Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi

h vụ Tràng Thi . 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi Tên doanh nghiệp : Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi Tên giao dịch quốc tế : TRAGCO Trụ sở giao dịch : 12 phố Tràng Thi, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội . Tên cơ quan sáng lập : Sở Thương mại Hà Nội . Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi được thành lập sau khi Thành phố Hà Nội được hoàn toàn giải phóng. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của thương mại thủ đô và ngành thương mại Việt Nam suốt nửa thế kỷ qua . Công ty thành lập ngày 14/2/1955, tiền thân là Công ty Ngũ Kim với cơ sở chính là cửa hàng Ngũ Kim 5-7 Tràng Tiền, số lượng cán bộ nhân viên chức ban đầu trên 40 người. Trong quá trình phát triển công ty đã tiến hành đổi tên cho phù hợp với nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ. Tháng 11/1992 tại Quyết định số 2884/QĐ-UB, Công ty được UBND TP Hà Nội cho phép thành lập Doanh nghiệp Nhà nước. Để phù hợp với tình hình thị trường và yêu cầu phát triển, đến tháng 4/1993, tại quyết định số 178/QĐ -CB, UBND TP cho phép đổi tên Công ty thành Công Ty Thương mại -Dịch vụ Tràng Thi, đồng thời bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ mới . Năm 2004, Công ty được UBND TP giao cho việc tiếp nhận Công ty Thương mại Thanh Trì và Công ty Thương nghiệp Tổng hợp Đông Anh. Với việc tiếp nhận thêm hai công ty trên ,quy mô hoạt động của công ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi đã được mở rộng từ phía Bắc đến phía Nam Thành phố với hơn 70 địa điểm kinh doanh - dịch vụ và gần 800 lao động ở khắp các quận nội thành và hai huyện ngoại thành . 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi . + Hoàn thành kế hoạch mà Sở Thành phố giao cho . + Hoàn thành nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước, đồng thời sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cơ sở vật chất mà Nhà nước giao cho công ty . + Chăm lo đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên trong công ty, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực, thực hiện tốt nghĩa vụ với người lao động theo quy định của pháp luật và hợp đồng lao động đã ký kết hàng năm . + Mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh, từng bước triển khai hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu . + Đẩy mạnh kinh doanh bán lẻ, chú trọng hoạt động bán buôn, mở rông mạng lưới các cửa hàng bán lẻ để theo kịp sự phát triển của đô thị và quy hoạch kinh tế xã hội của Thành phố, lựa chọn áp dụng các loại hình cửa hàng bán lẻ tiên tiến . + Hoạch định chiến lược lâu dài từ nay đến năm 2010 cùng với ngành Thương mại Thủ đô thực hiện mục tiêu hiện đại hoá cơ sở vật chất của ngành đảm bảo tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 10-15% . 2.1.2. Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới + Tiếp tục triển khai, thực hiện có hiệu quả các chi phí, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước . + Tăng cường kinh tế từ 12-15% hàng năm + Đổi mới và nâng cao năng lực hoạt động của Công ty, đáp ứng yêu cầu hội nhập khu vực và thế giới . + Nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, tổ chức tốt phong trào thi đua . + Tiếp tục thựchiện các dự án trong các năm tiếp theo như: Trung tâm thương mại - dịch vụ và nhà ở tại 173 Xuân Thuỷ, khu nhà cao tầng tại 349 Minh Khai -Trung tâm giao dịch bán buôn. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.3.1.Lĩnh vực hoạt đọng sản xuất kinh doanh của Công ty - Trên lĩnh vực thương mại các sản phẩm, hàng hoá chủ yếu của Công ty là mua bán hàng điện máy, điện lạnh, vật liệu xây dựng. Trên lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, Công ty cung cấp các dịch vụ sữa chữa môtô, xe máy, cho thuê văn phòng cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. - Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty + Hoạt động thương mại: quy trình luân chuyển hàng hoá, xuất phát từ khâu mua hàng vào, bảo quản, lưu kho, và bán hàng hoá ra ngoài thị trường. + Hoạt động cung cấp dịch vụ sữa chữa: Quá trình kết hợp giữa nguyên vật liệu đầu vào, chi phí chung khác để thực hiện công việc sữa chữa các thiết bị điện , điện lạnh theo yêu cầu khách hàng. + Hoạt động xây dựng cơ bản: Công ty tham gia với tư cách là chủ đầu tư các công trình xây dựng, công trình xây dựng hoàn thành được sử dụng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Công ty, hoặc dùng cho hoạt động kinh doanh khác ( cho thuê hoạt động, liên doanh, liên kết, dùng làm siêu thị bán hàng) 2.1.3..2.Quy mô ,địa bàn tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty + Quy mô tổ chức sản xuất, kinh doanh của Công ty khá lớn, tính chất kinh doanh thì phức tạp (do tính chất đa dạng của các mặt hàng ), thực hiện nhiều công việc kinh doanh khác nhau (bán buôn, bán lẻ hàng hoá, cung cấp dịch vụ ăn uống, sửa chữa…). + Mạng lưới kinh doanh phân bổ thường là tại các cửa hàng, trung tâm, siêu thị ở các quận nội thành và hai huyện ngoại thành, chúng hầu hết phân bổ ở xa công ty và cách xa nhau, khá độc lập trong quá trình kinh doanh. + Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty chủ yếu diễn ra ở các cửa hàng, trung tâm thương mại dịch vụ, kinh doanh tổng hợp. Vì vậy ,để có được tính linh hoạt và nhạy bén trong quyết định quản lý ở từng đơn vị trực thuộc, thì chất lượng thông tin kế toán phản ánh và cung cấp cho cán bộ lãnh đạo của đơn vị có một vai trò rất quan trọng. 2.1.3.3. Cơ hội và thách thức của Công ty trên thị trường - Thách thức đặt ra cho Công ty trên thị trường + Sự cạnh tranh diễn ra hết sức gay gắt giữa công ty và các thành phần kinh tế khác, cũng như các doanh nghiệp trong nội bộ ngành thương nghiệp, và ngay giữa các đơn vị trực thuộc Công ty với nhau để đem lại chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất, và hiệu quả kinh doanh cao nhất. + Xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, đặc biệt khi đất nước ta đã là thành viên của Tổ chức thương mại thế giới (WTO), một mặt tạo ra những tiềm năng, cơ hội mới cho Công ty nhưng cũng đặt ra trước mắt các Công ty của Việt Nam nói chung và các Công ty trên địa bàn Hà Nội nói riêng những thách thức không nhỏ để tồn tại và phát triển. - Cơ hội của Công ty trên thị trường + Xét về những nhân tố chủ quan: Xuất phát từ truyền thống và kinh nghiệm hoạt động kinh doanh của Công ty, cũng như vị thế sãn có của Công ty trên thị trường.Đây là nhân tố Công ty cần xem xét phát huy. + Xét về những nhân tố khách quan: Mảng thị trường ở các vùng ngoại thành rộng là một mảnh đất hứa hẹn chưa được khai thác hết. Bên cạnh đó là môi trường hoạt động kinh doanh thuận lợi: sự ổn định về chính trị khuyến khích đầu tư, xây dựng cơ sở hạ tầng. 2.1.4. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. + Công ty Thương mại - Dịch vụ Tràng Thi là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, có tổ chức bộ máy quản lý hoàn chỉnh, phù hợp, đáp ứng yêu cầu, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Các đơn vị trực thuộc của Công ty gồm 13 đơn vị. Đây là những nơi chủ yếu diễn ra các hoạt động trao đổi, buôn bán hàng hoá, thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp hàng hoá, dịch vụ . + ở các đơn vị trực thuộc của Công ty có một bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh riêng ,tuỳ theo điều kiện cụ thể, và sự phân cấp quản lý của Công ty cho đơn vị trực thuộc. Nhìn chung ở các đơn vị được tổ chức gần tương tự như ở văn phòngCông ty về chức năng và nhiệm vụ đối với trung tâm hoặc cửa hàng, tuy nhiên đơn giãn hơn: có Giám đốc Trung tâm hoặc cửa hàng trưởng, phòng tổ chức, tổ kế toán . 2.1.5.Đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2005-2006. Bảng: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm 2005 -2006 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh 2005/2006 Số tiền Tỷ lệ % 1. DT bán hàng 213.064.102.833 285.416.775.353 72.352.672.520 33,96 2. Giảm trừ 3. DT thuần 213.064.102.833 285.416.775.353 72.292.764.420 33,93 4. Giá vốn 195.727.841.453 265.360.876.694 69.633.035.241 35,58 5. Lợi tức gộp 17.336.261.380 20.055.898.659 2.719.637.279 15,69 6. DT tài chính 361.689.086 501.059.689 139.370.603 38,53 7. CP tài chính 188.483.221 141.435.937 -47.047.284 -24,96 8. CP bán hàng 10.151.833.251 12.042.478.922 1.890.645.671 18,62 9. CP QLDN 6.226.285.573 7.080.465.199 854.179.626 13,72 10. LTT từ HĐKD 1.131.348.421 1.292.578.290 161.229.869 14,25 11. TN khác 162.107.779 5.421.710 -156.686.069 -86,66 12. CP khác 190.496.200 -190.496.200 -100 13. Tổng LN trước thuế 1.102.960.000 1.298.000.000 195.040.000 17,68 14. Thuế TNDN phải nộp 280.000.000 308.000.000 28.000.000 10 15. LN sau thế 822.960.000 990.000.000 167.040.000 2,03 2.1.6. Đặc điểm tổ chức quản lý tài chính - kế toán tại Công ty . 2.1.6.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Căn cứ vào nhu cầu cung cấp thông tin quản lí ở từng đơn vị trực thuộc và nhu cầu tổng hợp tại Công ty, vừa đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của toàn Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi đã lựa chọn loại hình tổ chức hạch toán kế toán là: vừa tập trung, vừa phân tán. Nó được biểu hiện ở việc phân công công tác kế toán ở Công ty. + Tại phòng kế toán: Thực hiện toàn bộ các công việc thuộc hạch toán chi tiết một số phần việc không giao cho các cơ sở phụ thuộc như các nghiệp vụ về: vốn kinh doanh, tài sản, đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ xí nghiệp thanh toán qua ngân hàng, thanh toán với Nhà nước, tổng hợp kết quả chi tiết đến hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh ở khối văn phòng tại Công ty, và tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. + Tại tổ kế toán ở các trung tâm hoặc cửa hàng: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, hạch toán tổng hợp một số nghiệp vụ theo yêu cầu của phân cấp quản lý trong hạch toán. Định kỳ các tổ kế toán phảI cung cấp những tài liệu cần thiết về phòng kế toán đẻ tổng hợp số liệu, phục vụ công tác quản lý chung của toàn Công ty. + Đơn vị hạch toán theo chế độ báo sổ ( phòng KDXNK). Thực hiện hạch toán chi tiết, tổng hợp một phần các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó chuyển các bảng kê, bảng tổng hợp, sổ sách có liên quan về Công ty đẻ tổng hợp số liệu, và tổng hợp chung số liệu chung của toàn Công ty. 2.1.6.2. Cán bộ kế toán và phân công lao động kế toán trong Công ty - Các nhân viên kế toán trong Công ty giàu kinh nghiệm nghề nghiệp, yêu nghề, nhiệt tình, và có trấch nhiệm cao trong phân cong việc được giao . - Tại phòng kế toán gồm cố một trưởng phòng kế toán, hai phó kế toán và các nhân viên kế toán. Các nhân viên trong phòng được phân định trách nhiệm rõ ràng và đặt dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng kế toán: gồm kế toán theo dõi các mảng nghiệp vụ: kế toán theo dõi TSCĐ, CCLĐ, kế toán theo dõi chi phí, lao động, tiền lương, kế toán theo dõi Doanh thu, kế toán về công nợ nội bộ, quan hệ Ngân sách Nhà nước, kế toán đầu tư xây dựng cơ bản. - Đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán: thực hiện kế toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến công việc được công ty, lập các báo nhanh theo yêu cầu quản lí, tổng hợp các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị nhưng không được phân cấp quản đẻ gửi lên văn phòng công ty hạch toán . + Tại các đơn vị trực thuộc được tổ chức thành các tổ kế toán. Mỗi tổ kế toán gồm có một tổ trưởng và các kế toán viên. Tổ kế toán đảm nhiệm công việc tổ chức còn tác kế toán tại đơn vị mình phụ trách. Trưởng phòng kế toán điều hành công tác kế toán toàn công ty qua các phó phòng và tổ trưởng kế toán. + ở các đon vị thưong mại: Có nhiệm vụ quản lý vốn , tàI sản , qú trình hoạt động kinh doanh diễn ra ở các đơn vị trực thuộc, đảm bảo sự tự chủ, tự hạch toán của đơn vị .Tổ kể toán gồm: một tổ trưởng kế toán và các kế toán quầy hàng . + Đối với các đon vị dịch vụ: có nhiệm vụ quản lý vốn, tài sản , hạch toán quá trình tập hợp chi phí, doanh thu của hoạt động dịch vụ. + Đối với phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hạch toán kế toán theo chế độ báo sổ, vẫn bố trí kế toán thực hiện các công tác hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp cho đến khi vào sổ Nhật ký chứng từ, gửi sổ nhật ký chứng từ, bảng kê, các sổ kế toán khác có liên quan về văn phòng Công ty để hạch toán tổng hợp số liệu vào sổ Nhật ký chứng từ, Sổ cái của công ty. - Căn cứ vào tình hình thực hiện thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, và chỉ tiêu mà cấp trên ( tổng công ty Thương Mại Hà Nội ) giao cho Công ty mà Cong ty giao cho các đơn vị các chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh hàng năm về: Doanh thu ( chỉ tiêu hướng dẫn ), VAT phải nộp, Khấu hao tài sản cố định, Khoản trích theo lương (23%), Quỹ quản lý hành chính; Thuế thu nhập daonh nghiệp; Lợi nhuận sau thuế. - Trang thiết bị vật chất kỷ thuật hỗ trợ công tác hạch toán kế toán. Tại văn phòng Công ty, công tác hạch toán kế toán đã có sự hỗ trợ phần mềm kế toán FastAccounting2003f, R07.05.03. Còn ở các đơn vị trực thuộc Công ty thì 12/13 đơn vị của Công ty đang áp dụng kế toán thủ công, có sự trợ giúp của máy tính trong việc tính toán, tổng hợp số liệu, lên các sổ sách kế toán của đơn vị ở một vài khâu nhất định . 2.1.6.3. Vận dụng chế độ kế toán chung ở Công ty Chế độ kế toán Công ty áp dụng theo quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Đồng thời Công ty cũng luôn luôn cập nhật những chính sách về quản lý tài chính kế toán của Nhà nước, để chấp hành và thực hiện đúng quy định. Đặc trưng cơ bản của Công ty là công ty thương mại - dịch vụ, kinh doanh tổng hợp nhiều sản phẩm, dịch vụ khác nhau, đồng thời có nhiều đơn vị trực thuộc có mức độ phân cấp quản lý tài chính khác nhau. Một mặt Công ty tuân thủ chế độ quản lý, luân chuyển chứng từ theo quy định của Nhà nước, một mặt Công ty cũng vận dụng quy định để thích ứng với tình hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Sau đây là sơ đồ khái quát quá trình luân chuyển chứng từ của Công ty. - Tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty ( phần phụ lục ). Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng ở Công ty dựa trên hệ thống tài khoản thống nhât do Bộ tài chính ban hành, và các tài khoản được mở chi tiết, áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý ở Công ty hoạt động thương mại - dịch vụ, kinh doanh tổng hợp, nên hệ thống tài khoản sử dụng cuả đơn vị cũng có những đặc trưng cơ bản với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất . + Tài khoản 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ được mở chi tiết cho từng hoạt động tài kinh doanh của Công ty + Tài khoản 241 - Xây dựng cơ bản dở dang: Công ty thực hiện hoạt động xây dựng cơ bản, xây dựng các công trình. Công ty thực hiện hoạt động này với tư cách là chủ đầu tư, có thành lập Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng. Công ty hạch toán hoạt động này trên cùng một hệ thống sổ sách kế toán chung của toàn Công ty. Tài khoản214-được mở chi tiết cho từng công trình xây dựng cơ bản . + Tài khoản hao mòn tài sản cố định. Công ty chỉ có tài sản cố định hữu hình vậy TK 214 chỉ có một tiểu khoản 214.1: Hao mòn tài sản cố định hữu hình. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Tàì khoản 156- Hàng hoá mở chi tiết cho từng loại thuế suất thuế GTGT đầu ra: TK156.1a: Giá mua hàng hoá( thuế suất 10%) TK 156.1b: giá mua hàng hoá ( thuế suất 5% ) + Phưong pháp hạch toán chi tiết hàng hoá : Theo phương pháp Sổ số dư tuy nhiên có sự biến đổi để phù hợp với cách quản lý, hạch toán ở đơn vị. Kế toán phụ trách các quầy hàng theo dõi chi tiết từng mặt hàng hoá xuất , nhập theo từng ngày. Nhưng không mở sổ theo dõi chi tiết từng mặt hàng tương ứng với thẻ quầy hàng của Mậu dịch viên như phương pháp thẻ song song. (đề cập rõ ở phần 2) + Tài khoản 511- Doanh thu hoạt động tài chính, mở chi tiết cho từng nguồn thu . + Giữa các đơn vị trực thuộc của Công ty với nhau tương đối độc lập, hầu như không có quá trình xuất hàng, tiêu thụ nội bộ, hoặc nếu có thì các đơn vị cũng viết Hoá đơn GTGT bình thường, do vậy không sử dụng đến TK521- Doanh thu tiêu thụ nội bộ. Đặc điểm này xuất phát từ việc tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: các đơn vị trực thuộc tổ chức tphân tán, và tương đối độc lập với nhau, các đơn vị tự chủ ở mức đọ nhất định trong quá trình kinh doanh của riêng mình. + Ngoài ra cũng như các đơn vị thương mại, dịch vụ khác. Công ty chưa sử dụng TK 521—chiết khấu thương mại, vì công ty có các đơn vị trực thuộc được tổ chức phân tán, chủ yếu hoạt động bán lẻ. + Công ty có tất cả 13 đơn vị trực thuộc, mối quan hệ nội bộ giữa Công ty với các đơn vị thành viên được hạch toán thông qua các tài khoản quan hệ nội bộ: TK136, TK336- được mở chi tiết cho từng khoản thu, từng đơn vị nội bộ.TK136.1: Vốn kinh doanh tại các đơn vị trực thuộc . + Chi phí gián tiếp tại Công ty được hạch toán thông qua các tài khoản: TK 641 ( tại các đơn vị kinh doanh thương mại ),TK 642 (tại văn phòng trụ sở Công ty ),TK 627 (tại các đơn vị kinh doanh dịch vụ ). - Hình thức kế toán tại Công ty: Nhật ký chứng từ. + Sổ kế toán tổng hợp được lập bằng cách tổng hợp trực tiếp từ các sổ chi tiết, mà không xuất phát từ các chứng từ kế toán theo quy định.Ví dụ: Bảng kê số 8 . + Sổ Nhật ký chứng từ của Công ty được thiết kế một phần giống kiểu Bảng kê cuả tài khoản.Tức là mở thêm phần Bên nợ của tài khoản trong Nhật ký bình thường, với mục đích thuận lợi cho việc theo dõi thông tin biểu hiện trên sổ sách. Thực chất sổ Nhật ký chứng từ sử dụng tại Công ty là sự kết hợp giữa Sổ Nhật ký chứng từ và Bảng kê .Vì vậy để thuận tiện trong quá trình sử dụng, Công ty gọi tên các sổ Nhật ký chứng từ này theo tên tài khoản mà Nhật ký phản ánh.Ví dụ : Nhật ký chứng từ TK 111; Nhật ký chứng từ TK 241; Nhật ký chứng từ TK 112, cuối kỳ, lấy phần Có của Nhật ký tài khoản vào Sổ Cái tài khoản tương ứng. Còn phần Nợ của tài khoản Sổ Cái này được lấy từ các sổ Nhật ký liên quan của các tài khoản đối ứng với nó . + Ngoài ra để theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty có sổ chi phí lưu thông. Sổ chi phí lưu thông sử dụng hạch toán tất các chi phí phát sinh trong quá trình lưu thông hàng hoá, hoặc cung cấp dịch vụ ở các đơn vị trực thuộc . + Nhằm giảm nhẹ công tác hạch toán chi tiết, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán trong quản lý hàng hoá, Công ty sử dụng các thẻ kho (thẻ quầy ) như là một loại sổ kế toán chi tiết theo dõi về số lượng hàng tồn kho. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ : Sơ đồ : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty . : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc cuối quý : Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng kê - Sổ sách kế toán tại các đơn vị trực thuộc của Công ty + Tại các đơn vị : Hình thức kế toán áp dụng thống nhất với Công ty - Nhật ký chứng từ. Hệ thống sổ sách cũng được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý ở đơn vị. Trưởng phòng kế toán thường xuyên kiểm tra việc ghi chép sổ sách, cách hạch toán kế toán tại các đơn vị trực thuộc Công ty. Hàng tháng, các đơn vị trực thuộc gửi sổ sách kế toán lên văn phòng Công ty để kiểm tra và đối chiếu.Các chứng từ gốc phát sinh được bảo quản và lưu trữ tại đơn vị , chỉ gửi bản photo chứng từ gốc cho văn phòng Công ty . + Tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ,bố trí người tiếp nhận chứng từ ban đầu , hạch toán chi tiết, vào sổ Nhậy ký, từ đó chuyển bảng kê, sổ Nhật ký và các sổ sách kế toán khác liên quan về Công ty để tổng hợp số liệu ở Công ty - Các báo cáo kế toán Công ty Công ty có 2 hệ thống báo cáo: Báo cáo nội bộ và các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. + Báo cáo nội bộ: Hàng tháng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm báo cáo nhanh cho Công ty về tình hình sản xuất kinh doanh trong tháng và luỹ kế từ đầu năm của đơn vị .Tại văn phòng Công ty sẽ tổng hợp số liệu báo cáo lên Ban Giám đốc. Hàng quý, các đơn vị phải nộp các báo cáo gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo tổng hợp về chi phí lưu thông ( Sổ chi phí lưu thông ).Cuối năm, ngoài bốn bảng báo cáo như báo cáo quý, các đơn vị trực thuộc phải nộp thêm bảng Thuyết minh báo cáo tài chính kèm theo . + Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước: Báo cáo tài chính loại này được Công ty lập theo mẫu quy định của Nhà nước và gửi tới các cơ quan chức năng đúng nơi và thời gian quy định: Gồm 4 Báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. Thực trạng kế toán TSCĐ tại công ty thương mại dịch vụ tràng thi 2.2.1. Đặc điểm, phân loại, đánh giá TSCĐ. 2..2.1.1.Đặc điểm của TSCĐ tại Công ty. - Do là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động chủ yếu là lưu thông hàng hóa, bên cạnh đó có cung cấp một số dịch vụ sửa chữa điện tử, điện lạnh nên TSCĐ trong công ty chủ yếu bao gồm: hệ thống nhà văn phòng, các cửa hàng, các xưởng sửa chữa, kho chứa hàng; ôtô chuyên chở hàng hóa, đưa đón cán bộ; các thiết bị quản lý văn phòng. - Tính trên chỉ tiêu nguyên giá thì TSCĐ trong công ty hình thành từ hai nguồn là ngân sách nhà nứơc cấp và nguồn vốn tự có. - Hiện nay hệ số hao mòn TSCĐ trong công ty là lớn (hơn 66,08%). Như vậy hệ số còn sử dụng được chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ ( gần 33,9%). Bảng ở dưới đây sẽ cung cấp cho chúng ta số liệu về cơ cấu TSCĐ của công ty tại thời điểm ngày 31/12/2006. Bảng: Cơ cấu TSCĐ của Công ty tại thời điểm 31/12/2006. Đơn vị tính: đồng Tên đơn vị Nguyên giá Tỷ trọng (%) 1.Văn phòng công ty 13.274.954.329 62 2. Văn phòng kinh doanh XNK 432.042.044 2 3. Cửa Nam 411.704.522 2 4. TT Thanh Trì 813.169.202 3.8 5. Thuốc Bắc 897.833.016 4.4 6. Hàng Đào 97.266.996 0.6 7. Đại La 429.747.586 2 8.Giảng Võ 498.628.373 2.5 9. Cát Linh 467.123.305 2.2 10.Điện Lạnh 376.892.473 1.8 11. Tràng Tiền 109.851.798 0.6 12.Tràng Thi 653.958.824 3.1 13. Môtô 602.701.490 2.9 14.TT Đông Anh 2.339.320.627 10.1 Tổng TSCĐ toàn công ty 24.871.058.094 100 2.2.1.2. Phân loại TSCĐ tại công ty. Công ty tiến hành phân loại TSCĐ theo hai cách: Theo hình thái biểu hiện và theo nguồn hình thành. * Theo hình thái biểu hiện: Do kế toán TSCĐ của công ty chưa thực hiện hạch toán TSCĐ vô hình nên, nếu phân loại theo hình thái biểu hiện thì TSCĐ của công ty được chia thành 3 nhóm: Bảng : Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện(31/12/2006) Chỉ tiêu Nguyên giá Tỷ trọng(%) 1. Nhà cửa, vật kiến trúc 5.453.106.870 58.07 2.Phương tiện vận tải 1.288.700.000 13.72 3. Thiết bị, dụng cụ quản lý 2.649.281.159 28.21 4……… ……………… Tổng cộng TSCĐ 24.871.058.094 100 * Theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức phân loại này, TSCĐ trong công ty được hình thành từ hai nguồn: - TSCĐ được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách. - TSCĐ được xây dựng, mua sắm bằng nguồn vốn tự bổ sung ( quỹ đầu tư phát triển, quỹ xây dựng cơ bản, nguồn vốn khấu hao…) Sở dĩ TSCĐ được hình thành chủ yếu từ hai nguồn là do công ty là loại hình doanh nghiệp nhà nước nên từ năm 1996 trở về trước toàn bộ TSCĐ của công ty đều được hình thành từ nguồn vốn ngân sách nhà nước phân bổ cho. Sau năm 1996, khi công ty chuyển sang cơ chế hạch toán độc lập, thì ngoài nguồn vốn nhận được từ ngân sách thì vốn kinh doanh của công ty được bổ sung rất nhiều từ nguồn vốn tự có do quá trình tích lũy. Bảng : Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành(31/12/2006) Nguồn hình thành Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại Số tiền Tỷ trọng 1.Vốn ngân sách 11.132.186.787 44,76% 2.189.967.881 8.942.218.906 2.Vốn tự có 13.738.871.307 55,24% 7.925.958.308 5.812.912.999 Tổng cộng 24.871.058.094 100% 10.115.926.189 14.755.131.905 2.2.1.3. Đánh giá TSCĐ tại công ty. Sau mỗi niên độ kế toán, công ty cần phải thống kê về TSCĐ và phân tích hiẹu quả sử dụng chúng trong mối quan hệ giữa chi phí và kết quả kinh doanh. Việc xác định đúng đắn nguyên giá, tỷ lệ khấu hao của mỗi tài sản phù hợp với hiệu suất sử dụng sẽ giúp công ty quản lý hiệu quả hơn nữa TSCĐ. Do đó, đánh giá TSCĐ là một việc làm rất quan trọng, cần thiết. * Đối với TSCĐ mà công có được thông qua hoạt động mua sắm: Trong thời gian gần đây thì đây là hình thức đầu tư TSCĐ chủ yếu của công ty. Hầu hết các TSCĐ mà công ty có được đều do mua sắm trên thị trường. Nguyên giá của chúng được tính toán dựa trên cơ sở các hóa đơn và các chứng từ phát sinh đi kèm. Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm = Giá mua ghi trên hóa đơn ( không bao gồm VAT) + Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử (nếu có) VD1: Ngày 24/5/2006 công ty mua một bộ máy vi tính PKT 486 với giá ghi trên hóa đơn 660 USD chưa bao gồm VAT. Tỷ giá thực tế ngày 24/5/2006 là 16.000 VND/USD. Bộ máy vi tính bao gồm những linh kiện, bộ phận như sau: Mainboad : 100 USD CPU : 160 USD RAM : 70 USD VGA-CARD : 60 USD Keyboard : 38 USD Mouse : 32 USD CD ROM : 43 USD Mornitor : 157 USD Do đó nguyên giá của bộ máy tính là: NG = (100+160+70+60+38+32+43+157) x 16.000 = 10.560.000đ * Đối với TSCĐ công ty có được do xây dựng mới: Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm = Giá quyết toán công trình xây dựng + Các chi