Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội

c xí nghiệp 1, 2, 3, 4 có nhiệm vụ thi công, lắp đặt các công trình đường ống cấp thoát nước đô thị, nước sinh hoạt, lắp đặt máy công nghiệp, điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng điện động lực, điện điều khiển, lắp đặt dây chuyền xử lý nước để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, ngoài kho vật tư riêng của Công ty mỗi đội thi công vào các xí nghiệp đều có kho tàng tự quản lý vật tư vật liệu và trang thiết bị riêng. - Xí nghiệp 5 và 6 xây dựng nhà bán, xây dựng các công trình vừa và nhỏ. Ngoài ra còn hỗ trợ xây hố ga, bể chứa, sản xuất tấm đan phục vụ cho các công trình cấp thoát nước, trang trí nội thất. Như chúng ta đã biết để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng, kỹ thuật cao, Công ty phải trải qua một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên xuất phát từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp có kết cấu phức tạp bao gồm nhiều bộ phận, nhiều công việc hợp thành. Mặt khác ngành nghề trong Công ty được đa dạng hoá từ xây nhà đến lắp đặt điện dân dụng, cấp thoát nước. Do đó để thi công một công trình, Công ty phải sử dụng nhiều công nghệ khác nhau. Vì thế ở bài viết này, do mặt hạn chế về thời gian cũng như hạn chế về kiến thức hiểu biết của một sinh viên thực tập, tôi chỉ có thể đưa ra khái quát của quá trình xây lắp một công trình xây dựng nhà điển hình như sau: Bàn giao Nghiệm thu Hoàn thiện Thân Móng Dọn mặt bằng Tập kết vật liệu Như vậy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như điều tiết các phần hình thành khác như: vật tư, thiết bị, lao động... Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình công nghệ, đồng thời đảm bảo tính tập trung nhất quán của quản lý, đảm bảo phát huy sáng tạo của cấp bị quản lý, đảm bảo tính cân đối đồng bộ của các phòng ban chức năng và số lượng cán bộ quản lý... Công ty là đơn vị tổ chức hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân trực thuộc Sở Xây dựng Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình 1 cấp. Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và trực tiếp chỉ đạo sản xuất kinh doanh tới các xí nghiệp. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho giám đốc, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông suốt. Công ty có 3 phòng ban chức năng đó là: * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tiếp cận thị trường, lập kế hoạch để xây dựng các công trình, theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, tiến độ thi công, hướng dẫn giám sát kỹ thuật chất lượng công trình. Chuẩn bị, tham gia, lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu các công trình. *Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy quản lý, tiếp nhận và bố trí lao động, thực hiện các chế độ cho công nhân viên, theo dõi thi đua, theo dõi lập kế hoạch, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. *Phòng tài vụ: Phản ánh chính xác hoạt động xây dựng xây lắp của Công ty, thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kịp thời cần thiết về tình hình của Công ty. Trước kia , xí nghiệp còn có phòng vật tư và gia công cơ khí với nhiệm vụ lập kế hoạch hợp đồng thu mua theo kế hoạch SXXD của các xí nghiệp. Nhưng từ đầu năm 2007, Công ty đã áp dụng phương thức hạch toán theo hình thức khoán thu. Do vậy, các xí nghiệp tự mua vật tư theo nhu cầu công việc chứ không phải do phòng vật tư của công ty mua và cung cấp. Điều đó giúp cho các xí nghiệp tự chủ hơn trong công việc cũng như có ý thức tiết kiện, tránh lãng phí nguyên vật liệu. Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm: - 1 giám đốc công ty. - 2 phó giám đốc ( phụ trách kỹ thuật, thi công, kế hoạch, việc làm). - Các phòng ban nghiệp vụ. - Các giám đốc xí nghiệp. CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY GIÁM ĐỐCCÔNG TY XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 2 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 4 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 6 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 1 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 3 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 5 XÍ NGHIỆP VẬT TƯ XE MÁY CÁC PHÒNG BAN NGHIỆP VỤ CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC 2.1.3 Bộ máy Kế toán ở Công ty Công ty xây dựng lắp máy điện nước có 7 xí nghiệp thành viên và các đội sản xuất trực thuộc. Để đảm bảo cho công tác hạch toán, quản lí tình hình tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc, Ban giám đốc công ty quyết định lựa chọn hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ Công ty tổ chức một Phòng tài vụ và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Các đội thi công và các xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển các chứng từ về Phòng tài vụ của Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán. Phòng tài vụ có chức năng tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra việc quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính của Công ty. Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty, từ yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ các bộ kế toán, biên chế nhân sự của Phòng tài vụ có 5 người, đứng đầu là kế toán trưởng, có một kế toán phó giúp việc cho kế toán trưởng. Chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng: Là người giúp cho Giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cấp trên. Trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong phòng. Lập báo cáo tài chính của Công ty. - Kế toán phó: Tập hợp chi phí và tính giá thành công trình kiêm tài sản cố định và tiền mặt: Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm để việc tính giá thành công trình kịp thời, đúng đối tượng, đúng phương pháp. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ ghi chép và theo dõi số liệu và có sự biến động của tài sản cố định trong công ty, tính và trích khấu hao TSCĐ, tham gia công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá TSCĐ để giúp cho việc tính và trích khấu hao TSCĐ đúng đủ hợp lý. Là kế toán thanh toán , kế toán tiền mặt. - 01 kế toán viên theo dõi nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi các khoản chi phí (như chi phí bán hàng, ...). - 01 kế toán theo dõi chi trả BHXH và KPCĐ: có nhiệm vụ tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền công và trích BHXH và KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. Theo dõi TSCĐ và công nợ của Công ty. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt kiêm viết phiếu xuất vật tư. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: Kế toán trưởng Kế toán phó Kế toán BHXH và KPCĐ Kế toán vật tư Kế toán chi phí giá thành 2.1.4. Một số đặc điểm về Công tác kế toán của Công ty Mặc dù công ty có 7 xí nghiệp thành viên nhưng tất cả đều hạch toán phụ thuộc hoàn toàn với Công ty. Công ty áp dụng phương thức hạch toán khoán trên từng công trình. Ví dụ một công trình đạt doanh thu là 10 tỷ đồng thì xí nghiệp phải trích nộp lại cho công ty 15% để nuôi bộ máy gián tiếp trên công ty, đồng thời để chi trả tiền BHXH cho toàn cán bộ. 85% còn lại ở xí nghiệp. Hiện nay, Công ty XD lắp máy điện nước HN sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đề được phân loại để ghi vào sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái tài khoản. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NK-CT Chứng từ gốc Bảng kê số 3 Các Nhật ký chứng từ liên quan Nhật ký chứng từ số 6, 7 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Báo cáo kế toán Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: Kỳ kế toán của Công ty là theo từng tháng và theo nguyên tắc cơ bản như sau: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Các loại sổ kế toán mà công ty sử dụng là: Nhật ký chứng từ. Bảng kê. Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết. 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY 2.2.1 Đặc điểm vật liệu tại Công ty Ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, số lượng và chủng loại vật tư bị quyết định bởi đặc điểm sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp ấy. Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên là làm vào ban đêm với công việc cụ thể là: lắp đặt máy, thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng, lắp đặt dây chuyền công nghệ xử lý cấp thoát nước đô thị, lắp đặt điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng. Xây dựng các công trình công cộng nhà ở trang trí nội thất, với đặc điểm sản xuất như vậy nên các loại vật tư sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty cũng mang tính đặc thù khác nhau. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của công ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ vật liệu và sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất; đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chính vì vậy ở Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt vật liệu. 2.2.2 Phân loại vật liệu Do vật liệu của Công ty phong phú và đa dạng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau. Mỗi loại lại có chức năng công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau. Muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Thực tế nguyên vật liệu ở Công ty được phân loại như sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế vật liệu được chia thành các loại sau đây: - Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trính sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, sỏi... - Trong xi măng lại được chia thành: Xi măng P400, xi măng P500, thép f15, f600... - Vật liệu phụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Song vật liệu phụ rất đa dạng và mang tính đặc thù khác nhau. Nguyên vật liệu trong Công ty bao gồm các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu... Mỗi loại nguyên vật liệu lại bao gồm nhiều nhóm. VD: Vật liệu chính trong Công ty gồm các nhóm: Xi măng, sắt, gạch, ngói... Mỗi nhóm vật liệu lại gồm nhiều thứ xi măng gồm: Xi măng trắng, xi măng P500, xi măng P400... Đối với 2 đội thi công 5 và 6 của Công ty với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng nhà ở thì vật liệu chính là xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, cát và đá. Còn 4 Xí nghiệp có nhiệm vụ lắp đặt các công trình đường ống, cấp thoát nước, điện dân dụng... thì vật liệu chủ yếu là các loại ống nhựa, ống gang, ống thép từ f15 đến f600 các loại dây điện, các phụ kiện kèm theo: Tê, van, cút, đai khởi thuỷ... Xét về mặt chi phí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm. Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua, vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi màu sắc, vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm. VD: Sơn, dung môi pha sơn... - Nhiên liệu: Là các loại xăng, dầu... phục vụ cho quá trình SXKD của Công ty như các loại xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà Công ty mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc sửa chữa máy móc, thiết bị như: Bu lông, vòng bi, ác quy... - Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như: Vỏ bao Xi măng, các đầu mẩu sắt, thép... 2.2.3 Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc xác định trị giá của vật liệu đó theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Vật liệu chủ yếu của Công ty là nguồn thu mua ngoài như: Xi măng, cát, đá, sỏi... Ngoài ra còn có vật liệu tự chế. Vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải đánh giá theo giá thực tế. Nhưng để thuận tiện cho công tác kế toán vật tư còn được đánh giá theo giá hạch toán. Trên thực tế ở Công ty vật tư được đánh giá theo giá thực tế sử dụng phương pháp tính giá: Nhập trước, xuất trước. - Giá thực tế của vật liệu (mua ngoài, thuê ngoài, vận chuyển, nhập kho gồm giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển). - Giá thực tế vật liệu nhập kho (tự chế) là giá vật liệu xuất kho để gia công, cộng với các chi phí gia công như tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ của bộ phận gia công. - Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi được tính bằng giá thực tế của phế liệu có trên thị trường. Để quản lý vật liệu xuất kho Công ty còn sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và trị giá NVL xuất kho sẽ được tính bằng số lượng hàng xuất kho nhân với đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau. NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn. Ví dụ1: trong tháng 1 năm 2007, trên sổ chi tiết tài khoản 152- nguyên liệu vật liệu. Tên vật liệu-Thép cuộn f 6LD. - Tồn kho đầu tháng: 2000 kg đơn giá: 4300 684kg đơn giá: 4300 1000 kg đơn giá : 4400 - Xuất trong tháng: 2952kg - Trị giá xuất kho NVL trong tháng 01/2006 là: (2000 x 4300) + (684 x 4300) + [(2952- 2000- 684)] x 4400 = 8.600.000 + 2.941.200 + 1.179.200 = 12.720.400 2.2.4 Thủ tục nhập xuất kho vật liệu : Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán nói riêng, thì trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi chép sổ kế toán. Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT) - Hoá đơn GTGT (mẫu 02- GTGT) Trình tự chứng từ luân chuyển như sau: 2.2.4.1 Thủ tục nhập kho: Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, trước đây vật liệu mua ngoài do phòng cung ứng vật tư tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty đã đề ra, tuy nhiên từ năm 2007 đến nay, việc mua vật liệu được tiến hành khoán thu theo từng đơn vị thành viên, từng xí nghiệp. Từng xí nghiệp tiến hành mua vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên vật liệu ở từng xí nghiệp ( hoá đơn mua NVL, bên bán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: chủng loại NVL, đơn giá, số lượng, thành tiền...). Tại các xí nghiệp, nhân viên vật tư tiến hành trình hoá đơn lên các cấp lãnh đạo để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu với hợp đồng đã ký trước đây. Nếu chấp nhận mua, kế toán vật tư ở phòng Tài vụ sẽ lập phiếu Nhập kho gồm 3 liên. Sau đó nhân viên vật tư sẽ cầm phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kiểm nhận số lượng thủ kho và tình hình thực tế vật tư sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập cho cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên cụ thể như sau: - 1 liên : lưu tại phòng Tài vụ - 1 liên: giao cho nhân viên vật tư. - 1 liên: giao cho thủ kho giữ. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi các chỉ tiêu số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu. - Đối với NVL được nhập do tự chế biến, do thu hồi phế liệu: bộ phận nhập kho phải lập phiếu nhập kho thành 3 liên, sau khi người phụ trách bộ phận vật tư ký vào phiếu nhập kho thì người được uỷ quyền mang vật liệu cùng phiếu nhập kho đến kho nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận vật liệu nhập vào kho theo chỉ tiêu số lượng, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng người nộp ký vào 3 liên: - 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. - 1 liên giao cho người nhập giữ. - 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Các loại vật liệu mua về Công ty đều được nhập kho theo quy định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu hiện có trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi quản lý và tiền cho công tác, nhập, xuất kho. Ví dụ2: Trong tháng 1/2007 Công ty có mua một số thép để phục vụ cho sản xuất, hoá đơn thuế GTGT do bên bán gửi kèm như sau: BIỂU SỐ 1: Mẫu số 01 GTKT- 2LL HOÁ ĐƠN (GTGT) BV/06-B (Liên 2 giao cho khách hàng) No.009522 Ngày 4/1/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương. Địa chỉ: 81/A9 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm. Điện thoại: Mã số: 0100597125 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Trí Đơn vị: Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội. Địa chỉ: 59 Ngõ Thông Phong. Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 0100105912 A B C 1 2 3 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 2 Thép f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng tiền hàng: 4.091.000 Thuế suất thuế GTGT(10%) 409.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.120 Số tiền viết bằng chữ: (bốn triệu năm trăm ngàn, một trăm hai mươi đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng Tài vụ đã lập phiếu nhập kho như sau: BIỂU SỐ 2: Đơn vị............ Mẫu số: 01- VT Địa chỉ.......... Ban hành theo QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4 tháng 1 năm 2007 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Trí. Theo...................... Số............ngày.......tháng.....năm............của. Nhập tại kho : Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 Thép cuộn f 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): (bốn triệu không trăm chín mốt ngàn đồng chẵn). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4.2 Thủ tục xuất kho : Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội bao gồm 7 đơn vị thành viên . Do đó không chỉ có các kho vật tư chung của toàn Công ty mà mỗi xí nghiệp, sản xuất đều có kho riêng và bố trí một thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi nhập, xuất tồn kho vật tư theo chỉ tiêu số lượng ở từng kho xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Xí nghiệp kho có nhu cầu về NVL dùng cho sản xuất thì kế toán xí nghiệp (thống kê) sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư: liệt kê các danh mục vật liệu cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên kế hoạch sản xuất và dự toán công trình). Giám đốc xí nghiệp (đội trưởng) ký xác nhận vào đơn xin vật liệu đó. Sau đó kế toán xí nghiệp sẽ mang đơn xin lĩnh vật liệu lên Phòng tài vụ Công ty yêu cầu lĩnh vật liệu. Căn cứ vào dự toán công trình và đơn xin lĩnh vật tư đã được giám đốc Công ty duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho chỉ ghi vào cột yêu cầu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sau khi phụ trách phòng ký vào được giao cho người lĩnh vật liệu mang xuống kho để lĩnh vật liệu. Thủ kho Công ty ghi vào sổ thực xuất sau khi kiểm nghiệm số lượng số thực xuất và thủ kho ký vào 3 liên của phiếu xuất kho. - 1 liên giao cho phòng Tài vụ - 1 liên giao cho thủ kho xí nghiệp (đội sản xuất). - 1 liên thủ kho Công ty giữ sau khi ghi thẻ kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đôi khi ở Công ty có trường hợp xuất kho vật liệu đem bán (vật liệu thừa hoặc phế liệu) phòng Tài vụ Công ty sẽ viết hoá đơn thuế GTGT thành 3 liên (đơn giá ghi trên hoá đơn sẽ được chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng Công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền". Vào hoá đơn bán hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, xuất kho vật liệu giao cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 3 liên : - 1 liên giao cho khách hàng. - 1 liên chuyển cho phòng Tài vụ - 1 Liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho Ví dụ3: Ngày 22 tháng 1 năm 2007 Công ty xuất kho vật liệu cho TC5 và phòng kế toán lập phiếu xuất kho như sau: BIỂU SỐ 3: Đơn vị.......... Mẫu số: 02/VT Địa chỉ ......... QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 1năm 2007 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuỷ TC6 Lý do xuất kho: Công trình cấp nước Láng Trung STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f 6LD Kg 718 4.300 3.087.400 Cộng 3.087.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): ba triệu không trăm tám bảy ngàn bốn trăm đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư không chỉ cả về mặt số lượng và cả về mặt giá trị, không những theo từng kho mà còn cả về chi tiết theo từng nhóm vật liệu. Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho và phòng kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Hoá đơn bán hàng (thuế GTGT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Để hạch toán chi tiết NVL ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội sử dụng phương pháp thẻ song song. Nội dung của phương pháp thẻ song song như sau: *Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Để thuận lợi cho việc kiểm tra và quản lý vật tư thì mỗi nhóm vật liệu được mở một thẻ kho. Ví dụ4: Tập thẻ kho về ống và phụ kiện ống, tập thẻ kho về sắt thép các loại. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau đó đối chiếu số lượng thực tế nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại vật tư. Định kỳ 10 ngày sau khi đã ghi song thẻ kho, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo thứ tự và chuyển cho phòng Tài vụ. Ví dụ5: Khi nhận được phiếu nhập và phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo mẫu sau: BIỂU SỐ 4: THẺ KHO Ngày lập thẻ 1/1/2007 Kho: Anh Tuấn Tờ số : 01 Tên NVL: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: Kg Ngày NX Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu năm 2001 2.000 4/1 04 Nhập kho Công ty 684 2.684 7/1 37 Xuất kho cho TC5 684 2.000 15/1 54 Nhập kho 1000 3.000 22/1 69 Xuất kho cho TC6 718 2.282 27/1 72 Xuất kho cho TC6 1282 950 29/1 86 Xuất kho TC5 268 732 Cộng phát sinh 1684 2952 Tồn cuối tháng 732 *Ở phòng kế toán: Định kỳ (10 ngày) kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp, phân loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng số thứ tự của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để tiện cho việc ghi sổ kế toán. Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL ở Công ty được mở theo từng tháng và được mở cho từng thứ vật liệu khác nhau. BIỂU SỐ 5: Đơn vị....... SỔ CHI TIẾT NVL   Năm 2007 Tài khoản: 152 Tên vật liệu: Thép cuộn f 6LD Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn kho đầu kỳ 4300 2.000 8.600.000 04 4/1 Nhập kho 4300 684 2.941.200 2.684 11.541.200 37 7/