoá bảo hiểm các nhân viên cần phải xem xét các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là loại hàng (bao gồm chủng loại, tính chất nội tỳ hàng hóa). Vấn đề thứ hai là phương thức đóng gói, bao bì, chất xếp hàng hoá, phương thức vận chuyển, ký mã hiệu. Đối với cảng đi, cảng đến: Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hoá vì nó chứa đựng rất nhiều các yếu tố liên quan như người bán hàng, người nhận hàng, tình trạng bốc xếp, tập quán của cảng. Qua việc nghiên cứu cảng đi, cảng đến nhân viên bảo hiểm biết được những rủi ro hàng hoá nào có thể gặp đối với hành trình, biết được lô hàng có phải chuyển tải hay không và chuyển tải ở cảng nào. Từ đó chi nhánh sẽ có biện pháp cần thiết cũng như khuyến cáo với khách hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất. Khả năng tài chính của khách hàng: Khai thác viên luôn phải theo sát quá trình thanh toán phí của khách hàng để có thể phân biệt được loại khách hàng theo tiêu chuẩn thanh toán tốt hay xấu từ đó có biện pháp sử lý kịp thời tránh tình trạng dây dưa nợ đọng phí. a.2. Kiểm tra chứng từ: Trước hết cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra tính hợp lý của người yêu cầu bảo hiểm, chỉ khi người được bảo hiểm khai rõ tất cả các đề nghị in sẵn thì giấy yêu cầu bảo hiểm mới được coi là hợp lệ. - Đối với hàng nhập chỉ chấp nhận ”báo sau” các đề mục liên quan đến phương tiện vận chuyển như: Tên tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khách hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yêu cầu khách hàng cung cấp đủ các chi tiết khi nhận được bộ chứng từ. Nếu khách hàng khai thiếu một trong các đề mục cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảo hiểm, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm thì các khai thác viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay. - Đối với hàng xuất: Bên cạnh giấy yêu cầu bảo hiểm khách hàng cần phải cung cấp thêm một số tài liệu sau: + Vận tải đơn + Hoá đơn thương mại + Thư tín dụng (nếu việc thanh toán mua bán bằng thư tín dụng) Bên cạnh đó cán bộ còn phải xem xét kỹ đặc điểm tính chất hàng hoá, phương thức đóng gói, xếp hàng, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tàu trở nguyên chuyến một mặt hàng, chi nhánh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm tàu và bảng thông báo chi tiết tàu để tính thêm phụ phí. b.Vấn đề chấp nhận, từ chối bảo hiểm . - Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu điện kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu. - Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt yêu cầu thì công ty quyết định bảo hiểm đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức. c. Cấp đơn bảo hiểm Khi đã đồng ý bảo hiểm khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CI, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính. Các điều kiện bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyên chuyển bằng đường biển hiện đang được PJICO áp dụng gồm: bộ điều khoản ICC 1/1/1982 hay 1/11963 hoặc QTC-90. Tuy nhiên ICC 1/1/1982 là thông dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết các hợp đồng. Nếu hàng hoá tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thì phí bảo hiểm càng cao và ngược lại. Mặt khác, loại hàng hoá được bảo hiểm cũng là nhân tố ảnh hưởng tới tỷ lệ phí chính, đối với những hàng hóa chịu tác động lớn của môi trường bên ngoài, khó bảo quản thì tỷ lệ bảo hiểm cao hơn. Tỷ lệ phí chính cao hay thấp còn phụ thuộc vào phương thức đóng gói, chất xếp, chuyên chở hàng hóa. Nếu hàng hoá đóng trong container hoặc chở nguyên chuyến thì tỷ lệ phí thấp hơn hàng chở rời hoặc đóng thùng. Việc xác định tỷ lệ phí không chỉ dựa vào kết quả của tính toán, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng được yêu cầu của tình hình thực tế, công ty còn thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, khách hàng, nhằm đưa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc điều chỉnh này không những đảm bảo được lợi ích kinh doanh của công ty mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biển, mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. d. Thu phí và theo dõi sau khi cấp đơn bảo hiểm: Đây có thể coi là một trong các khâu quan trọng nhất của quy trình khai thác nó có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí và tiến độ thu phí, doanh số thu. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng cũng như mức độ khéo léo của cán bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quá trình thu phí. Hiện nay hình thức thu phí của công ty rất linh hoạt có thể thu trực tiếp bằng hoá đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy báo nợ. Thời hạn thu phí là từ khi ký hợp đồng cho tới khi kết thúc hành trình. Việc quy định thời hạn kéo dài như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi và có tác dụng khuyến khích khách hàng. Riêng đối với hợp đồng bảo hiểm bao khách hàng có thể thanh toán phí theo kỳ, do hợp đồng có hiệu lực trong một thời gian dài (thường là một năm), sử dụng cho khách hàng lớn, XNK thường xuyên và có uy tín thông thường số phí bảo hiểm được đóng thành 3 hoặc 4 lần trong năm (với điều kiện khi vận chuyển từng chuyến thì phải báo cho công ty biết). Hình thức thu phí của PJICO cũng theo hai cách thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. ở đây có một điểm cần lưu ý rằng trong trường hợp còn thiếu các chi tiết hoặc cần điều chỉnh sửa đổi các số liệu trong đơn bảo hiểm thì lúc này cán bộ của công ty yêu cầu khách hàng cung cấp các số liệu chi tiết còn thiếu để lập giấy sửa đổi bổ sung. Giấy này sẽ được đính kèm và có giá trị bổ sung cho hợp đồng bảo hiểm, không làm thay đổi giá trị và hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm đồng thời cũng được phân phối như hợp đồng bảo hiểm. Trong trường hợp khách hàng đề nghị điều chỉnh giá trị bảo hiểm như điều chỉnh giá FOB, CF, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại STBH bằng hình thức là công ty cấp cho khách hàng giấy sửa đổi bổ sung. Phần chênh lệch tăng: đề nghị khách hàng thanh toán thêm. Phần chênh lệch giảm: công ty sẽ hoàn lại phí cho khách hàng. Trong mọi trường hợp khi công ty cấp giấy sửa đổi bổ sung cho khách hàng thì đều không thu lệ phí. Ngoài ra trong các trường hợp khách hàng yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng công ty sẽ đề nghị khách hàng cung cấp các chứng từ chứng minh yêu cầu của mình, nếu thấy hợp lý và chấp nhận được thì tiến hành hoàn lại 80% số phí và huỷ đơn đó trong sổ cấp. Với quy trình khai thác trên, tổng kim ngạch bảo hiểm và doanh thu phí của công ty ngày càng đạt được những kết quả khả quan, cụ thể: Bảng 1: doanh thu phí của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển của PJICO(2002-2007) STT Chỉ Tiêu Đơn vị 2003 2004 2005 2006 2007 1 DT phí toàn công ty Tỷ đồng 352,161 510,00 730,00 670,00 880,00 2 doanh thu phí của nghiệp vụ Tỷ đồng 62,474 71,845 79,03 70,55 72,44 3 Tỷ trọng =(2)/(1) % 17,74 14,08 10,08 10,53 8,23 Nguồn: Phòng hàng hoá-PJICO Qua bảng trên ta thấy từ 2003 đến 2007, doanh thu phí của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển luôn đóng góp trên 10% tổng doanh thu phí toàn công ty. Đây là một con số không nhỏ chứng tỏ nghiệp vụ này khá quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty. Chính vì vậy công ty nên chú trọng vào việc triển khai nghiệp vụ này để tăng doanh thu cho công ty. III. Quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công ty bảo hiểm PJICO. Giám định hàng hoá nói chung và hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng là một khâu được PJICO quy định chặt chẽ theo một trình tự nhất định nhằm tiến hành đánh giá, giám định tổn thất xảy ra một cánh chính xác, hiệu quả và tiết kiệm, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên: Bên bảo hiểm và bên được bảo hiểm. Trước hết, khi có tổn thất xảy ra, PJICO sẽ xem xét tổn thất đó có thuộc trách nhiệm bảo hiểm của mình hay không và nếu có thì mức độ tổn thất là bao nhiêu? Nguyên tắc chung của công ty khi tiến hành giám định là: Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan, bảo đảm phục vụ tốt nhất cho việc bồi thường của công ty . PJICO có thể trực tiếp giám định hoặc có thể nhờ các chi nhánh PJICO ở các khu vực khác giám định hộ hoặc chỉ định đại lý của mình ở trong và ngoài nước. Trừ những trường hợp đặc biệt, nhiệm vụ chính của giám định hàng hoá là giám định và thực hiện bồi thường tổn thất cho hàng hoá được bảo hiểm tại PJICO. Xuất phát từ những nguyên tắc này, quy trình giám định của công ty được tiến hành như sau: Sơ đồ 3 : quy trình giám định: thống nhất theo dõi khắc phục hậu quả Xử lý thông tin Thuê Công ty giám định độc lập Tiến hành giám định Lập biên bản giám định Nhận yêu cầu giám định, thông tin tổn thất Cung cấp biên bản giám định /Hoàn thiện hồ sơ Nhận báo cáo giám định 3.1 Nhận yêu cầu giám định và sử lý thông tin. Khi phát hiện có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất, người được bảo hiểm phải gửi ngay yêu cầu giám định đến PJICO, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ xung ngay bằng giấy yêu cầu chính thức có thể lưu trong tập hồ sơ giám định. Tiếp theo, cán bộ giám định sẽ đề nghị có sự phối hợp, giúp đỡ của người yêu cầu giám định trong suốt quá trình giám định, đồng thời yêu cầu họ cung cấp các giấy tờ cần thiết sau: Hợp đồng bảo hiểm Vận đơn đường biển Hoá đơn thương mại. Quy cách đóng gói. Các chứng từ giao nhận hàng hoá giữa tàu và cảng, COR (Biên bản hư hỏng đổ vỡ), ROROC (Chứng từ kết toán nhận hàng với tàu) Hoặc biên bản giao nhận của người chuyên chở và các chứng từ liên quan để chứng minh tổn thất nếu giám định viên yêu cầu . 3.2 Tiến hành giám định Công việc này được thực hiện tại nơi xảy ra tai nạn. Cán bộ giám định của công ty sẽ thực hiện các công việc sau: - Giám định bên ngoài kiện hàng, so sánh đối chiếu với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển. - Giám định bên trong kiện hàng - Xác định mức độ tổn thất Trong quá trình giám định cán bộ giám định luôn chú ý ghi rõ số lượng hàng bị thiếu, số lượng từng loại bị hư hỏng và mức độ hư hỏng. Đồng thời, ước tính các khoản chi phí khắc phục, sửa chữa tỷ lệ giảm giá và giá trị còn lại của hàng hoá để có thể xác định mức độ tổn thất hợp lý. - Xác định nguyên nhân tổn thất. Để có thể tìm ra nguyên nhân, đòi hỏi các cán bộ giám định phải có khả năng quan sát và phán đoán hết sức nhạy bén cũng như trình độ chuyên môn cao, phải hiểu rõ được đặc tính của hàng hoá được bảo hiểm, đặc điểm của tuyến hành trình, điều kiện khí hậu thuỷ văn, trạng thái kỹ thuật của con tàu, ý thức và trình độ của sỹ quan thuỷ thủ, thuyền viên. Chẳng hạn đối với tổn thất xảy ra cho lô hàng gạo chuyên chở trên tàu Wujiang của công ty Vinafood xuất sang Irắc,vận đơn MOLV621541300 và đã mua bảo hiểm tại PJICO. Sau khi xảy ra tổn thất công ty đã cử giám định viên sang phối hợp với phía Irắc giám định tại cảng Um-Quaser. Các giám định viên đã phát hiện ra rằng trong số 5 nghìn tấn gạo xuất khẩu có 1200 tấn bị ướt và biến chất. Nguyên nhân là do vật liệu đệm lót bằng tre còn tươi, mặt khác giữa các bao gạo không được phủ lớp giấy nâu sạch để hút ẩm, đồng thời trong số các bao bì hỏng, đa phần được xếp cạnh các bó thép để trần - đây là loại hàng hay ”ra mồ hôi”. Ngoài ra hầm hàng thông gió kém làm cho hơi nước thoát ra từ hàng khó bay ra ngoài. Với đặc tính dễ hút ẩm và khi bị ẩm thường ngả sang màu vàng, biến chất, nên vì thế hàng gạo đã bị ẩm ướt và không còn nguyên giá trị như ban đầu. - Phân định dạng tổn thất: Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có thể gặp phải các tổn thất như: mất mát hao hụt, hỏng do nước ngấm, bị cong, bẹp, méo, xước, vỡ, gãy, bao kiện bị móc rách, hàng bị ô nhiễm mùi vị hoặc bị lấm bẩn, bị mốc, mục, thối, ôi thiu, bị cháy, han rỉ… - Mỗi dạng tổn thất có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân có xuất xứ khác nhau, vì thế đã tìm ra nguyên nhân gây ra tổn thất thì cần phải xác định rõ cả nguồn gốc phát sinh ra nguyên nhân. Chẳng hạn khi xác định nguyên nhân tổn thất là do cháy thì cần phải phân tích xem cháy là do đặc tính của hàng hoá tự bốc cháy hay do hành vi sơ suất của thuyền viên. Hoặc khi xác định nguyên nhân tổn thất là do va đập thì phải xem xét rằng va đập là do hàng hoá bị rơi từ trên cao xuống, bị đè nặng, chèn ép, hay do sóng lớn gây ra chấn động đổ vỡ… 3.3 Lập biên bản giám định. Sau khi hoàn tất việc giám định, giám định viên chọn lọc các chi tiết cơ bản để phản ánh toàn bộ những gì đã chứng kiến tại hiện trường vào một văn bản gọi là “biên bản giám định”. Đây là kết quả của quá trình giám định và cũng là cơ sở pháp lý để khiếu nại người có trách nhiệm với vụ tổn thất đó. Nội dung của biên bản giám định phải đảm bảo các yêu cầu trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể, các số liệu trên biên bản phải phù hợp với thực tế tổn thất và thống nhất với các tài liệu khác liên quan đến chuyến hành trình. Điểm quan trọng nhất, cũng là nội dung chính của biên bản giám định là phải ghi rõ mức độ và nguyên nhân gây ra tổn thất đó. 3.4.Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định. Sau khi lên biên bản giám định, cán bộ giám định của PJICO sẽ cung cấp cho người hoặc tổ chức yêu cầu giám định. Việc cấp thêm biên bản cho bất cứ người nào khác phải được sự đồng ý của người yêu cầu giám định bằng văn bản và phải tính thêm phí nếu cần. Đối với các chi phí và công lao động đã thực hiện trong quá trình giám định, theo yêu cầu của người nhận hàng, giám định viên có thể ghi thêm vào biên bản giám định và phải ghi thêm vào chứng từ, hoá đơn đầy đủ về các chi phí đó. Về nguyên tắc, chi phí giám định chỉ được thu trực tiếp từ người yêu cầu giám định nếu lô hàng không tham gia. Nếu bảo hiểm tại PJICO thì phí giám định được tính vào số tiền hàng bồi thường hoặc PJICO tự chịu trong trường hợp tổn thất không thuộc trách nhiệm của mình. Ngoài ra, trong trường hợp PJICO giám định hộ các đơn vị khác trong công ty thì phí giám định được tính vào số tiền bồi thường, số tiền này đơn vị nhờ giám định sẽ phải trả cho PJICO. Quy trình được áp dụng ở tất cả các đơn vị khác trong công ty. Trong một số trường hợp, tuỳ theo điều kiện đã thoả thuận trong đơn bảo hiểm thì khi xảy ra tổn thất, PJICO có thể phối hợp với một tổ chức giám định khác đã được chỉ định trong đơn để cùng tham gia giám định. Do giám định là một công việc rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi giám định viên phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao và am hiểu sâu sắc về nhiều lĩnh vực như vất lý, hoá học, sinh học, tâm lý học, cơ khí …nên để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong khâu giám định, hiện nay công ty thường thuê các chuyên gia giám định về tổn thất hàng hoá có uy tín như: Công ty giám định nhà nước (Vinacontrol), hay công ty liên doanh giám định là công ty Davicontrol và FCC. Căn cứ vào biên bản mà các chuyên gia cung cấp, công ty sẽ lên biên bản chính thức và từ đó làm căn cứ giải quyết bồi thường cho những hàng hoá được bảo hiểm. Bảng 2:Tình hình chi giám định và chi đề phòng hạn chế tổn thất của nghiệp vụ (2003-2007): Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004 2005 2006 2007 DT phí Tr đồng 62474,24 71845,37 79029,91 70550,00 72440,55 Chi GĐ Tr đồng 281,13 404,13 806,11 158,74 335,67 Chi ĐPHCTT Tr đồng 1249,48 1436,91 1580,59 1411,00 1490,00 Tỷ lệ chi giám định % 0,45 0,56 1,02 0,23 0,46 Tỷ lệ chi ĐPHCTT % 2 2 2 2 2 Nguồn: phòng giám định, bồi thường-PJICO Qua bảng trên ta thấy, chi giám định và đề phòng hạn chế tổn thất của nghiệp vụ liên tục tăng từ 2003-2005, chi giám định tăng từ 281.13tr đồng năm 2003 lên 806.11 tr đồng vào năm 2005, đến năm 2006 giảm xuống còn 158.74 tr đồng.Sau đó lại tăng lên 335.67tr đồng trong năm 2007. Còn chi ĐPHCTT là 2%/DT mỗi năm. Riêng năm 2006 khoản chi giám định của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển có giảm chút rồi lại tăng lên trong năm 2007. IV. Giải quyết khiếu nại đòi bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biển của PJICO. Quy trình giải quyết bồi thường ở PJICO được tiến hành theo các bước sau: 4.1Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại bồi thường. Bộ hồ sơ khiếu nại đối với tổn thất hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển có: Hợp đồng bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ xung (nếu có). Vận đơn đường biển ( bản gốc). Phiếu đóng gói (bản gốc). Biên bản giám định (bản gốc). Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng Thông báo tổn thất Hợp đồng vận chuyển Hoá đơn biên lai các chi phí khác Các chứng từ liên quan (nếu tổn thất phát sinh do lỗi của người thứ ba). 4.2.Kiểm tra chứng từ. Khi tiếp nhận, cán bộ làm công tác giải quyết bồi thường của công ty sẽ kiểm tra cẩn thận tính đầy đủ và hợp pháp của bộ chứng từ. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải yêu cầu khách hàng bổ xung hoặc hiệu đính lại. 4.3