Chuyên đề Tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TBGDI

tiến hành ở cả kho và phòng kế toán. Công ty Thiết bị Giáo dục I hiện đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm. Cụ thể Công ty tiến hành như sau: Tại kho: Mọi biến động nhập - xuất của thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho mở riêng cho từng loại sản phẩm, và dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng . Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng, thủ kho phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ này. Sau khi kiểm tra xong, thủ kho tiến hành nhập, xuất kho thành phẩm . Khi nhập thủ kho phải ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ . Căn cứ vào các số liệu trên chứng từ, thủ kho ghi thẻ kho.Mỗi nghiệp vụ nhập, xúât được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Số tồn kho thành phẩm sau mỗi nghiệp vụ được kế toán tính và ghi luôn vào thẻ kho. Thẻ kho thành phẩm được lập để theo dõi thành phẩm trong thời gian một kỳ kế toán, tại Công ty Thiết bị Giáo dục kỳ kế toán được tính là một năm. Mẫu thẻ kho như sau: Ví dụ: Thẻ kho được lập cho thành phẩm : Bộ nhạc cụ gõ ( mã số: TM2013) trong năm 2006. Đơn vị: Công ty TBGD I Mẫu số S12-DN Địa chỉ: 49B Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội THẺ KHO Kho: KH02 kho Giáp Bát Vật tư: Bộ dụng cụ thực hành toán lớp 8 Mã vật tư: MT8007 Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 số TT Ngày Tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 1 01/01 Tồn đầu kỳ 12.000 2 25/04 13715 Bán học cụ 1.000 11.000 3 17/05 13720 Bán học cụ 1.000 10.000 4 17/10 34923 Bán học cụ 2.000 8.000 5 02/11 84803 Bán học cụ 2.000 6.000 6 16/11 84966 Bán học cụ 1.000 5.000 7 21/11 TP65 Nhập học cụ 30.000 35.000 8 23/11 17303 Bán học cụ 25.000 10.000 9 05/12 17458 Bán học cụ 2.000 8.000 Cộng 30.000 34.000 8.000 Ngày 30/12/2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Cuối năm, thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và tổng hợp các số liệu về nhập - xuất - tồn thành phẩm báo cáo lên phòng kinh doanh. Tại phòng kế toán: Việc hạch toán thành phẩm tại phòng kế toán do kế toán phụ trách thành phẩm và tiêu thụ thực hiện. Do Công ty sử dụng hình thức kế toán máy cho nên công việc hàng ngày của các kế toán viên đượcgiảm đi đáng kể. Hàng ngày, kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho, trên hoá đơn giá trị gia tăng vào máy và nhờ có phần mềm đã cài đặt sẳn máy sẽ tự ghi vào các sổ chi tiết thành phẩm, và đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp và đưa ra bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Do Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên thành phẩm trong năm chỉ được theo dõi về mặt số lượng, còn chỉ tiêu giá trị đến cuối năm mới tính và kiểm tra được . + Về sổ chi tiết thành phẩm: Sổ chi tiết thành phẩm thể hiện chỉ tiêu hiện vật theo phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng . Sổ chi tiết ghi đơn giá thực tế. Trên sổ chi tiết ghi tài khoản đối ứng . Mẫu sổ chi tiết thành phẩm như sau: (Xem biểu số 01- Trang sau ) Biểu số 01 Đơn vị : Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Kho KH02 – Kho Giáp Bát Vật tư: Thước đo độ dài dạy – Mã THM 2005 - Bộ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SL nhập SL xuất Đơn giá T Tiền NT SH Tồn đầu 1102 29.980 33.037.960 … … …. … … … … … 22/3 95 Xưởng nhựa nhập TP 15408 1850 30.000 55.500.000 25/3 1238 Bán học cụ 632 50 30.015 1.500.750 … … … … … … … … 15/08 15983 Bán học cụ 632 120 30.015 3.601.800 … … … … … … … … 22/10 290 Xưởng nhựa nhập TP 15408 2000 30.000 60.000.000 PS tăng trong kỳ 12.100 2.650 30.000 30.100 442.765.000 PS giảm trong kỳ 13.200 30.015 396.198.000 Tồn cuối 2652 30.015 79.604.960 Ngày 31 tháng 12 năm2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn được ghi theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị . Mỗi loại thành phẩm được ghi một dòng trên bảng. Số liệu trên bảng tổng hợpdựa vào chỉ tiêu dư đầu kỳ, cuối kỳ tại sổ chi tiết. Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn như sau: ( Xem biểu số 02 – Trang sau ). Biểu số 02 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Kho KH02 – Kho Giáp Bát Mã VT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL T Tiền SL T Tiền SL T Tiền SL T Tiền THM5 Thiết bị lớp 5 mới Bộ 26.880.000 628.308.522 161.607.000 4.162.207.497 159.478.000 4.064.014.509 29.009.000 726.501.510 THM5001 Bộ tranh kể chuyện lớp5 Bộ 1.257.000 42.360.900 2.008.000 67.669.600 3.187.000 107.401.900 78.000 2.628.600 THM5002 Bộ đồ dùng toán giáo viên L5 Bộ 677.000 191.383.665 2.885.000 831.139.284 3.476.000 997.835.401 86.000 24.687.548 THM5003 Bộ đồ dùng toán học sinh L5 Bộ 7.516.000 56.101.074 48.712.000 358.224.429 47.784.000 352.104.526 8.444.000 62.220.977 THM5004 Tranh dạy đạo đức L5 Bộ 1.328.000 3.190.847 1.500.000 3.600.000 2.428.000 5.830.340 400.000 960.507 THM5005 Đĩa CD dạy đạo đức L5 Cái 351.000 5.637.060 2.000.000 32.120.000 1.900.000 30.514.000 451.000 7.243.060 THM5006 Tranh dạy khoa học L5 Cái 1.286.000 11.118.600 13.370.000 91.475.200 14.533.000 101.732.751 123.000 861.049 …. … … … … … … … … … … THM5023 Đĩa CD dạy môn thể dục L5 Cái 374.000 6.006.440 2.000.000 32.120.000 1.860.000 29.871.600 514.000 8.254.840 THM5027 Bảng nhóm (400x600x0.5)mm Cái 5.910.000 85.694.470 4.263.000 61.280.047 9.933.000 144.034.363 240.000 3.480.154 THM5028 Bảng phụ (700x900x0.5)mm Cái 1.152.000 38.455.351 1.209.000 40.159.028 2.316.000 77.115.982 45.000 1.498.397 Tổng cộng 628.308.522 4.162.207.497 4.064.014.509 726.501.510 Ngày 31 tháng 12 năm2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp thành phẩm: Phương pháp hạch toán: Trước tiên ta đi vào tìm hiểu phương pháp hạch toán thành phẩm đang áp dụng tại Công ty Thiết bị Giáo dục I . Thành phẩm nhập kho được tính theo giá thành thực tế thành phẩm hoàn thành trong kỳ bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Thành phẩm xuất kho tại Công ty được tính như sau: Trị giá thực tế TP xuất kho = Số lượng TP xuất kho x ĐG thực tế bình quân. Trong đó đơn gía thực tế bình quân được tính bình quân cả kỳ dự trữ ( bình quân gia quyền): + Trị giá thực tế thành Trị giá thành phẩm = Đơn giá thực tế phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + bình quân Số lượng thành phẩm Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Công ty sử dụng tài khoản 156 để hạch toán thành phẩm. Khi hạch toán Công ty đã không chi tiết cho tài khoản này mà các thành phẩm chỉ theo dõi chi tiết theo từng loại ở phần hạch toán chi tiết. Các nghiệp vụ liên quan đến thành phẩm, kế toán không lập chứng từ ghi sổ Trình tự hạch toán cụ thể tại Công ty TBGD I về phần hành kế toán thành phẩm như sau: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thành phẩm kế toán cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào máy .Thông thường về phần hành kế toán tại Công ty phát sinh những nghiệp vụ sau chủ yếu sau: Nhập kho thành phẩm từ các phân xưởng sản xuất Xuất kho thành phẩm bán cho khách Xuất hàng đi biếu tặng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Nhập hàng bán bị trả lại( Nếu số hàng này đã được xuất bán ở kỳ trước thì ghi đơn giá là giá xuất của kỳ trước, còn nếu là hàng xuất bán của kỳ hiện tại thì chỉ theo dõi về mặt số lượng chưa theo dõi về mặt giá trị) Cuối kỳ máy sẽ tự động in ra : sổ chi tiết tài khoản 156, Sổ cái tài khoản 156… Để theo dõi tổng hợp hàng tồn kho, Công ty chỉ sử dụng sổ chi tiết tài khoản 156. Sổ chi tiết tài khoản ghi chép các nghiệp vụ theo thời gian phát sinh và chi tiết theo hoá đơn, mỗi nghiệp vụ kế toán được ghi một dòng trên sổ chi tiết. Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán viên không phải ghi sổ mà máy sẽ tự động ghi sổ chi tiết tài khoản sau khi kế toán cập nhật các hoá đơn chứng từ liên quan đến nhập - xuất vật tư. Sổ chi tiết tài khoản cuối kỳ được đối chiếu với sổ chi tiết vật tư để kiểm tra tính chính xác về mặt giá trị của vật tư , và là căn cứ để vào bảng cân đối số phát sinh. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 156, Sổ cái tài khoản 156 được ghi chép như sau: ( Xem biểu 03,04 – Trang sau) Biểu số 03 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49B Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 156 – Hàng hoá Dư nợ đầu kỳ: 9.343.150.613 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17344 Bán hàng học cụ 632 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 632 954.690.659372 01/12 17339 Bán học cụ 632 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 632 16.621.851 01/12 17341 Bán học cụ 632 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 632 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 632 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 632 29.040.000 01/12 119 Nhập 1794 máy tính CASIO - Dự án L12 mở rộng 331 314.766.270 01/12 120 Nhập 390 lố cầu lông - Dự án L12 mở rộng 2006 331 19.500.000 Tổng phát sinh nợ: 334.266.270 Tổng phát sinh có: 53.784.103 Dư nợ cuối kỳ : 9.623.632.780 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 04 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản 156 – Hàng hoá Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐU Số tiền Mã CT Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 9.343.150.613 GS2 1 31/12/2006 Phải thu của khách hàng 131 882.725.216 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 400.912.409 GS1 1 31/12/2006 1368 3.585.035.756 GS1 1 31/12/2006 1368 4.246.579.841 GS1 1 31/12/2006 1368 1.027.672.865 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 8.300.417.200 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nội thất học đường – SX bảng Bỉ 15403 56.960.659 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nhựa 15407 56.269.000 GS2 1 31/12/2006 Xưởng mô hình sinh vật 15408 1.389.975.400 … … …. …. …. … … GS2 1 31/12/2006 Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 3.326.114 Cộng phát sinh trong kỳ 58.268.016.387 38.103.056.484 Dư cuối kỳ 29.508.110.516 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do nghành nghề của Công ty có đặc thù riêng: Thành phẩm đều là các thiết bị phục vụ cho việc dạy và học trong các nhà trường .Nền giáo dục của chúng ta cũng đang trong giai đoạn cải cách liên tục thay đổi để đưa ra một chương trình giáo dục tốt nhất, tiến bộ nhất . Vì vậy, không tránh khỏi việc các thiết bị dạy và học trở nên lạc hậu, lỗi thời hoặc nhiều khi không còn gía trị gì khi chương trình giáo dục thay đổi. Cuối mỗi năm, Công ty thành lập một hội đồng kiểm kê thành phẩm bao gồm các thành viên thuộc ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng chỉ đạo, các phân xưởng sản xuất để xác định xem những thành phẩm nào có thể bị giảm giá. Sau khi kiểm kê, hội đồng này lập ra biên bản kiểm kê kho thành phẩm và bảng kê hàng chậm luân chuyển . Hàng chậm luân chuyển sẽ được phân loại và chuyển đến một kho riêng ( Kho KH06 – Hàng chậm luân chuyển). Dựa trên bảng kê này kế toán lập thêm dự phòng giảm giá thành phẩm. Mức lập dự phòng giảm giá thành phẩm bằng mức độ giảm giá trị còn lại của thành phẩm. Ví dụ: Tại kho KH02 – Giáp Bát có một số mặt hàng đã bị cũ , lạc hậu . Hội đồng kiểm kê thành phẩm đã có biên bản kiểm kê và lập ra Bảng kê hàng chậm luân chuyển cụ thể như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Mẫu số 15K - BQ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I BẢNG KÊ HÀNG CHẬM LUÂN CHUYỂN Kho KH02-Giáp Bát Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006 Tên hàng ĐVT ĐG ban đầu Số lượng TT ban đầu Mức độ giảm GT còn lại Tình trạng Lô 1A 1.Bộ chữ dạy tập viết Bộ 42.000 93 3.906.000 2.500.000 Cũ,lạc hậu Bản đồ phong trào nông dân Tờ 300 1580 474.000 474.000 Cũ, lạc hậu Tranh mẫu chữ số Tờ 400 736 294.400 294.400 Cũ, lạc hậu … .. … … … … … … … … … … … … Cộng 23.800.000 19.500.000 Nhìn vào bảng kê ta thấy mức giảm giá dự kiến là :19.500.000 đồng, như vậy sẽ phải lập thêm mức dự phòng là :18.500.000 đồng . Những mặt hàng nào mà đã lập dự phòng thì không cần phải lập lại nữa mà chỉ cần lập số chênh lệch.Khi hàng chậm luân chuyển được thanh lý thì Công ty tiến hành hoà nhập dự phòng. Bút toán lập dự phòng được kế toán lập chứng từ ghi sổ bằng tay và sau đó cập nhật vào phiếu kế toán trong phần hành tổng hợp. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 03 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Nội Dung Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Lâp dự phòng cho thành phẩm kho Giáp Bát. 159 6426 19.500.000 Kèm theo 23 chứng từ gốc . Người Lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hiện tại Công ty vẫn tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 6426 ) chứ không đưa vào giá vốn hàng bán . Sổ chi tiết tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (Biểu số 05 – Trang sau ) Biểu số 05 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản: 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư có đầu kỳ: 192.500.000 Ngày Số Diễn giải Tài Khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12 03 D ự ph òng giảm giá hàng chậm luân chuyển 6426 19.500.000 … … … … … … 31/12 06 Hoà nhập dự phòng 6426 33.800.000 Phát sinh Nợ: 103.922.040 Phát sinh Có: 311.090.000 Dư có cuối kỳ : 399.667.960 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I: 2.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm: Hạch toán doanh thu bán hàng: Công tác tiêu thụ ở Công ty thiết bị giáo dục I diễn ra quanh năm. Tuy nhiên vào khoảng đầu năm học của các trường học , tức là vào quý cuối cùng của năm thì thường lượng tiêu thụ là nhiều nhất. Một nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì được minh chứng bởi hoá đơn giá trị gia tăng, và chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. Công ty sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng : để hạch toán doanh thu Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm Tài khoản này được chi tiết như sau: TK511100: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm không chịu thuế GTGT TK 511105: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% TK 511110: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 10% TK 5112 : Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng TK 5113 : Doanh thu uỷ thác nhập khẩu TK 5114 : Doanh thu cho thuê dây chuyền TK 5115 : Doanh thu khác Như vậy, doanh thu từ việc bán hàng được theo dõi trên tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm . Và tài khoản này được chi tiết theo thuế suất thuế GTGT mà hàng hoá , sản phẩm bán ra phải chịu. Tuy nhiên, Công ty không theo dõi phân biệt doanh thu từ bán hàng hoá và từ bán thành phẩm. Quá trình hạch toán doanh thu diễn ra như sau: Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng , phòng kinh doanh sẽ tiến hành xác định số tồn kho để lập hoá đơn GTGT. Tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể mà phòng kinh doanh có thể cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu khác nhau Ví dụ : Các khách hàng ở các tỉnh vùng cao, vùng sâu như Yên Bái, Lai Châu… thì phòng kinh doanh để mức chiết khấu là 24%. Những khách hàng quen, thường xuyên mua hàng của Công ty nhưng không thuộc diện trên thì cho hưởng mức chiết khấu là 16% … Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 03 liên: Liên 1( màu tím ) : Lưu Liên 2 ( màu đỏ) : Giao khách hàng Liên 3 ( màu xanh) : Chuyển thủ kho ghi sổ, sau đó chuyển lên phòng kế toán Mẫu hoá đơn GTGT Ví dụ: Ngày 05/11/2006 Công ty bán bộ nhạc cụ gõ (mã số TM2013) cho Công ty sách và thiết bị trường học Thái Bình , Hoá đơn giá trị gia tăng được lập như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 1: Lưu MC/2006b Ngày 05 tháng 11 năm 2006 0017630 Họ và tên người mua hàng: Trần Thanh Hương. Đơn vị: Công ty sách thiết bị trường học Thái Bình Địa chỉ: TX Thái Bình - Tỉnh Thái Bình - Hình thức thanh toán :Tiền mặt. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 3 4 1 Bộ nhạc cụ gõ Bộ 80 35.000 2.800.000 Cộng tiền hàng : 2.800.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 140.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.940.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai triệu chín trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn . Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họtên) ( Ký,ghi rõ họtên) (Ký ,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi nhận được hoá đơn, kế toán cập nhật vào phần hành bán hàng của phần mềm Fast. Những thông tin được cập nhật bao gồm: Ngày, Chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng và các thông tin khác liên quan đến khách hàng, hình thức thanh toán, chủng loại, số lượng hàng bán , đơn giá, thành tiền , chiết khấu, tiền thuế GTGT, tài khoản Nợ, tài khoản Có. Những thông tin được cập nhật vào phần hành này sẽ được chuyển sang các phần hành khác như phải thu khách hàng, vật tư, tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng ( Nếu thanh toán ngay) Do Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Khi sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty để khai báo thẻ kho kế toán phải khai báo cụ thể cho từng mặt hàng, mặt hàng nào chịu thuế GTGT 5%, mặt hàng nào phải chịu 10%...Vì vậy khi kế toán cập nhật các số liệu theo chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ định khoản luôn trên máy và máy sẽ tự động in ra các sổ theo yêu cầu.. Trong kỳ, kế toán định khoản các nghiệp vụ tiêu thụ trên máy như sau: Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511100(511105,511110) : Doanh thu thuần Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Kế toán định khoản nghiệp vụ bán hàng ở hoá đơn trên như sau: Nợ TK 111: 2.940.000 Có TK 511105 : 2.800.000 Có TK 33311 : 140.000 Cuối kỳ, sau khi tính đơn giá trung bình tháng, thì máy tự động ghi giá vốn cho tất cả hàng hoá bán ra. Ngoài ra, Công ty còn có bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê này kê khai tất cả các chứng từ theo số hiệu của chúng, theo thuế suất thuế GTGT mà hàng bán ra phải chịu. Cuối mỗi kỳ hạch toán, kế toán đối chiếu bảng kê này với các chứng từ phát sinh để kiểm tra tính có thật của các chứng từ đã được cập nhật và tính chính xác của các số liệu. Bảng kê chứng từ này còn dùng để đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản doanh thu hàng bán ra (TK 511100,511105,511110), sổ chi tiết tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra ( chi tiết cho từng loại thuế suất ) khi cần thiết. Mẫu Bảng kê chứng từ cho hàng hoá bán ra chịu thuế suất 5% ( Biểu số 06 – Trang sau) Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 511105 ( Biểu số 07 – Trang sau) Biểu số 06 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh 01/12 17337 Bán hàng học cụ 632 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 632 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 632 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 632 1561 16.621.851 01/12 17341 Bán học cụ 632 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 632 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 632 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 632 1561 29.040.000 01/12 119 Nhập 1794 máy tính CASIO - Dự án L12 mở rộng 1561 331 314.766.270 01/12 120 Nhập 390 lố cầu lông - Dự án L12 mở rộng 2006 1561 19.500.331000 19.500.000 Tổng cộng: 388.050.373 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 07 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 511105 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% Dư có đầu kỳ: 30.538.386.672 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17338 Bán học cụ 131 728.605 01/12 17339 Bán học cụ 131 271.600 01/12 17340 Bán học cụ 131 15.9990224 01/12 17341 Bán học cụ 131 3.078.134 01/12 17343 Bán học cụ 131 414.110 01/12 17344 Bán học cụ 131 31.009.524 Tổng phát sinh nợ: Tổng phát sinh có: 51.501.197 Dư cuối kỳ : 30.589.887.869 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ của doanh thu của Công ty chỉ có hai khoản đó là: Hàng bán bị trả lại Chiết khấu thương mại ( Công ty không có giảm giá hàng bán ) Hàng bán bị trả lại là hàng mà Công ty xuất bán cho khách hàng do sai quy cách, hỏng hóc không đạt yêu cầu như thoả thuận nên khách hàng không chấp nhận và gửi trả lại Công ty. Về Chiết khấu thương mại, Công ty cho một số đối tượng khách hàng được hưởng theo sự chỉ đạo của Bộ Giáo dục và đào tạo . Ví dụ như các tỉnh như Yên Bái, Lai Châu… thì cho hưởng chiết khấu 24% các khách hàng lâu năm của công ty thì cho hưởng chiết khấu là 16%. Khi Công ty bán hàng chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thì trong hoá đơn giá trị gia tăng có ghi dòng chiết khấu ( Xem Mẫu hoá đơn ở phần trên ). Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán là số tiền đã trừ chiết khấu . Khi cập nhật vào máy thì kế toán chỉ cập nhật doanh thu thuần ( doanh thu bán hàng đã trừ chiết khấu ) chứ không sử dụng tài khoản 521 – Chiết khấu hàng bán . Về hàng bán bị trả lại, khi khách hàng gửi trả lại hàng cho Công ty thì Công ty phải cử người kiểm tra lại chất lượng lô hàng bị trả lại, Nếu đúng là số hàng đó không đạt yêu cầu đã thoả thuận với khách hàng và Công ty đồng ý nhận lại lô hàng trả này thì kế toán sẽ tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng để ghi nhận số hàng bị trả lại và thanh toán tiền cho khách hàng (Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán bị trả lại đã có ở phần trên). Khi cập nhật hoá đơn này vào máy cũng tương tự như khi cập nhật hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán , nhưng chỉ có điều số liệu phải ghi số âm . Theo như ví dụ ở mẫu hoá đơn đã nêu trên thì máy sẽ cập nhật số liệu vào các tài khoản liên quan như sau: Nợ TK 111(131,112): -6.568.800 Có TK 5111 : -6.256.000 Có TK 33311 : - 312.800 Còn việc ghi giảm giá vốn thì được máy tự hạch toán vào cuối kỳ khi tính đơn giá bình quân thành phẩm xuất kho và cũng được ghi âm tương tự như đã ghi âm doanh thu: Nợ TK 632 Có TK 156: ( Ghi số âm giá vốn hàng đã bị trả lại ) Hạch toán giá vốn hàng bán : Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Giá vốn hàng bán ra được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, kỳ tính đơn giá bình quân lại là một năm. Do đó, cuối kỳ người ta mới tính được giá vốn hàng bán ra, trong kỳ chỉ theo dõi hàng bán ra về mặt số lượng. Vì thế, thời điểm quyết toán năm là thời điểm vô cùng bận rộn của phòng kế toán Công ty, và công việc chiếm mất rất nhiều thời gian của các cán bộ kế toán đó là đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết thành phẩm với sổ chi tiết tài khoản thành phẩm và tài khoản giá vốn . Trong kỳ, gía vốn hàng bán được ghi nhận khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty và chấp nhận thanh toán hoặc khách hàng và Công ty đã ký hợp đồng dù hàng đã được xuất khỏi kho hay chưa, dù khách hàng đã nhận được hàng hoặc chưa nhận được hàng ( Công ty không sử dụng tài khoản 157 – Hàng gửi bán - khi đang chuyển hàng theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên ) . Những thành phẩm xuất kho dùng để biếu tặng, giới thiệu sản phẩm không được Công ty phản ánh vào giá vốn hàng bán mà phản ánh thẳng luôn vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 642) và chi phí bán hàng (TK 641). Khi chạy xong đơn gía bình quân thì sổ chi tiết tài khoản 632 cũng được máy hoàn tất . Để theo dõi giá vốn hàng bán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 632 Mẫu sổ chi tiết tài khoản 632 như sau: ( Biểu số 08 – trang sau) Biểu số 08 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Dư nợ đầu kỳ: 9.484.447.881 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17337 Bán hàng học cụ 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 1561 16.621.850 01/12 17341 Bán học cụ 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 1561 29.040.000 Tổng phát sinh nợ: 53.784.103 Tổng phát sinh có: Dư nợ cuối kỳ : 9.538.231.984 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ