Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội

iếm 64,7%). Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty vân tải Hà Nội và là một công ty lớn vậy 50 tỷ đồng chưa hẳn đủ để công ty sản xuất kinh doanh nên Công ty phải luôn tự bổ sung từ các nguồn vốn khác nhau như vay ngắn hạn, huy động vốn của cán bộ công nhân viên, thanh lý hàng tồn kho… để tăng quy mô sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực hiện tốt nên không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc luôn được cung cấp vốn đầy đủ. Vốn cố định luôn được bảo toàn, vốn lưu động không ngừng được bổ sung đảm bảo cho hoạt động của công ty. Công ty luôn đảm bảo nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước. Tuy nhiên Công ty còn phải nâng cao hơn nữa công tác bảo toàn và phát triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn. Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kết cấu tài sản cố định,quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu,quá trình tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều. 2.2.3 Đặc điểm về lao động, tiền lương Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có một đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn kĩ thuật vững vàng. Phần lớn trong số họ đã tốt nghiệp đại học như: Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế quốc dân, Quốc gia Đại học Công nghệp… Các nhân viên khi mới tuyển dụng vào Công ty phải trải qua đợt thử việc tại Công ty trong một thời gian ngắn. Sau khi nhân viên được nhận vào làm chính thức được Công ty bố trí sắp xếp công việc theo hợp đồng đã thoả thuận. Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc, rất nhiều người chưa có gia đình nên họ có thể tập chung vào công việc và khả năng đi công tác xa dài ngay. Các nhân viên ngoài tỉnh chiếm trên 50% đều đã tốt nghiệp ít nhất 2 năm và từng tham gia làm việc ở một số công ty khác trước khi vào làm tại Công ty. Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ công nhân viên Xí nghiệp. Bảng 2.1 Cơ cấu –trình độ lao động Phân loại Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động -Lao động gián tiếp -Lao động trực tiếp Người Người Người 167 67100 100 40 60 200 84 116 100 40,6 59,4 2. Trình độ -Trên đại học -Đại học -Cao đẳng -Trung học Người Người Người Người 4 60 5 98 2,4 36 3 58,6 5 75 9 112 2,5 37,5 4,5 56 Dựa vào bảng trên ta thấy : +Về lao động gián tiếp có xu hướng tăng dần:Năm 2006 số lao động gián tiếp này là 67 người chiếm 40%tổng số lao động trong toàn Công ty.Đến năm 2005 số lao động này tăng thêm 17 người chiếm 40,6%tổng số lao động toàn công ty. +Về lao động trục tiếp:lượng lao động cũng có xu hướng tăng .Cụ thể năm 2006đến năm 2007 tăng 16 người .Tỷ trọng năm 2006 chiếm 60%trong khi năm 2007 chiếm 59,4%tổng số lao động toàn công ty. Nhận thức được trình độ lao động đóng vai trò quan trọng trong tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh,công ty đã đề ra chiến lược phát triển,nâng cao trình độ lao động,chú trọng công tác đào tạo chuyên môn nghiệpvụ,nâng cao ý thức trong sản xuất. Trong những năm gần đây Công ty thường xuyên cử người đi học nâng cao hàm thụ,tại chức,tập huấn nghiệp vụ,nâng cao tay nghề cho công nhân trực tiếp sản xuất.Đối việc tuyển nhân viên,công ty luôn ưu tiên nhân viên có trình độ chuyên môn ,có bằng cấp cho dù là nhân viên quản lý hay công nhân. Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy số lượng lao động có trình độ trên đại học năm 2006 là 2,4%,năm 2007 đã tăng lên:2,5%.Số lao động có trình độ đại học cũng có xu hướng tăng:năm 2006 có 60 người đến năm 2007tăng thêm 15 người.Cùng với sự tăng lên của lao động có trình độ đại học là sự tăng lên của lao động có trình độ trung cấp và giảm về số lượng lao động có trình độ cao đẳng .Lao đông có trình độ cao đẳng năm 2006 là 5 người chiếm 3% đến năm 2007 là 9 người chiếm 4,5%tổng số lao động. 2.2.4 Đặc điểm về sản phẩm Với mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm phục vụ nhu cầu thị trường ,Công ty đã tung ra thị trường rất nhiều sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau.Các sản phẩm nằm chủ yếu trong 3 ngành hàng chính: -Ngành Đóng mới các loại ô tô: Công ty đóng mới khung xe và thân xe các loại ô tô nhưng chủ yếu là xe chở khách, các loại xe từ 8 đến 24 ghế ngồi. +Ngành sửa chữa, bảo dưõng, bảo trì ô tô: Xí nghiệp nhận sủa chữa, làm mới vỏ xe ô tô. Bảo dưỡng xe theo định kì của hợp đồng. +Ngành dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng và hợp đồng: Xí nghiệp Xe khách Nam Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc của công ty vận tải hành khách Hà Nội. Với nhu cầu đi lại trong nội thành ( Hà Nội ) của dân cư và sinh viên bằng Xe Bus đây là lĩnh vực ngày càng có nhiều triển vọng phát triển. Xí nghiệp xác định lĩnh vực vận tải hành khách sẽ là ngành kinh doanh chủ lực trong tương lai Cơ cấu sản phẩm của Xí nghiệp thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.2 Cơ cấu sản phẩm của Công ty Stt Tên ngành hàng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) GT(tỷ VNĐ) Tỷ trọng(%) 1 Đóng mới ô tô 40 40 44 42 48 43,3 2 Ngành sửa chữa ô tô bảo dưõng 10 10 8,4 8 7,7 7 3 Ngành dịch vụ vận chuyển hành khách 50 50 52,4 50 55,1 49,7 4 Tổng 100 104,8 110,8 Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất ,hệ thống quản lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được áp dụng nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Khẩu hiệu của Công ty là: sản phẩm+dịch vụ hoàn hảo +thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng. 2.2.5 Đặc điểm nguyên vật liệu Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội gồm 3 ngành hàng chính và có nhiều sản phẩm khác nhau vì thế các sản phẩm được tạo lên bởi những nguyên liệu khác nhau: +Nguyên liệu chính:Thép tấm, thép ống,sơn và phụ gia sơn,hoá chất,que hàn. +Năng lượng :điện, xăng dầu. +Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạo phụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. 2.2.6 Đặc điểm nhà xưởng ,máy móc thiết bị Ngoài hệ thống nhà văn phòng ,các xưởng đóng mới ,sửa chữa ,bảo trì ô tô. Phòng sơn điện ly vỏ và khung ô tô, phong thử nghiệm phục vụ cho hoạt động kiểm tra sau lắp ráp.,đặc biệt phải kể đến dây truyền công nghệ tiên tiến ( mà dây truyền sản xuất ,thiết bị và công nghệ chính mà hiện nay nhà máy này đang sử dụng chủ yếu nhập từ Mỹ, Đức, Hàn quốc đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế . Bên cạnh hệ thống văn phòng ,xưởng cơ khí , lắp ráp vỏ vá thân xe ô tô,Xí nghiệp còn có một hệ thống các phương tiện vận tải với đầy đủ các chủng loại xe nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 5 năm gần đây Bảng 2.3 kết quả sản xuất kinh doanh trong 5 năm gần đây Chỉ tiêu Đơn vị tính 2003 2004 2005 2006 2007 1.Tổng doanh thu Tỷ đồng 86 92 100 104,8 110,8 3. Nộp ngân sách nhà nước Tỷ đồng 5,04 5,6 20 7 25 7,84 8,4 4.Lợi nhuận Tỷ đồng 8,1 9,5 10.2 11,8 13.4 5.Thunhập bq người/tháng Ngàn đồng 1200 1389 1510 1620 1800 Nhìn vào bảng 2.3 ta thấy kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 5 năm qua ,sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được rất nhiều thành công .Doanh số không ngừng tăng lên từ 86 tỷ đồng năm 2003 đến năm 2007 đạt 110,8 tỷ đồng.Tốc độ tăng trưởng trong 4 năm gần đây là tương đối cao.Các năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch do Tổng công ty giao cho .Điều đó chứng minh công ty đa đánh giá đúng yếu tố thị trường khách hàng và chính sách đối với người lao động bán hàng..Công ty luôn luôn thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, nộp ngân sách không ngừng tăng lên năm 2003 là 5,04 tỷ đồng đến năm 2007là 8,4 tỷ đồng .Lợi nhuận tăng cao theo từng năm điều đó kéo theo lương của cán bộ công nhân viên cũng được tăng lên đến 1800 ngàn đồng/người/tháng. 2.4 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội 2.4.1 Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội Giám đốc công ty Phó giám đốc KD Đại diện lãnh đạo Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng kỹ thuật Phòng đảm bảo nguyên vật liệu va Phòng đảm bảo chất lượng Phòng KD đóng mới ô tô Phòng KD vận tải hành khách Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng sửa chữa bảo dưỡng : Mô hình hệ thống quản lý hành chính Qua sơ đồ công ty ta thấy tổ chức của xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến chức năng.Theo mô hình này gồm : +Ban giám đốc:1 giám đốc và 2 phó giám đốc. +Có 8 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ kĩ thuật. 2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty 4.2.1Ban lãnh đạo a) Tổng giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi hoạt động sản xuất trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật. +Chức năng: Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Nhiệm vụ: -Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của công ty theo phương án được công ty phê duyệt. - Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng và sử dụng các quỹ của Công ty. - Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lưới kinh doanh. -Phê duyệt các nội dung, các quy trình , quá trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. -Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn. -Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại. -Lựa chọn các nhà thầu,nhà cung cấp máy móc thiết bị…. -Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm. -Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty. -Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nước. Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc,được giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác như tham mưu cho giám đốc chủ trương về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp… b) Phó giám đốc Kỹ thuật +Chức năng: Giúp giảm đốc quản lý và điều hành các lĩnh vực như: kĩ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, quản lý hành chính…. +Quyền hạn: -Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của giám đốc. -Yêu cầu các trưởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách. -Kiểm tra việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra -Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách. +Trách nhiệm: -Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị, máy móc thiết bị, phương tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc. -Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nước phục vụ cho công việc của Công ty. -Là người thay mặt cho giám đốc điều hành công tác chất lượng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. -Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trường làm việc. -Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc. c) Phó giám đốc KD +Quyền hạn: -Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc. -Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng. +Trách nhiệm: -Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm. -Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng,quý,năm đối với các loại sản phẩm. -Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước. -Duy trì và phát triển thị phần thị trường, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trường. -Xây dựng chính sách đối với khách hàng. -Đánh giá phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cường hợp tác với các khách hàng có quan hệ thương mại với Công ty. -Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng. -Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc. d) Đại diện lãnh đạo Giúp giám đốc điều hành hệ thống quản lý chất lượng và kiểm tra chất lượng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất . 2.4.2.2 Phòng tổ chức hành chính +Chức năng: tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính. +Nhiệm vụ: -Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. -Công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối với người lao động. -Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự -Thực hiện công tác quản trị hành chính. -Công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chương trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phương tiên thông tin đại chúng như:đài,báo…được lãnh đạo phân công. +Quyền hạn: -Được đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được kiến nghị , tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. -Được quyền tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác. -Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 6 cán bộ trong đó có : 1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể. 4 nhân viên nghiệp vụ Bảng 2.4 :Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 3 1 4 5 Tổng 6 4 1 4 2 Nhận xét: Phòng gồm 6người trong số đó số người có trình độ đại học (chiếm 50%), số nhân viên còn lại có trình độ cao đẳng. Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 2 người có độ tuổi 40-50(chiếm 33,3%), 4 người ở độ tuổi <40(chiếm 66,6%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đầy sáng tạo. +Mối quan hệ của phòng với các phòng khác: -Phòng tổ chức hành chính do công ty trực viếp quản lý do vậy trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan. Sơ đồ 2.1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác Phòng TCHC Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Kế hoạch tiền lương,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt ,sử dụng cán bộ 3 phòng kinh doanh Phòng TCKT Các xưởng,nhà máy sản xất Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xưởng nhà máy khác.Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao dộng. 2.4.2.3Phòng tài chính kế toán +Chức năng: Phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật. +Nhiệm vụ: -Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán. -Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty. -Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn. -Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu ,số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý. +Quyền hạn: -Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ ,các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng. -Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định. -Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng: 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính. 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trưởng phòng tiến hành công việc chung. 1 kế toàn tiền lương cho cán bộ công nhân viên. 1 kế toán thanh toán với người mua theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho và tiến độ thu tiền. 1 kế toán tiền mặt,chịu trách nhiệm trước các khoản tiền mặt. 1 kế toán tiền gửi ngân hàng,theo dõi các tài khoản ở ngân hàng 1 kế toán nguyên vật liệu. 2 kế toán giá thành. Bảng 2.5 Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 5 2 3 5 4 Tổng 7 7 5 1 1 Phòng tài chính kế toán có 4 người đều có trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình.Số người 50. +Mối liên hệ của phòng với các phòng khác: Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thay đổi của phòng cho giám đốc. Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác Phòng Tài chính kế toán Các phòng KD Phòng TCHC Vốn cho kinh doanh Kế hoạch SXKD Kế hoạch lương,đào tạo,mua tbị,BHLĐ Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính,phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lương, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh. 2.4.2.4Phòng đảm bảo chất lượng +Chức năng: Là phòng có nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc về quá trình kiểm tra chất lượng các sản phẩm, công tác dịch vụ kĩ thuật, và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, đồng thời theo dõi hao hụt nguyên vật liệu. +Nhiệm vụ: -Quản lý phòng thử nghiệm, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.. -Quản trị các quá trình sản xuất để đảm bảo chất lượng. -Nghiên cứu, phối hợp phất triển các sản phẩm mới của Công ty, đào tạo về chất lượng sản phẩm. -Tổ chức và tiến hành các hoạt động dịch vụ kĩ thuất khi bán hàng, đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác kinh doanh của Công ty. -Tham gia giải quyết khiếu nại khách hàng về chất lượng sản phẩm. -Theo dõi hao hụt ,nhiên liệu, hàng hoá trong khâu nhập khẩu, tồn chứa, bảo quản vận chuyển và sản xuất. -Phối hợp các phòng nghiệp vụ có liên quan tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của công ty của ngành -Công tác tổ chức bộ máy phòng đảm bảo chất lượng Bảng 2.6 Trình độ ,kết cấu phòng đảm bảo chất lượng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 2 2 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 13 13 1 6 5 4 Tổng 16 3 13 2 7 6 +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng các sản phẩm. 2 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ riêng và giúp trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. 6 người chuyên kiểm tra chất lượng trong quá trính sản xuất,quá trình nhập,xuất hàng hoá. 7 người trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Qua bảng trên ta thấy trong phòng cán bộ có tuổi đời khá cao:7 người ở độ tuổi 40-50 (chiếm 43,75%)trong số cán bộ của phòng,6 người ở độ tuổi trên 50 và 2 người ở độ tuổi <40.Một điều kiện thuận lợi là phòng có thể tận dụng kinh nghiệm làm việc của những nhân viên này. Bên cạnh đó phòng phải có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới chuẩn bị cho những cán bộ sắp về hưu. Phòng có trình độ khá cao, trình độ đại học chiếm 18,75%, cao đẳng chiếm 81,25%, không ai có trính độ chung cấp và sơ cấp. Điều đó chứng tỏ những nhân viên này có đầy đủ trình độ và kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao. -Mối quan hệ với các phòng khác: Sơ đồ 2.3 Mối quan hệ giữa phòng đảm bảo chất lượng với các phòng khác Phòng thử nghiệm Phòng ĐBCL Các nhà máy,xí nghiệp Phòng đảm bảo chất lượng quản lý phòng thử nghiệm và trao đổi thông tin với các nhà máy, xí nghiệp. 2.4.2.5 Phòng kinh doanh đóng mới ô tô +Chức năng: - Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của nghành đóng mới ô tô trên toàn công ty bao gồm công tác nhập nguyên liệu: thép để sản xuât vỏ và khung ô tô xuất khẩu - Trực tiếp tổ chức các hoạt động sản xuất khung vỏ phía Bắc và các theo sự phân công +Nhiệm vụ và quyền hạn: -Xây dựng các danh mục các sản phẩm kinh doanh và công tác kế hoạch kinh doanh. - Xây dựng và tổ chức, trình duyệt thực hiện cơ chế kinh doanh nghành hàng thân vỏ xe trên toàn Công ty. - Xây dựng, trình duyệt công tác nhập khẩu, mua nội, công tác xuất khẩu tạm nhập , tái xuất, công tác sản xuất. - Tổ chức hệ thống thông tin, báo cáo, tổ chức công tác kiểm tra trên toàn Công ty. - Tổ chức xây dựng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn của ngành. - Trực tiếp tổ chức bộ máy, lao động nghành hàng nhựa đường cũng như tổ chức các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ được phận công. - Giao dịch và nghiên cứu thị trường, giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và trong tương lai. +Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng 1 trưởng phòng phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng ,thường xuyên báo cáo lên cấp trên. 1 phó phòng được trưởng phòng giao nhiệm vụ và có trách nhiệm giúp trưởng phòng trong mọi công việc. 5 nhân viên bán hàng. Bảng 2.7 Trình độ ,kết cấu của phòng Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 5 1 2 2 5 4 Tổng 7 5 5 1 1 Trong phòng có 42,8% cán bộ có trình độ đại học, với trình độ như vậy có thể đảm bảo việc kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và có hiệu quả. Do tính chất phức tạp của công việc đòi hỏi trình độ kiến thức về nhiều mặt ,phòng đựơc bố trí tương đối hợp lý. Mặt khác tuổi trung bình của các cán bộ trong phòng là tương đối trẻ. Tính chất công việc này là đòi hỏi những người năng động,sáng tạo mà đặc tính này lại có ở lớp trẻ. Do vậy đây là 1 nguồn nhân lực dồi dào cho Công ty sau này. +Mối quan hệ với các phòng khác: Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ phòng kinh doanh đóng mới ô tô với các phòng khác Khách hàng Phòng kinh doanh đóng mới ô tô Phòng TCKT Qua sơ đồ ta thấy mối quan hệ của phòng là rất phức tạp bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài Công ty. Như vậy phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong cả đầu ra lẫn đầu vào trong công ty. 2.4.2.6 Phòng kĩ thuật +Chức năng: tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau: -Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn,kế hoạch hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty. -Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá, pháp lệnh đo lường chất lượng trong toàn Công ty. +Nhiệm vụ: -Quản lý khai thác , sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty, hệ thống kho bể, hệ thống trang thiết bị, máy móc công nghệ, tự động hoá sản xuất, hệ thống nhà xưởng, vật kiến trúc, phương tiện kĩ thuật và các trang thiết bị vận tải. -Quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá và công tác thực hiện pháp lệnh đo lường chất lượng toàn Công ty. -Tham gia quản lý các dự án, tham gia đầu tư góp vốn liên doanh,liên kết, đề xuất các yêu cầu kĩ thuật của các dự án đầu tư. -Tham gia thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kĩ thuật cũng như xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn.Đồng thời kiểm tra hoạt động của các cở sở vật chật kĩ thuật trong toàn công ty. +S