Chuyên đề Tìm hiểu và đánh giá kế toán hàng tồn kho của phần mềm kế toán ACsoft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

û. Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhận doanh thu dịch vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụ trừ các nghiệp vụ có chất lượng. Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và các nghiệp vụ có liên quan. Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bị trả lại, đồng thời kết chuyển làm giảm doanh thu. Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL. Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá và tự động tính chênh lệch tỷ giá. 2.1.2. Kế tóan tổng hợp: Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụ dụng cụ được treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vào các tài khỏan chi phí liên quan. Trích khấu hao tài sản cố định: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợp hay theo loại tài sản, bộ phận quản lý. Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo ở tài khỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ. Xác định giá vốn: đây là phần xác định lại giá vốn các lần xuất hàng theo phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối kỳ. Kết chuyển khác: thực hiện các bút tóan kết chuyển làm giảm doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Tính lương và bảo hiểm xã hội: thực hiện bút tóan kết chuyển lương và tính Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đòan vào các lọai chi phi. Chỉ thực hiện kết chuyển lương khi doanh nghiệp đã có bút tóan chi lương trước đó, và phải theo đúng tài khỏan 3341: lương công nhân trực tiếp, 3342: lương quản lý phân xưởng, 3343: lương nhân viên bán hàng, 3344: lương nhân viên quản lý vì khi kết chuyển phần mềm sẽ căn cứ vào đó kết chuyển vào chi phí tương ứng. Nếu doanh nghiệp không có bút tóan chi lương trước thì sẽ vào phần Kế tóan khác thực hiện bút tóan kết chuyển lương, sau đó vào phần này tính Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Kinh Phí Công Đòan. Đồng thời thực hiện bút tóan kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí` sản xuất dở dang. Tổng hợp giá thành: phần này sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang, và phân bổ chi phí sản xuất chung vào chi phí sản xuất dở dang theo tiêu thức do người dùng tùy chọn. Đồng thời tính giá thành đơn vị của sản phẩm theo các trường hợp sản phẩm qua nhiều công đọan sản xuất, sản phẩm chỉ có 1 công đọan sản xuất, bổ sung giá thành nhập kho, bổ sung giá thành vào giá vốn hàng bán ra. Xác định kết quả: đây là phần cuối của công việc tổng hợp dữ liệu, phần này sẽ kết chuyển giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khỏan Xác định kết quả, xác định kết quả họat động tài chính và họat động khác sau đó kết chuyển lãi, lỗ vào Lợi nhuận chưa phân phối năm nay. Tất cả các phần này trong kế tóan tổng hợp đều thực hiện tự động. 2.1.3. Sổ chi tiết Các báo cáo chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt . Sổ tiền gởi ngân hàng. Sổ chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Sổ chi tiết các tài khỏan: in tất các sổ chi tiết tài khỏan theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính. Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần Hệ Thống. Nhật ký hàng hóa: Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng. Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt hàng 1 khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách hàng. Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn giá các khoảng chiết khấu, thuế GTGT. Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trị hàng xuất không theo chứng từ mà theo từng mặt hàng. Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ. Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng, từng nhóm hàng. Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần mềm đề xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác. Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số chứng từ hoặc theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng, ngọai tệ, tiêu thức quản lý, và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng. Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát sinh của họ theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của từng khách hàng. Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng,nhà cung cấp Sổ tổng hợp chi tiết: Sổ tổng hợp chi tiết công nợ:liệt kê công nợ theo từng mã cấp, từng đối tượng chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa:liệt kê hàng tồn kho theo từng mã cấp,từng đối tượng chi tiết,theo tiêu thức quản lý nhưng không có số lượng Sổ tổng hợp chi tiết khác: xem sổ tổng hợp chi tiết các tất cả các tài khỏan , mỗi tài khỏan liệt kê theo đối tượng chi tiết,có thể xem theo số lượng ,tiêu thức quản lý,ngọai tệ, theo tài khỏan đối ứng và có thể sửa tiêu đề báo cáo. Tại đây ta có thể in Bảng kê nhập xuất tồn hàng , vật tư Bảng kiểm kê cuối kỳ: in tồn kho theo sổ sách của từng đối tượng phục vụ cho việc kiểm kê cuối kỳ Báo cáo thuế giá trị gia tăng: Tờ khai thuế GTGT:xem và in tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ Tài Chính Thuế giá trị gia tăng đầu vào: chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào,bảng này có thể in theo mẫu hóa đơn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT Thuế giá trị gia tăng đầu ra:chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa,dịch vụ bán ra Tài khỏan ngòai bảng:xem và in Báo cáo các tài khoản ngoài bảng Báo cáo tình hình tài sản: xem và in bảng khấu hao tài sản tổng hợp hay có thể in theo loại tài sản của bộ phận quản lý Sổ chi tiết hàng phải trả, gửi đại lý: in bảng kê hàng trả lại, hàng gửi đại lý theo từng chứng từ phát sinh 2.1.4. Sổ tổng hợp Báo cáo chi tiết doanh thu:liệt kê chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ,thuế GTGT theo từng chứng từ Báo cáo tổng hợp doanh thu:liệt kê doanh thu, các khoản giảm trừ và doanh thu thuần hoặt động sản xuất kinh doanh và chi tiết từng mặt hàng Báo cáo tiêu thụ hàng hoá:lợi nhuận gộp của từng mặt hàng và nhóm mặt hàng kinh doanh Báo cáo chi phí theo khoản mục: bao gồm Báo cáo chi tiết chi phí theo khoản mục và báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mục phí theo từng chứng từ,còn báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộ phận Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thành từng sản phẩm Báo cáo giá thành đơn vị:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cả các mặt hàng, dịch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dịch vụ Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phát sinh theo tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báo cáo này có thể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vào tính chất thu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền. Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thông tin về số liệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra. Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng, bảng tính khấu hao Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được 2.1.5 Tìm kiếm dữ liệu Tra cứu nhanh số liệu: giúp tra cứu nhanh số phát sinh tổng hợp, số dư của các tài khoản Tìm kiếm và sửa số liệu: phần này cho chúng ta tìm kiếm lại các nghiệp vụ phát sinh theo ngày, tài khoản nợ, có theo số chứng từ, số tiền hoặc tìm tổng quát và sửa trực tiếp các thông tin nghiệp vụ đó. Tại phần này cũng có thể xoá nghiệp vụ. Tìm kiếm và xoá số liệu: tìm kiếm dữ liệu phát sinh và có thể xoá nghiệp vụ đó Sửa VAT đầu vào: phần này giúp sửa, xóa hóa đơn VAT đầu vào để lên bảng kê VAT đầu vào và lên tờ khai thuế GTGT Sửa tính chất thu chi: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai tính chất thu chi thì ta sửa trong phần này, do đó phần này phục vụ cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ được chính xác Sửa khoản mục phí: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai khoản mục phí thì phần này sẽ cho phép ta chọn lại mục phí. Phần này chỉ thực hiện được khi Khai báo khoản mục phí trong phần Hệ thống . Sửa giá kế hoạch: đối với những doanh nghiệp có sử dụng giá kế hoạch để hạch toán thì phần này cho phép ta sửa lại giá đó 2.1.6. Hệ thống Đây là phần thiết kế ban đầu cho từng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do ACSoft là phần mềm đóng gói nên phần này sẽ giúp các doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác nhau có thể sử dụng phần mềm. Do đó đây là phần quan trọng nhất của chương trình nên em tách ra mô tả chi tiết ở phần sau 2.1.7. Trợ giúp Đây chính là phần hướng dẫn ngắn gọn cách sử dụng từng phần hành 2.2. Mô tả chi tiết phần hệ thống Hệ thống gồm hai phần chính là quản lý hệ thống và khai báo hệ thống 2.2.1. Khai báo hệ thống: Đây là phần quan trọng trong hệ thống, phần này được xây dựng theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của họ. Sau đây là chi tiết các bộ phận: Khai báo chi tiết các tài khoản: đây chính là phần mở sổ kế toán trên phần mềm, số lượng sổ được mở và mở chi tiết đến đâu là tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp và sự thoả mãn của chứng từ đầu vào Form nhập như sau: Loại tài khoản: dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong bảng hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay xoá sửa sổ chi tiết Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi kèm theo cũng khác nhau. Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như địa chỉ , mã số thuế. Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo: Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp 5 là con cấp 4, cấp 4 là con cấp 3 mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với 9999 sổ chi tiết có thể được mở ở mỗi cấp Còn phần đơn vị tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai báo tài khoản có đơn vị tính và có khai báo tiêu thứcquản lý Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tài khoản Giá vốn hàng bán). Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tài khoản nhưng số cấp chỉ tối đa là 3 cấp Khai báo loại ngoại tệ: phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn vị sử dụng. Lưu ý tỷ giá trong trường hợp này chính là tỷ giá hạch toán, tỷ giá này sẽ được phần mềm đề xuất mỗi khi nhập nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng khi nhập nghiệp vụ người sử dụng có thể thay đổi tỷ giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng tại thời điểm ghi nhận ngoại tệ Khai báo vụ việc: phần này cho người sử dụng thiết lập danh mục vụ việc thông thường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước, vụ việc có nhiều phát sinh, phát sinh trong khoản thời gian dài, khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ. Ví dụ: một khế ước vay ngân hàng 1 tỷ đồng, ngân hàng giải ngân nhiều lần vào nhiều thời điểm khác nhau. Vào một thời điểm bất kỳ, nhà quản trị muốn xem xét rằng phát sinh của khế ước đã thực hiện được bao nhiêu thì phần vụ việc này sẽ giải quyết vấn đề đó Form nhập của phần này như sau : Phương pháp tính thuế VAT: phần này cho ngừơi sử dụng chọn giá bán đã có thuế giá trị gia tăng(GTGT) hay chưa Khai báo tài sản cố định: Nguyên tắc theo dõi tài sản cố định là theo dõi đơn chiếc và theo dõi theo nguyên giá, việc theo dõi này đã được khai báo trong phần khai báo chi tiết tài khoản. Phần khai báo tài sản cố định này là để khai báo loại tài sản và bộ phận quản lý và theo dõi việc tách nguồn tài sản (nếu tài sản được hình thành từ nhiều nguồn như nguồn tự có, nguồn vay, nguồn ngân sách cấpnhằm cung cấp thông tin tổng hợp cho nhà quản trị và phục vụ việc lên thẻ tài sản. Form nhập liệu như sau (trong quá trình nhập thì có hệ thống các phím tắt để hướng dẫn phía dưới để hỗ trợ người dùng nhập): Các vận hành đặc thù khác: trong phần này có 3 thẻ là thẻ Tài khoản đồng cấp, chế độ hiển thị và sử dụng vận hành nhập Tài khoản đồng cấp: Tài khoản đồng cấp là những tài khoản có theo dõi chi tiết các đối tượng, hay có phần mở sổ chi tiết giống nhau Tác dụng của việc chọn nhóm đồng cấp: có 2 tác dụng chính Làm cho phần khai báo sổ chi tiết tài khoản được nhanh hơn. Ví dụ: nếu đặt các tài khoản 155,1561,157 vào nhóm đồng cấp, khi khai báo chi tiết cho tài khoản 155 thì tài khoản 1561,157 sẽ được tự động khai báo chi tiết hệt như tài khoản 155 cả mã số chi tiết lẫn tên sổ chi tiết. Bên cạnh đó, khi sửa , xoá một sổ chi tiết trong 1 tài khoản thuộc nhóm đồng cấp thì tất cả các tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ được sửa, xoá theo tài khoản bị sửa, xoá. Tác dụng của nhóm tài khoản đồng cấp trong việc phục vụ tốt công tác tổng hợp: quá trình tổng hợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm tài khoản đồng cấp phục vụ đắc lực. Ví dụ: nếu tài khoản 154 và tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợp chi phí từ tài khoản 622 sang tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn kết chuyển, mọi chi phí đã được tập hợp trong kỳ của tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang tài khoản 154 theo từng đối tượng đã được khai báo trong sổ chi tiết. Quá trình kết chuyển giá vốn,doanh thu để xác định kết quả cũng được chương trình thực hiện tự động để xác định kết quả của từng hoặt động , từng mặt hàng chi tiết Tài khoản nguồn: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc danh mục tài khoản của nhà nước quy định và không bao gồm các tài khoản nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo. Danh mục tài khoản nguồn giúp chúng ta lựa chọn các tài khoản có thể đưa vào nhóm tài khoản đồng cấp mà chúng ta cần khai báo Tài khoản đích: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc. Nếu chúng ta không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn “thêm” và “bớt” sẽ bị mờ đi. Danh mục tài khoản đích giúp chúng ta có thể thấy được các tài khoản đã được đưa vào nhóm tài khoản đồng cấp mà chúng ta đã được khai báo Tất cả các tài khoản nguồn và các tài khoản trong nhóm đồng cấp hợp lại thành bảng hệ thống tài khoản, bảng này đã được cập nhật theo quyết định 1141 và 10 Chuẩn mực kế toán Nút thêm/bớt: ta có thể thêm bớt một số tài khoản từ tài khoản nguồn sang tài khoản đích (nhóm tài khoản đồng cấp) và ngược lại. Chương trình đã có sẵn một nhóm tài khoản đồng cấp chúng ta có thể thêm bớt cho phù hợp. Ta có thể tạo nhiều nhóm tài khoản đồng cấp Chế độ hiển thị: Trong phần này chúng ta có thể tuỳ khai báo chế độ hiển thị trên màn hình bao gồm: Số chữ thập phân: định dạng chữ số thập phân cho các tiêu thức đồng Việt Nam. Tỷ lệ chiết khấu, tỷ lệ thuế, ngoại tệ, tỷ giá, số lượng, đơn giá nhằm giúp chúng ta quản lý chính xác số tiền của mình từ 1 đến 4 số sau dấu phẩy. Gía vốn dự kiến, giá bán kế hoạch: chúng ta muốn sử dụng giá vốn dự kiến hoặc giá bán kế hoạch của bất kỳ hàng hóa nào mà nếu đặc thù doanh nghiệp có nhu cầu thì ta sẽ tích chọn. Sau khi chọn xong, khi khai báo chi tiết các mặt hàng ACSoft sẽ hỏi giá vốn dự kiến và giá vốn kế hoạch của hàng hoá đó. Và khi xuất kho bán hàng thì phần mềm sẽ sử dụng Giá vốn dự kiến đề xuất ghi Nợ tài khoản Giá vốn hàng bán và sử dụng Giá bán kế hoạch ghi có tài khoản Doanh thu Chế độ sử dụng: hiển thị năm 2000 khi chúng ta tích chọn thì năm trong tất cả các ngày tháng của phần mềm sẽ hiển thị 4 chữ số. Cộng nội dung: hỗ trợ thao tác nhanh xuất kho bán hàng, nếu chọn thì khi xuất kho phần mềm sẽ cập nhật nội dung Phiếu thu chi: cho phép ngừơi dùng tuỳ chọn định khoản trên phiếu và kèm theo chứng từ gốc khi in phiếu Khai báo tiêu thức quản lý: Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi chi tiết tài khoản theo các yêu cầu quản trị như khai báo kho, theo dõi doanh thu nội địa, doanh thu xuất khẩu.. Ơû form nhập này, người sử dụng sẽ nhập tài khoản cần sử dụng tiêu thức quản lý, sau đó chọn kiểu của tiêu thức là số, ngày, ký tự và nhập mã và tiêu thức Trình tự khai báo hệ thống: các vận hành đặc thù khác, tạo nhóm đồng cấp trướcàkhai báo tiêu thức quản lýàkhai báo chi tiết tài khoản, các phần còn lại thứ tự trước sau tuỳ ý Ta tạo nhóm đồng cấp trước vì nếu tạo sau khi khai báo chi tiết tài khoản thì những phần khai báo chi tiết đó sẽ không được copy cho các tài khoản trong nhóm đồng cấp Khai báo tiêu thức quản lý trước khi khai báo chi tiết tài khoản vì trong form khai báo chi tiết tài khoản có 1 checkbox là sử dụng tiêu thức quản lý, ô này chỉ xuất hiện sau khi khai báo tiêu thức quản lý, do đó nếu khai báo tiêu thức quản lý sau thì lúc đầu khi khai báo chi tiết tài khoản ô này sẽ không xuất hiện và ta không sử dụng được tiêu thức quản lý 2.2.2. Quản lý hệ thống Màn hình chính bên ngoài như sau: Dọn dẹp dữ liệu: mỗi khi ta xóa một bút toán, thì nó chưa được xoá hẳn khỏi phần mềm, lâu ngày phần mềm sẽ bị chạy chậm lại, thì phần dọn dẹp dữ liệu này sẽ giúp làm dữ liệu gọn nhẹ lại và phần mềm chạy nhanh hơn Sao lưu dữ liệu:phần này có tác dụng sao lưu những dữ liệu mà người sử dụng nhập vào chương trình. Phục hồi dữ liệu: hồi phục dữ liệu đã bị mất Khoá sổ kế toán: kiểm tra tổng kết lại những nghiệp vụ đã làm để lập báo cáo. Kết chuyển số dư: phần mềm kế toán ACSoft này sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho, vì thế khi sử dụng phần mềm thì ACSoft tính trước giá xuất kho, nên số lượng trong kho khi xuất sẽ khác với số lượng tồn thực tế trên bảng kê nhập xuất tồn , tác dụng của phần này là xác định chính xác lại số lượng hàng tồn thực tế trong kho Quản lý người sử dụng: đây chính là phần máy chủ sẽ phân quyền sử dụng cho các máy trạm. Người quản lý máy chủ sẽ cấp quyền sử dụng cho các nhân viên thông qua Họ tên, chức vụ, mật khẩu riêng cho từng người. Khi chọn phần này, màn hình sau xuất hiện: Toàn quyền truy cập: khi tích vào thì người được phân quyền sẽ có thể truy nhập được tất cả các phần hành, quyền này tương tự như quyền của ngưởi quản trị mạng Khi chọn truy nhập một phần kết hợp với việc chọn chi tiết phần hành dành cho người được phân quyền thì người đó chỉ có thể truy nhập được phần hành mà mình được cấp quyền mà thôi Việc phân quyền này tuỳ thuộc vào nhu cầu và bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp 2.2.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi về chế độ kế toán Đây chính là một dịch vụ mà Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp cung cấp. Tức là khi có sự thay đổi của bộ tài chính về chế độ kế toán, các biểu mẫu báo cáo thì nhân viên phần mềm sẽ hỗ trợ khách hàng bằng cách ghi đĩa gửi cho khách hàng. Khi đó khách hàng sẽ cài phần mềm nâng cấp và sẽ chuyển dữ liệu qua phần mềm mới và tiếp tục sử dụng, thao tác chuyển dữ liệu cũng khá đơn giản, chỉ cần copy thư mục cần chuyển qua phần mềm mới và chạy chương trình là được 2.3. Kiểm soát chung Kiểm soát quyền sử dụng hệ thống và quyền truy cập dữ liệu: STT Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có 1 Phân quyền Có 2 Mật khẩu Có 3 Thẻ nhận dạng Không 4 Nhận dạng sinh học Không 5 Sử dụng hộp lưu (lưu lại ngày giờ truy nhập hệ thống) Không 6 Kiểm tra tính tương thích chức năng Có Kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có Sao lưu dự phòng tập tin Backup database tự động Có Dấu vết kiểm toán STT Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm soát hiện có 1 Sau khi chuyển sổ cái và khoá sổ, không được xoá hay sửa số liệu, mà phải nhập bút toán đảo, bút toán bổ sung, bút toán ghi số âm, đồng thời lập chứng từ sửa sổ Không có thủ tục này 2 Tự động ghi nhận các hành vi truy nhập hệ thống, chỉnh, sửa, xoá, thêm dữ liệu trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật tối đa , không được xem, xoá, hay sửa, người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung