Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thăng Long Mới

doanh nghiệp. 1.3.1. Nội dung của kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh cùng với chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải được quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy cần phải phân biệt chi phí quản lý doanh nghiệp với chi phí bán hàng và các chi phí kinh doanh khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành chính, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận văn phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi... Như vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì bộ máy quản lý và các khoản chi khác không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ và có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích công tác hạch toán chi phí cần xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm baỏ thực hiện mục tiêu quản lý. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp là giới hạn của những chi phí phát sinh được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau: - Chỉ những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình kinh doanh luân chuyển hàng hoá tức là các khoản liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính vào chi phí cho nhân viên quản lý (Tiền lương, phụ cấp, BHYT, BHXH ...), chi phí đồ dùng, dụng cụ văn phòng. Còn những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp như chi phí nhân viên trực tiếp bán hàng, đồ dùng, dụng cụ phục vụ bán hàng … thì không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Đối với nhưng TSCĐ phục vụ cho hoạt động quản lý như nhà cửa, các phòng ban, phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất bất thường như chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền phạt thuế, truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán bị nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. - Không tính và chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí để đầu tư, ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay. Ngoài ra theo yêu cầu quản lý chi phí cụ thể trong hệ thống kế toán Việt Nam mới ban hành cùng quy định một số khoản phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đó là các khoản thuế, phí, lệ phí (như thuế môn bài, thuế đất, thuế trước bạ, khoản thu trên vốn, phí giao thông…) và các khoản chi phí dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi). Xác định rằng chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hoạch toán đúng, đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện quyền tự chủ về tài chính của mình. 1.3.2. Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong công tác quản lý và hoạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như sắp xếp và phân loại để thuận lợi cho công tác hoạch toán và quản lý, cũng giống như phân loại chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân biệt theo bản chất kinh tế, theo doanh thu bán hàng và phân loại theo nội dung chi phí. 1.3.2.1. Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí quản lý bao gồm. - Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản tiền lương phải trả cho giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ ) theo luật định. - Chi phí vật liệu quản lí: khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… - Chi phí đồ dùng văn phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khoản này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. - Thuế, phí, lệ phí: Khoản này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … - Chi phí dự phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. - Chi phí bằng tiền khác: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. Tác dụng cách phân loại này: Phân loại chi phí QLDN theo nội dung chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý theo khoản mục chi phí. 1.3.2.2. Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí quản lý thì chi phí quản lý bao gồm nội dung sau. - Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ suất chi phí thì thay đổi không đáng kể. Sự tăng, giảm chi phí quản lý với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí. Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngược lại, có những khoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số. Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hướng không đổi. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lương, tiền công, chi phí vật liệu quản lý. - Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ). Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hướng thay đổi theo chiều tỷ lệ nghịch với doanh thu. Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ . . . Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hướng cơ bản để hạ thấp chi phí quản lý là tăng khối lượng hàng hoá tiêu thụ. 1.3.2.3. Phân loại chi phí quản lý theo đối tượng tập hợp chi phí thì toàn bộ chi phí quản lý được chia thành chi phí gián và chi phí trực tiếp. - Chi phí gián tiếp: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh… Các chi phí này cuối kỳ tập hợp được phải phân bổ cho các đối tượng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý. - Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí. Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí được đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phương án kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả cao. 1.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.3.1. Hạch toán CP QLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ: - Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả. - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chi phí. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau: - TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như đã quy định. - Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.3.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642: Nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV TNHH Thăng Long Mới đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: TK 642 + Tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp + Các khoản ghi giảm CPQLDN. thực tếphát sinh trong kỳ + Cuối niên độ KT, hoàn nhập số + Trích lập và trích lập thêm khoản dự chênh loch dự phòng phải thu phòng phải thu khó đòi khó đòi đã trích lớn hơn số phải trích lập cho năm sau. + Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả Kinh doanh hoặc chuyển thành Chi phí chờ kết chuyển. TK642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II như sau: TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK6422- Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6425 - Thuế phí, lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phòng TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác + TK 6421 “chi phí nhân viên quản lý” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. + TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… + TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. +TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. +TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … +TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. + TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. +TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. 1.3.3.3. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. * Tính các khoản lương, phụ cấp thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác(3382, 3383, 3384)” * Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” * Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi: - Đối với loại phân bổ 1 lần Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”( Phương pháp kê khai thường xuyên) Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ như sau: + Khi xuất dùng: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1421) (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm) Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” (PP KKTX) Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phương pháp kiểm kê định kỳ) + Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423) Có TK 142 “Chi phí trả trước” (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Hoặc TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm) * Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ” Đồng thời ghi đơn bên Có TK 009 – Nguồn vốn khấu hao * Khi tính thuế nhà đất, thuế trước bạ… các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà… phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” (3337, 3338) Có TK 111, 112 * Cuối niên độ kế toán, trích lập các khoản dự phòng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Đến niên độ kế toán sau (31/12/N+1). Nếu mức trích cho năm tiếp theo lớn hơn mức đã trích, trích thêm số chênh lệch, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Nếu mức trích cho năm tiếp theo nhỏ hơn mức đã trích, phải hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 711 “Thu nhập khác” * Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài (điện nước, điện thoại…), kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 331 “Phải trả người bán” * Các khoản chi bằng tiền cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, in ấn tài liệu, đào tạo cán bộ… phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 141 “Tạm ứng” * Chi phí sửa chữa TSCĐ chung toàn doanh nghiệp: - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ: + Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 335 “Chi phí phải trả” + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả” Có TK 331 “Phải trả người bán” Có TK 214 “Xây dựng cơ bản dở dang” - Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ mà thực hiện phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ vào các kỳ kế toán: + Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm) Nợ TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) Có TK 331, 241 + Sau đó xác định số phân bổ tính vào CP QLDN kỳ này, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 142 “Chi phí trả trước” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm) Có TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) * Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 336 “Phải trả nội bộ” * Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 111 “Tiền mặt” Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” * Cuối kỳ hạch toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” * Trường hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở để xác định kết chuyển sang loại “Chi phí chờ kết chuyển”, kế toán ghi: Nợ TK 142 “Chi phí trả trước” (1422) Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ,phần chi phí quản lý doanh nghiệp nói trên sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh kỳ đó. Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp (Sơ đồ 2) TK 334, 338 TK 642 TK 111, 152 Chi phí nhân viên qlý Các khoản giảm CP QLDN (nếu có) TK 152, (611), 111… Chi phí vật liệu, bao bì TK 911 TK 1422 K/c CPQLDN TK 153, (611), 142… để chờ kết chuyển Chi phí CCDC K/c CPQLDN để xđ KQKD vào cuối kỳ TK 214 Chi phí KHTSCĐ TK 333, 111 Thuế, phí, lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng TK 111, 112, … Chí phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 1.4. Các hình thức sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 521, 641, 642, 911,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh,. . . - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm: + Sổ Nhật ký sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8,. . . + Bảng kê số 1, 2, 8, 10,. . . + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chương II Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới 2.1. Đặc điểm chung về chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về Chi Nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, ngày 10/05/2000 công ty ra đời với tên gọi công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới do sở Kế hoạch và Đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp giấy phép số 041267. Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế với chức năng chủ yếu nhập khẩu Pin_Đèn Pin và bán cho các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Tên giao dịch: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Trụ sở chính: Số 97 Đường 22 khu dân cư Bình Hưng-Bình Chánh-TP HCM. Chi nhánh: Lào Cai. Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động được 4 năm. Tuy lúc ban đầu còn gặp nhiều khó khăn do: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là công ty tư nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trường, chưa tìm được nhưng nguồn hàng mong muốn, và công ty chưa có nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố… nhưng đến nay, Công ty đã vượt qua được những trở ngại và ngày càng phát triển. Uy tín của công ty trên thị trường đã được nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày càng nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nước. Tại thời điểm thành lập Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Tp. HCM, chưa có chi nhánh nào ở địa phương khác, nhưng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các địa phương: Lào cai, Hà Nội, Phú Thọ. Để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng lớn mạnh, Công ty còn phải vượt qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Năm 2002 Công ty mở chi nhánh tại Lào Cai cùng hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu pin-đèn pin để bán trong nước. Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 1212000026 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Lào Cai cấp. Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong nước các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ thương mại. 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Chi Nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới. Với đội ngũ gần 30 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng động nhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công công việc hợp lí đã đưa những mặt hàng của công ty có mặt trên rất nhiều các tỉnh và thành phố trên toàn quốc. Tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với, tương đối gọn nhẹ, quan hệ chi đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít. Sơ đồ các phòng ban được bố trí cũng khá hợp lí: Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng Phòng nghiên cứu thị trường Kế toán trưởng Kế toán viên Giám đốc chi nhánh Phòng nhập khẩu 2 Phòng nhập khẩu 1 * Giám đốc Chi nhánh: Người có thẩm quyền quyết định cao nhất tại chi nhánh là Bà Hoàng Thị Thu Hương và phải chịu trách nhiệm về những việc mình làm. * Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trường và hàng hoá thông qua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòng nghiên cứu thị trường để tham mưu cho giám đốc nắm bắt được tình hình tiêu thụ, phân phối sản phẩm của công ty về số lượng, đơn giá, chất lượng,… để tìm ra phương hướng đầu tư cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trường mới cho sản phẩm của mình. Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối tác làm ăn; quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh. * Phòng kế toán tài chính: Gồm 4 thành viên Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kế toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính của Công ty; quản lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính * Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước. 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán. 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của công ty: Bộ máy kế toán tập trung, một hình thức kế toán đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Phòng kế toán của công ty gồm có 4 người: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán và 3 nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của phòng kế toán công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ máy tổ chức kế toán của công ty bố trí như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng TC- KT) Kế toán doanh thu Thủ quỹ Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty. Nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước vào đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng… đồng thời tham mưu cho giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán. + Kế toán doanh thu: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh thu. + Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiền gửi, tiền vay của công ty,. . . + Thủ quỹ: Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. 2.1.3.2. Hình thức kế toán của công ty. Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ban hành ngày 21/12/ 2001 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD của công ty. Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán,. . . + Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản,. . . Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD,Thuyết minh báo cáo tài chính, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.Bảng cân đối các tài khoản . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới (Sơ đồ số 3) Bảng cân đối số