Chuyên đề Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC

hực tế, nhiều khi công ty chia việc thực hiện dự án theo các chu kỳ và tổ chức quản lý theo các chu kỳ đó. Chu kỳ của dự án bắt đầu từ khi hình thành ý tưởng đến các giai đoạn phát triển, triển khai thực hiện dự án và cuối cùng là giai đoạn kết thúc dự án. Có thể khái quát chung về quy trình quản lý dự án xây dựng đối với các dự án do công ty làm chủ đầu tư như sau: Bảng 1.7: Quy trình khái quát chung về quản lý dự án xây dựng. QUY TRÌNH KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLDA XÂY DỰNG I. CHUẨN BỊ DỰ ÁN 1. Lập dự án 2. Thẩm định dự án đầu tư. 3. Phê duyệt dự án đầu tư. II. THỰC HIỆN DỰ ÁN Chuẩn bị trước khi xây lắp 1. Lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu dự án và tiến độ dự án. 2. Chọn đơn vị cung cấp thiết bị công nghệ. 3. Chọn đơn vị thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công. 4. Lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế; Dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình. 5. Xin giấy phép xây dựng. 6. Chọn nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu lắp máy… 7. Chọn nhà thầu tư vấn giám sát: giám sát xây dựng và giám sát thiết bị. 8. Mua bảo hiểm công trình xây dựng và lắp đặt thiết bị. Tiến hành xây lắp 1. Khởi công và thi công xây dựng. 2. Lắp đặt thiết bị công trình. Các công tác chính về QLDA giai đoạn xây lắp 1. Quản lý thi công gồm: - Quản lý chất lượng. - Quản lý tiến độ. - Quản lý khối lượng. - Quản lý an toàn lao động. - Quản lý môi trường xây dựng. 2. Quản lý chi phí xây dựng. 3. Quản lý hợp đồng trong xây dựng. III. KẾT THÚC XÂY DỰNG BÀN GIAO VÀ THANH QUYẾT CÔNG TRÌNH 1. Nghiệm thu- hoàn công. 2. Kiểm định công trình. 3. Bàn giao công trình đưa vào sử dụng. 4. Báo cáo quyết toán – Kiểm toán. 5. Thẩm định, phê duyệt quyết toán dự án. 6. Bảo hành công trình. ( Nguồn: Ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC) 1.3.4.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:      Chuẩn bị đầu tư là giai đoạn tạo tiền đề và quyết định nên sự thành công hay thất bại của một dự án đầu tư. Chính vì vậy trong giai đoạn này, vấn đề chuẩn xác trong các quyết định cũng như vấn đề chất lượng là vô cùng quan trọng. Nắm được tầm quan trọng của giai đoạn này, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã chú tâm trong lĩnh vực quản lý dự án, đảm bảo cho dự án được đi theo đúng hướng mà trước hết là xuất phát từ những quyết định đúng đắn của chủ đầu tư. Nhìn chung nội dung các công việc trong giai đoạn này bao gồm: ·        Xây dựng ý tưởng dự án qua việc nghiên cứu, thăm dò thị trường. ·        Lập dự án đầu tư. ·        Thẩm định dự án đầu tư. ·        Phê duyệt dự án đầu tư.      Cụ thể việc quản lý từng công việc trong giai đoạn này như sau:   ► Xây dựng ý tưởng dự án qua việc nghiên cứu, thăm dò thị trường:      Việc thăm dò thị trường là rất cần thiết cho việc phát hiện ra các cơ hội đầu tư và hình thành nên ý tưởng của dự án. Sau khi ý tưởng dự án được xác định, việc thăm dò thị trường vẫn tiếp tục cần thiết để xem xét tính khả thi của dự án đó. Có rất nhiều các yếu tố bên ngoài tác động đến dự án như: điều kiện tự nhiên, môi trường, giá cả, tỉ giá, thị hiếu khách hàng... Tất cả những yếu tố đó đều có thể ảnh hưởng tới tính khả thi cũng như sự thành công của dự án. Do đặc tính ngành nghề kinh doanh của công ty liên quan tới các công trình xây dựng nên việc thăm dò thị trường thường bao gồm cả việc khảo sát địa chất tại chính nơi cần xây dựng. Việc tìm hiểu khu đất cần xây dựng là rất quan trọng. Công ty luôn tiến hành việc khảo sát khu đất mà mình sẽ xây dựng trước khi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo. Việc tìm hiểu sẽ bao gồm các nội dung như: xem xét việc xây dựng trên khu đất có phù hợp với quy hoạch tổng thể của địa phương không; xem xét các điều kiện về giao thông, môi trường, tiếng ồn hay độ an toàn của địa chất… Thời gian phục vụ cho việc khảo sát phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của từng dự án, từng công trình xây dựng.      Công ty cũng cần quan tâm tới các chi phí phục vụ cho việc khảo sát và điều tra thăm dò thị trường. Đối với mỗi dự án, công ty thường thuê các chuyên gia hay nhân viên của mình để thực hiện việc thu thập số liệu, từ đó mở các cuộc điều tra nhằm phục vụ cho việc Lập dự án. Chi phí này cũng nằm trong nội dung quản lý chi phí của công ty và mức độ ít hay nhiều cũng tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Như vậy chất lượng của công tác quản lý dự án trong nội dung này phụ thuộc vào chuyên môn của nhân viên điều tra, khảo sát và chất lượng của những thông tin mà họ thu thập được. Nếu thời gian và chi phí dành cho công việc này là hợp lý thì việc tiến hành điều tra, khảo sát, thăm dò thị trường sẽ diễn ra vô cùng thuận lợi.    ► Lập dự án:      Lập dự án được coi là một khâu vô cùng quan trọng cho công tác đầu tư vì dự án chính là kim chỉ nam, là cơ sở cho việc thực hiện các công cuộc đầu tư đạt hiệu quả. Xét trên góc độ quản lý, dự án đầu tư chính là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong một khoảng thời gian dài. Việc lập dự án đối với một số dự án có quy mô lớn diễn ra từ khái quát đến chi tiết theo ba cấp độ nghiên cứu là: ·        Nghiên cứu và phát hiện các cơ hội đầu tư. ·        Nghiên cứu tiền khả thi. ·        Nghiên cứu khả thi.    Báo cáo nghiên cứu khả thi có một vai trò lớn trong việc giúp chủ đầu tư đưa ra các quyết định sáng suốt, xem xét có nên quyết định đầu tư tiếp hay không. Báo cáo này còn có tác dụng đối với các tổ chức cho vay cũng như các cơ quan nhà nước trong quá trình thẩm định của mình. Một số tổ chức như Ngân hàng, các tổ chức tín dụng cho vay đã dựa vào báo cáo này để xem xét khả năng trả nợ vốn vay của các khách hàng. Chính vì thế công ty rất đề cao khâu nghiên cứu khả thi để có thể đưa ra những quyết định sáng suốt nhất, giúp đạt hiệu quả đầu tư cao hơn. Quy trình soạn thảo dự án đi từ nhận dạng dự án đến lập đề cương sơ bộ; lập đề cương chi tiết; phân công công việc cho các thành viên soạn thảo; tập hợp hoạt động chính khi soạn thảo; mô tả dự án và trình bày với hội đồng quản trị của công ty; cuối cùng là hoàn tất văn bản dự án. Thời gian soạn thảo dự án cũng như công tác quản lý dự án trong khâu này kéo dài bao lâu là tùy thuộc vào độ phức tạp của công trình xây dựng. Công trình càng có quy mô vốn lớn, kỹ thuật phức tạp thì thời gian lập dự án càng lâu. Ví dụ như dự án “ Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” có quy mô vốn tương đối lớn là 137 tỷ 656 triệu VNĐ nên công tác lập dự án đã diễn ra là 4 tháng được thực hiện bởi công ty tư vấn Đại học Xây dựng Hà Nội. Do công ty cổ phần xây dựng SHINEC thường thuê các công ty tư vấn để lập dự án nên chất lượng của khâu này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ chuyên môn của người lập. Chính vì vậy, công ty cố gắng lựa chọn những nhà tư vấn có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong quá trình lập. Công ty thường nhờ các tổ chức là công ty tư vấn Đại  học Xây dựng Hà Nội và công ty cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng và thương mại SIC.    ► Thẩm định dự án đầu tư:      Thẩm định dự án đầu tư là một quá trình xem xét, phân tích và đánh giá dự án một cách khách quan, khoa học và toàn diện trên các nội dung lựa chọn dự án để quyết định đầu tư. Giữa lập và thẩm định dự án có một mối quan hệ mật thiết với nhau. Việc lập dự án mang tính chủ quan nhiều hơn, chính vì thế mà cần thiết có sự thẩm định để đánh giá lại một cách khách quan các vấn đề liên quan đến tính khả thi của dự án. Thẩm định được diễn ra trong suốt cả quá trình đầu tư từ chuẩn bị đến thực hiện và vận hành kết quả đầu tư. Việc thẩm định này không chỉ được thực hiện bởi bản thân công ty mà còn được các tổ chức tín dụng cho vay và các cơ quan Nhà nước tiến hành. Nếu như công ty cần thiết tiến hành thẩm định để xem xét lại tính khả thi của dự án giúp đưa ra quyết định chính xác nhất thì các tổ chức cho vay lại thẩm định để xem xét có nên đồng ý cấp vốn cho doanh nghiệp đó hay không. Bên cạnh đó các cơ quan Nhà nước cũng tiến hành thẩm định sự phù hợp của dự án với các quy hoạch tổng thể chung của xã hội hay chính là xem xét khía cạnh kinh tế xã hội của dự án. Các quy định về công tác thẩm định được công ty cổ phần xây dựng SHINEC thực hiện nghiêm túc theo hướng dẫn của một số văn bản liên quan như Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 về dự án đầu tư xây dựng công trình, Luật Xây dựng năm 2005… Cũng giống như trong công tác lập dự án, chất lượng của công tác thẩm định phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn của cán bộ thẩm định. Do việc thẩm định đòi hỏi phải có những thông tin khách quan, trung thực nên cán bộ thực hiện ngoài có chuyên môn vững chắc ra còn phải có đạo đức nghề nghiệp. Từ đó tính khách quan của dự án mới được đảm bảo. Thẩm định mà sai thì sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường do việc đưa ra các quyết định đầu tư không chuẩn xác. Vì vậy cần thiết có sự quản lý sát sao trong vấn đề này.    ► Phê duyệt dự án đầu tư:      Một dự án đầu tư khi muốn đưa vào thực hiện thì trước tiên phải được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Các cơ quan này sẽ xem xét về mặt pháp lý của dự án và quyết định có cho chủ đầu tư thực hiện chúng hay không. Sau khi có thêm sự phê duyệt vay vốn của các tổ chức cho vay thì hội đồng quản trị công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ ký phê duyệt cuối cùng quyết định đưa dự án vào thực hiện. Thời gian phê duyệt đôi khi kéo dài do sự rườm rà của các văn bản thủ tục pháp lý, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của dự án. Do đó công ty cũng cần chú ý tới khâu này để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng mục tiêu. 1.3.4.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư:      Sau giai đoạn chuẩn bị đầu tư, dự án bắt đầu đi vào quá trình thực hiện. Một số công việc mà công ty phải thực hiện trong giai đoạn này là: ·        Lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đầu tư xây dựng công trình. ·        Thẩm định và xin phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán. ·        Xin giấy phép xây dựng. ·        Thực hiện việc đền bù giải phóng mặt bằng và chuẩn bị mặt bằng xây dựng. ·        Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị. ·        Thương thảo và ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp vật tư thiết bị công nghệ. ·        Thực hiện khởi công, thi công xây dựng công trình và lắp đặt thiết bị. ·        Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị.      Trong giai đoạn này, công tác quản lý dự án vẫn tập trung chủ yếu vào quản lý các nội dung như: quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý khối lượng, quản lý an toàn lao động, quản lý môi trường xây dựng, quản lý chi phí xây dựng.    ► Thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán được thực hiện dựa trên thiết kế sơ bộ đã lập ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Trong lĩnh vực xây dựng, việc thiết kế kỹ thuật là rất quan trọng. Các công trình xây dựng không thể thực hiện được nếu như không căn cứ vào các bản vẽ thiết kế. Và hoạt động này thường do một đơn vị tư vấn thiết kế đảm nhiệm. Cũng chính nhờ các bản thiết kế kỹ thuật mà công ty có thể dự toán cho hoạt động đầu tư xây dựng. Việc lập tổng dự toán là cần thiết để chủ đầu tư có thể so sánh với tổng vốn đầu tư của mình. Nếu như tổng dự toán công trình mà vượt quá mức vốn đầu tư thì công ty cần có biện pháp kịp thời để huy động thêm vốn, phục vụ cho quá trình đầu tư được tiếp tục diễn ra. Sau khi lập xong, các bản thiết kế kỹ thuật và bản dự toán sẽ được công ty gửi lên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thẩm định và phê duyệt. Việc thẩm định sẽ kiểm tra lại sự phù hợp của công trình với các tiểu chuẩn xây dựng được quy định; kiểm tra sự an toàn của công trình; xem xét công nghệ lựa chọn có phù hợp hay không; xác định lại giá trị dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình…    ► Trước khi đưa dự án vào thực hiện thì công ty cần phải có giấy phép xây dựng. Giấy phép này được căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định cụ thể như thông tư số 09/2005/ TT-BXD hướng dẫn về một số nội dung của giấy phép xây dựng. Thời gian xin cấp phép xây dựng cũng là một trong những vấn đề được công ty lưu ý bởi lẽ nếu nó kéo dài dẫn tới tình trạng tiến độ dự án bị ảnh hưởng, nguồn vốn sẽ bị ứ đọng. Sau khi có giấy phép xây dựng, công ty tiến hành việc giải phóng mặt bằng và đền bù cho các hộ dân phải di dời. Việc giải phóng mặt bằng càng nhanh thì dự án càng nhanh chóng được đưa vào thi công. Việc chuẩn bị mặt bằng xây dựng sẽ tiêu tốn một khoản chi phí nhất định của công ty. Nếu khu đất là cho thuê hoặc có thể mua lại thì cần quản lý khoản tiền này cho hợp lý với giá thành quy định. Trong nhiều trường hợp, công ty phải gặp vấn đề rắc rối trong việc đền bù giải phóng mặt bằng, tiền san lấp… Tùy vào địa hình từng khu đất xây dựng mà chi phí cho quá trình này là khác nhau. Địa hình càng gồ ghề, phức tạp, càng nhiều hộ dân sinh sống thì càng mất nhiều chi phí cho việc san lấp, di dời hộ dân cũng như đền bù cho việc sử dụng đất.    ► Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị:      Công tác đấu thầu của công ty cổ phần xây dựng SHINEC có thể do chính công ty tự thực hiện hoặc giao cho ban quản lý dự án tiến hành. Công ty thường chia dự án ra thành nhiều gói thầu như: gói thầu tư vấn; gói thầu chọn nhà cung cấp thiết bị công nghệ; gói thầu thi công xây dựng, lắp ráp… Sự phân chia thành các gói thầu nhỏ sẽ giúp công ty lựa chọn những nhà thầu có chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp, công ty cũng tổ chức đấu thầu gói thầu EPC để tìm nhà thầu đảm bảo cả công việc thiết kế, cung cấp thiết bị vật tư và xây lắp. Điều này đòi hỏi nhà thầu phải có đầy đủ năng lực với các nội dung công việc trên. Đối với gói thầu tư vấn, công ty cổ phần xây dựng SHINEC thường áp dụng phương pháp chỉ định thầu. Sau khi lựa chọn được nhà thầu tư vấn có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn thì công ty sẽ thực hiện việc thương thảo và ký kết hợp đồng. Còn đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị và gói thầu xây lắp thì tùy từng trường hợp cụ thể mà công ty lựa chọn phương pháp đấu thầu cho phù hợp. Ban quan quản lý dự án của công ty thường áp dụng phương pháp đấu thầu rộng rãi nhằm mục đích lựa chọn được nhà thầu có giải pháp tối ưu nhất. Độ phức tạp của dự án cũng như trình độ của nhà thầu sẽ quyết định chính tới thời gian đấu thầu dài hay ngắn. Việc quản lý trong công tác đấu thầu là hết sức cần thiết. Bởi lẽ trong quá trình đấu thầu có thể xảy ra rất nhiều rủi ro không lường được. Ví dụ như hiện tượng quân xanh quân đỏ, sự gian lận hay cấu kết để nâng giá gói thầu… gây thiệt hại cho công ty. Ban quản lý dự án của công ty đã rất quan tâm tới vấn đề này để quá trình đấu thầu diễn ra được minh bạch và hiệu quả. Chi phí phục vụ cho quá trình đấu thầu cụ thể bao gồm: chi phí thuê chuyên gia lập hồ sơ mời thầu; chi phí cho nhân viên thực hiện đấu thầu, chi phí thuê chuyên gia chấm thầu… Việc quản lý làm sao lựa chọn được nhà thầu giỏi và mất chi phí hợp lý luôn là một bài toán cho ban quản lý dự án của công ty.      Ví dụ: về kế hoạch đấu thầu chung của dự án “Xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” như sau: Bảng 1.8: Kế hoạch đấu thầu chung của dự án: “Xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” Tên gói thầu Phạm vi đấu thầu Giá trị gói thầu (ước tính VNĐ) Phương thức thực hiện Thời gian thực hiện A. PHẦN XÂY LẮP 64.944.938.505 Gói số 1 Xây dựng nhà xưởng 63.167.338.505 Tự thực hiện 12 tháng Gói số 2 Hệ thống phòng cháy chữa cháy 1.777.600.000 Đấu thầu rộng rãi 3 tháng B. PHẦN THIẾT BỊ 33.807.475.128 Gói số 3.1 Hệ thống lò sấy 3.374.000.000 Đấu thầu rộng rãi 6 tháng Gói số 3.2 Nhóm máy cưa 3.786.137.520 6 tháng Gói số 3.3 Nhóm máy chà nhám 4.371.343.080 6 tháng Gói số 3.4 Nhóm máy phay + máy bào 15.664.680.800 6 tháng Gói số 3.5 Dây chuyền sơn 4.244.480.000 6 tháng Gói số 4 Phương tiện vận tải 1.046.000.000 Chào hàng cạnh tranh 6 tháng Gói số 5 Thiết bị phụ trợ + máy văn phòng 1.320.833.728 6 tháng ( Nguồn: ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)    ► Thực hiện khởi công, thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị:      Đây là công đoạn chính và quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện đầu tư. Công đoạn này quyết định phần lớn tới sự thành công của dự án. Thời gian thi công thường tốn nhiều thời gian và nó cũng quyết định tới việc hoàn thành dự án là nhanh hay chậm. Chính vì vậy quá trình quản lý dự án trong giai đoạn thi công công trình là cơ bản và đóng vai trò then chốt. Trong suốt thời gian thi công xây dựng, ban quản lý dự án của công ty luôn sát sao việc quản lý các nội dung cơ bản bao gồm: quản lý tiến độ; quản lý chi phí xây dựng; quản lý chất lượng; quản lý an toàn lao động và môi trường xây dựng; quản lý hợp đồng trong xây dựng.      Trong quá trình thi công có thể hàm chứa rất nhiều các yếu tố rủi ro và bất trắc không lường trước được. Điều đó làm ảnh hưởng rất nhiều tới tiến độ của dự án. Vì vậy cần phải có sự giám sát chặt chẽ từng hạng mục công trình, tránh sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Nếu phát hiện ra sai sót thì phải lập tức tìm biện pháp kịp thời xử lý. Song song với việc thi công xây dựng công trình là việc mua sắm máy móc thiết bị và lắp đặt chúng. Thời gian đặt mua và lắp đặt máy móc thiết bị phụ thuộc vào phía nhà cung cấp và yếu tố công nghệ, tính chất phức tạp hiện đại ẩn chứa bên trong mỗi loại máy móc đó.      Khi tiến hành thi công xây dựng công trình, công ty đã phải huy động toàn bộ nguồn lực dành cho dự án. Do đó nguồn chi phí rót vào công đoạn này là khá lớn. Các loại chi phí phục vụ cho công đoạn này là: chi phí nguyên vật liệu đầu vào; chi phí chi trả cho lực lượng lao động; chi phí mua sắm máy móc thiết bị; chi phí hao mòn máy móc; chi phí thuê nhân viên tư vấn, giám sát…      Quá trình quản lý dự án trong giai đoạn thi công xây dựng công trình thường được ban quản lý dự án công ty sử dụng sơ đồ PERT/CPM để có thể quản lý chặt chẽ hơn các công việc nằm trên đường Gantt. Từ đó các công việc của dự án sẽ được đảm bảo thực hiện theo tiến độ đã xác định. Việc mua sắm máy móc thiết bị đối với công ty xây dựng cũng cần được lưu ý trong quá trình quản lý chất lượng. Máy móc thiết bị cần phải phù hợp với mục đích sử dụng, với thiết kế kỹ thuật của dự án và phù hợp với trình độ chuyên môn của người lao động.      Ví dụ: về danh mục thiết bị phục vụ cho quá trình thi công xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương như sau: Bảng 1.9: Danh mục thiết bị phục vụ thi công công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương. STT Hạng mục Giá trị ( VNĐ) 1. Thiết bị phục vụ sản xuất chính 30.807.475.128 -       Lò sấy gỗ 30 m3 -       Nồi hơi 4500 kg -       Máy cưa bàn đẩy cắt ngang -       Máy phay 2 trục -       ………. 2. Phương tiện vận chuyển 1.942.000.000 -       Xe nâng kích tay -       Xe vận tải -       Xe ô tô 7 chỗ -       Xe nâng 2,5 tấn chạy dầu 3. Thiết bị phụ trợ + văn phòng 1.320.833.728 -       Bàn ghế làm việc -       Máy photo -       Tủ hồ sơ -       Máy vi tính -       ………… ( Nguồn: ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)         ► Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị:      Trong thi công xây dựng công trình cần thiết có sự quản lý của chủ đầu tư, ban quản lý dự án và sự giám sát của các chuyên gia để kiểm tra, đánh giá mọi hạng mục công việc trong quá trình này. Chất lượng của công tác này phụ thuộc nhiều vào năng lực chuyên môn của các nhân viên trong ban quản lý dự án cũng như của các chuyên gia giám sát. Họ là những người có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá mọi công việc được thực hiện để phát hiện những rủi ro, sai sót có thể xảy ra, từ đó đệ trình lên chủ đầu tư tìm ra phương pháp giải quyết kịp thời. 1.3.4.3. Giai đoạn kết thúc xây dựng, bàn giao sử dụng và thanh quyết toán công trình:    Nhìn chung trong giai đoạn này bao gồm các công việc cụ thể như sau: ·        Nghiệm thu và hoàn thành công trình. ·        Kiểm định công trình. ·        Bàn giao công trình đưa vào sử dụng. ·        Báo cáo quyết toán và kiểm toán. ·        Thẩm định và phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án. ·        Bảo hành công trình.      Do đây là giai đoạn kết thúc dự án nên những vấn đề gì còn tồn đọng sẽ được xem xét, đánh giá lại và được giải quyết thỏa đáng. Những thiếu sót sẽ được sửa chữa và bổ sung một cách kịp thời. Quá trình vận hành thử dự án cũng giúp công ty kiểm định lại công trình, căn cứ vào các bản thiết kế ban đầu. Dự án sau khi đã được xem xét lại kĩ lưỡng sẽ được đem bàn giao và đưa vào sử dụng.      Đồng thời trong giai đoạn này, việc lập báo cáo quyết toán và kiểm toán sẽ được thực hiện. Trong suốt chu kỳ của dự án từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện và kết thúc thì không tránh khỏi những yếu tố bất ngờ. Chính điều này cũng kéo theo những khoản chi phí phát sinh làm tăng chi phí của toàn bộ dự án. Ban quản lý dự án của công ty là bộ phận chịu trách nhiệm thanh quyết toán với chủ đầu tư. Việc phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án cuối cùng sẽ được các cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Sau khi dự án hoàn thành và đưa vào sử dụng, chủ đầu tư luôn quan tâm tới những lợi nhuận mà dự án có thể đem lại cho mình. Hay nói cách khác chủ đầu tư quan tâm tới việc sản phẩm của dự án sẽ tiếp cận với khách hàng ra sao và giá trị mà các sản phẩm đó đem lại sẽ như thế nào. Doanh thu của dự án thì được tổng hợp từ doanh thu các loại sản phẩm của dự án.      Ví dụ: trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”, chủ đầu tư cũng có những dự kiến về thu nhập. Thu nhập của dự án được tính toán trên cơ sở giả định về: -       Giá bán sản phẩm. -       Số lượng sản phẩm được tiêu thụ. -       Nhóm sản phẩm nội thất gồm: tủ ti vi, tủ tivi Amore Base, giường Queen, tủ trang điểm, tủ đầu giường. -       Nhóm sản phẩm ngoại thất gồm: các bộ sản phẩm Bollo, Tullero, Erken. -       Sản phẩm ván sàn cao cấp: ván sàn Platta.      Việc bảo hành công trình được quy định rõ tại điều 29 và điều 30 của Nghị định 209/2004/ NĐ-CP ban hành ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng công trình xây dựng. Theo điều 29 của Nghị định này thì “thời hạn bảo hành công trình được tính từ ngày chủ đầu tư ký biên bản nghiệm thu hạng mục công trình xây dựng, hạng mục công trình xây dựng đã hoàn thành để đưa vào sử dụng và được quy định như sau: không ít hơn 24 tháng đối với mọi loại công trình cấp đặc biệt, cấp 1; và không ít hơn 12 tháng đối với các công trình còn lại”. Phân cấp, phân loại công trình xây dựng được quy định cụ thể tại phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 209/2004/ NĐ-CP. Ví dụ như dự án “đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” là công trình công nghiệp thuộc loại công trình cấp 3 có thời gian bảo hành là 18 tháng. Tiền bảo hành công trình chỉ được hoàn trả cho nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung cấp thiết bị sau khi hết thời gian bảo hành và được chủ đầu tư xác nhận đã hoàn thành công việc này.      Có thể nói quá trình quản lý dự án diễn ra xuyên suốt trong cả chu kỳ của một dự án. Trong từng giai đoạn , tuy đối tượng quản lý có thể khác nhau nhưng vẫn phải luôn gắn với mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án. Đó là thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. Việc quản lý dự án theo chu kỳ giúp cho ban quản lý dự án của công ty có thể thực hiện nhiệm vụ của mình từng bước theo một quy trình cụ thể. Theo chu kỳ, ban quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ thực hiện dự án theo từng mốc thời gian cụ thể và theo từng hạng mục công việc được dễ dàng. Quản lý dự án theo chu kỳ cũng giúp chúng ta chỉ ra một số đặc điểm giúp cho ban quản lý có cái nhìn sâu hơn về công tác này. Đặc điểm thứ nhất là vào giai đoạn  bắt đầu của dự án, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp nhưng sẽ tăng cao hơn khi vào thời kỳ phát triển và lại giảm xuống rất nhanh khi bước vào giai đoạn kết thúc. Đặc điểm thứ hai là độ rủi ro khi bắt đầu thực hiện dự án là cao nhất. Đặc điểm này sẽ góp phần giúp ban quản lý dự án thực hiện tốt hơn việc quản lý rủi ro của mình. Một đặc điểm nữa là chủ đầu tư có ảnh hưởng nhất định tới các đặc tính cuối cùng của sản phẩm nên chi phí vào thời kỳ bắt đầu sẽ cao nhất và giảm mạnh trong các bước tiếp theo.      Nhìn chung, ban quản lý dự án của công ty đã thực hiện được các nội dung quản lý phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành và phù hợp với tình hình cụ thể của công ty cổ phần xây dựng SHINEC. Mặc dù công ty được thành lập chưa lâu nhưng ban quản lý dự án đã có những thành tích đáng kể và sự cố gắng không ngừng. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế đòi hỏi lãnh đạo công ty nói chung và ban quản lý dự án nói riêng cần khắc phục trong thời gian tới. 1.3.5. Ví dụ cụ thể về công tác quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:    ► Tên dự án: Xây dựng Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại Cụm công nghiệp tàu thủy SHINEC.    ► Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng SHINEC.    ► Tổ chức tư vấn lập dự án: Công ty tư vấn Đại học Xây dựng – Hà Nội.    ► Chủ nhiệm lập dự án: Ông Võ Mạnh Tùng.    ► Mục tiêu đầu tư xây dựng:      Tạo ra các sản phẩm nội thất tàu thủy từ nguyên liệu gỗ có chất lượng cao phục vụ chiến lược nội địa hóa sản phẩm của ngành công nghiệp tàu thủy, tiến tới xu