Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

đội và từng hạng mục công trình. Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán về cơ bản được Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Về hệ thống chứng từ: kế toán lập chứng từ gốc qua phê duyệt của thủ trưởng đơn vị theo phân cấp; kiểm tra chứng từ kế toán về tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ, tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin và nội dung trên chứng từ, phân loại sắp xếp, nhập dữ liệu và ghi sổ kế toán, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo quy định. Thông qua quá trình xử lý, lập, luân chuyển, kiểm tra va quản lý chứng từ có thể ngăn chặn những hành vi kinh tế trái nguyên tắc, quy định như chi tiền mặt, nhập - xuất nguyên vật liệu không đúng trình tự, thủ tục, không hợp lý, không đúng quy định. Các chứng từ gốc tại Công ty bao gồm: - Giấy đề nghị thanh toán công tác phí hoặc tiếp khách kèm theo các chứng từ, giấy tờ liên quan. - Tờ trình về mua sắm tài sản kèm theo Hóa đơn mua hàng. - Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn mua hàng. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Bảng lương, các khoản phụ cấp và ăn trưa. - Phiếu nhập kho nguyên vật liệu kèm theo Hóa đơn mua hàng nếu có. - Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu. - Các phiếu thu, chi tiền mặt. - Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng. - Các chứng từ khác (nếu có). Về hệ thống sổ kế toán: sổ kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức “Nhật ký chung”. Theo hình thức này kế toán mở những sổ sau: Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng và sổ chi tiết các tài khoản. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh. Để kiểm tra các số dư trên tài khoản của bảng cân đối kế toán, cần có sự đối chiếu số liệu giữa các báo cáo quản trị nội bộ, tiền mặt yêu cầu phải có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng yêu cầu phải có biên bản đối chiếu số dư với ngân hàng, công nợ yêu cầu phải có phân tích chi tiết tài khoản và biên bản đối chiếu công nợ. Về hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh: Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty được lập theo định kỳ tháng, quý, năm gồm: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo vụ việc. Tuy nhiên Công ty chưa chú trọng đến việc lập các báo cáo phân tích về chi phí sản xuất xây lắp nhằm so sánh, đánh giá chi phí sản xuất xây lắp với các định mức về chi phí của Công ty, từ đó có sự điều chỉnh định mức chi phí và đề ra các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất. 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn. Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi bộ phận, đơn vị trong Công ty được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và từng thành viên trong mỗi bộ phận lại được phân công những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp. Phòng Tài chính - Kế toán đã lựa chọn được người phù hợp với công việc quản lý tài chính kế toán theo các tiêu chí lựa chọn do Ban Giám đốc đưa ra. Các công việc kế toán khác nhau yêu cầu các trình độ chuyên môn, kỹ thuật khác nhau. Việc phân công công việc kế toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của từng công việc, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Do đó, hiệu quả của công tác kế toán được nâng cao, tránh sai sót nhầm lẫn trong quá trình thực hiện, xử lý công việc, đồng thời tạo sự kiểm tra chéo giữa các cá nhân, nhanh chóng khắc phục hiện tượng sai sót xảy ra nếu có. Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này được Ban Giám đốc đặc biệt coi trọng và có những quy định cụ thể về trách nhiệm trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí. Cá nhân đã thực hiện việc bảo quản tài sản thì không được thực hiện công việc của người kế toán; cá nhân là người bảo quản tài sản thì không được làm nhiệm vụ có quyền phê chuẩn trong các nghiệp vụ có liên quan; cá nhân là người thực hiện ghi sổ thì không giữ việc điều hành tại bộ phận đó. Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, nguyên vật liệu và kế toán vật tư chỉ phụ trách kiểm tra, đối chiếu, hạch toán chứng từ, kiểm kê nguyên vật liệu và đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế tại kho. Theo quy định của Công ty, giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ cũng có sự cách ly trách nhiệm. Về nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: tại Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lý. Tuy nhiên việc ủy quyền còn rất hạn chế. Mọi vấn đề đều do Giám đốc phê duyệt, không có quy định những vấn đề có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc, chỉ khi Giám đốc đi vắng mới viết giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc giải quyết. Điều này đã gây nên sự quá tải trong công việc của Giám đốc và làm giảm hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí đều phải có sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chính sách về các hoạt động cụ thể có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí như: Bảng định mức chi phí nguyên vật liệu, các quy định về chi phí hành chính, bảng khoán đơn giá tiền lương… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất xây lắp của Công ty như phê chuẩn các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu… 1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành Dưới góc độ quản lý về chi phí sản xuất xây lắp, kiểm soát nội bộ tại Công ty về chi phí sản xuất xây lắp trên các khoản mục: chi phí như kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công và kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung. 1.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty. Vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt khoản mục chi phí nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Theo đó, đặt ra yêu cầu về tổ chức, quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu tại Công ty gồm: Thứ nhất, quản lý nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, giá trị. Quản lý nguyên vật liệu theo từng chủng loại, theo từng đối tượng sử dụng, từng hạng mục công trình. Thứ hai, tổ chức việc tập hợp, ghi chép và hạch toán việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Tổ chức việc theo dõi lập hồ sơ chứng từ, xử lý, luân chuyển và lưu hồ sơ, lập báo cáo định kỳ theo dõi nguyên vật liệu. Kiểm tra việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu và phương pháp tính giá nhập, giá xuất kho, giá trị hàng tồn kho một cách thống nhất, phù hợp với các quy định nhằm bảo đảm việc tính và hạch toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, đầy đủ. Thứ ba, kiểm soát việc lập các báo cáo theo dõi nguyên vật liệu định kỳ nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, Ban Giám đốc và phục vụ việc xây dựng kế hoạch công tác, điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế. Do vậy, kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu của Công ty gồm: Một là, kiểm soát nội bộ về thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu: Trước hết, định kỳ bộ phận kho sẽ có báo cáo về việc sử dụng nguyên vật liệu và số lượng, chủng loại nguyên vật liệu còn tồn kho. Phòng Vật tư sẽ căn cứ trên các báo cáo định kỳ của bộ phận kho và phối hợp với phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu trong tháng và báo cáo Ban Giám đốc. Giám đốc sẽ trực tiếp xem xét và phê duyệt, khi đó phòng Vật tư soạn thảo đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua vật tư, nguyên vật liệu đối với các vật tư, nguyên vật liệu sử dụng cho các hạng mục công trình xây lắp do Công ty thi công. Bên cạnh đó, phòng Vật tư sẽ phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán trong việc thực hiện hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp nhằm kiểm soát về giá thành, số lượng, chủng loại cung cấp và thời gian giao hàng. Thứ hai, phòng Tài chính - Kế toán căn cứ vào đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua vật tư để thực hiện việc tạm ứng một phần giá trị hợp đồng theo phương thức chuyển khoản hoặc viết phiếu chi chi tiền tạm ứng dựa trên giấy đề nghị tạm ứng có sự phê duyệt của Giám đốc. Căn cứ vào phiếu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ thực hiện việc chi tiền mua vật tư, nguyên vật liệu. Thứ ba, phòng Vật tư tiến hành mua vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu, kiểm tra biên bản giao nhận vật tư. Bộ phận mua vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng, chủng loại và chất lượng vật tư dựa trên đơn đặt mua hàng và ký vào biên bản giao nhận vật tư và chuyển lại để thủ kho thực hiện nhập kho nguyên vật liệu, vật tư. Thủ kho lập phiếu nhập kho và ghi chép sổ sách theo dõi kho. Phòng Vật tư tập hợp các chứng từ về việc mua vật tư, nguyên vật liệu và chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán để làm cơ sở thanh toán với nhà cung cấp. Cuối cùng, phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra chứng từ và các giấy tờ liên quan và xử lý, hạch toán và nhập dữ liệu vào máy tính. Cuối tháng, phòng Tài chính - Kế toán lập báo cáo về nhập kho nguyên vật liệu, sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho và phòng Vật tư về số lượng nguyên vật liệu nhập kho trong tháng. Hai là, kiểm soát nội bộ về xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất: bộ phận kho chịu trách nhiệm quản lý về hàng hóa trong kho, do vậy để nguyên vật liệu được xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất thì đều phải có Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, lập Phiếu xuất kho, giữ lại một liên để làm cơ sở ghi chép theo dõi kho. Kế toán tại các đội xây dựng có nhiệm vụ tập hợp chứng từ và gửi về phòng Tài chính - Kế toán hạch toán, nhập dữ liệu vào máy tính. Cuối tháng, phòng Tài chính - Kế toán in sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo xuất kho nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho về tình hình nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Ba là, kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, thi công hạng mục công trình: trong phạm vi công việc, đội trưởng các đội xây dựng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, quản lý số lượng sản xuất, nguyên vật liệu xuất dùng, phế liệu, kiểm soát về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu trong quá trình tiến hành thi công. Định kỳ, kế toán tại các đội thi công lập báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu để kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ sách và hạch toán chi phí nguyên vật liệu một cách đầy đủ và chính xác. 1.2.4.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp tại đội xây dựng được thực hiện như sau: Thứ nhất, dựa vào từng hợp đồng thi công hạng mục công trình, phòng Kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành lập Hợp đồng giao khoán cho các đội trưởng đội xây dựng. Sau khi hợp đồng giao khoán được phê duyệt, sẽ được chuyển sang phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra, đối chiếu. Thứ hai, các đội trưởng đội xây dựng sẽ theo dõi, giám sát thời gian làm việc của công nhân trong đội, lập bảng chấm công hàng tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán đội sẽ dựa trên bảng chấm công hàng tháng để lập bảng thanh toán lương dựa trên đơn giá giao khoán trong Hợp đồng giao khoán, sau đó chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán. Thứ ba, kế toán tiền lương có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng giao khoán và bảng thanh toán tiền lương trình Giám đốc duyệt. Xử lý dữ liệu, nhập dữ liệu vào máy tính và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp; lập phiếu chi tiền lương. Phiếu chi sau khi được duyệt, chuyển cho Thủ quỹ tiến hành chi tiền cho các đội trưởng để thanh toán cho công nhân. Thứ tư, đội trưởng sẽ tiến hành chi lương cho công nhân theo bảng lương, kế toán đội sẽ tập hợp chứng từ chuyển lại phòng Tài chính - Kế toán để lưu trữ. 1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy. Máy móc thi công là loại máy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình. Do đặc thù của ngành sản xuất xây lắp là địa điểm xây dựng luôn thay đổi trong quá trình thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư nên Công ty không tiến hành tổ chức các đội máy thi công riêng biệt, đồng thời phương pháp thực hiện thi công vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy nên các chi phí liên quan đến hoạt động của đội máy thi công được tính vào khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Sau đó tính phân bổ chi phí sử dụng máy thi công thực tế cho từng công trình, hạng mục công trình. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công được thực hiện như sau: Thứ nhất, dựa vào từng hợp đồng thi công công trình, hạng mục công trình, phòng Kinh tế kế hoạch cùng với các đội trưởng đội thi công tiến hành lập Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công. Sau khi Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công được phê duyệt, sẽ được chuyển đến các đội trưởng đội thi công để thực hiện và chuyển sang phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra, đối chiếu. Thứ hai, căn cứ trên Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công, đội trưởng đội thi công sẽ giao kế toán đội lập “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”. Hàng ngày, kế toán đội sẽ theo dõi và ghi chép sổ sách các “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”. Định kỳ hàng tuần, kế toán đội sẽ tổng hợp và báo cáo đội trưởng về việc sử dụng máy thi công. Thứ ba, cuối mỗi tháng kế toán đội sẽ chuyển các chứng từ liên quan và “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công” về phòng Tài chính - Kế toán để kế toán tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu với Dự toán chi tiết về chi phí sử dụng máy thi công để nhập dữ liệu vào máy tính và hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Thứ tư, sau khi tập hợp và hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trên tài khoản 623, kế toán sẽ phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. 1.2.4.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là các chi phí phục vụ hoạt động sản xuất chung tại các đội xây dựng gồm: chi phí nhân viên của đội, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền. Chi phí sản xuất chung của Công ty được kế toán tập hợp trên tài khoản 627 và được phân bổ cho từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. Đối với từng khoản mục chi phí sản xuất chung, Công ty sẽ có những quy định về tổ chức, quản lý và kiểm tra cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng loại chi phí. Luận văn này xin được đề cập đến kiểm soát nội bộ về chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền tại Công ty. Kiểm soát nội bộ chi phí khấu hao tài sản cố định: việc trích lập khấu hao tài sản cố định là một phần rất quan trọng trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, gồm các nội dung sau: Thứ nhất, hàng năm căn cứ theo tờ trình về lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tài sản cố định, Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt theo Quy chế Tài chính. Trong bản kế hoạch do phòng Kinh tế kế hoạch lập có chỉ ra các vấn đề có liên quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn sử dụng cho kế hoạch, đồng thời cũng dự tính mức chi phí khấu hao cho các loại tài sản, chi phí sửa chữa lớn cho các loại tài sản đã hỏng… Thứ hai, sau khi có sự phê duyệt của Giám đốc về việc đầu tư mua sắm tài sản cố định, phòng Kinh tế kế hoạch sẽ phối hợp với phòng Tổ chức hành chính tiến hành mua sắm, tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng mua bán. Việc mua bán hoàn tất được thể hiện trên biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn mua hàng. Thứ ba, các tài sản cố định tại Công ty sẽ được lập hồ sơ riêng để theo dõi, gồm hợp đồng mua tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định, hóa đơn mua hàng, thời gian đưa vào sử dụng và các chứng từ khác có liên quan. Tài sản cố định phải được phân loại, có số hiệu quản lý và được theo dõi chi tiết trong sổ theo dõi tài sản cố định. Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi nguyên giá, mức khấu hao trích trong kỳ, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại của từng tài sản cố định trên sổ kế toán. Ngoài việc theo dõi thường xuyên quá trình sử dụng tài sản cố định, hàng năm Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố định để so sánh, đối chiếu với sổ sách, đồng thời đánh giá thực trạng tài sản cố định của Công ty. Thứ tư, tất cả các tài sản cố định của Công ty có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao tài sản cố định được kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công ty dựa theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính để xác định thời gian sử dụng của tài sản cố định. Hàng tháng kế toán xác định mức trích khấu hao của từng tài sản cố định. Khấu hao tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất sẽ được phân bổ vào chi phí sản xuất xây lắp của từng hạng mục công trình theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trong tháng. Kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi khác bằng tiền: chi phí dịch vụ mua ngoài chủ yếu của Công ty là chi phí vận chuyển. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng Vật tư sẽ tiến hành lập kế hoạch vận chuyển, hợp đồng vận chuyển, phiếu báo vận chuyển trình ký duyệt và chuyển phòng Tài chính - Kế toán. Khi đó, phòng Tài chính - Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn vận chuyển với các chứng từ có liên quan, xác định công nợ với các đơn vị vận chuyển và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy định. Đối với các khoản chi khác bằng tiền phục vụ cho việc thực hiện công việc sẽ căn cứ trên chi phí thực tế phát sinh. Phòng Tài chính - Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan trên cơ sở thực tế phát sinh. Riêng các khoản chi phí về điện thoại, công tác phí, xăng xe được thực hiện theo quy định khoán riêng cho từng khoản mục chi phí này. 1.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 820 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh nghiệp đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế của Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý đòi hỏi ngày càng cao, xu thế hội nhập diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 có thể rút ra mấy nhận xét sau: Về môi trường kiểm soát: Quá trình hình thành và phát triển Công ty cũng là quá trình nhận thức của Ban Giám đốc về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Qua thực tế, sự thay đổi về nhận thức và cách thức tổ chức, quản lý dẫn đến các thay đổi trong đường lối, phương hướng hoạt động. Điều này là hết sức quan trọng và là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy định về kiểm soát nội bộ thuộc các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Về hệ thống kế toán: Thực hiện tin học hóa hệ thống thông tin kế toán đã nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ kế toán, giúp cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo được cải thiện một cách đáng kể so với trước đây. Công tác lập kế hoạch, lập dự toán, dự trù nguyên vật liệu, lập phương án sản xuất kinh doanh được thực hiện khá sát với thực tế, do công tác lập kế hoạch được dựa trên từng công trình cụ thể, và được điều chỉnh ngay khi có những biến động nhất định. Bên cạnh đó, công tác lập kế hoạch còn được thực hiện hàng tháng và tùy theo năng lực sản xuất thực tế của Công ty tại mỗi giai đoạn. Hệ thống kế toán và sổ sách kế toán được xây dựng khá phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính phục vụ công tác kiểm soát chi phí đã phát huy vai trò trong việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót và điều chỉnh chi phí sản xuất trong hoạt động xây lắp của Công ty. Việc phối hợp, luân chuyển và quản lý chứng từ đã được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm túc. Các cán bộ của phòng Tài chính - Kế toán luôn phát huy vai trò, trách nhiệm cá nhân trong công việc, đồng thời đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ trong Công ty. Về thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ ngay từ khâu mua vào, nhập kho, theo dõi, quản lý và xuất kho nguyên vật liệu. Do đó đã giảm thiểu được thất thoát, lãng phí, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản, bảo vệ nguyên vật liệu được thực hiện nghiêm ngặt và chặt chẽ, hệ thống kho, quỹ, các thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ… các nghiệp vụ được thực hiện hợp lý, đúng quy định. Công tác kiểm soát nội bộ đã phần nào thực hiện được mục đích bảo vệ tài sản, kiểm soát đối với các tài sản cố định, máy móc và nguyên vật liệu trong Công ty. Các quy định cũng như quy trình kiểm soát chi phí nhân công trong Công ty đã hạn chế tối đa việc ghi khống chi phí tiền lương, bảo đảm độ tin cậy, chính xác của số liệu về chi phí tiền lương; giúp bộ phận kế toán tiền lương kiểm soát, tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các chi phí phát sinh của các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Quy trình kiểm soát nội bộ kết hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán nghiêm ngặt, chặt chẽ đảm bảo hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, thể hiện qua một số điểm sau: Thứ nhất, công tác kế hoạch chưa chú trọng đến việc lập các kế hoạch cụ thể về mức sử dụng vốn, các nguồn và cách thức huy động vốn cho hoạt động sản xuất cho cả năm của Công ty. Thứ hai, hệ thống kế toán chưa thực sự phục vụ trực tiếp cho việc đưa ra các quyết định cho Ban Giám đốc. Hiện nay Công ty chưa có hệ thống báo cáo nội bộ hàng tháng phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc. Công tác lập báo cáo tài chính quyết toán năm còn chậm, làm ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch tài chính và phân tích tình hình tài chính chung của Công ty. Đồng thời các báo cáo kế toán chưa thể hiện được được sự phân tích chi phí, các thông tin về sự biến động chi phí so với kế hoạch, chưa phân tích được các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của từng khoản mục chi phí, từ đó giúp các nhà quản lý, các cán bộ xây dựng kế hoạch đưa ra các giải pháp nhằm giảm thiểu chi phí, quản lý chi phí một cách có hiệu quả, xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh cho Công ty. Thứ ba, công tác quản lý, kiểm soát và hạch toán chi phí còn gặp nhiều khó khăn do văn phòng và các công trình thi công ở các tỉnh với nhiều địa điểm khác nhau. Các loại chi phí thực tế phát sinh tại các công trình thi công, tại các đội sản xuất, nhưng chứng từ và báo cáo lại được hạch toán và tổng hợp tại Văn phòng. Vì vậy việc đối chiếu số liệu thường gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian. Do đó, việc sai sót về chứng từ, số liệu là việc khó tránh được, từ đó ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong các báo cáo về chi phí của Công ty. Thứ tư, việc kiểm soát, quản lý đối với chi phí vận chuyển còn nhiều bất cập. Cụ thể vào các ngày cuối tháng, phòng Vật tư mới lập các phiếu báo vận chuyển và gửi cho phòng Tài chính - Kế toán để hạch toán, do việc vận chuyển hàng tháng phát sinh nhiều cộng với việc vận chuyển có thể phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp cần phải vận chuyển gấp. Do vậy, không thể tránh được trường hợp bị sót trong kê khai chi phí vận chuyển, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu trong việc tổng hợp các chi phí sản xuất và báo cáo chi phí sản xuất hàng tháng của Công ty. Ngoài ra việc kiểm soát đối với chi phí mua hàng hóa dịch vụ ngoài được thực hiện theo quy định của Nhà nước là khá tốt, song lại không có sự kiểm tra ngược lại đối với chứng từ hàng hóa dịch vụ mua ngoài đã mua. Thứ năm, Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với hệ thống kế toán là chưa chặt chẽ. Ngoài những nguyên nhân khách quan từ đặc thù hoạt động, quan hệ cung cầu trên thị trường, sự biến động về giá của nguyên vật liệu đầu vào, sự thay đổi chính sách của Nhà nước cũng cần phải kể đến một số nguyên nhân sau: Một là, Công ty chưa có phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ; Hai là, Công ty chưa thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí sản xuất xây lắp trong nội bộ Công ty. CHƯƠNG II PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢ