Chuyên đề Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH Thành Lan

CFí BH, QLDN, HĐBT, HĐTC =TMặt TK121,131.. TK311,315,341 Các khoản thu khác Chi thanh toán TK414,415,531 Chi các quĩ, trả tiền người mua số hàng bị trả lại. Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ phải được ghi sổ theo đồng Việt Nam. Số thu, chi ngoại tệ( đồng đôla của Mỹ hoặc Pr Pháp) được theo dõi trên TK007-nguyên tệ các loại. Khi qui đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế. Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị qui định và được ổn định trong một thời kì nhất định, ít nhất là một kì kế toán. Thông thường là hàng quí, hàng năm. Ví dụ: Đơn vị qui định 1 đô la Mỹ bằng 10.000dồng Việt Nam. Tỷ giá thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ: Ngày 7/ 5/ 2001, tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố là 14670 USD/VNĐ. Khi kế toán các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi ngoại tệ cần tôn trọng các nguyên tắc sau: Đối với các nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ liên quan đến thu nhập, chi phí, mua bán vật tư, hàng hoá, TSCĐ chi đơn vị áp dụng tỷ giá nào, cũng phải ghi sổ kế toán thu nhập, chi phí vật tư hàng hoá bằng đồng Việt Nam theo giá của ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đối với các đơn vị có ít nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ được ghi sổ bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá(nếu có) sẽ được hạch toán vào TK413 - chênh lệch tỷ giá. Cuối kì, kế toán phải đánh giá lại số dư ngoại tệ của các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, có gốc ngoại tệ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kì để ghi sổ kế toán Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ kiếm lời, việc qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế. Chênh lệch giữa số mua vào bán ra được hạch toán vào TK711- Thu nhập hoạt động tìa chính và chi phí hoạt động tài chính. Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được hạch toán như sau: Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. + Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt: BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 1112- Tiền mặt( ghi theo tỷ giá HT) Nợ TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT Có TK 511-Doanh thu bán hàng( tỷ giá TT) BT2: Thu nợ của khách hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT) Nợ (có) TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT Có TK 131 - Phải thu của khách hàng(tỷ giá HT trước đây) + Khi xuất quĩ ngoại tệ: BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ: Nợ TK152-Nguyên, vật liệu (tỷ giá TT) Nợ TK153- CCDC (tỷ giá TT) Nợ TK 156- Hàng hoá( tỷ giá TT) Hoặc nợ TK611- Mua hàng (tỷ giá TT) theo phương pháp KKĐK Nợ TK211-TSCĐ hữu hình Có TK 111(1112)- Tiền mặt (tỷ giá HT) Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá (giá HT<TT) BT2: Chi phí SXC, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường Nợ TK 627,641,642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT) Nợ TK 811, 821- Chi phí HĐTC, HĐBT (tổng giá thanh toán). Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (giá HT< TT) + Trả nợ người bán: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán(theo tỷ giá HT trước đây Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (nếu có) số chênh lệch tỷ giá HT trong kì < tỷ giá HT trước đây. Có TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá HT trong kì) Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam: + Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt do: BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quỹ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá TT) Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá TT) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá TT) BT2: Thu các khoản phải thu bằng ngoại tệ nhập quĩ: Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (theo tỷ giá TT) Có TK 131 (138) - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá lúc cho nợ) Nợ (Có) TK 413- Chênh lệch tỷ giá + Khi xuất ngoại tệ: BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ và chi trả các khoản CFí bằng ngoại tệ: Nợ TK 152,153, 156, 211 - (theo tỷ giá TT) Nợ TK 611 - Mua hàng theo phương pháp KKĐK (tỷ giá TT) Nợ TK 627, 641, 642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá(giữa tỷ giá HTvà T T) Có TK 111(1112) -Tiền mặt (tỷ giá thực tế bình quân) BT2: Trả nợ cho người bán bằng ngoại tệ: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá nhận nợ) Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá TT) Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá TT với tỷ giá nhận nợ) Đến cuối quý, cuối năm nếu có biến động lớn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quĩ theo tỷ giá TT tại thời điểm cuối quý, cuối năm. + Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nước Việt Nam cuối quý, cuối năm nhỏ hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quĩ, số chênh lệch giảm, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 111(1112) - Tiền mặt + Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nước Việt Nam cuối quý, cuối năm lớn hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quỹ, số chênh lệch tăng , ghi: Nợ TK 111(1112)- Tiền mặt Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá Kế toán nhập xuất vàng, bạc, kim loại quý, đá quí Vàng bạc, kim loại quý, đá quí chỉ được coi như tiền mặt ở các đơn vị sử dụng làm vật ngang giá chung, trong quan hệ mua bán trao đổi, thế chấp, kí cược, kí quĩ được hạch toán vào TK 1113 - Tiền mặt Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh vàng, bạc mua bán kiếm lời thì vàng bạc... được coi là hàng hoá, được hạch toán vào TK 156- Hàng hoá. đối với các đơn vị sử dụng vàng, bạc vào chế tạo sản phẩm thì vàng bạc được coi là nguyên vật liệu được hạch toán vào TK 152- Nguyên liệu,vật liệu . Vàng bạc, kim loại quí, đá quý được coi là tiền mặt được ghi chép như sau: BT1: Các nghiệp vụ làm tăng Nợ TK 111(1113): Tiền mặt (trị giá thực tế tăng) Có TK 111(1111): Xuất quĩ tiền mặt mua Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 138,144: Thu hồi các khoản cho vay, các khoản thế chấp kí cược, kí quĩ Có TK 411: NVKD - nhận VGLD vốn cấp phát bằng vàng, bạc. BT2: Các nghiệp vụ làm giảm Nợ TK 411: Đem vàng bạc góp vốn liên doanh Nợ TK 111(1111): Đem vàng bạc bán thu bằng tiền mặt Nợ TK 131, 338... Đem vàng, bạc trả nợ. Có TK 111(1113)- Tiền mặt 1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng 1.2.1.Nội dung hạch toán Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim loại quý, đá qúy. Việc gửi tiền vào ngân hang, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính là rất cần thiết và là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản , giao dịch thanh toán. Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước chẳng những vẫn có toàn quyền sử dụng, tránh được hư hao, mất mát, thanh toán, chi trẩ nhanh chóng, thuận lợi, an toàn mà còn được hưởng khoản lãi tăng thu nhập cho đơn vị. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán - Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các giấy báo có, báo nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản) - Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn vị thì đơn vị phải ghi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại. - Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc, từng công ty tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh. để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng. 1.2.3. Kết cấu TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”: Bên nợ: - Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng) Bên có: - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ giảm) Số dư bên nợ: Số tiền còn gửi ở ngân hàng @. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại các ngân hàng. Tài khoản 1122- Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại các ngân hàng. Tài khoản 1123- Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý đang gửi tại các ngân hàng. 1.2.4. Phương pháp hạch toán: Phương pháp hạch toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến TK 112- Tiền gửi ngân hàng, cũng tương tự như đối với TK 111- Tiền mặt @. Có một số nghiệp vụ cần chú ý như sau: BT1: số lãi được hưởng: khi nhận được giấy báo của ngân hàng, ghi: Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính BT2: Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số liệu trên sổ kế toán của cơ quan, ngân hàng, kho bạc nếu chưa xác định rõ nguyên nhân: Nếu số liệu ở sổ kế toán cơ quan ngân hàng lớn hơn số liệu sổ kế toán đơn vị, kế toán ghi sổ chênh lệch đó như sau: Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng Có TK 3381 - Phải trả phải nộp khác - Khi xác định rõ nguyên nhân + Nếu do ngân hàng ghi nhầm (đơn vị ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK338(1) - Phần chênh lệch thừa chờ xử lý Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + Nếu do đơn vị ghi nhầm sổ (ghi thiếu) kế toán ghi: Nợ TK 338(1): Phải trả phải nộp khác Có TK 511: Doanh thu bán hàng (hoặc có TK 711- Thu nhập HĐTC hoặc có TK 721- Thu nhập HĐBT) Nếu số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, ghi: Nợ TK 138(1) - Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu ngân hàng ghi sổ nhầm ( đơn vị ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý + Nếu đơn vị ghi sổ nhầm (ngân hàng ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK 511 - (hoặc nợ TK 811; Nợ TK 821) Có TK 138(1) - Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý. 1.3. Hạch toán tiền đang chuyển: 1.3.1.Khái niệm: Tiền đang chuyển là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc đã gửi vào bưu điện dể chuyển cho ngân hàng hoặc làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có hay bảng kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển của đơn vị bao gồm: Nộp séc vào ngân hàng. Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa đơn vị, người mua và Kho bạc Nhà nước). 1.3.2. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, đơn vị sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển”. 1.3.3. Nội dung kết cấu TK 113 “Tiền đang chuyển”: Bên nợ: Ghi các khoản tiền (tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc)dã nộp vào ngân hàng, hoặc đã chuyển vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đơn vị khác. Bên có: Ghi kết chuyển vào TK112 - TGNH hoặc các tài khoản khác có liên quan. Số dư bên nợ: Các khoản tiền hiện còn đang chuyển. @. TK113 có hai tài khoản cấp 2: 1131 - Tiền VN: Phản ánh số tiền VN đang chuyển. 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. 1.3.4. Phương pháp hạch toán: - Đơn vị thu tiền bán hàng, thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt) ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK511 - Doanh thu bán hàng Có TK131 - Phải thu của khách hàng (thu nợ khách hàng) - Đơn vị xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng - Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển. Có TK112 - Tiền mặt (1111,1112). - Đơn vị làm thủ tục chuyển tiền từ TK tièn gửi Ngân hàng để trả nợ cho chủ nợ nhưng đến cuối tháng chưa nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng - Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng. - Khách hàng ứng trước tiền hàng của đơn vị bằng séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận được iấy báo Có của Ngân hàng - Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK131 - Phải thu của khách hàng - Đơn vị nhận được báo Có của Ngân hàng về khoản tiuền đang chuyển- Kế toán ghi: Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng. Có TK113 - Tiền đang chuyển. - Đơn vị nhận được báo nợ của Ngân hàng số tiền, đã chuyển trả cho người cung cấp- Ghi: Nợ TK331 - Phải trả người bán (338,315...) Có TK113 - Tiền đang chuyển. 1.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền 1.4.1. Theo hình thức hạch toán nhật ký sổ cái: Sơ đồ 2: Chứng từ gốc: - Phiếu thu phiếu chi - Giấy báo nợ, giấy báo có... Bảng tổng hợp chứng từ gốc: - Bảng tổng hợp chứng từ thu - Bảng tổng hợp chứng từ chi - Bảng tổng hợp chứng từ nợ - Bảng tổng hợp chứng từ có Đối chiếu Nhật ký quỹ NK TK tiền gửi Nhật kí sổ cái 1.4.2. Theo hình thức nhật kí chung: Sơ đồ 3: Chứng từ gốc - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ Sổ nhật kí chung Đối chiếu Sổ cái (Các TK111, 112, 113) - Nhật kí quỹ - Nhật ký TGNH 1.4.3. Theo hình thức thanh toán chứng từ ghi sổ: Sơ đồ 4: Chứng từ gốc - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ Bảng tổng hợp chứng từ thu, chi; báo Nợ, báo Có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK (111, 112, 113) Đối chiếu Nhật kí quỹ Nhật kí TGNH 1.4.4. Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ: Sơ đồ 5: Chứng từ gốc Phiếu thu, phiếu chi Giấy báo Nợ, báo Có Bảng kê số 2 Có TK112 NKCT số 2 Có TK112 NKCT số 3 Có TK113 NKCT số 1 Có TK111 Bảng kê số 1 Nợ TK111 Đối chiếu Đối chiếu Sổ cái TK111, 112, 113 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu 2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 2.1. Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp: 2.1.1. Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp: Nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp với các nhà cung cấp thường xảy ra khi doanh nghiệp tiến hành mua vật tư, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ điện nước, ga, khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, đối tượng thanh toán của doanh nghiệp trong mối quan hệ này là người bán hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản. Ngoài ra, như đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đã mở rộng với các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế. Khi đó hoạt động mua bán hàng hoá chính là hoạt động nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ thác. Dù là đối tượng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán hàng trong thời hạn thoả thuận. Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh 39582*1nghiệp vụ thanh toán nợphải trả với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp. Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà doanh nghiệp, với tư cách là người mua, cấp cho người bán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng. Tuỳ thuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả tiền trước được chia làm hai loại: Trả tiền trước cho người bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp đồng. Mục đích của việc trả tiền trước này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho người bán trong trường hợp người bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có kim ngạch lớn. Vì vậy, thời hạn ứng trước thường dài và mức tiền ứng trước thường lớn. Tuy nhiên, việc xác định số tiền trả trước này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của người bán cũng như khả năng cấp tín dụng của doanh nghiệp. Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thương nhân nhập khẩu lớn ở các nước phát triển dùng hình thức ứng trước tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thương nhân xuất khẩu hay người sản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nước đang phát triển để khống chế và lũng đoạn thị trường xuất khẩu các mặt hàng này. cụ thể là, lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩu này, các thương nhân nhập khẩu lớn thường kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứng trước hoàn toàn có lợi cho mình như tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạm hợp đồng với mức cao... Loại thứ hai của trả tiền trước là trường hợp doanh nghiệp thanh toán cho người bán x ngày trước khi giao hàng. Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán khi người cung cấp không tin vào khả năng thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp hay đề phòng trường hợp doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng. Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nên mức tiền ứng trước không lớn lắm và thường nhỏ hơn trường hợp cấp tín dụng cho người bán và thời gian ứng trước cũng rất ngắn từ 10 đến15 ngày. Trong trường hợp này người bán chỉ giao hàng cho doanh nghiệp khi nhận được số tiền ứng trước hoặc giấy baó có về số tiền ứng trước đó. Số tiền ứng trước có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng. Nếu tiền ứng trước có tính chất tín dụng thì người bán thường tìm mọi cách kéo dài việc hoàn trả... Còn trong quan hệ phải trả với người bán, các khoản công nợ là những hoản nợ ngắn hạn, là các khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kì kinh doanh hoặc là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn không quá một năm. Nguồn trang trải các khoản nợ này thông thường là tài sản lưu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh. Người ta phân chia các khoản nợ phải trả với người bán thành 2 loại: Khoản nợ hợp pháp: Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán được thực hiện đúng như thoả thuận giữa hai bên. Với doanh nghiệp, nếu như thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh nghiệp có thể sử dụng khoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hợp pháp. Khoản nợ bất hợp pháp: Là khoản nợ chưa được thanh toán mặc dù đã vượt quá thời hạn thoả thuận. Tuy với khoản vốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh doanh, nhưng vì là vốn bất hợp pháp, không những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh cho bạn hàng, mà còn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho doanh nghiệp. Bởi vậy, không nên duy trì khoản nợ này trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm được thực hiện phổ biến bằng cách nhận hối phiếu và mở tài khoản. Việc cấp tín dụng thương mại cho người bán bằng cách mở tài khoản tức là hai bên trong giao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định quyền của bên bán được mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến hàng mà bên bán đã thực hiện. Sau từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay. Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu được hiểu là: doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của người bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc người bán trực tiếp gửi cho họ. Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu luật của các nước thường can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày. 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Mọi khoản thanh toán với người bán (nhà cung cấp) phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả. Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tượng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau. - Không phản ánh vào tài khoản này những vật tư, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng) - Những vật tư, hàng hoá nhập kho, đã nhận nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn. - Tuyệt đối không được bù trừ giữa hai bên nơ và có. Số dư bên nợ thể hiện số tiền ứng trước của doanh nghiệp cho người bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả. 2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán: Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, vừa là thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Như đã nói ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với người bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ. Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này. Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau: - Hợp đồng mua hàng; phiếu nhập kho. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Biên bản giao nhận tài sản cố định. Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả; trực tiếp thông qua ngân hàng: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ. Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD và trình độ quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ sao cho thích hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nước. 2.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 2.1.4.1. Tài khoản sử dụng: TK sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là: TK331- Phải trả người bán. 2.1.4.2. Nội dung và kết cấu TK331: Bên nợ: - Số nợ phải trả đã trả cho người bán(vật tư, hàng hoá) người cung cấp lao vụ dịch vụ, người nhận thầu XDCB. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả. - Số kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có: - Số nợ phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi hàng hoá, dịch vụ hay đầu tư XDCB. - Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp. Số dư bên có: - Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB Số dư bên nợ : (nếu có) - Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả theo dõi chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào bên tài sản - khoản người mua trả trước (số bên nợ) và bên nguồn vốn - Số dư có TK331. 2.1.4.3. Phương pháp hạch toán @. Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Trường hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm): Mua chịu vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là người bán chấp nhận cho doanh nghiệp (người mua) thanh toán khối lượng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho người mua. Mua chịu còn được gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán. Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giá hàng mua phản ánh các bút toán sau: Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Khi mua vật tư, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho) kế toán ghi: Nợ TK 152, 153,156 - NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX) Nợ TK 611 - Mua hàng (theo phương pháp KKĐK) Nợ TK133 - Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp - Trường hợp hàng mua về nhưng chưa có chứng từ, theo nguyên tắc quản lí tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và ghi sổ nợ nhà cung cấp theo giá tạm tính. Nợ TK 152,153,156 - NVL,CCDC, hàng hóa thực nhập (PPKKTX) Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp. - Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng đã nhập, căn cứ vào giá mua thực tế, kế toán tiến hành điều chỉnh số tạm tính của khoản nợ + Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán tiến hành ghi sổ bổ sung nợ phải trả người bán: NợTK152, 153, 156: NVL,CCDC, hàng hoá thực nhập(KKTX). Nợ TK 611 : Mua hàng (KKĐK) Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch) + Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm nợ phải trả nhà cung cấp. - Khi mua tài sản cố định đưa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK213 -TSCĐ vô hình Nợ TK 133(1332) - Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp. - Khi doanh nghiệp mua chịu dịch vụ, v