Chuyên đề Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Chương Dương

các chứng từ ban đầu về tiền lương gồm có : - Bảng chấm công. (Mẫu số 01 - LĐLT) - Bảng thanh toán lương. (Mẫu số 02 - LĐTL) - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. (Mẫu số 03 - LĐTL) - Phiếu ghi thanh toán bảo hiểm xã hội. (Mẫu số 04 - LĐTL) - Bảng thanh toán thưởng. (Mẫu số 05 - LĐTL) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng mang tính thống nhất trong các doanh nghiệp nhà nước có thể sử dụng thêm các chứng từ mang tính hướng dẫn như : - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. (Mẫu số 06 - LĐTL). - Phiếu làm thêm giờ. (Mẫu số 08 - LĐTL). - Hợp đồng giao khoán. (Mẫu số 08 - LĐTL) - Biên bản điều tra tai nạn lao động. (Mẫu số 09 - LĐTL) - Các phiếu chi, các chứng từ, tài liệu về các khoản khấu trừ, trích nộp... có liên quan. Những người lập chứng từ phải lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập, chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của số liệu các nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về lao động tiền lương phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho ghi chép, tổng hợp kịp thời của các cá nhân, bộ phận có liên quan. * Tài Khoản Sử Dụng. Hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn kế toán sử dụng chủ yếu hai tài khoản (TK) là TK 334 “Phải trả cho công nhân viên”, và TK 338 “ Phải trả phải nộp khác”. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản này như sau. + Tài khoản 334 “Phải trả cho công nhân viên”. TK này được dùng để phản ánh các khoản chi phí phải trả, và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK334 như sau. • Bên nợ: + Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho công nhân viên. + Các khoản khấu trừ vào tiền lương (tiền công ) của công nhân viên. • Bên có : + Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. • Số dư : TK334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp cá biệt. - Dư nợ (nếu có): phản ánh các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH đã trả thừa, quá, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. - Dư có : phản ánh các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. - Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung đó là thanh toán tiền lương và các khoản khác. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan tới quá trình hạch toán tiền lương như : + Tài khoản 111: Tiền mặt + Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng + Tài khoản 138: Phải thu khác + Tài khoản 335: Chi phí trích trước + Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp + Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung + Tài khoản 641: Chi phí bán hàng + Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.2. Hạch toán các khoản trích theo lương : Tài khoản sử dụng để hạch toán là TK 338 “Phải trả - phải nộp khác”. Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị, phải trả về vay mượn tạm thời vật tư, tiền vốn... Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có các khoản trực tiếp liên quan đến công nhân viên : BHXH, BHYT, KPCĐ được thể hiện trên các tài khoản cấp hai của TK 338 “Phải trả - phải nộp khác”, khi hạch toán kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp hai này, đó là các tài khoản sau : + Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn. + Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội. + Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK338 như sau. • Bên nợ: Phản ánh việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo % quy định tính vào chi phí SXKD và trừ vào tiền lương của công nhân viên. + Các khoản đã trả đã nộp khác. + Xử lý giá trị tài sản thừa. + Thuế phải nộp tính trên doanh thu nhận trước. • Bên có: tình hình chi tiêu kinh phí công đoàn, tính trả BHXH, BHYT, KPCĐ. + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. + Số đã nộp, số đã trả lớn hơn số phải nộp ,chưa trả được hoàn lại. + Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ. • Số dư: + Dư nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. + Dư có : số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý . Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương TK334 TK3382,3383,3384 TK622,627,641,642,241 Quỹ BHXH trả trực Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tiếp cho CNV (19%) TK111,112,311 TK334 BHYT trừ vào lương của CNV Nộp BHXH,BHYT,KPCĐ hoặc chi BHXH,BHYT, KPCĐ tại Doanh nghiệp TK111,112 KPCĐ chi vượt được cấp bù 1.3.3. Quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương : Có thể nói quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH,BHYT,KPCĐ) là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho Doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Tổ chức tốt công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý lao động của Doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cho các cơ sở tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối lao động. Ngoài ra công tác này được tổ chức tốt sẽ giúp cho Doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi phí chủ yếu của Doanh nghiệp, nó liên quan đến CPSXKD, giá thành sản phẩm dịch vụ. Mặt khác còn là sự xem xét quan trọng khi đánh giá hàng tồn kho (sản phẩm dở dang) có đúng và hợp lý không. Việc tính toán phân bổ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương không đúng đắn sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu về kết quả kinh doanh trong thời kỳ của Doạnh nghiệp. Chính vì vậy mà công tác kế toán quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương rất cần thiết, giúp cho Doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí vì tính kém hiệu quả trong việc sử dụng lao đọng hoặc bị ăn cắp thông qua sự gian lận tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác kế toán quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện tốt Doanh nghiệp sẽ luôn đạt được những mục tiêu sau : + Tính hiện thực : không có danh sách “ ma ” hoặc danh sách khống. + Tính trọn vẹn : tính đủ lương phát sinh trong kỳ + Tính phân loại : phân đúng loại nhân viên chức, chi phí và thu nhập + Tính chính xác máy móc : tính chính xác mức lương cá biệt và mức lương công dồn. + Việc định giá : Đưn giá lương đúng cấp bậc, hợp đồng hoặc mức lương khoán. + Xác minh quyền và trách nhiệm : lương để trả, nhân viên đã tuyển, phản ánh đúng quyền của đơn vị, lương và khoản thù lao phải trả phản ánh đúng nghĩa vụ của đơn vị. 1.3.4. Kế toán tổng hợp phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Hàng tháng kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định bằng việc lập “Bảng phân bổ tiền lương và tính BHXH”. Biểu 01: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH STT Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK334 Phải trả cho CNV TK338 Phải trả phải nộp khác TK335 Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK334 KPCĐ BHXH BHYT Cộng có TK338 CP phải trả 1 TK622 - CP NCTT - Phân xưởng: ......... 2 TK627- CPSX chung - Phân xưởng: .......... Cộng Việc lập bảng phân bổ tiền lương và trích, BHXH, BHYT, KPCĐ là rất quan trọng và cần thiết, nó là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cho các đối tượng có liên quan. 1.4. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương áp dụng trong doanh nghiệp . Tuỳ theo từng điều kiện sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như trang thiết bị,máy tính mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp. Hiện nay có bốn hình thức sổ kế toán như sau. 1.4.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Hình thức này gồm các sổ kế toán sau: + Sổ Nhật ký chung: là sổ định khoản và quản lý số phát sinh. + Sổ cái tài khoản. + Các sổ thẻ kế toán chi tiết: Sổ vật tư, sổ tiền lương và bảo hiểm, sổ TSCĐ, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ sản phẩm hàng hoá, sổ doanh thu .... Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc và bảng tổng hợp, chứng từ gốc để ghi sổ Nhật Ký Chung, sau đó ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan của các nghiệp vụ đố. Ưu điểm: Dễ ghi chép đơn giản, thuận lợi trong áp dụng máy vi tính tính toán. Thường áp dụng ở các doanh nghiệp có bộ máy kế toán được cơ giới hoá. Nhược điểm: Việc tổng hợp báo cáo chậm, khó phân công công tác. 1.4.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. Hình thức này gồm các loại sổ sau: + Sổ Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo vế có của tài khoản. Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể phản ánh trực tiếp lên Nhật ký chứng từ được. + Sổ cái các tài khoản. + Sổ chi tiết liên quan. Ưu điểm: Cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhược điểm: Ghi chép phức tạp, khó áp dụng máy vi tính. Chủ yếu áp dụng tại Doanh nghiệp có quy mô lớn, cán bộ kế toán có trình độ cao. 1.4.3. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái. Phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký sổ cái. Bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết: + Sổ Nhật ký sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết các loại. Ưu điểm: Dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra số liệu. Nhược điểm: - Khó phân công lao độnghay áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán. - Việc ghi chép sẽ cồng kềnh, phức tạp khi có nhiều nghiệp vụ phát sinh. - Chỉ phù hợp với Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản và phat sinh ít nghiệp vụ kinh tế. 1.4.4. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bản tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hoặc cùng nội dung kinh tế lập ra Chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Hình thức này gồm các loại sổ kế toán sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái các tài khoản tổng hợp. + Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu ... thuận lợi cho phân công lao động và cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp, đối chiếu, kiểm tra chậm. phần II Thực trạng hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội tai công ty cổ phần chương dương. 2.1.Tổng quan về nghiệp. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 2.2. Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần chương dương. 2.2.1. Phân loại lao động và hạch toán lao động tại công ty. Trong các doanh nghiệp công nhân viên gồm nhiều loại, thực hiện những nhiệm vụ và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của doanh nghiệp cần phải tổ chức lao động trong doanh nghiệp, đảm bảo số lượng lao động, cơ cấu ngành nghề, cấp bâc kỹ thuật và phân bổ lao động trong từng lĩnh vực hoạt động một cách phù hợp, cân đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác cần phải tổ chức kế toán tiền lương đảm bảo tính và trả lương chính xác, đúng chính sách, chế độ, phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội đúng đối tượng. Do vậy việc phân loại lao động trong doanh nghiệp sẽ giúp cho công tác tổ chức lao động và tổ chức kế toán tiền lương trong doanh nghiệp thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình. Công nhân viên trong Công ty là số lao động trong danh sách do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và trả lương. Tuỳ theo từng loại hình sản xuất kinh doanh cán bộ công nhân viên được chia thành hai loại chính theo tính chất của công việc. + Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản. + Công nhân viên thuộc các hoạt động khác. - Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản bao gồm toàn bộ số lao động trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính. Loại này chia làm 5 loại nhỏ: + Công nhân sản xuất . + Công nhân học nghề. + Nhân viên kỹ thuật. + Nhân viên quản lý kinh tế. + Nhân viên quản lý hành chính. + Công nhân viên - Công nhân viên thuộc các hoạt động khác. + Số lao động hoạt động trong các lĩnh vực khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp như : cán bộ công nhân viên chuyên làm các công tác Đảng, đoàn thể (Công đoàn thanh niên ). Nói tóm lại công nhân viên trong công ty gồm nhiều loại khác nhau về trình độ, bậc thợ, làm việc ở các bộ phận khác nhau, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Do đó cần phải phân loại lao động để sử dụng số lượng lao động hợp lý, có cơ sở hạch toán tiền lương chính xác. - Về hạch toán lao động. + ở Công ty là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. 2.2.2. Hình thức tiền lương, quỹ lương và quy chế chi trả tiền lương trong công ty. * Hình thức tiền lương : Hiện nay toàn bộ công nhân viên trong công ty hưởng lương theo thời gian và sản phẩm. * Quỹ lương. + Nguồn hình thành quỹ lương: Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương tương ứng để trả lương cho người lao động bao gồm. - Quỹ lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. - Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. * Sử dụng quỹ tiền lương để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt chi so với quỹ tiền lương doanh nghiệp có, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương cho các quỹ sau. - Qũy tiền lương : Trả trực tiếp cho người lao động theo lương sản phẩm, lương thời gian. (ít nhất là bằng 76%). - Quỹ khen thưởng : Từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, thành tích trong công tác (Tối đa không quá 10% tổng quỹ lương). - Quỹ dự phòng cho năm sau: (Tối đa không quá 12% tổng quỹ lương). Quỹ tiền lương của Công ty cổ phần Chương Dương là tổng quỹ tiền lương được tính theo số cán bộ công nhân viên của Công ty mà Công ty quản lý và chi trả lương. - Ngoài ra còn các khoản chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Về phương diện hạch toán Công ty chia tiền lương làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Việc phân chia này giúp cho việc hạch toán tập hợp chi phí chính xác, từ đó phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm . * Quy chế chi trả lương trong Công ty: Những nội dung chủ yếu để xây dựng quy trả lương trong doanh nghiệp Nhà nước kèm theo công văn số 4320/LĐTBXH - tiền lương ngày 29/12/1998 của Bộ lao động - TBXH). Trong phần này quy định những nội dung thống nhất, có tính nguyên tắc cụ thể. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức lao động doanh nghiệp quy định chế độ trả lương cụ htể gắn với kết quả cuối cùng của từng người lao động từng bộ phận như sau: + Đối với lao động trả lương theo thời gian (viên chức quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành phục vụ và các đối tượng khác mà không thể trả lương theo sản phẩm ). + Đối với lao động trả lương theo sản phẩm . * Nói chung quy chế trả lương tại Công ty như sau : - Lãnh đạo tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch sản xuất. - Bố trí sắp xếp cán bộ công nhân viên phù hợp theo tiêu chuẩn và nhu cầu thực tế đặt ra. - Việc phân phối tiền lương tại công ty là căn cứ các mức bậc lương cơ bản đã được ký kết giữa người lao động với Công ty và số ngày làm việc thực tế. Ngoài việc chi trả lương cho người lao động theo mức lương cơ bản Công ty còn thanh toán theo cán bộ công nhân viên và người lao động theo các khoản sau đây: + Chi tiền nghỉ phép cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Lương cơ bản Tiền phép = x Ngày phép nghỉ thực tế Ngày công quy định 2.2.3. Về BHXH, BHYT, KPCĐ ở Công ty. Theo nghị định tại điều 36 - chương II của điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành theo Nghị định số 12/ CP ngày 26/1/1995 của Chính phủ về việc trích lập quỹ BHXH. - Theo nghị định này Công ty trích lập các khoản theo lương sau: - BHXH =15% tổng quỹ lương phần này trích vào chi phí, GTSP - BHYT = 2% tổng quỹ lương Công ty trực tiếp mua của CNV: - BHXH = 5% Theo tiền lương cơ bản của cán bộ công nhân viên chức. - BHYT =1% Và để dùng như sau: - Số BHXH trích 20% theo tổng quỹ lương phỉ nộp toàn bộ cho cơ quan BHXH cấp trên. - Sổ BHYT là 3% của tổng quỹ lương để mua thẻ BHYT cho cán bộ công nhân viên. a) Quy chế thanh quyết toán BHXH Công ty Cổ phần Chương Dương. Theo quy định của Công ty BHXH, kể từ ngày 01/7/1995 thì nộp tất cả BHXH cho cơ quan BHXH (gồm BHXH tính vào giá thành và BHXH thu của cán bộ công nhân viên, đến cuối tháng Công ty chuyển chứng từ lên cho cơ quan BHXH để thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ cơ quan BHXH sẽ thanh toán trả lại cho Công ty HN- EVC. b) Chế độ trợ cấp BHXH tại công ty cổ phần Chương Dương Mức BHXH ốm, đau Lương cơ bản số ngày được = x 75% x nghỉ thưởng CNV được hưởng bệnh .... 26 ngày BHXH Hoặc : Mức BHXH sẩy thai Lương cơ bản số ngày được = x 100% x nghỉ thưởng CNV được hưởng đẻ 26 ngày BHXH c) Kinh phí công đoàn. Cũng được hình thành do việc trích lập, tính vào CPSXKD của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp trong tháng, KPCĐ do doanh nghiệp trích lập cũng được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quy định: một phần nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên và một phần để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp . d) Bảo hiểm y tế. Phân theo chế độ quy định doanh nghiệp phải gánh chịu sẽ được tính vào CPSXKD của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng. Phần BHYT người lao động phải gánh chịu thông thường trừ vào tiền lương CNV. BHYT được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để phục vụ bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ của CNV như khám chữa bệnh. 2.3 Hạch toán phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tại công ty cổ phần Chương Dương. 2.3.1 Chứng từ sử dụng : - Bảng thanh toán lương của CBCNV. - Bảng phân bổ số 1, “ Bảng thanh toán lương, trích BHXH, BHYT ”. - Bảng chấm công lao động - Sổ theo dõi BHXH + Trình tự luân chuyển chứng từ : Khi có bảng chấm công các bảng thanh toán, bảng phân phối của các bộ phận, các tổ chức chuyển cho phòng kế toán tài vụ làm căn cứ kiểm tra lương, bộ phận tiền lương làm căn cứ các chứng từ nhận được và lập bảng thanh toán tổng hợp trong tháng trình Giám đốc xét duyệt và ký, sau đó kế toán viết chứng từ chi lương. 2.3.2 Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 334 : Phải trả CNV - Tài khoản 338 : Phải trả phải nộp khác - Tài khoản 3383 : BHXH - Tài khoản 3384 : BHYT Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như : - Tài khoản 141 : Tạm ứng - Tài khoản 622 : Chi phí nhân công trực tiếp - Tài khoản 627 : Chi phí sản xuất chung - Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng - Tài khoản 642 : Chi phí QLDN - Tài khoản 335 : Chi phí phải trả Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng và tính các khoản BHXH, BHYT theo quy định của công ty và lập bảng phân bổ số 1 “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH ”. 2.4 Tổ chức hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp BHXH phải trả Tại công TY. 2.4.1 Hạch toán tiền lương tại công ty cổ phần Chương Dương. Nghị định 06/ chính phủ ngày 21/1/1997, chính phủ ra quyết định nâng mức lương tối thiểu 120.000 đ/1tháng lên 144.000 đ/1 tháng cho các đối tượng hưởng lương và tăng mức trợ cấp 20% đối với đối tượng hưởng trợ cấp hàng tháng theo chế độ Bảo hiểm xã hội. Công ty cổ phần Chương Dương dựa trên quyết định này, đã thực hiện 2 hình thức lương chính đó là hình thức lương theo thời gian và hình thức lương theo sản phẩm. Hai hình thức này cùng có ưu điểm là đơn giản, dễ theo dõi và tạo cho CBCNV gắn bó và làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo nghị định 06/CP sẽ được nghiên cứu sau đây: 2.4.1.1 Hình thức tiền lương thời gian Là hình thức tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động thường áp dụng cho những lao động làm công tác lãnh đạo, văn phòng như ban giám đốc, tổ chức hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ.... Hình thức này chính là hình thức trả lương cho CNV làm việc ở các bộ phận gián tiếp sản xuất. Cách tính : Tiền lương thời gian phải trả = thời gian làm việc x đơn giá thời gian. Mức lương tháng Mức lương = x Hệ số mức lương theo cấp bậc tối thiểu Trước khi đi vào bảng thanh toán lương thời gian kế toán lương căn cứ vào bảng chấm công này để thấy được thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghie được hưởng lương theo chế độ quy định để tính lương phải trả. Ký hiệu bảng chấm công Làm lương sản phẩm K Con ốm mẹ nghỉ Cô Làm lương thời gian x Thai sản Đ Làm lương sản phẩm ca 3 Kđ Tai nạn lao động T Làm lương thời gian ca 3 Kđ Phép năm F Máy hỏng M Nghỉ lễ L Mất điện mất nước E Chủ nhật CN Thiếu nguyên vật liệu V Học tập H Mưa bão B Công việc C Không nhiệm vụ sản xuất P Nghỉ việc có lương R Di chuyển Q Nghỉ việc riêng không lương Ro Con bú CB Nghỉ vô kỷ luật O ốm Ô Mẫu bảng chấm công được thể hiện ở biểu 1: * Cơ sở chứng từ tính lương theo sản phẩm : Làm bảng kê khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành, doanh số bán hàng, biên bản nghiệm thu .... Bảng này được kê chi tiết theo từng phân xưởng, nhà máy, phòng ban. Đối tượng tính lương theo sản phẩm có xác nhận của người kiểm tra nghiệm thu. Trên cơ sở bảng chấm công và bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, kế toán lập bảng thanh toán lương từng phân xưởng, nhà máy, phòng ban. Từ đó lập bảng thanh toán lương của toàn doanh nghiệp và làm thủ tục rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền lương. Nguyên tắc của việc trừ lương là tiến hành trừ dần, tránh trừ hết vào một lần (nếu khoản khấu trừ lớn), để ít gây biến động đến đời sống của người lao động. Tiền lương phải được phát đến tận tay người lao động hoặc do đại diện tập thể lĩnh cho cả tập thể. Việc phát lương do thủ quỹ đảm nhận, người nhận lương ký vào bảng thanh toán lương. 2.4.1. 2 Hình thức tiền lương sản phẩm Là hình thức tiền lương tính theo khối lượng (số lượng) sản phẩm công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng,....thường áp dụng cho những lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm như nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng. + Cách tính : T Tsp = x q V Trong đó : Tsp là tiền lương sản phẩm T là lương chính của CBCNV V là số ngày đi làm q là ngày phép nghỉ thực tế 2.4.2. Tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất : Dựa trên định mức lao động và công việc mà phòng tổ chức hành chính giao xuống cho phân xưởng, nhân viên thống kê sẽ tiến hành giao việc cho từng tổ. Kết quả lao động là số sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, cho phép tỷ lệ hỏng là 2%, nếu vượt quá sẽ trừ vào lương công nhân. Nhân viên thống kê phân xưởng sẽ căn cứ vào định mức, sản phẩm hoàn thành đúng quy cách trong tháng để tính cho từng bước công nghệ. Như vậy ở công ty nhân viên thống kê tiến hành tính toán lương phải trả cho từng công nhân trong tháng. Phòng kế toán kiểm tra chỉ kiểm tra, tổng hợp số liệu cần thiết về tiền lương công nhân sản xuất từ dưới phân xưởng đưa lên. Cụ thể : + Hàng ngày nhân viên thống kê giao dịch mức công việc xuống từng tổ. Vì sản xuất theo dây truyền nên tuỳ theo đặc điểm công đoạn mà có công đoạn tính được sản phẩm của từng người, nhưng có công đoạn không tính được sản phẩm của từng người.Vì thế tổ trưởng phải theo dõi, ghi chép số lượng sản phẩm của từng công nhân. Đối với tổ không tính được sản phẩm của từng người thì căn cứ là số ngày công và hệ số của từng người, do trong tổ bình bầu theo năng lực của từng người, cuối tháng gửi lên cho nhân viên thống kê phân xưởng. + Căn cứ vào sản lượng thực tế đúng quy cách và các bảng sản lượng, bảng hệ số của các tổ gửi lên, nhân viên thống kê phân xưởng tính lương cho từng công nhân. Biểu 2 : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Phân xưởng mộc I tháng 10/2001 STT Tên, nhãn hiệu sản phẩm Số lượng thực nhập Đơn giá (đồng) Thành tiền Loại I (sản phẩm) Phế (sản phẩm ) 1 Tủ 195.400 2.932 305 59.597.000 2 Bàn 18.831 227 305 5.743.500 Cộng 214.231 3.159 65.340.500 Như vậy lương sản phẩm tháng 10/2001 của phân xưởng mộc là 65.340.500 đồng. Lương trả ở đây chỉ tính cho sản phẩm loại I. Ví dụ : Tính lương tháng 10/2001 cho phân xưởng mộc như sau : Trong dây truyền sản xuất gồm : gỗ các loại đưa vào lò Sấy > Xẻ thành phôi > Bào thấm > soi rãnh ria > đóng gói > Nhập kho thành phẩm. Như vậy nhân viên thống kê căn cứ vào số sản phẩm loại I của mỗi người và đơn giá công đoạn này, tính lương cho từng công nhân. Trong công đoạn trên thì công đoạn Sấy và Xẻ là không thể tính được sản phẩm của từng người nên phải tính theo các