Chuyên đề Tô chức hạch toán vật liệu tại Công ty Hoá Chất Mỏ

11 TK 632 Giá trị vật liệu mua vào Trả tiền ngay Xuất bán TK 331, 311 Thanh toán TK 111, 138, 334 tiền Mua chưa trả Tiền Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm Chênh lệch đánh giá tăng 2.3.Các hình thức sổ kế toán tổng hợp về vật liệu * Hình thức kế toán nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để thực hiện cho việc ghi sổ cái. Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. Đối với các đơn vị có phát sinh lớn các nghiệp vụ về vật liệu thì có thể mở nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Số liệu trên sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt được dùng để ghi sổ cái TK 152, 158, 151. Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ kế toán chi tiết vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán nhật ký sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ về vật liệu được kết hợp ghi theo trình tự thời gian và đinh khoản kế toán trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái: Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổg hợp chứng từ gốc Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ do kế toán lập tren cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ về vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái, các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ về vật liệu phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và dư của tài khoản 152 trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Số, thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ cái Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Bảng tông hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Đây là hình thức kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình từ thơì gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Việc ghi chép được tiến hành trên các sổ tổng hợp sau: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, bảng phân bổ, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này được phân định rõ ràng đối với các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu. Cụ thể: Đối với các nghiệp vụ nhập, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi chép hàng ngày, cuối tháng cộng các sổ chi tiết và ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Đối với các nghiệp vụ xuất vật liệu, kế toán sử dụng bảng phân bổ số2, bảng kê số 3, bảng kê số 4, bảng kê số 5, bảng kê số 6, nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ tập hợp số liệu ghi vào sổ cái tài khoản 151, 152... Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và Các bảng phân bổ Thẻ, sổ kế toán Chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động (vật liệu) Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, lượng tiền ứng trước để thoả mãn nhu cầu về đối tượng lao động gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp hay nói dưới góc độ tài sản thì vốn lưu động được sử dụng để chỉ những tài sản lưu động. Do đó nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động (tài sản lưu động). Mặt khác, nguyên liệu chiếm tỷ trọng khá ,ớn trong giá thành sản phẩm. Giảm chi phí vật liệu sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm. Đồng thời việc cung ứng vật liệu kịp thời, đầy đủ, đồng bộ đảm bảo chất lượng của nguyên vạt liệu là điều kiện quyết định để doanh nghiệp liên tục sản xuất, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ đó, kế toán phải thường xuyên tiến hành phân tích hệ số đảm bảo nguyên vật liệu, tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, mức tiêu hao nguyên vật liệu của một sản phẩm để đề ra các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu. Hệ số bảo S Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + S Nguyên vật liệu nhập trong kỳ đảm nguyên = vật liệu S Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ + Nếu chỉ tiêu này băng 1: Thì chứng tỏ doanh nghiệp cung ứng vật liệu phù hợp với mức sử dụng vật liệu. Nên doanh nghiệp đã tiết kiệm được sự lãng phí về vốn lưu động. + Nếu chỉ tiêu này lớn hơn 1: Thì mức ứ đọng nguyên vật liệu của doanh nghiệp càng lớn, do đó gây ra sự lãng phí về vốn. + Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1: Thì mức cung ứng không đảm bảo mức sử dụng, nên làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Tỷ lệ hoàn thành S Mức nguyên vật liệu sử dụng thực tế trong kỳ Kế hoạch sử dụng = x 100% Nguyên vật liệu S Mức nguyên vật liệu theo kế hoạch PHẦN II THỰC TRẠNG HOẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY HÓA CHẤT MỎ I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY HOÁ CHẤT - MỎ Nghành hoá chất mỏ ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời của nghành công nghiệp than. Từ một đơn vị cung cấp thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý trực tiếp, dần dần cùng với nhịp độ sản xuất và phát triển mở rộng, vật liệu nổ công nghiệp không chỉ phục vụ cho nghành than mà cả nghành điện và một số nghành khacs có nhu cầu được phép sử dụng vật liệu nổ, hoạt động của các nghành lúc đàu chỉ là kho chứa vật liệu nổ đặt tại Hữu Lũng (Lạng Sơn) để tiếp nhận vật liệu nổ công nghiệp của một số nước Đông Âu, Ba Lan, Liên Xô cũ và Trung Quốc để phục vụ cho nghành than và một số nghành được phép sử dụng. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng nhu cầu vật liệu nổ công nghiệp nhằm phục vụ công việc công cuộc khôi phục và xây dựng đất nước ngỳa một tăng. Năm 1976 ngành hoá chất mỏ được tổ chức lại, cơ sở vật chất được tăng cường để đưa vật liệu nổ đến gần nơi sử dụng. Xí nghiệp hoá chất mỏ thuộc công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư (COA LIMEX) được thành lập. Từ đó liên tiếp được thành lập các chi nhánh hoá chất mỏ như: tại Lạng Sơn, Quảng Ninh, Ninh Bình... Tiếp nhận và sản xuất vật liệu nổ cho các đơn vị trong và ngoài nước được phép sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh kế quốc dân. Trước yêu cầu quản lý và sử dụng vật liệu nổ ngày càng cao, ngày 1/4/1945 được sự đồng ý của Chính phủ xí nghiệp hoá chất mỏ thuộc công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư COA LIMEX tách ra, thành lập công ty hoá chất mỏ trực thuộc tổng công ty than Việt Nam theo quyết định số 204 NL/ TCCB – LĐ ngày 1/4/1995 của Bộ năng lượng (nay thuộc Bộ công nghiệp). Bộ máy của xí nghiệp hoá chất mỏ trước đây được tổ chức, sắp xếp lại các chi nhánh hoá chất mỏ trở thành các xí nghiệp. Sự kiện này đánh dấu bước trưởng thành của nghành hoá chất mỏ, đồng thời cũng thể hiện sự chăm lo của nhà nước và lãnh đạo trong công ty than Việt Nam trong viẹec thành lập nghành hoá chất mỏ đảm bảo nhu cầu bức xúc về mặt vật liệu nổ cho sự phát triển của nghành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung. Công ty có trụ sở chinh đặt tại số 27 Phường Phương Liệt quận Thanh Xuân Hà Nội. II. QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Công ty hoá chất mỏ sản xuất sản phẩm khác nhau chưng sản phẩm chính chủ yếu là thuốc nổ: bao gồm 4 laọi chính: thuốc nổ an toàn hầm lò AHI, thuốc nổ ZECNO, ANFO chịu nước. Công nghệ sản xuất của công ty hoá chất mỏ theo đúng quy trình khép kín liên hoà, thống nhất từ khâu đưa nguyên liệu vào sản xuất đến khi đưa ra sản phẩm. Nguyên liệu sau khi định lượng một cách chính xác sẽ đưa vào máy trộn. các phụ gia phù hợp với từng loại thuốc cũng được định lượng, tuỳ theo loại thuốc nổ phụ gia mà phải xấy hoặc nghiền. Nguyên vật liệu và các chất phụ gia khác được đưa vào trộn sau một thời gian nhất định, cán bộ kỹ thuật kiểm định đã đạt độ đồng đều, được đem ra định lượng. Bộ phận đóng gói sẽ căn cứ vào định lượng sau khi hoàn thành đóng gói sản phẩm sẽ được nhập kho. Quy trình sản xuất thuốc nổ được tổng quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất thuốc nổ: Phốt trộn lần 2 Nguyên liệu Ủ một thời gian Phối hợp trộn lần 1 Định lượng Kiểm tra chất lượng SP Định lượng đóng gói Nhập kho III.TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ Công ty Hoá chất mỏ là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty than Việt Nam hiện tại coong ty có 10 đơn vị thành viên với các chi nhánh hoạt động trải dài trên khắp cả nước với các chưcs năng và nhiệm vụ khác nhau nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, tàng trữ và cung ứng vật liệu nổ theo yêu cầu của một số nghành nghề trong nền kinh tế quốc dân. Công ty và các xí nghiệp trực thuộc có mối quan hệ mật thiết với nhau về lợi ích kinh tế và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến tham mưu, do đó có sự thống nhất cao trong công việc, tách bạch rõ ràng các trách nhiệm. Các xí nghiệp thành viên của công ty được phân thành 3 loại chính sau: - Các xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Quảng Ninh. + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Ninh Bình + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Thái Bình + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Đà Nẵng + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Sơn La + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Bắc Thái + Xí nghiệp Hoá Chất mỏ Bà Rịa Vũng Tàu + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Gialai + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Khánh Hoà + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Bắc Cạn + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Thái Bưởi + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Quảng Ngãi + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Hà Giang - Xí nghiệp nghiên cứu khoa học + Xí nghiệp Hoá chất mỏ Trung tâm VLN - Các xí nghiệp vận tải: + Xí nghiệp vận tải sông biển Hải Phòng + Xí nghiệp vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh - Các xí nghiệp dịch vụ khác: + Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội Công ty Hoá Chất mỏ hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam và chịu sự quản lý của tổng công ty than Việt Nam. Công ty Hoá Chất mỏ có 1643 cán bộ công nhân viên. Công ty có 9 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau: - Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước cư quan nhà nước có thẩm quyền trước pháp luật, trước tập thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động của công ty. Giám đốc công ty đảm bảo sự chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả cho công ty. Giám đốc công ty đảm bảo sự chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả cho công ty. Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị của tổng công ty than Việt Nam bầu ra. Tham mưu và trợ lý giúp cho giám đốc là 4 phó giám đốc: Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc đời sống Là những người giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của giám đốc. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công. * Nhiệm vụ của các phòng ban: - Văn phòng công ty: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ công tác đối nội, đối ngoại, tiếp khách trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị dự thảo với các đơn vị thành viên của côg ty. - Phòng tổ chức nhân sự: Cùng với giám đốc tổ chức sáp xếp quản lý lao động của công ty sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất, nghiên cứu biện pháp tổ chức thực hiện giảm lao động gián tiếp, nghiên cứu phương pháp trả lương và phân phối tiền, lương hợp lý. - Phòng kiểm toán nội bộ: Giúp giám đốc kiểm tra xem xét đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong lĩnh vực tài chính. - Phòng kế toán tài chính: Giám sát toàn bộ tài chính của công ty, quản lý việc phân phối vốn cho các đơn vị thanh viên đồng thời lập kế hoạch tài chính, cung cấp thông tin tổng thể về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng thương mại: Tham mưu giúp giám đốc xác định thị trường mặt hàng, giá cả, tìm các nguồn hàng, ký kết các hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước, đồng thời thực hiện các nghiệp vụ kinh tế về xuất, nhập khẩu. - Phòng kế hoạch chỉ huy sản xuất: Giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất cung ứng cho các đơn vị thành viên, quản lý giám sát triển khai các kế hoạch để chỉ huy sản xuất kịp thời đảm bảo kế hoạch đề ra của công ty. - Phòng kỹ thuật an toàn: Quản lý công tác kỹ thuật của công ty, giám sát mọi quá trình vận chuyển sản xuất của các xí nghiệp, giám sát xây dựng sửa chữa các công trình trong nội bộ công ty, tư vấn cho khách hàng về kỹ thuật sử dụng vật liệu nổ. - Phòng thiết kế đầu tư: Phụ trách phần đầu tư sản xuất và phần thiết kế ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất. - Phòng thanh tra pháp chế – bảo vệ: Đảm nhiệm chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách pháp luật. Lập ra các kế hoạch bố trí và bảo vệ thuốc nổ trong quá trình vận chuyển và lưu kho đồng thời hướng dẫn các xí nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt về nguyên tắc an toàn vật liệu nổ. - Các đơn vị trực thuộc: Công ty Hoá Chất mỏ là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, các xí nghiệp đặt tại các địa phương trong cả nước. Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch được công ty giao. Phòng kiểm toán nội bộ Phòng kế toán tài chính XNHCM Sơn La XNHCM Bà Rịa Vũng Tàu Phó giám đốc Kinh tế Phòng thiết kế đầu tư XN HCM Đà Nẵng Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng kỹ thuật an toàn XN sx và cung ứng vật tư HN Xí nghiệp thành viên Văn phòng công ty Phó giám đốc đời sống XN vận tải sông biển Hải Phòng Phòng thanh tra pháp chế bảo vệ XN vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh Giám đốc Phòng kế hoạch chỉ huy sx XNHCM và Cảng Thái Bưởi Phó giám đốc Sản xuất Phòng thương mại XNHCM Bắc Thái XNHCM Ninh Bình Phòng tổ chức nhân sự XNHCM Qunảng Ninh IV. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY HOÁ CHẤT – MỎ Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất, hình thức sản xuất của công ty và yêu cầu quản lý của công ty phù hợp với trình độ quản lý của mình, phòng kế toán của công ty được tổ chức theoquy mô hình tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán của công ty gồm có 11 người. * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của kế toán thông tin là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về chuyên môn kế toán tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện chế độ thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính, kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình. *Phó phòng kế toán: Phụ trách công tác tổng hợp, hướng dẫn thống nhất từ công ty đến xí nghiệp và thay thế kế toán trưởng khi được uỷ quyền, có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng đối với công việc được giao. *Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin kinh tế, lập báo cáo định kỳ để báo cáo lên tổng công ty và cơ quan nhà nước. *Kế toán chi phí, giá vốn, tiền thu: Thực hiện việc hạch toán chi tiết, tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tính giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán doanh thu về xác định kết quả tiêu thụ. *Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động, tăng giảm tiền mặt có tại quỹ của công ty, biến động tăng giảm tiền của công ty ở tài khoản mở tại ngân hàng, thực hiện thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu. *Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với công ty, công ty với tổng công ty. *Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với các cán bộ công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng, các khoản theo chế độ hiện hành. *Kế toán vật tư hàng hoá: Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp chi tiết tình hình nhập xuất toàn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản phẩm hàng hoá. *Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ hạch toán về nguyên giá, trích khấu hao TSCĐ, lập thủ tục và trình hội đồng về các công trình sửa chữa lớn, mua sắm TSCĐ cấp phát vốn xây dựng cơ bản, tổng hợp quyết toán về vốn xây dựng cơ bản. *Kế toán thuế: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với ngân sách về các khoản thuế. *Thủ quỹ kiêm thống kê: Có nhiệm vụ về tiền mặt tại quỹ của công ty theo các chứng từ hợp lệ do kế toán lập ghi rõ theo dõi tình hình tiền tài sản công ty. Sơ đồ 12: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty: Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán tiền lương BHXH Kế toán TSCĐ XDCB nguồn vốn Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán thuế Kế toán chi phí giá vốn tiêu thụ Thủ quỹ kiêm thống kê P.Phòng kế toán Kế toán trưởng Hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán ghi chép ở công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp hạch toán: áp dụng phương pháp kê khai thương xuyên. V. THỰC TÊ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1. Đặc điểm vật liệu của Công ty Công ty chuyển sản xuất các mặt hàng như: Thuốc nổ, dây nổ mìn, giấy bao bì, vật liệu nổ, điện dân dụng. Vì vầy vật liệu được sử dụng vào sản xuất rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại và quy cách khác nhau như: bột gỗ, Nitơrat Amon – Trung Quốc, thuốc nổ TNT – TQ, kíp vi sai Trung Quốc, máy bơm, xe IFA... Một số nguyên vật liệu có thể mua được trong nước nhưng phần lớn phải nhập từ nước ngoài do đó đặc điểm nguyên vật liệu gây một số khó khăn: Tàu chở phải là tàu chuyên dụng, thời gian nhập báo trước 3 tháng, chi phí cho mỗi lần nhập là rất tốn kém. Chính vì vậy đòi hỏi vật liệu được thu mua theo nguồn nào thì đến công ty không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế. Nhập kho với chất lượng và quy mô của nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh cuả từng xí nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi xí nghiệp tại công ty là khác nhau, cho nên nguyên vật liệu của công ty cũng mang đặc điểm riêng điều đó cho thấy để đảm bảo quy trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với từng loại sản phẩm khác nhau thì cần có một lượng nguyên vật liệu tạo nên thực tế của sản phẩm cũng phải khác nhau. Ví dụ: Đối với xí nghiệp sản xuất thuốc nổ, nguồn nguyên vật liệu sản xuất là: thuốc TNT, bột gỗ, Nitơrat Anon... 2. Phân loại vật liệu Vật liệu của công ty bao gồm rất nhiều loại, thứ hạng, phẩm cấp khác nhau, khối lượng lớn, mỗi loại vật liệu được sử dụng là có vai trò, công dụng, tính năng ly, hoá khác nhau nên công ty tiến hành phân loại vật liệu nhằm nhận biết được từng loại, từng thứ vật liệu để tổ chức tốt công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu, đảm bảo sử dụng có hiệu quả vật liệu sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu sản xuất công ty phân loại vật liệu như sau: a.Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chính hình thành lên sản phẩm mới như: thuốc nổ... nguyên vật liệu chính được chia thành các loại sau: + Bột gỗ + Muối trắng + Nitơrat Amon + Phụ gia sản xuất AnFo + Thuốc TNT bột b.Vật liệu phụ: Là những vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất kinh doanh, là đối tượng lao động nhưng không cấu thành nên thực tế sản xuất có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như: + Đồng hồ đo nhiệt độ + ổ trục bơm bằng cao su + Bầu lọc nhiên liệu... c.Nhiên liệu: Là vật liệu khi sử dụng, nó có tác dụng năng lượng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm như: + Dầu Diezen + Dầu HD 40 + Dầu Do + Xăng d.Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện thiết bị máy móc như: + Bơm nhớt 3607 + Phụ tùng UDAT + Phụ tùng xe Zin e.Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu được thải, loại ra trong quá trình sản xuất của công ty và được thu hồi để sử dụng cho các công việc khác hoặc đem bán. 3. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những quy tắc nhất định bảo đảm yêu cầu trân thực thống nhất. Vật liệu của công ty được đánh giá theo giá vốn của vật liệu mua sắm bao gồm chi phí bốc rỡ, vận chuyển bảo quản từ nơi mua đến kho, tiền thuê bến bãi, tiền thuê, tiền phạt lưu kho, chi phí của bộ phận thu mua, chi phí công tác của cán bộ thu mua, giá vật liệu hao hụt trong định mức (nếu có). Nếu chi phí thu mua vật liệu đã được tính trên hoá đơn thì giá trị thực tế vật liệu là giá hoá đơn của một số vật liệu thu mua đó. Đối với vật liệu mua ngoài vận chuyển, giá thực tế bao gồm: giá hoá đơn và chi phí thu mua phải do đơn vị vận chuyển. Nếu vật liệu thu mua đó bộ phân của công ty vận chuyển thì toàn bộ chi phí được tập hợp cho bộ phận vận tải. Cuối tháng phân bổ cho từn đối tượng vật liệu giá thực tế của vật liệu thu mua bao gồm: Giá hoá đơn và chi phí vận chuyển phân bổ. Giá vật liệu thực tế thu hồi tính bằng giá bán thực tế. Kế toán sử dụng giá bán thực tế vật liệu thu mua để phản ánh chi tiết tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu. Đối với vậ liệu xuất kho: Công ty chủ yếu tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tuy nhiên vì số lượng vật liệu của công ty lớn, nhiều chủng loại, giá cả biến động thường xuyên, kế toán lại dùng giá thực tế cụ thể là theo giá thị trường để hạch toán nên công việc rất phức tạp không đảm bảo tính kịp thời ảnh hưởng tới nhu cầu quản lý vật liệu. 4. Tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp và sử dụng vật liệu Kế hoạch sản xuất của công ty phụ thuộc vào các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy kế hoạch thu mua trước hết ưu tiên cho các đơn đặt hàng. Vì công ty có khó khăn về vốn, giá vật liệu lại luôn thay đổi nên công ty thường không dự trữ nhiều vật liệu, chỉ dự trữ ở mức tối thiểu cần thiết. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua công ty tổ chức một bộ phận vận tảo chuyên chị trách nhiệm thu mua vật tư, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Bộ phân thu mua không sử dụng trực tiếp tiền mặt để mua hàng (mà toàn bộ chi phí được tính cho bộ phận vận tải) điều đó tránh hiện tượng lãng phí vốn, ứ đọng vốn. Giá cả là vấn đề quan tâm của công ty, do vậy phải tìm được địa điểm thu mua thuận tiện nhằm hạ giá thấp chi phí thu mua để từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó công ty tổ chức bảo quản vật liệu để không bị hư hoa mất mát, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn nhập trong và ngoài nước. Công ty thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng vì có những nguồn cung cấp tương đối ổn định việc giao nhận địa điểm thu mua cũng như ở kho được phòng đầu tư giao cho bộ phận thu mua theo dõi, khi nhập kho tiến hành kiểm tra chủng loại và chất lượng thông qua ban kiểm nghiệm để đảm bảo sử dụng vật liệu cho quá trình sản xuất. Thực tế công tác chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán như sau: a,Tại kho: Khi vật liệu về đến kho công ty, cán bộ phòng thanh tra pháp chế bảo vệ sẽ kiểm tra xem hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của cả bên bán. Hoá đơn này do bên bán lập, một liên bên bán giữ, một liên do bên mua (công ty) giữ. Bảng 1: Mẫu hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty cơ khí Hà Nội Số: 12 Ngày 05 tháng 12 năm 2002 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Phúc Tên và địa chỉ khách hàng: Công ty HCM Theo hợp đồng số: 26/7/2002 Phương thức bán: Xuất tại... Hình thức thanh toán: Bằng tiền gửi ngân hàng TT Tên quy cách vật tư SP-hàng hoá ĐVT Mã vật tư SP-hàng hoá Khối lượng Đ.giá T. tiền 01 Nitơrat Amon Kg 5.070 5.800 29.406.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho đã kiểm nhận sẽ ghi sổ thực vào phiếu này, nếu phát hiện thừa thiếu sẽ báo cho người giao nhận lập biên bản và báo cho bộ phận cung ứng và lãnh đạo biết. Phiếu này được lập thành 3 liên, một liên do thủ kho giữ làm cơ sở để ghi thẻ kho, một liên gửi cho kế toán cấp phát làm cở lập nhật ký chứng từ và một liên giao cho kế toán tiền lương làm cơ sở tính tiền lương cho phòng thanh tra pháp chế bảo vệ. Bảng 2: Phiếu nhập kho Công ty Hoá Chất mỏ Số: 08 Ngày 08/12/2002 Tên người nhập: Cao Thị Hà Nhập vào kho: Tổng kho