Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp Chiến Thắng

g qua một số chỉ tiêu sau Biểu số 1: Chỉ tiêu ĐVT Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Vốn kinh doanh Tr.đ 5.750 16.682 19.024 21.699 22.343 - Vốn cố định Tr.đ - Vốn lưu động Tr.đ 2. Doanh thu Tr.đ 27.408 49.983 59.589 58.676 77.569 3. Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 795 1.600 1.671 1.990 2.025 4. Tổng thu nộp ngân sách nhà nước Tr.đ 869 2.740 2.338 3.112 4.312 5 Thu nhập bình quân đ/ng/ tháng 450.000 550.000 734.000 795.000 832.000 6. Lao động bình quân người 560 760 1.050 1.200 1.290 Qua các chỉ tiêu trên ta có thể thấy qui mô của Công ty ngày càng được mở rộng, doanh thu ngày càng tăng, thu nhập của người lao động ngày càng cao, nguồn vốn tăng nhanh đặc biệt là vốn cố định điều này cho thấy doanh nghiệp đang chú trọng đến đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm tạo điều kiện ổn định cho người lao động, ngày càng đứng vững trong cơ chế thị trường, từng bước đáp ứng được nhiệm vụ lớn lao Bộ Công An giao cho là có thể đáp ứng được toàn bộ sản phẩm của Ngành Công An. 2.1.2. Nhiệm vụ và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty may 19/5: 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty May 19/5: Công ty May 19/5 – Bộ Công An là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích trực thuộc Tổng cục Hậu cần Bộ Công an có nhiệm vụ: - Sản xuất, gia công hàng quân trang trong ngành như: quần áo quân phục, giày, mũ, cấp hiệu, sao cúc hàm, ba lô, màn tuyn, màn chùm võng, quần áo mưa ... - Sản xuất, gia công quần áo phạm nhân - Sản xuất, gia công hàng may mặc tham gia thị trường phục vụ dân sinh và tham gia xuất khẩu khi được Bộ giao hạn ngạch. Do đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mang tính chính trị, không mang tính cạnh tranh như các doanh nghiệp hiện đang phải đối mặt. Ban đầu Công ty chỉ sản xuất được một phần sản phẩm của Ngành, đến nay Công ty đã gần như đáp ứng được toàn bộ nhu cầu sản phẩm của Ngành. Dự kiến năm 2004, Công ty sẽ đáp ứng được 100% sản phẩm của Ngành. Cho đến nay, doanh thu sản xuất hàng thị trường chỉ chiếm một số nhỏ trong tổng doanh thu của Công ty. Ví dụ năm 2003 doanh thu hàng thị trường là 25 tỷ đồng chiếm 30% trên tổng doanh thu. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất: Công ty May 19/5 là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích với chức năng sản xuất các sản phẩm quân trang của Ngành Công An theo quy trình công nghệ khép kín từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khi sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm gồm nhiều loại: - Sản phẩm gia công: giá thành sản phẩm không bao gồm giá vật tư chính (vải, khuy kim loại .. do Cục chủ quản cấp). - Sản phẩm toàn bộ: giá thành sản phẩm bao gồm cả giá vật tư chính Sản phẩm gia công: quần áo thu đông, quần áo xuân hè, quần áo phạm nhân..., và một số sản phẩm may mặc toàn bộ: mũ kêpi, mũ cứng, cấp hiệu, màn tuyn, ba lô kalavát, vỏ chăn ... với hệ thống chuyên dụng và lượng sản phẩm tương đối lớn về số lượng và phong phú về mẫu mã, chủng loại do đó được thống nhất qui đổi thống nhất thành 1 sản phẩm tiêu chuẩn trên cơ sở hàng may đo (sỹ quan) và hàng cỡ số (hạ sỹ quan): Riêng đối với sản phẩm giày da, dây lưng, bao súng ... không qui đổi theo hệ số tiêu chuẩn mà được tính theo số thực tế phát sinh. Hiện nay qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty gồm hai qui trình lớn: Biểu số 2: Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may Kho nguyên vật liệu Thiết kế mẫu Cắt sản phẩm ép mex May Thùa đính Hoàn thiện đóng gói SP Nhập kho thành phẩm Chuẩn bị NVL Thêu Biểu số 3: Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày Phết keo Gò mũ Pha cắt da Mài xhân giễu giày May mũ giày Gò hậu Gò hông Sấy ép đế mũi Định hình lạnh Dán đé giày với mũ giày Sấy hút chân không Mài hút bụi Khâu hút Thành phẩm Đóng đinh gót Đánh xi hoàn thiện Với qui trình công nghệ sản xuất như trên, hiện nay công tác tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý của Công ty được bố trí như sau: 2.1.2.3 Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty: Công ty may 19/5 là đơn vị hạch toán độc lập, tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Ban giám đốc Công ty gồm Giám đốc và 2 Phó giám đốc và Kế toán trưởng trong đó 1 Phó giám đốc Công ty kiêm Giám đốc Xí nghiệp 3 quản lý tại phía Nam. Giám đốc Công ty: chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Ngoài một số việc được uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc Công ty còn trực tiếp chỉ đạo Phòng tài chính kế toán Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước Bộ Công An về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trực tiếp giúp việc cho Giám đốc gồm: - Phó giám đốc công ty tại Phía Bắc: phụ trách hoạt động sản xuất, trực tiếp quản lý Phòng kế hoạch vật tư Công ty. - Phó giám đốc Công ty tại Phía Nam: phụ trách hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý các Xí nghiệp tại Phía Nam. - Kế toán trưởng Công ty: phụ trách hoạt động tài chính toàn Công ty Tổng số CBCNV làm công tác quản lý tại Công ty: 26 người. Ngoài Ban giám đốc Công ty, số còn lại được chia làm 4 phòng chức năng: - Văn phòng Công ty: 6 người, có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, BHXH BHYT, .. và công tác hành chính quản trị. - Phòng tài chính kế toán Công ty : 5 người, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, quản lý tài chính của Công ty theo qui định của Nhà nước, cùng phòng kế hoạch lập kế hoạch, dự toán giá thành sản phẩm, giám sát kiểm tra việc tính giá thành sản phẩm, thanh toán và báo cáo quyết toán tài chính tổng hợp toàn Công ty theo qui định. - Phòng kế hoạch vật tư : 6 người, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các Xí nghiệp. Cùng phòng Tài chính kế toán lập dự toán giá thành sản phẩm. - Phòng kỹ thuật : 5 người, có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế mẫu, xây dựng và thường xuyên kiểm tra định mức thời gian sản xuất sản phẩm, định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Hiện nay Công ty có 3 Xí nghiệp thành viên đang hoạt động và 1 Xí nghiệp đang ở giai đoạn hình thành: Các Xí nghiệp tổ chức hạch toán phụ thuộc, hàng quý báo sổ về Công ty để phòng tài chính kế toán Công ty làm báo cáo tổng hợp. Đứng đầu các Xí nghiệp là Ban điều hành gồm Giám đốc, 2 phó giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kế hoạch vật tư sau đến các phân xưởng sản xuất. Xí nghiệp 1: Xí nghiệp Chiến Thắng - Địa chỉ: tại Thanh Xuân Bắc- Thanh Xuân – Hà Nội - Tổng số CBCNV : 559 người - Gồm 3 phân xưởng: Phân xưởng may 1, phân xưởng may 2 và phân xưởng may 3. - Sản phẩm chủ yếu: quần áo các loại, ba lô, bao súng, màn cá nhân, tăng, võng, màn chùm võng, vỏ chăn, áo sơ mi, quần đùi, kalavat. Xí nghiệp 2: Xí nghiệp Hoàng Cầu - Địa chỉ: 282 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội - Tổng số CBCNV : 175 người. Trong đó: CB quản lý XN: 11 người - Gồm 3 phân xưởng: + Phân xưởng 1: may mũ, cấp hiệu, quần áo cỡ số gồm 85 người. + Phân xưởng 2: sản xuất giày da gồm 79 người. + Phân xưởng 3: vừa được thành lập đầu năm 2004 trên cơ sở chuyển một số công nhân may của Phân xưởng 1 sang còn lại hầu hết là số công nhân vừa được đào tạo tại lớp học của Công ty. Hiện nay, Xí nghiệp 1 và Xí nghiệp 2 sản xuất, cung cấp sản phẩm, phục vụ hàng quân trang cho toàn phía Bắc và các tỉnh miền Trung. Xí nghiệp 3: Xí nghiệp Phương Nam – ở Thủ Đức - TP Hồ Chí Minh - Tổng số CBCNV : 505 người - Gồm 4 phân xưởng: phân xưởng may, phân xưởng giày, phân xưởng mộc, phân xưởng cơ khí. - Sản phẩm chính: phân xưởng may: may quần áo các loại, mũ kê pi, mũ cứng, cấp hiệu. Phân xưởng giày: sản xuất giày da. Phân xưởng mộc: sản xuất bàn ghế, đồ mộc các loại. Phân xưởng cơ khí: sản xuất các loại khuy cúc, sao hàm, sao mũ ... để cung cấp sản phẩm, phục vụ hàng quân trang cho các đơn vị ở phía Nam. Xí nghiệp 4: Tại Đà Nẵng đang ở giai đoạn xây dựng Xí nghiệp 4 hiện nay đang ở giai đoạn đầu tư, xây dựng nhưng theo dự kiến, qui mô sản xuất tương tự như Xí nghiệp 1 và Xí nghiệp 2 để cung cấp sản phẩm, phục vụ hàng quân trang cho các đơn vị ở khu vực miền Trung. Các phân xưởng may, phân xưởng giày, phân xưởng cơ khí tại Công ty May 19/5 được tổ chức theo kiểu dây chuyền công nghệ khép kín. Mỗi phân xưởng gồm từ 2 đến 4 dây chuyền. Biểu số 4: Ban giám đốc Công ty Văn phòng Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Xí nghiệp 4 Bộ phận kế toán Bộ phận kế hoạch vật tư Các phân xưởng Mỗi Xí nghiệp lại bố trí, sắp xếp chi tiết khác nhau. ở đây em thực tập thực tế tại Xí nghiệp 2 là Xí nghiệp Hoàng Cầu nên chỉ đưa ra Bộ máy tổ chức của Xí nghiệp Hoàng Cầu. Biểu số 5: Giám đốc Xí nghiệp 2 Bộ phận kế toán Bộ phận kế hoạch vật tư Phân xưởng giày Phân xưởng may 2.1.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức, quản lý ở trên hiện nay Công ty tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức kế toán báo sổ và tiến hành công tác hạch toán kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty và các Xí nghiệp là phương pháp kê khai thường xuyên. ở mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán tại các Xí nghiệp có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp. Định kỳ hàng quý lập báo cáo tài chính báo cáo về Công ty để phòng tài chính kế toán Công ty tập hợp làm báo cáo tổng hợp. Kế toán Xí nghiệp chịu trách nhiệm về việc lưu trữ chứng từ kế toán của Xí nghiệp mình theo đúng chế độ tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán Công ty theo dõi tổng hợp về tài sản, vốn, BHXH, BHYT, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành và tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các Xí nghiệp; hướng dẫn các Xí nghiệp hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thực hiện thanh toán cho các xí nghiệp thành viên trên cơ sở số lượng sản phẩm hoàn thành, nhập kho và giao trả hàng cho đơn vị chủ quản là Cục quản lý quân trang – Tổng cục Hậu cần – BCA. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp, thanh toán, doanh thu, giá thành, nguồn vốn Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán ngân hàng, công nợ với người mua, người bán Kế toán công nợ nội bộ, tạm ứng, BHXH, BHYT Thủ quỹ Bộ máy kế toán các Xí nghiệp Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp 2 Kế toán trưởng XN: theo dõi TSCĐ, nguồn vốn Kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp và tính giá thành, Kế toán NVL Thủ kho Thủ quỹ Bộ phận kế toán Xí nghiệp 2 gồm 4 người: Kế toán trưởng: tham mưu, giúp việc Giám đốc Xí nghiệp, điều hành bộ phận kế toán Xí nghiệp đồng thời theo dõi chi tiết TSCĐ, theo dõi nguồn vốn và tổng hợp số liệu báo cáo Kế toán trưởng Công ty và định kỳ lập báo cáo nộp cho Phòng Tài chính kế toán Công ty theo qui định. Kế toán thanh toán kiêm kế toán ngân hàng: 1 người; theo dõi chi tiết TK 112 và các tài khoản công nợ gồm thanh toán nội bộ, tạm ứng và thanh toán công nợ với khách hàng. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền mặt: 1 người; theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nhập kho, theo dõi việc xuất trả hàng cho đơn vị chủ quản. Thủ kho kiêm thủ quỹ: 1 người, vừa làm nhiệm vụ thủ kho vừa làm nhiệm vụ thủ quỹ. Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty May 19/5 Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiét Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu Một số sổ kế toán hiện Công ty đang sử dụng: Sổ quỹ tiền mặt: 111 Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (VNĐ & ngoại tệ): 112 Sổ theo dõi tiền lương: 334 Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp các tài khoản phải thu, phải trả: 131, 331, 136, 336, 138, 338, 141 Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp các tài khoản hàng tồn kho: 152, 155, 156 Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hao mòn: 153, 211, 214 Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý: 154, 621, 622, 627, 641, 642 Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp theo dõi XDCB dở dang: 241 Sổ doanh thu: 511, 515 Sổ chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí trả trước, chi phí chờ phân bổ: 142, 242. Sổ chi tiết, tổng hợp các quỹ. 412, 413, 414, 415, 431, 441. Sổ chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí, thu nhập khác, kết quả kinh doanh: 421, 711, 811, 911. 2..2. Thực trạng kế toán chi phí sản xuất tại Công ty May 19/5 nói chung và ở Xí nghiệp Hoàng Cầu nói riêng: 2.2.1. Đặc điểm chi phí sản xuất của Công ty may 19/5: Như trên đã nói, Công ty May 19/5 là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích mang đặc thù ngành Công An. Vì vậy việc tổ chức sản xuất của Công ty mang tính chất thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao là chính, yếu tố lợi nhuận không đòi hỏi đạt kết quả cao tuy nhiên việc quản lý, bảo toàn vốn vẫn phải đặt lên hàng đầu mà vẫn hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao đồng thời sản xuất ngày càng phát triển để đáp ứng yêu cầu chính quy hiện đại của ngành. Việc tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty nói chung cũng như ở Xí nghiệp 2 nói riêng được tiến hành theo 2 hướng: Đối với sản phẩm gia công: Nguyên vật liệu chính được cấp trên giao nên chỉ theo dõi về mặt hiện vật, không theo dõi về mặt giá trị. Nên việc tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Đối với sản phẩm toàn bộ: Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm bao gồm đầy đủ các yếu tố: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. ở Xí nghiệp 2 việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm là tương đối điển hình vì bao gồm cả 2 loại: sản phẩm gia công và sản phẩm toàn bộ. Hàng năm, đối với hàng quân trang trong ngành: Phân xưởng giày Xí nghiệp 2 sản xuất khoảng 140.000 đôi giày da các loại. Phân xưởng may sản xuất 120.000 mũ kêpi các loại, 5000 mũ cứng, 200.000 đôi cấp hiệu các loại ngoài ra theo nhu cầu ở một số thời điểm khi hết việc hoặc trong thời gian chờ việc phân xưởng may còn may quần áo phạm nhân, quần áo xuân hè cỡ số. Ngoài 2 phân xưởng sản xuất trên, Xí nghiệp 2 còn có một tổ chuyên may hàng để giới thiệu mẫu mã và may hàng cung cấp cho thị trường tự do. Những sản phẩm này được may đơn chiếc, không theo dây chuyền nên việc tính giá thành không điển hình. Chính vì vậy khi nghiên cứu công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Xí nghiệp 2 dưới đây em không đi sâu mà chỉ nghiên cứu việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đối với hàng được sản xuất theo dây chuyền công nghệ khép kín của phân xưởng may và phân xưởng giày. 2.2.2. Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty, kế toán đã xác định đối tượng tập hợp CPSX là từng nhóm sản phẩm: Nhóm giày da, nhóm quần áo, nhóm màn cá nhân, nhóm mũ kêpi, nhóm cấp hiệu, nhóm khuy cúc hàm ..... Công ty vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nên việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kế toán sử dụng các tài khoản: TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu” để tập hợp chi phí NVL phát sinh trong kỳ TK 622: “Chi phí nhân công” để tập hợp chi phí về tiền lương, các khoản theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ ... TK 627: “Chi phí sản xuất chung” để tập hợp chi phí phân xưởng, chi phí khác phục vụ sản xuất sản phẩm. 2.2.3. Trình tự tổ chức hạch toán chi phí sản xuất tại công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ: Tại Công ty May 19/5 cũng như các Xí nghiệp của Công ty, kế toán không làm sổ tay mà thực hiện hạch toán kế toán trên hệ thống phần mềm kế toán máy, từ đó vào các sổ chi tiết. Chính vì vậy khối lượng công việc được giảm nhiều, đối với 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ thực hiện hạch toán một lần trên một chứng từ ghi sổ không thực hiện trùng lắp, lặp đi lặp lại nhiều lần, kế toán có thể theo dõi chi tiết theo từng nhóm mặt hàng một cách đơn giản nhưng cần có độ chính xác cao khi thực hiện hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trước khi thực hiện hạch toán, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cho từng nhóm đối tượng: nhóm giày da, nhóm quần áo, nhóm mũ kêpi, nhóm mũ cứng, nhóm cấp hiệu, nhóm ba lô, nhóm màn cá nhân ... Khi hạch toán chi phí cho nhóm đối tượng nào, kế toán hạch toán vào chi tiết cho nhóm đối tượng đó. Ví dụ: xuất vật tư da để sản xuất giày, kế toán hạch toán vào Nợ TK 621 – Chi tiết nhóm giày da. Khi thanh toán tiền lương của phân xưởng giày, kế toán lập bảng thanh toán và phân bổ tiền lương vào chi phí nhân công, kế toán hạch toán Nợ TK 622 – Chi tiết: nhóm giày da .... Do làm kế toán máy nên mục mã vật tư, mã chi tiết tài khoản, chi tiết nhóm hàng đặc biệt quan trọng, nó chính là chìa khoá để đưa các khoản mục chi phí đến đúng địa chỉ cần đến. Chỉ một sai sót nhỏ, đưa vào mã khoá khác là khoản mục chi phí sẽ đi sai hướng, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sẽ không chính xác dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng liên quan đến hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng. Chính vì vậy trên phiếu nhập, phiếu xuất kho của Công ty khi làm bằng máy ngoài các cột STT, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng yêu cầu, số lượng thực nhập (thực xuất) còn có thêm cột Mã vật tư đứng trước cột tên vật tư. Mã vật tư này được khai báo ngay từ khi nhập tên vật tư, tên thành phẩm, tên hàng hoá. Ngoài ra, khi nhập tên vật tư, hàng hoá kế toán làm ngay động tác phân nhóm từng loại vật tư, hàng hoá cụ thể. Ví dụ như: nhóm hàng ngành, nhóm hàng khai thác thị trường, nhóm vật tư nhận gia công (vật tư H14), nhóm vật tư tự mua .... Sau đây em nghiên cứu cụ thể về việc tập hợp chi phí và tính giá thành của sản phẩm giày da, sản phẩm mũ kêpi, mũ cứng, cấp hiệu ... được sản xuất trong quý 4/2003 tại Xí nghiệp 2 – Công ty May 19/5 – Bộ Công An. 2.2.3.3.1 Kế toán chi phí NVL trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: NVL chính, NVL phụ, phụ tùng thay thế .... Đối với tất cả các sản phẩm (gia công và toàn bộ) khi Công ty nhận kế hoạch sản xuất được Bộ giao, Công ty cụ thể là phòng kế hoạch vật tư tiến hành giao kế hoạch sản xuất cho từng Xí nghiệp ở từng giai đoạn khác nhau đồng thời trên cơ sở dự toán giá thành sản phẩm đã được duyệt phòng kế hoạch vật tư Công ty tính ra số vật liệu cần thiết phục vụ cho kế hoạch sản xuất đã giao để lên kế hoạch mua, nhập, xuất vật tư cho các xí nghiệp để phục vụ sản xuất được kịp thời, liên tục. NVL chính của sản phẩm toàn bộ như: vải màn, vải may ba lô, da boxcal sản xuất giày, lưỡi trai mũ kêpi, băng cấp hiệu ... do Công ty trực tiếp ký hợp đồng mua và xuất cho các Xí nghiệp theo nhu cầu vật liệu cho từng kế hoạch sản xuất được Công ty giao cho XN. Một số vật liệu phụ như khuy nhựa, chỉ may, mex ... Công ty giao cho Xí nghiệp tự mua để chủ động trong sản xuất. Một số vật liệu phụ khác Công ty mua, cấp cho các XN tương tự như vật liệu chính. Đối với sản phẩm gia công: việc nhập xuất vật liệu chính do bên thuê gia công cung cấp được theo dõi về mặt lượng, không theo dõi về mặt giá trị. Các NVL phụ do Công ty mua thì được theo dõi cả vật hiện vật và mặt giá trị. Đối với sản phẩm toàn bộ: Chi phí NVL bao gồm chi phí NVL chính, NVL phụ, phụ tùng thay thế ... Đơn giá xuất kho vật tư đưa vào sản xuất là đơn giá không bao gồm thuế GTGT và được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, xuất. Đây chính là ưu thế của việc sử dụng kế toán máy vì nếu không sử dụng kế toán máy thì việc tính giá xuất kho theo phương pháp này quả thực tốn rất nhiều thời gian của kế toán nhưng dùng kế toán máy thì máy sẽ tự động tính giá xuất kho sau mỗi lần nhập xuất nên kế toán không phải tính giá mà chỉ làm động tác xuất kho bình thường. Kế toán XN làm phiếu nhập vật tư Công ty cấp cho từng kế hoạch sản xuất Công ty giao theo phiếu xuất kho từ phòng tài chính kế toán công ty sau đó làm phiếu xuất kho cho các phân xưởng sản xuất theo nhu cầu sản xuất thực tế tại từng thời điểm (có phiếu đề xuất lĩnh vật tư của từng tổ và quản đốc phân xưởng) và hạch toán chi tiết phần vật tư xuất kho cho từng đối tượng vào sổ chi tiết TK 621 (Sơ đồ 6). ở đây có một điểm khác với các đơn vị hạch toán độc lập, Xí nghiệp 2 hạch toán phụ thuộc công ty nên khi nhận vật tư Công ty cấp kế toán xí nghiệp theo dõi qua TK 336: Phải trả nội bộ; kế toán Công ty theo dõi hàng xuất cho xí nghiệp qua TK 136: phải thu nội bộ. Có thể thấy rõ việc hạch toán chi phí NVL chính, phụ, phụ tùng của Xí nghiệp 2 – Công ty May 19/5 qua sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất TK 336 TK 152 TK 621 – Giày da TK 154 – Giày da Nhập vật tư từ Công ty để đưa vào sản xuất Xuất da để SX 30000 đôi giày theo HĐ 975/2003/H14 – KHSX 15/PKH Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp nhóm giày da TK 621 – Mũ kêpi TK 154 – Mũ kêpi Xuất lưỡi trai SX 26.000 mũ kêpi - KHSX 15/PKH Kết chuyển CP NVL trực tiếp TK 621 – Quần áo TK 154 – Quần áo Xuất NVL để sản xuất q/áo Kết chuyển CP NVL trực tiếp Cuối kỳ, kế toán Xí nghiệp căn cứ vào số lượng hàng nhập kho của từng phân xưởng, quyết toán vật liệu cho từng đối tượng, từng phân xưởng để xác định lượng vật liệu dở dang để lại kỳ sau đồng thời tính chính xác được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính vào giá thành sản phẩm nhập kho kỳ này. Công ty May 19/5 – Bộ Công An sử dụng phần mềm kế toán thống nhất ở Công ty cũng như ở các Xí nghiệp, được chia làm 2 hệ thống riêng biệt: Hệ thống Hạch toán kế toán và Hệ thống Quản lý Vật tư Có thể nhìn thấy rõ điều này qua giao diện màn hình kế toán máy (Biểu 6) Hệ thống quản lý vật tư: quản lý toàn bộ quá trình nhập xuất vật tư, hàng hoá, thành phẩm đồng thời quản lý việc xuất kho vật tư, hàng hoá; doanh thu bán hàng rồi từ đó kết chuyển sang Hệ thống Hạch toán kế toán thông qua nút “Chuyển sang CTGS”. Hệ thống quản lý vật tư thực hiện việc theo dõi chi tiết các tài khoản kho: 152, 153, 155, 156 Hệ thống hạch toán Kế toán: phản ánh toàn bộ các công việc khác của quá trình hạch toán kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán nguồn vốn, kế toán tiền lương và các bút toán tổng hợp khác. Việc đăng ký chứng từ ghi sổ bên hệ thống hạch toán kế toán được thực hiện trước khi lập chứng từ. Tuỳ theo tính chất của chứng từ ghi sổ mà đăng ký vào bên nợ hay bên có theo kiểu định khoản kép: 1 Nợ, nhiều Có hoặc 1 Có nhiều Nợ VD: trước khi làm phiếu thu phiếu chi, kế toán đăng ký CTGS bên nợ: 074: Thu tiền mặt T7/2004 CTGS bên có: 075: Chi tiền mặt T7/2004 ..................... Công ty May 19/5 Xí nghiệp Hoàng Cầu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Từ ngày 1/7/2004 đến ngày 30/9/2004 Số CTGS Ngày GS Trích yếu TKN TKC Tổng số tiền 074 01/7/2004 Thu tiền mặt T7/2004 111 150.000.000 075 01/7/2004 Chi tiền mặt T7/2004 111 286.300.500 ............ ........... ......... ...... 084 30/9/2004 Nhập kho 152 – Q3/2004 152 2.593.500.860 085 30/9/2004 Xuất kho 152 – Q3/2004 152 2.589.620.300 ................. .......... ......... ............ Tổng cộng: 75.704.836.235 Hà nội, ngày 30 tháng 9 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Việc đầu tiên của quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm khi làm kế toán máy cũng tương tự như khi làm tay là từ chứng từ gốc lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Điều khác nhau ở chỗ đối với kế toán máy, phiếu nhập kho, xuất kho NVL được làm trên máy và từ đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tự động vào các Sổ chi tiết các tài khoản tương ứng theo chương trình đã được cài đặt sẵn theo đúng trình tự hạch toán kế toán. Định kỳ cuối quý kế toán NVL làm công tác Chuyển sang CTGS đồng thời đăng ký số chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi làm công tác kết chuyển. Hơn nữa trên từng phiếu xuất kho kế toán thực hiện hạch toán chi tiết xuất kho NVL dùng để sản xuất cho từng đối tượng cụ thể, mỗi nhóm đối tượng là một phiếu xuất kho NVL riêng, nên kế toán định kỳ không phải lập bảng phân bổ NVL cho từng đối tượng nữa. Tuy nhiên việc hạch toán chi tiết chi phí cho từng đối tượng ngay khi xuất kho đòi hỏi tính chính xác cao. ở Công ty May 19/5, mỗi sản phẩm đưa vào sản xuất đều có dự toán giá thành nên khi có kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch cũng đồng thời đưa ra được lượng vật liệu chính, vật liệu phụ cần thiết để kịp thời mua, làm kế hoạch chuyển phòng kế toán làm phiếu xuất kho cho các Xí nghiệp để xuất cho các phân xưởng sản xuất trực tiếp. Chính vì vậy, khi xuất kho kế toán đồng thời biết được chính xác loại vật liệu chính, vật liệu phụ này sản xuất cho nhóm sản phẩm nào và hạch toán vào TK 621 chi tiết nhóm sản phẩm đó (NVL chính, phụ hạch toán tương tự nhau). Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí NVL sang TK 154. TK 154 cũng được chi tiết theo từng nhóm hàng tương ứng như TK 621. Ví dụ: Mã đối tượng Tên đối tượng Mã đối tượng Tên đối tượng 621GD Giày da 154GD Giày da 621MKP Mũ kêpi 154MKP Mũ kêpi 621MC Mũ cứng 154MC Mũ cứng 621CH Cấp hiệu 154CH Cấp hiệu 621QA Quần áo 154QA Quần áo ............ ........... ............ ............. Công ty May 19/5 Sổ chi tiết (Trích) Xí nghiệp Hoàng Cầu TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày 01/7/2004 đến 30/9/2004