Chuyên đề Tổ chức Hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty xây dựng số 2 - Tổng công ty xây dựng Hà nội

thực hiện Đơn vị: Triệu đồng Tên công trình Công việc Giá thầu Chủ đầu tư Trường Đại học sư phạm Hà Nội Thầu chính 6.500 Trường đại học SPHN Trung tâm công nghệ giáo dục Thầu chính 6.000 Trung tâm công nghệ GD Trường trung học thực hành Thầu chính 6.000 Trường đại học SPHN Cụm KHXH đại học QGHN Thầu chính 8.000 Trường ĐHQG Hà Nội Trụ sở Công ty cổ phần XD số 4TL Thầu chính 2.000 Công ty cổ phần XD số 4 TL Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định Thầu chính 3.000 Tỉnh Nam Định Trụ sở Cty đầu tư phát triển nhà và đô thị Thầu chính 7.000 Tổng Cty đầu tư phát triển nhà và đô thị Nhà máy sửa chữa chua Nestle Thầu phụ 4.000 úc Nhà ở chung cư Linh Đàm Thầu chính 12.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Nhà ở chung cư 11 tầng Định Công Thầu chính 13.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Dự án kinh doanh nhà Thầu chính 9.000 Công ty xây dựng số 2 Khu biệt thự Làng QTTL Thầu chính 4.500 Ban QL dự án làng QTTL Nhà ở chung cư 12 tầng Định Công Thầu chính 21.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Công trình giao thông đường bộ Thầu chính 17.000 UBND Yên Châu - Sơn La Đường điện 35KVA Thầu chính 3.000 Công ty điện lực 1 Ep cọc tải trọng 250 tấn Thầu chính 6.500 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Khoan cọc nhồi Linh Đàm Thầu chính 33.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Khách sạn K5 Thầu phụ 15.000 Liên doanh GAMVICO 1.2.2 Điều kiện đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh: Về nguồn vốn: Khi mới thành lập, Công ty được Nhà nước giao cho một số vốn: - Vốn cố định : 732.700.000đ - Vốn lưu động : 1.723.300đ Với đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật, Công ty đã làm ăn có lãi và bổ sung được vốn kết quả là vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một tăng thêm thể hiện như bảng sau: Biểu 1: Vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đơn vị: Triệu đồng Năm Tài sản Nguồn vốn TSLĐ & ĐTNH TSCĐ & ĐTDH Nợ phải trả NVCSH 1999 23.300 2.306 20.778 4.828 2000 32.140 2.556 28.849 5.847 2001 27.729 2.453 24.445 5.737 Về nguồn tài chính: Công ty đã huy động được vốn từ CBCNV của Công ty đồng thời tận dụng được các nguồn vốn từ việc vay ngân hàng. Nhờ vậy, với số vốn lưu động ban đầu là hơn 1 tỷ đồng song có những lúc sản lượng hàng tháng của Công ty đạt tới hàng chục tỷ đồng và phía chủ đầu tư còn nợ đọng lên tới 20 tỷ đồng. Điều đó đã chứng tỏ Công ty đã biết vận dụng, huy động các nguồn vốn bằng nhiều cách và đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được ổn định. 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với chủ trương giao khoán công trình và hạng mục công trình cho các đơn vị trực thuộc, tốc độ phát triển sản xuất hàng năm của Công ty tăng lên rõ rệt. Số lượng công trình và hạng mục công trình thi công mỗi năm một nhiều. Biểu 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Giá trị tổng sản lượng 65.026.000 55.348.000 65.000.000 Doanh thu 59.008.192 40.500.000 57.000.000 Nộp ngân sách 1.299.222 1.520.000 1.632.000 1.4. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Biểu 3: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1. Doanh thu bán hàng 59.008 40.500 57.000 2.Các khoản giảm trừ DT 0 0 0. 3. Doanh thu thuần 59.008 40.500 57.000 4. Giá vốn hàng bán 57.238 39.080 54.720 5. Lợi nhuận gộp 1.770 1.420 2.280 6. Chi phí bán hàng 0 0 0 7. Chi phí quản lý 295 203 285 Lợi nhuận thuần 1.475 1.217 1.995 2. Đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức thi công Phó giám đốc kỹ thuật thi công chủ nhiệm dự án công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi KH-KT công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi máy TBTC Công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi AT-KCS-TN Công ty Xây dựng số 2 Chuyên viên phòng KH-VT Công ty Xây dựng số 2 Giám đốc xí nghiệp XD chủ nhiệm công trình Bộ phận KT-TC- an toàn TN-KCS công trình Bộ phận điện máy TB -TC công trình Bộ phận kế toán - vật tư thủ kho Tổ chức bảo vệ hành chính công trình Xưởng cốt pha - cốt thép Đội xây dựng 1 Đội xây dựng 2 Công trình xây dựng của công ty sơ đồ quản lý kỹ thuật tại công trường Phó giám đốc kỹ thuật thi công Công ty Xây dựng số 2 Phó giám đốc xí nghiệp xây dựng Công ty Xây dựng số 2 Bộ phận quản lý KT-TC hiện trường xí nghiệp xây dựng Công ty Xây dựng số 2 Đội thi công cọc Đội xây dựng tổng hợp Đội xây dựng hoàn thiện Công trình xây dựng của công ty Tổ điều hành quản lý thi công Công ty Xây dựng số 2 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và quản lý Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2 Giám đốc công ty Kế toán trưởng Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổng hợp Phòng KH - kỹ thuật Phòng KT thị trường XNXD số 1 XNXD số 107 XNXD số 108 XNXD số Chi nhánh Đội thi công cơ giới Các đội XD * Giám đốc công ty: Do Hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm tưrớc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc Công ty có quyền điều hành cao nhất Công ty. Giám đốc Công ty kiểm tra thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá đã được quy định thống nhất. Xây dựng phương án đầu tư theo chiều rộng và chiều sâu. Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân của Công ty. * Phó giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho Giám đốc theo quy mô của Công ty và đặc điểm kinh tế của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về kế hoạch, tiến độ, chất lượng, có trách nhiệm chỉ đạo phòng KHKT theo dõi, kiểm tra việc thực hiện tại các công trình xây dựng. Xử lý kịp thời những vướng mắc, sai phạm có quyền dừng thi công những công trình không đảm bảo an toàn lao động. * Phó giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho giám đốc về mặt tiếp thị, tìm kiếm công việc cho Công ty. * Kế toán trưởng: Giúp giám đốc thực hiện luật kế toán, thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát về kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị. * Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho giám đốc tổ chức và triển khai các công việc trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư và liên doanh, liên kết trong và ngoài nước. Phòng có chức năng kiểm tra giám sát chất lượng các công trình, thẩm định dự án đầu tư. * Phòng kinh tế thị trường: Tham mưu cho giám đốc tổ chức triển khai về mặt tiếp thị và kinh tế. Tiến hành công tác làm hồ sơ đấu thầu các công trình. Trực tiếp kết hợp với các đội, xí nghiệp tham gia công tác tiếp thị, tìm kiếm việc làm cho công ty. * Phòng tổng hợp: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức triển khai, giải quyết thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, điều động CBCNV trong Công ty. Tổ chức thanh tra, bảo vệ, thi đua khen thưởng. * Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế, phòng có chức năng tập hợp các số liệu thông tin cho toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng htời kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật. * Các đơn vị thành viên: - Chủ động xây dựng và lập biện pháp thi công, tổ chức sản xuất đảm bảo an toàn chất lượng sản phẩm của đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về an toàn, chất lượng sản phẩm của đơn vị. - Chủ động lựa chọn, mua vật tư đảm bảo chất lượng cung ứng cho công trình, tổ chức kho bãi dự trữ đảm bảo vật tư cung cấp đồng bộ, liên tục để không ảnh hưởng tới chất lượng công trình. - Quản lý xe, máy và các thiết bị thi công đảm bảo cho xe, máy hoạt động liên tục và đảm bảo chất lượng. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Căn cứ vào quy định quản lý kinh tế của Nhà nước của Bộ chủ quản, căn cứ vào điều kiện cụ thể của Công ty hiện nay việc phân cấp và hạch toán kinh tế nội bộ được áp dụng theo mô hình sau: Công ty xây dựng số 2 (Hạch toán độc lập) Đội trực thuộc (hạch toán phụ thuộc) Xí nghiệp (hạch toán phụ thuộc) Chi nhánh (hạch toán phụ thuộc) 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để tạo sự phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô hoạt động ngành nghề của Công ty Xây dựng số 2. Do vậy bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức và thực hiện kế toán tập trung. Việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, đơn giản, đảm bảo sự chỉ đạo chặt chẽ tập trung thống nhất của kế toán trưởng. Đồng thời kết hợp với nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên phòng kế toán và chuyên môn hoá công tác kế toán của bộ phận kế toán. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ kế toán, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, bộ máy ở phòng kế toán Công ty xây dựng số 2 bao gồm: - Kế toán trưởng - Kế toán vật liệu + TSCĐ. - Kế toán tiền lương, BHXH - Kế toán thanh toán + vốn bằng tiền - Kế toán ngân hàng, thống kê, thu hồi vốn. - Thủ quỹ. - Kế toán tổng hợp * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn Công ty. Kế toán trưởng giúp Giám đốc Công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động việc sử dụng quỹ tiền lương và quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp Giám đốc Công ty tập hợp số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý những hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện ra những khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thi hành và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế trong Công ty, nhằm đảm bảo cho hoạt động của công ty thu được hiệu quả cao. * Kế toán vật liệu + TSCĐ Công ty xây dựng số 2 áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ cần thiết khác để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan. Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ, công cụ, dụng cụ khi có biến động về tăng, giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ hoá đơn hợp lý để phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ sự biến động đó. Bộ phận này còn ghi sổ chi tiết theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán có thể phản ánh sự tăng giảm của TSCĐ vào các TK: 211, 212, 213, 411. Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại đã được cục quản lý vốn duyệt để tiến hành trích khấu hao tài sản cố định theo định kỳ. * Kế toán tiền lương, BHXH: Kế toán lương nhận bảng lương do phòng tổ chức chuyển đến tính toán và lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho khối văn phòng Công ty. Kế toán tổng hợp lương còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lương của tất cả các công trình theo quy định hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành. * Kế toán thanh toán + vốn bằng tiền: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra tất cả các khoản thanh toán với người bán và các đơn vị trong nội bộ Công ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý và hợp lệ. Kế toán định khoản kế toán sau đó chuyển cho thủ quỹ. * Kế toán ngân hàng - thống kê - thu hồi vốn: - Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi Ngân hàng, tiền vay Ngân hàng, kế toán có nhiệm vụ viết uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi để thực hiện các khoản thanh toán với khách nợ và chủ nợ. Chứng từ kế toán làm căn cứ hạch toán là các giấy báo có, báo nợ, hoặc các bản sao kê của Ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc. Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với Ngân hàng để đối chiếu xác minh, xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (Nếu có). * Kế toán thu hồi vốn: Theo dõi về mặt thực hiện thu quyết toán công trình, theo dõi các khoản công nợ với bên A tìm mọi biện pháp để thúc đẩy quá trình thu vốn được nhanh chóng, tránh tình trạng đọng vốn lâu ngày. * Kế toán thống kê: Theo dõi kế hoạch và việc thực hiện khối lượng các công trình hoàn thành, dở dang. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào phiếu thu, chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. * Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương, kế toán vật liệu và các chi phí khác từ các bảng kê, bảng phân bổ... Sau đó tiến hành kết chuyển sang TK 154 (SP dở dang). Khi công trình hoàn thành bàn giao thì được kết chuyển vào TK 632 (Giá vốn hàng bán). Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán lương, BHXH Kế toán ngân hàng, KT vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Kế toán ở các chi nhánh Kế toán ở các xí nghiệp Kế toán ở các đội Kế toán vật liệu TSCĐ, CCDC 4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung, việc áp dụng hình thức này đã mang lại cho Công ty những kết quả đáng quan tâm, biểu hiện những ưu điểm trong công tác kế toán áp dụng trên máy vi tính. Hình thức kế toán nhật ký chung được áp dụng tại Công ty xây dựng số 2 bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng. - Sổ cái các TK - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: 112, 131, 138, 152, 153, 211, 214, 331, 338 - Hệ thống chứng từ Công ty đang sử dụng: Nhật ký chung. - Hệ thống tài khoản: 131, 331, 138, 338, 133, 333, 334, 152, 153, 211. Công ty đang áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật kýchung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. 2. Trường hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. 3. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. 4. Cuối tháng căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. 5. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. 6. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 7. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các TK và bảng tổng hợp chi tiết). 4.3. Hệ thống báo cáo kế toán trong Công ty. Báo cáo tổng hợp: Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính  Báo cáo chi tiết Báo cáo công nợ Nhập - Xuất - Tồn vật tư, hàng hoá, thành phẩm Báo cáo TSCĐ - hao mòn Báo cáo thu chi ngoại tệ Báo cáo tập hợp chi phí sản xuất Báo cáo giá thành. * Báo cáo thuế Công ty xây dựng số 2 phải nộp báo cáo vào thời điểm cuối quý và cuối năm cho các đơn vị sau: - Cục quản lý doanh nghiệp - Tổng công ty xây dựng Hà Nội - Cục thuế Hà Nội - Ngân hàng - Tổng cục thống kê II. Đặc điểm vật liệu ở Công ty xây dựng số 2. Là Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp các công trình nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Xí nghiệp có các đặc thù riêng. Mỗi công trình chi tiết sản phẩm đều cần sử dụng loại nguyên vật liệu thích hợp. Do đó phải sử dụng đến nhiều loại nguyên vật liệu. Để xây dựng các công trình lớn, Công ty phải sử dụng mọt khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, đa dạng: xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch, xi măng bao, xi măng rời… thép gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn F10, F14,… thép tấm, thép gai, thép cạnh, gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh. Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: sỏi, cát, đá. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cân kiện như các loại đồ gỗ, cửa, cầu thang, lan can… Khối lượng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lượng lớn như xi măng, cát, gạch, thép, có những loại vật liệu sử dụng ít như vôi ve, đinh. Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, về mặp chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng công trình khoảng 70%-74%. Qua đó thấy được vai trò to lớn của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng. Ngoài ra việc thu mua vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho để ngoài trời như cát sỏi, đá, gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hưởng đến quá trình thi công. Việc thu mua vật tư có thể do Công ty trực tiếp đi mua như xi măng, gạch, có thể do đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình tại từng thời kỳ mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư lên phòng kế toán, sau khi được duyệt tạm ứng thì nhân viên của đội tiến hành đi mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo các chứng từ. 1. Phân loại vật liệu. Để tiến hành xây dựng các công trình thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều chủng loại khác nhau. Do đó muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác về nguyên vật liệu chủ yếu, bao gồm hầu hết cả loại vật tư mà Công ty đã sử dụng trong xây dựng thi công như xi măng, sắt, gạch, cát… vật liệu rẻ tiền đơn chiếc như vôi, ve, bột màu. Hiện nay để bảo quản các loại nguyên vật liệu Công ty sử dụng mỗi công trình thi công là một kho do đội thi công quản lý. 2. Đánh giá vật liệu. Bắt đầu từ 01/01/1999, Nhà nước ta đã chính thức áp dụng VAT và luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Thực hiện sự chỉ đạo của tổng Công ty, Công ty đã nghiên cú hai luật thuế mới này, đặc biệt là luật thuế GTGT, là cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, phòng kế toán đã mở tài khoản 133 để hạch toán khoản thuế GTGT đầu vào. Với luật thuế mới này mọi vật tư vật liệu Công ty mua vào đều phải có hoá đơn chứng từ để được khấu trừ tổng số tiền thuế trên các hoá đơn GTGT và số tiền thuế GTGT tính trên tổng giá thanh toán trong hoá đơn thường. Bắt buộc Công ty với mọi hoạt động mua bán đều phải có hoá đơn chứng từ, từ đó tăng cường công tác quản lý, kiểm tra do vật liệu chủ yếu là mua ngoài, chiếm giá trị lớn trong tổng giá thành công trình. Đây là luật thuế mới có ảnh hưởng sâu rộng đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty cũng như phòng kế toán đã nghiên cứu hướng dẫn chỉ đạo các đội thực hiện tốt cấn đề hoá đơn chứng từ, đặc biệt là hoá đơn đầu vào. Công ty khuyến khích sử dụng hoá đơn GTGT. Trong bài viết này, do điều kiện không cho phép chỉ xin được đề cập đến hoá đơn đầu vào là hoá đơn GTGT. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Kế toán ở đây đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho. áp dụng luật thuế GTGT đã tiến hành đánh giá vật liệu như sau: Đối với vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua vào là: + Giá bản thân vật liệu chưa có thuế GTGT + Chi phí vận chuyển, bốc xếp…chưa có thuế GTGT Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của Công ty TNHH Nguyễn Trãi bán 2000kg sắt F6 cho Công ty ngày 02/10/2002: + Giá chưa có thuế là: 7.500.000đ + Thuế GTGT : 750.000đ + Tổng giá thanh toán: 8.250.000đ Chi phí vận chuyển do CTTNHH Nguyễn Trãi chịu, đo đó giá thực tế vật liệu sắt nhập kho được thể hiện trên phiếu nhập kho là: 7.500.000đ Đối với vật liệu xuất kho: Do đặc thù Công ty xây dựng, kế toán áp dụng cách tính giá thực tế đích danh khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất. ở Công ty xây dựng số 2 khi có nhu cầu, Công ty hoặc đội ứng tiền đi mua vật tư về, có thể nói quá trình nhập kho và xuất kho diễn ra gần như đồng thời, mặt khác khối lượng chủng loại vật liệu ít, hoạt động nhập khẩu ít nên thuận tiện trong việc theo dõi vật liệu nhập kho. Khi xuất kho vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế (giá không có thuế GTGT) của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Do áp dụng phương pháp này phù hợp với đặc điểm xuất nhập ít, đơn chiếc, gần như đồng thời của Xí nghiệp nên kế toán rất dễ dàng trong công tác theo dõi, giám sát vật liệu. Ví dụ: Với số liệu ở ví dụ trên: Khi xuất kho 1.500kg sắt F6 cho xây dựng với đơn giá là 7.500.000 : 2.000 = 3.775đ/kg thì giá thực tế xuất kho là: 1.500 x 3.775 = 5.662.500đ III. Hạch toán chi tiết vật liệu. 1. Hạch toán ban đầu: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Công ty sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại Công ty, chứng từ kế toán được sử dụng gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn phòng kế hoạch xem xét, nghiên cứu, tính toán xem công trình hạng mục công trình cần có những loại vật tư gì với khối lượng, số lượng bao nhiêu, sau đó lập hạn mức cho từng công trình đó. Nhân viên cung ứng của đội xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công xây dựng của từng công trình đối chiếu với hạn mức vật liệu quy định, tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán vật liệu với đơn vị bán. Sau đó gửi hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét, đối chiếu với hạn mức khi tạm ứng trình tự hạch toán được tiến hành như sau: Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật tư, khi vật liệu về đến kho thì nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập số vật liệu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lượng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành ba liên, đưa cho người giao hàng cùng ký xác nhận vào ba liên đó. - Một liên giao thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho. - Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán. Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu. Ví dụ: Trong tháng 10/2002 Công ty đã mua xi măng của Công ty xây dựng Sông Đà II và nhận được hoá đơn chứng từ sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 2 tháng 10 năm 2002 Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b N: 022474 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II Địa chỉ: ............................ Số tài khoản: ................. Điện thoại:....................... Mã số: ....................... Họ tên người mua hàng: Anh Quân Đơn vị: Công ty Xây dựng số 2 Địa chỉ: Dịch Vọng - Cầu Giấy - Hà Nội Số TK: ................. Hình thức thanh toán: ....................... MS: ..................... STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xi măng kg 20.000 709,1 14.182.000 Cộng tiền hàng: 14.182.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.418.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhận vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn, nếu phù hợp, hợp lệ, cho nhập kho và tiến hành phiếu nhập kho số hàng thực nhập. Đơn vị: Địa chỉ: ..... Phiếu nhập kho Ngày 2/10/2002 Số:...... Nợ:152 ..... Có: 331..... Họ tên người giao hàng:................................ Theo hợp đồng số: .......................................... Ngày 01/10/2002 của Công ty Xây dựng Sông Đà II Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền CT TN Xi măng PC 30 kg 20.000 70