Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội

. 1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002 * Nguồn vốn : Đạt 6152 tỷ đồng, tằng 44% so với năm 2001 chia ra + Nguồn vốn VNĐ: 5.378 tỷ, tăng 39,1% + Nguồn vốn ngoại tệ: 774 tỷ, tăng 98%. * Đầu tư tín dụng : Đạt 2.003 tỷ đồng, tăng 27,4% so với năm 2001 + Dư nợ ngắn hạn 1.258 tỷ, tăng 10,1% so với năm 2001 + Dư nợ trung và dài hạn 745 tỷ, tăng 73,7%. Bao gồm: . Dư nợ VNĐ: 1.630 tỷ .Dư nợ ngoại tệ 373 tỷ, tương đương 24,2 triệu USD. - Trong năm 2002, NHNo & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu tư tín dụng cho các thành phần kinh tế. Ngân hàng là đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho Tổng Công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy kính nổi Bình Dương; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12 triệu USD để đầu tư dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. Nhờ đổi mới kinh doanh nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo & PTNT Hà Nội. - Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ, nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, lực lượng vũ trang với gần 400 tỷ đồng. - Cho hộ nghèo vay: được sự giúp đỡ của các Quận, phường NHNo & PTNT Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm được công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn 835 hộ có dư nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp phần cùng các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chương trình 03 của thành uỷ Hà Nội về xoá đói giảm nghèo. - Chất lượng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% dư nợ, đó là nợ tồn đọng của một số doanh nghiệp nhà nước được giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất lượng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bước được nâng lên rõ rệt. Năm 2000 2001 2002 Nguồn vốn 3345 4257 6152 Dư nợ 1295 1572 2003 Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh * Hoạt động kinh doanh đối ngoại Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nưóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có quan hệ mua bán với Trung Quốc. - Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD. - Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992 món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán 1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD. * Về tài chính thanh toán và ngân quỹ - Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476 món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001. - Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25% so với năm 2001. - Ngân quỹ: với mạng lưới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83% so với năm 2001. Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001. * Các công tác khác như: - Công tác quản lý điều hành: Ban lãnh đạo đã xác dịnh phương châm hoạt động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập trung chấn chỉnh các hoạt động ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và bộ máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn biến về nguồn vốn, đầu tư vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm bảo khả năng chi trả. - Công tác kiểm soát: được nâng cao về chất lượng - Công tác đào tạo: Ngân hàng đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ tíndụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho cán bộ và những ngày nghỉ cuối tuần đạt kết quả tốt. - Công tác thi đua được phát động thường xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ chức đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ. 2. Mục tiêu định hướng kinh doanh năm 2003. * Định hướng kinh doanh - Nguồn vốn tăng trưởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động nguồn vốn ngoại tệ (USD) trung và dài hạn. - Đầu tư tín dụng tăng 30%, tập trung đầu tư cho các dự án sản xuất, chế biến hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu. - Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002 * Các giải pháp thực hiện - Mở rộng mạng lưới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trương thêm 10 - 12 phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn. - Bố trí lại lực lượng lao động, tăng cường cán bộ tín dụng để mở rộng dư nợ cho các thành phần kinh tế. Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả. - Thực hiện khoán tài chính và tiền lương triệt để đến các ngân hàng, từng phòng ban và tiến tới từng người lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm của từng người trong kinh doanh. - Tăng cường kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp. - Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trước hết là cán bộ lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây là tiêu chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lương hoặc chuyển ngạch lương viên chức. B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy đủ 3 chức năng là chức năng tham mưu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần. Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công của ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan Do đó, hoạt động văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội cũng được ra đời để thực hiện 3 chức năng trên, cụ thể nó có những chức năng nhiệm vụ sau: 1. Chức năng Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là bộ phận trực tiếp tham mưu, giúp việc của ngân hàng trong các hoạt động lãnh đạo, tổ chức phối hựp công tác, triển khai thực hiện sự điều hành của lãnh đạo. Đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp, hành chính, và quản trị. 2. Nhiệm vụ - Thư ký cho bán giám đốc: Tham dự các cuộc họp, soạn thảo các văn bản được giao, tiếp nhận thông tin, chỉ đạo của lãnh đạo đến các phòng ban và các chi nhánh trực thuộc. - Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội phê duyệt. - Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội trực thuộc trên địa bàn. - Thực hiện quản lý hành chính, xử lý văn bản đi, đến và tổ chức công tác lưu trữ, lễ tân in ấn. Quản lý, sử dụng con dấu của ngân hàng. - Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan. - Thực hiện công tác tài vụ của ngân hàng - Thực hiện công tác tuần tra, canh gác, bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản và an ninh trật tự tại Ngân hàng. - Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ nhân viên, vệ sinh công sở. - Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, lễ nghi khánh tiết. - Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên thực hiện công tác, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. Tóm lại : Phòng hành chính của ngân hàng đã thực hiện những chức năng nhiệm vụ như văn phòng của các cơ quan, đơn vị khác là tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho bộ máy lãnh đạo cơ quan. Đối với hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội, văn phòng luôn đặc biệt quan tâm và đầu tư các trang thiết bị hiện đại giúp cơ quan vănh phòng thực hiện tốt những chức năng của mình đặc biệt là chức năng tổng hợp. Vì chức năng tổng hợp là cực kì quan trọng, quết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. Trong đó thông tin có thể được dùng trên 1 cơ sở thường kỳ hoặc bất thường nhằm mục đích giúp đỡ việc ra quyết định hoạchn định hoặc kiểm soát. Những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích , quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Như thực tế hoạt dộng cho vay vốn, kinh doanh ngoại hối … tại NHNo & PTNT Hà Nội luôn đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải cung cấp những thông tin cập nhật về thị trường tiền tệ, về tình hình chính trị, xã hôị, an ninh, quốc phòng ở trong nước và quốc tế có ảnh hưởng cho l;ãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh. II. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Sơ đồ bộ máy văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội Phòng hành chính Phó phòng Trưởng phòng Bộ phận hành chính tổng hợp Bộ phận tài vụ Bộ phận chuẩn bị đầu tư & quảng cáo Bộ phận Quản trị Bộ phận XDCB Bộ phận bếp Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận phòng chống cháy Bộ phận sửa chữa điện nước Bộ phận đội xe Trưởng phòng do giám đốc bổ nhiệm theo đề nghị của tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam, chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng theo đúng thẩm quyền và quy chế hoạt động của cơ quan. Trợ giúp trưởng phòng là phó phòng, được trưởng phòng phân công phụ trách một mảng hoạt động nhất định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và phần việc được phân công phụ trách. * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong NHNo & PTNT Hà Nội - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ + Xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của khối văn phòng, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện kế hoạch. + Đầu mối thi hành các mặt về quản trị pháp lý hành chính + Chỉ đạo văn thư thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản, biểu mẫu, sổ sách, lập hồ sơ công việc... + Ký các văn bản hành chính + Lập kế hoạch tài chính hàng năm + Quản lý hệ thống thông tin liên lạc, báo chí + Ghi chép, soạn thảo biên bản các cuộc họp + Thảo luận các văn bản của Giám đốc trung tâm + Xây dựng quy chế tiếp khách của trung tâm + Lập các chương trình quảng cáo theo quyết định của giám đốc + Quản lý cơ sở vật chất, trang bị đồ dùng văn phòng, điều hành các phương tiện vận tải. + Hướng dẫn khách đến cơ quan làm việc Nói tóm lại chức năng chủ yếu của bộ phận quản trị ở NHNo & PTNT Hà Nội là hoạch định tổ chức. I. Hoạch định: có chức năng đưa ra những chính sách hoặc mục tiêu làm phương tiện để đạt được yêu cầu kinh doanh. Bộ phận quản trị nắm vững những mục tiêu tổng quát trên cơ sở đưa ra các mục tiêu hành động cho phép đạt mục tiêu chung. Bộ phận quản trị của Ngân hàng có nhiệm vụ quyết định cách sử dụng nguồn tài chính kiểm soát của mình để đảm bảo cho những mục tiêu chiến lược của ngân hàng các kế hoạch sẽ được soạn thảo với thời gian biểu thích hợp và chúng sẽ chịu tác động bởi các ảnh hưởng môi trường. Ngay cả khi không phải đánh giá lại các mục tiêu của mình, bộ phận quản trị cũng luôn điều chỉnh các mục tiêu hành động để đảm bảo được những mục tiêu chiến lược trong sự thay đổi của môi trường. Cùng lúc đó, ban giám đốc Ngân hàng không mất đi tầm kiểm soát của mình và luôn tạo cách thúc đẩy người cấp dưới. Bộ phận tổ chức là ban giám đốc sẽ tham gia vào việc phân chia công việc tức là những chỉ định và kết hợp công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch nỗ lực của cấp dưới được xem xét để tránh trùng lặp không cần thiết. - Bộ phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ: + Nhận công văn đến. Công văn giấy tờ là 1 trong những phương tiện thông báo, trao đổi thông tin trong các cơ quan, đơn vị. Bộ phận văn thư có nhiệm vụ vào sổ các công văn đi, công văn đến, đưa vào lưu giữ cẩn thận để tiện tra tìm khi cần thiết. Mọi văn bản mật đến và đi đều được bộ phận văn thư kiểm tra đọ chính xác về các yếu tố thể thức văn bản, về văn phong trước khi nhận và chuyển đi. Hiện nay, ở NHNo & PTNT Hà Nội các phòng ban đều tự đánh máy các văn bản của mình nên văn thư chỉ thực hiện nhiệm vụ đánh máy các loại giấy mời, thông báo và các giấy tờ khác khi lãnh đạo yêu cầu . Mở sổ theo dõi, ghi số liệu, đóng dấu công văn đến, trình lãnh đạo trung tâm giải quyết. . Thực hiện việc lưu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo tới các bộ phận có liên quan. .Tiếp phận Fax, công văn, thư, bưu phẩm và chuyển tới các phòng liên quan. . Theo dõi việc thực hiện kết quả xử lý công văn, tài liệu và việc lập hồ sơ công việc. + Chuyển công văn đi . Mở sổ theo dõi công văn đi . Soạn thảo công văn gửi đi khi được lãnh đạo giao . Kiểm tra thể thức văn bản, sao chụp văn bản + Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước và của lãnh đạo trung tâm + Thực hiện công tác lưu trữ văn phòng + Tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo + Xử lý tài liệu lưu trữ quá kỳ theo quy định + Cấp các loại giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đường.... Như vậy : Bộ phận văn thư lưu trữ ở NHNo &PTNT có những chức năng chính như sau: Sao chép thông tin, lưu trữ thông tin. Công tác sao chép thông tin chủ yếu thông qua việc sao chép bằng máy photocopy việc sử dụng máy photocopy cho phép tạo ra văn bản theo yêu cầu. Hiện nay ở Ngân hàng có 2 máy photocopy đặt tại phòng Hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ công nhân viên. Công tác lưu trữ thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội thực hiện bằng phương pháp phân loại thành những lĩnh vực chủ yếu và các nhóm nhỏ. Việc phân loại và lưu trữ hồ sơ thành nhóm nhỏ được sắp xếp theo phương pháp lưu trữ điện tử bằng các phần mềm chuyên dụng. Công tác lưu trữ thông tin trên máy tính được tiến hành theo trình tự thời gian, các hồ sơ được chia theo ngày, tuần, tháng, quý và năm. Việc quản lý phân loại hồ sơ theo thời gian và sử dụng máy tính cho phép công tác tra cứu tài liệu khi có yêu cầu của lãnh đạo ngân hàng cập nhật nhanh nhất hệ thống lưu trữ rất linh động sao cho việc tra cứu có thể dễ dàng và nhanh chóng thay đổi hay tra cứu khi cần. Các chỉ mục được liệt kê theo từng file được đặt tên vàcó thể gắn mật khẩu nhằm bảo vệ thông tin, ngoài ra còn có các băng hình, đĩa mềm, đĩa từ, máy ghi âm... Quan trọng hơn ở ngân hàng các chỉ mục luôn được cập nhật hoá, nghĩa là các chỉ mục luôn hiện hành giúp cho việc tra cứu thông tin được thực hiện dễ dàng khi biết ngày tháng nhập tài liệu và các thông tin cơ bản về thông tin cần tra cứu. Các tài liệu khi đã qúa hạn lưu thì được huỷ bỏ. Thông thường tài liệu được lưu >4 năm nếu tài liệu nào đã hoàn thành chức năng và mặt pháp luật và nhiệm vụ thì được bộ phận lưu trữ huỷ bỏ. - Bộ phận xây dựng cơ bản có nhiệm vụ. + Chịu chách nhiệm mua sắm, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị, điện nước cho trụ sở và các chi nhánh của ngân hàng trên địa bàn. + Hướng dẫn, tập huấn các phương án phòng chống cháy nổ cho cán bộ trong cơ quan. + Thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư dư án. III. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin của NHNo & PTNT Hà Nội Trong thời kỳ "bùng bổ thông tin" các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính đều rất quan tâm đến việc thu nhập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Thông tin là một nhu cầu bức xúc trong đời sống xã hội. Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Từ rất nhiều các quan niệm về thông tin các nhà nghiên cứu đã đi đến một khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " Thông tin nghĩa là những giữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm mục đích mong muốn". Hiện nay, người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn tới hoạt động của tổ chức mình. Cho nên một trong những vấn đề bức xúc mà các cơ quan, đơn vị phải giải quyết là nâng cao chất lượng văn phòng, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác thông tin. IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội. Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là một " văn phòng không đầy đủ", nhưng không vì vậy mà văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội không thực hiện đầy đủ và tốt các chức năng, nhiệm vụ của một "văn phòng đầy đủ". Ngày nay, với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển trong kỹ thuật xử lý, làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí quan trọng hơn trong cơ quan. Cùng với các hoạt động của mình, công tác văn phòng ở NHNo & PTNT Hà Nội luôn gắn kết với các công đoạn của công tác thông tin bao gồm: thu thông tin, xử lý thông tin, sử dụng thông tin, lưu trữ thông tin. *Thu thập thông tin : Được coi là báo cáo mở đầu rất quan trọng và có ý nghĩa cho hoạt động thông tin . Việc thu thập thông tin luôn được tiến hành một cách thường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ nắm bắt được nhu cầu về thông tin của người lãnh đạo quản lý, của các bộ phận ban nghành trong cơ quan mà người cán bộ văn phòng đã thực hiện tốt quá trình thu thập thông tin của mình Để có được những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho người lãnh đạo, các cán bộ văn phòng đã tiến hành thu thông tin từ các nguồn: - Thông tin chính thức: là các văn bản mang tính pháp quy hay quy phạm khác: +Từ các quyết định , chỉ thị , thông báo của cấp trên như ngân hàng nhà nước, NHNo & PTNT Việt Nam. +Từ các chủ trương chính sách của Đảng , Nhà Nước. +Từ văn bản của các bộ , ban , nghành có liên quan +Từ các phương tiện thông tin đại chúng như : TV, đài, báo, Internet… Thông tin không chính thức: là các báo cáo thường kỳ của ngân hàng và các chi nhánh ngân hàng trực thuộc, từ báo cáo của các bộ phận trong văn phòng và từ các dữ liệu khác được lưu trữ. Những thông tin không chính thức tuy không có văn bản đảm bảo nhưng nó cũng không kém phần quan trọng vì những thông tin này mang laị các giá trị sáng tạo cao. Là đơn vị kinh doanh, NHNo & PTNT Hà Nội luôn đặc biệt chú trọng đến các thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế như tốc độ tăng trưởng kinh tế chung của nền kinh tế hoặc của từng nghành, từng lĩnh vực hoặc có liên quan đến thu nhập cuae dân cư, đến việc tôn tạo cơ sở hạ tầng, tích luỹ tái sản xuất mở rộng… đây là những thông tin cực kỳ quan trọng mà văn phòng thu thập nhằm giúp lãnh đạo cơ quan trong quá trình ra quyết định quản lý. Các loại thông tin trên đều được thu thập dưới nhiều hình thứcnhư: điều tra, khảo sát, tổng két, hội thảo, nghiên cứu, thăm dò và được lưu hành văn bản, băng hình, đĩa từ một cách có hệ thống. Như vậy, tuỳ theo tính chất phạm vi công viẹc được giao mà cán bộ thu thập thông tin có trách nhiệm xác định các nguồn cung cấp thông tin, các phương pháp lấy tin để mang lại những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo trong quá trình quản lý cơ quan *Xử lý thông tin : để thông tin thu thập có thể sử dụng được thì việc xử lý tổng hợp thông tin là rất cần thiết. Mục tiêu của quá trình này là đưa ra các phương án giải pháp cho các quyết định quản lý được thực hiện dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải pháp, làm những căn cứ định hướng để lãnh đạo ban hành các văn bản quản lý về hoạt động của cơ quan. Đó chính là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị thông tin trong lãnh đạo. Xử lý thông tin là công việc phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có trình độ chuyên môn, có hiểu biết xã hội sâu rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề. Việc xử lý thông tin ở NHNo & PTNT Hà Nội được tiến hành theo các bước cơ bản sau: Đối với công văn đến: + Văn thư tiếp nhận công văn từ các cơ quan , đơn vị khác gửi dến theo đúng trình tự , kiểm tra sơ 1 lượt ngoài phong bì. + Sơ bộ phân loại công văn để xác định loại công văn vào sổ đăng ký, còn loại công văn có tên riêng , dấu chỉ mức đọ mật khẩn thì chỉ ghi các thông tin cần thiết hoặc chuyển ngay cho lãnh đạo + Văn thư tiến hành bóc bì công văn và lấy nội dung ra. Đây là công tác đơn giản nhưng văn thư cũng cần phải đảm bả những nguyên tắc đã quy định + Đóng dấu đến vào công văn. Bước này nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đéen cơ quan + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét và cho ý kiến phân phối và giải quyết công văn đến + Đăng ký công văn : đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý công văn đến + Sau khi vào sổ công văn , văn thư tiến hành công tác phân phối, chuyển giao công văn đến + Đôn đóc việc giải quyết và theo dõi giải quyết công văn đến theo yêu cầu của lãnh đạo ⇛Dấu công văn đến: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Công văn đến Số: Ngày: Chuyển: Lưu hồ sơ: ⇛Mẫu sổ công văn đến: Số Ngày Cơ quan gửi công văn đến Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Số lưu hồ sơ Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) ⇛Mẫu bìa của sổ công văn đến: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Năm… Số đăng ký văn bản đến Đơn vị: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Từ số…… đến số……. Từ ngày…….đến ngày……. Quyển số…… - Đối với công văn đi: + Soạn thảo văn bản : do văn thư thực hiện để đảo bảo được tính đúng đắn của văn bản thì văn thư cần phải thông qua văn bản + Thông qua văn bản : văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đến người có thẩm quyền( thủ trưởng hoặc chánh văn phòng) ddể thông qua về mặt nội dung + Đóng dấu vào văn bản đi + Kiểm tra công văn đi và cho vào phong bì gửi đi đồng thời vào sổ công văn đi để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết ⇛Mẫu sổ công văn đi: Số và ký hiệu công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Đơn vị hoặc người nhận bảo lưu Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) ⇛Mẫu bìa sổ công văn đi: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Năm……. Sổ văn bản công văn đi Đơn vị: Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội Từ số…… đến số…… Từ ngày……đến ngày…... Quyển số…… Trên cơ sở những tài liệu thu được sau khi sử lý cán bộ thông tin xếp đặt nó theo một trật tự phù hợp với yêu cầu của hoạt động tổng hợp, sẽ giúp lạnh dạo lựu chọn được phương án tối ưu nhất cho quyết định của mình. Như vậy . đã chứng minh được rằng văn phòng trung tâm đã thực sự trơt thành người cộng tác , trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, tạo nên sự thành công cho ngân hàng. * Phổ biến thông tin : khâu này nhằm chuyển phát thông tin đến các dói tượng liên quan 1 cách kịp thời, chính xác , đầy đủ. Hiện nay, văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội đang sử dụng rất nhiều hình thức truyền tin như: truyền tin bằng văn bản, truyền qua các báo cáo hàng ngày, hàng tuần , tháng, quý, năm của văn phòng hoặc truyền đạt qua các cuộc họp giao ban hội nghị…. Việc sử dụng các hình thức phổ biến thông tin khác nhau đòi hỏi người cán bộ văn phòngcần phải có kiến thức về nhiều mặt như khả năng lập kế hoạch, khả năng trình bày, diễn đạt vấn đè. Thực tế cho văn phòng đã thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao * Bảo quản và lưu trữ thông tin : đây là 1 nhiệm vụ rất quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo luôn phải chú trọng đến vấn đề trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, do kinh phí đầu tư cho các trang thiết bị lưu trữ bảo quản còn hạn hẹp dẫn đến việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu bị hạn chế. Vì vậy, ngân hàng cần trang bị thêm một số thiết bị bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Việc này cũng đòng nghĩa với việc áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ của cơ quan Nhìn chung, công tác thông tin trong văn phòng ngân hàng cho đến nay là tương đối tôt đảm bảo lượng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo trong việc quản lý cơ quan. Nhưng xét vè một khía cạnh khác thì có thể thấy rằng công tác này chưa phát huy hết được chức năng của mình do nhiều yếu tố như: nhận thức của cán bộ nhân viên văn phòng về chuyên môn, về những yêu cầu đối với 1 cán bộ thông tin trong thời đại mới chưa đầy đủ. Để công tác này ngày càng trở nên đắc lực trong việc trợ giúp lãnh đạo thì văn phòng phải quan tâm đổi mới nâng cao chất lượng các thông tin trong thời gian tới của văn phòng. 1. Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng Môi trường Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Văn phòng Lãnh đạo Các phòng ban Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Thông tin là đầu vào được truyền tới các"trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu" cho hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ tổ chức nào. Văn phòng truyền đạt thông tin hoặc chỉ thị do các phòng ban sẽ biểu soạn thông tin từ quan sát được sau đó phân tích dữ liệu và tổng hợp thông tin để chọn lựa và thông tin cần thiết để mã hoá trước khi chuẩn bị truyền đi. Thông tin sau đó sẽ được truyền đi và người nhận sẽ nhận bảo thông tin này để giải mã. Khi đã nhận thông tin và tiến hành xử lý công việc theo nội dung thông tin thì các phòng b