Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty điện lực thành phố Hà Nội

xuất ra điện, truyền tải điện (quá trình vận chuyển sản phẩm ) và tiêu dùng điện cùng xảy ra đồng thời. Ngành điện không có sản phẩm tồn kho, không có bán thành phẩm và sản phẩm dở dang cũng như không có trường hợp hàng đã bán bị trả lại (đối với sản phẩm điện) như các ngành sản xuất khác. Vì vậy, việc tiêu dùng điện có ảnh hưởng chặt chẽ đến sản xuất điện. Hơn nữa việc tiêu dùng điện cũng hoàn toàn phụ thuộc vào yếu tố kỹ thuật và tự trang bị, đầu tư của ngành điện, người sử dụng điện không làm chủ được sản phẩm mà mình đã mua và phụ thuộc vào sự điều hành sản xuất, truyền tải và phân phối điện của người bán. Việc sản xuất điện được giao cho các nhà máy điện đảm nhận. Sản phẩm của các nhà máy điện là sản lượng điện đã sản xuất ra trừ đi lượng điện dùng để sản xuất điện, sản lượng điện này gọi là điện thanh cái. Điện thanh cái = Tổng sản lượng điện do nhà máy điện sản xuất ra - sản lượng điện dùng để sản xuất điện ở nhà máy điện Điện do các nhà máy sản xuất ra, muốn đưa đến người sử dụng điện phải qua hệ thống truyền tải, phân phối điện. Chức năng này được giao cho các công ty truyền tải điện và công ty Điện lực đảm nhận trên địa dư từng thành phố, tỉnh thành. Hệ thống truyền tải điện gồm: cột, đường dây cao thế (từ 66KV đến 220KV và 500KV), hệ thống điện trung thế (từ 6KV đến 35KV), các trạm biến thế điện và mạng lưới điện hạ thế. Hệ thống truyền tải điện đi càng xa, càng mở rộng thì càng hao hụt nhiều ở đường dây và trạm biến áp. Sản lượng điện của hệ thống truyền tải phân phối là lượng điện thương phẩm tức là sản lượng điện truyền dẫn đến người sử dụng điện. Điện thương phẩm bằng điện thanh cái của các nhà máy phát điện đưa lên máy truyền tải trừ đi sản lượng điện hao hụt mất mát trên hệ thống truyền tải và phân phối (tổn thất điện). Điện thương phẩm = Điện thanh cái - tổn thất điện Quy trình sản xuất- truyền tải- phân phối điện: Phát điện Nhà máy SX điện Truyền tải điện qua đường dây và các trạm biến thế Phân phối điện các trạm biến áp Tiêu thụ điện Các DN, nhà máy và các hộ Ở các doanh nghiệp điện lực, bên cạnh mục tiêu là hiệu quả kinh doanh, thì mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội cũng được đặt lên hàng đầu. Thậm chí có những lúc mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội phải được đặt lên trên mục tiêu hiệu quả kinh doanh. Ví dụ: trong những ngày lễ, tết công ty phải huy động tối đa công suất các máy giám sát vận hành điện tự động, các máy phát điện tự động dự phòng... bảo đảm không để mất điện trong những ngày này để phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng cho nhân dân. Bên cạnh đó, yếu tố an toàn và giảm tỷ lệ tổn thất điện năng cả về phía người sản xuất, người vận hành và người sử dụng cũng được các doanh nghiệp Điện lực đặc biệt chú ý. Phần trên là các đặc điểm chung trong sản xuất- kinh doanh của các doanh nghiệp Điện lực nằm trong cơ cấu của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Sau đây là đặc điểm riêng trong hoạt động sản xuất- kinh doanh của Công ty Điện lực Hà Nội. Công ty Điện lực Hà Nội có 14 điện lực thành viên (gồm 9 Điện lực nội thành và 5 Điện lực ngoại thành) đóng trên địa dư của 14 quận, huyện trong nội thành và ngoại thành của Thành phố. Các Điện lực thành viên được Công ty cấp vốn bằng tiền mặt và vật tư kinh doanh, được phân quyền quản lý hoạt động kinh doanh điện tại quận, huyện mình. Các Điện lực thành viên hạch toán phụ thuộc và phải thực hiện chế độ quản lý và hạch toán tài chính theo đúng quy chế phân cấp của Công ty. Quy trình kinh doanh mua bán điện của Công ty Điện lực HN có thể khái quát như sau: Tổng công ty sẽ dựa vào số điện mua đầu nguồn của Công ty ĐLHN để xác định doanh thu của công ty TTĐ1, còn Công ty ĐLHN sẽ dựa vào số điện mua đầu nguồn này để xác định chi phí mua điện của Tổng công ty(sau đó sẽ tập hợp vào giá thành điện thương phẩm). Đối với ngành điện, điện sản xuất ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó, không thể có trường hợp điện do Công ty TTĐ1 truyền về trạm đầu nguồn thành phố HN là 3 triệu KWh trong 1 ngày đêm nhưng công ty ĐLHN chỉ mua 2 triệu KWh được do đó, điện truyền tải về bao nhiêu, công ty TTĐ1 được tính doanh thu và Công ty ĐLHN được xác định chi phí bấy nhiêu. Tuy nhiên, việc xác định thời điểm điện truyền vào trạm đường dây đầu nguồn thành phố HN để tính doanh thu của công ty TTĐ1 và tính chi phí mua điện của công ty ĐLHN chỉ mang tính lý thuyết vì trên thực tế thời điểm này diễn ra rất nhanh và xảy ra liên tục (do dòng điện truyền liên tục, không thể tính doanh thu và chi phí theo từng giây một), kế toán chỉ có thể xác định một cách tương đối 1 lần đối với doanh thu và chi phí mua điện theo tháng, quí , năm nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế toán. Đây cũng chính là một đặc thù của Công ty ĐLHN bởi tất cả các khâu từ sản xuất đến phân phối tiêu dùng điện là một dây chuyền khép kín toàn ngành. 2.1.4- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Xuất phát từ tình hình và nhiệm vụ mà cấp trên giao, việc tổ chức xây dựng bộ máy quản lý của công ty phải vừa phù hợp với đặc điểm của ngành nghề sản xuất kinh doanh vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt nhân lực và chất lượng sản xuất kinh doanh của đơn vị Công ty tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Giám độc, Giám đốc công ty là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn công ty trước cơ quan cấp trên và trước pháp luật. Giúp việc cho Giám đốc là 3 phó giám đốc: một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng. Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc công ty còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các trưởng phòng. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo và giúp việc cho Ban giám đốc, đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tụ. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được quy định như sau: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp giám đốc trong quản lý, chỉ đạo công tác quản trị, văn phòng, văn thư...và một số công việc khác được giao. Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện. +Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ tham mưu,đề xuất giúp Giám đốc công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản trị kế hoạch: kế hoạch chiến lược, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn… + Phòng Tổ chức lao động: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác tổ chức sản xuất, công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, công tác lao động tiền lương... + Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đóc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật ở các khâu quy hoạch, xây dựng, vận hành, sửa chữa, cải tạo lưới điện... +Phòng Tài chính kế toán. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kinh tế, công tác phân tích hoạt động kinh tế và nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn, công tác thống kê thông tin kinh tế... Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn; phân tích kết quả hoạt động SXKD của Công ty. Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo quyết toán tài chính của khối SXKD, xây dựng cơ bản và hợp nhất toàn Công ty theo đúng quy định. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc... + Phòng Vật tư: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác mua sắm, quản lý, theo dõi, cấp phát vật tư thiết bị và một số công việc khác được giao, thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện. + Phòng Bảo vệ quân sự: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác tổ chức hoạt động bảo vệ, quân sự... + Phòng Quản lý đầu tư xây dựng. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý đầu tư xây dựng và một số công việc khác được giao. + Phòng Kinh doanh bán điện. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác kinh doanh điện năng trong toàn Công ty theo quy định … + Phòng Kinh tế đối ngoại, xuất nhập khẩu. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh tế đối ngoại, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị theo phân cấp của Tổng công ty ; hoạt động nghiên cứu, phát triển thị trường... + Phòng Thanh tra : Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, tiếp dân... + Phòng Quản lý tiếp nhận lưới điện nông thôn. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý, tiếp nhận lưới điện nông thôn của Công ty ... + Phòng Bảo hộ lao động. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác an toàn lao động, công tác bảo hộ lao động, phòng chống bão lụt.. + Phòng Quản lý đấu thầu. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty... + Phòng Thi đua tuyên truyền. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác thi đua tuyên truyền của Công ty … Do tính chất đặc thù kinh doanh của ngành điện là quản lý lưới điện theo khu vực, nên Công ty đã phân cấp cho 14 Điện lực nội, ngoại thành và các xưởng, đội trực tiếp hoạt động quản lý, kinh doanh bán điện và giải quyết các sự cố trên lưới điện: 14 Điện lực bao gồm: + 9 Điện lực nội thành: Ba Đình, Hoàn Kiếm, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Thanh Xuân, Tây Hồ, Cầu Giấy, Hoàng Mai, Long Biên. + 5 Điện lực ngoại thành: Từ Liêm, Gia Lâm, Đông Anh, Thanh Trì, Sóc Sơn. Các Điện lực được phân cấp quản lý và vận hành lưới điện kinh doanh bán điện thuộc địa phận từng quận, huyện. Điện lực là nơi trực tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu xin cấp điện của khách hàng, có nhiệm vụ tổ chức quản lý tốt công tác vận hành lưới điện sửa chữa, thực hiện tốt việc cấp điện liên tục, an toàn, đảm bảo chất lượng. + Đội quản lý đường dây cao thế: giải quyết nhanh các sự cố trên lưới cao thế, tổ chức đại tu, sửa chữa lưới điện phục vụ yêu cầu sản xuất chung. + Đội quản lý cáp ngầm: Quản lý, vận hành, sửa chữa lưới điện ngầm. + Đội thí nghiệm: Có chức năng thí nghiệm, chạy thử, kiểm tra tiêu chuẩn các thiết bị điện trước khi đưa vào vận hành. + Đội đại tu: Có nhiệm vụ quản lý, vận hành, sửa chữa, duy trì, bảo dưỡng các trạm biến áp 110KV cung cấp cho thành phố. + Trung tâm điều độ thông tin: có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động truyền tải điện trên lưới, đảm bảo thông tin cho việc vận hành lưới điện được chính xác an toàn và hiệu quả. + Xí nghiệp quản lý lưới điện 110KV: quản lý và vận hành lưới điện 110KV tại các trạm đầu nguồn khu vực Hà Nội. + Xưởng công tơ: có nhiệm vụ sửa chữa, đảm bảo độ chính xác của công tơ điện và các thiết bị đo điện trước khi đưa vào sử dụng. + Ban quản lý dự án lưới điện Hà Nội: là ban quản lý chuyên trách nghiên cứu và triển khai dự án cải tạo và phát triển lưới điện Hà Nội. Ngoài ra, để đảm bảo công tác kinh doanh bán điện, cung ứng điện liên tục, xử lý kịp thời các sự cố, hàng năm Công ty còn phải cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lưới điện và phục vụ các nhu cầu sử dụng điện khác của khách hàng như: xây dựng các trạm biến thế, lắp đặt các hệ thống đường dây điện... Các hoạt động kinh doanh phụ này đều được các Điện lực, các xưởng, đội của Công ty đảm nhiệm. Nhìn chung, Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ hiệu lực chỉ huy mạnh mẽ, kịp thời. Đồng thời, thủ trưởng đơn vị lại được khối lượng các phòng ban gánh vác bớt những phần việc mang tính chất chuyên môn sâu và đặc thù. Chính vì vậy, mà trong những năm qua Công ty đã bước vào kinh doanh một cách ổn định, hiệu quả góp phần phát triển kinh tế trên địa bàn Thủ đô. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát như sau 2.1.5. Đặc điểm hộ máy kế toán ở Công ty. 2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán. Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán *) Nội dung : Ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm và ở các đơn vị phụ thuộc có phân cấp quản lý kinh tế tài chính cũng có tổ chức bộ máy kế toán riêng. - Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ : + Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị chính. + Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị thành viên. + Lập kế hoạch giao các chỉ tiêu tài chính cho các đơn vị trực thuộc Công ty. + Thu nhận, kiểm tra các Báo cáo kế toán của đơn vị phụ thuộc và lập Báo cáo kế toán chung toàn đơn vị. - Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc : + Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập và gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm. *) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ 2.3 Kế toán trưởng Phó phòng TCKT Phó phòng TCKT Việc áp dụng hình thức kế toán này là xuất phát từ lĩnh vực hoạt động của đơn vị (kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện , xây lắp điện…) và xuất phát từ quy mô cũng như phạm vi hoạt động của Công ty (quy mô hoạt động lớn và phạm vi hoạt động rộng phân khắp thành phố Hà Nội), mức độ phân cấp quản lý, trình độ trang bị kỹ thuật tương đối tốt cho công tác kế toán. Vì vậy, mà nó đã phát huy được ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán của Công ty, dễ phân công công việc kế toán lại vừa giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán được cụ thể hơn, tạo điều kiện tăng cường hạch toán kinh doanh trong nội bộ các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, bên cạnh đó một điều khó tránh khỏi đó là bộ máy nhân viên kế toán sẽ tương đối nhiều. Hiện nay, phòng kế toán có 24 người phụ trách chung là một kế toán trưởng và có thêm 3 phó phòng kế toán, và 20 nhân viên kế toán. Trong đó : + Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng tài chính kế toán, có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán và thống kê của Công ty ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả công việc của Phòng được giao; tổ chức bộ máy kế toán. KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan lập quyết toán tài chính cho các công trình được duyệt…. + Phó phòng tài chính kế toán : Tham mưu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các chứng từ, ghi chép sổ sách, báo cáo kế toán đo các KTV thực hiện của các đơn vị trực thuộc. + Kế toán tiền gửi ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến TGNH. Cuối tháng đối chiếu số dư tài khoản TGNH với bảng sao kê do NH gửi ; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp. + Kế toán tiền mặt : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, xác định và lập bảng kê khai nộp thuế. + Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : tính lương và theo dõi việc thanh toán lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CBCNV… + Kế toán vật tư : / Kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá : Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý hạch toán vật tư hàng hoá cho kế toán chi tiết vật tư. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của từng mặt hàng cả về giá trị và hiện vật … / Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá : Hàng ngày ghi giá vật tư nhập, xuất luân chuyển nội bộ trong Công ty vào chứng từ nhập xuất, và nhập phiếu nhập xuất từ thẻ kho và nhập chứng từ vào máy… + Kế toán TSCĐ : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ ; mọi tình hình biến động về tài sản đều được theo dõi trên thẻ TSCĐ. Xác định đúng đối tượng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ, bảng tổng hợp nguyên giá và toàn bộ hao mòn…. + Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành : Theo dõi sổ kế toán tổng hợp. Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất. Cuối kỳ hạch toán lập báo cáo tài chính thông qua sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và trình Giám đốc phê duyệt. + Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ : tập hợp chi phí SCL, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình SCL tại các đơn vị trực thuộc. + Kế toán thuế và các khoản phải nộp Ngân sách : tính thuế được khấu trừ và thuế phải nộp, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. + Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng với bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp. + Kế toán vốn và các quỹ : kiểm tra cấp phát vốn đầu tư xây dựng và thẩm tra quyết toán vốn. + Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu sổ tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt. Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dưới sự phân công của kế toán trưởng. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất kinh doanh trong Công ty. Cũng như có những quyền hạn và chịu trách nhiệm riêng về phần việc của mình từ đó mà nâng cao trách nhiệm của mỗi người. Thể hiện công tác quản trị người dùng trong công tác kế toán của Phòng là khá tốt. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán  Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam thiết kế trên cơ sở Quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định, thông tư bổ sung khác. Ngoài ra do đặc thù kinh doanh ngành điện, Công ty còn sử dụng một số tài khoản của Tổng công ty mở thêm và các tài khoản do chính Công ty mở thêm (các tài khoản này TCT Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực Hà Nội đã đăng ký với Bộ tài chính và đã được chấp nhận) : VD : Tài khoản TCT mở thêm được sử dụng tại Công ty Điện lực Hà Nội TK 1362 " Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT " TK 13621 " Tiền mua điện " TK 13622 "Các quỹ" TK 13623 : "Vốn khấu hao TSCĐ" TK 13624 : "Vay dài hạn dùng cho XDCB" ……………………… TK 3362 : "Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT" TK 33621 : "Tiền mua điện" TK 33622 : "Các quỹ" TK 33623 : "Vốn khấu hao TSCĐ" TK 33626 : "Thuế GTGT được khấu trừ" ……………………….. Tài khoản Công ty mở thêm : TK 1363 : "Vãng lai trong nội bộ Công ty" TK 1364: "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" TK 3363 : "Vãng lai trong nội bộ công ty" TK 3364 : "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" ………………………….. Việc lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của Công ty. Hơn nữa Công ty áp dụng kế toán trên máy nên quy định được chi tiết nhiều hơn, theo đó có thể quản lý chặt chẽ hơn các đối tượng kinh tế tài chính. 2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó máy tự động chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2.1.5.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty : Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được khái quát như sau: Hầu hết các sổ kế toán đều được ghi hàng ngày vì khi các chứng từ được nhập vào thì máy sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan. Hệ thống sổ sách , bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán được thiết lập trên máy về cơ bản đều dựa trên những mẫu sổ đã được quy định sẵn. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, cũng như trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty là phù hợp. Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng ACS Solfware thiết kế riêng cho Công ty Điện lực Hà Nội. Gần như toàn bộ công việc ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tự động trên máy. 19/04/2007 Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳn khối lượng công việc như : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành ; rút ngắn thời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Tuy nhiên máy tính và phương tiện kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là cần thiết xong không thể thay thế hoàn toàn con người. Sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Họ vẫn phải thực hiện được các công việc sau : Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc. Nhập dữ vào chứng từ trên máy vẫn phải dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên chỉ phải nhập số liệu và định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản chi tiết ở bậc sau cùng (sổ chi tiết), sau đó máy sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ đó vào các tài khoản cấp cao hơn và vào tài khoản tổng hợp (sổ cái). Còn kế toán tổng hợp sẽ cập nhật trực tiếp trên tài khoản tổng hợp (sổ cái) ở phần dành riêng cho kế toán tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lệnh cho máy tổng hợp số liệu và đối chiếu với các phần hành kế toán. Kế toán phải phân tích số liệu trên các sổ, các báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. VD : Nhận được phiếu nhập kho ngày 8/12/2007 nhập kho công tơ 1 pha 220V 10-40A, số lượng 440 cái, đơn giá nhập: 105.000đ/cái; thuế suất T.GTGT 5% chưa trả tiền người bán là công ty Thiết bị đo điện. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào TK Nợ là TK 15231F6 Công tơ kho 6, TK Có là TK 33111, TK phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 13311. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lượng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 48.510.000đvà số thuế GTGT được khấu trừ là 2.310.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 15231F6, máy sẽ tự động cập nhật lần lượt vào các TK cấp cao hơn TK 15231-Công tơ, rồi đến TK 1523-Phụ tùng và cuối cùng đến TK 152-nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ được dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết. Tuy thực hiện kế toán trên máy nhưng các số liệu đều phải được in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, được Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt. Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu giữ và bảo quản đúng chế độ 2.2- Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực TP Hà Nội. 2.2.1- Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Để tăng cường tính tự động hoá của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng. - Vật tư - Kho - Nguồn cung cấp. *) Xây dựng danh mục nguyên vật liệu : Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất. Các loại nguyên vật liệu được phân biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Nguyên vật liệu của công ty có nhiều chủng loại đa dạng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là để quản l ý và hạch toán tốt nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng được hệ thống danh mục nguyên vật liệu chi tiết đến từng danh điểm. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư + Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất : xăng , dầu + Loại 2 : Kim khí + Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn + Loại 4 : Vật liệu khác + Loại 5: Phụ tùng Căn cứ vào danh mục vật tư đã được xây dựng, bộ mã vật tư của Công ty cũng được chia làm các loại vật tư tương ứng: Mã vật tư Tên vật tư ĐVT 51612101 ác quy 12V 100A Cái 00011264 MBA 1000KVA 22/6/04(ABB) Cái 00012 Thiết bị báo tín hiệu trung tâm MBA Cái 00016 Máy hiện sóng mã hiệu CS5455-Nhật Bộ 00018 Hợp bộ đo lường 1 pha A-V-W Bộ 00001 Giá đỡ cáp Cái 000017 Máy ép cốt thủy lực cần tay 10 hãm ép Cái 87305400 Công tơ 1 FA 220V 10-40A ………… Mỗi loại vật tư lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho được sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng được tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho được mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B…đến Q. Trên cơ sở danh mục vật tư được xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng được danh mục tài khoản kế toán như sau: mã đối tượng và mã loại đối tượng được đưa thêm vào phía sau mã tài khoản để mở rộng phạm vi và tính năng động của hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp (trích bảng kê tài khoản). Bảng kê tài khoản Mã TK Tên tài khoản 1521 Nhiên li