Chuyên đề Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Văn Minh

. TT Mã số Tên hàng hoá - quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 2M04 Máy đo PH cầm tay to Chiếc 03 2 500 000 7 500 000 Tiền hàng: 7 500 000 đ. Thuế GTGT(5%): 375 000 đ. Tổng thanh toán: 7 875 000 đ. Viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) - Thẻ kho (Biểu số 2.1): Dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập rồi giao cho thủ kho để ghi chép. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Do được thực hiện trên máy vi tính nên thẻ kho có thể được lấy thông tin theo từng tháng, quý hoặc năm. (Biểu số 2. 1) Công ty TNHH Văn Minh THẺ KHO Tháng 03 năm 2005 Kho: Phùng Hưng - Cửa hàng 55 Phùng Hưng. Vật tư: 2M04 - Máy đo PH cầm tay to. Số lượng đầu kỳ: 03 chiếc. Số lượng cuối kỳ: 0 chiếc. Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lợng N S N X T Tồn kho đầu kỳ lập thẻ 03 01/03 45 Nhập HĐ45 VM của cty A Chân T.Q C 08 11 10/03 GB310299 Cty VTTBKKH & đo lường kiểm nghiệm C 03 08 24/03 GB310419 Bệnh viện nhi C 08 Cộng 08 11 0 Người lập biểu Kế toán trưởng - Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2): Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01- GTGT- 3LL do Bộ Tài Chính ban hành. Sau khi người mua kiểm nhận đủ hàng, kế toán lập Hoá đơn (GTGT). Hoá đơn (GTGT) được lập thành 3 liên có nội dung giống nhau (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống hoá đơn. - Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng. - Liên 3 màu xanh: Dùng để thanh toán. Biểu số 2.2 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 10 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310299 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Máy đo PH cầm tay to chiếc 03 2.500.000 7.500.000 Cộng tiền hàng: 7.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 375.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Qua hoá đơn (GTGT) tính được doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp làm căn cứ vào số liệu trong máy tính để lập các sổ kế toán. Đơn giá ghi trong hoá đơn là đơn giá chưa có thuế GTGT. Ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. VD: Ngày 10/03/2005 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB 310299, kế toán lập hoá đơn GTGT như sau: (Biểu số 2.2) - Phiếu thu (Biểu số 2.3): Khi khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu cho số tiền thu được. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số thực tế nhận được với số tiền ghi trên phiếu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu giữ nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. (Biểu số 2.3) Đơn vị: CTy TNHH Văn Minh Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Tel: 04.9271027 Phiếu Thu Ngày 22 tháng 11 năm 2006 Quyển số: . . .2. . Số: 140 . . . . . . . Nợ TK 111 . . . . . Có TK 131 - C36 Mấu số 01 - TT QĐ số: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 10 tháng 03 năm 2004 của Bộ tài chính Họ tên người nộp tiền: Lương Bằng. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 -TP HCM. Lý do nộp: Là khách hàng mua 3 máy đo PH cầm tay to. Số tiền: 7.875.000 đồng (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kèm theo . . . . . . . . . . . . .Chứng từ gốc . . . . . . . . . Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) . . . . . . . . + Số tiền quy đổi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp. Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng danh mục hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111: Tiền mặt. - TK112: Tiền gửi ngân hàng. - TK 131: Phải thu của khách hàng. - TK 156: Hàng hoá. - TK 331: Phải trả cho người bán. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 911 : Xác định kết quả. - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Có tài khoản cấp 2, 3 theo từng loại chi phí phát sinh. Ngoài ra còn một số TK khác. 2.2.5. Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Tại Công ty TNHH Văn Minh kế toán sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký - Sổ cái. Việc ghi chép, hạch toán và tổng hợp số liệu được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu theo trình tự được cài đặt trên phần mềm của kế toán máy, do đó làm giảm nhẹ rất nhiều công việc ghi chép. Định kỳ từng quý sẽ in sổ và đóng thành quyển để thanh tra và kiểm tra. Hệ thống sổ kế toán: Công ty TNHH Văn Minh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán trong máy tính diễn ra như sau: Quy trình xử lý số liệu phần mềm kế toán trên máy vi tính Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Máy vi tính xử lý Công ty áp dụng kế toán máy do đó mọi sổ sách đều được in ra từ máy. Tuy nhiên kế toán công ty vẫn ghi theo phương pháp thủ công đối với phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả. Hệ thống các sổ phản ánh quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phát sinh bao gồm: - Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết công nợ. - Báo cáo bán hàng. - Sổ kế toán chi tiết các TK131, TK 333.1 … - Bảng ghi công nợ, bảng cân đối công nợ. - Bảng cân đối nhập - xuất - tồn. - Tài liệu thuế GTGT. - Sổ cái các TK 131, TK 511, TK 632, TK 641, TK 911… - Trình tự thực hiện các sổ trên máy sẽ được trình bầy tại từng phần hành kế toán riêng. 2.3 Kế toán hàng hoá. Sau khi hàng hoá được nhập vào kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hay tờ khai hàng hoá nhập khẩu) và phiếu nhập kho, thẻ kho thì kế toán phản ánh vào máy theo một trình tự nhất định. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu nhập kho hàng nhập khẩu trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Trình tự nhập liệu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hàng mua vào ngày 11/03/05. Công ty mua hàng của công ty Minh Khánh. Kế toán vào màn hình giao diện sau đó chọn mục kế toán vật tư trên màn hình xuất hiện phiếu nhập kho như (Biểu số 2.4) (Biểu số 2.4) Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau: + Chọn nhập mới.Trong đó: - Ô Ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như số trên hoá đơn. - Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập. - Ô Nhập vào kho nào thì chọn kho đó. - Ô TK ghi có thì tuỳ vào hình thức thanh toán mà chọn TK cho phù hợp (1111,1121,331…). - Ô khách hàng bán thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước. - Hai ô người giao hàng và vụ việc để trống. - Ô diễn giải thì nhập hàng của công ty nào thì đánh công ty đó vào. - Chọn loại tiền mà công ty đã trả cho người bán như hoá đơn. - Chọn vật tư chi tiết. Ta chỉ cần đánh mã STT, mã hàng nhập, đơn giá, số lượng là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng. - Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suất máy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ. - Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổ cần thiết như sổ cái TK156.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá mua vào. Mẫu sổ Cái TK 156.1 (Biểu số 2.5), sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 2.6) . Sổ này dùng để phản ánh toàn bộ hàng hoá của công ty nhập vào và bán ra của công ty. (Biểu số 2.6) 2.4 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. Nhận xét: Công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh được thực hiện trên máy vi tính. Trên chương trình này, đối với kế toán bán hàng, khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, căn cứ trên hóa đơn GTGT, khi hàng hoá được xác định doanh thu hàng bán. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu xuất kho trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Phiếu này được coi như là một lệnh khởi đầu của chương trình kế toán bán hàng, máy sẽ tự động thực hiện bút toán xác định doanh thu và giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền theo mỗi lần xuất kho. Nó được máy tự động lập trình sẵn. Để tránh nhập chứng từ làm nhiều công đoạn dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ nhập số liệu sau: Ví dụ 1: Ngày 10/03/2005 xuất kho máy đo pH cầm tay to bán cho khách hàng là Lương Bằng - Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo Hóa đơn (GTGT) số GB 310299 (Biểu số 2.2): + Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310299 kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 - C36: 7.875.000 đ. Có TK 511: 7.500.000 đ. Có TK 333.1: 375.000 đ. Trước hết, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào màn hình phiếu xuất kho như (Biểu số 2.6) Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau: + Chọn nhập mới. Trong đó: - Ô ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như trên hoá đơn. - Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập. - Ô TK ghi Nợ chọn TK131. - Ô khách hàng mua thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước. - Hai ô người nhận và vụ việc để trống. - Ô diễn giải thì đánh tên người mua hàng. - Nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì ta tích vào ô ngoại tệ và chọn loại tiền và tỷ giá ngày giao dịch. - Chọn vật tư chi tiết. Ta chỉ cần đánh STT, mã kho, mã hàng, ĐVT, số lượng, giá bán như giá hoá đơn, là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng và giá vốn của hàng bán. - Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suất máy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ. - Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổ cần thiết như sổ cái TK131, sổ cái TK632, sổ cái TK511.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra, Báo cáo bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo nhập xuất tồn, Bảng ghi công nợ, Bảng đối cân đối công nợ, Sổ chi tiết công nợ. + Bút toán ghi tăng số tiền nhập quỹ và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng căn cứ vào phiếu thu số 140 ngày 11/03/05 vào phiếu thu nhập như sau: Nợ TK 111: 7.875.000 đ. Có TK 131 - C36: 7.875.000 đ. * Kế toán bán buôn theo phương thức bán hàng giao tay ba: Trường hợp này phát sinh khi công ty ký được một hợp đồng mua bán hoặc có một đơn đặt hàng của khách hàng đúng lúc hàng nhập khẩu về hoặc trong kho chưa có hàng phải mua về. Khi mua về hàng không qua kho của đơn vị mà được giao cho người mua một lượng hàng theo thỏa thuận tại cảng đến khi nhập khẩu. Đơn vị lập Hóa đơn (GTGT) cho lượng hàng được xác định là tiêu thụ. Căn cứ vào Hóa đơn này kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131(chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng bằng bút toán: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. * Kế toán hàng gửi bán: Trường hợp này kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán. * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Khi bán hàng do không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. - Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại. VD2: Ngày 20/03/2005 Công ty Trường Hiếu trả lại 5 kg Acid Axetic do không đúng hợp đồng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310210 (Biểu số 2.7) bán ngày 02/03/2005 bên mua trả lại tóm tắt nội dung như sau: Biểu số 2.7 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310210 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Acid acetic kg 05 51.985 259.925 Cộng tiền hàng: 259.925 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 25.993 Tổng cộng tiền thanh toán: 285.918 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi lăm nghàn chín trăm mười tám đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị + Kế toán ghi: Nợ TK 531: 259.925 đồng. Nợ TK 333.1: 25.993 đồng. Có TK 131: 285.918 đồng. + Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại số 01 (Biểu số 2.8) ngày 20/03/2005 tóm tắt như sau: - Số lượng: 5 kg. - Đơn giá: 51.985 đồng/kg. - Thành tiền: 259.925 đồng. Kế toán ghi bút toán phản ánh giá mua thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: 190.000 đồng. Có TK 632: 190.000 đồng. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Do tính đặc thù của mặt hàng kinh doanh nên khách hàng mua lẻ của doanh nghiệp không có mục đích tiêu dùng như những loại hàng thông thường khác. Đối tượng phục vụ là những khách hàng mua cho đơn vị tập thể như bệnh viện, trường học hoặc một số đơn vị sản xuất …để tiêu dùng nội bộ nên hoạt động bán lẻ được diễn ra phản ánh tương tự nghiệp vụ bán buôn. Vì khách hàng mua cho tập thể nên vẫn cần Hóa đơn GTGT để phán ánh trị giá hàng hoá mua vào của họ nên khi bán hàng kế toán vẫn viết Hóa đơn và hạch toán như bán buôn. Trường hợp khách hàng mua lẻ một số hóa chất hoặc thiết bị đồ dùng có giá trị nhỏ nhân viên bán hàng tổng hợp doanh thu theo từng ngày trên sổ theo dõi hàng bán lẻ. Sau đó cuối ngày chuyển cho kế toán, kế toán phân loại theo nhóm các mặt hàng chịu thuế suất khác nhau, lập Hóa đơn cho số hàng đó để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nôp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - KVL 01. - Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho. Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, rồi chọn Sổ Cái TK VNĐ, báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Mẫu các sổ như sau: * Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.9): Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ. Sau khi nhập số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng nọ tới tháng kia. * Báo cáo bán hàng (Biểu số 2.10): Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Theo đó doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau… Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”(Biểu số 2.11): Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”(Biểu số 2.12): Sau khi tự động lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc nhập vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT. * Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 2.13): Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. * Sổ theo dõi hàng bị trả lại (Biểu số 2.14): Dùng để theo dõi hàng bị trả lại trong kỳ kế toán. 2.5 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng. Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong qúa trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có qúa nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn. Ngoài việc kế toán phản ánh các khoản phải thu trên máy vi tính, ở phần kế toán này Công ty TNHH Văn Minh còn ghi bằng phương pháp thủ công, được phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại. Ví dụ: Ngày14/03/05 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB310379 (Biểu số 2.15). Biểu số 2.15 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310379 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 02 Pipet thẳng 25ml Pipet westegreen Chiếc Chiếc 20 20 25.455 6.363 509.100 127.260 Cộng tiền hàng: 636.360 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 31.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 668.178 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi tám ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn đó kế toán vào bảng ghi công nợ theo các mục tương ứng như (Biểu số 2.16). Là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại. * Bảng ghi công nợ: (Biểu số 2.17) Là mẫu công nợ do máy tính phân tích và in ra theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ. Tại Công ty TNHH Văn Minh công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ. * Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 2.18): Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty. * Bảng cân đối công nợ (Biểu số 2.19): Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty. Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng” (Biểu số 2.20): Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có. 2.6 Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng phát sinh trong công ty TNHH Văn Minh bao gồm các khoản sau: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản phụ cấp của ban giám đốc, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng vận chuyển ở các phòng ban và kho của doanh nghiệp. - Khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. TSCĐ của Công ty TNHH Văn Minh phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm: máy vi tính, văn phòng làm việc, nhà kho, Ô tô . Để theo dõi tình hình TSCĐ, hiện nay Công ty TNHH Văn Minh đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Việc khấu hao TSCĐ đã được nhập dữ liệu ngay khi vào màn hình “ Kế toán TSCĐ’’. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác bán hàng bao gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển ngoài ra còn bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí ngân hàng, tiền điện thoại cho nhân viên bán hàng, các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng, đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý, tiền điện nước, điện thoại, Fax, nối mạng Internet, tiền photo, tiền báo chí… Khi nào nhận được phiếu chi, Giấy báo nợ và hoá đơn 01 GTGT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh đó để nhập dữ liệu. Kế toán vào màn hình giao diện, sau đó vào mục chứng từ chọn phiếu chi tiền hay giấy báo nợ để nhập dữ liệu vào máy: Trên phiếu chi này có 2 lệnh: (Biểu số 2.21) (Biểu số 2.21) Lập bút toán. Khi vào Bút toán ta thao tác như sau: tại ô số phiếu, Ngày chứng từ, người nhận, địa chỉ ta đánh theo phiếu chi, tháng nào thì ta hạch toán vào tháng đó, ô diễn giải ta đánh như lý do chi ở phiếu chi (gốc), ô chứng từ gốc cũng đánh như phiếu chi (gốc), sau đó xuống phần STT tự đánh số, cột số tiền thì đánh số tiền như ở phiếu chi, cột TK Nợ, chi tiết nợ, chi tiết nợ và cột mã phí không cần đánh, chỉ cần đánh vào ô diễn giải khoản chi như phiếu chi là máy sẽ tự động hoàn chỉnh nốt các cột còn lại. Sau đó chuyển sang lệnh Hoá đơn GTGT, ở đây ta chỉ cần đánh mức thuế suất vào cột thuế suất là máy sẽ tự động tính ra số thuế ta phải nộp. Sau đó muốn in lọc hay nhập phiếu mới thì chọn nút ở dưới. VD2: Khi nhận được phiếu chi ngày 10/03/05 chi phí vận chuyển thì kế toán vào p