Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng

, kế hoạch hành năm phù hợp với nhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường. - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá. - Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết. - Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động - Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bị và phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình của công ty. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường Quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ và theo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác của Nhà nước và của tổng công ty. - Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng. 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty *) Về địa bàn kinh doanh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 14 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Lào Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Cạn, Yên Bái. *) Về phương thức hoạt động Xi măng là một mặt hàng độc hại ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ con người nên công ty không được đặt và mở cửa hàng tại các trung tâm thành phố, khu có trường học, bệnh viện, khu di tích lịch sử, khu đông dân cư sống làm ảnh hưởng đến khả năng giao dịch, việc vận chuyển hàng hoá trở nên khó khăn và tốn kém. *) Về giá cả Giá mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo sự quản lý của công ty. Giá bán ra năm trong khung giá trần - sản của Tổng công ty quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc công ty sản xuất kinh doanh căn cứ vào đó điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn, bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể. Hiện tại, giá mua của công ty với các công ty sản xuất được tổng công ty quy định như sau: Đơn vị tính: đồng/tấn Chủng loại Vận chuyển đường sắt Vận chuyển đường thuỷ Vận chuyển đường bộ Hoàng Thạch 577.273 572.727 600.000 Bỉm Sơn 559.090 572.727 586.363 Bút Sơn 563.636 559.091 581.818 Hải Phòng 577.272 577.272 577.272 Do tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau nên khi xây dựng các kênh giá bán cũng khác nhau. Ví dụ: Giá bán xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội như sau: Đơn vị tính: đồng/tấn Loại xi măng PCB - 3000 Giá thị trường Bán tại ga, cảng 745.000 Bán tại kho 755.000 Bán tại đầu mối 760.000 Bán tại cửa hàng 760.000 Bán tại chân công trình 760.000 Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sản xuất và những điều kiện khách quan của thị trường. Mặc dù vậy, so với đối thủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ ít hơn. Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà. *) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốn tự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư. Vốn kinh doanh mà công ty được Nhà nước cấp ngày 01/01/1995 là 6.691.000 đồng. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Cơ cấu tài sản Đơn vị tính: VNĐ TT Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A TSLĐ và ĐTNH 10 121.994.884.853 172.483.179.024 I Vốn bằng tiền 110 75.358.607.598 72.252.647.508 II Các khoản ĐTTCNH 120 III Các khoản phải thu 130 27.377.633.075 67.958.356.367 IV Hàng tồn kho 140 18.885.874.680 32.113.741.050 V TSLĐ khác 150 372.729.500 158.434.099 VI Chi sự nghiệp 160 B TSCĐ và ĐTDH 200 34.085.014.171 42.103.413.630 I TSCĐ 210 27.373.616.926 25.151.928.441 II Các khoản ĐTTCDH 220 III Chi phí XDCBDD 230 16.951.485.189 IV Các khoản KC, KQDH 240 V Chi phí trả trước DH 241 Tổng cộng tài sản 250 156.079.859.024 214.586.592.654 CƠ CẤU NGUỒN VỐN TT Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối năm A Nợ phải trả 300 103.011.965.527 146.958.610.036 I Nợ ngắn hạn 310 96.987.913.842 102.369.609.039 III Nợ dài hạn 320 B Nợ khác 330 6.024.051.685 5.369.609.039 Nguồn vốn CSH 400 53.067.893.497 67.627.982.618 Nguồn vốn quỹ 410 49.728.807.335 66.875.508.441 Nguồn kinh phí và quỹ khác 420 3.339.086.162 752.474,177 Tổng cộng NV 430 156.079.859.024 214.586.592.654 *) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh Chủ yếu là xi măng, tổng cung có xu hướng gia tăng do sự xuất hiện nhiều công ty sản xuất xi măng, nhiều công ty kinh doanh xi măng, xi măng nhập khẩu. Tổng cầu thì thường xuyên thay đổi. Ngoài ra công ty công nghiệp kinh doanh các mặt hàng khác như phụ gia đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất bê tông, vật liệu… là các loại hỗn hợp của ngành xây dựng khó bảo quản, khó vận chuyển và chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, công ty tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Với tổng số lao động là 702 người. Trong đó bộ phận lao động gián tiếp là 148 người, bộ phận lao động trực tiếp là 554 người. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm có: Đứngd dầu là ban giám đốc công ty, bên cạnh là hai phó giám đốc công ty, dưới là các phòng ban, các chi nhánh, xí nghiệp làm chức năng tham mưu cho giám đốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công. Dưới đây là mô hình tổ chức của công ty. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng GIÁM ĐỐC CÔNG TY PGĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG PGĐ VẬN TẢI ĐIỀU ĐỘ Các CN: L.Cai P.Thọ V. Phúc Thái NGyên Phòng tiêu thụ xi măng Phòng tài chính kế toán Văn phòng công ty Phòng kinh tế kế hoạch Phòng quản lý thị trường Phòng tổ chức lao động Phòng điều độ quản lý kho Phòng QLDA và KTĐT XD Xí nghiệp vận tải Ban KH ĐĐ Ban TC KT Ban HC Các Trung tâm bán xi măng Các cửa hàng bán xi măng Ban KH ĐĐ Ban KT Ban TCKT Ban HCTC Đội xe Xưởng Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ sau: Ban giám đốc công ty: - Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty có quyền điều hành cao nhất, do hội đồng quản trị tổng công ty bộ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, phụ trách hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn hàng hoá vật tư, phụ trách công tác nội chính thanh tra. - Phó giám đốc vận tải - điều độ: Phụ trách công tác vận tải, định mức trong khâu vận tải và trong từng cửa hàng, quản lý chất lượng sản phẩm, kỹ thuật giao nhận, bốc xếp, lưu kho, phụ trách công tác đào tạo, cải tiến sáng kiến kỹ thuật vào công tác sửa chữa lớn. Các phòng ban của công ty: - Văn phòng công ty: giúp giám đốc điều hành công tác quản trị hành chính, an toàn lao động và công tác bảo vệ của công ty, đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của công ty. - Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương, quản lý về mặt nhân sự, tổ chức lao động hợp lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế toán thống kê đơn vị, quản lý vật tư tài sản, lưu trữ chứng từ tài sản, lưu trữ chứng từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo chu chuyển vốn và quay vòng vốn nhanh. - Phòng kinh tế kế hoạch: Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Đề ra phương hướng kinh doanh và giao kế hoạch cho các chi nhánh của công ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện các hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất, đồng thời ký các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng mà công ty chưa dùng. - Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng trên địa bàn hoạt động của công ty, theo dõi về giá cả mặt hàng xi măng, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. - Phòng tiêu thụ: Quyết định về việc tiêu thụ, tổ chức và quản lý hoạt động các cửa hàng, đại lý của công ty, đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộng mạng lưới tiêu thụ xi măng. Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cung cầu giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết thông báo cáo lượng nhập xuất tồn hàng ngày tại cửa hàng. - Phòng quản lý điều độ kho: Tổ chức quản lý hệ thống kho tàng, bến bãi của công ty, tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưa hàng hoá về địa bàn tiêu thụ theo kế hoạch, tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng vận chuyển, đảm bảo xuất nhập khẩu xi măng, điều phối hàng hoá, dự trữ theo quy định, quan hệ giao dịch với các công ty đầu nguồn, lập báo cáo thống kê lượng hàng vận chuyển. - Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lý, công trình. Quản lý các đội xe và xưởng sửa chữa, bảo đảm sồ xe hoạt động theo kế hoạch giao, quản lý bảo quản các vật tư phụ tải sửa chữa thay thế. - Các chi nhánh: Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại các địa bàn do công ty giao và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty. - Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư xây dựng: Có nhiệm vụ nghiên cứu dự án, mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng, đầu tư xây dựng khu vui chơi giải trí, khai thác các phụ gia. Ngoài ra còn phụ trách các hoạt động sửa chữa lớn mua sắm trang thiết bị. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp thương mại, có các cửa hàng, đại lý ở khắp nơi trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh phía bắc, do đó yêu cầu đặt ra là phải có bộ máy kế toán ổn định hoạt động hiệu quả phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra, xử lý thông tin giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị, chuyên môn hoá lao động kế toán. Nhưng bên cạnh đó mô hình này lại tạo ra khoảng cách về không gian, thời gian khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với công ty vật tư kỹ thuật xi măng do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên thông tin không tranh khỏi thiếu chính xác, kịp thời. Phòng kế toán gồm 13 người trong đó có 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán và các kế toán viên phụ trách các phần hành. Các cán bộ kế toán của công ty hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành kế toán - tài chính, có kinh nghiệm công tác và gắn bó với công ty. Phòng kế toán của công ty phân chia nhiệm vụ rõ ràng: - Kế toán trưởng: phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo công tác nhân sự, công tác tài chính và công tác tài chính và công tác hạch toán kế toán. - Kế toán phó:Thực hiện nhiệm vụ do sự phân công của kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách công tác xây dựng, sửa chữa lớn, thuê kho, thuê cửa hàng, công tác tiêu thụ xi măng và chịu trách nhiệm khi kế toán trưởng và kế toán tổng hợp đi vắng. - Dưới các trưởng, phó phòng còn có tổ chức kế toán bộ phận, những người này được giao từng phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm: 1 kế toán thanh toán 1 kế toán tổng hợp 1 kế toán TSCĐ, công cụ, dụng cụ 1 kế toán vật liệu 1 kế toán mua hàng hoá 1 kế toán xác định công nợ, kết quả bán hàng 1 kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kiêm kế toán ngân sách 1 kế toán xây dựng cơ bản 3 thủ quỹ Bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2.: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vật tư kỹ thuật xi măng KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng kế toán Kế toán đầu tư XDCB và SCL Kế toán thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng hoá Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán công nợ Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Các nhân viên kế toán tại các chi nhánh Hiện nay, công ty đã và đang thực hiện phương thức kế toán máy. Do đó nhiệm vụ của các kế toán không tách bạch mà có sự kiệm nhiệm trong công tác hạch toán kế toán 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, trong đó phóng kế toán công ty là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, kể từ khâu nhận, lập chứng từ kế toán cho tới khâu xử lý,kiểm tra và thực hiện hệ thống thông tin kế toán trên máy với chương trình SAS đã được cài đặt. 2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty là hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư bổ xung, các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán 2.1.4.4. Đặc điểm phần mềm kế toán sử dụng Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo các mẫu biểu đã đựơc Nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cưo sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem in cac sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.1. Đặc điểm, phân loại đánh giá, phương pháp kế toán hàng hoá của công ty 2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại về hàng hoá của công ty Công ty thực hiện kinh doanh mặt hàng chính là xi măng, hầu hết là các sản phẩm đã được khẳng định nhãn hiệu chất lượng bao gồm: Xi măng Hoàng Thạch PCB 30 Xi măng Hoàng Thạch PCB 40 Xi măng trắng Hải Phòng PCB 30 Xi măng đen Hải Phòng PCB 30 Xi măng rời Bỉm Sơn Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Bao Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Bao Xi măng Hoàng Mai Xi măng Hoàng Mai PC 30 Xi măng bao Hoàng Mai PC 40 Xi măng rời Hoàng Mai PC 40 Xi măng bao Tam Điệp PC 40 Xi măng rời Tam Điệp PC 40 Ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng phụ là phụ gia xi măng, nguyên liệu đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất xi măng. Các chi nhánh tiêu thụ bao gồm: - Chi nhánh Lào Cai - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Lào Cai, Lạng Sơn - Chi nhánh Phú Thọ - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ - Chi nhánh Thái Nguyên - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng. - Chi nhánh Vính Phúc - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Giang. Tổ chức bộ máy chung các chi nhánh có: Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc (có chi nhánh không có), ban kế hoạch kho vận, ban tổ chức hành chính, ban kinh tế tài chính. Chi nhánh hạch toán theo hình thức báo sổ, riêng xí nghiệp vận tải từ năm 2000 hạch toán theo nội bộ. Nguồn nhập: Các loại xi măng mua trong nước từ 5 công ty sản xuất chính thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam: Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, còn phụ gia xi măng do mua vào từ các công ty phụ gia bằng phương thức theo hợp đồng kinh tế. Hàng hoá mua về được vận chuyển bằng 3 đường: Đường Bộ, đường thuỷ, và đường sắt, được bảo quản tại các kho: - Khu vực Hà Nội: Tại các kho công ty, xí nghiệp vận tải, phòng tiêu thụ, cửa hàng bán lẻ, cửa hàng đại lý và cửa hàng tiêu thụ của công ty, các kho đi thuê (tại các trung tâm bán hàng). - Chi nhánh khác: Kho tại chi nhánh, kho trên địa bàn hoạt động của chi nhánh. Hình thức thanh toán áp dụng đối với người bán hàng là tiền mặt, tỉ giá ngân hàng. Với chi nhánh, đại lý bán hàng bằng tiền mặt, tỉ giá ngân hàng thông qua tài khoản. Ở địa bàn, các chi nhánh mở tài khoản ở ngân hàng, khi bán hàng nhân viên bán hàng lập giấy nộp tiền gửi về công ty. Công ty bán hàng theo ba hình thức: Bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Các kênh bán hàng: Bán đầu mối đường bộ, bán tại ga, cảng, bán tại kho, bán đi công trình, bán tại cửa hàng. 2.2.1.2. Đánh giá hàng hoá và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty Phòng kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ hàng hoá phát sinh vào sổ kê stoán. Kế toán sử dụng giá mua thực tế để ghi chép chi tiết hàng hoá (còn gọi là giá mua theo hoá đơn đầu nguồn). Kế toán xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp đích danh, hàng mua vào nhập kho theo đơn giá nào thì xuất ra lấy đúng đơn giá đó để tính. Các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không hạch toán trực tiếp giá nhập kho mà hạch toán riêng vào tài khoản tổng hợp TK 1562, các chi phí bán hàng hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK 641, TK 642. Cuối kỳ thực hiện phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ theo giá vốn xuất kho. Hạch toán toàn bộ chi phí mua hàng cho hàng tiêu dùng trong kỳ kết chuyển hết lên TK 911. 2.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên) căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.4 Công ty xi măng Hoàng Thạch Công ty xi măng Bỉm Sơn Công ty xi măng Bút Sơn Công ty xi măng Hoàng Mai Công ty xi măng Tam Điệp Công ty xi măng Hải Phòng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Người tiêu dùng cuối cùng Cửa hàng đại lý Cửa hàng bán lẻ Khi xuất kho bán trực tiếp sử dụng hoá đơn GTGT, khi xuất kho đại lý sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,khi xuất kho cho mọi thành phần khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (khi các đối tượng này xuất bán cũng sử dụng hoá đơn GTGT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng (kèm bảng kê chi tiết cước vận chuyển) Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ (kèm bảng kê nhập của đơn vị nhận hàng) Liên 4: Thanh toán nội bộ (kèm bảng kê giao nhận của điều độ viên) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao đại lý Liên 3: Dùng thanh toán - Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu lại quyển Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp Hoá đơn GTGT do kế toán lập 2.2.2.3. Kế tán chi tiết hàng hoá * Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng - Tài khoản sử dụng: + TK 156: phản ánh hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ + TK 1561: Phản ánh giá mua hhh TK 15611: Hàng hoá nhập kho công ty, chi nhánh TK 15612: Các phụ gia + TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá + TK 151: Hàng hoá đang đi đường + TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá khác). - Chứng từ sử dụng: +Hoá đơn GTGT của người bán + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) + Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá - Sổ kế toán áp dụng: + Sổ số dư chi tiết tài khoản + Các loại báo cáo tháng + Sổ cái các tài khoản * Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như sau: - Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ). Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập, thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán. - Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi bảng nhập ngày. Sau đó ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng mở cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển, thẻ này cũng do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép vào bảo quản làm căn cứ đối chiếu số liệu. Cuối ngày nộp (Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời theo dõi tổng hợp. Phòng điều độ - quản lý theo dõi tổng hợp bằng cách: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Định kỳ 7 - 10 ngày/lần lập báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết cho từng kho, từng chi nhánh với từng loại xi măng. Cuối tháng lập báo cáo nhập - xuất - tồn và gửi toàn bộ cho phòng kế toán. Ví dụ minh hoạ Quy trình theo dõi ở các kho trực thuộc phòng điều độ - quản lý kho như sau: Tại đầu mối đường bộ: Hoá đơn GTGT (liên 2) của công ty xi măng Hoàng Thạch ngày 28/12/2005 điều độ viên lập phiếu nhập kho ghi vào bảng kê giao nhận (phần nhập), ghi thẻ kho số lượng 300 tấn. Cũng trong ngày căn cứ lệnh điều đống ố 1193 xuất kho cho kho Nhân Chính 12 tấn xi măng Hoàng Thạch ghi vào bảng kê giao nhận (phần xuất giao thực tế) tại phòng điều độ - quản lý kho ghi bảng kê nhập, bảng kê xuất tháng 12 và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách Mẫu số 01 GTGT - 3LL Ngày 28/12/2005 N0 031828 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ: Kinh Môn - Hải Dương số tài khoản: 710A - 005 Điện thoại: 0320.823062 Mã số: 09800475 Họ yrn người mua hàng: Ninh Văn Hải Đơn vị: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Số tài khoản: 710A-005 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Mã số: 1000105694 Hình thức thanh toán: Chậm trả 40 ngày STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. Xi măng bao PCB 30 TCVN 6545-2002 HĐ 20/12/2004 xuất hàng SKSCP Tấn 300 600.000 180.000.000 Cộng tiền hàng: 180.000.000 Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18.000.