Chuyên đề Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty du lịch dịch vụ Hải Phòng

toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán Sổ đăng ký CT - GS Chứng từ ghi sổ Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 338 Báo cáo C . Hình thức nhật ký chứng từ: (Xem sơ đồ số 8) Áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều chủ yếu ghi bằng tay. Từ các chứng từ gốc (bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH) kế toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái các TK334, 338. Khái quát quy trình hạch toán như sau: (sơ đồ số 8) Chứng từ thanh toán NK - CT Liên quan Bảng kê 4, 5, 6 Nhật ký CT số 7 Báo cáo Sổ cái TK334, 335, 338 PHẦN II THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH DỊCH VỤ HẢI PHÒNG I - ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY DU LỊCH DỊCH VỤ HẢI PHÒNG 1 - Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị Công ty du lịch dịch vụ Hải Phòng (HAI PHONG TOSERCO) - địa chỉ 40 Trần Quang Khải, Hải Phòng, mà tiền thân là Ban giao tế được thành lập vào ngày 15/05/1977 do yêu cầu cấp bách của việc đón tiếp và phục vụ các đoàn khách trong và ngoài nước đến thăm và làm việc tại Hải Phòng. Trong những năm đầu sau thống nhất đất nước, với cơ sở vật chất chỉ có một số nhà nghỉ như: số 7 Bến Bính, 33 Minh Khai, khách sạn Vạn Hoa ở ngoài Đồ Sơn, với dịch vụ nghèo nàn lạc hậu. Cho đến nay Công ty đã có 5 khách sạn trực thuộc với 200 buồng đủ tiêu chuẩn đón khách trong nước và quốc tế. Từ khi thành lập Ban giao tế đến nay đã được hai năm, trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Ban giao tế trước đây cũng như Liên hiệp Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng, rồi công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng ngày nay đã có nhiều cố gắng năng động và phát triển công nghiệp. Không chỉ tập trung vào nhiệm vụ đón khách, Công ty còn mạnh dạn vươn ra kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu, dịch vụ, mở rộng các kênh phân phối và đại lý lữ hành, tăng cường hợp tác với các thị trường gửi khách, các nhà cung cấp dịch vụ trong và ngoài nước, hoàn thành tốt nhiệm vụ của từng thời kỳ. Có thể nói đây là một mô hình tổ chức kinh doanh đáng khuyến khích và cần được rút kinh nghiệm. Bên cạnh những thành tựu đạt được, trong quá trình hoạt động, công ty cũng không tránh khỏi những mặt còn hạn chế, thiếu xót do sự ì ạch của cơ chế bao cấp, của sự quan tâm chưa đúng mức của trung ương cũng như thực trạng đầu tư ảm đạm ở Hải Phòng. Nhìn lại chặng đường đi qua, cùng với sự phát triển của ngành du lịch - dịch vụ Hải Phòng, Công ty đã không ngừng phấn đấu vượt qua khó khăn để hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế, nghĩa vụ giao nộp ngân sách với nhà nước, có những đóng góp nhất định vào quá trình phát triển của ngành du lịch Việt Nam. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Xem sơ đồ 9) - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động của công ty mình, có trách nhiệm tổ chức áp dụng những phương pháp công nghệ mới vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. - Các phó giám đốc : chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của bộ phận mình phụ trách, đồng thời cùng với giám đốc bàn bạc kế hoạch kinh doanh của công ty. - Khối kinh doanh lữ hành: Có trách nhiệm tổ chức những tour du lịch nội địa và quốc tế, cuối mỗi tháng báo cáo cho phó giám đốc phụ trách về kết quả du lịch của toàn Công ty. - Khối kinh doanh khách sạn nhà hàng, dịch vụ thương mại... tổ chức tốt công tác phục vụ khách nghỉ, ăn, phụ trách các khách sạn, khu vui chơi có trách nhiệm báo cáo cho lãnh dạo công ty biết vế kết quả kinh doanh của đơn vị mình. - Các phòng : Tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, ...có trách nhiệm giải quyết các vấn đề công tác điều phối lao động, tổ chức đạo tạo cán bộ, cung cấp thông tin, tư liệu và toàn bộ tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. - Phòng kinh doanh XNK : có trách nhiệm phụ trách khối xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước . Nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ, nửa tập trung nửa phân tán, có tính khoa học phù hợp với một đơn vị làm du lịch và xuất nhập khẩu đại diện cho địa phương và điều kiện môi trường kinh doanh như thành phố Hải Phòng. Tạo điều kiện tập trung những chuyên gia và cán bộ giỏi trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân. Ban giám đốc có thể tuỳ cơ ứng biến trong việc sử lý công việc. Mỗi phòng đều có trưởng phòng, phó phòng và số lượng nhân sự hợp lý dựa trên sự tính toán chi phí và doanh thu cũng như mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng thời kỳ đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho Công ty. Sơ đố số 9 : Bộ máy quản lý của công ty 3 - Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, với điểm yếu "Hải Phòng - Trạm qua đêm của khách du lịch". Bên cạnh đó, sự hạn chế của tài nguyên du lịch tự nhiên, tài nguyên du lịch nhân văn, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như cơ sở hạ tầng là những yếu tố làm mất đi lợi thế so sánh trong kinh doanh du lịch của Hải Phòng so với các địa phương khác như Hà Nội, Quảng Ninh... Những nguyên nhân trên đã thúc đẩy Công ty phải lựa chọn mô hình mới, tận dụng mọi cơ hội và thời cơ kinh doanh. Do vậy hiện nay Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng đang hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực sau: - Kinh doanh lưu trú và ăn uống - Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế - Kinh doanh thương mại tổng hợp - Làm đại lý cho các sản phẩm - Sản xuất các thiết bị lắp ráp xe máy - Xuất nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác Bên cạnh đó Công ty còn liên doanh, liên kết với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước, thực hiện những dự án đầu tư cho Du lịch Hải Phòng cũng như các dự án khác với quy mô lớn trong chiến lược thu hút khách đến thành phố, trong đó nổi bật nhất là dự án Công viên Vạn Sơn sắp hình thành vào thời gian tới. Với những chức năng trên, Công ty Du Lịch Dịch Vụ Hải Phòng có nhiệm vụ sau: - Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty. - Có trách nhiệm đầy đủ nộp thuế và nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước. Du lịch và dịch vụ là một trong những ngành kinh doanh chuyên cung cấp những lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và thỏa mãn nhu cầu đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân. Hoạt động kinh doanh du lịch và dịch vụ có những đặc điểm sau: - Du lịch và dịch vụ là ngành kinh tế có hiệu quả cao , tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, song đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu phải nhiều. - Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào các điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, điều kiện di sản lịch sử văn hoá, phong cảnh, chùa chiền độc đáo, hấp dẫn. - Đối tượng phục vụ của ngành du lịch luôn luôn di động và rất phức tạp, số lượng khác du lịch cũng như số ngày lưu lại của khách luôn luôn biến động. Trong cùng một đợt nghỉ, nhu cầu của từng nhóm khách về ăn, ở, tham quan cũng rất khác nhau, tổ chức hoạt động du lịch khá phân tán và không ổn định. - Kinh doanh du lịch là ngành kinh doanh tổng hợp, bao gồm nhiều ngành hoạt động khác nhau như kinh doanh hướng dẫn du lịch, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh vạn tải, kinh doanh ăn uống nghỉ ngơi, khách sạn... Các hoạt động này có quy trình công nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng không giống nhau...- Sản phẩm của hoạt động du lịch và dịch vụ nói chung không có hình thái vật chất cụ thể, không có quá trình nhập xuất kho, chất lượng sản phẩm nhiều khi không ổn định . - Quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm du lịch và dịch vụ được tiến hành đồng thời ngay cùng một địa điểm. Do hoạt động kinh doanh du lịch có những đặc điểm trên nên việc hạch toán ở Công ty là rất phức tạp và đa dạng. Việc tập hợp và phân bổ chi phí là rất khó khăn . Mặc dù đứng trước tình hình khó khăn đó nhưng Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng vẫn không ngừng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo đời sống cho công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước. (Xem bảng báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 1998-1999-2000 - trang 31) Nhận xét: - Về doanh thu: Công ty đã phấn đấu doanh thu tăng đều giữa các năm. Cụ thể : + Năm 1999 tăng 10% so với năm 1998, năm 2000 tăng 12% so với năm 1999 + Các khoản giảm trừ doanh thu: Năm 1999 giảm 72% so với năm 1998 Năm 2000 giảm 35,2% so với năm 1999 - Lợi nhuận gộp : năm 1999 tăng 7,5% so với năm trước nhưng năm 2000 có xu hướng giảm hơn chỉ tăng 4,3% so với năm trước . Nhìn chung khả năng kinh doanh của Công ty tương đối ổn định có xu hướng tăng lên nhưng không nhiều, đồng thời với việc đó lãi ròng của công ty cũng tăng theo năm, điều này có thể nói rằng Công ty cũng phấn đấu nhưng mức độ đạt được chưa cao. Bảng số 1: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 1998 - 1999 - 2000 (Đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Số lượng Lệch so với 1998 Số lượng CLệch so với 1999 Lượng % Lượng % 1.Tổng doanh thu 317.683 350.128 32.445 10 392.476 42.348 12 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 61 17 -44 -72 23 6 35,2 3. Doanh thu thuần 317.622 350.111 32.489 10 392.453 42.342 12 4. Giá vốn hàng bán 215.400 240.212 24.812 11,5 250.623 10.411 4,3 5. Lợi nhuận gộp 102.222 109.899 7.677 7,5 141.830 31.931 29 6. Chi phí bán hàng 2.050 4.262 2.212 107 10.090 5.828 136,7 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 44.916 40.082 4.834 -11 46.917 6.835 17 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 55.256 65.555 10.299 18,6 84.823 19.268 29,3 9. Thu nhập HĐTC 2,56 2,41 -0,15 -6 3,02 0,61 25,3 10. Chi phí HĐTC 1,92 1,86 0,06 -3 2,15 0,29 15,5 11. Lợi nhuận từ HĐTC 0,64 0,55 -0,09 -14 0,87 0,32 58 12. Thu nhập HĐBT 13. Chiphí HĐBT 14. Lợi nhuận trước thuế 55.256,64 65.555,55 10,299 18,6 84.823,87 19.268,32 29,3 15.Thuếthu nhập 22.103 20.978 27.144 16. Lợi nhuận sau thuế 33.153,64 44.577,55 57.679,87 II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ 1. Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp nhà nước tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó nắm bắt được những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đưa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính. Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán Kế Toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu nhập Kế toán giá thành Kế toán phải thu Kế toán chi Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Các chi nhánh,khách sạn - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trưởng duyệt. -Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi. - Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra . - Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trưởng để lập dự phòng. - Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty. Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp. - Kế toán thanh toán : Là người theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán như: thanh toán với người bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dưới... - Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty được phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu thường xuyên, số còn lại được đưa vào ngân hàng. Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số dư trên sổ. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. - Thủ kho: là người trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty. - Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. 2. Tổ chức sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ đồ số 10) do vậy về số lượng và loại sổ kế toán được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và kế toán trưởng phải duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đôi chiếuvới số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cừ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ số 10: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Số đăng ký chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối Số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Hàng ngày trên các bộ phận bán hàng các hàng hoá dịch vụ bán ra phải xuất hoá đơn cho khách hàng. Đối với những hoá đơn được thanh toán ngay thủ quỹ thu tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ của mình. Còn những hoá đơn nợ được chuyển ngay cho kế toán phải thu để theo dõi và đòi nợ. Riêng kế toán thu nhập phải theo dõi toàn bộ số liệu của tất cả các hoá đơn để biết được tổng doanh thu cho từng tháng sau đó so sánh với kế toán giá thành để kết chuyển -> xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng kế toán phụ trách phần việc nào thì tổng kết số liệu và in ra để so sánh với bộ phận liên quan và lưu vào sổ theo dõi. III - THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY DU LỊCH DỊCH VỤ HẢI PHÒNG: 1 - Đặc điểm lao động: Số lượng lao động trong công ty từ năm 1998 đến nay tương đối ổn định , tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay khoảng 400 người , trừ một số cán bộ chủ chốt ở chế độ biên chế còn hầu hết tiến hành ký hợp đồng lao động theo quy định của Nhà nước. Hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn tuỳ theo công việc của mỗi ngành nghề trong Công ty. Để quản lý về mặt số lượng, doanh nghiệp còn sử dụng sổ danh sách lao động ( lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động,đồng thời giám sát chặt chẽ về thời gian đối với những hợp đồng ngắn hạn. Việc quản lý và sử dụng lao động hợp lý trong Công ty phần nào thông qua bảng cơ cấu lao động sau: (Bảng số 02 - trang 37) Qua những số trong bảng trên đây có thể cho thấy rằng công tác quản lý lao động trong Công ty rất chặt chẽ. Chất lượng lao động ngày càng cao tỷ lệ lao động có trình độ đại học và trên đại học là 54,7%. Đây chính là thế mạnh của công ty trong việc quản lý, đào tạo nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, đội ngũ lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ 22,1%, tỷ lệ này là hợp lý ở một công ty có nhiều chức năng, nhiều bộ phận kinh doanh như Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng. Việc quản lý lao động ở Công ty không chỉ thực hiện ở phòng tổ chức hành chính mà còn ở dưới các bộ phận. Các bộ phận có nhiệm vụ nắm rõ quân số hàng ngày, tình hình nghỉ phép, nghỉ ốm... của từng người lao động. Cuối tháng các mối kinh doanh gửi báo cáo lên phòng tổ chức hành chính từ các báo cáo này Bảng số 02: Cơ cấu lao động ở công ty STT Phân loại Số lượng Tỷ trọng% I Tổng số lao động 362 100 1 Theo giới tính - Nam 168 46.4 - Nữ 194 53.6 2 Theo hình thức làm việc - Lao động gián tiếp 80 22.1 - Lao động trực tiếp 282 77.9 3 Theo trình độ - Đại học trở lên 198 54.7 - Trung cấp và cao đẳng 60 16.6 - Tốt nghiệp PTTH 104 28.7 II Lao động là Đảng viên 211 28.3 III Độ tuổi - Dưới 30 tuổi 122 33.7 - Từ 31 - 45 152 42 - Từ 46 - 55 88 24.3 cuối năm phòng tổ chức hành chính lập " Báo cáo lao động" trong năm của toàn công ty. 2 . Quỹ tiền lương: 2.1 Nguyên tắc trả lương: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng đặt con người là yếu tố hàng đầu trong chiến lược kinh doanh cuả mình. Vì vậy công ty luôn cố gắng hoàn thiện hơn nữa các chế độ chính sách đối với cán bộ CNV. Việc trả lương trong Công ty phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Cơ chế trả lương phải khuyến khích được người lao động phát huy năng lực của mình đối với công việc. Cơ chế trả lương phải đảm bảo được sự công khai, dân chủ, công bằng, hợp lý phù hợp với doanh thu của đơn vị. Việc trả lương theo đúng quy định của nhà nước. Lương cho cán bộ CNV không thấp hơn lương tối thiểu do Nhà nước quy định. 2.2 Quỹ tiền lương: Đối với mọi công ty thuộc bất kỳ loại hình sản xuất nào, việc thành lập quỹ tiền lương kế hoạch là một yêu cầu rất cấn thiết. Xác định quỹ lương kế hoạch là căn cứ để xây dựng đơn giá tiền lương và tổng quỹ lương chung để lập kế hoạch tổng chi về tiền lương cho công ty mình. Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng là đơn vị kinh doanh trên các lĩnh vực du lịch lữ hành, khách sạn, các hoạt động vui chơi giải chí, xuất nhập khẩu, các dịch vụ khác... Vì vậy không thể xác định kết quả lao động bằng sản phẩm cụ thể như các doanh nghiệp sản xuất khác. việc tính thù lao lao động trong công ty căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của CBCNV. Căn cứ vào thông tư số 13/LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10-04-1997 của Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý tiền lương, thu nhập trong doanh nghiệp nhà nước. Căn cứ vào hệ số định mức lao động trên số phòng của khách sạn được Tổng cục du lịch VN ban hành, quỹ tiền lương kế hoạch của công ty được lập như sau: Trong đó å quỹ lương cả phép được tính thành 2 bước: a - Tính quỹ lương (Chưa có lương làm thêm giờ và trả cho nghỉ phép) åV = [ Lđb x TLminđc ( Hcb + Hpc)] x 12 Trong đó: Lđb : å số lao động Hcb: Hệ số lương bình quân toàn công ty Hpc : Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn công ty TLminđc : Mức lương tối thiểu điều chỉnh của Công ty TLminđc = TLmin ( 1 + Hđc) Theo thông tư số 13 LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10 - 04-1997, mức lương tối thiểu ở mức tối đa cho phép đối với ngành du lịch khách sạn tại điểm có hệ số điều chỉnh là 2,1. Để đảm bảo các yêu cầu của thông tư: Phải là doanh nghiệp có lợi nhuận Không làm giảm các khoản nộp ngân sách Nhà nước so với năm liền kề. Không làm giảm lợi nhuận thực hiện so với năm trước liền kề. Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng tính TLminđc tại điểm có Hđc = 1,2 TL minđc = 210.000 x 1,2 = 252.000đ Khi đó quỹ lương của Công ty năm 2001 là : åVkh = [ 362 x 252.000 ( 2,16 + 0,028 ) ] x 12 = 2.395.177.344đ Trong đó: 2,16 là Hệ số lương bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: 0,028 là Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: Lượng tiền lương để thuê nhân công thay thế cho CBCNV nghỉ phép hàng năm tính bình quân toàn Công ty có 15 ngày phép/người/năm, theo chế độ quy định chung Công ty làm việc 22 ngày trong một tháng. Công ty có 8 trường hợp chưa được hưởng tiêu chuẩn phép. Mức tiền lương thuê nhân công ngoài được tính bằng 30% lương CBCNV đi làm. = 39.924.635đ åV cả phép = 2.395.177.344 đ + 39.924.635đ = 2.435.101.979 đ năm 2001 c. Tính tổng quỹ lương làm thêm giờ. Theo bản kế hoạch lao động tiền lương năm 2001, toàn Công ty có 9216 công làm thêm giờ, cụ thể như sau: Trực lãnh đạo : 380 công Khối dịch vụ buồng : 2000 công Khối dịch vụ ăn uống : 3000 công Khối dịch vụ bổ sung : 2396 công Khối kỹ thật : 960 công Đội bảo vệ + lái xe : 1440 công Tổng : 9216 công Tương đương với : åV làm thêm = [ 35 x 252.000 x (2,16 + 0,028 ) ] x 12 = 231.577.920 đ åquỹ lương kế hoạch năm 2001 = 2.435.101.979 đ + 231.577.920 đ của Công ty = 2.666.679.899 đ Để hạch toán được tổng qũy lương làm thêm một cách chính xác, chứng từ gốc là các phiếu báo làm thêm giờ ( Xem Mẫu số 07 - LĐTL - trang 41). Đây là chứng xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính và trả lương cho người lao động. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán . Sau khi có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. Đơn vị: Công ty Du lịch Dịch vụ Hải Phòng Mẫu số :07 - LĐTL Bộ phận : Khối dịch vụ ăn uống Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 199 của Bộ Tài chính PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày 12 tháng 3 năm 2001 -Họ tên : Nguyễn thị Nga - Nơi công tác : Bộ phận dịch vụ ăn uống Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ 12/3 10/3 Trực buồng Lễ tân 13h 7h 21h 11h 8 giờ 4 giờ 2000đ 2000đ 16.000 8000 Nga Nga Người duyệt Người kiểm tra Người báo thêm giờ (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) * Sử dụng quỹ tiền lương: Từ quỹ tiền lương kế hoạch đã được duyệt, công ty trích 5% để lập quỹ dự phòng. Quỹ này được sử dụng vào các mục đích như: . Chi trả lương cho CBCNV nếu kinh doanh gặp khó khăn. . Tiền nghỉ mát. . Tiền mua quà tặng cho CBCNV hàng năm. ......... 95% quỹ lương kế hoạch dùng để chi trả lương cho CBCNV 3 - Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng (Xem sơ đồ 11) 3.1 Hạch toán tiền lương: Đặc điểm kinh doanh của Công ty Du lịch Dịch vụ Hải phòng là kinh doanh dịch vụ du lịch. Việc tính lương cho CBCNV không thể căn cứ vào một mức giá tiền lương cụ thể, tính lương phải trả chỉ dựa vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc. Sơ đồ số 11: Trình tự hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch dịch vụ Hải phòng: Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH -