Chuyên đề Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Chi nhánh Thăng Long

giao dịch L/C trên Globus tại đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác của giao dịch so với bộ chứng từ L/C và yêu cầu thanh toán L/C của khách hàng. Nếu đơn vị không có bộ phận/chuyên viên thanh toán quốc tế thì trách nhiêm này sẽ thuộc về trung tâm thanh toán. Năm là, trong các trường hợp khẩn cấp trưởng trung tâm có thể tổ chức chỉnh sửa các giao dịch thanh toán quốc tế tại trung tâm nhưng hoàn toàn phải chịu trách nhiệm về chỉnh sửa. Sáu là, trưởng trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm với phòng thông tin điện toán để chuyển điện giao dịch sang SWIFT và tổ chức việc kiểm tra, phê duyệt và phát điện đi ra bên ngoài. Bảy là, trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm cuối cùng về kỹ thuật và nội dung điện đòi tiền, điện tra soát liên quan đến nghiệp vụ L/C gửi đi đòi tiền nước ngoài. Trong trường hợp các đơn vị không rõ về các công việc trong thanh toán quốc tế thì đều phải liên hệ với trung tâm để được giải đáp và phối hợp. Tám là, phòng thông tin điện toán chịu trách nhiệm đảm bảo cơ sở hạ tầng về phần cứng và phần mềm vi tính, các giao diện tương thích… để phục vụ hoạt động thanh toán quốc tế. Các đơn vị có trách nhiệm đối chiếu với trung tâm thanh toán về tất cả các giao dịch thanh toán quốc tế theo định kỳ và bất thường. 2. Quy trình thực hiện hoạt động thanh toán Xuất khẩu 2.1. Thông báo thư tín dụng hàng xuất Bộ phận thanh toán quốc tế khi tiếp nhận thư, điện phát hành hoặc phần điều chỉnh từ L/C từ ngân hàng nước ngoài gửi đến cần phải thông báo và phối hợp với bộ phận kinh toanh trực tiếp quản lý khách hàng tiến hành việc thông báo L/C xuất khẩu cho khách hàng bao gồm các công việc như sau: Kiểm tra: Chuyên viên tín dụng tiếp nhận thư, điện phát hành hoặc điều chỉnh L/C từ ngân hàng nước ngoài gửi đến phải tiến hành kiểm tra, xác định tính chân thực của điện, thư phát hành hoặc điều chỉnh L/C, gồm: Xác định được sự tồn tại của ngân hàng phát hành. Xác định được điện, thư đúng là do ngân hàng đó phát hành. Xác định được người hưởng lợi của L/C. Kiểm tra và xác định tính chân thực của chữ ký được ủy quyền của ngân hàng phát hành/thông báo theo danh sách chữ ký được ủy quyền của ngân hàng đó. Đồng thời chuyên viên thanh toán quốc tế phải kiểm tra xem các nội dung thư, điện phát hành hoặc điều chỉnh L/C có gì mâu thuẫn, không rõ ràng thì phải điện hỏi lại ngay ngân hàng phát hành. Việc kiểm tra cụ thể tuân thủ theo quy định hiện hành tại Techcombank Thông báo cho khách hàng và hạnh toán thu phí: Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị tiến hành nhập dữ liệu của L/C và hạch toán thu phí thông báo L/C trên Globus theo quy định trong biểu phí hiện hành tại Techcombank, lập thông báo L/C hoặc điều chỉnh L/C và trình bày lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt và thư tín dụng gốc/điều chỉnh L/C cho chuyên viên khách hàng. Chuyên viên khách hàng tiến hành thông báo cùng L/C gốc/điều chỉnh L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng xem xét, chuẩn bị các nội dung cần thiết được nêu trong thông báo, đồng thời yêu cầu khách hàng ký nhận việc đã nhận các giấy tờ trên. Tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm sau: Trong trường hợp Techcombank là ngân hàng thông báo thứ nhất thì chuyên viên khách hàng phải liên hệ trực tiếp với khách hàng trước để xem khách hàng muốn lấy L/C/điều chỉnh L/C tại Techcombank hay ngân hàng thông báo thứ hai. Nếu khách hàng yêu cầu nhận L/C/điều chỉnh L/C tại Ngân hàng thông báo thứ hai thì chuyên viên khách hàng phải chuyển tiếp điều chỉnh L/C/điều chỉnh L/C đến Ngân hàng đó, đồng thời yêu cầu Ngân hàng thông báo thứ 2 chuyển tiền trả phí thông báo. Chuyên viên thanh toán quốc tế lưu hồ sơ theo quy định quản lý hồ sơ tại bộ phận thanh toán quốc tế. 2.2. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ: Chuyên viên khách hàng hướng dẫn khách hàng lập 02 bản chính yêu cầu thanh toán L/C, chuẩn bị các chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C/điều chỉnh L/C do ngân hàng nước ngoài phát hành kèm theo bản gốc L/C xuất khẩu/điều chỉnh L/C xuất khẩu xuất trình tại Techcombank. Chuyên viên khách hàng ký nhận yêu cầu thanh toán L/C xuất và bộ chứng từ kèm theo, khi nhận chú ý đếm đủ loại và số lượng bản gốc chứng từ được xuất trình, ghi rõ ngày giờ nhận và ký xác nhận vào yêu cầu thanh toán L/C sau đó chuyển lại cho khách hàng 01. Yêu cầu thanh toán L/C đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ cho chuyên viên thanh toán quốc tế để tiến hành kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra chứng từ: Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận 01 bản yêu cầu thanh toán L/C và các chứng từ có liên quan từ chuyên viên khách hàng và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ dựa theo yêu cầu của L/C/điều chỉnh L/C do ngân hàng nước ngoài phát hành. 2.3. Yêu cầu cung cấp, điều chỉnh bổ sung (nếu có) Chuyên viên thanh toán quốc tế sau khi thực hiện kiểm tra, nếu bộ chứng từ không đủ, có sai sót, chưa đáp ứng được yêu cầu của L/C/điều chỉnh L/C thì lập yêu cầu cung cấp, bổ sung hoặc điều chỉnh và chuyển chuyên viên khách hàng yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ chứng từ. Khi nhận được thông báo của chuyên viên thanh toán quốc tế về việc hồ sơ chưa đáp ứng đủ các yêu cầu theo L/C của ngân hàng nước ngoài, chuyên viên khách hàng phải lập tức chuyển thông báo cho khách hàng biết để kịp thời thực hiện chỉnh sửa bổ sung trong thời hạn cho phép của L/C. 2.4. Nhập dữ liệu và lập chỉ thị thanh toán/điện Khi bộ chứng từ xuất trình đã được kiểm tra xong thì chuyên viên thanh toán quốc tế nhập các dữ liệu chi tiết của bộ chứng từ trên Globus, lập chỉ thị thanh toán theo mẫu biểu Globus để gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng phát hành. Trường hợp thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện, chuyên viên thanh toán lập điện MT742 đòi tiền theo hình thức L/C. 2.5. Phê duyệt Sau khi chuyên viên thanh toán hoàn tất nghiệp vụ ở các bước nói trên thì trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cấp có thẩm quyền xem xét bộ chứng từ, chỉ thị thanh toán/điện xác định nội dung là phù hợp thì ký phê duyệt trên chỉ thị thanh toán. 2.6. Gửi chứng từ, phát điện và giám sát Gửi chứng từ, phát điện: Chuyên viên thanh toán quốc tế gửi chỉ thị thanh toán đã lập tại bước 2.4. và bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng thanh toán đồng thời phôtô lại bộ chứng từ để lưu hồ sơ. Chuyên viên thanh toán quốc tế khi gửi thì phải điền chính xác, đầy đủ địa chỉ ngân hàng phát hành, ngân hàng thanh toán để tránh việc nhầm địa chỉ gây thất lạc bộ chứng từ, đồng thời giữ lại 1 bản giấy giao nhận vận chuyển chứng từ của hãng chuyển phát nhanh/bưu điện. Trong trường hợp lập điện đòi tiền thì tiến hành phát điện để đòi tiền ngân hàng nước ngoài, bộ phận phát điện chịu trách nhiệm phát điện theo đúng yêu cầu của chương trình SWIFT. Sau khi gửi chứng từ, chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành lưu bộ chứng từ chờ thanh toán theo quy định kiểm soát hồ sơ đang có hiệu lực thi hành tại bộ phận thanh toán quốc tế. Đồng thời gửi bằng fax cho trung tâm thanh toán thuộc hội sở bản chỉ thị thanh toán theo L/C xuất có gắn Test trên đó liệt kê các loại phí sẽ phải thu của khách hàng. Chuyên viên thanh toán quốc tế hội sở có trách nhiệm lưu giữ bản chỉ thị thanh toán theo từng đơn vị và theo dõi việc thanh toán của ngân hàng nước ngoài. Giám sát Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị có trách nhiệm giám sát việc thanh toán của ngân hàng nước ngoài đối với bộ chứng từ đã gửi, căn cứ vào thời hạn trả tiền quy định trong L/C và trong Hối phiếu để giám sát việc thanh toán. Nếu hết thời hạn quy định mà ngân hàng nước ngoài vẫn chưa thanh toán thì phải lập điện tra soát hỏi lý do chậm thanh toán. Trường hợp bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì ngân hàng nước ngoài bắt buộc phải thanh toán trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ chứng từ. Nếu ngân hàng nước ngoài thanh toán chậm mà không có lý do gì thì chuyên viên thanh toán quốc tế phải lập điện đòi tiền và tính lãi phạt theo quy định của ngân hàng, thời hạn được tính từ ngày thứ 8 sau ngày ngân hàng phát hành nhận được chứng từ. 2.7. Kiểm tra lệnh thanh toán L/C đến từ ngân hàng nước ngoài Khi Techcombank nhận được điện thông báo thanh toán và điện thanh toán L/C từ nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán tiến hành kiểm tra điện như sau: Kiểm tra mã khóa của điện (MAC trailer), nếu điện không có mã khóa thì cần thông báo ngay cho ngân hàng gửi điện để phát điện lại. Kiểm tra chi tiết của điện thanh toán L/C: Số Ref, số tiền, loại tiền, ngày giá trị, xem có phù hợp so với chỉ thị thanh toán L/C/điều chỉnh L/C không. Nếu phát hiện sai sót thì phải gửi điện tra soát với ngân hàng gửi điện. Sau khi kiểm tra xong và xét thấy điện thanh toán hợp lệ chuyên viên thanh toán quốc tế đóng dấu “SWIFT RECEIVED” và vào sổ theo dõi lệnh thanh toán L/C đến theo mẫu quy định đồng thời chuyển cho trưởng trung tâm thanh toán hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. 2.8. Phê duyệt lệnh thanh toán L/C đến Trưởng trung tâm thanh toán hoặc người được ủy quyền thực hiện phê duyệt các lệnh thanh toán L/C xuất đã được kiểm tra, xác nhận tính chân thực và ký tên vào các lệnh này trên bản chính duy nhất. Nếu thấy không đủ các yếu tố xác nhận tính chân thực của lệnh thanh toán đến thì phê duyệt yêu cầu chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện tra soát với ngân hàng nước ngoài theo nội dung xử lý sai lầm sẽ được trình bày ở mục 2.12. 2.9. Hạch toán và thu phí Điện thanh toán L/C sau khi ký duyệt sẽ được chuyển lại cho chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán để thực hiện hạch toán ghi Có cho khách hàng và thu phí. Chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán có trách nhiệm phải thông báo cho chuyên viên thanh toán tại đơn vị về chi tiết của điện thanh toán L/C. Việc hạch toán và thu phí được thể hiện trên màn hình TF của đơn vị cụ thể như sau: Nợ: TK Nostro tương ứng: toàn bộ số tiền được ngân hàng đại lý ghi có cho Techcombank Có: TK tiền gửi của khách hàng tại đơn vị: Số tiền chuyển đến sau khi trừ các loại phí. Có: TK thu phí Trong trường hợp lệnh thanh toán L/C đến không có đủ thông tin để ghi Có vào tài khoản của khách hàng thì thực hiện xử lý được trình bày trong mục 2.12. 2.10. Phê duyệt ghi Có cho khách hàng Sau khi giao dịch ghi Có theo thanh toán L/C đến được nhập dữ liệu, chuyên viên thanh toán quốc tế chuyển trưởng trung tâm thanh toán hoặc người được ủy quyền phê duyệt căn cứ vào bản chính điện thanh toán L/C. Khi đồng ý phê duyệt, người phê duyệt ký vào bản chính điện báo Có đến. Nếu cần chỉnh sửa, người phê duyệt sẽ chuyển lại cho chuyên viên thanh toán quốc tế chỉnh sửa và ghi nhận sai sót theo quy trình khắc phục và phòng ngừa. 2.11. Báo có và Lưu hồ sơ Lệnh thanh toán L/C đến lưu tại trung tâm thanh toán hội sở. Các đơn vị có thể in ra giấy báo Có để thông báo cho khách hàng về chi tiết số tiền, số phí ngân hàng đã thu. Hồ sơ phải được lưu giữ trong “Bìa đựng L/C”. Ngoài bìa ghi rõ các thông tin: Tên khách hàng; Số và ngày L/C; Số và loại tiền bộ chứng từ L/C; Số ref của Techcombank… và các ghi chú đặc biệt khác in sẵn trên bìa. Việc lưu trữ hồ sơ L/C tại đơn vị tuân theo quy định quản lý hồ sơ của trung tâm thanh toán. 2.12. Xử lý sai (nếu có) Trong trường hợp trung tâm thanh toán nhận được báo Có từ ngân hàng đại lý mà thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác về số Ref, số tiền, loại tiền… thì phải yêu cầu chuyên viên thanh toán phụ trách mảng tra soát tại trung tâm thanh toán tiến hành lập điện tra soát gửi cho ngân hàng đại lý/ngân hàng thanh toán. Khi nhận được điện xác nhận chính thức từ ngân hàng đại lý/ngân hàng thanh toán thì tiến hành hạch toán Có vào tài khoản cho khách hàng. Các trường hợp sai lầm, chuyên viên thanh toán quốc tế hạch toán treo vào tài khoản chuyển tiền phải trả để chờ xử lý bằng cách ghi Nợ Nostro và ghi Có tài khoản chuyển tiền phải trả. Khi nhận được đầy đủ các thư/điện tra soát, xác nhận chính xác về thông tin người hưởng, kế toán hạch toán ghi Nợ tài khoản chuyển tiền phải trả và ghi Có cho khách hàng. Trường hợp trung tâm thanh toán nhận được điện tra soát, yêu cầu sửa đổi điện thanh toán L/C đến sai lầm từ ngân hàng đại lý/ngân hàng thanh toán thì chuyên viên thanh toán sẽ lập thông báo cho khách hàng, đề nghị khách hàng ủy quyền cho Techcombank thực hiện sửa đổi lại nội dung thanh toán L/C đến sai lầm đã thực hiện trên tài khoản của khách hàng. 3. Quy trình thực hiện hoạt động thanh toán nhập khẩu 3.1. Tiếp nhận yêu cầu Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập 02 bản chính yêu cầu phát hành thư tín dụng hoặc yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng và chuẩn bị một số hồ sơ: Hồ sơ pháp lý Giấy phép thành lập, giấy đăng ký kinh doanh Quyết định bổ nhiệm đại diện theo pháp luật Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu ký theo ủy quyền). Điều lệ doanh nghiệp Chứng minh thư nhân dân/hộ chiếu của người đại diện/người được ủy quyền giao dịch. Các giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải cấp phép. Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng: Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100% Hợp đồng nhập khẩu hoặc các giấy tờ tương đương hợp đồng (1 bản gốc. Nếu là bản sao của công ty thì phải có dấu và chữ ký của người có thẩm quyền, yêu cầu xuất trình bản gốc để so sánh nội dung). Giấy phép hoặc hạn ngạch được cấp đối với lô hàng nhập nếu là hàng hóa quản lý bằng hạn ngạch. Hợp đồng mua bán ngoại tệ để ký quỹ và thanh toán thư tín dụng (nếu khách hàng có yêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ). Hợp đồng đầu ra/phương án kinh doanh và các tài liệu liên quan dến kế hoạch tiêu thụ hàng hóa theo L/C. Văn bản của NHNN xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngoài (đối với yêu cầu mở L/C trả chậm trung, dài hạn). Các trường hợp ký quỹ dưới 100% và trường hợp thanh toán bằng vốn vay: Các giấy tờ như trên Hồ sơ tài sản đảm bảo, trừ trường hợp được cấp tín dụng không có tài sản đảm bảo thực hiện theo quy định hiện hành của Techcombank. Hồ sơ tài sản đảm bảo cho nghĩa vụ thanh toán L/C của khách hàng: Các hồ sơ chứng minh quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất, các giấy tờ liên quan đến công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo theo quy định của Techcombank về nhận tài sản đảm bảo hiện hành. 3.2. Kiểm tra, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mở L/C Kiểm tra và thẩm định Chuyên viên khách hàng kiểm tra và xác định rõ tính đầy đủ, tính rõ ràng của yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, so sánh với hợp đồng ngoại thương để kịp thời lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn. Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng không được tẩy xóa, nếu có thay đổi dữ liệu thì phải có xác thực của người ký trên yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng và người ký sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc xác thực này. Kiểm tra theo quy định tại Hướng dẫn kiểm tra yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng. Kiểm tra theo hướng dẫn của thẩm định phát hành/điều chỉnh thư tín dụng nhập khẩu hiện hành của Tecombank. Chuyên viên khách hàng chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để phát hành, điều chỉnh thư tín dụng hay không theo các hướng dẫn hiện hành về thẩm định khách hàng tại Techcombank, cụ thể: Thẩm định pháp lý (thẩm định hồ sơ pháp nhân, giấy phép kinh doanh, xác định người đại diện theo pháp luật của pháp nhân (người có thẩm quyền ký hoặc người được ủy quyền ký trên các chứng từ giao dịch với ngân hàng), hạn ngạch, hồ sơ yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng có phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý xuất nhập khẩu, quản lý ngoại hối hay không, điều kiện mở L/C trả chậm theo quy định của NHNN đối với yêu cầu mở L/C trả chậm). Trưởng/phó phòng nghiệp vụ/(cán bộ phụ trách tại phòng giao dịch) chịu trách nhiệm kiểm soát nội dung đơn yêu cầu phát hành, điều chỉnh thư tín dụng, kiểm soát nội dung mà chuyên viên khách hàng đã kiểm tra, thẩm định và những vấn đề khác có liên quan. Trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền kiểm soát xem xét nội dung đã kiểm tra, thẩm định và kiểm soát hồ sơ của khách hàng, nếu đồng ý thì phê duyệt chấp nhận trong phạm vi được ủy quyền; đối với những hồ sơ trình chuyên gia phê duyệt tín dụng có thẩm quyền thì trưởng đơn vị ký phê duyệt tờ trình để trình. Trường hợp không chấp nhận thì chuyển trả hồ sơ ghi rõ lý do không chấp nhận để chuyên viên khách hàng chuyển trả lại khách hàng, từ chối thực hiện giao dịch. Thẩm quyền phê duyệt phát hành/ điều chỉnh thư tín dụng nhập khẩu như sau: Thẩm định rủi ro (thẩm định báo cáo tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, số tiền ký quỹ, tiền phí, mặt hàng nhập, khả năng tiêu thụ hàng nhập, bên xuất khẩu và các rủi ro có thể xảy ra). Thẩm định tín dụng (thẩm định uy tín, ngành nghề kinh doanh truyền thống, kinh nghiệm xuất nhập khẩu và các thẩm định khác theo hướng dẫn thẩm định phát hành/ điều chỉnh L/C tại Techcombank). Thẩm định hồ sơ, tài sản đảm bảo (đối với trường hợp có đảm bảo bằng tài sản). Sau khi kiểm tra, thẩm định, chuyên viên khách hàng có trách nhiệm lập tờ trình về yêu cầu phát hành, điều chỉnh thư tín dụng của khách hàng và trình cấp có thẩm quyền kiểm soát, phê duyệt. Kiểm soát và phê duyệt Các chuyên gia phê duyệt tín dụng phê duyệt phát hành tư tín dụng nhập khẩu. Trị giá thư tín dụng nằm trong thẩm quyền phê duyệt của chuyên gia phê duyệt giao dịch tín dụng cấp nào, trình cấp đó phê duyệt theo đúng quy định. Trong trường hợp điều chỉnh thư tín dụng, trị giá thư tín dụng sau khi điều chỉnh (bằng trị giá thư tín dụng ban đầu). 3.3. Thông báo, ký kết hợp đồng, mở tài khoản và mua ngoại tệ Thông báo phát hành/điều chỉnh thư tín dụng Sau khi hồ sơ đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng về việc đơn yêu cầu phát hành, điều chỉnh thư tín dụng đã được chấp nhận và chuyển cho khách hàng 1 bản chính yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đã được trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền ký duyệt. Trường hợp khách hàng được cung cấp hạn mức mở thư tín dụng hoặc trường hợp khách hàng thanh toán bằng vốn vay thì phải yêu cầu khách hàng ký hợp đồng hạn mức hoặc hợp đồng tín dụng tương ứng. Khi đã hoàn tất các thủ tục nói trên, chuyên viên khách hàng trình cấp có thẩm quyền ký duyệt, đóng dấu tên người có thẩm quyền, dấu của đơn vị đầy đủ và chuyển cho bộ phận thanh toán tại đơn vị hoặc trung tâm thanh toán đề nghị phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, kèm theo các hồ sơ dưới đây: Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đã được phê duyệt. Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ tương đương hợp đồng Tờ trình về việc phát hành thư tín dụng/điều chỉnh thư tín dụng Phê duyệt về việc phát hành/điều chỉnh thư tín dụng của cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng. Hướng dẫn mở tài khoản Chuyên viên khách hàng đã có tài khoản tại Techcombank chưa, nếu khách hàng chưa có tìa khoản thì hướng dẫn khách hàng mở tài khoản theo quy định. 3.4. Kiểm tra, soạn điện, hạch toán phát hành/điều chỉnh và hủy thư tín dụng Kiểm tra yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng Chuyên viên thanh toán quốc tế tại đơn vị (nếu có và được ủy quyền) hoặc chuyên viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng từ chuyên viên khách hàng hoặc từ các đơn vị chi nhánh và tiến hành kiểm tra. Kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng. Đề nghị phát hành, điều chỉnh thư tín dụng phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng so sánh với hợp đồng ngoại thương, phụ lục hợp đồng… Sau khi thực hiện kiểm tra nếu có mâu thuẫn, sai sót thì thông báo cho chuyên viên khách hàng và yêu cầu chuyên viên khách hàng liên hệ với khách hàng để điều chỉnh cho phù hợp. Đối với yêu cầu phát hành/điều chỉnh thư tín dụng được fax hoặc scan gửi cho trung tâm thanh toán để soạn điện phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của đơn vị xác nhận hồ sơ hợp lệ và đủ tiền thu ký quỹ và tiền phí hoặc mức phí cụ thể; đồng thời phải được gắn Test Key nội bộ theo quy định của Techcombank để xác thực tính chân thực của bản fax hoặc bản scan. Nhân viên bộ phận mã khóa tại trung tâm thanh toán nhận bản fax hoặc bản scan phải kiểm tra xem số Test Key đó có đúng và liên tục hay không, khi xác định số Test Key nội bộ là đúng thì đóng dấu “Test Correct”, ký xác nhận ngày giờ nhận bản fax hoặc scan như vậy mới được coi là hợp lệ. Nếu trống mã khóa thì phải lập tức đối chiếu lại với nơi gửi để tránh bị thất lạc lệnh thanh toán. Sau đó nhân viên bộ phận mã khóa sẽ chuyển lệnh cho chuyên viên thanh toán quốc tế để xử lý nghiệp vụ. Soạn điện phát hành/điều chỉnh thư tín dụng Chuyên viên thanh toán quốc tế nhập dữ liệu và soạn điện trên T24 theo đúng nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng của khách hàng. Điện được soạn trên T24 tương ứng với các phần của SWIFT theo dạng điện như MT700, MT701, MT707, MT799 tùy theo từng trường hợp cụ thể. Hạch toán thu phí, ký quỹ Chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện hạch toán phát hành/điều chỉnh L/C, thu ký quỹ và thu phí liên quan đến việc phát hành, điều chỉnh thư tín. Trường hợp tài khoản của khách hàng không đủ tiền để ký quỹ và thu phí, chuyên viên thanh toán quốc tế sẽ thông báo cho chuyên viên khách hàng yêu cầu khách hàng nộp tiền, nếu khách hàng yêu cầu nợ phí thì phải được giám đốc chi nhánh phê duyệt, khi đó chuyên viên khách hàng sẽ hạch toán tiền phí vào tài khoản phải thu của chi nhánh thay vì tài khoản của khách hàng và phải ghi rõ các thông tin về công ty, L/C, nợ phí ghi ở mục diễn giải. Đối với yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng, chuyên viên thanh toán quốc tế xác định phí điều chỉnh do ai chịu, nếu do khách hàng chịu thì sẽ trích tài khoản của khách hàng để thu phí, nếu do người hưởng lợi chịu thì ghi chú lại để khấu trừ vào tài khoản tiền sẽ thanh toán. Hủy thư tín dụng Chuyên viên thanh toán quốc tế nhập dữ liệu hủy thư tín dụng trong các trường hợp sau: Thư tín dụng đang còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (người đề nghị mở L/C, người thụ hưởng L/C, ngân hàng thông báo, xác nhận) đồng ý hủy. Các thao tác để hủy L/C như sau: Căn cứ vào đơn đề nghị hủy của người mở L/C, chuyên viên thanh toán quốc tế làm điện gửi tới ngân hàng thông báo để nhờ ngân hàng này kiểm tra và lấy xác nhận hủy L/C của người thụ hưởng. Khi nhận điện trả lời đồng ý hủy từ ngân hàng nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế hạch toán hủy L/C, giải tỏa ký quỹ và thu phí có liên quan sau đó chuyển cho cấp trên phê duyệt. Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn hiệu lực. Trong trường hợp L/C quy định xuất trình Cargo Receipt có chữ ký của Techcombank mà Techcombank chư ký chứng từ này hoặc trường hợp L/C quy định hết hạn hiệu lực tại Techcombank, thì theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C, chuyên viên thanh toán có thể giải tỏa ngay tại thời điểm hết hiệu lực của L/C. Căn cứ vào điều 35 UCP600, ngân hàng phát hành phải thanh toán cho ngân hàng chỉ định ngay cả khi chon từ đã bị mất trong quá trình chuyển giao giữa ngân hàng chỉ định và ngân hàng phát hành nếu ngân hàng chỉ định xác nhận bộ chứng từ đó hợp lệ. Vì vậy, để hủy chính thức được bộ L/C mặc dù đã hết hạn hiệu lực trong trường hợp L/C quy định nơi hết hiệu lực tại nước của người thụ hưởng thì Techcombank cần có xác nhận của người thụ hưởng hoặc ngân hàng chỉ định về việc hủy. Trong trường hợp thư tín dụng hết số dư hoặc sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực thư tín dụng sẽ được tự động đóng. 3.5. Kiểm soát và phê duyệt phát hành điện mở thư tín dụng Kiểm soát nội dung điện mở thư tín dụng là công việc quan trọng, đòi hỏi tính cẩn thận và chính xác cao. Nếu sai sót sẽ gây tổn thất phí tu sửa, xác nhận và ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín không những của chi nhánh Techcombank Thăng Long mà còn ảnh hưởng tới uy tín của thương hiệu Techcombank. Việc kiểm soát cụ thể như sau: Khi kiểm soát và phê duyệt bước đầu, kiểm soát viên sẽ phải đặc biệt chú ý: Phần tên và địa chỉ của người hưởng, số tiền và loại tiền của L/C và các phần có thể dễ xảy ra sai sót. Sau khi kiểm soát bước đầu xong thì sẽ chuyển lại cho kiểm soát viên thanh toán quốc tế tại trung tâm thanh toán hội sở để tái kiểm soát lại điện phát hành/sửa đổi thư tín dụng đối chiếu với hồ sơ chuyển lên, nếu phát hiện lỗi thì sẽ liên hệ với chi nhánh để điều chỉnh. Khi đã kiểm soát nội dung điện phát hành, điều chỉnh thư tín dụng và kiểm tra việc đã ký quỹ, thu phí thì giám đốc sẽ phê duyệt để phát điện. 3.6. Phát điện và lưu hồ sơ Phát điện Tại trung tâm thanh toán, sau khi soạn điện, đã thực hiện thu phí, ký quỹ và được phê duyệt cuối cùng thì tiến hành phát điện vào phiên giao dịch gần nhất. Phát điện là khâu chính thức phát hành hoặc điều chỉnh L/C của Techcombank vì thế: Mọi thủ tục liên quan đến mở L/C như: Thu thập các hồ sơ có liên quan, trích thu tiền phí và hạch toán ký quỹ, soạn và kiểm soát điện phải được thực hiện đầy đủ. Bộ phận phát điện sẽ chịu trách nhiệm phát điện theo đúng hướng dẫn và yêu cầu của chương trình SWIFT. Bộ phận phát điện có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu xem điện có được chuyển sang Swift không, nếu bị lỗi không chuyển sang Swift được thì chuyên viên thanh toán quốc tế phải copy lại điện ra Swift để phát điện đi. Chú ý: Một số