Chuyên đề Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp -Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội

c văn bản cần đến sự quyết định của UBND thành phố và các Sở ban ngành liên quan bị chậm trễ .Tình trạng quan liêu trì trệ của các cấp chính quyền trong việc xem xét , kiểm tra và ký duyệt những văn bản có liên quan đến dự án đã cản trở tiến độ thực hiện dự án .Thời gian quy định cho quá trình phê duyệt các công trình xây dựng thông thường là từ 20 đến 60 ngày tuỳ theo nhóm công trình ( dự án nhóm A : tối đa 60 ngày , nhóm B : tối đa 30 ngày , nhóm C : tối đa 20 ngày ) nhưng trên thực tế thời gian này lớn hơn nhiều .Đặc biệt là tại các địa phương nơi có công trình xây dựng , thủ tục trình duyệt rất rườm rà , phức tạp gây chậm tiến độ thi công . -Công tác đền bù , giải phóng mặt bằng kéo dài không theo kế hoạch bởi sự cản trở của người dân địa phương vì sự đền bù chưa thoả đáng ,nếu công trình xây dựng trên các địa phương chưa xây dựng được định mức đền bù chung thì việc giải phóng mặt bằng còn gặp khó khăn hơn rất nhiều . -Trong quá trình thi công công trình phát hiện ra những sai sót trong thiết kế kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng dự án nên phải dừng lại để giải quyết kịp thời . -Thời gian nghiệm thu từng hạng mục công trình , từng công việc hoàn thành bị chậm trễ ảnh hưởng đến việc thực hiện các công việc tiếp theo . -Xuất hiện các sự cố bất khả kháng ngoài mong muốn khiến việc thi công phải tạm dừng hoặc gây nên các thiệt hại phải sửa chữa . Trong những trường hợp như thế này , Ban sẽ phối hợp với nhà thầu thi công và các bộ phận có liên quan khác để điều chỉnh lại tiến độ . 2.2 .Quản lý chất lượng dự án Bên cạnh việc quản lý tiến độ dự án thì một vấn đề cũng không kém phần quan trọng đó là quản lý chất lượng dự án . Đặc biệt đây lại là các công trình xây dựng nên cần thiết phải quản lý chất lượng công trình để đảm bảo cho phù hợp với quy hoạch ,đảm bảo chát lượng và đáp ứng được các mục tiêu phát triển chung đã đề ra .Nhiệm vụ của Ban trong công tác này là phải đảm bảo cho công trình tính an toàn hiệu quả dựa trên các văn bản pháp luật của nhà nước , các hợp đồng kinh tế , đặc biệt là Nghị định số 209/2004/ NĐ-CP của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng .Dưới đây là những nội dung chính khi Ban tiến hành quản lý chất lượng dự án : -Quản lý chất lượng sản phẩm của tổ chức tư vấn lập BCNCKT,TKKT-TDT ... -Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng -Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình -Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình -Bảo hành công trình xây dựng Để quản lý chất lượng dự án đạt hiệu quả, Ban đã áp dụng hệ thống các tiêu chuẩn xâydựng bao gồm quy chuẩn xây dựng và tiêu chuẩn xây dựng , các định mức kinh tế -kỹ thuật ... 2.2.1. Các thủ tục quản lý chất lượng tại Ban Trước khi tiến hành thực hiện một dự án đầu tư , Ban phải trình lên UBND thành phố Hà Nội , Sở kế hoạch đầu tư ,các Sở chuyên ngành có thẩm quyền xem xét và phê duyệt BCNCKT,TKKTTC và kế hoạch đấu thầu . Sau khi thẩm định tính khả thi của các hồ sơ nói trên , UBND thành phố sẽ ra văn bản phê duyệt quyết định đầu tư . Trong quá trình thi công xây dựng công trình nếu có những vấn đề phát sinh nếu không thuộc thẩm quyền quản lý của Ban thì phải báo cáo lên UBND thành phố để có các phương án giải quyết . 2.2.2.Quản lý chất lượng các sản phẩm của các tổ chức tư vấn lập báo cáo NCKTvà TKKT-TDT Chất lượng công trình phụ thuộc rất lớn vào các hồ sơ do tư vấn lập ở trên ,do vậy việc đầu tiên là tuyển chọn tư vấn sẽ được Ban tiến hành dựa trên năng lực thực tế của họ cũng như kinh nghiệm thiết kế đối với các công trình tương tự đã được thực hiện .Yêu cầu đối với các tổ chức tư vấn là phải có tư cách pháp nhân , có chứng chỉ hành nghề theo quy định của nhà nước , có trình độ chuyên môn dày dạn … Việc giám sát của Ban đối với tư vấn lập BCNCKTvà TKKT-TDT được Ban giao cho phòng kế hoạch , ngoài ra công tác thẩm định chất lượng các báo cáo này cũng được ban quản lý khá tốt trước khi trình lên các cấp cao hơn phê duyệt .Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một thực tế là nhiều sản phẩm của tư vấn vẫn còn nhiều thiếu sót , phải lập đi lập lại nhiều lần , hoặc trong quá trình triển khai thì phải bổ sung thiết kế …điều này dẫn đến làm ảnh hưởng đến chất lượng của toàn bộ dự án . Đặc biệt đối với công tác lập TKKT-TDT -đây sẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án do đó Ban cần thiết phải kiểm tra các nội dung sau đây : * Đối với thiết kế kỹ thuật : -Kiểm tra sự phù hợp của TKKT với nội dung đã được phê duyệt trong quyết định đầu tư về quy mô , công nghệ , công suất , các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật , quy hoạch , kiến trúc , quy chuẩn , tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng . -Bảo vệ môi trường , sinh thái ,phòng , chống cháy nổ , an toàn lao động , vệ sinh công nghiệp . -Sự hợp lý của giải pháp thiết kế kỹ thuật -Tư cách pháp lý của tổ chức , cá nhân thiết kế . *Đối với tổng dự toán : -Kiểm tra tính đúng đắn của các định mức , đơn giá và việc vận dụng định mức , đơn giá , các chế độ , chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí theo quy định của nhà nước . -Sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán -Xác định giá trị tổng dự toán kể cả thiết bị để so sánh với tổng mức đầu tư đã duyệt . 2.2.3. Công tác quản lý chất lượng khảo sát xây dựng Khảo sát xây dựng là công việc mở đầu của bất kỳ một dự án đầu tư nào do đó khi tiến hành quản lý Ban sẽ xem xét, giám sát thường xuyên , có hệ thống từ khi bắt đầu khảo sát đến khi hoàn thành công việc với các nội dung chủ yếu sau đây : -Kiểm tra điều kiện năng lực hoat động xây dựng của các nhà thầu khảo sát xây dựng so với hồ sơ dự thầu về nhân lực , thiết bị máy móc phục vụ khảo sát , phòng thí nghiệm được nhà thầu khảo sát xây dựng sử dụng. -Theo dõi , kiểm tra vị trí khảo sát , khối lượng khảo sát và việc thực hiện quy trình khảo sát theo phương án kỹ thuật đã được phê duyệt .Kết quả theo dõi ,kiểm tra phải được ghi chép vào nhật ký khảo sát xây dựng -Theo dõi và yêu cầu nhà thầu khảo sát xây dựng thực hiện bảo vệ môi trường và các công trình xây dựng trong khu vực khảo sát theo quy định tại nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình xây dựng . Sau đó , Ban sẽ tiến hành nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng với các nội dung : -Đánh giá chất lượng công tác khảo sát so với nhiệm vụ khảo sát xây dựng và tiêu chuẩn khảo xây dựng được áp dụng. -Kiểm tra hình thức và số lượng của báo cáo kết quả khảo sát xây dựng -Nghiệm thu khối lượng công việc khảo sát xây dựng theo hợp đồng khảo sát xây dựng đã ký kết .Trường hợp kết quả khảo sát xây dựng thực hiện đúng hợp đồng khảo sát và tiêu chuẩn xây dựng nhưng không đáp ứng được mục tiêu đầu tư đã đề ra của chủ đầu tư thì Ban vẫn phải thanh toán phần đã nghiệm thu theo hợp đồng. Nhiệm vụ khảo sát xây dựng do các tổ chức tư vấn thiết kế hoặc nhà thầu khảo sát lập sau đó sẽ được Ban trình lên các Sở ban ngành chức năng phê duyệt . 2.2.4.Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình Thiết kế xây dựng công trình bao gồm bản thiết kế kỹ thuật và bản thiết kế bản vẽ thi công .Sản phẩm thiết kế trước khi đưa ra thi công phải được Ban nghiệm thu và xác nhận .Các căn cứ Ban tiến hành nghiệm thu hồ sơ thiết kế xây dựng công trình : -Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng công trình -Nhiệm vụ thiết kế , thiết kế các bước trước đó đã được phê duyệt -Quy chuẩn , tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng -Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình bao gồm bản thuyết minh , bản vẽ thiết kế và dự toán , tổng dự toán . Sau đó Ban sẽ tiến hành nghiệm thu với các nội dung : -Đánh giá chất lượng thiết kế . -Kiểm tra hình thức và số lượng hồ sơ thiết kế xây dựng công trình. Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình phải chịu trách nhiệm trước Ban quản lý và các cấp ngành liên quan về chất lượng thiết kế xây dựng công trình và phải bồi thường thiệt hại khi sử dụng thông tin , tài liệu , quy chuẩn , tiêu chuẩn xây dựng , giải pháp kỹ thuật , công nghệ không phù hợp gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây dựng và các hành vi vi phạm khác gây thiệt hại . 2.2.5 .Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng nhà thầu thi công xây dựng , giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng . Khi tiến hành quản lý các hoạt động trên , công việc trước tiên của Ban đó là kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp của hồ sơ của các nhà thầu thi công xây dựng .Phòng kế hoạch và phòng tổ chức hành chính sẽ là hai đơn vị trực tiếp phụ trách việc thực hiện công tác đấu thầu tuyển chọn và ký kết hợp đồng đối với nhà thầu.Đối với công việc lập hồ sơ mời thầu và xét duyệt các hồ sơ dự thầu do phòng kế hoạch đảm nhận . Ngoài ra , trong công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình thì phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án sẽ phối hợp đảm nhận .Vấn đề này sẽ được đề cập chi tiết tại trang 70 của bài viết . Các nội dung giám sát chính là : -Kiểm tra các điều kiện khởi công công trình xây dựng theo quy định tại điều 72 của Luật Xây dựng -Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng, bao gồm : +Kiểm tra về nhân lực , thiết bị thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình đưa vào công trường . +Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng công trình +Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc , thiết bị ,vật tư có yêu cầu an toàn phục vụ thi công xây dựng công trình . -Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư , vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế , bao gồm : +Kiểm tra giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất , kết quả thí nghiệm của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn và kết quả kiểm định chất lượng thiết bị của các tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận đối với vật liệu , cấu kiện , sản phẩm xây dựng , thiết bị lắp đặt vào công trình trước khi đưa vào xây dựng công trình. +Khi nghi ngờ các kết quả kiểm tra chất lượng vật liệu , thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng cung cấp thì Ban tiến hành kiểm tra trực tiếp vật tư , vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng . -Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng công trình, bao gồm +Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình +Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường .Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký giám sát của chủ đầu tư hoặc biên bản kiểm tra theo quy định . +Xác nhận bản vẽ hoàn công . +Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định tại điều 23 nghị định 209/2004/NĐ-CP. +Tập hợp , kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng , bộ phận công trình , giai đoạn thi công xây dựng , nghiệm thu thiết bị , nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng . +Phát hiện sai sót , bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh . +Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình , hạng mục công trình và công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng . +Chủ trì , phối hợp với các bên có liên quan giải quyết những vướng mắc , phát sinh trong thi công xây dựng công trình. * Nghiệm thu chất lượng công trình xây dựng . Sau khi nhà thầu thi công xây dựng có phiếu yêu cầu nghiệm thu , Ban sẽ tổ chức nghiệm thu công trình kịp thời theo các giai đoạn cụ thể sau : -Nghiệm thu từng công việc xây dựng trong quá trình thi công xây dựng . -Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng . -Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình , công trình xây dựng để đưa vào sử dụng . Việc nghiệm thu công trình xây dựng sẽ được thành lập một hội đồng nghiệm thu gồm các thành phần tham gia của Sở chuyên ngành , của Ban quản lý dự án và các nhà thầu phụ trách .Tại Ban quản lý dự án thì công tác nghiệm thu sẽ do phòng kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án phối hợp thực hiện . êNghiệm thu công việc xây dựng : Ban sẽ thực hiện theo trình tự sau đây : -Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường : công việc xây dựng , thiết bị lắp đặt tĩnh tại hiện trường -Kiểm tra các kết quả thử nghiệm , đo lường mà nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện để xác định khối lượng và chất lượng của vật liệu , cấu kiện xây dựng , thiết bị lắp đặt vào công trình . -Đánh giá sự phù hợp của công việc xây dựng và việc lắp đặt thiết bị so với thiết kế , tiêu chuẩn xây dựng và tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật. Kết quả nghiệm thu phần xây dựng sẽ được lập thành biên bản theo mẫu quy định tại nghị định 209/2004/NĐ-CP .Sau khi nghiệm thu xong phần này sẽ cho phép thực hiện các công việc tiếp theo . êNghiệm thu bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng Trình tự và nội dung công việc Ban thực hiện : -Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường : bộ phận công trình xây dựng , giai đoạn thi công xây dựng , chạy thử đơn động và liên động không tải -Kiểm tra các kết quả thử nghiệm , đo lường do nhà thầu thi công xây dựng đã thực hiện -Kiểm tra bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng -Kết luận về sự phù hợp với tiêu chuẩn và thiết kế xây dựng công trình được phê duyệt , cho phép chuyển giai đoạn thi công xây dựng .Trong giai đoạn này , cán bộ phụ trách bộ phận giám sát thi công xây dựng của Ban sẽ kết hợp với người phụ trách bộ phận giám sát của tổng thầu để thực hiện nghiệm thu , nếu có nhà thầu phụ thực hiện thì Ban sẽ kết hợp kiểm tra công tác nghiệm thu của tổng thầu đối với các nhà thầu phụ . êNghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình xây dựng , công trình xây dựng đưa vào sử dụng . Ban sẽ tiến hành trên các nội dung sau đây : -Kiểm tra hiện trường -Kiểm tra bản vẽ hoàn công công trình xây dựng . -Kiểm tra kết quả thử nghiệm , vận hành thử đồng bộ hệ thống máy móc thiết bị công nghệ . -Kiểm tra các văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nưứoc có thẩm quyền về phòng chống cháy nổ , an toàn môi trường , an toàn vận hành . Kiểm tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì công trình xây dựng . -Chấp thuận nghiệm thu để đưa công trình xây dựng vào khai thác sử dụng . 2.2.6. Bảo hành công trình xây dựng Khi tiến hành công tác này , Ban sẽ đảm bảo xác định trách nhiệm của các nhà thầu xây dựng về chất lượng công trình trước Ban cũng như trước pháp luật .Trong hợp đồng ký kết giữa nhà thầu và Ban sẽ ghi rõ các điều khoản bảo hành cũng như thời gian và mức tiền bảo hành .Các công việc của Ban bao gồm : -Kiểm tra tình trạng công trình xây dựng , phát hiện hư hỏng để yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng công trình , nhà thầu cung ứng thiết bị công trình sửa chữa , thay thế .Trường hợp các nhà thầu không đáp ứng được việc bảo hành thì Ban có quyền thuê nhà thầu khác thực hiện -Giám sát và nghiệm thu công việc khắc phục , sửa chữa của nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình xây dựng -Xác nhận hoàn thành bảo hành công trình xây dựng cho nhà thầu thi công xây dựng công trình và nhà thầu cung ứng thiết bị công trình. Thông thường thời gian bảo hành công trình xây dựng ít nhất sẽ là 12 tháng với mức tiền từ 3% - 5% giá trị hợp đồng . 2.2.7.Đánh giá công tác quản lý chất lượng tại Ban . *Những thành công đạt được Ban đã tiến hành công tác quản lý chất lượng trên tất cả các mặt do đó đã hạn chế được rất nhiều các dự án không đảm bảo về chất lượng .Bên cạnh đó thủ tục trình ,duyệt tại Ban cũng khá chặt chẽ và được chú trọng xem xét ở tất cả các giai đoạn quan trọng vì vậy đa số các dự án do Ban quản lý đều đảm bảo yêu cầu chất lượng . *Những tồn tại Công tác quản lý chất lượng các tổ chức tư vấn còn một số hạn chế , vẫn còn tồn tại một số tư vấn trình độ chưa cao do đó việc khảo sát , thẩm định còn nhiều thiếu sót , nhiều nhà tư vấn còn hạn chế trong việc dự tính các phương án phát sinh sau này trong quá trình thi công hoặc có những tác động không tốt đến chất lượng công trình về sau .Ngoài ra trong quá trình quản lý hoạt động của các đơn vị tham gia như đơn vị thi công , giám sát , nghiệm thu , cung cấp vật tư thiết bị…vẫn còn chưa thật sự chạt chẽ dẫn đến các bên không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình khiến chất lượng công trình bị ảnh hưởng. 2.3.Quản lý chi phí dự án Chí phí cho dự án đầu tư xây dựng công trình phải được tính toán và quản lý để đảm bảo hiệu quả của dự án .Việc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình có sử dụng vốn ngân sách phải căn cứ vào các định mức kinh tế –kỹ thuật và các quy định có liên quan khác do cơ quan nhà nưứoc có thẩm quyền ban hành .Hiện nay , công tác quản lý chi phí dự án của Ban do phòng hành chính tổ chức (bộ phận tài chính kế toán) đảm nhận .Đây là một nội dung quan trọng vì có quản lý tốt chi phí mới đảm bảo công trình được hoàn thành đúng kế hoạch vốn được giao , ngoài ra còn làm giảm thất thoát , lãng phí cho nhà nước từ đó có thể phát triển thêm các công trình xây dựng mở rộng quỹ nhà quỹ đất phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân . 2.3.1.Nguyên tắc quản lý chi phí -Nhà nước ban hành , hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách , nguyên tắc và phương pháp lập , điều chỉnh đơn giá , dự toán ;định mức kinh tế kỹ thuật trong thi công xây dựng , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng để lập , thẩm định , phê duyệt và quản lý tổng mức đầu tư , tổng dự toán ,dự toán và thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình . -Chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình được xác định theo công trình phù hợp với bước thiết kế xây dựng và được biểu hiện bằng tổng mức đầu tư , tổng dự toán , dự toán công trình . -Đối với các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách thì chi phí phải được lập và quản lý trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế –kỹ thuật , định mức chi phí trong hoạt động xây dựng , hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành -UBND cấp tỉnh căn cứ các nguyên tắc quy định tại các điều trên chỉ đạo Sở xây dựng chủ trì , phối hợp với Sở có liên quan lập các bảng giá vật liệu , nhân công và chi phí sử dụng máy thi công xây dựng phù hợp với điều kiện cụ thể của thị trường địa phương để ban hành và hướng dẫn áp dụng đối với các công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh . Bộ xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình. 2.3.2.Hệ thống các văn bản pháp luật Ban áp dụng khi quản lý chi phí Công tác quản lý chi phí dự án đầu tư của Ban đều tuân thủ theo hệ thống tài chính kế toán hiện hành mà ta có thể thấy qua một số văn bản sau đây : -Nghị định số 16 /2005/NĐ-CP của chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản . -Công văn số 1500/TTCK-ĐT ngày 17/2/2004 của Bộ tài chính về việc triển khai kế hoạch và cấp vốn đầu tư xây dựng cơ bản kế hoạch năm 2004. -Thông tư liên tịch số 38 /2004/TTLT-BTC-BXD ngày 26/4/2004 của bộ tài chính –Bộ xây dựng hướng dẫn việc thông báo và kiểm soát giá vật liệu xay dựng trong lĩnh vực đầu tư xây dựng . -Thông tư số 45/2004/TT-BTC ngày 21/5/2004 của bộ tài chính bổ sung , sửa đổi một số điểm của Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước . 2.3.3.Thực tế công tác quản lý chi phí dự án tại Ban Ban đã tiến hành xây dựng , ban hành và thực hiện quy chế tài chính , đồng thời tập trung chỉ đạo công tác báo cáo tài chính hàng tháng , hàng quý , hàng năm .Cụ thể: +Lập kế hoạch tài chính trong năm và từng giai đoạn theo quy định hiẹn hành . +Trao đổi và làm việc với các đơn vị trong và ngoài ngành giải quyết các vấn đề về định mức , đơn giá , chế độ chính sách và các vướng mắc khác nếu có để thực hiện tốt công tác thanh quyết toán . +Kiểm tra thủ tục tam ứng , thanh toán vốn đầu tư .Kiểm tra quyết toán công trình về thực hiện đơn giá trước khi trình cơ quan cấp trên thẩm định .Thực hiện chế độ thống kê , kế toán và báo cáo tình hình thực hiện “đầu tư ”theo đúng quy định của nhà nước , của cấp trên , của giám đốc Sở . Bên cạnh đó , hiện nay ở Ban chỉ có một nguồn vốn duy nhất là vốn ngân sách do đó công tác quản lý chi phí tại ban không quá phức tạp .Có thể quản lý trên một số nội dung chính như : -Tổng mức đầu tư của dự án : là khái toán chi phí của toàn bộ dự án được xác định trong giai đoạn lập dự án ,gồm chi phí xây dựng , chi phí thiết bị , chi phí đền bù giải phóng mặt bằng , tái định cư , chi phí khác bao gồm cả vốn lưu động đối với các dự án sản xuất kinh doanh , lãi vay trong thời gian xây dựng và chi phí dự phòng .Ban sẽ dựa trên tổng mức đầu tư để làm cơ sở lập kế hoạch và quản lý nguồn vốn đầu tư , xác định hiệu quả đầu tư của dự án đồng thời xác định giới hạn chi phí tối đa được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình . -Dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình Dự toán xây dựng công trình bao gồm chi phí xây dựng , chi phí thiết bị , chi phí khác và chi phí dự phòng . Tổng dự toán là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng , không vượt tổng mức đầu tư đã duyệt . Ban sẽ dựa trên hai nội dung chi phí này để ký kết hợp đồng , thanh toán giữa chủ đầu tư với các nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu ,đồng thời Ban sẽ xác định giá thành xây dựng công trình . -Tạm ứng vốn đầu tư xây dựng công trình :Viêc tạm ứng vốn được thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực .Ban đã thực hiện việc tạm ứng vốn theo quy định sau đây : Bảng 3 : Bảng quy định mức tạm ứng vốn Ban áp dụng STT Loại hợp đồng , gói thầu Mức tạm ứng so với hợp đồng (%) 1 Tư vấn 25 2 Gói thầu thi công +Gía trị ≥ 50 tỷ đồng +Gía trị từ 10 → ≤ 50 tỷ đồng +Gía trị ≤ 10 tỷ đồng 10 15 20 3 Mua sắm thiết bị 10 4 Các công việc khác 15 Đối với việc thu hồi vốn tạm ứng , Ban sẽ bắt đầu tiến hành khi gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành đạt từ 20% đến 30% giá trị hợp đồng .Vốn tạm ứng được thu hồi dần vào từng thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và được thu hồi hết khi gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng . -Thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình Việc thanh toán vốn đầu tư cho các công việc , nhóm công việc hoặc toàn bộ công việc lập dự án , khảo sát ,thiết kế , thi công xây dựng công trình , giám sát và các hoạt động xây dựng khác Ban căn cứ trên giá trị khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết để tiến hành các công việc thanh toán .Đặc biệt đối với dự án tại Ban là các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước nên trong năm kết thúc xây dựng hoặc đưa công trình vào sử dụng thì Ban phải thanh toán toàn bộ cho nhà thầu giá trị công việc hoàn thành trừ khoản tiền giữ lại để bảo hành công trình .Sau thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đề nghị thanh toán của nhà thầu , Ban sẽ hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị giải ngân tới các cơ quan cấp phát , cho vay vốn .Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ , cơ quan cấp phát , cho vay vốn có trách nhiệm thanh toán .Trong quá trình thực hiện dự án , nếu Ban chậm thanh toán khối lượng công việc đã hoàn thành thì phải trả khoản lãi theo lãi suất ngân hàng do các bên thoả thuận ghi trong hợp đồng cho nhà thầu đối với khối lượng chậm thanh toán . -Quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình . Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã được thực hiện trong qúa trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng . Ban có trách nhiệm thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình ngay sau khi công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng theo yêu cầu của người quyết định đầu tư .Đối với công việc này , Ban sẽ lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành để trình lên các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt chậm nhất là 12 tháng đối với dự án quan trọng quốc gia , dự án nhóm A và 9 tháng đối với các dự án nhóm B, 6 tháng đối với dự án nhóm C kể từ khi công trình hoàn thành , đưa voà khai thác sử dụng . 2.2.4. Đánh giá tình hình quản lý chi phí tại Ban . Ban luôn chú trọng tới công tác quản lý chi phí dự án , tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì vẫn còn tồn tại nhiều những hạn chế cần phải giải quyết . *Những mặt đã đạt được : Có thể thấy tình hình thực hiện nguồn vốn của Ban qua bảng sau : Bảng 4 : tình hình thực hiện nguồn vốn của BQLDA qua các năm Năm Chỉ tiêu đơn vị 2000 2001 2002 2003 2004 kế hoạch triệu đ 18.305 26.646 120.654 143.585 84.670 thực hiện triệu đ 17.720 25.900 118.000 141.000 83.400 giải ngân % 96,8 97,2 97,8 98,2 98,5 Nguồn : báo cáo tình hình thực hiện nguồn vốn của Ban từ 2000-2004 Như vậy có thể thấy rằng , nguồn vốn của ban quản lý dự án có sự tăng trưởng rõ rệt qua các năm. Qua bảng so sánh cũng thấy được tỷ lệ giải ngân của các năm ,năm sau cao hơn năm trước.Đặc biệt trong năm 2004 tuy sản luợng kế hoạch vốn được giao so với năm 2002và 2003 không nhiều , bên cạnh đó lại có nhiều khó khăn phức tạp song năm 2004 lại là năm có tỷ lệ giải ngân cao nhất . Điều này đã thể hiện hiệu quả quản lý chi phí của ban quản lý dự án . Có thể xem xét về tình hình vốn cụ thể năm 2004 như sau : Tổng số được giao