Chuyên đề Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xây dựng thủy lợi Ninh Bình

ch sản xuất của mình. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương, BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương. + Ghi chép phản ánh số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. + Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết, hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, đúng phương pháp. + Lập báo cáo về lao động tiền lương. + Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề ra các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp. II. Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1. Hạch toán lao động tiền lương và trợ cấp BHXH. 1.1. Hạch toán lao động tiền lương Trong quá trình quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp cần phải tiến hành tổ chức hạch toán các chỉ tiêu có liên quan đến lao động là hạch toán về số lượng lao động, thời gian lao động, thời gian và kết quả lao động. - Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề. Việc hạch toán số lượng lao động thường được thực hiện bằng “sổ danh sách lao động” của doanh nghiệp và thường ở các phòng theo dõi lao động. Cơ sở để ghi “sổ theo dõi lao động” là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… các chứng từ thường do phòng quản lý lao động – tiền lương lập mỗi khi nâng bậc thuyên chuyển công tác, thôi việc… - Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động từng cônh nhân ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Thông thường từng bộ phận sử dụng lao động dùng bảng chấm công để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp kịp thời cho việc quản lý tình huống huy động. Sử dụng thời gian công nhân tham gia lao động và là cơ sở để tính lương đối với bộ phận hưởng lương theo thời gian. Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho người lao động. - Hạch toán kết quả lao động là theo dõi ghi chép kết quả lao động của công nhân viên biểu hiện bằng số lượng sản phẩm, công việc đã được hoàn thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. - Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ các công tác quản lý và hạch toán lao động. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận làm căn cứ tính lương, tính thưởng và kiểm tra lao động thực tế tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. 1.2. Hạch toán tiền lương và trợ cấp BHXH. Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp trên cơ sở chứng ừ hạch toán về lao động và chế độ chính sách lao động tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành và các quy chế về lao động, tiền lương mà doanh nghiệp đang áp dụng. Việc tính toán tiền lương và trợ cấp BHXH của người lao động trong doanh nghiệp do phòng tổ chức lao động tiền lương tính trực tiếp hoặc giao cho nhân viên hạch toán phân xưởng thực hiện, phòng kế hoạch kiểm tra tổng hợp tính toán lại trước khi thanh toán. Hàng tháng căn cứ vào bảng tính toán tiền lương chi tiết đã lập cho từng tổ, bộ phận kế toán tiền lương tiến hành lập “bảng tổng hợp thanh toán tiền lương” cho từng phân xưởng và cho toàn doanh nghiệp. Số liệu trên bảng thanh toán lương toàn doanh nghiệp là căn cứ để xin rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để thanh toán lương đồng thời cũng là cơ sở để kế toán tổng hợp tính và phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sử dụng lao động (để lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH) trong trường hợp có áp dụng tiền lương cho người lao động cần tính toán và lập bảng phân bổ tiền lương để theo dõi và chi trả theo đúng chế độ quy định. Khi người lao động được hưởng trợ cấp BHXH thì căn cứ vào chứng từ hạch toán có liên quan để tính toán tổng hợp vào “bảng thanh toán BHXH”, là căn cứ để chi trả BHXH cho người lao động được hưởng trợ cấp BHXH, sau khi lập xong bảng thanh toán tiền lương toàn doanh nghiệp kế toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt trên cơ sở đó kế toán thanh toán viết phiếu chi và thanh toán tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp BHXH phải chi trả đầy đủ và kịp thời cho người lao động. Việc thanh toán tiền lương thường chia làm hai kỳ trong tháng, kỳ 1 được chia tạm ứng 60 – 70% lương, kỳ 2 thanh toán phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ của công nhân viên, moõi lần khi chi trả lương doanh nghiệp phải viết giấy xin rút tiền mặt tại ngân hàng căn cứ vào số dư tiền gửi tại tài khoản của đơn vị, khi nhập quỹ tiền mặt về quỹ phải thực hiện việc chi trả lương và các khoản chi cùng lương trên bảng thanh toán và phiếu trả lương, việc chi trả lương phải thực hiện theo đúng thời gian quy định, nếu quá hạn mà còn chưa nhận được lương thì thủ qũy phải lập danh sách chuyển sang các khoản phải nộp, phải trả khác, người lao động khi nhận được lương cũng cần phải thực hiện kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ, đối với khoản trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động kế toán BHXH dựa trên chứng từ có xác nhận và căn cứ vào các quy định về BHXH cho từng bộ phận trong đó ghi rõ các khoản trợ cấp cho từng người sau đó được kế toán trưởng và thủ trưởng đươn vị ký duyệt dùng làm căn cứ chi trả. 2. Nội dung của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.1. Phương pháp hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động. Để tính đúng, tính đủ lương cho người lao động phù hợp với số lượng, chất lượng công việc cũng như thời gian làm việc của họ thì trước hết phải hạch toán đầy đủ về thời gian lao động và kết quả lao động là cơ sở quan trọngđể kế toán tính toán lương phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động đó là việc thanh toán ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc số ngày nghỉ việc vắng mặt của mỗi người, mỗi bộ phận sản xuất để tính ra tiền lương thời gian phải trả cho mỗi người. Chứng từ để hạch toán toán thời gian lao động là bảng chấm công, bảng này dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt của từng tổ, phòng ban và mỗi tháng một tờ để theo dõi từng ngày làm việc, trong bảng ghi rõ những ngày được nghỉ theo quy định, những nagỳ làm việc thêm đều có ký hiệu chấm công tương ứng đồng thời ghi rõ sự vắng mặt của người lao động, cuối tháng tổ trưởng tổng hợp tình hình sử dụng lao động theo thời gian, số có mặt theo từng nguyên nhân sau đó cung cấp số liệu cho bộ phận kế toán phân xưởng kiểm tra, xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công, sau đó tổng hợp báo cáo cho phòng lao động tiền lương và cuối tháng chuyển bảng chấm công cho phòng kế toán để tính lương. Việc hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ con ốm do y tế cấp và xác nhận và sau đó các chứng từ này được chuyển ên phòng kế toán làm căn cứ ghi vào bảng chấm công. Hạch toán kết quả lao động: là việc theo dõi ghi chép chính xác số lượng và chất lượng công việc, sản phẩm hoàn thành của từng cá nhân hoặc tập thể làm căn cứ tính và trả lương theo sản phẩm. Tuỳ theo đặc điểm kinh tế kỹ thuật của mỗi doanh nghiệp mà chứng từ sử dụng để hạch toán kết quả lao động của từng cá nhân, tập thể người lao động được doanh nghiệp lựa chọn cho thích hợp. Đối với những đơn vị có thực hiện việc giao định mức sản lượng sản xuất thì có thể sử dụng các chứng từ về số lượng sản phẩm hoàn thành nhập kho sau khi đã nghiệm thu hoặc là bảng chấm điểm chất lượng lao động, đối với các đơn vị không giao định mức sản lượng cụ thể, hàng ngày căn cứ vào các phiếu giao việc hay lệnh sản xuất, tô trưởng giao việc cho từng người trong đó ghi rõ nội dung công việc và thời gian hoàn thành để nghiệm thu ghi vào chứng từ, chứng từ này đựoc ký duyệt rồi chuyển cho kế toán phân xưởng, sau đó chuyển sang kế toán phân xưởng sau đó chuyển vào phòng kế toán làm căn cứ để tính và trả lương cho người lao động. 2.2. Chứng từ sử dụng. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng chủ yếu à các chứng từ tính và thanh toán tiền lương, BHXH. - Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02- LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05- LĐTL) - Bảng thanh toán BHXH (mẫu số 04- LĐTL) - Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH (mẫu số 03- LĐTL) - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (mẫu số 01- LĐTL) - Các phiếu chi chứng từ các tài liệu có liên quan. 2.3. Tài khoản kế toán sử dụng. Quá trình tính toán, thanh toán lương và các khoản trích theo lương sau khi được phản ánh trên các chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về tiền lương, BHXH và các tài khoản liên quan, để tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: + TK 334 – “phải trả người lao động” + TK 338 – “phải trả, phải nộp khác” + TK 622 – “chi phí nhân công trực tiếp” + TK 627 – “chi phí sản xuất chung” + TK 641 – “chi phí bán hàng” + TK 642 – “chi phí quản lý doanh nghiệp” + TK 711 – “thu nhập khác” + TK 811 – “chi phí khác” + Tk 911 – “xác định kết quả kinh doanh” Các tài khoản này đựơc mở chi tiết tới cấp 2 và có thể là cấp 3 tuỳ theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 2.4. Tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp và tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành đang áp dụng. Tổng hợp phân bổ tiền lương tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH (mẫu số 1- BPB) trên bảng phân bổ này ngoài tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả như trích tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được lập hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương, tiền công phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo trực tiếp sản xuất các loại sản phẩm ở từng phân xưởng quản lý chung của toàn doanh nghiệp, trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột phần ghi có TK 334 ở các dòng phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và căn cứ vào việc tính trích quy định quy định về BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào các cột phần ghi có TK 338 ở các dòng phù hợp, căn cứ vào các tài liệu liên quan và căn cứ vào việc tính trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất để ghi vào cột TK 335 tổng hợp số liệu phân bổ tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản trích trước được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho các đối tượng sử dụng. 2.5. Kế toán tổng hợp tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động. Tài khoản sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động là TK 334 – phải trả người lao động. Nội dung tài khoản này như sau: Bên nợ: - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thương, BHXH và các khoản đã trả, đã ứng trước cho người lao động. - Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Bên có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thực tế phải trả cho người lao động. Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. - Trường hợp cá biệt: TK 334 có thể có số dư bên nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động. Hạch toán tổng hợp về tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp Tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động. TK 111, 112 TK 334 TK 622, 627, 641 Thanh toán cho NLĐ Tiền lương và những khoản thu nhập có tính chất lương TK 3388 phải trả cho NLĐ Giữ hộ TN cho NLĐ TK 335 TK 138, 141 TK 622 Khấu trừ các khoản tiền TL thực tế phạt bồi thường Trích trước phải trả cho TL cho NLĐ Tiền tạm ứng NLĐ TK 333 TK 3383 Thu hộ thuế thu nhập Trợ cấp BHXH phải Cá nhân cho nhà nước trả cho NLĐ TK 3383, 3384,3388 TK 4311 Thu hộ cho quỹ BHXH, BHYT Tiền thưởng phải trả Cho NLĐ 2.6. Kế toán tổng hợp BHXH. BHYT, KPCĐ * Quỹ BHXH. Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí… Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 5% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đòng góp (trừ vào thu nhập của họ). Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp bị ốm đau, thai sản được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập phiếu thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH. * Quỹ BHYT. Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh theo chế độ hiện hành. Các doanh nghiệp phải trích quỹ BHYT bằng 3% trên tổng số lương tạm tính của người lao động, trong đó doanh nghiệp phải chịu 2% (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh) còn người lao động trực tiép nộp 1% (trừ vào thu nhập của họ). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp cho BHYT. * Quỹ KPCĐ. KPCĐ là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ tài chính hiện hành, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Thông thường khi trích được KPCĐ thì một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. Để hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp 2 sau đây: + TK 3382 – KPCĐ Bên nợ: chi tiêu KPCĐ tại đơn vị hoặc nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên. Bên có: trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Số dư bên có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi. Số dư bên nợ: KPCĐ vượt chi. + TK 3383 – BHXH. Bên nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý. Bên có: trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động. Số dư bên có: BHXH chưa nộp. Số dư bên nợ: BHXH chưa được cấp bù. + TK 3384 – BHYT. Bên nợ: nộp BHYT. Bên có: trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động. Số dư bên có: BHYT chưa nộp. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK kế toán có liên quan như TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 334. Trình tự hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ đựoc khái quát theo sơ đồ: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VỀ QUỸ BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642 Nộp KPCĐ, BHXH , BHYT Trích KPCĐ, BHXH, BHYT hoặc chi tiêu KPCĐ tính vào chi phí TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Trừ vào thu nhập của NLĐ TK 334 TK 111, 112 Trợ cấp BHXH Nhận tiền cấp bù Cho người lao động của quỹ BHXH 3. Hệ thống sổ kế toán. Tổ chức kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn phương pháp kế toán chính vì vậy chế độ kế toán mới đã quy định những nguyên tắc cơ bản và những chuẩn mực về sổ kế toán đồng thời cũng hướng dẫn các hình thức kế toán phổ biến để doanh nghiệp áp dụng. Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể lựa chọn vận dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của doanh nghiệp dựa trên 4 hình thức sổ kế toán sau: + Hình thức chứng từ ghi sổ. + Hình thức nhật ký chứng từ. + Hình thức nhật ký sổ cái. + Hình thức nhật ký chung. 3.1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ hạch toán Theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Ưu điểm: thích hợp với mọi loại hình đơn vị, ghi chép đơn giản, dễ ghi, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác. * Nhược điểm: việc ghi chép thường bị trùng lặp, việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính thường bị chậm. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với doanh nghiệp quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài sản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Báo cáo tài chính Sổ cái Nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Ưu điểm: + Có ưu điểm mạnh song điều kiện kế toán thủ công. + Giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hàng ngày góp phần tăng năng suất lao động của nhân viên kế toán. + Thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. + áp dụng nhật ký chứng từ dễ chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, dẫn đến nâng cao tay nghề. * Nhược điểm: + Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. + không phù hợp với đơn vị quy mô nhỏ, ít nhân viên. + Không áp dụng được ở những đơn vị mà trình độ nhân viên kế toán yếu, không đều đặn. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn,nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ của kế toán cao. 3.3. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp và nhật ký sổ cái. Căn cứ vào nhật ký sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ gốc ghi một dòng của nhật ký sổ cái. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái. Chứng từ gốc Sổ quỹ Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng ít người làm kế toán. * Nhược điểm: không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản và có nhiều người làm công tác kế toán. sổ chi tiết tách rời khỏi hệ thống sổ tổng hợp làm ảnh hưởng đến tốc độ lập báo cáo. * Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng được với các đơn vị có quy mô nhỏ như: hợp tác xã, đơn vị tư nhân, ban quản lý công trình. 3.4. Hình thức nhật ký chung. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ, gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất hai tài khoản liên quan. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra * Ưu điểm: + Thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc. + Tiện cho việc kết chuyển trên máy tính và phân công công tác. * Nhược điểm: Ghi một số nghiệp vụ có trùng lặp vì vậy khi cuối tháng phải loại bỏ một số nghiệp vụ để ghi vào sổ cái. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của kế toán cao, vững vàng. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG VÀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THUỶ LỢI NINH BÌNH. 1. Công tác tổ chức và quản lý lao động ở Công ty. Lực lượng sản xuất tính đến ngày 30 tháng 6 năm 2006 có 124 người được phẩn bổ như sau: * Nhân viên làm việc tại văn phòng: - HĐQT có 4 người. + 01 chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty: Kỹ sư xây dựng thủy lợi. + 01 Phó chủ tịch HĐQT: Kỹ sư thủy lợi. + 01 Phó Giám đốc kinh doanh: Đại học Ngoại thương + 01 Phó giám đốc tổ chức hành chính: Cử nhân kinh tế. - Các phòng ban: + Phòng kế hoạch kỹ thuật có 6 người. Trong đó có: 04 đại học thủy lợi 01 Đại học xây dựng 01 Trung cấp thủy lợi. + Phòng hành chính tổ chức: Có 6 người. Trong đó có: 03 Đại học 01 Trung cấp 02 nhân viên lái xe. + Phòng kế toán tài vụ: Có 6 người. Trong đó có: 03 Đại học tài chính kế toán 01 cao đẳng kế toán 02 trung cấp kế toán. + Các đội xây lắp gồm 12 người. Trong đó có: 04 kỹ sư thủy lợi là 04 đội trưởng. 04 Trung cấp kỹ thuật. 04 Trung cấp kế toán. Tổng số công nhân sản xuất gồm 90 người. Loại thợ Tổng số Thợ bậc 3/7 Thợ bậc 4/7 Thợ bậc 5/7 - Thợ nề bê tông 61 27 20 14 - Thợ mộc 15 6 5 4 - Thợ sắt + vận hành máy 10 2 5 3 - Lái xe, lái máy 4 4 Cộng 90 39 30 21 Sau đây là bảng danh sách công nhân viên của Công ty. DANH SÁCH CÔNG NHÂN VIÊN (Trích bảng danh sách công nhân viên của Công ty) TT Họ và tên Năm sinh Chức danh nghề nghiệp Địa chỉ Nam Nữ 1 Đỗ Trung Kiên 1953 GĐ ĐôNg Thành - TXNB 2 Đào Thị Tâm 1956 TPHCTC Phúc Thành - TXNB 3 Phạm T. Thanh Hà 1969 KTT Khu tập thể Công ty 4 Đinh Thị Lý 1960 Nhiệm vụ Phúc Thành - TXNB 5 Vũ Hồng Cờ 1954 TPKH-KT Yên Khánh - NB .... 124 Đỗ Thị Lâm 1980 NV Đông Thành - TXNB 2- Nội dung quỹ tiền lương và thực tế công tác quản lý quỹ tiền lương của Công ty: 2.1- Nội dung quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của Công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho số công nhân viên của Công ty, do Công ty quản lý sử dụng và chi trả lương. - Tiền lương (lương trả theo thời gian, lương khoán). - Các khoản phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực. - Tiền thưởng. - Lương trả cho công nhân viên trong thời gian đi công tác, hội họp. 2.2- Thực tế công tác quản lý quỹ tiền lương: Căn cứ Nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về tiền lương, Điều 5 chương 2 quy định về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Quỹ tiền lương của Công ty cổ phần xây dựng thủy lợi Ninh Bình do Sở lao động thương binh và xã hội duyệt căn cứ vào thang lương bậc lương đã đăng ký. Giám đốc Công ty cổ phần xây dựng thủy lợi tỉnh Ninh Bình thực hiện điều chỉnh xếp lương và nâng lương cho người lao động theo quy định. Sau khi Quyết định điều chỉnh, xếp nâng lương cho người lao động, Giám đốc Công ty gửi Quyết định về Sở lao động thương binh và xã hội để báo cáo. Hàng tháng căn cứ vào tài liệu có liên quan, kế toán hoạch định ra quỹ tiền lương phải trả công nhân viên. Do số lượng công nhân viên trong Công ty không nhiều, trong khi Công ty không trích nộp BHYT, BHXH cho công nhân sản xuất dưới hình thức khấu trừ vào lương. Đối với bộ phận quản lý Công ty trả lương theo thời gian, còn đối với công nhân sản xuất Công ty tính trả lương theo hình thức lương khoán. 3- Hình thức tiền lương áp dụng tại Công ty: 3.1- Hạch toán lao động: Hạch toán lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của nhân viên, việc thực hiện trên "Sổ sách lao động của doanh nghiệp" và do phòng tổ chức lao động theo dõi. Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Việc thực hiện công việc này thường được thể hiện trên "Bảng chấm công" và đây cũng chính là cơ sở để tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian. Hạch toán kết quả lao động: Là the