Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam

, vật tư, nhiên liệu cho sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt chức năng của mình, Công ty đề ra những nhiệm vụ cơ bản sau: Tuân thủ chế độ chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Khai thác sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, làm tròn nghĩa vụ với Tổng công ty và Ngân sách Nhà nước. Nhiệm vô cung ứng và tiêu thụ vật tư, hàng hoá cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty Dệt-May Việt nam là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty XNK Dệt-May. Đối với thị trường xuất khẩu, Công ty tổ chức tìm kiếm khách hàng sau đó mới ký kết hợp đồng mua hàng của các Công ty trong nước để thực hiện hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Đối với thị trường trong nước, Công ty vừa là trung tâm cung ứng các sản phẩm dệt may và hướng dẫn tiêu dùng trong nước. Đồng thời cũng là trung tâm cung ứng bông, xơ, hoá chất nhuộm, thiết bị, phụ tùng, phụ kiện dệt may phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước. Chú trọng đào tạo đội ngò cán bộ có năng lực, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp đoàn kết – gắn bó, năng động – sáng tạo, văn minh công nghiệp. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động của Công ty. 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người đứng đầu có trách nhiệm điều hành các hoạt động của Công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của Tổng công ty. Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc. Dưới Giám đốc và Phó Giám đốc là các phòng Ban chuyên môn. SƠ ĐỒ 4: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng Phßng kinh doanh tæng hîp Phßng kinh doanh vËt t­ Phßng kinh doanh XNK dÖt Phßng kinh doanh XNK may Phßng xóc tiÕn vµ ph¸t triÓn dù ¸n Ban gi¸m ®èc BÉ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT – MAY Tại Công ty các phòng đều có chức năng rõ ràng nhưng giữa các phòng có quan hệ mật thiết với nhau: T¹i C«ng ty c¸c phßng ®Òu cã chøc n¨ng râ rµng nh­ng gi÷a c¸c phßng cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau: Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện các chức năng trên các lĩnh vực nh­: sắp xếp và quản lý lao động, đào tạo cán bộ, hành chính, lễ tân, thi đua… Phòng kế hoạch thị trường: nghiên cứu thị trường, mở rộng thị phần, tìm kiếm đối tác kinh doanh… Phòng xuất nhập khẩu dệt và phòng xuất nhập khẩu may: Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu, phối hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch và thị trường, khai thác nguồn hàng xuất nhập khẩu bằng các hình thức tự doanh, xuất nhập khẩu uỷ thác bao gồm cả hàng dệt và hàng may mặc… đảm bảo hoàn thành và vượt kế hoạch của công ty. Phòng Tài chính- Kế toán: Thuộc ban tài chính kế toán trên Tổng công ty chuyển về, Tổng công ty chỉ còn ban quản lý ngành. Phòng chịu trách nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dùa trên toàn bộ hệ thống hoá đơn chứng từ do các phong ban liên quan nép về. Xây dựng quy chế tài chính của công ty, tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính và chiến lược kinh doanh. 3.2. Các hoạt động chính của Công ty: Hoạt động xuất khẩu: Công ty thực hiện xuất khẩu tất cả các loại hàng hoá thuộc thế mạnh trong nước mà Nhà nước không cấm kinh doanh. Nhưng Công ty chú trọng xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu thuộc Dệt-May nh­ đồ thảm len, hàng may mặc ( áo Jacket, quần áo gió, quần áo thể thao…). Đối tượng xuất khẩu uỷ thác thì rộng lớn, hầu tất cả các chủng loại hàng khi tìm kiếm hợp đồng. Ngoài ra còn những mặt hàng truyền thống nh­ đồ mây tre, đồ gốm, giày dép, gạo, thiết bị máy móc… Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty là Canada, Ucraina, Nga, Nhật Bản, Khối EU, Đài Loan, Hồng Kông, Singapore, Mỹ… Hoạt động nhập khẩu: Công ty chú trọng nhập các máy móc trang thiêt bị phục vụ cho ngành dệt – may (như máy may công nghiệp, máy thêu, máy nhuộm, máy là, máy cắt…), đồng thời nhập các nguyên liệu vật liệu như bông, xơ, hoá chất, thuốc nhuôm, phụ liệu may… Đối tượng nhập uỷ thác của Công ty là tất cả các mặt hàng mà bên uỷ thác có nhu cầu và công ty ký kết với bên nước ngoài. Thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty là Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Nga, Đức, Ý, Mỹ… Hoạt động tạm nhập tái xuất nh­ các loại sợi, len acrilic… Hoạt động kinh doanh thương mại trong nước: Nhận uỷ thác nhập khẩu, làm đại lý môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước và Bộ Thương mại. Xây dựng kế hoạch phát triển đầu tư, tạo nguồn đầu tư sản xuất kinh doanh. 4. Các chính sách quản lý tài chính đang được áp dụng tại Công ty. 4.1. Quản lý sử dụng vốn và tài sản Theo điều 4 (Quy chế tài chính Công ty) được Tổng công ty giao 30.338 triệu đồng vốn để quản lý và sử dụng phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty được Hội đồng quản trị phê duyệt. Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về hiệu quả sử dụng, bảo toàn- phát triển số vốn và các nguồn lực được giao, tự chịu trách nhiệm đối với các hoạt động kinh doanh trước pháp luật trong phạm vi vốn của Công ty. Ngoài số vốn được Tổng công ty giao. Công ty được phép huy động vốn theo quy định của pháp luật để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu của Công ty, tự chịu trách nhiệm về hiệu quả huy động vốn.Trong trường hợp cần thiết phải vay vốn kinh doanh được Tổng công ty bảo lãnh Công ty phải có đầy đủ các điều kiện sau: Hoạt động kinh doanh có lãi và có khả năng trả nợ vay ngân hàng Có phương pháp kinh doanh. Cam kết sử dụng vốn vay đúng mục đích. Công ty được quyền sử dụng vốn và các quỹ của mình để phục vụ kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, trường hợp sử dụng vốn và các quỹ khác với mục đích sử dụng vốn đã quy định cho các nguồn vốn phải theo nguyên tắc có hoàn trả. Công ty có trách nhiệm bảo toàn vốn nhà nước do Tổng công ty giao theo các quy định sau: Thực hiện đúng chế độ quản lý, sử dụng vốn tài sản theo quy định của nhà nước. Mua bảo hiểm theo quy định. Được hạch toán vào chi phí kinh doanh các khoản dự phòng giảm giá các khoản phải thu khó đòi, giảm giá các chứng khoán trong hoạt động tài chính theo hướng dẫn của Bộ tài chính. Đối với tài sản hư háng, tài sản không cần dùng đã thu hồi đủ vốn Giám đốc Công ty được quyền quyết định thanh lý, nhượng bán và báo cáo về Tổng công ty kết quả thanh lý, nhượng bán. Đối với tài sản chưa thu hồi đủ vốn Công ty phải lập phương án thanh lý, nhượng bán báo cáo Tổng công ty phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện. Để việc thanh lý, nhượng bán tài sản đúng quy định và tránh phát sinh tiêu cực Công ty phải thành lập hội đồng thanh lý, phải thông báo công khai và tổ chức thanh lý, đấu giá theo đúng quy định của Nhà nước. Khoản chênh lệch giữa giá trị thu hồi được do nhượng bán với giá trị còn lại tài sản nhượng bán và chi phí thanh lý (đối với tài sản thanh lý nhượng bán) được hạch toán vào kết quả kinh doanh của Công ty. Việc đem tài sản cho thuê, cầm cố, thế chấp Công ty phải có phương án trình Tổng công ty phê duyệt trước khi thực hiện. Việc cho thuê, cầm cố, thế chấp phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Được chủ động thay đổi cơ cấu vốn và tài sản theo yêu cầu của kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn , tài sản và nhiệm vụ Tổng công ty giao. Việc đầu tư ra ngoài Công ty phải lập phương án báo cáo Tổng công ty trước khi thực hiện. Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về hiệu quả đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp; bảo toàn và phát triển số vốn đó; cử người có trách nhiệm tham gia Hội đồng quản trị và người có nghiệp vụ tài chính kế toán tham gia ban Kiểm soát trực tiếp quản lý phần vốn góp của Công ty tại doanh nghiệp khác; thu lợi nhuận từ phần vốn góp. Công ty không được phép đầu tư vào các doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác do người thân trong gia đình làm chủ hoặc chịu trách nhiệm chính như: bố, mẹ, vợ, chồng, con của Giám đốc và Kế toán trưởng là người điều hành hoặc quản lý. Đối với vốn và tài sản tổn thất, công nợ khó đòi Công ty phải xác định rõ nguyên nhân, quy định rõ trách nhiệm của tập thể và cá nhân gây ra tổn thất. Lập phương án xử lý, báo cáo Tổng công ty để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện. Sau khi xử lý theo quyết định của cấp trên Công ty phải báo cáo bằng văn bản kết quả xử lý về Tổng công ty. Chịu sự điều động vốn và tài sản của Tổng công ty theo phương án đã được Hội đồng quản trị phê duyệt. Trong trường hợp Tổng công ty huy động theo hình thức vay, Công ty được trả lãi vay theo lãi suất nội bộ do Hội đồng quản trị quyết định. 4.2 Quản lý doanh thu và chi phí: Theo điều 5 (Quy chế tài chính Công ty), Doanh thu của Công ty bao gồm doanh thu về kinh doanh và thu nhập từ các hoạt động khác. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh của Công ty là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ trên thị trường sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá bán hàng, hàng bị trả lại (nếu có chứng từ hợp lệ) được khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền) Hàng hoá bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ số lượng, đơn giá và giá trị hàng trả lại kèm theo chứng từ nhập lại kho số lượng hàng nói trên. Thu nhập từ hoạt động khác gồm các khoản thu nhập từ hoạt động tài chính và các khoản thu nhập bất thường. Khoản doanh thu và thu nhập được xác định là số tiền phải thu không có thuế Giá trị gia tăng đầu ra (nếu nép thuế theo phương pháp khấu trừ) Theo điều 6 (Quy chế hoạt động Công ty) Chi phí của Công ty bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh chi phí các hoạt động khác; các chi phí phải theo đúng chế độ, định mức của nhà nước quy định, phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm các chi phí như: Nguyên nhiên liệu, vật liệu, tiền lương, phụ cấp lương, BH y tế, tiền ăn ca, công tác phí, chi phí vận chuyển, đóng gói, bảo quản…, chi hoa hồng cho môi giới, thiết bị, quảng cáo, chi sáng kiến cải tiến, các khoản dự phòng, khấu hao tài sản… và các khoản chi bằng tiền khác. Các khoản chi tiếp khách, hội họp, giao dịch, đối ngoại… phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn với kết quả kinh doanh và không vượt quá mức khống chế tối đa 7% trong hai năm đầu đối với Công ty mới thành lập, sau đó không quá 5% trên tổng chi phí. 4.3 Quản lý lợi nhuận: Theo điều 7 (Quy chế tài chính Công ty) Lợi nhuận thực hiện trong năm là kết quả kinh doanh và lợi nhuận hoạt động khác. Lợi nhuận hoạt động kinh doanh là khoản chênh lệch giữa doanh thu của hoạt động kinh doanh và giá thành toàn bộ của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ và thuế theo quy định của pháp luật và Tổng công ty. Lợi nhuận các hoạt động khác bao gồm: Lợi nhuận từ hoạt động tài chính là khoản chênh lệch giữa số thu lớn hơn số chi phí của các hoạt động tài chính. Lợi nhuận hoạt động bất thường là số thu lớn hơn số chi của hoạt động bất thường. Toàn bộ khoản trích khấu hao tài sản, lợi nhuận thực hiện trong năm báo cáo được chuyển về Tổng công ty để tổng hợp và phân phối lại cho Công ty về hai quỹ khen thưởng, phóc lợi theo quy định. 4.4 Chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán. Theo điều 9 (Quy chế hoạt động Công ty) Công ty phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê theo đúng quy định tại các văn bản hiện hành của Nhà Nước: Ghi chép đầy đủ chứng từ ban đầu Cập nhật sổ sách kế toán Kế toán phải phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, khách quan. Năm tài chính áp dụng từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm. Kết thúc năm tài chính Công ty phải: Tự tổ chức kiểm tra, kiểm toán nội bộ báo cáo tài chính của mình. Giám đốc tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực của báo cáo này trước Tổng công ty và trước pháp luật. Lập đúng thời hạn các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo quy định hiện hành và hướng dẫn của Tổng công ty. Công bố công khai kết quả kinh doanh, tình hình tài chính theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Gửi đúng thời hạn báo cáo tài chính và báo cáo thống kê cho Tổng công ty và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành. Chịu sù thanh tra, kiểm tra, kiểm soát của Tổng công ty và của cơ quan tài chính có thẩm quyền đối với báo cáo tài chính do Công ty lập. Nếu Công ty không chấp hành báo cáo tài chính; báo cáo công khai tài chính sai sự thật và không thực hiện hoặc vi phạm trách nhiệm của quy chế này, Giám đốc Công ty bị xử lý hành chính tuỳ theo mức độ vi phạm; nếu gây thiệt hại về vật chất thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. II. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT – MAY 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính kế toán quản lý toàn bộ số vốn của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc kiểm tra, giám sát, hạch toán các hoạt động kinh doanh của Công ty theo chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nước, huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Công ty tổ chức công tác kế toán của mình theo hình thức tập trung. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận các chức năng nhiệm vụ kế toán tài chính khác nhau. Phòng kế toán được trang bị máy vi tính để thực hiện kế toán máy theo hình thức kế toán nhật ký chung. SƠ ĐỒ 5: Tr­ëng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n KÕ to¸n thanh to¸n tÝn dông Phã Tr­ëng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n KÕ to¸n mua hµng KÕ to¸n kho hµng KÕ to¸n TSC§ c«ng cô DCô KÕ to¸n thuÕ vµ chi phÝ KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn Thñ quü KÕ to¸n b¸n hµng KÕ to¸n Tæng hîp PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT- MAY Trưởng phòng: phô trách chung, trực tiếp đảm nhận công tác tài chính bao gồm: Lập kế hoạch tài chính và tín dụng, kế hoạch tài chính của Công ty. Giải quyết các vấn đề quan hệ về tài chính tín dụng với các cơ quan tài chính Ngân hàng. Theo dõi các hoạt động liên doanh, cho thuê nhà. Theo dâi c¸c ho¹t ®éng liªn doanh, cho thuª nhµ. Phó phòng: kiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm Lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. Kế toán công nợ nộ bộ và các khoản công nợ khác (ngoài các khoản công nợ trong mua bán). Tổng hợp kiểm kê tài sản. Theo dõi các quỹ phụ thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty. Thay mặt trưởng phòng phụ trách công tác chung của phòng khi Trưởng phòng đi công tác. Kế toán thanh toán – tín dụng: Kiểm tra, theo dõi, làm thủ tục thanh toán với Ngân hàng toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu, giải quyết điều chỉnh khiếu nại, bồi thường. Làm thủ tục vay – hoàn vốn kinh doanh. Xây dựng tỷ giá hạch toán hàng quý. Kế toán chi phí: Tổng hợp chi phí, phân loại hạch toán và phân bổ chi phí theo khoản mục mặt hàng, trích lập tiền lương và các khoản theo lương. Hạch toán chia tách phí theo dõi từng phòng. Lên báo cáo chi phí chi tiết tháng, quý, năm. Kế toán tài sản cố định, công cụ và dụng cụ: Hạch toán tăng, giảm tài sản cố định, công cụ lao động. Hạch toán khấu hao tăng, giảm tài sản cố định, công cụ lao động. Hạch toán khấu hao hàng tháng. Phân bổ công cụ lao động theo tính chất hàng hoá. Kiểm kê tài sản và công cụ lao động định kỳ theo quy định của Nhà nước. Thủ quỹ: Quản lý và thu chi quỹ tiền mặt hàng ngày. Hàng tháng lập báo cáo kiểm kê quỹ. Theo dõi kho mẫu, kho hành chính. Kế toán mua hàng: Theo dõi hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả cho người bán trong nước và ngoài nước. Lưu hợp đồng, bộ chứng từ, hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho. Báo cáo công nợ phải thu theo định kỳ. Kế toán kho hàng: Theo dõi toàn hàng nhập xuất tồn. Lưu phiếu nhập kho, xuất kho. Hàng tháng lên báo cáo tồn kho, phân loại hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, cung cấp giá vốn hàng đã tiêu thụ cho bộ phận bán hàng. Thực hiện công tác kiểm kê và lập báo cáo kiểm kê theo quy định của Nhà nước. Kế toán thuế: Theo dõi, hạch toán các khoản thuế và làm thủ tục nép thuế hàng Nhập khẩu. Lập báo cáo thuế hàng tháng và làm thủ tục hoàn thuế. Việc bố trí cán bộ và phân định công việc trong bộ máy kế toán là tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng yêu cầu của quản lý đặt ra. Đội ngò cán bộ kế toán của công ty có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có trách nhiệm trong công tác. Công ty thường xuyên tạo điều kiện tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán đều sử dụng thành thạo máy vi tính, điều này giúp họ nâng cao hiệu quả trong công việc và đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời và chính xác. 2. Hình thức kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các Thông tư sửa đổi kèm theo. Đơn vị tiền tệ hạch toán: Công ty sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép kế toán và lập Báo cáo Tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Giá mua + Chi phí. Khấu hao TSCĐ được áp dụng theo phương pháp đường thẳng với thời gian sử dụng TSCĐ theo quyết định số 98/QĐ-TCKT ngày 31/10/2001 của Tổng công ty Dệt-May Việt Nam. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá mua cộng với chi phí mua hàng và thuế Nhập khẩu (nếu có). Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Công ty tiến hành hoàn nhập dự phòng và lập dự phòng theo quyết định của Bộ Tài Chính. Thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thuế GTGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nước là 5% và 10%; xuất khẩu là 0%. Do Công ty kinh doanh cả hàng xuất nhập khẩu nên toàn bộ thuế GTGT đầu ra trong kỳ được khấu trừ với thuế GTGT đầu vào phát sinh (bao gồm cả thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nép khi nhập khẩu) nên Công ty không phải nép thuế GTGT mà còn được Ngân sách hoàn trả. Thuế suất thuế nhập khẩu phải nép tuỳ theo quyết định của Nhà nước đối với từng mặt hàng, thuế nhập khẩu được hạch toán vào giá vốn hàng nhập khẩu. Thuế môn bài được hạch toán vào chi phí. Thuế thu nhập cá nhân được tính theo pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội số 35/2001/PL-UBTVQH10 ngày 19/5/2001. Doanh thu, thu nhập và chi phí:Doanh thu, thu nhập và chi phí năm 2002 được hạch toán sửa đổi từ ngày 01/10/2002 theo Thông tư số 89/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính. SƠ ĐỒ 6: Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc Sæ nhËp ký chung Sæ nhËt ký ch.dïng Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ quü B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC “ NHẬP KÝ CHUNG” CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY Ghi chó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay trong thời đại bùng nổ thông tin thì việc sử dụng máy vi tính ngày càng trở nên rộng rãi. Nó có tác động rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán là một tất yếu. Công ty đã và đang sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 3. Đặc điểm công tác kế toán trong điều kiện sử dụng kế toán máy: Công ty tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhập, lập chứng từ kế toán, đến xử lý kiểm tra, phân loại chứng từ vào máy, thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với chương trình đã cài đặt. Hiện nay, Công ty đã trang bị được một hệ thống máy vi tính nối mạng nội bộ, máy in, máy fax...phục vụ riêng cho công tác kế toán. Đội ngò nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp vụ, vừa sử dụng thành thạo máy vi tính. Chính vì vậy, việc thực hiện kế toán trên máy tại Công ty đã thực sự được nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Phần mềm FAST được xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà nước và được chia thành tám nghiệp vụ bao gồm: Phân hệ hệ thống Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán hàng tồn kho Kế toán TSCĐ Kế toán chi phí giá thành Tổ chức mã hoá các đối tượng: Khi đưa phần mềm vào sử dụng, kế toán viên phải khai báo tham số và hệ thống các danh mục. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nước Thực hiện khai báo tham số hệ thống: Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD Kiểu hạch toán ngoại tệ KiÓu h¹ch to¸n ngo¹i tÖ: Theo giá hạch toán Khai báo mã số thuế: Cách tính giá: Cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản được khử trùng … Danh mục tài khoản kế toán Công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng người sử dụng (phân cấp liên tiến). Đồng thời, xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho và tồn kho đầu kỳ … Tổ chức chứng từ kế toán:Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Với mỗi phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẵn các chứng từ cho người sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà người chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dữ liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy Quy trình sử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán từ động được thực hiện theo quy trình sau: Các chứng từ được kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động sử lý theo chương trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu số) Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast Accounting mà công ty hiện đang sử dụng: Sơ đồ 7: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CỦA FAST Kế toán nhập số liệu Máy tự động sử lý chuyển số, tổng hợp dữ liệu Vèn b»ng tiÒn: PhiÕu thu, phiÕu chi, b¸o cã, b¸o nî Sæ quü tiÒn mÆt vµ TGNH Ph¶i thu: Ho¸ ®¬n b¸n hµng, chøng tõ ph¶i thu kh¸c B¸o c¸o b¸n hµng, sæ chi tiÕt c«ng nî Sæ chi tiÕt, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n, NhËt ký C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o thuÕ Ph¶i tr¶: PN mua,chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c B¸o c¸o mua hµng, sæ chi tiÕt c«ng nî B¸o c¸o chi phÝ gi¸ thµnh B¸o c¸o qu¶n trÞ Hµng tån kho: PN,PX,chuyÓn kho Tµi s¶n cè ®Þnh NghiÖp vô kh¸c: Bkª, Bph©n bæ, phiÕu KTto¸n ThÎ TSC§, BtÝnh KH… ThÎ kho, NX Tån T æ N G H î p Thực trạng công tác lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam A. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Công ty 1. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sơ đồ 8: Khái quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May Việt nam. Ký hợp đồng với đối tác nước ngoài (1) Tìm nguồn cung cấp hàng và tiến hành thu mua (2) Yêu cầu bên nhập mở L/C và kiểm tra L/C (3) Thanh lý hợp đồng và giải quyết tranh chấp nếu có (2) Khách hàng thanh toán (5) Tiến hành xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng (4) 2. Nội dung các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các phòng nghiệp vụ dựa trên các mối quan hệ với khách hàng và đối tác nước ngoài để thiết lập kế hoạch, kế hoạch kinh doanh trong kỳ. Sau đú, các phòng nghiệp vụ sẽ lập phương án kinh doanh xuất khẩu hàng hoá để trình lên ban giám đốc và kế toán trưởng xem xét và ký duyệt Phương án kinh doanh bao gồm các nội dung : Mặt hàng xuất khẩu Tên và địa chỉ khách nước ngoài Thông tin về nguồn cung cấp khách trong nước Tổng giá trị hợp đồng Số lượng hàng hoá Danh mục chi phí, giá vốn, giá bán, lợi nhuận của Công ty cho việc xuất khẩu lô hàng Phương thức thanh toán và phương thức giao hàng sẽ thực hiện Cam kết về trách nhiệm của phòng nghiệp vụ trong công tác giao nhận quản lý hàng hoá và thu, nộp tiền về Công ty Chữ ký của phong nghiệp vụ, kế toán trưởng, Giám đốc Sau khi kế toán trưởng và Giám đốc xem xét tính khả thi của phương án xuất khẩu về khả năng của Công ty, chi phí bỏ ra, lợi nhuận thu được của hợp đồng ký kết để phê duyệt phương án xuấtkhẩu hàng hoỏ thỡ phòng nghiệp vụ lập hợp đồng thương mại và Giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty ký kết hợp đồng vớikhỏch nước ngoài (2)Dựa vào yêu cầu của khách hàng nước ngoài về chủng loại, mẫu mã, số lượng, thời hạn giao hàng và thanh toán các phòng nghiệp vụ sẽ phải xác định và tự liên hệ với các nguồn cung cấp hàng thích hợp để ký kết hợp đồng thu mua hàng hoá, thah toán với nhà cung cấp và cung cấp thông tin cho phòng kế toán để tiến hàh hạch toán ghi sổ. (3)Hình thức thanh toán chủ yếu trong nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty là xử dụng thư tín dụng. Sau khi đối tác mở L/C, Công ty tiến hành xử dụng hàng hoá, đúng gói hàng. Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan, nộp thuế xuất khẩu, nộp phí thủ tục Hải quan…thuờ tầu, lưu cước, kiểm nghiệm hàng hoá, giao hàng lên tàu và lấy vận đơn. (4)Giao bộ chứng từ theo quy địn