Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH máy văn phòng Sing Việt

chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính. Để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ hoạch toán của hoạt động kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" Để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ” Tài khoản này phải hạch toán chi tiết doanh thu nội bộ cho từng đơn vị trực thuộc trong cùng công ty hoặc tổng công ty để lấy số liệu lập báo cáo tài chính hợp nhất TK 511, TK 512 Chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu được tiền Kế toán doanh thu bán hàng của doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc: + Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. + Đối với hàng hóa không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán. + Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. + Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu bán hàng là giá bán trả ngay + Những hàng hóa được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do về chất lượng, về qui cách kỹ thuật người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp thuận; hoặc người mua mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt trên các TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”, TK5213 “Giảm giá hàng bán”, TK5211“Chiết khấu thương mại”.Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC , ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính. 1.2.2.1 Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT( mẫu 01-GTKT-3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thường(mẫu 02-GTGT-3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03-PXK-3LL) - Bảng thanh toán hàng đại lý,ký gửi( mẫu 01-BH) - Thẻ quầy hàng( mẫu 02-BH) - Các chứng từ khác: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo có NH, bảng sao kê của NH, giấy nhận nợ,… 1.2.2.2 Tài khoản sử dụng - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong đó TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa - TK 512: Doanh thu nội bộ - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK liên quan khác ( TK111,112,131,…) 1.2.2.3 Phương pháp kế toán Trình tự kế toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu * Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng TK 511 TK 111, 112, 131 (1a) (1b) TK 333 (1) Trong đó: (1a): Doanh thu bán hàng của hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. (1b): Doanh thu bán hàng của hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương thức khấu trừ. TK 511 TK 111, 112 (1) TK 131 TK 333 (1) (2) TK 3387 TK 515 (3) *Trường hợp bán hàng trả chậm, trả góp Trong đó: (1): Ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và số còn phải thu, tiền lãi do bán hàng trả chậm, trả góp (2): Số hàng thu được ở các kỳ tiếp theo (3): Định kỳ, ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ * Trường hợp bán hàng qua các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng + Các đại lý thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng. TK 511 TK 6421 Doanh thu Hoa hồng TK 333 (1) TK 111, 112, 131 Thuế Tổng giá thanh toán +Trường hợp các đại lý thanh toán riêng tiền hoa hồng TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu Tổng giá thanh toán TK 333(1) Thuế Sau đó tính tiền hoa hồng TK 111, 112 TK 133 TK 6421 *Trường hợp bán hàng nội bộ TK 512 TK 111, 112, 136 Doanh thu nội bộ Tổng giá thanh toán TK 333 (1) Thuế 1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.3.1 Chứng từ sử dụng - Các hợp đồng kinh tế bán hàng hoặc các cam kết bán hàng. - Biên bản khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng thời hạn giao hàng…đã ghi trong hợp đồng 1.2.3.2 Tài khoản sử dụng Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC , ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính.Thì các khoản giảm trừ doanh thu gồm những tài khoản sau - TK 5211: Chiết khấu thương mại - TK 5212: Hàng bán bị trả lại - TK 5213: Giảm giá hàng bán 1.2.3.3 Phương pháp kế toán * Kế toán chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua khi người mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận đã ghi trong hợp đồng. Kế toán chiết khấu thương mại sử dụng TK 5211 "Chiết khấu thương mại" TK 5211 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng. Trình tự kế toán như sau: TK 111,112 TK 5211 TK 5111 (1) (2) TK 3331 Trong đó: (1): Phản ánh số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ (2): Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ * Kế toán hàng bán bị trả lại Doanh thu hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng hóa doanh nghiệp xác định là đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng như hàng bị kém mất phẩm chất, không đúng chủng loại, qui cách. Kế toán hàng bán bị trả lại được hạch toán vào TK 5212 "Hàng bán bị trả lại" Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số hàng hóa đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp Trình tự kế toán: TK 111,112 TK 5212 TK 5111,512 (1) (2) TK 3331 Trong đó: (1): Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại (2): Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ sang TK 5111, 512 để xác định doanh thu thuần * Kế toán giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán là số tiền doanh nghiệp giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hóa kém phẩm chất, không đúng qui cách theo qui định trong hợp đồng kinh tế Kế toán sử dụng TK 5213 "giảm giá hàng bán" để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán Trình tự kế toán TK 111,112,131 TK 5213 TK 511,512 (1) (2) TK 333 (1) Trong đó: (1): Căn cứ vào chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua (2): Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán trong kỳ sang TK 5111, 512 để xác định doanh thu thuần. 1.2.4 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa. Theo qui định của chế độ hiện hành,Nội dung Chi phí bán hàng bao gồm các yếu tố chi phí sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói,…và các khoản trích theo lương - Chi phí vật liệu, bao bì: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển hàng hóa. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán ở khâu bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. - Chi phí bảo hành hàng hóa: Là các chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành hàng hóa trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hang đại lý… - Chi phí bằng tiền khác: Như chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu hàng hóa… Theo qui định, Chi phí bán hàng phải được tập hợp theo các nội dung trên. Chi phí bán hàng phát sinh ở kỳ nào được kết chuyển hết để xác định kết quả trong kỳ. 1.2.4.1 Chứng từ sử dụng - Bảng tính lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng - Bảng trích khấu hao tài sản cố định phục vụ tiêu thụ hàng hóa - Bảng phân bổ nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ dùng cho tiêu thụ hàng hóa - Các chứng từ liên quan đến quảng cao, khuyến mại, chi phí dịch vụ mua ngoài,…phục vụ cho công tác bán hàng 1.2.4.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa. Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Kế toán sử dụng TK 6421 "Chi phí bán hàng" Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như chi phí nhân viên, vật liệu bao bì, dụng cụ đồ dùng, khấu hao TSCĐ,…Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên nợ TK911 để xác định kết quả bán hàng. 1.2.4.3 Phương pháp kế toán Trình tự kế toán: TK 334,338 TK 6421 TK 911 (1) TK 152,153,… (7) (2) TK 241,214 (3) TK 111,112,331… (4) TK 338(8) (5) TK 133 TK 111,112,131 (6) TK 133 Trong đó: (1): Tiền lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận bán hàng (2): Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng (3): Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng (4): Các chi phí khác phát sinh trong kỳ (5): Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu (6): Hoa hồng nhận đại lý (7): Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh 1.2.5. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp Theo qui định của chế độ hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết thành các yếu tố chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lương theo tỷ lệ qui định. - Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của giám đốc và các phòng ban. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao những TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. - Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… - Chi phí dự phòng: Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí kinh doanh. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ… phục vụ chung toàn doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: Như chi phí hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí… Nguyên tắc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự như nguyên tắc phân bổ chi phí bán hàng Để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí có tính chất chung toàn doanh nghiệp kế toán sử dụng TK6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo qui định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ TK911 để xác định kết quả bán hàn Trình tự kế toán: TK 334,338 TK6422 TK911 (1) (7) TK152,153,… (2) TK 214 (3) TK 333 (4) TK111,112,331,… (5) TK 512,336 (6) Trong đó: (1): Tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ nhân viên quản lý công ty (2): Giá trị vật liệu, dụng cụ dùng chung của doanh nghiệp (3): Trích khấu hao tài sản cố định dùng chung cho quản lý doanh nghiệp (4): Các khoản thuế phải nộp như thuế môn bài, tiền thuê đất, lệ phí giao thông,… (5): Các chi phí khác phát sinh trong kỳ (6): Hàng hóa sử dụng nội bộ, nộp quỹ quản lý cấp trên (7): Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh 1.2.6 Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định. 1.2.6.1 Phương pháp xác định kế quả bán hàng Kết quả bán hàng = DTT về bán hàng - GVHB – CPBH,CPQLDN Trong đó: - DTT về bán hàng: Là doanh thu thuần về bán hàng được tính bằng tổng doanh thu bán hàng trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu - GVHB: Giá vốn về số hàng đã bán trong kỳ - CPBH, CPQLDN: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến số hàng tiêu thụ trong kỳ 1.2.6.2 Tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán * Tài khoản sử dụng: TK911 “Xác định kết quả kinh doanh” Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán Tài khoản này phải phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản kết quả kinh doanh của kỳ kế toán theo đúng qui định của chính sách tài chính hiện hành. Trình tự kế toán: TK 632 TK911 TK511,512 (1) (3) TK6421,6422 (2) Trong đó: (1): Kết chuyển giá vốn hàng bán. (2): Kết chuyển chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp (3): Kết chuyển doanh thu bán hàng, doanh thu nội bộ 1.2.7 Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.7.1 Hình thức kế toán Nhật Ký Chung Sơ đồ số 01 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật Ký Chung Sổ, thẻ kế toán Chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Theo hình thức Nhật Ký Chung thì Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm các sổ kế toán chủ yếu sau: - Căn cứ chứng từ kế toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được ghi vào sổ Nhật Ký Chung -Sổ Nhật Ký đặc biệt gồm có: Sổ Nhật Ký thu tiền,Đối với các khách hàng còn nợ tiền thì theo dõi trên sổ Nhật ký bán hàng. Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa không nhập kho mà giao bán tay ba thì sử dụng Nhật Ký mua hàng. - Sổ và thẻ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng,Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Thẻ kho, thẻ quầy hàng,… - Bảng tổng hợp chi tiết gồm: Bảng thanh toán đại lý,ký gửi. Bảng lương và các khoản trích theo lương của Nhân viên bán hàng và nhân viên quản ký doanh nghiệp. Bảng trích khấu hao tài sản cố định. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ding cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. - Sổ Cái các tài khoản gồm có: Sổ Cái TK156, TK157, TK632, TK1111, TK5111, TK131, TK3331, TK5211, TK5212, TK5213, TK6421, TK6422, TK911 1.2.7.2 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sơ đồ số 02 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tang hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm các sổ kế toán chủ yếu sau: - Căn cứ chứng từ kế toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được ghi vào Chứng từ ghi sổ. - Đồng thời ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ và thẻ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng,Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Thẻ kho, thẻ quầy hàng,… - Bảng tổng hợp chi tiết gồm: Bảng thanh toán đại lý,ký gửi. Bảng lương và các khoản trích theo lương của Nhân viên bán hàng và nhân viên quản ký doanh nghiệp. Bảng trích khấu hao tài sản cố định. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ding cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. - Sổ Cái các tài khoản gồm có: Sổ Cái TK156, TK157, TK632, TK1111, TK5111, TK131, TK3331, TK5211, TK5212, TK5213, TK6421, TK6422, TK911 1.2.7.3 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Sơ đồ số 03 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký Chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Theo hình thức Nhật ký chứng từ thì Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng gồm các sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng,Sổ chi tiết phải thu khách hàng. Sổ chi tiết TK911, Thẻ kho, thẻ quầy hàng,… - Bảng phân bổ: Bảng lương và các khoản trích theo lương của Nhân viên bán hàng và nhân viên quản ký doanh nghiệp. Bảng trích khấu hao tài sản cố định. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ding cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. - Bảng kê: + Đối với các khách hàng còn nợ tiền hàng thì theo dõi ở sổ chi tiết thanh toán với người mua, cuối tháng tập hợp theo dõi trên bảng kê 11 + Đối với hàng gửi đi bán được theo dõi trên bảng kê số 10 theo dõi từng hóa đơn bán hàng từ khi gửi hàng đi đến đi được coi là đã bán + Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, số thực tế phát sinh được tập hợp vào bảng kê số 5 + Tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vào bảng kê số 8 - Nhật Ký Chứng Từ: Từ các bảng kê 8, bảng kê 10, bảng kê 11 và các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết khác để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8. - Từ NKCT số 8 vào sổ cái các tài khoản TK 511, 512, 5211, 5212, 5213,632, 6421, 6422, 911,… Chương ii Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty sing việt 2.1 Đặc điểm chung về Công ty máy văn phòng Sing Việt 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Máy văn phòng Sing Việt Công ty TNHH Máy văn phòng Sing Việt được Thành lập vào Ngày 27 tháng 03 năm 2005 được UBND Thành phố Hà Nội cấp giấy phép. Trụ sở đóng tại 47 - Đào Tấn - Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà Nội Công ty trực thuộc tập đoàn Việt Hồng, là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực nhập khẩu phân phối linh kiện vật tư máy Photocopy- Máy In - Máy Fax - tại thị trường Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội, với nhu cầu ngày càng tăng đối với sản phẩm in ấn, in văn phòng.Từ sự cố gắng vượt bậc của toàn thể cán bộ công nhân viên, đến nay công ty có thể đứng vững trên thị trường sản phẩm in ấn. Tập đoàn Việt Hồng gồm có 5 Công ty thành viên: - Công ty CP máy văn phòng DDT - Trung tâm máy văn phòng Phú Thành Phát - Công ty TNHH máy văn phòng Sing Việt - Công ty TNHH Thanh Vân - Trung tâm mực từ và linh kiện máy Photocopy 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH Máy văn phòng Sing Việt hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Hoạt động kinh doanh của công ty là cung cấp những sản phẩm phục vụ in ấn bao gồm: Mực in và các sản phẩm in ấn, linh kiện khác thích hộp với nhóm máy Photocopy Ricoh, Máy in HP, Canon, Yerox, Samsung, Epson….. Những mặt hàng của công ty có đặc điểm là: Hàng hóa có kích thước nhỏ, nhiều chủng loại, dễ vận chuyển nhưng không dễ bảo quản.Để có các loại hàng hóa trên công ty phải dựa vào các nguồn cung cấp chính là nguồn hàng nhập khẩu từ các nước như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Singapoge…Nhưng từ năm 2006 trở lại đây công ty đã tham gia lĩnh vực sản xuất đóng gói sản phẩm Mực từ, hộp mực in với nhãn hiệu “DDT Toner” đã được sản xuất và lắp ráp dưới hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Việc kinh doanh các mặt hàng này đã tạo điều kiện cho công ty nâng cao được sức mạnh cạnh tranh của mình. Bên cạnh đó việc nhập khẩu những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất bị hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nước phát triển. Và việc Sing Việt cho ra đời sản phẩm in ấn “DDT Toner” mang nhãn hiệu Việt sẽ mở ra một trang mới, góp phần vào sự phát triển của ngành công nghiệp in ấn trong nước vốn đang đi những bước rất chậm so với công nghiệp in ấn của các nước phát triển. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Bộ phận giao nhận Phòng bán hàng Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính Chức năng nhiệm vụ - Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty trước cấp trên và điều hành các phòng ban chức năng. - Phòng hành chính: có nhiệm vụ tham mưu và giúp giám đốc trong các lĩnh vực như tổ chức nhân sự, quản lý tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động, đào tạo nâng bậc, tuyên truyền thi đua, thanh tra bảo vệ và công tác hành chính - Phòng kinh doanh : có chức năng giúp giám đốc xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng tháng, quý, năm, và dài hạn cho công ty. Xác định qui mô mặt hàng kinh doanh, định mức dự trữ hàng hoá. Thực hiện tốt công tác thị trường và xây dựng kế hoạch giao cho khách hàng. - Phòng kế toán: có nhiệm vụ phụ trách theo dõi phần tài chính kế toán của công ty như ghi chép, tính toán, phản ánh, kiểm tra giám sát tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, hàng hoá, tiền vốn của công ty. Tính toán và phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin. - Phòng bán hàng: Có nhiệm vụ bán hàng trực tiếp với khách hàng. Lập báo cáo bán hàng hàng ngày.Bộ phân bán hàng là một trong những khâu quan trọng quyết định sự sống còn của công ty. - Bộ phân giao nhận: Có nhiệm vụ giao nhận hàng hóa khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế. 2.1.4 Đặc điểm chung về công tác tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng trình độ của nhân viên kế toán. Công ty đã lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy Kế toán tập trung. Bộ máy kế toán được tổ chức tại công ty với sự phân công, phân công, phân nhiệm rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán. Phòng kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán các chi nhánh Kế toán hàng tồn kho Kế toán tiền mặt kiêm công nợ Thủ Quỹ Phòng kế toán bao gồm 12 người trong đó có một trưởng phòng, một kế toán tổng hợp, 09 kế toán viên phụ trách các phần hành và một thủ quỹ. -Kế toán trưởng : Phụ trách phòng kế toán tài chính, tổ chức công tác kế toán của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc vế công tác hạch toán kinh doanh của công ty.Kế toán còn kiêm phần kế toán thuế và kế toán tài sản cố định. -Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ kế toán và các chứng từ vào bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. -Hai kế toán tiền mặt và công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phảI thu trả của công ty, đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng để kịp thời có kế hoạch đòi nợi hoặc chi trả. - Kế toán các chi nhánh có nhiệm vụ hạch toán độc lập ở chi nhánh mình như: Công nợ, hàng hóa, thu chi,…. -Ba kế toán hàng tồn kho co nhiệm vụ phản ánh đầy đủ kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho ting loại hàng hóa, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hóa đơn bán hàng. -Thủ quỹ: Là người quản lý lượng tiền mặt tại công ty, căn cứ vào phiếu thu và chi hợp lệ để thu và chi, ghi sổ quỹ tiền mặt. 2.1.4.2 Đặc điểm hình thức kế toán của Công ty Để công tác kế toán vừa đơn giản, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của công ty mà mang lại hiệu quả cao. Công ty vận dụng hình thức Nhật Ký Chung cùng các loại sổ tổng hợp và chi tiết có liên quan. -Về chứng từ kế toán: Công ty TNHH Máy văn phòng Sing Việt thuộc đối tượng tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy kế toán bán hàng và xác định kết quả, kế toán sử dụng hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, một số chứng từ đầu vào khác như: Hóa đơn vận chuyển, hóa đơn tiền điện nước. Đối với các nghiệp vụ kinh tế nội sinh như bút toán kết chuyển, phân bổ, trích khấu hao…kế toán sử dụng phiếu kế toán để phản ánh nội dung nghiệp vụ đó. -Về tài khoản: Công ty TNHH máy văn phòng Sing Việt sử dụng tài khoản kế toán theo quy định hiện hành của bộ tài chính ( Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC , ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính) Công ty TNHH Máy văn phòng Sing Việt trực thuộc tập đoàn Việt Hồng. Tập đoàn Việt Hồng bao gồm 5 Công ty thành viên. Vì vậy hệ thống tài khoản kế toán của công ty được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý. Sau đây là một số tài khoản được mở chi tiết cho từng công ty thành viên: TK1111: Tài khoản Tiền mặt TK11111: Tiền mặt( Việt Hồng) TK11112: Tiền mặt ( DDT) TK11113: Tiền mặt(Phú Thành Phát) TK11114: Tiền mặt(Đầm Trấu) TK11115: Tiền mặt( Sing Việt) TK131: Phải thu khách hàng TK1311: Phải thu khách hàng( Việt Hồng) TK1312: Phải thu khách hàng( DDT) TK1313: Phải thu khách hàng(Phú Thành Phát) TK1314: Phải thu khách hàng(Đầm Trấu) TK1315: Phải thu khách hàng( Sing Việt) TK156: Hàng hóa TK1561: Hàng hóa( Việt Hồng) TK1562: Hàng hóa( DDT) TK1563: Hàng hóa(Phú Thành Phát) TK1564: Hàng hóa(Đầm Trấu) TK1565: Hàng hóa( Sing Việt) TK242: Chi phí trả trước dài hạn TK2421: Chi phí trả trước dài hạn( Việt Hồng) TK2422: Chi phí trả trước dài hạn( DDT) TK2423: Chi phí trả trước dài hạn( Phú Thành Phát) TK2424: Chi phí trả trước dài hạn(Đầm Trấu) TK2425: Chi phí trả trước dài hạn( Sing Việt) TK511: Doanh thu bán hàng TK511: Doanh thu bán hàng( Việt Hồng) TK511: Doanh thu bán hàng( DDT) TK511: Doanh thu bán hàng( Phú Thành Phát) TK511: Doanh thu bán hàng(Đầm Trấu) TK511: Doanh thu bán hàng( Sing Việt) Còn một số TK được mở chi tiết như các TK trên: TK521,632,6421,6422,711,9111…… - Liên độ kế toán: Công ty lập báo cáo giữa liên độ - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng và Đô la Mỹ. Riêng Đô la mỹ Công ty tính tỷ giá ngoại tệ liên Ngân Hàng theo từng - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: