Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Mây Tre Hà Nội

t. Không phải mọi đối tượng đều phải mở sổ chi tiết mà chỉ những đối tượng có giá trị lớn, mật độ phát sinh nhiều, dễ thất thoát như tiền ngoại tệ, tài sản cố định… mới phải theo dõi trên sổ chi tiết. Riêng đối với hàng hóa tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa được áp dụng ở mỗi doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ chi tiết khác nhau như: sổ số dư, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ chi tiết hàng hóa. a) Phương pháp thẻ song song. Quy trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho (mở cho từng danh điểm hàng hóa). Sau cuối mỗi ngày hoặc sau mỗi nghiệp vụ tính ra số tồn trên thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 tới 5 ngày một lần, kế toán tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho để kiểm tra và ghi sổ chi tiết với thẻ kho để đảm bảo sự trùng khớp với số lượng hàng tồn kho. Cuối tháng trên cơ sở chứng từ kế toán lập bảng chứng từ nhập xuất tồn kho để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 9: Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng 1: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng tháng: Số danh điểm Tên hàng hóa Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối năm b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp này cũng giống phương pháp thẻ song song, chỉ khác nhau phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển”, sổ này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm sau đó điều chỉnh số lượng từng loại hàng hóa ghi trên sổ với thẻ kho và đối chiếu ghi của từng hàng hóa đó đối với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 10: Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Bảng 2: Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh điểm Tên hàng hóa Số dư tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 12 SL Số tiền Nhập Xuất … Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST SL ST c) Phương pháp sổ số dư: Quy trình hạch toán sổ số dư: + Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ,phiếu này lập riêng cho chứng từ nhập một bản, chứng từ xuất một bản. + Cuối tháng thủ kho ghi số lượng hàng tồn kho của từng danh điểm hàng hóa vào sổ số dư.Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho dùng cho các năm và giao cho thủ kho trước cuối tháng. + Cuối tháng, kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để lập bảng lũy kế nhập xuất tồn kho hàng hóa. Số tồn kho của từng loại hàng hóa trên bảng lũy kế được đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ 11: Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập xuất tồn bằng tiền Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng 3: Sổ số dư Năm :…..kho Sổ danh điểm Tên hàng hóa Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối năm Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 2.2. Tổ chức hệ thống sổ sách tổng hợp. Căn cứ vào đặc điểm quy mô của hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp, căn cứ vào yêu cầu và khả năng quản lý, vào trình độ và năng lực của cán bộ kế toán… các doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ phù hợp trong các hình thức sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ Cuối kỳ hạch toán hoặc cuối niên độ kế toán, các số liệu trên sổ sẽ làm căn cứ để lập báo cáo tài chính như: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Nếu một doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thì sẽ có các sổ sau: Chứng từ ghi sổ: sử dụng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do kế toán phần hành lập căn cứ vào chứng từ gốc có cùng một nội dung kinh tế, cùng liên quan đến tên tai khoản. Chứng từ ghi sổ có thể mở hàng ngày hoặc nhiều ngày một lần tùy theo số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là kế toán tổng hợp dùng để đăng ký chứng từ ghi sổ, được sử dụng để kiểm tra đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh. Các sổ thẻ kế toán chi tiết: phản ánh riêng cho một số đối tượng tài khoản có mật độ thông tin phát sinh lớn và quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, qua đó cấp thông tin nhanh cho cấp quản lý nội bộ. Sổ cái: là sổ tổng hợp để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản mở cho từng đối tượng hạch toán. Bảng cân đối số phát sinh: là bước kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo. Kết hợp hệ thống sổ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp ta có quy trình hạch toán tổng hợp như sau: Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Chương II Thực trạng công tác xuất khẩu hàng hóa tại công ty mây tre hà nội. I. Đặc điểm chung của công ty mây tre hà nội. Tên gọi: Công ty Mây tre Hà Nội Trực thuộc: Tổng công ty dịch vụ sản xuất xuất khẩu lâm sản 1 Tên giao dịch: SFOPRODEX HN TRụ sở chính: Số 14 Chương Dương Độ – Hà Nội Điện thoại: 04.9322384 Fax: (84- 4)9322381 II. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty mây tre xuất khẩu. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Mây tre Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc tổng Công ty Lâm Nghiệp Việt Nam được thành lập theo quyết định số 82/TCCB ngày 27 tháng 01 năm 1986 của Bộ Lâm nghiệp nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.Khi đó Công ty Mây Tre Hà Nội là xí nghiệp đặc sản rừng xuất khẩu số 1, có giấy phép kinh doanh số 101028 cấp ngày 22/4/1995. Công ty Mây Tre Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toán kế toán độc lập mở tài khoản ngân hàng ngoại thương Hà Nội và ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hà Nội và có con dấu riêng. Công ty Mây Tre Hà Nội xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh tự chủ về tài chính và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo chế độ ban hành. Khi mới thành lập, mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp là sản xuất, chế biến các loại đặc sản rừng cho thực phẩm và dược liệu như nấm, mộc nhĩ, gừng, quế, hoa hồi…Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu là để xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô, đã đạt được doanh số là 791.453.000, lợi nhuận 17.873.810đ, với số cán bộ công nhân viên là 35 người, trải qua nhiều năm phấn đấu đến nay doanh số đạt trên 10 tỷ đồng, với lợi nhuận 184.333.378đ. Số cán bộ công nhân viên lên tới 120 người và có tay nghề cao. Công ty đã có máy móc hiện đại để sản xuất đồ gỗ và hàng mây tre đan. Trong khi đó Liên Xô và Đông âu tan rã, xí nghiệp bị mất đi một thị trường lớn, điều này đã khiến công ty phải tìm bạn hàng và hướng kinh doanh mới. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường, xí nghiệp đã chuyển đổi từ mặt hàng sản xuất chế biến các mặt hàng nấm, mộc nhĩ…sang sản xuất và kinh doanh các loại hàng mây tre đan cùng các loại hang thủ công mỹ nghệ xuất khẩu khác. Do tính chất của mặt hàng thay đổi từ năm 1995, xí nghiệp đã đổi tên thành Công ty Mây Tre Hà Nội cho phù hợp (theo quyết định 226/TCLĐ ngày 07/04/1995 của Bộ Nông Nghiệp) với tên giao dịch SFOPRODEX HA NOI. Do có dự thay đổi về thị trường, cơ chế kinh tế và mặt hàng kinh doanh nên công ty phải từng bước sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với quy mô khả năng sản xuất của công ty, công ty đã không ngừng nâng cao trình độ quản lý lãnh đạo, bồi dưỡng tăng cường kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trải qua nhiều khó khăn do tình hình kinh tế, có nhiều biến động nhưng công ty đã nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh, mở rộng xuất khẩu, đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh, ngày càng mở rộng và phát triển thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Công ty Mây Tre Hà Nội là công ty chỉ chuyên sản xuất để xuất khẩu. Việc thực hiện bán hàng trong nước chưa được áp dụng. Công ty không có địa điểm bán và giới thiệu sản phẩm. 2. Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty. * Chức năng: Sản xuất chế biến và kinh doanh các mặt hàng mây tre, trúc, sản phẩm chế biến song mây… * Nhiệm vụ: Công ty Mây Tre Hà Nội là đơn vị hoạt động kinh doanh với chức năng xuất khẩu trực tiếp. Hiện công ty đang liên kết sản xuất với nhiều đơn vị cơ sở sản xuất trong nước để sản xuất các mặt hàng với nhiều loại mẫu khác nhau từ nguyên liệu trúc, tre, gỗ. Những sản phẩm này chủ yếu là xuất khẩu, tạo nguồn thu ngoại tệ góp phần phát triển đất nước. Công ty có những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Sản xuất liên kết sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu tre, trúc… đồ gỗ chạm để phục vụ xuất khẩu. + Tổ chức thu mua tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế khác để gia công tái chế để hoàn thành sản phẩm xuất khẩu. + Được sự ủy quyền của Tổng Công ty Lâm Nghiệp Việt Nam, công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng không nằm trong danh mục cấm của Nhà nước mà công ty tự sản xuất hoặc liên doanh liên kết sản xuất. +Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo việc bảo tồn vốn đảm bảo sự trang trải mọi chi phí và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. + Doanh nghiệp thực hiện liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi. + Quan hệ và thực hiện nghĩa vụ đối với chính quyền địa phương trên cơ sở phù hợp với chính sách của Nhà nước và làm tốt nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng tại địa phương. + Cùng với sự nỗ lực phấn đấu của đội ngũ cán bộ công nhân viên nên công ty đã thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, bảo đảm và phát triển được vốn kinh doanh, khai thác được nguồn hàng và có chất lượng ổn định, giữ vững được bạn hàng truyền thống và mở rộng được quan hệ với nhiều bạn hàng như Đài Loan, Thái Lan, Nhật Bản… Được phép giao dịch ký hợp đồng kinh tế liên doanh liên kết hợp tác với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để phục vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với chủ trương, chính sách, đường lối pháp luật của Đảng và Nhà nước. Được quyền vay vốn ngân hàng, quyền huy động vốn cá nhân và tổ chức quyền tham gia hội chợ, quảng cáo, triển lãm hàng hóa, quyền tuyển dụng lao động. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty gồm: - Giám đốc: Là người có quyền cao nhất quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của Nhà nước và nghị quyết của đại hội công nhân viên, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể lao động về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kinh doanh kế hoạch: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư cho sản xuất, phối hợp với các bộ phận chức năng, trực tiếp tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh gồm cả kinh doanh nội địa và kinh doanh với nước ngoài. Định kỳ lập báo cáo các loại theo chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên. - Phòng kế toán- tài vụ: Có nhiệm vụ lập và quản lý kế hoạch tài chính, tín dụng. Thường xuyên tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và chế độ kế toán. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng quỹ tiền lương, chế độ chính sách của cán bộ công nhân viên bảo hiểm xã hội, đề ra những quyết định tham mưu cho giám đốcvà chăm lo đời sống của nhân viên trong công ty. Ngoài các phòng ban trên còn có: + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm. + Phòng kỹ thuật sản xuất. + Xưởng sản xuất chế biến. Trong công tác các phòng ban và các tổ chức chế biến có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự quản lý của giám đốc. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy quản lý công của Công ty Mây Tre Hà Nội Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật KCS Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Các phân xưởng chế biến sản xuất Giám đốc Xưởng song mây Xưởng nội thất 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Kế toán của công ty là một bộ máy kế toán hợp lý, khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng của giám đốc và kế toán trưởng. Công ty Mây Tre Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Lâm Nghiệp Việt Nam, phòng kế toán của công ty đã tích cực tổ chức tốt công tác kế toán với tư cách là một công cụ quản lý hoạt động kinh doanh. Bộ phận kế toán của công ty luôn cố gắng bám sát tình hình kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý. Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Mây Tre Hà Nội . Kế toán trưởng kiêm: kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ, kho hàng, mua vào, tiêu thụ Bộ máy kế toán bao gồm 4 người, trong đó mỗi người đều có những nhiệm vụ và chức năng riêng. Cụ thể: + Kế toán trưởng: Là người điều hành chung kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng tổ chức ghi chép, tính toán đầy đủ kịp thời, chính xác hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty theo đúng chế độ hiện hành, tổ chức kiểm tra xét duyệt lập báo cáo quyết toán tài chính, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán. Đồng thời là người giúp việc đắc lực cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm ghi chép sổ tổng hợp, sổ theo dõi TSCĐ, hao mòn TSCĐ, theo dõi nguồn vốn, sổ theo dõi các loại thuế… + Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ ghi chép tất cả các khoản thu tiền mặt, các khoản vay, tạm ứng, ký vào phiếu thu chi tiền mặt, chịu trách nhiệm quản lý các loại sổ sách, sổ chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ thanh toán lương và BHXH. + Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, hàng hóa, viết phiếu xuất kho và nhập kho, công nợ trong và ngoài nước. Có trách nhiệm ghi chép và quản lý các loại sổ sách có liên quan như: sổ theo dõi vật tư, hàng hóa, sổ theo dõi công nợ tiêu thụ. + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng tiền mặt ghi sổ quỹ và ký vào các phiếu thu chi tiền mặt. Nhìn chung công việc tổ chức kế toán đã được công ty lựa chọn tinh giảm, đội ngũ kế toán có trình độ và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ của mình. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người có trình độ và kinh nghiệm lâu năm lành nghề. Do vậy công tác kế toán của công ty được tổ chức và chỉ đạo tốt. Phòng kế toán còn đảm bảo đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty và có nhiệm vụ nộp thuế cho Nhà nước đúng thời gian quy định. Việc tổ chức công tác kế toán trong công ty được thực hiện theo chế độ thể lệ kế toán nhà nước ban hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty trên cơ sở hình thức chứng từ là phản ánh chứng từ gốc được phân loại để ghi vào sổ theo dõi các tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản, cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào sổ cái các tài khoản. Mọi hoạt động kế toán tài chính xảy ra đều được phản ánh kịp thời, đầy đủ. 5. Hệ thống các tài khoản, sổ sách công ty áp dụng. a) Hệ thống các tài khoản kế toán công ty áp dụng. Công ty sử dụng các tài khoản theo chế độ kế toán như: TK 112: tiền gửi ngân hàng TK 1388: phải thu khác TK 139: dự phòng nợ phải thu khó đòi TK 151: hàng đang đi đường TK 156: hàng hóa TK 159: dự phòng giảm giá TK 3388: phải trả khác TK 007: ngoại tệ các loại TK 531: hàng bán bị trả lại TK 532: giảm giá hàng bán Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh cả trong nước và xuất khẩu nên dùng TK 511 và TK 632 được chi tiết thành các tài khoản: TK 5111: doanh thu bán hàng xuất khẩu TK 5112: doanh thu bán hàng trong nước TK 5113: doanh thu hoạt động ủy thác TK 6321: giá vốn hàng bán TK 6322: giá vốn hàng bán trong nước b) Hệ thống sổ sách công ty áp dụng: Kế toán công ty sử dụng hình thức ghi sổ. Hình thức này phù hợp với bộ máy kế toán của công ty, dễ sử dụng, dễ chia nhỏ công việc. Một số TK của công ty được theo dõi trên máy vi tính, nhưng một số TK lại theo dõi trên sổ ngoài máy. Do vậy hệ thống sổ sách của công ty như sau: Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này được lập trên máy và gọi tên như vậy để phân biệt với sổ theo dõi các tài khoản được lập bằng tay. Sổ theo dõi có thể mở chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản hoặc có thể mở chung cho một tài khoản. Căn cứ để vào sổ là chứng từ gốc. Cuối tháng từ các số liệu được ghi máy tự động tổng hợp và đưa ra sổ cái chứng từ tài khoản. Sổ theo dõi các tài khoản: sổ này không được lập trên máy vi tính mà lập ở bên ngoài. Sổ này được mở chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 131, chi tiết cho từng khách hàng, hoặc TK 331). Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc. Cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào sổ này vào sổ cái. Sổ cái tài khoản: mở riêng cho từng tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các tài khoản, kế toán vào sổ cái, từ sổ cái kế toán lập bảng cân đối phát sinh. Sơ đồ 15: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Mây Tre Hà Nội Chứng từ gốc Sổ theo dõi các tài khoản Sổ cái Sct các tài khoản Sổ cái Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 16: Sơ đồ khái quát tổ chức hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa Chứng từ gốc: invoice, packing list… Sổ theo dõi TK 331,131… Sổ chi tiết TK 5111, 5113, 641… Sổ cái TK 331, 131 Sổ cái TK 5111,5113,641 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính III. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại công ty. Quá trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty được tiến hành theo cả hai hình thức: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác. Tổ chức hạch toán kế toán đối với hai hình thức này có những điểm khác nhau do đặc trưng của từng hình thức qui định. 1.Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp: a) Tổ chức chứng từ: Khi xuất khẩu trực tiếp bước đầu tiên là công ty phải gửi đơn chào hàng, cung cấp mẫu hàng có chi tiết về quy cách chủng loại, giá cả. Sau khi xem xét thống nhất các điều khoản, nếu hai bên thống nhất được với nhau sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương chính thức.Hợp đồng này phải ký theo đúng nguyên tắc quy định của pháp luật hiện hành. Một hợp đồng ngoại thương có mẫu cụ thể như sau: Hợp đồng mua bán Số: 06 SF/PHL-2005 Hà nội, sngày 15 tháng 9 năm 2005 Bên bán: sfoprodex ha noi Địa chỉ: 14 Chương Dương - Hoàn Kiếm - Việt Nam Tel:844-9322383 Fax: 844-9322381. Email: sfo-maytre@hn.vnn.vn Do ông : Trịnh Văn Trường giám đốc đại diện Bên mua: continuity international co,ltd Địa chỉ: 20 sanson subd.road,lahug.cebu city 6000 philippines Tel: (6332)2313-473 Fax: (6332)2313-478 Do bà: Josephine A. Boot giám đốc đại diện Hai bên thỏa thuận mua bán hàng chi tiết như sau: Điều 1: tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá Tên hàng Đơn vị Quy cách (cm) Số lượng Đơn giá Trị giá FOB Hải Phòng Việt Nam(USD) Tấm tre đập dập ép trên gỗ dán Tấm 120 x 240 410 28.00 11 480.00 Mành trúc Chiếc 150 x 192 615 12.60 7 749.00 Mành cật thường Chiếc 120 x 192 200 7.38 1 476.00 Tổng 20 705.00 Chất lượng: đúng như hai bên đã xác nhận mẫu. Điều 2: Thời gian giao hàng và phương thức thanh toán Hàng giao trước ngày 25 tháng 12 năm 2005 Thanh toán bằng L/C qua Vietcombank ngay sau khi bên bán giao chứng từ gửi hàng. Điều 3: Điều khoản chung Hai bên cam kết thực hiện hợp đồng này trên tinh thần hợp tác thiện chí dài lâu.Mọi phát sinh trong quá trình thực hiện yêu cầu toà án kinh tế Việt Nam giải quyết theo pháp luật Việt Nam. Hợp đồng này được lập thành 4 bản tiếng Việt, 4 bản tiếng Anh. Mỗi bên giữ 50% số bản, có hiệu lực thực hiện kể từ ngày hai bên ký tới hết ngày 05/02/2006. Đại diện bên bán Đại diện bên mua Giám đốc Josephine A.Boot Trịnh Văn Trường Managing Director Hợp đồng là cơ sở đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Hợp đồng này thường được lập nhiều nhiều hơn hai bản gốc, mỗi bên giữ một số bản nhất định làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng ngoại có điều khoản rất quan trọng đó là thanh toán. Công ty Mây tre Hà Nội thường sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: tín dụng chứng từ (L/C) và điện chuyển tiền (T/T). Tuy nhiên, hình thức tín dụng chứng từ được sử dụng phổ biến. Vì sử dụng hình thức này sẽ có sự tham gia của ngân hàng với tư cách là người giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhờ đó hạn chế những rủi ro khi thanh toán. Công ty sẽ làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng khi nhận được một bản L/C phù hợp với các điều khoản hợp đồng. Để thực hiện hợp đồng công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng bằng cách thu mua. Khi xuất hàng, căn cứ vào hợp đồng ngoại đã nêu ở trên (số 06SF/PHL) phòng kinh doanh viết giấy xin xuất hàng: Giấy xin xuất hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá(USD) Thành tiền(USD) Tấm tre đập dập ép trên gỗ dán Tấm 410 28.00 11 480.00 Mành trúc Chiếc 615 12.6 7 749.00 Mành cật thường Chiếc 200 7.38 1 476.00 Tổng 20 705.00 Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Người viết giấy Thủ trưởng đơn vị Giấy xin xuất hàng được chuyển xuống kho, thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất hàng và chuyển giấy xin xuất hàng về phòng kinh doanh. Hàng được vận chuyển tới cửa khẩu, thực hiện các thủ tục kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… khi hàng được xác nhận là tiêu thụ nghĩa là thuyền trưởng đã ký vào vận đơn, phòng kinh doanh lập commercial invoice (hóa đơn thương mại). Commercial Invoice Applicant: Continuity international Co,.LTD 20 sanson subd road, lahug cebu, city 6000 philippines Tel: (6332)414-7000/02 Vessel: AKSOY TRUVA 0473 Port of loading: Haiphong.Vietnam Bill of lading No. VHNV 042411 Description of goods and / or services: bamboo screen, bamboo crushed laminated… Item no Description of goods (cm) Quantity Unitprice(USD) Amount FOB Haiphong, Vietnam (USD) Bamboo crush laminated on 240 x 120 410 panel 28.00/panel USD 11480.00 Bamboo screen 150 x 192 615 pcs 12.60/pc USD 7749.00 Bamboo screen 120 x 192 200 pcs 7.38/pc USD 1476.00 Total USD 20705.00 Word: USD twenty thousand two seven hundred and five Khi đề xuất hàng còn phải tổ chức đóng gói hàng xuât. Vì vậy ngoài ra chúng ta còn có chứng từ PACKING LIST (phiếu đóng gói). PACKING LIST Applicant: Continuity international Co,.LTD 20 sanson subd road, lahug cebu, city 6000 philippines Tel: (6332)414-7000/02 Vessel: AKSOY TRUVA 0473 Port of loading: Haiphong.Vietnam Bill of lading No. VHNV 042411 Description of goods and / or services: bamboo screen, bamboo crushed laminated… Item no Quantity Gross weight Bamboo crush laminated on… 410 panel 9480.00 Bamboo screen 1.5x192 615 pcs 9225.00 Bamboo screen 1.2x192 200 pcs 2400.00 Total: one(01) containerx 20’DC 21465.00 DIRECTOR TRINH VAN TRUONG Trong một nghiệp vụ xuất khẩu, ngoài những chứng từ đã nêu ở trên (commercial invoice, packing list,…) còn có những chứng từ khác như vận đơn (bill of loading), giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa (C/O)… tùy thuộc vào loại hàng hóa. Sau khi giao hàng, phòng kinh doanh tập hợp toàn bộ chứng từ thanh toán (giấy báo Có của ngân hàng) và những chứng từ đã nêu ở trên lập thành ba bộ: + Một bộ lưu tại phòng kinh doanh. + Một bộ chuyển sang phòng kế toán. + Một bộ giao cho ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua). Ngày 24/12/2005 Công ty nhận giấy báo Có của ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua) thanh toán đầy đủ. Đây là lúc nghiệp vụ xuất khẩu kết thúc. Giấy báo có của ngân hàng đại diện có mẫu như sau: Vcb Hà nội giấy báo Có/ credit advice 78 Nguyen Du str ngày / date / 24/12/2005 HanoiVietnam Tel: 844-9424039 swft: bftvvnvx002 our VAT code: 01001124370061 Kính gửi/to : CTCP may tre hn-tong cong ty lam nghiep vn-sfoprodex-hn So 14 chuong duong- hoan kiem- hanoi VAT No: Xin thông báo chúng tôi đã ghi Có tài khoản của quý khách để thực hiện việc chiết khấu bộ chứng từ sau / please be advised that we have today credited your account with the following of the below bills purchased: Số tham chiếu/ our Ref.No :002337300400330 Số LC/LC No :051-01-0098778-1 Trị giá hóa đơn :USD 20705 Số hóa đơn/ invoice No :06SF/ LHP Số tiền chiết khấu/ principals : Lãi suất/ interest rate :3.20000% Người mua/ applicant :Continuity Intarnational Ghi chú/ remacks Nội dung Số tiền Tỷ giá Số tiền ghi có (items) (amount) (rate) (total credited) Credit Current A/C No : 000021370020722 Credit Amount : USD Thanh toán viên Người duyệt Maintainance by apprpved by NTV ANH1 b) Hạch toán kế toán: Phương pháp xác định giá t