Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thủy khí Việt Nhật

à công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Trong điều kiện hiện tại, hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán máy. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng yêu cầu đối với mọi phần mềm là phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trong việc lựa chọn các phần mềm kế toán cần phải lưu ý đến hệ thống báo cáo kế toán mà phần mềm có thể đưa ra phù hợp với yêu cầu của đơn vị kinh doanh. Ngoài ra hệ thống báo cáo phải dễ dàng sửa đổi, đặc biệt trong điều kiện các chế độ, các chuẩn mực kế toán Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện. Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực thương mại được thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2005. Thành viên sáng lập công ty gồm có: Thẩm Văn Cường, Nguyễn Trọng Điệp, Nguyễn Viết Hoà và Nguyễn Tuấn Hùng. Giám đốc công ty là anh Thẩm Văn Cường Trụ sở Công ty đặt tại: Số 1-Lô 2- Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội Mã số thuế: 0101791478 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch và có tài khoản tiền gửi số 0021001074955 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Chương Dương Điện thoại: 04.675.1264 Fax: 04.675.4019 Email: tkvietnhat@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Kinh doanh các loại van, thiết bị thuỷ lực, khí nén phục vụ trong lĩnh vực công nghiệp. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tuy mới thành lập nhưng trong suốt hơn 2 năm hoạt động Công ty luôn khẳng định được uy tín của mình trên thị trường, phương châm hoạt động của Công ty là “luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất”. Trong quá trình hoạt động và phát triển công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng thuộc khu vực Long Biên, Gia Lâm Hà Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc cụ thể như: Cung cấp các loại van thuỷ lực, xy lanh khí , đầu nối.... cho các công ty liên doanh thuộc khu công nghiệp Sài Đồng B ( Công ty TSUKUBA Việt Nam, công ty Sumi – Hanel, chi nhánh công ty cổ phần Bibica....), chi nhánh công ty liên doanh COATS Phong Phú – Hưng Yên, công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong – Hải Phòng.... Tất cả các mặt hàng công ty cung cấp đều được kiểm tra chất lượng trước khi xuất bán sau đó chuyển tới tận nơi khách hàng yêu cầu và được bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng cho khách. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, hăng say, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, vì thế trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật luôn được khách hàng tin tưởng và tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả cao, đó cũng chính là bí quyết thành công của công ty. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua: 2.1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật được thành lập với chức năng chính là kinh doanh thương mại đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng các mặt hàng phục vụ cho ngành công nghiêp như: Các loại van thuỷ lực, đầu nối thủy lực, van khí, xy lanh khí, máy nén khí, các loại ống dẫn khí, các loại bơm thuỷ lực, phin lọc tách dầu khí, lõi lọc khí, nắp thùng dầu, lọc dầu, van một chiều, van bướm tay quay.... Nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở khu vực Miền Nam như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, Công ty TNHH thương mại kỹ thuật CNN, Cửa hàng Hoa Long, Công ty TNHH Thuỷ Khí Điện RT... Nhà cung cấp ở khu vực Miền Bắc chủ yếu ở Hà Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện, Công ty TNHH thương mại P&H Triển Hưng, Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASEAN.... Sau khi hàng hoá được nhập về Công ty tiếp tục phân phối tới các đơn vị khách hàng thuộc khắp các tỉnh Miền Bắc theo đúng số lượng, chất lượng, giá trị đã xác nhận trong đơn đặt hàng của khách hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh. Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước. Thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước. 2.1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua Nước ta đang đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước nên nghành công nghiệp nặng Việt Nam tương đối phát triển, do đó nhu cầu về các loại van, thiết bị thuỷ lực khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp ngày càng tăng, tuy nhiên những thách thức đối với công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật cũng rất lớn vì hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều những doanh nghiệp thương mại không chỉ có các doanh nghiệp thương mại Việt Nam mà còn có cả các doanh nghiệp nước ngoài cũng cung cấp các mặt hàng trên nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trên cơ sở phân tích tình hình thị trường, đồng thời đánh giá được lợi thế của đơn vị, công ty đã hoạch định chiến lược về chất lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ bán hàng và giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng thị phần. Do có định hướng chiến lược đúng đắn, đầu tư vốn vào kinh doanh, quản lý chặt chẽ công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng nên hàng hoá được tiêu thụ nhiều, lợi nhuận được giữ vững và phát triển năm sau cao hơn năm trước 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Tổ chức kinh doanh là một trong những yếu tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá, tới việc tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới giá cả hàng hoá bán ra. Do đó để có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng mạng lưới kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, mang lại hiệu quả kinh tế cao giúp cho công ty đứng vững và phát triển, cụ thể là: Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng công ty đã phân bộ phận bán hàng và kinh doanh thị trường thành nhiều tuyến, quản lý các tuyến là trưởng bộ phận bán hàng, trưởng bộ phận kinh doanh thị trường và trưởng nhóm giao nhận, mỗi tuyến gồm 01 nhân viên bán hàng, 01 nhân viên kinh doanh thị trường, 01 nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm riêng về khu vực kinh doanh của mình: Tuyến 1: Khu vực Hà Nội Tuyến 2: Khu vực Hà Tây và Hưng Yên Tuyến 3: Khu vực Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định Tuyến 4: Khu vực Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác Với 04 tu‎yến bán hàng, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đáp ứng được tương đối nhu cầu của khách hàng. Công ty cung cấp sản phẩm tới khách hàng với phong cách tận tình chu đáo ngày càng chiếm được sự tin yêu của khách hàng. Đó chính là phương châm hoạt động của Việt Nhật để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. 2.1.4. Tình hình sử dụng lao động và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: 2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động : Tổng số lao động của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tính đến thời điểm tháng 04/2008 là 15 người, trong đó nam giới 11 người chiếm 73,33%, nữ giới 4 người chiếm 26,67%. Sở dĩ số lao động nam nhiều hơn 3 lần số lao động nữ là do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại đòi hỏi các nhân viên giao hàng phải có sức khoẻ tốt, năng động trong công việc để có thể giao hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu Lao động sử dụng trong công ty có tuổi đời rất trẻ, độ tuổi 20 đến 35 chiếm tới 80%. Lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm 66,67% chủ yếu là lao động quản lý, lao động phổ thông chiếm 13,33%. Tình hình lao động sử dụng trong công ty được mô tả khái quát trong bảng 2.2 dưới đây: Bảng 2.2 - Tổng hợp lao động sử dụng trong công ty Tiêu thức phân loại Số lượng (người) Tỷ trọng (%) 1. Theo giới tính Nam 11 73,33 Nữ 4 26.67 2. Theo độ tuổi Từ 20 – 35 12 80 Từ 36 – 48 3 20 3. Theo trình độ Đại học - Cao đẳng 10 66,67 Trung cấp 02 13,33 Lao động phổ thông 03 20 4. Theo cơ cấu tổ chức Thị trường 3 20 Bán hàng + Giao nhận 6 40 Kinh doanh tổng hợp 2 13,33 Kế toán 3 20 Kho 1 6,67 Trong quá trình hoạt động, ban giám đốc luôn quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên yên tâm công tác. Vì vậy mức lương của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao năm sau cao hơn năm trước. Thu nhập của cán bộ công nhân viên được thể hiện trong bảng 2.3 dưới đây: Bảng 2 - Thu nhập một người trong công ty Đơn vị tính: Đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Thu nhập tối thiểu 1.200.000 1.500.000 2 Thu nhập tối đa 3.000.000 4.000.000 3 Thu nhập bình quân 1.700.000 2.000.000 2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty : Tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định tới khả năng phát triển của công ty. Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng, thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống. Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm : Ban Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý của công ty được bố trí tương đối gọn nhẹ phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1 dưới đây : Ban Gi¸m §èc Bé phËn KD Bé phËn kho Bé phËn b¸n hµng Bé phËn KD thÞ tr­êng Bé phËn giao nhËn Bé phËn KÕ to¸n * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận: - Giám Đốc: Là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là người đại diện của công ty trước pháp luật. Trong quá trình điều hành Giám Đốc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ để phát huy sức mạnh tập thể đồng thời nêu cao vai trò trách nhiệm của cá nhân, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng và bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động về tài chính. - Phó Giám Đốc: Do Giám Đốc trực tiếp bổ nhiệm, phó Giám Đốc là người giúp việc đắc lực cho Giám Đốc, tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các công việc do Giám Đốc giao. - Các bộ phận chức năng: Là các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể: Các bộ phận được chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận kinh doanh và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. Gồm có 3 bộ phận chức năng chính: + Bộ phận kinh doanh: Gồm trưởng phòng kinh doanh và các bộ phận chức năng như bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thị trường, bộ phận giao nhận. Trong đó: Bộ phận bán hàng: Trực tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, chăm sóc khách hàng, giải quyết các vướng mắc của khách hàng. Bộ phận kinh doanh thị trường: Giúp trưởng phòng kinh doanh trong việc quản lý kinh doanh, thống kê hàng hoá từ khâu nhập, dự trữ đến khâu bán ra, giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, nắm bắt nhu cầu của đối tượng trong xã hội, mở rộng thị trường, giúp cho Giám Đốc đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Bộ phận giao nhận: Trực tiếp giao hàng cho khách - Bộ phận kho: Quản lý hàng hoá của công ty về chủng loại, số lượng, kiểm soát chất lượng của hàng hoá đảm bảo hàng hoá luôn sẵn sàng cung ứng cho khách hàng với chất lượng tốt nhất. - Bộ phận kế toán: Tham mưu giúp cho Giám Đốc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán ở công ty. Lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh. Lập báo cáo kế toán, phân tích dự đoán tình hình tài chính của công ty, trực tiếp theo dõi, quản lý công tác kế toán. 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật: 2.1.5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có địa bàn hoạt động kinh doanh tập trung tại một địa bàn và do đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vµ tËp hîp tÝnh trÞ gi¸ vèn HB KÕ to¸n c«ng nî vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ Thñ quü * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, tổng hợp dữ liệu lập báo cáo tài chính quý, năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan Nhà nước về mọi thông tin tài chính kế toán đã cung cấp. - Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá tại kho của công ty. Cuối tháng tính giá bình quân để làm cơ sở tính trị giá vốn của hàng bán. - Kế toán công nợ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với nhà cung cấp, phải thu nợ khách hàng,lập các phiếu thanh toán và trực tiếp tổng hợp xác định kết quả. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ trước khi thực hiện việc thu, chi tiền mặt để đảm bảo việc thu chi chính xác, an toàn theo đúng các quy định của công ty, của Nhà nước. 2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành bao gồm: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc như: phiếu nhập kho, Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản giao nhận tài sản cố định ... Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do bộ tài chính ban hành. Cụ thể: - Đối với hàng nhập sử dụng tài khoản: 156, 331, ... - Đối với hàng xuất sử dụng tài khoản: 156, 511, 641... - Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản: 334, 338, ... - Kế toán thanh toán sử dụng tài khoản: 111, 112, ... - Theo dõi TSCĐ sử dụng tài khoản: 211, 214, ... 2.1.5.3 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty Căn cứ vào các điều kiện sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của đội ngũ kế toán và điều kiện trang bị tính toán, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật áp dụng hình thức “Nhật ký chung” theo quy định chế độ kế toán do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành. Để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tuỳ theo từng mặt hàng mà thuế suất có thể là 5% hay 10%. Việc lập sổ sách, lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán được thực hiện sau mỗi quý và niên độ kế toán là 1 năm. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại doanh nghiệp như sau: Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng cân đối tài khoản (2) Sổ cái B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh (1a) (1b) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng, quý, năm. : Đối chiếu, kiểm tra. Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho công tác của kế toán viên giảm nhẹ đi rất nhiều, tiết kiệm được công sức và thời gian mang lại hiệu quả kinh tế cao, độ chính xác được đảm bảo hơn. Dưới đây là mô hình kế toán trên máy vi tính(Sơ đồ 2.4) Sơ đồ 2.4: Mô hình kế toán trên máy vi tính Th«ng tin ®Çu vµo (c¸c chøng tõ) HÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kÕ to¸n M¹ng m¸y tÝnh CËp nhËt sè liÖu Xö lý sè liÖu KiÓm tra, söa ch÷a, bæ sung, kÕt chuyÓn sè liÖu Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hệ thống mạng nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác kế toán trong công ty. Với hệ thống mạng nội bộ cùng với phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 đã giúp cho công tác kế toán được phân định rõ ràng, số liệu báo cáo nhanh, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế của toàn công ty đồng thời giúp cho sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất. Dưới đây là giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2(Hình 2.1)  Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT 2.2.1. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật 2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng: Để tiến hành hoạt động kinh doanh Công ty phải có đủ các yếu tố cơ bản đó là: Lao động, hàng hoá, đối tượng lao động... Sự tham gia của các yếu tố trong quá trình kinh doanh của Công ty hình thành lên các khoản chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí khác..., các khoản doanh thu như doanh thu bán hàng, thu nhập khác... Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật bán các loại van thuỷ lực, khí nén, đầu nối, ống hơi, xi lanh thuỷ lực, các loại bơm thuỷ lực, bơm Hydromax...phục vụ cho ngành công nghiệp như: Van thuỷ lực WE43-G03-C60-A220V, Van khí PHS520S-08, đầu nối Sanga PC06-00, ống hơi Sanga fi 8*6,5, xi lanh thuỷ lực DNB50M150, bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R... Nhà cung cấp các mặt hàng cho Công ty chủ yếu ở khu vực phía Nam mà phần lớn là tại thành phố Hồ Chí Minh như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP - Địa chỉ tại 158 Tạ Uyên, P5, Q.11, TP. Hồ Chí Minh; Công ty TNHH thương mại và kỹ thuật CNN - Địa chỉ tại 110 Thái Phiên, P2, Q.11, TP. Hồ Chí Minh, cửa hàng Hoa Long – 004 lô C2, chung cư Lý Thường Kiệt, P7, Q.11, TP.Hồ Chí Minh... Nhà cung cấp ở khu vực phía Bắc chủ yếu tại TP.Hà Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện – 57A8, T.T Vĩnh Hồ, Đống Đa, Hà Nội; Công ty TNHH thương mại dịch vụ P&H Triển Hưng – 282 Trần Khát Chân, Hai Bà Trưng, Hà Nội; Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Đa Ngành – 5/62 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội.... Khách hàng của Công ty thuộc khắp các tỉnh miền Bắc như: Công ty TNHH cơ điện đo lường tự động hoá DKNEC – 105 Hoàng Văn Thái, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội; Công ty khuôn đúc TSUKUBA Việt Nam – A6 khu công nghiệp Sài Đồng B, Long Biên, Hà Nội; Công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc – Thị trấn Hương Canh, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc; Chi nhánh Công ty liên doanh COATS Phong Phú – khu công nghiệp dệt may phố Nối B, Yên Mỹ, Hưng Yên; Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong – Số 2, An Đà, Ngô Quyền, Hải Phòng... Phương thức bán hàng: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật thực hiện bán hàng theo phương thức bán hàng qua điện thoại, fax Đầu tiên bộ phận thị trường đi khảo sát, thoả thuận với khách hàng có thể bằng hợp đồng hoặc bằng miệng với các đơn vị về việc cung ứng các mặt hàng của Công ty. Khi các khách hàng của công ty có nhu cầu sử dụng các mặt hàng đó, khách sẽ gọi điện cho bộ phận bán hàng yêu cầu số lượng các loại van thuỷ lực, khí nén, bơm thuỷ lực... Nhân viên bán hàng căn cứ yêu cầu của khách lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (3 liên). Giao 1 liên cho bộ phận kho hàng, 2 liên cho bộ phận giao nhận. Nhân viên giao nhận xuống kho xuất hàng và mang hàng đến địa chỉ của khách giao 1 liên hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cho khách. Nhân viên giao 1 liên còn lại cho bộ phận kế toán. Nhân viên kế toán căn cứ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (có đủ các chữ ký của người nhận, người giao, thủ kho, phụ trách cung tiêu) để viết hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào phần mềm máy tính hạch toán: Nợ TK 1311 Tổng tiền thanh toán Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên giao nhận mang tiền về và nộp ngay cho thủ quỹ lập phiếu thu và hạch toán (sử dụng tài khoản trung gian 131 – Phải thu của khách hàng): Nợ TK 1111 Tiền mặt Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán Đối với các khách hàng thanh toán sau, kế toán mang hoá đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng và thu tiền. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ, lập phiếu thu: Nợ TK 1111 Tiền mặt Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán 2.2.1.2. Danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo, sổ sách liên quan Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo dựa trên TT 105/2003/TT-BTC của bộ tài chính. Với nghiệp vụ bán hàng sử dụng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, TK 632 không mở chi tiết, TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp, TK 13111 – Phải thu của khách hàng hoạt động SXKD, ... 2.2.1.3. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu: Danh mục hàng hoá: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã hàng hoá dựa trên 01 chữ đầu và các ký tự đầu của các chữ còn lại của tên hàng hoá đó, các ký tự được viết liền nhau không dấu. Ví dụ: Xây dựng danh mục cho hàng hoá: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R kế toán vào phân hệ: “Danh mục/Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hoá/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “Tạo thêm mã”, lần lượt khai báo các thông tin: Mã: BOMTLHGP3AF11R Tên: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R Đơn vị: Cái Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận”(Xem giao diện 2.1) Giao diện 2.1: Danh mục nhà cung cấp: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hoàn thiện hệ thống mã hoá nhà cung cấp, hệ thống mã có tính gợi mở dễ nhớ cho người sử dụng. Việc xây dựng hệ thống mã nhà cung cấp dựa vào các chữ cuối cùng thể hiện tên chính của khách hàng. Ví dụ: Để xây dựng mã nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục nhà cung cấp/thêm mới” lần lượt khai báo thông tin: Mã: HTP Tên: C.Ty TNHH TM & DV HTP MS thuế: 0302787143 Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận” (Xem giao diện 2.2) Giao diện 2.2: Danh mục khách hàng: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã khách hàng tương tự như xây dựng mã nhà cung cấp tức là lấy các chữ cuối thể hiện tên chính của khách hàng Ví dụ: Xây dựng mã khách hàng: Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục khách hàng/thêm mới” sau đó xuất hiện giao diện “tạo thêm mới” lần lượt khai báo các thông tin Mã: Tiền Phong Tên: Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong MS thuế: 0200167782 Sau khi khai báo xong nhấn nút “Chấp nhận” (Xem giao diện 2.3) Giao diện 2.3: 2.2.1.4. Kế toán doanh thu bán hàng Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, doanh thu bán hàng được hạch toán khi các nhân viên giao nhận mang hàng hoá đến khách hàng và đem biên bản giao nhận hàng hoá về. Biên bản giao nhận hàng hoá phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng. Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá lập hoá đơn GTGT thành 03 liên: Liên 01(liên tím) lưu ở quyển hoá đơn GTGT, liên 02(liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 03(liên xanh) kẹp cùng biên bản giao nhận hàng hoá để lưu Cụ thể: Ngày 15/01/2007 Chị Hương Công ty TNHH Vĩnh Phúc gọi điện tới phòng kinh doanh đặt hàng, phòng kinh doanh ghi lại yêu cầu đặt hàng của khách sau đó kiểm tra các mặt hàng khách đặt thông qua sổ tổng hợp hàng hoá xem hàng hoá đó còn tồn ở kho hay không? nếu hàng hoá đó còn tồn trong kho thì phòng kinh doanh chuyển yêu cầu đặt hàng của khách cho bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách lập biên bản giao nhận hàng hoá thành 03 liên, 01 liên giao cho kho để xuất hàng, 02 bản đưa cho bộ phận giao hàng để khi giao hàng