Chuyên đề Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Công ty Bảo Minh Hà Nội trong thời gian qua

: - Hướng dẫn và chỉ đạo khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải nói trên cho các phòng thuộc Tổng Công ty theo phân cấp của Tổng Giám đốc. - Kiểm tra quản lý toàn bộ đơn bảo hiểm hàng hải do tất cả các phòng, cấp gửi đến. - Tổng hợp, báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm hàng hải toàn Tổng Công ty hàng năm. - Thông qua công tác quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, phát hiện những yếu kém, sơ hở, vi phạm trong kinh doanh, kiến nghị với Giám đốc biện pháp xử lý, cải tiến doanh nghiệp. - Thực hiện các biện pháp đề phòng hạn chế tổn thất, quản lý rủi ro bảo hiểm hàng hải. - Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch doanh thu các nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải. 2. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở Công ty Bảo Minh Hà Nội trong thời gian qua 2.1. Công tác khai thác bảo hiểm Khai thác bảo hiểm là khâu đầu tiên của quy trình triển khai một nghiệp vụ bảo hiểm. Nó có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp bảo hiểm nói chung và từng nghiệp vụ bảo hiểm nói riêng, đặc biệt là những nghiệp vụ bảo hiểm mới triển khai, những sản phẩm mới tung ra thị trường. Xuất phát từ nguyên tắc chung của hoạt động kinh doanh bảo hiểm là "lấy số đông bù số ít" nhằm tạo lập nguồn quỹ bảo hiểm đủ lớn để dễ dàng san sẻ rủi ro, doanh nghiệp bảo hiểm phải tổ chức tốt khâu khai thác (khâu bán hàng). Kết quả khâu này thể hiện chủ yếu ở các chỉ tiêu như: số lượng khách hàng tham gia bảo hiểm (số HĐBH đã được ký kết, số đơn bảo hiểm đã cấp), số phí bảo hiểm thu được… Nếu công ty làm tốt khâu này thì công ty sẽ có nhiều khách hàng, mang lại doanh thu phí bảo hiểm cao. Đây là cơ sở để tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị phần, nâng cao vị thế của mình trên thị trường bảo hiểm. Chính vì tính chất quan trọng của khâu này mà hầu hết các công ty bảo hiểm phải lập ra các chiến lược khai thác. Công việc khai thác càng trở nên khó khăn hơn trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước tình hình đó đòi hỏi các công ty phải thực hiện tốt khâu khai thác. Đối với Bảo Minh Hà Nội mục tiêu và cũng là thước đo hiệu quả của khâu khai thác là xây dựng và phát triển một thị trường bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu ổn định lâu dài và tăng trưởng cao. Để thực hiện tốt khâu khai thác Bảo Minh Hà Nội thường tiến hành theo các bước: lập kế hoạch, xác định các biện pháp khai thác, tổ chức khai thác, đánh giá rút kinh nghiệm. Trước hết, vào đầu năm phòng hàng hải tiến hành thu thập thông tin về kim ngạch XNK như chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa của từng công ty XNK tại Hà Nội. Từ đó sẽ tập hợp số liệu để lập kế hoạch khai thác và định mức thu phí trong năm cho từng đối tượng. - Khách hàng là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty bảo hiểm. Khách hàng của công ty thường có 2 loại: Khách hàng cũ và khách hàng mới. Đối với khách hàng cũ, các khách hàng truyền thống, các nhân viên phải thuyết phục được họ tiếp tục hợp đồng một cách tự nguyện, lượng khách hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho công ty một doanh thu ổn định. Một công ty bảo hiểm có lượng khách hàng truyền thống chiếm tỷ lệ cao chứng tỏ chất lượng dịch vụ của công ty là rất tốt và biểu phí phù hợp. Đối với khách hàng mới thì các cán bộ phải tìm cách tiếp cận để tìm hiểu về loại hàng và nhu cầu tham gia bảo hiểm của họ, giúp họ hiểu hơn về sản phẩm mà công ty có thể cung cấp. Từ đó thuyết họ tham gia bảo hiểm cho những hàng hóa XNK đó, những khách hàng mới này sẽ giúp công ty tăng doanh thu, từng thị phần trên thị trường bảo hiểm. Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng. Việc cấp đơn bảo hiểm được tiến hành theo trình tự sau: a. Kiểm tra chứng từ và đánh giá rủi ro - Đánh giá rủi ro là bước nghiên cứu để dự kiến mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với lô hàng và tàu trong suốt hành trình. Đối với tàu chở hàng, các cán bộ khai thác của công ty phải xem xét kỹ các yếu tố sau: + Quốc tịch của tàu và chủ tàu: Vì đội tàu của mỗi nước có độ an toàn là khác nhau. + Nếu tàu chở hàng tham gia cả bảo hiểm vật chất thân tàu tại Bảo Minh thì kiểm tra xem tổng giá trị của tàu và hàng tham gia bảo hiểm có vượt quá phân cấp 11 triệu USD hay không? Nếu vượt quá phải thông báo cho phòng tái bảo hiểm để thu xếp nhượng tái. + Khả năng tài chính của chủ tàu, tuổi của tàu, cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải… - Kiểm tra chứng từ: Trước hết cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra tính hợp lý của người yêu cầu bảo hiểm, chi khi người được bảo hiểm khai báo rõ các thông tin trong giấy yêu cầu bảo hiểm mới được coi là hợp lệ. Nếu khách hàng khai thiếu các thông tin cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảohiểm, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm thì cán bộ bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng bổ sung ngay. b. Xem xét chấp nhận, từ chối bảo hiểm - Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu điện kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu. - Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt yêu cầu thì Công ty quyết định bảo hiểm, đồng thời thỏa thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức. c. Cấp đơn bảo hiểm Khi đã đồng ý bảo hiểm, khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính. Công ty Bảo Minh Hà Nội được phép chủ dộng nhận bảo hiểm cho những hàng hóa xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dưới 6 triệu USD. Khi áp dụng các điều khoản biểu phí, quy định, hướng dẫn hiện hành của Tổng Công ty, nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Công ty và chỉ được thực hiện khi Tổng Công ty chấp nhận Việc xác định tỷ lệ phí không chỉ dựa vào kết quả của tính toán, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng được yêu cầu của tình hình thực tế, chi nhánh còn thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, khách hàng nhằm đưa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc điều chỉnh này không những đảm bảo được lợi ích kinh doanh của công ty mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Có thể thấy sự thay đổi linh hoạt của tỷ lệ phí thông qua bảng sau: Bảng 1: Doanh thu phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Bảo Minh Hà Nội Chỉ tiêu Năm Đơn vị 2004 2005 2006 2007 2008 Số tiền bảo hiểm Triệu đồng 1.480.789 1.661.052 1.925.945 2.393.611 2.118.000 Doanh thu phí Triệu đồng 5.627 6.312 7.126 8.617 7.413 Tỷ lệ phí bình quân % 0,38 0,38 0,37 0,36 0,35 (Nguồn: Số liệu thống kế của Bảo Minh Hà Nội) Qua bảng trên cho thấy doanh thu và số tiền bảo hiểm tăng liên tục trung bình của doanh thu phí là 15% , năm 2007 là năm trong đó tốc độ tăng cao nhất là 21% so với năm 2006. Nhưng đến năm 2008 thì doanh thu phí 2008 chỉ bằng 86% so với năm 2007. Sự giảm sút về doanh thu phí năm 2008 là do những nguyên nhân sau đây: - Mặc dù tỷ lệ phí năm 2008 là thấp nhất nhưng do sự cạnh tranh gay gắt của các công ty bảo hiểm khác trên thị trường, đã làm giảm doanh thu phí của công ty. - Mặc dù kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa tăng cao nhưng tình hình thực sự không mấy khả quan đối với các doanh nghiệp bảo hiểm trong nước. Kim ngạch hàng xuất tăng vẫn chủ yếu tập trung vào các mặt hàng chiến lược của n như dầu thô, thủy sản, dệt may… mà tất cả các mặt hàng này hầu hết phía người mua đều là người quyết định đối với các dịch vụ về vận tải và bảo hiểm. Nghiệp vụ bảo hiểm hàng nhập vẫn đạt thấp so với kế hoạch đề ra cho phòng Hàng Hải chưa có sự nỗ lực đầu tư, quan tâm thích đáng vào việc mở rộng quan hệ tìm kiếm những khách hàng nhập khẩu mới . - Phí thu bảo hiểm của phòng Hàng Hải tập trung chủ yếu vào các khách hàng cũ truyền thống mà các khách hàng này trong năm 2008 khó khăn trong việc xuất nhập khẩu. Trong khi đó doanh thu phí của nghiệp vụ này ở các phòng khai thác khu vực chiếm tỷ lệ rất nhỏ so với doanh thu của phòng Hàng Hải. Điều này được thể hiện thông qua bảng số liệu sau: Bảng 2: Doanh thu phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu tính theo các phòng tại Bảo Minh Hà Nội Đơn vị: Triệu đồng STT Phòng Doanh thu phí Tỷ lệ % năm 2008 so với năm 2007 2007 2008 1 Phòng Hàng Hải 7.678 4.789 62% 2 Phòng TS và KT 0,489 0,860 292% 3 Phòng phi HH 0,011 0.026 236% 4 Phòng khai thác 3 0 0,436 - 5 Phòng khai thác 4 0 0,083 - 6 Phòng khai thác 5 0,063 0,234 371% 7 Phòng khai thác 6 0,353 0,160 45% 8 Phòng khai thác 7 0,033 0,150 454% 9 Phòng khai thác 8 0 0,657 - 10 Phòng khai thác 9 0 0,018 - 11 Tổng cộng 8.627 7.413 86% (Nguồn: báo cáo hoạt động kinh doanh năm 2008 của Bảo Minh Hà Nội) Qua bảng trên cho thấy doanh thu phí của nghiệp vụ này chủ yếu là do phòng Hàng Hải khai thác. Năm 2007 phòng Hàng hải chiếm 80% doanh thu phí của nghiệp vụ này, năm 2008 là 65%. cho nên, mặc dù năm 2008 doanh thu phí của nghiệp vụ này ở phòng TS và KT; phòng phi Hàng hải và các phòng khai thác đều tăng cao nhưng do sự giảm sút mạnh về doanh thu phí của phòng Hàng hải đã làm cho doanh thu của nghiệp vụ này ở công ty năm 2008 chỉ bằng 86% so với năm 2007. d. Thu phí và theo dõi sau khi cấp đơn bảo hiểm Đây có thể coi là một trong các khâu quan trọng nhất của quy trình khai thác có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí và tiến độ thu phí, doanh số thu. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng cũng như mức độ khéo léo của cán bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quá trình thu phí. Hiện nay hình thức thu phí của chi nhánh rất linh hoạt, có thể thu trực tiếp bằng hóa đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy báo nợ. Thời gian thu phí là từ khi ký hợp đồng cho tới khi kết thúc hành trình. Việc quy định thời hạn kéo dài như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi và có tác dụng khuyến khích khách hàng. Riêng đối với hợp đồng bảo hiểm bao khách hàng có thể thanh toán phí theo kỳ, do hợp đồng có hiệu lực trong một thời gian dài (thường là 1 năm), sử dụng cho khách hàng lớn, xuất nhập khẩu thường xuyên và có uy tín, thông thường số phí bảo hiểm đã đóng thành 3 hoặc 4 lần trong năm (với điều kiện khi vận chuyển từng chuyến thì phải báo cho công ty biết). Hình thức thu phí của Bảo Minh cũng theo hai cách thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. 2.2. Công tác giám định hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Công ty bảo hiểm Bảo Minh Giám định hàng hóa nói chung và hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng là một khâu được Bảo Minh quy định chặt chẽ theo một trình tự nhất định nhằm tiến hành đánh giá, giám định tổn thất xảy ra một cách chính xác, hiệu quả và tiết kiệm, bảo đảm quyền lợi của cả hai bên: bên bảo hiểm và bên được bảo hiểm. Trước hết, khi có tổn thất xảy ra, Bảo Minh (cụ thể ở đây là Công ty Bảo Minh Hà Nội) sẽ xem xét tổn thất là bao nhiêu? Nguyên tắc chung của Công ty khi tiến hành giám định lại: - Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan, bảo đảm phục vụ tốt nhất cho việc bồi thường của Công ty. - Bảo Minh Hà Nội có thể trực tiếp giám định hoặc có thể nhờ các Bảo Minh ở các khu vực khác giám định hộ hoặc chỉ định đại lý của mình ở trong và ngoài nước. Xuất phát từ những nguyên tắc này, quy trình giám định của Công ty được giám định như sau: a. Nhận yêu cầu giám định Khi phát hiện có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất người được bảo hiểm phải gửi ngay yêu cầu giám định đến Bảo Minh Hà Nội, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ sung ngay bằng giấy yêu cầu chính thức có thể lưu trong tập hồ sơ giám định. Tiếp theo, cán bộ giám định sẽ đề nghị có sự phối hợp, giúp đỡ của người yêu cầu giám định trong suốt quá trình giám định, đồng thời yêu cầu họ cung cấp các giấy tờ cần thiết sau: + Hợp đồng bảo hiểm + Vận đơn đường biển + Hóa đơn thương mại + Quy cách đóng gói + Các chứng từ nhận hàng hóa giữ tàu và cảng. b. Tiến hành thực hiện việc giám định Công việc này được thực hiện tại nơi xảy ra tai nạn. Cán bộ giám định của Công ty sẽ thực hiện các công việc sau: + Giám định bên ngoài kiện hàng, so sánh đối chiếu với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển. + Giám định bên trong kiện hàng. + Xác định mức độ tổn thất. Trong quá trình giám định, cán bộ giám định luôn chú ý rõ số lượng hàng bị thiếu, số lượng từng loại bị hư hỏng và mức độ hư hỏng. Đồng thời ước tính các khoản chi phí khắc phục, sửa chữa, tỷ lệ giảm gía và gía trị còn lại của hàng hóa để có thể xác định mức độ tổn thất hợp lý. + Xác định nguyên nhân tổn thất. Để có thể tìm ra nguyên nhân, đòi hỏi các cán bộ giám định phải có khả năng quan sát và phán đoán hết sức nhạy bén cũng như trình độ chuyên môn cao, phải hiểu rõ đặc tính của hàng hóa bảo hiểm, đặc biệt của tuyến hành trình, điều kiện khí hậu thủy văn, trạng thái kỹ thuật của con tàu, ý thức và trình độ của sỹ quan thủy thủ, thuyền viên. + Phân định dạng tổn thất: Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển có thể gặp phải các tổn thất như: mất mát hao hụt, hỏng do nước ngấm, bị cong, bẹp, méo, xước, vỡ gẫy, bao kiện bị mốc rách, hàng bị ô nhiễm mùi vị hoặc bị lấm bẩn, bị mốc, ôi thiu, bị cháy, han rỉ… + Mỗi dạng tổn thất có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân có xuất xứ khác nhau, vì thế đã tìm ra nguyên nhân gây ra tổn thất thì cần phải xác định rõ cả nguồn gốc phát sinh ra nguyên nhân. Chẳng hạn khi xác định nguyên nhân tổn thất là do cháy thì cần phải phân tích xem cháy là do đặc tính của hàng hóa tự bốc cháy hay do hành vi sơ suất của thuyền viên. Hoặc khi xác định nguyên nhân tổn thất là do va đạp thì phải xem xét rằng va đập là do hàng hóa bị rơi từ trên cao xuống, bị đè nặng, chèn ép hay do sóng lớn gây ra chấn động đổ vỡ… c. Lập biên bản giám định Sau khi hoàn tất việc giám định, giám định viên chọn lọc các chi tiết cơ bản để phản ánh những gì đã chứng kiến tại hiện trường vào một văn bản gọi là "biên bản giám định". Đây là kết quả của quá trình giám định và cũng là cơ sở pháp lý để khiếu nại người có trách nhiệm với vụ tổn thất đó. Nội dung của biên bản giám định phải đảm bảo các yêu cầu trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể, các số liệu trên biên bản phải phù hợp với thực tế tổn thất và thống nhất với các tài liệu liên quan đến chuyến hành trình. Điểm quan trọng nhất, cũng là nội dung chính của biên bản giám định là phải ghi rõ mức độ và nguyên nhân gây ra tổn thất đó. d. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định Sau khi lên biên bản giám định, cán bộ giám định của Bảo Minh sẽ cung cấp cho người hoặc tổ chức yêu cầu giám định. Việc cấp thêm biên bản cho bất cứ người nào khác được sự đồng ý của người yêu cầu giám định bằng văn bản và phải tính thêm chi phí nếu cần. Đối với các chi phí và công lao động đã thực hiện trong quá trình giám định theo yêu cầu của người nhận hàng, giám định viên có thể ghi thêm vào biên bản giám định và phải ghi thêm vào chứng từ, hóa đơn đầy đủ về các chi phí đó. Về nguyên tắc, chi phí giám định chỉ được thu trực tiếp từ người yêu cầu giám định nếu lô hàng không tham gia. Nếu bảo hiểm tại Bảo Minh thì phí giảm định được tính vào số tiền hàng bồi thường hoặc Bảo Minh tự chịu trong trường hợp tổn thất không thuộc trách nhiệm của mình. Ngoài ra trong trường hợp Bảo Minh Hà Nội giám định hộ các đơn vị khác trong công ty thì giám định được tính vào số tiền bồi thường, số tiền này đơn vị nhờ giám định sẽ phải trả cho Bảo Minh Hà Nội. Quy trình trên không chỉ được áp dụng ở Công ty Bảo Minh Hà Nội mà còn ở tất cả các đơn vị khác trong Tổng công ty. Trong một số trường hợp, tùy theo điều kiện đã thỏa thuận trong đơn bảo hiểm thì khi xảy ra tổn thất, Bảo Minh Hà Nội có thể phối hợp với một tổ chức giám định khác đã được chỉ định trong đơn để cùng tham gia giám định. Do giám định là một công việc rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi giám định viên phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao, am hiểu sâu sắc về nhiều lĩnh vực như vật lý, hóa học, sinh học, tâm lý học, cơ khí nên để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong khâu giám định, hiện nay công ty thường thuê các chuyên viên giám định về tổn thất hàng hóa có uy tín như: Công ty giám định Nhà nước (Vinacontrol) hay Công ty liên doanh giám định là Công ty Davidcontrol và FCC. Căn cứ vào biên bản mà các chuyên gia cung cấp, Công ty sẽ lên biên bản chính thức và từ đó làm căn cứ giải quyết bồi thường cho những hàng hóa được bảo hiểm. Bảng 3: Chi giám định và chi bồi thường cho nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Năm Chi phí giám định ngoài trách nhiệm bồi thường Chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường Thực thi bồi thường Tổng chi bồi thường 1 2 3 4 5=3+4 2004 31 210 2.363 2.573 2005 42 247 2.714 2.941 2006 48 269 2.992 3.251 2007 52 288 3.364 3.632 2008 63 275 2.742 2.988 (Nguồn: Số liệu tổng kết của Bảo Minh Hà Nội) Qua bảng trên cho thấy, chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường tăng qua các năm. Điều này là do số vụ tổn thất cần giám định tăng về số lượng và quy mô. Mặt khác, tính chất các vụ tổn thất ngày một phức tạp đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của hơn, phải bỏ thêm chi phí để thuê các chuyên gia giám định tổn thất nên chi phí thuộc trách nhiệm bồi thường tăng lên. Đối với các khoản chi ngoài trách nhiệm bồi thường, đây là khoản chi chi cho các vụ tổn thất có nguyên nhân là các rủi ro loại trừ. Các khoản chi này là không lớn so với tổng chi bồi thường và tương đối ổn định. Do thực tế ở Công ty, số tiền giám định các vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bồi thường được tính gộp vào tiền bồi thường nên có sự phân biệt giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và chi phí giám định không thuộc trách nhiệm bồi thường cũng như giữa chi phí thực bồi thường và tổng chi bồi thường. 2.3. Công tác giải quyết khiếu nại bồi thường Trên tinh thần nguyên tắc tăng cường quyền hạn và ý thức trách nhiệm của công ty khu vực cũng như nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tổng công ty Bảo Minh đã quy định phân cấp bồi thường cho các công ty. Bảo Minh Hà Nội là công ty cấp I và cũng là công ty lớn nhất miền Bắc nên được Tổng công ty quy định hạn mức phân cấp bồi thường đối với nghiệp vụ này là 15.000 USD/vụ (tương đương 230 Tr.đ). Trong trường hợp có những hồ sơ vượt phân cấp, công ty phải thu nhập đầy đủ hồ sơ bồi thường theo quy định khẩn trương làm báo cáo có ý kiến của đơn vị gửi về tổng công ty để xem xét bồi thường. Quy trình giải quyết bồi thường ở Bảo Minh Hà Nội cũng được tiến hành theo các bước sau: a. Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại: Bộ hồ sơ khiếu nại đối với tổn thất hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển có: + Hợp đồng bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung (nếu có) + Vận đơn đường biển (bản gốc) + Phiếu đóng gói (bản gốc) + Biên bản giám định (bản gốc) + Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng + Thông báo tổn thất. + Hợp đồng vận chuyển + Hóa đơn biên lai các chi phí khác + Các chứng từ liên quan (nếu tổn thất phát sinh do lỗi của người thứ ba). b. Kiểm tra chứng từ Khi tiếp nhận, cán bộ làm công tác giải quyết bồi thường của chi nhánh sẽ kiểm tra cẩn thận tính đầy đủ và hợp pháp của bộ chứng từ. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc hiệu đính lại. c. Xác minh phí: Kiểm tra xem người được bảo hiểm có thực hiện và thực hiện đúng nghĩa vụ đóng phí của mình không, đây là một trong các biện pháp ngăn ngừa tình trạng gian lận trong bảo hiểm có ý đồ trục lợi cho riêng mình. d. Giám định tổn thất. Lúc này cán bộ làm công tác bồi thường làm rõ những vấn đề sau: + Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm không? + Tổn thất xảy ra có trong thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm không? + Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra không? + Tổn thất có được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm như đã thỏa thuận không? Chỉ cần không đáp ứng được một trong các câu hỏi trên thì có nghĩa là nó đã nằm ngoài phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Khi đó chi nhánh sẽ lập công văn gửi người khiếu nại (bằng fax hoặc gửi qua bưu điện) để từ chối việc bồi thường tổn thất mà anh ta yêu cầu. Trong công văn phải nêu tóm tắt sự việc và lý do khước từ trách nhiệm bảo hiểm sao cho có tình có lý nhất. Nếu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường lúc này phải tính đến số tiền dự tính bồi thường, rồi làm tờ trình để trình lãnh đạo theo phân cấp bồi thường xem xét và cho ý kiến về việc bồi thường. e. Thanh toán bồi thường. Giai đoạn cuối cùng trong quá trình giải quyết bồi thường là việc thanh toán bồi thường. Sau khi lãnh đạo xem xét và đồng ý phê duyệt bồi thường, cán bộ xét bồi thường phải gửi thông báo số tiền bồi thường để lấy ý kiến chấp nhận từ phía khách hàng đồng thời chuẩn bị hồ sơ để đòi người nhận tái bảo hiểm hay đòi hỏi người thứ ba nếu có. Khi nhận được ý kiến chấp nhận của khách hàng số tiền bồi thường sẽ được chuyển khoản theo số tài khoản của khách hàng. Bên cạnh hoạt động khai thác, thu phí thì xét giải quyết bồi thường cũng là một khâu then chốt tác động đến số lãi thực thu của chi nhánh nói chung và trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng, nếu hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại bồi thường nâng lên thì góp phần giảm khoản chi, từ đó tăng lợi nhuận và cũng là hiệu quả kinh doanh. Bảng 4: Tỷ lệ bồi thường của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển Bảo Minh Hà Nội Năm Tổng doanh thu phí (triệu đồng) Chi bồi thường (triệu đồng) Tỷ lệ bồi thường (%) 2004 5.627 2.363 45 2005 6.312 2.714 43 2006 7.126 2.992 42 2007 8.627 3.364 39 2008 7.413 2.742 37 (Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Qua số liệu trên cho thấy số tiền chi bồi thường tăng lên qua các năm nhưng tốc độ tăng nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu phí bảo hiểm và tỷ lệ chi bồi thường có xu hướng giảm qua các năm, từ 45% năm 2004 xuống còn 37% năm 2008. Điều này cho thấy công tác đề phòng hạn chế của công ty đã thực hiện ngày càng tốt, đồng thời các công đoạn từ khai thác giám định bồi thường được nâng cao, nó đảm bảo hợp lý quyền lợi của người được bảo hiểm. Từ đó nâng cao uy tín cho công ty cũng như tổng công ty thu hút thêm khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều 3. Kết quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở công ty Bảo Minh Hà Nội 3.1. Kết quả kinh doanh Sau 10 năm triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển trên địa bàn Hà Nội. Nghiệp vụ này đã thu được nhiều kết quả, doanh thu phí tăng liên tục qua các năm. Doanh thu phí từ nghiệp vụ này hàng năm chiếm khoảng 40% doanh thu phí nhóm nghiệp vụ Hàng Hải và chiếm 10% tổng doanh thu phí toàn công ty, góp phần không nhỏ vào việc tăng lợi nhuận của công ty trong các năm qua. Lợi nhuận từ nghiệp vụ này mang lại tăng liên tục qua các năm từ 2004 -> 2008. Điều này được thể hiện rất rõ trong bảng sau: Bảng 5: Kết quả kinh doanh nghiệp vụ hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Bảo Minh Hà Nội Đơn vị:Triệu đồng Năm Doanh thu phí Chi bồi thường Chi hoa hồng Chi đề phòng hạn chế tổn thất Chi giám định Chi quản lý Chi khác Tổng chi Lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập Lợi nhuận sau thuế 0 1 2 3 4 5 6 7 8 =2+3+7 9=8-1 10 11=9-10 2004 5.627 2.363 587 613 210 926 308 5.007 620 124 496 2005 6.312 2.714 645 658 247 965 345 5.574 738 147 591 2006 7.126 2.992 791 694 269 1.218 322 6.286 840 168 672 2007 8.627 3.364 864 722 288 1.985 537 7.760 867 173 694 2008 7.413 2.741 756 723 276 1.634 352 6.482 931 186 745 (Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Một điều kiện quan trọng hơn nữa để đạt được kết quả tăng trưởng cao như hiện nay là dựa vào chất lượng và thái độ phục vụ khách hàng chu đáo nhiệt tình của Công ty, từ đó tạo được lòng tin của khách hàng đối với công ty và Tổng công ty. Việc giải quyết khiếu nại đòi bồi thường tổn thất cho khách hàng cũng ngày một đơn giản và nhanh chóng. Những cố gắng này không chỉ thúc đẩy việc tái tục hợp đồng với các khách hàng cũ mà còn thu hút các khách hàng mới đến với Công ty. Điều này làm giảm các khoản chi và làm tăng lợi nhuận cho công ty, tạo những bước phát triển nhanh và vững chắc, dần dần khẳng định vị thế của công ty trên thị trường bảo hiểm trong nước. 3.2. Những thuận lợi và khó khăn của Bảo Minh Hà Nội khi triển khai nghiệp vụ này a. Những thuận lợi - Nền kinh tế nước ta có tốc độ tăng trưởng cao trong các năm qua, quá trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng. Năm 2008 km ngạch xuất khẩu trên địa bàn Hà Nội tăng 23,8%, trong đó xuất khẩu địa phương tăng 37% chia theo thành phần kinh tế Nhà nước tăng 14%, kinh tế ngoài Nhà nước tăng 17,6% và kinh tế có vốn đầu tư