Chuyên đề Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế – Coalimex

Độ, duy trì được thị trường và khách hàng cũ. Được Tổng công ty trực tiếp chỉ đạo tạo điều kiện giúp đỡ nên công tác xuất khẩu than hoàn thành xuất sắc ở mức cao: kế hoạch Tổng công ty giao cho xuất khẩu 500.000 tấn than các loại, đã thực hiện 1.090.762 tấn, đạt 218% kế hoạch năm và bằng 236% so với năm 2000, góp phần vào kết quả xuất khẩu của Tổng công ty trên 4 triệu tấn. Tổng doanh thu thuần của phòng xuất than đạt 5,13 tỷ đồng, bằng 32% tổng doanh thu của công ty. Đã xuất khẩu đá vôi sang Đài Loan 20.700 tấn trị giá FOB là 39.500 USD. Doanh thu thuần về hoạt động nhập khẩu đạt 5.931 tỷ đồng, bằng 37% tổng doanh thu của công ty. Mặc dù thị trường xuất khẩu lao động năm 2001 khó khăn chung trong cả nước nhưng công ty đã đưa được 96 lao động ra làm việc ở nước ngoài. Công ty đẩy mạnh việc phát triển và mở rộng thị trường tìm kiếm thêm các đối tác mới để tăng số lượng lao động đi làm việc ở nước ngoài. Doanh thu thuần đạt 2.378 triệu đồng, đạt trên mức II. ¯ Năm 2002: Do nắm vững tình hình thị trường than thế giới và nắm bắt kịp thời nhu cầu nhập khẩu than Việt Nam của Trung Quốc nên công ty đã xuất khẩu trên 700.000 tấn than vào thị trường Trung Quốc. Các thị trường truyền thống như Braxin, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippin, Malaysia... công ty vẫn duy trì được. Năm 2002 công ty đã xuất khẩu được 1.604.269 tấn than, chiếm khoảng 29% sản lượng than xuất khẩu của Tổng công ty. Đây cũng là con số kỷ lục cao nhất kể từ năm 1995 tới nay. Về nhập khẩu: công ty đã ký các hợp đồng nhập khẩu trị giá 29.051.371 USD trong đó nhập phục vụ cho Tổng công ty than Việt Nam là 19.552.433 USD chiếm 67,3%, nhập cho ngoài Tổng công ty than Việt Nam là 9.498.938 USD chiếm 32,7%. Việc xuất khẩu lao động hiện nay đang có nhiều triển vọng và phát triển tốt. Công ty đã đưa lao động vào được thị trường Malaysia, thị trường Đài Loan tăng trưởng tốt hơn năm 2001. Năm 2002, cả ba thị trường Nhật Bản, Đài Loan, Malaysia công ty đã đưa đi được hơn 600 người. Tổng số lao động đang ở nước ngoài lên đến trên 1000 người. II- Thực trạng hoạt động kinh doanh xuất khẩu than của công ty coalimex 1, Khái quát than xuất khẩu của Việt Nam a, Tài nguyên than Việt Nam Có thể nói thiên nhiên đã ban tặng cho đất nước ta một nguồn tài nguyên vô cùng quý giá mà than là một ví dụ. Phân bố rải rác ở khắp nơi trên đất nước nhưng tập trung chủ yếu ở Quảng Ninh, các mỏ than đã góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế nước nhà. Có thể kể ra đây những mỏ than : Bể than Anthracite Quảng Ninh: Nằm về phía Đông Bắc của Việt Nam, kéo dài từ Phả Lại qua Đông Triều – Hòn Gai, Mông Dương – Cái Bầu, dài 130 km, rộng 10 – 30 km, với trữ lượng tính đến - 300 m khoảng 3,5 tỷ tấn, dưới mức - 300 m đến - 1000 m dự báo có khoảng 7 đến 10 tỷ tấn. Chất lượng than cao, gần cảng và các đầu mối giao thông, thuận lợi cho việc khai thác và tiêu thụ sản phẩm. Bể than đồng bằng Bắc Bộ: Nằm trong khu vực kéo dài từ Việt Trì tới bờ biển phía nam các tỉnh và thành phố Hải Phòng, Hải Dương, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình và Ninh Bình. Các vỉa than nằm dưới độ sâu từ 100 đến 200 m. Qua thăm dò sơ bộ, trữ lượng của bể than này có thể lên tới trên 100 tỷ tấn. Đây là loại than nằm giữa than nâu và than gầy. Hiện nay bể than này đang được thăm dò và đáng giá chính xác trữ lượng, nghiên cứu công nghệ khai thác cho phù hợp. Các mỏ than vùng nội địa: Bao gồm mỏ than Na Dương ( than nâu, lửa dài, hàm lượng lưu huỳnh cao), các mỏ Núi Hồng, Khánh Hoà, Nông Sơn. Ngoài ra còn có các mỏ than mỡ và các điểm khai thác than rải rác khác. Tổng trữ lượng của các mỏ vùng nội địa khoảng 400 triệu tấn. Nhiều mỏ hiện nay đang được khai thác. Các mỏ than bùn: Được phân bổ ở nhiều khu vực trong nước. Đây là loại than có độ tro cao, nhiệt năng thấp, ở một số khu vực có thể khai thác làm nhiên liệu còn lại chủ yếu sẽ được sử dụng làm phân bón phục vụ nông nghiệp. Tổng trữ lượng than bùn dự tính khoảng 7 tỷ mét khối. b, Đặc điểm than xuất khẩu của Việt Nam Việt Nam có một trữ lượng than khá lớn và được rải rác trên khắp toàn quốc. Có rất nhiều chủng loại than ở Việt Nam, trong đó chiếm phần lớn là than Anthracite. Với các tính năng ưu việt, do vậy đây là mặt hàng than xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam. Than Anthracite là loại than không khói, chất lượng cao, với trữ lượng trên 3 tỷ tấn tập trung ở vùng than thuộc Quảng Ninh và tiếp tục được khai thác ở các vùng khác của Hòn Gai, Cẩm Phả, Uông Bí, Mạo Khê nhưng số lượng tập trung chủ yếu ở tam giác phía bắc với trữ lượng 30 tỷ tấn ( đã và đang được khai thác). Than Anthracite được khai thác và cung cấp cho nhiều ngành và cho mục đích xuất khẩu. Với chất lượng tốt, nhiệt lượng cao, hàm lượng lưu huỳnh, nitơ ít, không gây ô nhiễm môi trường, than Anthracite đã nổi tiếng trên thế giới. Hơn 30 năm qua đặc biệt là trong 10 năm gần đây, than Anthracite của Việt Nam đã xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới như Anh, Pháp, Trung Quốc, Triều Tiên..., từ châu á, châu Âu, châu Phi cho tới châu Mỹ. Gần đây tổ chức quản lý chất lượng quốc tế (International Quality Managent) đã cấp giấy chứng nhận và tặng huy chương bạc cho than Anthracite của Việt Nam về chất lượng và những đóng góp của nó trong việc bảo vệ môi trường. Than Anthracite của Việt Nam được sử dụng như là nguyên liệu và năng lượng cho các ngành công nghiệp như: nhiệt điện, thép, xi măng, sản xuất gốm, cực điện, pin điện, phân bón...Than Anthracite cũng được sử dụng làm than bánh để sưởi ấm trong gia đình. Các vùng than lớn của Việt Nam rất gần với các đường biển quốc tế, có rất nhiều cảng thuận tiện cho việc bốc dỡ than. Ngành công nghiệp than được xếp vào hàng các ngành công nghiệp lớn nhất của Việt Nam. Với sự giúp đỡ và hợp tác của nhiều nước, công nghiệp than Việt Nam đã có rất nhiều các phương tiện để mở rộng và hiện đại hoá việc khai thác mỏ, vận chuyển, rửa và sàng tuyển than cũng như bốc dỡ tại cảng để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về than đang ngày càng gia tăng của thị trường trong nước cũng như quốc tế. Than Anthracite của Việt Nam được chia ra nhiều loại khác nhau. Mỗi một thị trường tuỳ theo những nhu cầu, mục đích sử dụng mà người ta lựa chọn loại than phù hợp. Ta có thể tham khảo về các đặc tính của than theo các bảng số liệu sau: Bảng 2:Thành phần của than Anthracite Việt Nam Loại than %H2 %N %O %P SiO2 Al2O3 Fe2O3 TiO2 CaO MgO K2O Na2O 1 2,05 0,90 1,54 0,009 49,1 34,10 3,91 1,20 2,00 1,40 2,70 0,70 2 2,09 0,77 1,42 0,008 49,2 32,70 3,8 1,20 2,10 1,30 2,60 0,80 3 2,10 0,97 1,95 0,008 48,1 36,00 5,10 1,20 2,00 1,50 3,00 0,50 4 2,89 0,98 1,98 0,012 55,2 30,70 4,8 1,10 1,80 0,70 2,80 0,40 5 3,14 1,01 1,76 0,006 58,1 27,00 4,10 1,90 1,40 1,00 3,00 0,60 6 2,94 0,28 1,97 0,009 58,9 38,11 4,99 0,68 1,10 1,09 2,80 0,50 7 2,34 0,93 1,72 0,011 51,8 31,13 4,98 0,68 0,90 1,09 3,30 0,50 8 2,56 9,75 2,47 0,010 56,7 27,53 5,20 1,19 0,80 1,50 3,20 0,90 9 2,15 0,88 2,97 0,009 55,6 27,87 5,83 1,02 0,60 1,20 3,70 0,40 10 2,96 0,84 1,67 0,010 55,5 29,29 5,49 1,04 0,60 1,30 3,70 1,00 11 2,33 0,93 1,53 0,001 61,5 26,03 4,5 0,95 0,60 0,90 3,40 0,60 ( Nguồn: Tài liệu của công ty Coalimex ) Bảng 3: Đặc tính của than Anthracite Việt Nam Loại than Cỡ hạt (mm) Độ ẩm cực đại (%) Chất bốc (%) Lưu huỳnh cực đại (%) Nhiệt lượng (kcal/ kg) Cacbon cố định (%) Nhiệt nóng chảy Biến dạng Bán cầu Hoàn toàn 1 35-100 6 6-8 0,6 7200 81 29 1250 1450 2 50 4 5-7 0,6 8300-8100 88 30 1260 1450 3 35-50 4 5-7 0,6 8300-8000 87 31 1260 1450 4 13-35 5 5-7 0,6 8200-7900 86,5 32 1260 1450 5 6-18 5 5-7 0,6 8100-7900 86 32 1260 1450 6 0-15 8 6-8 0,6 8000-7800 83 35 1250 1450 7 0-15 8 6-8 0,6 7800-7600 81 40 1250 1450 8 0-15 8 6-8 0,6 7600-7200 77 45 1250 1450 9 0-15 8 6-8 0,6 7200-6500 70 46 1250 1450 10 0-15 8 6-8 0,6 6500-5600 65 53 1250 1450 11 0-15 8 6-8 0,6 5500-4600 62 62 1250 1450 ( Nguồn: Tài liệu của công ty Coalimex ) 2, Hoạt động kinh doanh xuất khẩu than của công ty Việt Nam có trữ lượng than rất lớn trong đó chiếm chủ yếu là than Anthracite với các tính năng ưu việt, do vậy đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty. Từ trước năm 1995, xuất than là nhiệm vụ chính của công ty, công ty được các đơn vị sản xuất than uỷ thác làm xuất khẩu. Từ năm 1995, công ty là thành viên của Tổng công ty than Việt Nam, công tác xuất khẩu than tập trung về một mối do Tổng công ty thực hiện, công ty chỉ được phép giao dịch khai thác một số thị trường mới và khách hàng nhỏ lẻ để kinh doanh hoặc uỷ thác xuất khẩu một số ít chủng loại than theo sự chỉ đạo cho phép của Tổng công ty. Tháng 7 năm 1995, Mỹ bỏ cấm vận đối với Việt Nam từ đó mở thêm đường hội nhập mới giữa Việt Nam và các nước trên thế giới. Tổng công ty than Việt Nam và công ty Coalimex đã đi tìm kiếm thêm thị trường, quan hệ với những khách hàng truyền thống như Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Trung Quốc, Hà Lan, Pháp...Kết quả của năm đầu tiên này, toàn ngành than đã xuất khẩu được 2.754.342 tấn, trong đó công ty Coalimex đã xuất khẩu được 821.071 tấn tương ứng với hơn 30 hợp đồng lớn nhỏ đã được thực hiện, trị giá hơn 27,1 triệu USD, bằng khoảng 28,9% tổng số than xuất khẩu của toàn ngành than. Từ năm 1996, công ty đã đổi mới các mặt quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh thông qua việc xây dựng, ban hành các quy định, quy chế của công ty như: giao khoán cho các phòng kinh doanh, đơn giá tiền lương và chi phí; ban hành quy chế trả lương, quy chế thi đua khen thưởng và danh hiệu thi đua...Những biện pháp này đã khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên tích cực làm việc, gắn quyền lợi của người lao động với lợi ích tập thể. Với những cố gắng đó mà năm 1996, sản lượng than xuất khẩu đạt 977.252 tấn, trị giá hơn 27,9 triệu USD, cao hơn năm 1995 là 19%. Uy tín và chất lượng là những yếu tố vô cùng quan trọng của những người làm công tác xuất nhập khẩu trên thương trường quốc tế. Mất đi những yếu tố này chúng ta có thể mất đi thị trường. Với những cố gắng của mình, công ty Coalimex đã phải tìm mọi biện pháp tiếp cận khách hàng, đưa khách hàng trở lại với than Anthracite đã có truyền thống hàng trăm năm nay, đứng đầu thế giới về chất lượng.Với truyền thống và kinh nghiệm làm công tác xuất khẩu than lâu năm, luôn giữ chữ tín với khách hàng trong và ngoài nước, duy trì thị trường và khách hàng cũ nên hàng năm công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch Tổng công ty giao cho. Năm 2000, doanh thu xuất khẩu than giảm 14% so với năm 1999 do dư âm của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ tại khu vực Châu á cùng với những biến động chính trị tại một số quốc gia, đặc biệt là do việc thay đổi phương thức nhập khẩu của các bạn hàng truyền thống, ví dụ như Bungari đã gây khó khăn cho việc xuất khẩu than vào các thị trường này. Năm 2001, công ty đã có một bước nhảy vọt trong xuất khẩu than với việc thực hiện xuất khẩu hơn 1 triệu tấn than, đạt doanh thu khoảng 29,5 triệu USD, thể hiện rằng than Việt Nam đang từng bước chiếm lĩnh được thị trường thế giới. Đặc biệt năm 2002 là năm đạt mức doanh thu xuất khẩu kỷ lục: 40.106.730 USD, tăng 54,97% so với năm 2001. Bảng 4: Thực hiện xuất khẩu 21 năm ( từ 1982 – 2002) Số TT Năm Khối lượng xuất ( tấn) Trị giá ( USD) Tổng số 15.032.767 569.777.474 1 Năm 1982 778.433 39.221.488 2 1983 490.626 27.190.116 3 1984 548.836 29.343.654 4 1985 783.483 39.556.483 5 1986 752.128 32.199.932 6 1987 230.077 10.613.697 7 1988 349.401 15.117.912 8 1989 575.348 22.958.472 9 1990 783.035 31.470.218 10 1991 1.130.320 46.495.684 11 1992 1.613.060 61.469.568 12 1993 1.249.587 44.101.215 13 1994 886.008 27.496.976 14 1995 821.071 27.104.101 15 1996 977.252 27.875.950 16 1997 692.622 20.426.754 17 1998 380.361 12.712.378 18 1999 529.581 14.815.545 19 2000 461.538 12.607.331 20 2001 1.090.762 25.880.000 21 2002 1.604.269 40.106.730 (Nguồn: Coalimex – 20 năm xây dựng và phát tri ển) Nguồn hàng để xuất khẩu của công ty chủ yếu là từ các đơn vị sản xuất than ở Quảng Ninh như Đông Triều, Hòn Gai, Mông Dương, Cái Bầu. Các thị trường xuất khẩu chính của công ty bao gồm: Châu á: Thái Lan, Malaysia, Philippin, Nepal, ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Trung Quốc. Châu Âu: Anh, Bỉ, Pháp, Hà Lan, Bungari. Châu Mỹ: Cuba, Braxin. Châu đại dương: australia iii- Thực trạng quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty coalimex 1, Xin giấy phép xuất khẩu Giấy phép xuất khẩu là điều kiện pháp lý quan trọng đầu tiên để thực hiện các khâu khác. Tại Việt Nam , để được quyền xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải có 2 loại giấy phép là giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu và giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá. Công ty Coalimex là một thương nhân Việt Nam thành lập theo đúng pháp luật và đã đăng ký mã số tại Cục hải quan thành phố Hà Nội, do đó công ty có quyền thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Than mỏ là một hàng hoá không nằm trong danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu và Công ty Coalimex đã được cấp giấy phép xuất khẩu than. Tóm lại, công ty Coalimex có đủ điều kiện để kinh doanh xuất khẩu than mỏ mà chủ yếu là than Anthracite. 2, Kiểm tra L/C a, Nhắc nhở người nhập khẩu mở L/C Trước khi đến thời hạn như đã thoả thuận trong hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ nhắc nhở người nhập khẩu mở L/C đúng hạn. Đối với các hợp đồng lớn, công ty thường dùng hình thức đặt cọc để tăng cường trách nhiệm của cả hai bên. Cả hai bên đều đặt cọc ở ngân hàng 2 – 5% giá trị hợp đồng. b, Kiểm tra L/C ưKiểm tra tính chân thực của L/C Mặc dù EDI hiện nay rất phát triển, người ta có thể nhận L/C trực tiếp từ người nhập khẩu nhưng công ty Coalimex luôn nhận L/C từ ngân hàng thông báo bởi vì ngân hàng có kinh nghiệm và có khả năng kiểm tra tính thật giả của L/C . ưKiểm tra nội dung L/C Cơ sở để kiểm tra: là hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu L/C mở theo hợp đồng bổ sung thì công ty căn cứ vào hợp đồng gốc và hợp đồng bổ sung. Khi thấy L/C không phù hợp với hợp đồng về số lượng hàng hoá, quy cách phẩm chất, tên hàng, số tiền...hay trái với luật lệ tập quán hoặc không có điều kiện để thực hiện thì công ty yêu cầu người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C tu chỉnh lại L/C. Chỉ khi tu chỉnh lại L/C đúng theo hợp đồng thì mới tiến hàng giao hàng. Nội dung cần kiểm tra: + Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C: Mọi L/C đều có số hiệu không chỉ để phân biệt L/C này với L/C khác mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giao hàng và thanh toán cũng như giải quyết tranh chấp nếu có. Địa điểm mở L/C có ý nghĩa để chọn luật áp dụng khi có tranh chấp. Ví dụ khi có tranh chấp thì người ta có thể chọn luật của nước nơi L/C được mở. Ngày mở L/C là ngày phát sinh sự cam kết của ngân hàng mở L/C, ngày L/C bắt đầu có thời hạn hiệu lực. + Số tiền của L/C: Công ty kiểm tra xem L/C đã ghi đầy đủ số tiền cả bằng chữ và bằng số hay chưa, ghi đúng tên đơn vị tiền tệ hay chưa. +Kiểm tra loại L/C: vì đây là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của L/C nên công ty kiểm tra xem loại L/C đã phù hợp như thoả thuận chưa. + Ngày hết hiệu lực của L/C: Công ty luôn chú ý đến việc ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C và sau ngày giao hàng một thời gian hợp lý, thường được tính bằng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người xuất khẩu cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chở chứng từ từ ngân hàng thông báo L/C đến ngân hàng mở L/C. + Thời hạn giao hàng: Đây là nội dung quan trọng mà công ty luôn chú ý. Thời hạn giao hàng thường được ghi như sau: Ngày giao hàng sớm nhất hoặc chậm nhất Trong vòng Khoảng Ngày cụ thể Tuỳ từng trường hợp cụ thể công ty sẽ có cách ghi thời hạn giao hàng phù hợp. Với các khách hàng asean, công ty thường ấn định thời hạn giao hàng theo cách ghi “ngày cụ thể” còn với các khách hàng Châu Âu, công ty thường ấn định thời hạn giao hàng theo cách ghi “trong vòng”. Điều này phụ thuộc vào khoảng cách về mặt địa lý với các đối tác. + Cách giao hàng: Người nhập khẩu cụ thể hoá cách giao hàng nhưng phải phù hợp với hợp đồng đã ký với công ty. + Mô tả hàng hoá: Công ty phải chú ý theo dõi tổng giá trị lô hàng, điều này là hết sức quan trọng. Trong thực tế không phải lúc nào L/C cũng ghi chính xác tổng giá trị lô hàng. Ví dụ, năm 1997, do có sai lệch của L/C trong việc ghi tổng giá trị của lô hàng so với hợp đồng số 03/1997 CLM-RMT được ký ngày 10 tháng 8 năm 1997 dù là tương đối nhỏ nhưng đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty sau này bởi lẽ ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán nếu L/C không phù hợp. Sau khi kiểm tra, thấy nội dung L/C phù hợp với hợp đồng thì công ty sẽ giao hàng, nếu thấy không phù hợp thì công ty lập tức thông báo cho người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C để tu chỉnh L/C đến khi phù hợp mới tiến hàng giao hàng. Trong thực tế có trường hợp hợp đồng quy định bên nhập khẩu phải mở L/C trước ngày giao hàng 15 ngày nhưng bên nhập khẩu lại mở L/C quá sát với ngày giao hàng làm cho công ty bị quá gấp gáp trong việc chuẩn bị hàng và chứng từ. Trong khi đó có những chứng từ không phù hợp cần phải sửa đổi nhưng đôi khi việc sửa đổi lại mất rất nhiều thời gian, ví dụ như C/O chỉ có 1 bản gốc nhưng có khách hàng lại cần đến 3 bản gốc, như vậy công ty phải xin thêm 2 bản gốc nữa tốn rất nhiều thời gian, gây ra tình trạng phải giữu tàu lại chờ sửa đổi, tốn kém chi phí cho cả hai bên. 3, Chuẩn bị hàng xuất khẩu Theo nguyên tắc, tuỳ vào tính chất của doanh nghiệp mà có những cách chuẩn bị hàng xuất khẩu khác nhau. Thông thường có hai cách: Y Đối với đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu: Đơn vị được trực tiếp xuất khẩu: cần nghiên cứu thị trường, kiểm tra chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng có phù hợp với hợp đồng và thị trường nhập hay không. Đối với những đơn vị sản xuất chế biến hàng xuất khẩu không có quyền kinh doanh xuất nhập khẩu cần lựa chọn các đơn vị uỷ thác và thông qua hợp đồng uỷ thác để xuất khẩu. Y Đối với các đơn vị chuyên doanh xuất nhập khẩu: Tìm hiểu nguồn hàng và khai thác triệt để nguồn hàng bằng cách: + thu mua + đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu + gia công + đổi hàng Uỷ thác xuất khẩu Đối với công ty Coalimex, là công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế, trong đó chức năng chính là xuất khẩu than và nhập khẩu vật tư thiết bị nên có thể liệt vào loại thứ hai - đơn vị chuyên doanh xuất nhập khẩu. Công ty có sự chuẩn bị hàng xuất khẩu như sau: Hàng tháng công ty báo cáo lên Tổng công ty than Việt Nam về lịch giao hàng cho tháng tiếp theo ( sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng) bao gồm: loại than xuất khẩu, tên khách hàng, thời gian tàu dự kiến đến cảng xếp hàng để Tổng công ty sẽ thông báo cho các đơn vị sản xuất than chuẩn bị than đảm bảo chất lượng và số lượng theo yêu cầu cho các chuyến giao hàng. Trước mỗi chuyến giao hàng cụ thể và sau khi nhận được tên tàu, L/C của chuyến giao hàng, công ty Coalimex làm thông báo gửi lên Tổng công ty than Việt Nam bao gồm thông tin: tên tàu, số lượng than, loại than, số hợp đồng, chất lượng, tên khách hàng, tốc độ xếp hàng, thời gian tàu đến cảng... để Tổng công ty ra thông báo giao hàng. Tổng công ty ra thông báo giao than trong đó chỉ định đơn vị nào sẽ thực hiện giao than cho chuyến hàng đó. Cơ quan giám định là Quacontrol. Chi nhánh công ty tại Quảng Ninh sẽ điều hành tổ chức giao hàng. 4, Thuê tàu lưu cước Thông thường hình thức xuất khẩu chủ yếu của công ty là FCA ( giao cho người chuyên chở), FOB ( giao lên tàu cảng bốc quy định). Do những hình thức xuất khẩu than của công ty nói trên thì việc thuê phương tiện vận tải là không phức tạp. Việc thuê tàu sẽ được căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng ghi trong hợp đồng để thực hiện. Nếu hợp đồng quy định người bán phải thuê tàu để chở hàng tới cảng đến thì công ty phải tiến hành thuê phương tiện vận chuyển. Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi phải có kinh nghiệm và có thông tin về tình hình giá cả, giá cước. Công ty thường thực hiện hai cách thuê tàu sau: + Thuê trực tiếp với hãng tàu, ví dụ như hãng tàu Vietfracht + Thuê tàu qua môi giới tàu, ví dụ như Teparak Dù là thuê tàu với cách thức nào nhưng công ty cũng phải đảm bảo một số vấn đề sau: + Phải thuê tàu có trọng tải phù hợp + Tàu phải đảm bảo khả năng đi biển + Phải mua bảo hiểm cho hàng hoá Do than mỏ là hàng hoá có khối lượng lớn, tính chất đồng loại nên công ty thường chủ yếu là thuê tàu chuyến. 5, Kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu Công việc kiểm tra chất lượng than xuất khẩu do Quacontrol thực hiện. Trước khi xếp hàng từ xà lan lên tàu, Quacontrol sẽ giám định chất lượng và số lượng của từng xà lan. Nếu đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như thông báo giao than, Quacontrol sẽ cho phép bốc than từ xà lan lên tàu. Trong quá trình kiểm tra chất lượng, thực tế đôi khi cũng nảy sinh một số vấn đề. Đó là còn có cán bộ kiểm tra của Quacontrol thiếu kinh nghiệm, trình độ kỹ thuật non nớt, công nghệ kiểm tra chưa hiện đại nên ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra. Điều này đòi hỏi Quacontrol phải sớm khắc phục để giúp cho việc giám định được tiến hành suôn sẻ. Tuy nhiên cũng có những vấn đề thuộc về chính ngành than. Đó là có những lúc Tổng công ty than Việt Nam đã ra thông báo giao than nhưng than không đảm bảo chất lượng do lẫn những tạp chất khác như đá, sỏi... do đó làm giảm nhiệt năng của than. Khi đến cảng dỡ hàng, khách hàng kiểm tra lại thấy chất lượng không đúng như quy định dẫn tới khiếu nại và công ty phải bồi thường. Thêm vào đó vấn đề cỡ hạt than cũng gây ra khó khăn. Có những khách hàng quy định phân cấp cỡ hạt rất tỉ mỉ. Ví dụ trong hợp đồng số 01/2001 CLM – RMT ký ngày 22 tháng 7 năm 2001 quy định than cục có kích cỡ là 6 – 18 mm, 85% min. Tuy nhiên trong quá trình vận chuyển từ cảng tới xà lan, từ xà lan lên tàu rồi lại từ tàu xuống cảng dỡ hàng khiến cho hạt than bị vỡ dẫn tới việc không đảm bảo kích cỡ đúng như quy định, do vậy không đảm bảo chất lượng hàng giao. 6, Làm thủ tục hải quan xuất khẩu Khi nhận được thông báo giao than của Tổng công ty và sau khi nhận được hợp đồng, L/C của chuyến giao hàng, công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan. Cán bộ có trách nhiệm của công ty sẽ điền vào tờ khai hải quan một cách chính xác và đầy đủ. Công ty phải chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục hải quan thành phố Hà Nội, bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau: + Tờ khai hải quan + Hợp đồng xuất khẩu + Thư tín dụng ( L/C) + Bản kê khai chi tiết + Hoá đơn thương mại + Giấy phép kinh doanh + Giấy công nhận địa điểm kiểm hoá + Một số giấy tờ khác tuỳ theo địa điểm lô hàng Sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa bộ hồ sơ lên Cục hải quan thành phố Hà Nội để đăng ký xuất khẩu. Nếu đầy đủ, hợp lệ, chính xác thì Cục hải quan thành phố Hà Nội đóng dấu tiếp nhận lên tờ khai. Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế xuất nhập khẩu để làm thủ tục. Trong vòng 2 – 3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai hải quan, Cục hải quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được phép xuất khẩu. Khi cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá xuất khẩu của công ty, công ty liên hệ với bộ phận kiểm tra để thoả thuận về ngày giờ kiểm tra, địa điểm kiểm tra. 7, Giao hàng lên phương tiện vận tải Việc giao hàng lên tàu do Coalimex Quảng Ninh điều hành. Hàng sẽ được giao tại vùng neo cảng Hòn Gai hoặc cảng Cẩm Phả. Từ đó than sẽ được rót lên tàu bằng các thiết bị của cảng như băng chuyền, cần cẩu... Nếu xếp hàng tại vùng neo, than sẽ được giao từ các đơn vị xuống xà lan, và từ đó than sẽ được bốc từ xà lan lên tàu. Trong quá trình giao hàng công ty luôn chú ý đến các việc: + Lập bảng kê khai chuyên chở + Trên cơ sở đó khi lưu cước, hãng tàu lập lệnh xếp hàng lên tàu ( SO) + Lên sơ đồ xếp hàng lên tàu. Thông thường sơ đồ xếp hàng không được giao cho chủ hàng nhưng chủ hàng cần yêu cầu cho xem để biết hàng của mình được xếp ở vị trí nào? có phù hợp không? Với điều kiện giao hàng theo giá FOB, công ty thường giao hàng tới tận cảng Hải Phòng. Tuy nhiên việc giao hàng như thế nào thì công ty phải bàn bạc với bên nhập khẩu rồi đi đến thoả thuận chung và có kết luận bằng văn bản đó là điều khoản trong hợp đồng. Hiện nay, các hãng vận tải có đầy đủ các dịch vụ, có thể phục vụ trọn gói nên công ty chỉ chuẩn bị hàng hoá còn các thủ tục tiếp theo do hãng vận tải đảm nhận. Sau khi giao hàng xong thì hãng vận tải sẽ trao lại cho công ty các giấy tờ cần thiết. Tuy nhiên công ty cũng phải ký hợp đồng vận tải với đơn vị vận tải để quy trách nhiệm cho người vận tải nếu trường hợp xấu xảy ra. Hợp đồng vận tải thường quy định những điều khoản sau: + Địa điểm giao hàng + Thời điểm giao hàng + Tên mặt hàng than chuyên chở + Số lượng + Quy cách phẩm chất + Các điều khoản nếu có trường hợp xấu xảy ra và quy trách nhiệm 8, Mua bảo hiểm Trước khi quyết định mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình, công ty xem xét cẩn thận tất cả các căn cứ để mua bảo hiểm là điều kiện cơ sở giao hàng là gì? khối lượng, giá trị và đặc điểm của hàng hoá ra sao? điều kiện vận