Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp Xây lắp số 2

o quyết dinh số 151A/ BXD – TCLD ngày 20/3/1993 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Xí nghiệp Xây lắp số 2 có trụ sở tại 61E đường La Thành - Quận Đống Đa - Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế của Xí nghiệp xây lắp số 2 là: Mechanical detrical & construction enterprise No 2. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp trải qua không ít thăng trầm: từ khi thành lập cho đến năm 2000, trong giai đoạn này, các công trình mà Công ty xây dựng đều nằm trong kế hoạch được giao hàng năm của Nhà nước và được thực hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà Nước cấp. Nhiệm vụ lúc bấy giờ của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dưỡng các tuyến đường thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội. Từ năm 2000 cho đến nay, khi Nhà Nước chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, với chi phối của các quy luật, của nền kinh tế thị trường và sự quản lý trên tầm vĩ mô của Nhà nước. Để phù hợp với tình hình đó Xí nghiệp Xây lắp số 2 cũng chuyển đổi sang lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm bảo nhận công việc duy tu sửa chữa trên Xí nghiệp còn tham gia đấu thầu các công trình ngoài như: nâng cấp các đường thuộc kế hoạch của Sở giao thông Công chính, đảm nhận công việc khảo sát thiết kế. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường và uy tín đối với Nhà Nước, Xí nghiệp đã không ngừng chú trọng đến chất lượng của từng công trình, cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ công nhân viên chức, trang bị thêm máy móc để phục vụ cho những công trình có quy mô lớn, trình độ kỹ thuật cao như dải thảm bê tông nhựa ASFAN. Đặc điểm từ năm 1996 đến nay, do xác định được hướng đi đúng đắn nên hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phát triển mạnh mẽ, sản lượng không ngừng tăng, nộp ngân sách cho Nhà nước cũng tăng và đời sống của công nhân viên của Xí nghiệp được cải thiện đáng kể. Vượt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trường như hiện nay là cả một sự cố gắng lớn của cán bộ lãnh đạo Xí nghiệp cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Cơ sở vật chất của Xí nghiệp bao gồm: - Khu nhà văn phòng hai tầng kiên cố trên tổng diện tích 570m2 tại số 61E đường La Thành – Hà Nội. Khu nhà xưởng: 3100m2 Khu nhà đội xe: 950 m2 Hai nhà kho nội :2764m2 và một kho đá ngoài trời. Ba khu nhà làm việc của 3 Đội duy tu với tông diện tích là 6272m2 Số lượng xe tải, xe con, máy thi công thiết bị của Xí nghiệp càng ngày càng tăng và được năng cấp để phù hợp với các công trình. Trong những năm gần đây Xí nghiệp đã đạt được những thành tích sau: Chỉ tiêu 2000 2006 Doanh thu 13.910.000.000 29.000.000.000 Lãi 356.000.000 725.000.000 Nộp ngân sách Nhà Nước 859.000.000 1.100.000.000 Thu nhập bình quân CNV/tháng 900.000 1.500.000 Số công nhân 300 503 2. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu, CCDC ở Xí nghiệp Xây lắp số 2. 2.1. Kế toán chi tiết. Nguyên vật liệu, CCDC áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nên ở ở xí nghiệp có các sổ sau: ở kho: thẻ kho. ở phòng kế toán: sổ chi tiết, sổ tổng hợp N - X - Tồn kho nguyên vật liệu, CCDC. 2.2 Kế toán tổng hợp. áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, Xí nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, có các loại sổ sau: Sổ chi tiết số 2- TK331: (Phải thanh toán với người bán). Sổ chi tiết này được Xí nghiệp mở để theo dõi việc thanh toán với đơn vị bán. Đối với những đơn vị thường xuyên được phản ánh trên một tờ sổ hoặc một quyển sổ. Nhưnng ngược lại, với dơn vị có quan hệ thường xuyên thì được phản ánh chung trên một tờ sổ hoặc một quyển sổ. Việc ghi sổ chi tiết số 2 được thực hiện trên nguyên tắc mỗi hoá đơn chứng từ ghi một dòng theo thứ tự thời gian hoá đơn, chứng từ về phòng kế toán và theo dõi cho đến khi xong hoá đơn đó. NKCT số 5: sổ này gồm hai phần chính: + Phần ghi có TK 331, ghi nợ các TK có liên quan. + Phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331, có các TK liên quan. Sổ NKCT số 5 được dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa Xí nghiệp với các đơn vị bán vật tư . . . cho xí nghiệp. NKCT số 5 được ghi vào cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết số 2. Cuối tháng tiến hành cộng sổ NKCT số 5, đối chiếu số liệu với sổ kế toán khác đẻ đảm bảo số liệu chính xác để ghi .vào sổ cái TK 331 và bảng kê số 3, phần nhập trong tháng, dòng “NKCT số 5”. Ngoài ra xí nghiệp còn có: - Sổ NKCT số 1: Ghi có TK 111 - tiền mặt. Sổ NKCT số 2: Ghi có TK 112 - tiền gửi ngân hàng. Để theo dõi việc sử dụng của từng đội kế toán của xí nghiệp mở sổ chi tiết cho từng đội sản xuất căn cứ vào từng hoá đơn xuất kho nguyên vật liệu, CCDC. Tổng các sổ chi tiết các đội sản xuất được ghi vào bảng kê số 3, phần xuất dùng trong tháng. Căn cứ vào bảng kê số 3 - phần xuất dùng trong tháng, kế toán tổng hợp lập: “Bảng phân bố nguyên vật liệu, CCDC”, bảng gồm có hai phần chính: + Phần “ Ghi có các TK 152, TK 153 “. + Phần “ Đối tượng sử dụng “ Sổ cái TK 152: được mở vào cuối tháng, số liệu ghi vào sổ cái được căn cứ vào số liệu từ bảng kê số 3. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy của xí nghiệp: 3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất. Xí nghiệp Xây lắp số 2 là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp làm ra là những con đường theo kế hoạch đặt ra của Nhà nước nên nó mang tính chất Quốc gia. Do vậy, Xí nghiệp Xây lắp số 2 tổ chức thành 6 đội. Trong đó có ba đội đảm nhận việc duy tu bảo dưỡng các tuyến đường thuộc ba huyện ngoại thành Hà nội đó là. Đội duy tu Gia Lâm Đội duy tu Đông Anh Đội duy tu Sóc Sơn Hai đội chuyên làm công việc nâng cấp và làm mới các tuyến theo kế hoạch, các công trình ngoài, các công trình đấu thầu. Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Ngoài ra còn có một đội thi công cơ giới phục vụ máy móc, phương tiện vận chuyển để thi công các công trình khi có lệnh. Cơ cấu sản xuất chung của xí nghiệp Xí NGHIệP XÂY LắP Số 2 Bộ phận quản lý Bộ phận sản xuất Hành chính sự nghiệp Bộ phận KH-KT Bộ phận Vật tư Bộ phận kế toán Bộ phận tổ chức Bộ phận quản lý - đường xá Khảo sát thiết kế Đội duy tu Gia Lâm Đội duy tu Đông Anh Đội duy tu Sóc Sơn Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Đội thi công cơ giới Bộ phận Hành chính Bảo vệ Sơ đồ quá trình sản xuất. Đào lắp san nền Làm nền đường Chồng đá hộc chân khay Rải đá 2 *4 Lu lèn Tưới nhựa Lu lèn Tưới Nhựa Dính Bám Rải thảm ASFAN Lu lèn 3.2 Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. Xí nghiệp Xây lắp số 2 tổ chức thành các phòng ban như sau: Ban Giám đốc Phòng tài chính - kế toán Phòng chế độ Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng quản lý đường xá Phòng khảo sát thiết kế Phòng bảo vệ Phòng vật tư Nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban như sau: Ban Gián đốc: Bao gồm Giám đốc và hai phó Giám đốc. Trong đó, Giám đốc phụ trách toàn bộ công việc sản xuất kinh doanh của toàn bộ xí nghiệp. Còn hai phó giám đốc làm nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc: một phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc duy tu, một phí giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc làm mới các công trình. Hai phó giám đốc tham gia đề xuất với Giám đốc những chủ trương biện pháp để tănng cường công tác quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Phòng kế hoạch kỹ thuật: lập dự toán, bản vẽ, hồ sơ thiết kế các công trình, giám sát trực tiếp các công trình mới, quản lý máy móc thiết bị, là nơi điều động máy móc đến chân công trình.Ngoài ra phòng còn xem xét khối lượng để cấp hạn mức vật tư cho các công trình. Phòng quản lý đường xá: trực tiếp quản lý 3 đội duy tu, tiến hành lập hồ sơ dự toán quyết toán và cung cấp hạn mưc vật tư. Phòng chế độ: làm nhiệm vụ quản lý lao động, duyệt và thanh toán lương, giải quyết các chế độ, chính sách cho người lao động. Phòng hành chính: làm nhiệm vụ phục vụ các hội nghị của xí nghiệp và thay mặt cho công ty tiếp khách đến giao dịch, tổ chức mua sắm các thiết bị văn phòng, quản lý lưu trữ các hồ sơ công văn. Phòng tài vụ: ngoài việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh là cơ sở cho Giám đốc ra các quyết định sản xuất kinh doanh, bộ phận này còn cung cấp đầy đủ, chính xác các tài liệu về việc cung ứng, dự trữ, sử dụng từng loại tài sản, nguyên vật liệu, CCDC, để góp phầnquản lý và sử dụng tài sản, nguyên vật liệu, CCDC, một cách hợp lý và kịp thời. Ngoài ra phòng kế toán còn theo dõi việc thanh toán các công trình với cấp chủ quan. Phòng vật tư: đảm bảo cung cấp kịp thời về số lượng, chất lượng và chủng loại vật tư cho sản xuất. Bộ phận này phải thường xuyên cử ngưòi đi mua vật tư, tổ chức quản lý tình hình nhập, xuất vật tư một cách chặt chẽ, đồng thời còn có nhiệm vụ lập các chứng từ về quá trình nhập, xuất vật tư. Phòng khảo sát thiết kế: đảm nhận công việc khảo sát thiết kế các công trình của xí nghiệp và các công trình ngoài. Bộ phận này được phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý, theo dõi hướng dẫn các bộ phận sản xuất và cấp dưới thực hiện các quyết định, nhiệm vụ phân công. Ngoài việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho từng phòng ban, các phòng ban này còn phải phối hợp với nhau để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp được hoàn thành tốt hơn. Có thể mô phỏng bộ máy quản lý của xí nghiệp theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng quản lý- đường xá Phòng KH- kỹ thuật Phòng TChức Kế Toán Phòng chế độ Phòng hành chính Phòng khảo sát thiết kế Phòng bảo vệ Phòng Vật tư Đội duy tu Gia Lâm Đội duy tu Sóc Sơn Đội duy tu Đông Anh Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Đội thi công cơ giới Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp được tốt hơn, ở mỗi đội sản xuất có thành lập bộ máy quản lý bao gồm: - Mỗi đội trưởng chịu trách nhiệm về phần điều hành công việc chung của đôi mình. - Một đội phó giúp việc cho đội trưởng, giám sát tình hình tiến độ thi công công trình. - Một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê các công việc phát sinh hàng ngày như: Công của công nhân, tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, để đáp ứng yêu cầu quản lý và trình độ của các cán bộ kế toán, bộ máy kế toán xí nghiệp được tổ chức theo hình thức: bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán, vào sổ . . . đều tập trung ở phòng kế toán của xí nghiệp. Dưới tác đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng biệt mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ kiểm tra, thu nhận chứng từ và chuyển về phòng kế toán xí nghiệp. Do đó mọi công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của xí nghiệp từ việc thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo tài chính. Chính vì vậy mà xí nghiệp nắm được toàn bộ các thông tin, từ đó có thể kiểm tra, đánh giá kịp thời. Mọi nhân viên kế toán trong phòng kế toán được điều hành trực tiếp từ người lãnh đạo đó là trưởng phòng kế toán. Bộ phận kế toán của xí nghiệp hiện nay gồm có 8 nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng kế toán viện như sau: Trưởng phòng kế toán: là người giúp việc cho Giám đốc về chuyên môn, phổ biến chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành luật pháp, thể lệ chế độ tài chính, kế toán hiện hành. Trưởng phòng kế toán là người kiểm tra định hình hạch toán kinh tế, kiểm tra tình hình tài chính, huy động vốn và sử dụng vốn. Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp cac thông tin về tình hình tài chính một cách kịp thời, chính xác và toàn diện để ban giám đốc ra quyết định kinh doanh. Cùng với các bộ phận liên quan trưởng phòng kế toán tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính của xí nghiệp. Ngoài ra, trưởng phòng kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi phụ trách công việc chung của phòng kế toán. Kế toán chi phí và giá thành: tiến hành phân bổ các chi phí sản xuất cho từng đối tượng sử dụng, tính giá thành cho từng công trình và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Kế toán chi phí và tính giá thành còn có nhiệm vụ thanh quyết toán công trình về mặt tài chính với các đơn vị chủ quản. Kế toán nguyên vật liệu, CCDC: là người theo dõi tình hình nhập xuất các loại nguyên vật liệu, CCDC tronng kỳ. Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu, CCDC phải ghi các số liệu từ các chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Cuối tháng lập bảng kê số 3, nhật ký chứng từ số 5... bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo hạn mức và số tồn kho. Kế toán TSCĐ: là người theo dõi tăng, giảm khấu hao TSCĐ Kế toán tiền lương: theo dõi việc tính trả lương và phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng tính giá thành. Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng. Thủ quỹ: là người quản lý số lượng tiền mặt tại xí nghiệp chịu trách nhiệm thu tiền công trình và chi tiết tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ thu thập toàn bộ các số liệu của xí nghiệp và lập báo cáo vào cuối tháng. Tổ chức bộ máy kế toán được mô tả theo sơ đồ: Bộ máy kế toán của công ty Trưởng phòng kế toán Kế toán tài sản cố định Kế toán TL Kế toán vật liệu Kế toán GT Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Nhân viên kinh tế ở đội sản xuất Ghi chú: : Mối quan hệ trực tuyến : Mối quan hệ chức năng 3.3.2. Hình thưc kế toán: Hình thức kế toán mà xí nghiệp áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống tài khoản kế toán mới ban hành ngày 1/11/96. Xí nghiệp hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên( nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là hình thứ kế toán phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp, tạo điều kiện cập nhập hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ cho việc chi phí sản xuất và tính giá thành được dễ dàng. Cụ thể kế toán dùng những loại sổ sách: Sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, CCDC, sổ chi tiết thanh toán với người bán... Sổ tổng hợp bao gồm: các nhật ký chứng từ số 1(ghi có TK 111 - tiền mặt), NKCT số 5 (ghi có TK 331 - phải thanh toán với người bán) .. . và các sổ cái.. Hình thức nhật ký chứng từ được biểu diễn trên sơ đồ: hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. 3.4. Đặc điểm của sản phẩm: Xí nghiệp Xây lắp số 2 là một đơn vị xây dựng nên xí nghiệp không có quy trình công nghệ nhất định nhưng đòi hỏi về mặt kỹ thuật để hoàn thành một sản phẩm nào đó phải có các bước công việc chung cho toàn bộ quy trình. Sản phẩm củễpí nghiệp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài, sản phẩm là ra cố định tại nơi sản xuất và giá trị của sản phẩm là lớn. Nhưng do sản phẩm làm ra cố định tại nơi sản xuất nên khi tiến hành sản xuất sản phẩmễpí nghiệp phải di chuyển về nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu ... đến nơi sản xuất sản phẩm. Sản phẩm làm ra của xí nghiệp không được tiêu thụ trên thị trường mà khi sản phẩm hoàn thành, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu thiết sẽ đựoc bàn giao cho Nhà nước và được quyết toán Công trình, đến đây sản phẩm được coi như là đã tiêu thụ. ii. thực trạng công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại Xí NGHIệP XÂY LắP Số 2. Đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp: Xí nghiệp xây lắp số 2 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đường giao thông theo kế hoạch của Nhà nước. Trong quá trình thi công các công trình xí nghiệp cần rất nhiều các vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau như: nhựa đường, cát, đá, xi mămg... mỗi loại một đặc điểm, tính năng khác nhau. Do vậy, việc tiến hành phân loại vật liệu, công cụ một cách khoa học hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Căn cứ vào nội dung, công dụng kinh tế của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình xây dựng của xí nghiệp được chia thành các loại sau đây: Vật liệu chính bao gồm: nhựa đường, xi măng, đá các loại, các loại cát, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó, đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà xí nghiệp thi công, cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm vỉa và nắp cống. Vật liệu phụ bao gồm: dầu bôi trơn máy móc, sơn kẻ đường, vôi. Nhiên liệu gồm có: xăng các loại, dầu Diezel, củi. Phụ tùng thay thế gồm có: Các chi tiết máy móc thiết bị. Công cụ dụng cụ tại xí nghiệp chỉ sử dụng công cụ dụng cụ thuần tuý như: Quần áo bảo hộ lao động, mũ, giầy, ủng ... Xí nghiệp đã lập bảng mục lục nguyên vật liệu, CCDC như sau: Biểu số 1: Mục lục vật tư STT Số thẻ kho Tên quy cách Vật tư Đơn vị tính 152.1- Vật liệu chính 1 Nhựa đương Singapo kg 2 Đá 4 * 6 m2 Đá 2 * 4 Đá 1 * 2 . .. .. … 152.2 - Vật liệu phụ 1 Sơn kg 2 dầu bôi trơn . . . . . lít 152.3 - Nhiên liệu 1 Xăng lít 2 Dầu Diezel lít 152.4 - Phụ tùng thay thế 1 Phụ tùng máy móc 153 - Công cụ dụng cụ 1 Quần áo bảo hộ lao động 2 Dụng cụ sản xuất Qua cách phân loại ở trên ta thấy rằng việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sự vật liệu, CCDC là rất phức tạp đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu, CCDC phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho ngành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra, Nhà nước quy định giá bán theo Thông tư 1216 và định mức cho một số mặt hàng. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng mức số 56/ Thông tư 1216 về bảng giá của bộ xây dựng ban hành: Biểu mẫu số 02. Bảng tính giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo thông tư 1216 STT Loại vật liệu, vật tư và trang thiết bị ĐVT Gíá tại hiện trường xây lắp Ghi chú 1 2 3 4 5 1 Cát đổ nền cự ly < 7 km m3 17.350 <10 km m3 18.630 <13 km m3 20.690 >13 km m3 25000 2 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 850.000 3 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 800.000 4 Xi măng Trắng HPhòng Tấn 1.469.000 5 Xi măng trắng TQuốc Tấn 1.669.000 6 Nhựa đường Singapo Kg 3.000 7 Cát vàng m3 60.000 8 Gạch đặc tư nhân 1000v 270.000 9 Dầu Diezel Lít 3.700 10 Dầu HD40 Lít 10.000 Đánh giá vật liệu, cônng cụ dụng cụ. 2.1. Vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp Xây lắp số 2: Chủ yếu là mua ngoài,ắi nghiệp không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. Đồng thời xí nghiệp cũng không có đội xe để vận chuyển vật tư mua về. Do vậy khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình( nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra khi xí nghiệp mua nhựa đường hoặc cấu kiện bê tông thì giá bán là giá ghi trên hoá đơn công (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ(nếu có). Ví dụ: theo hoá đơn số 54232 ngày 2/5/2006, xí nghiệp mua nhựa đường của Công ty thiét bị vật tư Bộ giao thông gồm: 100000 kg nhựa đường Singapo giá ghi trên hoá đơn là: 3000 đ/kg (bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ). Thuế suất GTGT của mặt hàng này là 10%. Do đó giá mua thực tế của số nhựa đường này là: 3000đ * 100000kg = 300.000.000 (đ) Nếu vật tư về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tư xác định là vật tư đúng tiêu chuẩn, không bị mất mát, hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho của vật tư. 2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC xuất kho. Tại Xí nghiệp Xây lắp số 2, nguyên vật liệu, CCDC xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, CCDC để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất kho Theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất kho được tính theo công thức sau: Trị giá NVL, CCDC xuất kho = Số lượng xuất * Giá bq gia quyền tháng Giá trị tồn đầu + Giá trị nhập trong tháng Giá bq gia quyền tháng = Số lượng tồn đầu + Số lượng nhập trong tháng Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp nên xí nghiệp chỉ nhập vật liệu chính là nhựa đường còn các loại nguyên vật liệu, CCDC khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy, đối với các loại nguyên vật liệu, CCDC này giá thực tế xuất chính là giá thực nhập. Còn nhựa đường xí nghiệp mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 125 ngày 18/5/2006 xuất kho cho ông Tuấn - đôi duy tu Gia Lâm: 11.770 kg nhựa đường Singapo phục vụ cho việc duy tu tháng 10, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế hàng tồn đầu tháng và lượng hàng nhập kho trong tháng thì giá thực tế nhựa đường xuất kho như sau: 83.775.000 + 300.000.000 Giá bq gia quyền tháng 5 = = 3010 (đ/kg) 27.500 + 100.000 Trị giá của số nhựa đường xuất kho = 11.770 * 3010 = 35.427.700(đ) Ví dụ: Trong tháng xí nghiệp có mua CCDC giao cho đội duy tu Gia Lâm đơn giá của quần áo BHLĐ là 46.636 đ/bộ. Thuế suất GTGT: 10%(bao gồm cả chi phí vận chuyển). Do vậy giá của bộ quần áo BHLĐ nhập kho này là: 46.636 đ/bộ. Đây cũng là đơn giá xuất kho của loại CCDC này. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC ở Xí nghiệp Xây lắp số 2: Xí nghiệp công trình Giao thông 1 HN hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại kho và phong kế toán. Nhưng ở kho chỉ theo sự biến động về số lượng của nguyên vật liệu, CCDC. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về nguyên vật liệu, CCDC cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ của thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, CCDC như sau: 3.1 ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả về số lượng, chất lượng của từng vật tư.Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của nguyên vật liệu, CCDC trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đội sản xuất, đảm bảo cho quá trình được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu. Hằng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ bảy ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho kế toán vật liệu để cho kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu sau khi đối chiếu sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán với thẻ kho, nếu đúng thì hai bên sẽ ký nhận vào cột thẻ kho và sổ chi tiết. Ví dụ: Trong tháng ở kho có thẻ kho về vạt liệu nhựa đường Singapo như sau: Biểu số 8: Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT QĐ 1411 - TC/QĐ/CĐ ngày 1/1/1995 Đơn vị: Xí nghiệp Xây lắp số 2 Số thẻ: 1 Kho Sài Đồng - GL. Số tờ: 09 Ngày lập: 1/ 5/ 2006 Danh điểm vật tư Tên vật tư: Nhựa đường Singapo Mã số: 152.1. ĐVT: kg Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trich yếu Số lượng ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Kiểm kê ngày 1/8 27.500 2/8 05 ô.Bảo mua nhập kho 100000 8/8 110 ĐộiXD 5(ĐườngTXS) 3210 14/8 115 ĐộiXD4 (Láng trung) 6420 16/8 118 Đôị duy Đông Anh 6420 18/8 125 Đội duy tu Gia Lâm 11770 22/8 130 Đội duy tu Sóc Sơn 11770 Cộng 100000 39590 87910 3.2. ở phòng kế toán. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ ở phòng vật tư chuyển đến, phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết( dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi chứng từ đựoc ghi vào một dòng tươnng ứng. Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua vào, hoá đơn GTGT có thuế đầu vào thì giá trị hàng nhập kho là phần chưa có thuế GTGT, phần thuế GTGT được theo dõi trên TK 133. Căn cứ vào đơn giá mua chưa có thuế GTGT, kế toán ghi đơn giá nhập và tính tổng giá trị nhập trên từng phiếu nhập và trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC. Cuối tháng, kế toán tính ra đơn giá nguyên vật liệu, CCDC xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào đơn giá xuất kho, kế toán ghi đơn giá và thành tiền trên từng phiếu xuất kho, tiếp theo ghi phần tônngr giá trị xuất kho trên sổ chi tiết trên dòng tổng cộng cuối tháng. Từ đó, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn kho cuối tháng. Số lượng tồn kho cuối tháng được đối chiếu với kế toán tổng hợp và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một tờ riêng để theo dõi. Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được thực hiện như sau: Sổ chi tiết nguyên vật liệu,CCDC gồm 13 cột mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định. Cột 1 căn cứ vào ngày tháng năm ghi trên các phiếu nhập xuất kho để ghi vào. Cột 2, 3 căn cứ vào số liệu chứng từ trên các phiếu nhập xuất để ghi. Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ. Cột 5,6, 7 căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu nhập kho để ghi. Cột 9 được xác định như sau: Cột 12( đầu kỳ) + Tổng cộng cột 7 Cột 9 = Cột 11(đầu kỳ) + Tổng cộng cột 8 Cụ thể giá trị xuất kho (cột 9) của vật liệu nhựa đường được xác định như sau: 83.775.000 + 300.000.000 Đơn giá xuất kho = = 3010 (đ/kg) nhựa đường 27.500 + 100.000 Cột 10 = cột 8