Chuyên đề Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại công ty TNHH Xuân Lộc

hi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. b. Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng: Được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ như chi phí bao gói, phân loại, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng. Bên Nợ: - Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. TK 641 cuối kỳ không có số dư. Được mở chi tiết theo các yếu tố sau: - TK 6411 - Chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. - TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng. - TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay, phục vụ cho bán hàng. - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Là loại chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển). - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm: Là loại chi phí cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là loại chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, quảng cáo. - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Là loại chi phí phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá. c. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK 334,338 TK 152,153 TK 214 TK 331,111,112 TK 641 TK 111,112,138 TK 911 TK 1422 Chi phí lưong và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Các chi phí liên quan khác TK 133 Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng Chờ kết chuyển Kết chuyển 4.1.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: a. Khái niệm: Là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác. b. TK sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bên Nợ: - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2 sau: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. + TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425 - Thuế, phí lệ phí + TK 6426 - Chi phí dự phòng + TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. c. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí QLDN TK 334,338 TK 152,153 TK 214 TK 333,111,112 TK 139 TK 335,142,242 TK 331,111,112 TK 642 TK 111,138,139 Chi phí nhân viên QL Chi phí vạt liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Thu phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí theo dự toán Chi phí khác Các khoản ghi giảm chi phí quản lý Kết chuyển chi phí quản lý vào tài khoản xác định kết quả TK 911 TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển TK113 4.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 4.2.1. Nội dung: Kết quả kinh doanh là Kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của DN sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: Kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả thu nhập bất thường. Cách xác định: - Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng trả lại - Chiết khấu bán hàng cho người mua - Giảm giá hàng bán. - Kết quả hoạt động SXKD = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán + Trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho(nếu hàng đã xác định là tiêu thụ) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý DN. - Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường. - Kết quả SXKD = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thường. 4.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. TK 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác) và từng loại hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm, lao vụ. Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí tài chính và chi phí khác. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Số lợi nhuận trước thuế về hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính và các thu nhập khác. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. 4.2.3. Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK 632, 635 Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 911 Kết chuyển doanh thu TK 511, 512, 515 thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK 641, 642 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 142 Kết chuyển Chi phí chờ kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ 4.3. Hệ thống sổ tổng hợp về kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng: - Hình thức Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - Chứng từ. PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ Ở CÔNG TY TNHH XUÂN LỘC I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: Là một Doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Xuân Lộc được thành lập trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm của Tổ hợp tác cơ khí xây dựng Xuân Lộc. - Công ty TNHH Xuân Lộc thành lập theo quyết định số: 2236/GPUB ngày 10/02/1996 của UBND thành phố Hà nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048156 ngày 17/02/1996 do UB kế hoạch Thành phố Hà Nội cấp. - Nghành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH Xuân Lộc là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 612 Đê La Thành ,Quận Ba Đình, Hà nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Do đặc điểm nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Là một loại hình doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích như luật công ty đã khẳng định, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật chưa đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nước thiếu đồng bộ, ví dụ như: Công ty được cấp Đăng ký kinh doanh nhưng không được cấp giấy phép hành nghề, không được mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng... Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh như: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế... Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH Xuân Lộc có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 1991 đến nay, Công ty đã có bốn cửa hàng kinh doanh với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong hai năm 2004 - 2005 ta lập bảng phân tích sau: BIỂU SỐ 1: Đơn vị: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh năm 2005 với năm 2004 Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 28.783.147.169 39.712.500.135 10.929.352.966 37,97 2. Các khoản giảm trừ 1.823.526.914 1.811.857.449 -11.669.465 -0,54 3. Tổng chi phí SXKD 28.820.092.608 30.845.290.053 2.025.197.445 7,02 4. Lợi nhuận trước thuế 620.027.038 1.192.067.038 572.040.000 92,26 5. Thuế thu nhập doanh nghiệp 261.185.000 381.461.452 120.276.452 46,05 6. Lợi nhuận sau thuế 358.882.038 810.605.586 451.723.548 25,86 II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG TY: 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Xuân Lộc tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng tổ chức HC Phòng tài vụ Phòng thị trường Cửa hàng quận Long Biên Cửahàng huyện Từ Liêm Cửa hàng quận Ba Đình Cửahàng thị trấn Đông Anh Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc thực hiện quyền lãnh đạo và trách nhiệm trước giám đốc với trách nhiệm của công ty. Công ty gồm 05 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức hành chính : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kế hoạch : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng tài vụ : Phòng làm công tác quản lý thống kê kế toán tài chính .Đảm bảo trả lương cho công nhân viên và các chế độ chính sách khác của công nhân toàn công ty.Hơn nữa, phòng tài vụ còn giúp giám đốc trong việc quản lý Tiền tệ và chấp hành các chính sách của nhà nước. - Phòng thị trường : Phòng có nhiệm vụ nắm bắt thông tin thị trường quảng cáo giới thiệu và bán các sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty giúp cho công ty tối đa hoá lợi nhuận . - Các cửa hàng : Có nhiệm vụ đại lý ký gửi hàng hoá dịch vụ tổng hợp và vật liệu xây dựng. Để tiếp cận thị trường, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng quận Ba Đình - Địa chỉ: 612 Đê La Thành – Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng quận Long Biên - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương... III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty TNHH Xuân Lộc là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán , phòng tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty Xuân Lộc. Kế toánthanh toán KT vật tư, hàng hoá KT tiền mặt, tiền gửi NH KT tiền lươngvà chi phí Thủ quỹ Kế toán trưởng * Phòng kế toán Công ty gồm: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty. - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ. 2. Đặc điểm hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng : Các chứng từ: - Hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển - Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt - Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng - Hợp đồng bán hàng - Biên lai thủ tục thuế - Các chứng từ có liên quan khác 3. Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán: Để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty và đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ. 4.1. Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết 4.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký - Chứng từ - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định số 1141TC/QC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính. Mặc dù các chứng từ và sổ sách do Công ty tự lập để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của mình trong các chứng từ sổ sách được lập theo mẫu và không có sự khác biệt gì so với mẫu của chế độ ban hành. - Chế độ TK: Công ty sử dụng danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (đã sử dụng theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính. - Chế độ sổ sách: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ và yêu cầu quản lý, Công ty đã lựa chọn chế độ sổ kế toán được ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính và được áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số 8 Nhật ký - Chứng từ số 5, 6 , 8 Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 331 Sổ cái TK 151, 156, 331 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán: Công ty áp dụng chế độ kết toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống báo cáo của Công ty gồm các bảng, biểu sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo tổng kết tài sản - Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Quyết toán thuế GTGT IV. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ Ở CÔNG TY : 1. Kế toán bán hàng hoá ở Công ty: Công ty TNHH Xuân Lộc thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8mm tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh f10 ¸ f32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 ¸ L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Xuân Lộc chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty Xuân Lộc xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nước: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Quản lý bán hàng hoá ở Công ty : - Đặc điểm bán hàng : + Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách phẩm chất hàng hoá bán: Trước khi nhập, hàng hoá được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu. + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá thành sản phẩm xuất của thành phẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc đổi hàng. Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có liên quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chất được ngân hàng bảo lãnh. 1.3. Các phương thức bán hàng Công ty đang áp dụng: Công ty tổ chức tiêu thụ hàng hoá theo các phương thức: - Bán hàng giao trực tiếp (nội địa) - Bán hàng nội bộ (bán hàng điều chuyển) giữa các cửa hàng hoặc các đơn vị trực thuộc với nhau. - Chi phí vận chuyển hàng hoá sẽ thoả thuận ghi rõ trong hợp đồng nhưng thường là do Công ty chịu. Công ty hạch toán hàng hoá tồn kho theo phương pháp KKTX, do vậy nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó chứng từ bán hàng của Công ty là Hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành, mua tại cơ quan thuế. Khi có nghiệp vụ bán hàng hoá phát sinh, kế toán lập hoá đơn GTGT, Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên giống nhau về nội dung kinh tế: Liên 1: Được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký của: Người mua, người lập phiếu, thủ trưởng đơn vị. 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm kiểm doanh của Công ty, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Công ty sử dụng hệ thống TK theo đúng Chế độ kế toán hiện hành theo quy định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, do yêu cầu quản lý chi tiết của hoạt động kinh doanh, Công ty còn mở và sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4. Ở Công ty kế toán sử dụng các TK chủ yếu sau. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá trong nước TK 5114: Hoa hồng uỷ thác - TK 512: Doanh thu nội bộ - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh hoạt động bán hàng, kinh doanh trong nước. - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 331: Phải trả người bán - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá 2.2. Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng hoá tại Công ty: Ví dụ: Ngày 03/01/2006 xuất hàng cho Công ty Licogi, thép F13, F 18, F25 Trị giá xuất kho : + Thép F13 LD : 16.295.787 + Thép F18 LD : 122.938.038 + Thép F25 LD : 293.853.003 Trị giá lô hàng (chưa có thuế) : 462.061.289 Thuế GTGT 10% : 46.206.128 Tổng giá thanh toán : 508.267.417 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế kế toán lập phiếu xuất kho, phiếu này được thành 3 liên. Sâu khi lập phiếu xong, người phụ trách cung ứng ký, ghi rõ họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghivào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất, ký ghi rõ họ tên. Liên 1: Lưu ở bộ phận phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vảo thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Phiếu này có mẫu như sau: Bảng số 1 : Đơn vị: C.ty Xuân Lộc Địa chỉ: 612 Đê La Thành PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01-vật tư Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số: 86 Họ tên người nhận hàng: Anh Vang Nợ TK 632 Lý do xuất kho: Xuất bán Có TK 1561 Xuất tại kho: Đê La Thành TT Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Thép F 13 LD Kg 3.984,3 4090 16.295.787 2 Thép F 18 LD - 30.058,2 4090 122.938.038 3 Thép F 25 LD - 71.846,7 4090 293.853.003 Cộng 433.086.828 Xuất, ngày 03 tháng 01 năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Bảng số 2: HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ:612 Đê La Thành - Hà Nội Điện thoại: 8.622469 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho dùng để theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định