Chuyên đề Tin học hóa quản lý nguồn vốn tín dụng tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam

cầu sau: - Đảm bảo sự tương thích tức là các thiết bị mua mới và có sẵn phải làm việc được cùng nhau. - Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu của tổ chức trong tiến trình phát triển là liên tục thay đổi và tăng thêm. Do đó, những thiết bị phần cứng cũng cần đáp ứng được yêu cầu này. - Đảm bảo độ tin cậy: Phần cứng được mua sắm và trang bị nhất là những đợt mua sắm lớn nên có dự kiểm nghiệm kỹ lưỡng trên lý thuyết cũng như trên thực tế. 1.3.2. Phần mềm tin học Sau quá trình mua sắm, trang bị phần cứng một vấn đề cấp thiết đặt ra là vấn đề về phần mềm tin học. Bởi lẽ, thiếu phần mềm, phần cứng không thể hoạt động. Phần mềm giúp cho máy tính ứng dụng được vào giải quyết các bài toán thực tế. Phần mềm tin học là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. Phần mềm luôn được bổ sung, sửa đổi và phát triển. Phần mềm được phân ra thành nhiều loại nhưng có hai loại chung như sau: - Phần mềm hệ thống gồm hệ điều hành, các chương trình tiện ích, các chương trình điều khiển thiết bị, các chương trình dịch,… - Phần mềm ứng dụng bao gồm phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giải trí, phần mềm giáo dục, tham khảo,… 1.3.3. Truyền thông dữ liệu và mạng máy tính Truyền thông dữ liệu trong trường hợp đơn giản nhất là giữa hai thiết bị nối trực tiếp với nhau theo các hình mạng truyền thông điểm – điểm. Tuy nhiên điều đó thường ít xảy ra bởi: - Các thiết bị tham gia truyền thông ở cách xa nhau - Có rất nhiều thiết bị tham gia vào hệ thống nên việc kết nối điểm – điểm giữa từng cặp thiết bị là không thực hiện được. Do đó, giải pháp là xây dựng mạng truyền thông dữ liệu. Mô hình đơn giản của mạng truyền thông như sau: Nguồn Thiết bị truyền Hệ thống truyền Thiết bị nhận Đích Hệ thống nguồn Hệ thống đích Hình 2.2: Mô hình mạng truyền thông Có hai loại mạng truyền thông đơn giản được phân loại theo truyền thống là: Mạng diện rộng (WAN – Wide Area Network) và mạng cục bộ (LAN – Local Area Network) với những đặc điểm khác nhau cho từng loại mạng. 1.3.4. Cơ sở dữ liệu Trong hệ thống thông tin, người ta lưu trữ, quản lý dữ liệu trong các kho dữ liệu. Các kho này còn được gọi là ngân hàng dữ liệu, trong đó dữ liệu được lưu trữ, sắp xếp một cách có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm, xử lý và khi đó chúng được gọi là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin. Cơ sở dữ liệu thường bao gồm một số khái niệm cơ sở như: Thực thể, bản ghi, bảng, trường dữ liệu,… Một cơ sở dữ liệu tốt là một cơ sở dữ liệu có những thuộc tính tối thiểu sau: - Chia sẻ được: do trong một tổ chức có nhiều người cùng có yêu cầu tìm kiếm những dữ liệu như nhau vào cùng một lúc - Vận chuyển được: Cơ sở dữ liệu cần dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định. - Bảo mật: Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho người không có thẩm quyền sử dụng. - Chính xác: Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy. - Kịp thời: Cơ sở dữ liệu có nội dung phản ánh thực tế hiện tại, luôn luôn được cập nhật sớm nhất có thể. - Phù hợp: Nội dung của cơ sở dữ liệu là thích hợp, cần thiết cho các quyết định được đưa ra. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu là: Cập nhật, truy vấn, lập báo cáo, cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu. Một số vấn đề liên quan đến thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sử dữ liệu là công việc xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Qua quá trình gặp gỡ, tìm hiểu phân tích viên có thể phán đoán và tìm ra những gì là cần thiết cho cơ sở dữ liệu của hệ thống mới. Có bốn cách thức cơ bản xác định yêu cầu thông tin là hỏi người sử dụng cần thông tin gì, phương pháp đi từ hệ thống đang tồn tại, tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp và phương pháp thực nghiệm. Các phương pháp thiết kế: - Phương pháp 1: Thiết kế các cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra: Đây là phương pháp cơ bản và cổ điển, được áp dụng trong nhiều trường hợp từ đơn giản đến phức tạp Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê thông tin đầy đủ các thông tin đầu ra. Nội dung, tần suất, khối lượng và nơi nhận chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệucho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra - Mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Trong đó, có những thuộc tính thứ sinh – là thuộc tính được tính toán hay suy ra từ thuộc tính khác và thuộc tính cơ sở là những thuộc tính còn lại. - Đánh dấu các thuộc tính lặp (Repeatble) là các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị. - Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ những thuộc tính không quan trọng đối với nhà quản lý. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở. Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1NF): Trong 1 danh sách thiết kế cơ sở dữ liệu không cho phép chứa các thuộc tính lặp. Do đó dùng phương pháp sau: - Tách danh sách con theo một thực thể nào đó có ý nghĩa về mặt quản lý. - Gán cho danh sách con vừa được tách ra một tên và tìm một thuộc tính định danh, thêm thuộc tính định danh này vào danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2NF): Trong một danh sách thì mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa của nó chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa chính. Muốn vậy, cần làm như sau: - Do vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóa thành các danh sách con mới. - Lấy chính bộ phận khóa đó làm khóa chính cho danh sách mới này. Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của cá thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF): Trong một danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. - Nếu thuộc tính A phụ thuộc vào hàm thuộc tính B và B phụ thuộc vào hàm C thì ta nên tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ A, B và danh sách chứa quan hệ B, C. - Xác định khóa và tên cho mỗi danh sach mới Bước 3: Tích hợp các tệpchỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Kết quả của bước 2 mang lại là rất nhiều danh sách với mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, tồn tại riêng tương đối độc lập. Do vậy, công việc chính của bước 3 này là tích hợp các danh sách cùng mô tả về một thực thể, nghĩa là tạo ra một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riên của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 4 được thực hiện với những công việc sau: - Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. - Xác định độ dài cho một thuộc tính và cho cả bản ghi. Bước 5 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Xác định mối liên hệ giữa các tệp. - Biểu diễn mối liên hệ này dưới dạng các mũi tên hai chiều. Quan hệ 1-1 Quan hệ Một – Nhiều Hình 2.3: Liên hệ logic giữa các tệp - Phương pháp 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Các khái niệm cơ bản: - Thực thể là khái niệm dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà thông tin về chúng cần được lưu giữ. - Liên kết: là khái niệm dùng để trình bày những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Mức độ của liên kết: 1 1 Liên kết loại Một – Một N 1 Liên kết loại Một – Nhiều N N Liên kết loại Nhiều – Nhiều  Trong đó: Biểu diễn một thực thể nào đó Biểu diễn liên kết Hình 2.4: Các mức độ liên kết Chiều của một liên kết - Liên kết một chiều là quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. - Liên kết hai chiều là quan hệ trong đó có 2 thực thể liên kết với nhau. - Liên kết nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Thuộc tính: - Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính dùng để xác định duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description): là thuộc tính dung để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relation): là thuộc tính dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể quan hệ. Thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu bằng cách chuyển đổi các quan hệ Chuyển đổi quan hệ một chiều: - Chuyển đổi các quan hệ 1 – 1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khóa của tệp lúc này trở thành định danh của thực thể. - Chuyển đổi quan hệ 1 – nhiều: Trong trường hợp này tệp được tạo ra thể hiện kiểu thực thể. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Khóa được nhắc lại như là một thuộc tính phi khóa để thể hiện quan hệ. - Chuyển đổi quan hệ nhiều – nhiều: Quan hệ này được chuyển thành hai tệp. Một tệp biểu hiện thực thể, tệp còn lại thể hiện quan hệ. Chuyển đổi quan hệ hai chiều: - Quan hệ 1 – 1: Tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. - Quan hệ 1 – nhiều: Tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khóa của tệp có mức quan hệ 1 được dùng làm khóa quan hệ trong tệp biễu diễn thực thể ứng với quan hệ nhiều - Quan hệ nhiều – nhiều: Cần tạo ra ba tệp, hai tệp biểu diễn hai thực thể và tệp thứ ba biểu diễn quan hệ bao gồm khóa của các thực thể tham gia. Một số vấn đề về mã hóa dữ liệu: Định nghĩa: Mã hõa dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Cấc phương pháp mã hóa cơ bản: Mã hóa phân cấp: - Phân cấp các đối tượng từ trên xuống dưới - Xây dựng mã số từ trái qua phải với các chữ số được kéo dài từ trái qua phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu sắc hơn. Mã hóa liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra theo một quy tắc thứ tự liên tiếp nhau. Mã hóa theo xeri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng mã sao cho mã có tính gợi nhớ cao đến đối tượng. Mã hóa ghép nối: Chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Mã hóa tổng hợp: Kết hợp các phương pháp mã hóa trên với nhau trong cùng một bộ mã. 2. Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin mới Trên đây là những vấn đề mang tính tổng quát nhất về hệ thống thông tin. Vậy vì sao chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống thông tin mới cho tổ chức. Câu hỏi ấy luôn được đặt ra với những nhà quản lý, những người làm công việc phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Nguyên nhân trước tiên cần đề cập đến có lẽ chính là nguyên nhân về mặt kinh tế, bởi tính kinh tế luôn có vai trò quan trọng số một trong hầu hết các tổ chức. Theo đó, việc phát triển hệ thống thông tin mới có thể bắt nguồn từ mong muốn tăng hiệu quả kinh doanh thông qua tăng năng lực cạnh tranh (giảm giá cả, tăng chất lượng hàng hóa dịch vụ), mở rộng thị phần, làm đơn giản hóa các thủ tục. Đồng thời hệ thống mới cũng giúp doanh nghiệp hay tổ chức tranh thủ cơ hội trong thời buổi hội nhập sâu sắc và toàn diện. Nguyên nhân thứ hai là những vấn đề trong quản lý bao gồm những yêu cầu mới của nhà quản lý để tạo ra sức mạnh, quyền lực, hay áp lực từ cấp dưới để bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong tổ chức. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin. Ví như trường hợp hệ thống thông tin là công cụ tối ưu để thực hiện một ý đồ chính trị nào đó. 3. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 3.1. Định nghĩa về phương pháp phát triển hệ thống thông tin Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. 3.2. Các giai đoạn của phát triển hệ thống Phương pháp phát triển hệ thống được định nghĩa gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn có những nhiệm vụ được thực hiện làm tiền đề cho giai đoan kế tiếp. Bảy giai đoạn trong phát triển hệ thống là: - Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu – nhằm mục đích cung cấp những thông tin về thời cơ, tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống - Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết – với nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống đang tồn tại, những vấn đề còn yếu kém, cần khắc phục, xác định những ràng buộc cho hệ thống mới và mục tiêu mà hệ thống mới cần đạt được. Giai đoạn này đặc biệt quan trọng quyết định tới việc một hệ thống thông tin mới có được xây dựng, phát triển hay không. - Giai đoạn 3: Thiết kế logic – là công việc thiết kế các thành phần của hệ thống ở mức logic, tạm thời chưa quan tâm đến cái nhìn vật lý bề ngoài. - Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp – Để cho hệ thống mới có thể vận hành tốt nhất thì cần có nhiều phương án khác nhau cho giải pháp được đưa ra. Trên cơ sở đó, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án mà họ cho là đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ, đồng thời vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. - Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài – Với một phương án của giải pháp đã được chọn lựa ở giai đoạn trên, đội ngũ phát triển hệ thống chuyển sang bước thiết kế những nét đặc trưng vật lý, bao gồm cả phần thủ công và những giao diện với phần tin học hóa. - Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống – Những công việc của giai đoạn này bao gồm thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm hệ thống và chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu mô tả hệ thống. - Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác, bảo trì – Là khâu cuối trong việc chuyển đổi hệ thống. Trong quá trình khai thác sẽ không tránh khỏi những sai sót và sự cố, vì vậy hiện nay người ta ngày càng quan tâm nhiều hơn đến công tác bảo hành và bảo trì. Hai công tác này chiếm một phần chi phí không nhỏ trong toàn bộ quá trình xây dựng hệ thống. 3.2.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Một dự án phát triển hệ thống không nên tiến hành ngay tức thì ngay sau khi có yêu cầu. Vì những dự án loại này không những đòi hỏi đầu tư lớn về mọi mặt mà còn gây ra sự thay đổi lớn trong tổ chức, do đó quyết định phát triển hệ thống mới chỉ nên được đưa ra sau khi đã có sự phân tích sâu sắc xác định cơ hội và khả năng thực thi của dự án. Những phân tích ấy chính là sự đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu mang tầm quan trọng quyết định thành công cho dự án. Giai đoạn đánh giá một yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ước tính độ lớn của dự án, những thay đổi và tác động tích cực lân tiêu cực dự án mang lại cho tổ chức. Từ đó cho thấy tính khả thi hoặc một số gợi ý cho người chịu trách nhiệm ra quyết định. Các công đoạn của đánh giá yêu cầu là: - Lập kế hoạch - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả thi - Trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu 3.2.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau khi đã có bản báo cáo đánh giá yêu cầu. Với mục đích xem xét hệ thống đang tồn tại và mục tiêu của hệ thống trong tương lai, giai đoạn này rất cần có một phân tích viên có những hiểu biết sâu sắc về môi trường mà hệ thống đang tồn tại trong đó cũng như hoạt động chính của hệ thống. Trong tiến trình phân tích chi tiết, phân tích viên cần xem xét bảy công đoạn sau: a) Lập kế hoạch với việc thành lập đội ngũ để tiến hành phân tích, lựa chọn phương pháp, công cụ và xác định thời hạn cho công việc này. b) Nghiên cứu môi trường: Vấn đề môi trường được đặt ra ở đây vì môi trường là một tác nhân quan trọng ảnh hưởng tới tổ chức và hệ thống. Đó là một tập hợp rất nhiều nhân tố bên ngoài hay còn gọi là các ràng buộc. Môi trường trong trường hợp này có thể phân làm các lĩnh vực: môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật. c) Nghiên cứu hệ thống có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của hệ thống, mối liên hệ của nó với hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, dữ liệu mà nó thu nhận, thông tin được sinh ra, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu,…Thêm vào đó là xác định những vấn đề nảy sinh có liên quan cùng nguyên nhân của chúng. Do đó, khối lượng thông tin thu thập và phân tích sẽ rất lớn so với các hoạt động trước đó. Công việc này gồm 3 phân đoạn: - Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại với những dữ liệu và tài liệu sau: Hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu, vấn đề của hệ thống. - Xây dựng mô hình vật lý ngoài nhằm mục đích tạo thành tư liệu hệ thống như nó đang tồn tại hay nói cách khác đó là bức tranh trung thực của hệ thống nghiên cứu. - Xây dựng mô hình logic: từ các dữ liệu thu thập trước đây và tư mô hình vật lý ngoài. Sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu sẽ là tài liệu về hệ thống. d) Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp: Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Phân tích viên cần biết sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả. Khi đó, kỹ thuật phân tích nguyên nhân sẽ làm cho công việc này trở nên dễ dàng hơn. Nguyên lý của phân tích nguyên nhan rất đơn giản. Với mỗi thực tế liên quan tới vấn đề, phân tích viên cần ngay lập tức tự hỏi những ảnh hưởng có thể của yếu tố đó và những nguyên nhân có thế. Với mỗi nguyên nhân vừa xác định, phân tích viên lại tiếp tục tìm kiếm các điều kiện có thế dẫn đến nó. Quá trình diễn ra cho đến khi nó không còn mang lại một thông tin thiết thực nào cả. Sau khi việc đưa ra các chẩn đoán hoàn tất có thể chuyển sang giai đoạn xác định các yếu tố của giải pháp. Những yếu tố này gắn chặt với những nguyên nhân đã được phân tích ở trên. Từ đó, xác định được mục tiêu mà hệ thống mới cấn đạt được. e) Đánh giá lại tính khả thi Quá trình đánh giá khả thi trong giai đoạn này đã trở nên chính xác hơn nhờ một lượng không nhỏ thông tin thêm về hệ thống và môi trường của nó, về nguyên nhân và các giải pháp. Tuy nhiên về nội dung cơ bản vẫn không có nhiều thay đổi. Việc đánh giá vẫn thực hiện trên các mặt tổ chức, tài chính, kỹ thuật, thời hạn hoàn thành. f) Thay đổi đề xuất dự án Trải qua thời gian thu thập thêm thông tin và tái đánh giá tính khả thi, giờ đây những nhà phát triển hệ thống sẽ đưa ra những sửa đổi đối với đề xuất dự án. g) Chuẩn bị và trình bày báo cáo Báo cáo được chuẩn bị và trình bày nhằm phục vụ ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án. Bản báo cáo nên chứa đựng những thông tin căn bản nhất, xúc tích, và hữu ích nhất với một số mô hình cũng như tài liệu có thể được đính kèm theo. 3.2.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Là giai đoạn chuyển tiếp giữa phân tích chi tiết và đề xuất các phương án của giải pháp, thiết kế logic nhằm mục đích xác định chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ trước đồng thời luôn tuân thủ ràng buộc của môi trường. Với mục đích như vậy nên các sản phẩm đưa ra của thiết kế logic sẽ là các mô hình hệ thống mới như mô hình luồng dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu 3.2.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giống như tên gọi của mình, giai đoạn này có mục đích không gì khác là đưa ra các phương án khác nhau trên cơ sở giải pháp đã có. Để làm được việc này cần thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu và sự tác động của chúng vào tổ chức. Tiến trình thực hiện giai đoạn này trải qua các bước như sau: - Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức. Với tin học, đó là các ràng buộc phần cứng, phần mềm, nhân lực. Với tổ chức, đó là các ràng buộc về tài chính, thời gian, thiên hướng, ý thích của lãnh đạo, nhân lực,… - Xây dựng các phương án giải pháp: Phương án của giải pháp là sự kết hợp giữa biên giới tin học hóa được xác định và phương thức xử lý. Mỗi sự kết hợp như vậy sẽ cho một phương án khác nhau. - Đánh giá các phương án: Trên cơ sở các phương án đưa ra, phân tích viên tiến hành đánh giá đa tiêu chuẩn. Mỗi tiêu chuẩn được xác định và cho một trọng số bằng số nguyên. Sau đó, cho điểm cũng như tính tổng số diểm của mỗi phương án. Phương án chọn lựa thường là phương án có tổng số điểm lớn nhất. 3.2.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã chọn trước đây. Nhiệm vụ chính cần phải làm trong giai đoạn này gồm: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra: Với thiết kế đầu ra, phân tích viên cần thiết chọn được vật mang tin hợp lý, sau đó là bố trí thông tin trên vật mang tin đó. Thông tin bố trí sao cho thể hiện tốt nhất nội dung, thân thiện với người sử dụng - Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa: Có nhiều cách giao tác với phần tin học hóa. Việc lựa chọn cách thức nào tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, đối với những người dùng khác nhau thì cách thức giao tác này cũng khác nhau. Có một số cách thức giao tác cơ bản sau: giao tác bằng tập hợp lệnh, giao tác qua các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn, giao tác bằng các biểu tượng 3.2.6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Là giai đoạn cuối cùng trước khi đưa hệ thống vào hoạt động trong môi trường thực. Giai đoạn triển khai gồm: - Lập kế hoạch thực hiện - Thiết kế vật lý trong gồm thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế trong các xử lý. - Lập trình các chương trình máy tính nhằm chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân tích thành phần mềm máy tính. Nhiệm vụ này do các lập trình viên đảm nhận. - Thử nghiệm phần mềm: Quá trình này sẽ được thể hiện rõ hơn trong quy trình xây dựng phần mềm cho hệ thống thông tin - Hoàn thiện tài liệu hệ thống bao gồm tài liệu có nội dung miêu tả chi tiết về hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng khai thác hệ thống một cách có hiệu quả nhất. 3.2.7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác, bảo trì hệ thống Cài đặt là giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tích hợp hệ thống mới vào những hoạt động của tổ chức. Quá trình cài đặt có thể diễn ra trực tiếp bằng cách dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng; hay cài đặt song song bằng cách để cho cả hai hệ thống cùng song song tồn tại cho tới khi quyết định dừng hoạt động của hệ thống cũ. Sau khi cài đặt, bước tiếp theo là khai thác hệ thống để đem lại hiệu quả. Đồng thời diễn ra cùng quá trình đó là bảo trì hệ thống với một số kiểu bảo trì: bảo trì hiệu chỉnh, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trì phòng ngừa. 3.3. Các công cụ phân tích hệ thống thông tin Các công cụ phân tích hệ thống thông tin đó là những công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống, làm cho hệ thông được biểu diễn dưới dạng các mô hình theo một nguyên tắc chuẩn. Nhờ có các công cụ này mà việc trao đổi ý kiến về hệ thống trở nên dễ dàng hơn. Những mô hình phân tích hệ thống thông tin bao gồm: 3.3.1. Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Datagram – IFD): Là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của thông tin: nguồn vào, đích nhận, xử lý, lưu trữ và không gian, khối lượng, phương thức xử lý. Tài liệu: Trên giấy Trên băng đĩa Xử lý: Thủ công Bán tự động Tự động Lưu trữ: Thủ công Tự động Dòng thông tin: Hình 2.5: Các thành phần của sơ đồ luồng thông tin 3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): Là sự thể hiện bằng sơ đồ khối luồng, đích, nguồn, xử lý và các kho dữ liệu trên giác độ logic. Sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng một số ký pháp cơ bản sau: Tên bộ phận nhận hoặc phát tin Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Hình 2.6: Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu có nhiều mức. Đó là: Mức ngữ cảnh thể hiện khái quát nhất mội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ mức 0 là sự phân rã của sơ đồ mức ngữ cảnh, chi tiết hơn mức ngữ cảnh song vẫn còn tương đối khái quát. Sơ đồ mức 1,2,… là sự phân rã của sơ đồ mức trên theo hướng ngày càng chi tiết, đi vào từng công đoạn cụ thể. Nguyên tắc liên quan tới DFD và phân rã DFD: - Mỗi luồng dữ liệu cần có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu - Dữ liệu chứa trên hai vật mang tin khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất - Xử lý luôn phải được đánh mã số. - Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. - Tên cho xử lý phải là một động từ. - Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác luồng ra từ một xử lý. - Số xử lý tối đa trên một trang DFD chỉ nên là 7. - Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. - Một xử lý mà logic xử lý của nó trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. - Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn. - Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy. 4. Các nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Giống như nhiều công việc khác, phát triển hệ thống thông tin cũng cần tuân thủ theo các nguyên tắc khác nhau. Cụ thể là 3 nguyên tắc chính sau đây: - Sử dụng các mô hình trong phát triển hệ thống: Có ba mô hình được sử dụng là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Việc sử dụng các mô hình làm cho việc hình dung về hệ thống tương lai trở nên rõ ràng hơn và người quản lý cảm thấy chúng hiện thực hơn. - Nguyên