Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Ngoài ra, trong các quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”, TK 331 “ phải trả cho người bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”... * Trình tự kế toán. TK 111, 112, 331,141 TK152 TK 152 TK 411 TK 642, 3381 TK 128,222 TK 152 TK 152 TK 627, 641,642 TK 151 TK 222 TK 133 TK 643,1381 Sơ đồ 4. TK 811 TK711,3387 TK 621 Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài Sản xuất để tạo ra sản phẩn Thuế GTGT khấu trừ ( nếu có) xuất cho sản xuất chung bảo hiểm, quản lý Hàng đi đường kỳ trước Xuất kho vốn góp liên doanh TK 154 Nhận cấp phát, tặng, thưởng nhận góp vốn liên doanh xuất thuê ngoài gia công, chế biến Thừa phát hiện khi kiểm kê Nguyên vật liệu phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh và đầu tư dài hạn, ngắn hạn Đánh giá giảm nguyên vật liệu Đánh giá tăng nguyên vật liệu 1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng. Tồn kho thực tế và lượng dùng cho sản xuất đinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị đinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Giá trị nguyên vật liệu (NVL) dùng trong kỳ được tính theo công thức. Giá trị NVL giá trị NVL giá trị NV L giá trị NV L xuất kỳ = tồn đầu + nhập trong tồn cuối báo cáo kỳ kỳ kỳ * Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tình hình biến động NVL ở doanh nghiệp theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611 (6111) – Mua hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế NVL nhập và xuất trong kỳ Bên nợ: - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. - Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ. - Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ. Bên có: - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. - Kết chuyển giá NVL tồn kho cuối kỳ - Các khoản giảm giá, bớt giá nhận được khi mua - Giá trị NV L xuất bù báo cáo được ghi chi phí sản xuất, đinh doanh. Dư nợ: Giá trị hàng đi đường( đầu hoặc cuối kỳ). - TK152 – Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này được sử dụng để phán ánh giá trị thực tế NV L tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. Bên nợ: - Ghi nhận giá trị thực tế NV L tồn kho đầu kỳ. Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế NV L tồn kho cuối kỳ. Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế NV L tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK111, 112,133,331 ... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. * Trình tự kế toán. Sơ đồ 5 TK611 TK 152,151 TK 151,152 TK 111,112, 331 TK 111,112, 331 TK 411 TK 138,338,821, 642 TK 311, 336, 338 TK 621, 627 TK 412 TK 412 TK 133 TK 133 Giá trị NV L tồn đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ chưa sử dụng kỳ trước chưa sử dụng kỳ báo cáo Giá trị NVL Giá được hưởng mua nhập vào hoặc trả lại trong kỳ người bán Nhận góp vốn liên doanh Giá trị vật liệu thiếu hụt cấp phát tặng Vay cá nhân, đơn vị và Giá trị NVL xuất dùng các đối tượng khác Đánh giá tăng NVL Đánh giá giảm NV L 1.5. Sổ kế toán nội dung trong kế toán nguyên vật liệu. Tùy vào tính chất sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ khác nhau. Vì vậy có thể áp dụng hình thức: Hình thức nhật ký chung. Hình thức chứng từ ghi – sổ. Hình thức nhật ký chứng từ. Nội dung: Hình thức nhật ký chung Hình thức này được áp dụng với các điều kiện lao động thủ công, hoặc loại hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô vừa và nhỏ, trình độ quản lý thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Ngoài ra, trong điều kiện lao động kế toán máy thì hình thức này phù hợp với mọi loại hình lao động, quy mô, trình độ. Đặc trưng cơ bản của loại hình thức này là toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều được ghi vào sổ “ Nhật ký chung” theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của định khoản đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cáI cho từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 6 Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Chứng từ nhập-xuất Sổ cái Bảng cân đối TK 152 Báo cáo kế toán Sổ chi tiết và tổng hợp chi tiết Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Hình thức chứng từ – ghi sổ. Hình thức này áp dụng với các doanh nghiệp có loại hình đơn giản, quy mô vừa và nhỏ, trình độ quản lý thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán, trong điều kiện kế toán máy, hình thức này phù hợp với mọi loại hình lao động, quy mô, trình độ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ- ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ được kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Trình tự hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu có thể được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 7 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ – ghi sổ. Thẻ kho Sổ chi tiết và tổng hợp Báo cáo kế toán Bảng cân đối TK 152 Sổ cái TK 152 Chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập-xuất Sổ đăng ký CT- GS Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Theo hình thức nhật ký – chứng từ Hình thức này được áp dụng theo nguyên tắc: + Thiết kế chi tiết phát sinh có của tàI khoản trên các nghiệp vụ của chứng từ. + Chi tiết toàn bộ phát sinh Nợ của nguồn tài sản trên hệ thống sổ cái. + Kết hợp quá trình hạch toán chi tiết và tổng hợp trên cùng một trang sổ nhật ký – chứng từ trong cùng một lần ghi. + Kết hợp tính toán sẵn một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính khi ghi chép các Nhật ký – chứng từ. Trình tự ghi sổ: Khi hạch toán các nghiệp vụ thu mua, nhập nguyên vật liệu và thanh toán với người bán được thực hiện trên các sổ sách. Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế của NVL, công cụ dụng cụ, bản kê này lấy số liệu từ NKCT số 1,2,5,6,10 ( phần ghi Nợ TK 152, 153, ghi có các tàI khoản liên quan). Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331: nguyên tắc ghi sổ kế toán chi tiết TK 331 là mỗi người bán ghi trên một sổ hoặc một trang sổ, mỗi hóa đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi cho đến lúc thanh toán: NKCT số 5: là tổng hợp thanh toán với người bán về việc mua NVL, hàng hóa hoặc các dịch vụ khác. Căn cứ để ghi vào Nhật ký – chứng từ số 5 là các sổ chi tiết TK 331. NKCT số 6: Ghi có TK151 theo nguyên tắc ghi theo chứng, hóa đơn và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hang. Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu được phản ánh trên bảng phân bổ vật liệu. Căn cứ vào bảng này để ghi vào bảng kê 4, 5, 6. Cuối tháng, số liệu tổng cộng của các bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7 – phần 1.  Sơ đồ 8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - chứng từ NKCT liên quan nhập Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký CT số 5,6 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán NKCT số 7 Bảng kê số 5 Bảng kê số 4 Bảng kê số 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ vật liệu Chứng từ N - X Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Chương 2 THựC TRạNG Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI CÔNG TY TNHH HOá BáCH KHOA 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Hóa Bách Khoa. Tên đơn vị: Công ty TNHH Hóa Bách khoa Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố HN Điện thoại: 049713067 Fax: 6364164 Email: polychemico@hn.vnn.vn 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm trước. Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong năm năm phát triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng…. Trong năm năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt Nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuỵ Sỹ – 2005) Đi đôi với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã chú trọng nâng cao trình độ quản lý, trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Hang năm Công ty cử cán bộ, công nhân đi học với mục tiêu là đưa tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất, bắt kịp xu hướng phat triển của thị trường. Để thấy rõ xu hướng phát triển của Công ty ta xem xét “ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh” trong 2 năm 2005, 2006 như sau: Biểu 2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 So sánh Chênh lệch % Tổng doanh thu đồng 1.366.960.000 1.536.358.500 169.398.500 1,123 Nộp ngân sách đồng 5.236.911 7.918.000 2.681.089 1,511 Tổng lợi nhuận đồng 18.203.125 20.586.025 2.382.900 1,130 Tổng vốn cố định đồng 80.000.000 80.000.000 Tổng vốn lu động đồng 967.368.125 1.002.268.420 34.900.295 1,036 Thu nhập bình quân đồng 1.000.000 1.200.000 1,2 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng . * Giám đốc công ty Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên. * Phó giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh, kỹ thuật, kế toán . * Phòng kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất. * Phòng kỹ thuật Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập -xuất NVL và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty Tnhh hóa bách khoa Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Thị trường Phân xưởng I Phân xưởng II Kế toán NVL Kế toán tổng hợp Các công trình Giám đốc Bán hàng 2.1.3. Tổ chưc công tác kế toán của công ty Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty, để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán 2.1.3.1 Bộ máy kế toán Để thực hiện đầy đủ các nhiễm vụ đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán đồng thời phù hợp với trình độ của mỗi nhân viên ( hầu hết các cán bộ của phòng đều có trình độ đại học). Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác… Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập-xuất-tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê. Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng. Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt. . Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp như sau : Sơ đồ 10 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Nhân viên thống kê phân xưởng Kế toán NVL và công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán Kế toán thanh toán tiền gửi NH 2.1.3.2. Hình thức kế toán công ty - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực tế SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10 - Hệ thống sổ kế toán: + Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ. + Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. - Tài khoản sử dụng: + TK 152: NVL + TK 153: CCDC + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý + TK 621: Chi phí NVL + TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung + TK111: Trả bằng tiền mặt + TK112: Trả bằng chuyển khoản + TK331: Phải trả cho người bán + TK133: Thuế GTGT 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Hoá Bách Khoa. 2.2.1. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty. Nguyên vật liệu chính để sản xuất sơn dầu và các vật liệu chống thấm là các loại dầu thảo mộc, các loại nhựa, các loại bột m và dung môi. Mặc dầu sản lượng tong loại sơn có thay đổi nhưng nguyên vật liệu chính đẻ sản xuất vẫn bao gồm các loại kể trên. Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu chính được đầy đủ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật phải đưa ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu ( định mức được xây dựng cụ thể cho từng loại sản phẩm). Để căn cứ vào đó và kế hoạch sản xuất từng tháng, quý, năm phòng kinh doanh tổng hợp xác định về nhu cầu cung cấp vật liệu cho sản xuất ở các kỳ trong năm kế hoạch, từ đó cân đối giữa nhu cầu và khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Các loại vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của Công ty được thu, mua về từ nhiều nguồn khác nhau như nguôn vật tư trong nước, nguồn vật tư nước ngoài. Nhưng chủ yếu là mua của nước ngoài vì có nhiều loại vật tư trong nước không có những đặc đặc điểm tiêu chuẩn kỹ thuậtđạt mức đặt ra của công ty đối với nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm. Những loại vật liệu nhập kho có nguồn gốc trong nước hầu hết là các tỉnh phía Bắc thông qua các đơn vị kinh doanh địa phương như Tùng Hương ( Nghệ An, Quảng Ninh), Chẩu ( Cao Bằng, Bắc Thái). Còn đối với nguyên vật liệu phải nhập ngoại thì công ty thông qua các đơn vị nhập khẩu như bột mầu, dung môi pha sơn, các hoá chất penta… Các loại vật tư quý hiếm Công ty thường mua nhập kho cho thời gian dài như 2 quý còn đối với loại vật tư có sẵn trong nước thì chỉ cần lập kế hoạch mua cho tong quý 2.2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa. 2.2.2.1. Đặc điểm vật liệu cuả công ty. Công ty Hoá Bách Khoa chủ yếu là sản xuất sơn dầu và các vật liệu chống thấm, do vậy nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm chủ yếu là các loại dầu thảo mộc, lanh, chẩu, cao su, đỗ tương, các loại nhựa tổng hợp như Tùng Hương, Phai Tràm Tâmnôl, nhựa đường, nhựa Alkyd… các loại bột màu như bột crôm, kẽm, caco3… các loại dung môi, xăng pha sơn, xăng thông, xilen… Nguyên vật liệu sản xuất sơn là các loại hoá chất nên công tác vận chuyển, bảo quản không tốt sẽ gây ra thiếu hụt hư hang, thậm chí còn gây ảnh hưởng không tốt cho sức khoẻ của con người và môi trường xung quanh. Do đó nhiễm vụ của Công ty là phải có biện pháp thích hợp cho tong loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý hoá của chúng. Căn cứ vào tính chất của nguyên vật liệu cùng cho chế biến mà Công ty phải xây dung 7 kho vật liệu để giúp cho công việc bảo quản nguyên vật liệu được tốt, những kho vật liệu đó là: Kho 1521: kho vật liệu chính Kho 1522: kho vật liệu phụ Kho 1523: kho nhiên liệu Kho 1524: kho phụ tùng thay thế Kho 1525: kho vật liệu xây dung Kho 1527: kho phế liệu thu hồi Kho 1528: vật liệu bán thành phẩm 2.2.2.2. Phân loại vật liệu tại Công ty Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng, công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp. Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng. Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại: - NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Titan, Acryles, PrimalAC, nhựa nhũ tương, dầu chẩu… - NVL phụ: Là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, Naterrosol, vỏ thùng, Caolanh, Kaoxin, bột siêu mịn,… - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn. 2.2.2.3. Tổ chức đánh giá vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán. a. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho = Gía ghi trên hoá đơn ++ Thuế NK (nếu có) ++ Chi phí vận chuyển bốc dỡ Ví dụ: Ngày 22\4\2006 công ty đã mua TitanR-706 của Inđônêxia theo hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đô(1đô =16.000VND), thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ. Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là: 78.000.000 ++ 78.000.000 x 5% ++ 2.000.000 = 83.900.000 (Với 4.785 đô = 78.000.000 VND) - Đối với NVL mua trong nước Gía thực tế NVL nhập kho = Gía mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ, thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại công ty). b. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với NVL quan trọng, nhập-xuất thường xuyên, số lượng lớn như Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho. Đơn giá bình quân (PBQ) == Trị giá NVLtồn ĐK ++ Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng == (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706. Tồn đầu tháng 12\2005 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg. Ngày 20\1\2006 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg. Ngày 28\1\2006 xuất 35kg TitanR-706 dùng để sản xuất. Đơn giá xuất dùng = = (15 x 343.000) ++ (40 x 350.000) == 348.091 15 + 40 Vậy giá trị thực tế 35kg TitanR-706 xuất dùng bằng: 35 x 348.091 = 12.183.185 đ/kg Còn với nhiều NVL khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL đó trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất dùng mỗi loại == Đơn giá bình quân nhập mỗi loại x Số lượng NVL xuất dùng mỗi loại 2.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty. Chứng từ và trình độ luân chuyển chứng từ kế toán. Như đã nêu ở phần giới thiệu ta biết rằng Công ty TNHH Hoá Bách Khoa áp dụng phương pháp hạch toán hang tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là Nhật ký – Sổ cái. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Việc ghi chép ban đầu của kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng và thu thập những chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm + Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng Thủ tục nhập vật liệu. Tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa việc cung ứng vật tư chủ yếu là mua ngoài, theo chế độ quy định của Công ty thì tất cả các loại vật liệu khi mua về phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi vật liệu về đến kho, đại diện phòng kinh doanh tổng hợp để kiểm tra chất lượng, số lượng chủng loại vật tư có phù hợp với hợp đồng thu mua hay không. Nếu quá trình kiểm nghiệm không phát hiện thấy sai sót gì về số lượng lẫn chất lượng của vật liệu nhập kho thì ban kiểm nghiệm tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm và cho làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người cán bộ phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu nhập vật tư và cán bộ thu mua đề nghị thủ kho cho nhập vật liệu. Trước khi nhập kho thủ kho cần phải kiểm tra lại vật liệu về số lượng, quy cách, chủng loại… Số thực nhập và phiếu nhập có khớp nhau không. Cán bộ phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu nhập kho theo mẫu sau: Phiếu nhập kho lập thành 4 liên. - 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) 1 liên giao cho kế toán thanh toán (kế toán theo dõi T