Chuyên đề Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển đường biển tại Bảo Minh Hà Nội

khách hàng cũ, các khách hàng truyền thống, các nhân viên phảI thuyết phục được họ tái tục hợp đồng một cách tự nguyện. Lượng khách hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho công ty một doanh thu ổn định. Một công ty bảo hiểm có lượng khách hàng truyền thống chiếm tỷ lệ cao chứng tỏ chất lượng dịch vụ của công ty là rất tốt và biểu phí phù hợp. Trong quá trình thực hiện kế hoạch chi nhánh Bảo Minh Hà Nội thường xuyên cử nhân viên nhắc nhở khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời gian quy định, đồng thời hướng dẫn họ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch nhập về theo giá FOB, CF và phần kim ngạch xuất theo giá CIF. Mặt khác theo dõi số liệu về hàng hoá xuất nhập khẩu của từng đơn vị và đối chiếu khối lượng khách hàng mua bảo hiểm nếu tỷ lệ hàng hoá được bảo hiểm so với kim ngạch mà thấp thì công ty cần phải tìm ra lý do để có sự đIều chỉnh phù hợp. Tỷ lệ phí là mối quan tâm lớn của khách hàng. Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu giá trị rất lớn chỉ cần một tỷ lệ nhỏ trong phí cũng là một khoản phí rất lớn. Vấn đề đặt ra cho phòng hàng hải là phải nắm vững cách thức tính phí, các yếu tố cấu thành lên phí cũng như là đối tượng được bảo hiểm để tính mức phù hợp nhất. Đến cuối năm phòng hàng hải tổng kết tập hợp số liệu để tính ra một số chỉ tiêu hiệu quả khai thác từ đó đề ra một chiến lược khai thác cho năm nghiệp vụ mới. 2.2. Cấp đơn bảo hiểm. Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm, phòng hàng hảI phảI xem xét việc cấp đơn theo trình tự sau: Kiểm tra chứng từ và thẩm định rủi ro. a1. Thẩm định rủi ro. Đây là bước nghiên cứu để dự kiến mức độ rủi ro có thể xẩy ra đối với lô hàng và tàu trong suốt hành trình. Đối với tầu chở hàng các cán bộ khai thác của chi nhánh phải xem xét kỹ các yếu tố sau: Thứ nhất: quốc tịch của tàu và chủ tàu điều này có ảnh hưởng rất lớn đến độ an toàn của hành trình. Chẳng hạn tàu có quốc tịch Đông Âu thường xẩy ra tổn thất thấp hơn tàu của các vùng khác. Thứ hai: Là nếu tàu được bảo hiểm thân tàu tại Bảo Minh thì kiểm tra xem tổng giá trị của tàu và hàng có vượt quá phân cấp 11 triệu USD hay không? Trường hợp vượt quá sẽ thông báo cho phòng tái bảo hiểm để thu xếp nhượng tái. Thứ ba: Là khả năng tài chính của chủ tàu, nếu chủ tàu có khả năng tài chính tốt thì thường ít xảy ra tranh chấp. Thứ tư: Tuổi của tàu đối với tàu già, khả năng gây tổn thất sẽ tăng lên thậm chí không đủ khă năng đi biển. Trong trường hợp này cần thu thêm phụ phí tàu già. Nếu khách hàng nhập hàng theo giá CIF thì khai thác viên đề nghị khách hàng áp đặt vấn đề của tàu và bảo lưu quyền đòi lại phí tàu già trên hợp đồng mua bán. Đối với hàng hoá bảo hiểm các nhân viên cần phải xem xét các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là loại hàng (bao gồm chủng loại, tính chất nội tỳ hàng hoá). Vấn đề thứ hai là phương thức đóng gói, bao bì, chất xếp hàng hoá, phương thức vận chuyển, ký mã hiệu. Đối với cảng đi, cảng đến: đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến nguy cơ xẩy ra tổn thất cho hàng hoá vì nó chứa đựng rất nhiều các yếu tố liên quan như người bán hàng, người nhận hàng. Tình trạng bốc xếp, tập quán của cảng. Qua việc nghiên cứu cảng đi cảng, cảng đến nhân viên bảo hiểm biết được những rủi ro hàng hoá nào có thể gặp đối với hành trình, biết được lô hàng có phải chuyển tải hay không và chuyển tải ở cảng nào. Từ đó chi nhánh sẽ có biện pháp cần thiết cũng như khuyến cáo với khách hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất. Khả năng tài chính của khách hàng: khai thác viên luôn phải theo sát quá trình thanh toán phí của khách hàng để có thể phân biệt được loạikhách hàng theo tiêu chuẩn thanh toán tốt hay xấu từ đó có biện pháp sử lý kịp thời tránh tính trạng dây dưa nợ đọng phí. a2. Kiểm tra chứng từ. Trước hết cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra tính hợp lý của người yêu cầu bảo hiểm, chỉ khi người được bảo hiểm khai rõ tất cả các đề nghị in sẵn thì giấy yêu cầu bảo hiểm mới được coi là hợp lệ. Đối với hàng nhập chỉ chấp nhận: “báo sau” các đề mục liên quan đến phương tiện vận chuyển như: tên tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khách hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yêu cầu khách hàng cung cấp đủ các chi tiết khi nhận được bộ chứng từ. Nếu khách hàng khai thiếu một trong các đề mục cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảo hiểm, tuyến hành trình, đIều kiện bảo hiểm thì các khai thác viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay. Đối với hàng xuất: Bên cạnh giấy yêu cầu bảo hiểm khách hàng phải cung cấp thêm một số tài liệu sau: + Vận tải đơn + Hoá đơn thương mại + Thư tín dụng (nếu việc thanh toán mua bán bằng tín dụng) Bên cạnh đó cán bộ còn phải xem xét kỹ đặc điểm tính chất hàng hoá, phương thức đóng gói, xếp hàng, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tàu trở nguyên chuyến một mặt hàng, chi nhánh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm tàu và bảng thông báo chi tiết tàu để tính thêm phụ phí. Vấn đề chấp nhận, từ chối bảo hiểm. Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu đIửn kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu. Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt yêu cầu thì chi nhánh quyết định bảo hiểm đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức. Cấp đơn bảo hiểm. Khi đã đồng ý bảo hiểm khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF, và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính. Chi nhánh Bảo Minh Hà Nội được phép chủ động nhận bảo hiểm cho những hàng hoá xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dưới 6 triệu USD. Khi áp dụng các đIều khoản biểu phí, quy định, hướng dẫn hiện hành của công ty nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế chi nhánh sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của công ty và chỉ được thực hiện khi công ty chấp nhận. Các đIều kiện bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển chuyển bằng đường biển hiện đang được Bảo Minh áp dụng gồm: Bộ đIều khoản ICC 1/1/1982 hay 1/11/1963 hoặc QTC – 90. Tuy nhiên ICC 1/1/1982 là thông dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết các hợp đồng trong đó gồm có: Điều khoản bảo hiểm hàng hoá ( Institute Cargo Clausses), (A), (B), (C) ngày 1/1/1982 Điều khoản bảo hiểm chiến tranh cho hàng hoá (Institute War Clausses) 1/1/1982 Điều khoản bảo hiểm đình công cho hàng hoá (Institute Strikes Clausses) 1/1/1982 Đối với một số hàng hoá đặc biệt như xăng dầu chở rời, thực phẩm đông lạnh, thịt cá đông lạnh chỉ áp dụng các đIều khoản tương ứng: Điều khoản bảo hiểm thực phẩm đông lạnh (A), (C) Điều khoản bảo hiểm thịt đông lạnh Hiện nay chi nhánh đang áp dụng cách tính phí bảo hiểm như sau: Bước 1: Tính số tiền bảo hiểm theo công thức Trong đó: C: giá trị hàng hoá F: Cước phí vận tải R: Tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng theo từng đIều kiện bảo hiểm (R = R1 + R2 + …..) R1: Tỷ lệ gốc + Tỷ lệ phí theo luồng R2: Tỷ lệ phụ phí khi khách hàng mua thêm các đIều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm chiến tranh, đình công, truyền tảI, tuyến. Bước 2: Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền và giá trị bảo hiểm Igốc = Số tiền bảo hiểm * R Với R = Rgốc + Rphụ Trên thực tế, phí bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu được áp dụng ở Bảo Minh Hà Nội với tính cách như trên dao động khoảng từ 0,1 đến 0,3% tuỳ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện bảo hiểm, loại hàng bảo hiểm, tuyến hành trình, kỹ thuật chất xếp, chèn lót, phương thức bao gói cụ thể là: Nếu hàng hoá tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thì phí bảo hiểm càng cao và ngược lại. Mặt khác, loại hàng hoá được bảo hiểm cũng là nhân tố ảnh hưởng tới tỷ lệ phí chính, đối với những hàng hoá chịu tác động lớn của môi trường bên ngoài, khó bảo quản thì tỷ lệ bảo hiểm cao hơn. Tỷ lệ phí chính cao hay thấp còn phụ thuộc vào phương thức đóng gói, chất xếp, chuyên chở hàng hoá. Nếu hàng hoá đóng trong container hoặc chở nguyên chuyến thì tỷ lệ phí thấp hơn hàng chở rời hoặc đóng thùng. Đối với các tỷ lệ phụ phí: Phụ phí luồng thường giao động trong khoảng 0,02-0,03% tuỳ theo luồng vận tải (ví dụ luồng Châu Âu là 0,02%, luồng Châu Mỹ là 0,03%). Phụ phí chuyển tải thường chiếm 0,03% số tiền bảo hiểm (sở dĩ có tỷ lệ thu phụ phí này vì trên thực tế đã có nhiều trường hợp tổn thất xảy ra tạI cảng chuyển tải). Phụ phí rủi ro chiến tranh, đình công hoặc được áp dụng theo tỷ lệ do uỷ ban định phí rủi ro chiến tranh công bố là 0,0275% ở khu vực không có chiến tranh còn với khu vực đang có chiến tranh mà xác xuất rủi ro xấp xỉ là 100% thì Bảo Minh có quyền từ chối bảo hiểm. Trong trường hợp phát sinh phụ phí tàu già. Itàu già = Số tiền bảo hiểm * Rtàu già. (Rtàu già: Tỷ lệ phụ phí tàu già) Lúc này tổng phí bảo hiểm sẽ là: I = Igốc + Itàu già Tỷ lệ phụ phí tàu già mà Bảo Minh đang áp dụng là vào khoảng 0,125% - 0,375% tuỳ theo nhóm tuổi tàu (căn cứ vào biểu phí tính thêm cho mỗi tàu già của hiệp hội bảo hiểm London) Việc xác định tỷ lệ phí không chỉ dựa vào kết quả của tính toán, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng được yêu cầu của tình hình thực tế, chi nhánh còn thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, khách hàng, nhằm đưa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc đIều chỉnh này không những đảm bảo được lợi ích kinh doanh của chi nhánh mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đưòng biển. Mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Có thể thấy sự thay đổi linh hoạt của biểu phí thông qua bảng sau: Bảng 1: Doanh thu phí bảo bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Bảo Minh Hà Nội. TT Chỉ tiêu Đ/vị tính 1998 1999 2000 2001 2002 2003 1 Tổng kim ngạch BH Tr.đ 1.346.696 1.475.270 1.790.445 1.913.704 2.070 2.264.320 2 Tổng doanh thu phí Tr.đ 8.041.880 9.650,16 11.773,20 13.813,20 15.011 1.702.13 3 Tỷ lệ phí bình quân % 0,597 0,652 0,65 0,722 0,725 0,751 (nguồn: số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Qua bảng trên cho thấy kim ngạch bảo hiểm lẫn tổng doanh thu phí bảo hiểm đều có xu hướng tăng. Cụ thể là kim ngạch bảo hiểm năm 2001 tăng 9,77% so với năm 2000 về số tuyệt đối tăng lên 131.537,78 triệu tiếp đến năm 2002 tăng 8,19% so với năm 2001, về số tuyệt đối tăng 156.806 triệu đồng. Do kinh ngạch bảo hiểm tăng lên kéo theo sự tăng lên của doanh thu thu phí bảo hiểm, doanh thu phí bảo hiểm năm 1999 so với năm 1998 đã tăng lên 19,99%, năm 2000 số phí bảo hiểm tăng 20,5% so với năm 1999, năm 2001 tăng 17,32% so với năm 2000 và năm 2002 tăng 8,68% so với năm 2001. Doanh thu phí 2003 tăng 11,34% so với năm 2002. Sở dĩ doanh thu phí tăng lên là do có sự tăng lên về kim ngạch bảo hiểm song tốc độ tăng của phí bảo hiểm thấp hơn so với tốc độ tăng của kim ngạch bảo hiểm do tỷ lệ phí bảo hiểm có xu hướng giảm hoặc do cơ cấu các mặt hàng có tỷ lệ thấp chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch bảo hiểm. Tỷ lệ phí bảo hiểm là một yếu tố rất quan trọng, nó có tác động rất lớn trong việc thu hút khách hàng cũng như việc tăng kim ngạch bảo hiểm. Qua đây ta thấy được tình hình khai thác của chi nhánh qua một số năm gần đây là tương đối tốt. Chi nhánh cần có những biện pháp để nâng cao hơn nữa kết quả khai thác của nghiệp vụ này. Thu phí và theo dõi sau khi cấp đơn bảo hiểm. Đây có thể coi là một trong các khâu quan trọng nhất của quy trình khai thác có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí và tiến độ thu phí, doanh số thu. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tàI chính của khách hàng cũng như mức độ khéo léo của cán bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quá trình thu phí. Hiện nay hình thức thu phí của chi nhánh rất linh hoạt có thể thu trực tiếp bằng hoá đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy báo nợ. Thời hạn thu phí là từ khi ký hợp đồng cho tới khi kết thúc hành trình. Việc quy định thời hạn kéo dài như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi và có tác dụng khuyến khích khách hàng. Riêng đối với hợp đồng bảo hiểm bao khách hàng có thể thanh toán phí theo kỳ, do hợp đồng có hiệu lực trong một thời gian dài (thường là một năm), sử dụng cho khách hàng lớn, xuất nhập khẩu thường xuyên và có uy tín thông thường số phí bảo hiểm được đóng thành 3 hoặc 4 lần trong năm (với điều kiện khi vận chuyển từng chuyến thì phải báo cho chi nhánh biết). Hình thức thu phí của Bảo Minh cũng theo hai cách thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. ở đây có một điểm cần lưu ý là trong trường hợp còn thiếu các chi tiết hoặc cần điều chỉnh sửa đổi các số liệu trong đơn bảo hiểm thì lúc này cán bộ của chi nhánh yêu cầu khách hàng cung cấp các số liệu chi tiết còn thiếu để lập giấy sửa đổi bổ sung. Giấy này sẽ được đính kèm và có giá trị bổ sung cho hợp đồng bảo hiểm, không làm thay đổi giá trị và hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm đồng thời cũng được phân phối như hợp đồng bảo hiểm. Ngoài ra trong các trường hợp khách hàng yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng chi nhánh sẽ đề nghị khách hàng cung cấp các chứng từ chứng minh yêu cầu của mình, nếu thấy hợp lý và chấp nhận được thì tiến hành hoàn lại 80% số phí và huỷ đơn đó trong sổ cấp. Với phương thức khai thác khoa học và chặt chẽ như vậy cộng thêm sự nhiệt tình và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ cán bộ phòng hàng hải nghiệp vụ này đã và sẽ có những bước phát triển tốt. Bảng 2: Kết quả thực hiện doanh thu nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của chi nhánh Bảo Minh Hà Nội. Năm Loại hàng Số đơn cấp Kim ngạch bảo hiểm Phí bảo hiểm Số tiền (tr.đồng) Cơ cấu % Số tiền (tr.đồng) Cơ cấu % 1998 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 105 69 174 675285,9667 1410,35 1346696,3 50,1 49,9 100 3102,33 4939,55 8041,88 39 61 100 1999 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 92 99 191 591679,10 886590,98 1478270,08 40,03 59,97 100 2840,06 7170,10 9650,16 29,43 70,57 100 2000 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 108 115 223 640566,78 1029878,41 1790445,19 35,77 64,23 100 3333,98 8439,22 11773,20 28,31 71,69 100 2001 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 114 120 234 610088,91 1303615,34 1913704,25 31,88 68,12 100 3737,61 10074,69 13812,3 27,06 72,94 100 2002 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 119 132 251 616183,86 145326,44 2070510,3 29,76 70,24 100 4036,51 10974,69 10511,2 26,89 73,11 100 2003 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 128 141 269 620813,67 1643506,33 2264320 27,42 72,58 100 4408,63 11895,37 16304 27,04 72,96 100 (nguồn: số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Theo số liệu bảng trên cho thấy kim ngạch bảo hiểm và phí bảo hiểm đều tăng nhưng mức tăng kim ngạch bảo hiểm và phí bảo hiểm của năm 2000 là mạnh nhất (21,12%). Mức tăng kim ngạch bảo hiểm năm 2001 và năm 2002 thì lại giảm xuống còn 6,88% vào năm 2001 và 8,19% vào năm 2002. Sở dĩ có sự suy giảm này là do tỷ lệ phí bảo hiểm của công ty có xu hướng giảm và cơ cấu các mặt hàng có tỷ lệ thấp chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch bảo hiểm. Số đơn bảo hiểm do công ty cấp năm sau đều cao hơn năm trước: số đơn cấp năm 1999 tăng 1 so với năm 1998 (tức là 9,7%), năm 2000 số đơn cấp tăng lên 32 đơn so với năm 1999 (tăng 4,93%), năm 2002 tăng 17 đơn (tăng 7,26%) so với năm 2001, năm 2003 tăng 18 đơn tăng 7,19%. Điều này chứng tỏ bên cạnh việc tăng kim ngạch của khách hàng cũ, công ty còn thu hút thêm rất nhiều khách hàng mới thể hiện là số đơn cấp tăng lên. Không những thế, số tiền bảo hiểm bình quân trên một đơn cũng tăng. Năm 2000 là 8029,9 triệu tăng 289,3 triệu so với năm 1999, năm 2001 là 8178,22 triệu đồng/ đơn, năm 2002 là 8249,05 triệu đồng/đơn, năm 2003 là 8417,55 triệu đồng/đơn . Điều này cho thấy có sự thay đổi về cơ cấu của đơn bảo hiểm, tỷ lệ đơn bảo hiểm có giá trị lớn đã tăng lên. Đây là dấu hiệu đáng mừng. Cơ cấu bảo hiểm giữa hàng xuất và hàng nhập cũng thay đổi qua các năm, hàng xuất khẩu có xu hướng tăng lên: năm 1998 là 49,9%, năm 1999 là59,97%, năm 2000 là64,23%, năm 2001 là68,12% và năm 2002 là 70,4%, năm 2003 là74,58%. Do có sự tăng kim ngạch bảo hiểm hàng xuất dẫn đến phí bảo hiểm của hàng xuất cũng tăng theo. Tỷ lệ % số hàng xuất cao hơn sơ với tỷ lệ % kim ngạch bảo hiểm hàng xuất đó là do trong cơ cấu hàng xuất có những tỷ lệ cao như gạo, ngũ cốc (tỷ lệ phí 0,71 đến 1%). Như vậy ta có thể khẳng định lại phần nào rằng hoạt động của chi nhánh trong thời gian qua là tương đối tốt. 3. công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tạI công ty bảo hiểm Bảo Minh. Giám định hàng hoá nói chung và hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng là một khâu được Bảo Minh quy định chặt chẽ theo một trình tự nhất định nhằm tiến hàng đánh giá, giám định tổn thất xẩy ra một cách chính xác, hiệu quả và tiết kiệm, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên: bên bảo hiểm và bên được bảo hiểm. Trước hết, khi có tổn thất xẩy ra, Bảo Minh (cụ thể ở đây là chi nhánh Bảo Minh Hà Nội) sẽ xem xét tổn thất đó thuộc trách nhiệm bảo hiểm của mình hay không và nếu có thì mức độ tổn thất là bao nhiêu? Nguyên tắc chung của chi nhánh khi tiến hành giám định là: Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan, bảo đảm phục vụ tốt nhất cho việc bồi thường của chi nhánh. Bảo Minh Hà Nội có thể trực tiếp giám định hoặc có thể nhờ các chi nhánh Bảo Minh ở các khu vực khác giám định hộ hoặc chỉ định đạI lý của mình ở trong và ngoài nước. Trừ những trường hợp đặc biệt, nhiệm vụ chính của giám định hàng hoá là giám định và thực hiện bồi thường tổn thất cho hàng hoá được bảo hiểm tại Bảo Minh. Xuất phát từ những nguyên tắc này, quy trình giám định của chi nhánh được tiến hành như sau: 3.1.Nhận yêu cầu giám định Khi phát hiện có tổn thất hoăc nghi ngờ có tổn thất, người được bảo hiểm phảI gửi ngay yêu cầu giám định đến Bảo Minh Hà Nội, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ sung ngay bằng giấy yêu cầu chính thức có thể lưu trong tập hồ sơ giám định. Tiếp theo, cán bộ giám định sẽ đề nghị có sự phối hợp, giúp đỡ của người yêu cầu giám định trong suốt quá trình giám định, đồng thời yêu cầu họ cung cấp các giấy tờ cần thiết sau: Hợp đồng bảo hiểm Vận đơn đường biển Hoá đơn thương mại Quy cách đóng gói Các chứng từ giao nhận hàng hoá giữa tàu và cảng, COR (biên bản hư hỏng đổ vỡ), ROROC (chứng từ kết toán nhận hàng với tàu) hoặc biên bản giao nhận của người chuyên chở và các chứng từ liên quan để chứng minh tổn thất nếu giám định viên yêu cầu. 3.2. Tiến hành thực hiện giám định Công việc này được thực hiện tại nơi xẩy ra tai nạn. Cán bộ giám định của chi nhánh sẽ thực hiện các công việc sau: Giám định bên ngoài kiện hàng, so sánh đối chiếu với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển Giám định bên trong kiện hàng Xác định mức độ tổn thất Trong quá trình giám định cán bộ giám định luôn chú ý ghi rõ số lượng hàng bị thiếu, số lượng từng loại bị hư hỏng và mức độ hư hỏng. Đồng thời ước tính các khoản chi phí khắc phục, sửa chữa tỷ lệ giám giá và giá trị còn lại của hàng hoá để có thể xác định mức độ tổn thất hợp lý Xác định nguyên nhân tổn thất. Để có thể tìm ra nguyên nhân, đòi hỏi các cán bộ giám định phải có khả năng quan sát và phán đoán hết sức nhạy bén cũng như trình độ chuyên môn cao, phải hiểu rõ được đặc tính của hàng hoá bảo hiểm, đặc điểm của tuyến hành trình, điều kiện khí hậu thuỷ văn, trạng thái kỹ thuật của con tàu, ý thức và trình độ của sỹ quan thuỷ thủ, thuyền viên. Chẳng hạn đối với tổn thất xảy ra cho lô hàng gạo chuyên chở trên tàu Wujiang của công ty Vinafood xuất sang Irắc, vận đơn MOLV621541300 và đã mua bảo hiểm tại Bảo Minh Hà Nội. Sau khi xẩu ra tổn thất chi nhánh đã cửa giám định viên sang phối hợp với phía Irắc giám định tại cảng Um-Quaser. Các giám định viên phát hiện ra rằng trong 5 nghìn tấn gạo xuất khẩu có 1.200 tấn bị ướt và biến chất. Nguyên nhân là do vật liệu đệm lót bằng che còn tươi, mặt khác giữa các bao gạo không được phủ lớp giấy nâu sạch để hút ẩm, đồng thời trong số các bao bì hỏng, đa phần được xếp cạnh các bó thép để trần- đây là loại hàng hay ra mồ hôi. Ngoài ra hầm thông gió kém làm cho hơi nước thoát ra từ hàng khó bay ra ngoài. Với đặc tính dễ hút ẩm và khi bị ẩm thường ngả sang màu vàng, biến chất, nên vì thế gạo đã bị ẩm ướt và không còn nguyên giá trị như ban đầu: Phân định dạng tổn thất: Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có thể gặp phải các tổn thất như: mất mát hao hụt, hỏng do nước ngấm, bị cong, bẹp, méo, xước, vỡ gẫy, bao kiện bị móc rách, hàng bị ô nhiễm mùi vị hoặc bị lấm bẩn, bị mốc, thối, ôi thiu, bị cháy, han rỉ… Mỗi dạng tổn thất có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân có xuất xứ khác nhau, vì thế đã tìm ra nguyên nhân gây ra tổn thất thì cần phải xác định rõ cả nguồn gốc phát sinh ra nguyên nhân. Chẳng hạn khi xác định nguyên nhân tổn thất là do cháy thì cần phải phân tích xem cháy là do đặc tính của hàng hoá tự bốc cháy hay do hành vi sơ suất của thuyền viên. Hoặc khi xác định nguyên nhân tổn thất là do va đập thì phải xem xét rằng va đập là do hàng hoá bị rơi từ trên cao xuống, bị đè nặng, chèn ép hay do sóng lớn gây ra chấn động đổ vỡ… 3.3. Lập biên bản giám định Sau khi hoàn tất việc giám định, giám định viên chọn lọc các chi tiết cơ bản để phản ánh toàn bộ những gì đã chứng kiến tại hiện trường vào một văn bản gọi là “biên bản giám định” Đây là kết quả của quá trình giám định và cũng là cơ sở pháp lý để khiếu nại người có trách nhiệm với vụ tổn thất đó. Nội dung của biên bản giám định phải đảm bảo các yêu cầu trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể, các số liệu trên biên bản phải phù hợp với thực tế tổn thất, và thống nhất với các tài liệu khác liên quan đến chuyến hành trình. Điểm quan trọng nhất, cũng là nội dung chính của biên bản giám định là phải ghi rõ mức độ và nguyên nhân gây ra tổn thất đó. 3.4. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định Sau khi lên biên bản giám định, cán bộ giám định của Bảo Minh sẽ cung cấp cho người hoặc tổ chức yêu cầu giám định. Việc cấp thêm biên bản cho bất cứ người nào khác phải được sự đồng ý của người yêu cầu giám định bằng văn bản và phải tính thêm phí nếu cần. Đối với các chi phí và công lao động đã thực hiện trong quá trình giám định, theo yêu cầu của người nhận hàng, giám định viên có thể ghi thêm vào biên bản giám định và phải ghi thêm vào chứng từ, hoá đơn đầy đủ về các chi phí đó. Về nguyên tắc, chi phí giám định chỉ được thu trực tiếp từ người yêu cầu giám định nếu lô hàng không tham gia. Nếu bảo hiểm tại Bảo Minh thì phí giám định được tính vào số tiền hàng bồi thường hoặc Bảo Minh tự chịu trong trường hợp tổn thất không thuộc trách nhiệm của mình. Ngoài ra trong trường hợp Bảo Minh Hà Nội giám định hộ các đơn vị khác trong công ty thì phí giám định được tính vào số tiền bồi thường, số tiền này đơn vị nhờ giám định sẽ phải trả cho Bảo Minh Hà Nội. Quy trình không chỉ được áp dụng ở chi nhánh Hà Nội mà còn ở tất cả các đơn vị khác trong công ty. Trong một số trường hợp, tuỳ theo đIều kiện đã thoả thuận trong đơn bảo hiểm thì khi xẩy ra tổn thất, Bảo Minh Hà Nội có thể phối hợp với một tổ chức giám định khác đã được chỉ định trong đơn để cùng tham gia giám định. Do giám định là một công việc rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi giám định viên phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao, am hiểu sâu sắc về nhiều lĩnh vực như vật lý, hoá học, sinh học, tâm lý học, cơ khí… nên để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong khâu giám định, hiện nay chi nhánh thường thuê các chuyên gia giám định về tổn thất hàng hoá có uy tín như: Công ty giám định nhà nước (Vinacontrol), hay công ty liên doanh giám định là công ty Davidcontrol và FCC. Căn cứ vào biên bản mà các chuyên gia cung cấp, chi nhánh sẽ lên biên bản chính thức và từ đó làm căn cứ giải quyết bồi thường cho những hàng hoá được bảo hiểm. Tình hình chi cho giám định trong mối quan hệ với chi bồi thường của chi nhánh trong thời gian qua như sau: Bảng 3: Chi giám định và chi bồi thường cho nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Năm Chi phí giám định ngoài trách nhiệm bồi thường (tr.đ) Chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường (tr.đ) Thực chi bồi thường (tr.đ) Tổng chi bồi thường (tr.đ) 1 2 3 4 5 = 3+4 1998 39,50 201,61 4582,50 4784,11 1999 41,50 336,25 4811,63 5147,87 2000 45,24 488,75 5195,56 5685,31 2001 49,22 520,24 5875,75 6395,99 2002 53,4 660,78 6262,67 6923,45 2003 58,02 800,05 6583,72 7383,77 (nguồn: số liệu tổng kết của Bảo Minh Hà Nội) Từ số liệu bảng 3 cho thấy chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường tăng qua các năm cả số tuyệt đối và tỷ trọng của nó so với thực chi bồi thường. Cụ thể là về số tuyệt đối thì chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường năm 1999 tăng 134,63 triệu so với 1998, năm 2000 tăng 152,51 triệu so với năm 1999, năm 2001 tăng 31,49 triệu so với năm 2001 và năm 2002 tăng 140,54 triệu so với năm 2001, năm 2003 tăng 139,27 so với năm 2002. Tỷ số giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và thực chi bồi thường của các năm là: năm 1998 bằng 4,39%, năm 1999 l