Chuyên đề Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM

động sản xuất kinh doanh = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán + Trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho (nếu hàng đã xác định là tiêu thụ) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường. - Kết quả sản xuất kinh doanh = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thường. 5.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán, đã cung cấp. - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí khác, chi phí thuế TNDN - Chi phí bán hàng và chi phí QLDN - Số lợi nhuận của hoạt động kinh doanh trong kỳ - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hóa, bất động sản và dịch vụ đã bán. - Doanh thu hoạt động tài chính. - Thu nhập khác, các khoản ghi giảm chi phí thuế TNDN. - Số lỗ hoạt động SXKD trong kỳ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ không có số dư. 5.3. Phương pháp hạch toán Sơ đồ 13 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 635 TK 515 TK 811 TK 711 Kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng bán Trị giá thực tế hàng gửi đi bán Kết chuyển chi phí TC Kết chuyển doanh thu thuần hoạt động TC Kết chuyển chi phí khác Kết chuyển thu nhập thuần HĐ khác TK 821 TK 641 TK 642 Kết chuyển chi phí thuế Kết chuyển chi phí BH Kết chuyển chi phí QLDN TK 421 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lợi nhuận Phần ii Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty tnhh stm I. Đặc điểm chung của Công ty TNHH STM 1. Quá trình hình thành và phát triển: Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH STM được thành lập theo quyết định số: 2307/GPUB ngày 20/02/2000 của UBND thành phố Hà Nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048154 ngày 27/02/2000 do UB kế hoạch thành phố Hà Nội cấp. - Ngành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại llys mua bán, ký gửi hàng hóa. Công ty TNHH STM là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 73 Nguyễn Văn Trỗi - Thanh Xuân - Hà Nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Là một loại hình doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích như luật công ty đã khẳng định, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật chưa đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nước thiếu đồng bộ, ví dụ như: công ty được cấp Đăng ký kinh doanh nhưng không được cấp giấy phép hành nghề, không được mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng... Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh như: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế... Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH STM có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 2000 đến nay, Công ty đã có ba cửa hàng kinh doanh và một xưởng sản xuất với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong 2 năm qua: Biểu số 1 Đơn vị: đồng Các chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu 17.361.250.000 32.762.042.709 2. Giá vốn hàng bán 17.052.288.857 32.115.510.929 3. Lãi gộp 308.961.125 646.531.780 4. Nộp ngân sách 156.521.200 340.896.600 5. Chi phí kinh doanh 104.380.000 236.350.000 6. Lãi ròng 48.329.925 104.546.600 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty TNHH STM 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là một công ty TNHH, công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh: Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH STM tổ chức quản lý theo một cấp. Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng. Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Thanh tra Các tổ công tác độc lập Các cửa hàng kinh doanh Ban giám đốc công ty gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Giám đốc công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của công ty. Công ty gồm có 4 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức: Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán nhà nước, quy chế công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kinh doanh-tổng hợp: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng thanh tra-kiểm soát: Dự tính kế hoạch thanh tra kiểm soát định kỳ, đột xuất tới các cửa hàng trực thuộc công ty. Để tiếp cận thị trường, công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng Minh Khai - Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà Nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng Sài Đồng - Địa chỉ: Km3, Quốc 5 Gia Lâm có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương v.v... 3. Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty TNHH STM Công ty TNHH STM là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán - tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty TNHH STM Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán VT hàng hóa Kế toán TM, tiền gửi NH Kế toán tiền lương và CP Thủ quỹ * Phòng kế toán công ty gồm: - Kế toán trưởng: PHụ trách chung, giúp giám đốc công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại văn phòng công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa ngân hàng và công ty. - Kế toán hàng hóa: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hóa. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi quỹ. * Hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH STM Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty A. Kế toán hàng hóa: 1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hóa Công ty TNHH STM thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo cho công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa. Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hóa Hàng hóa kinh doanh của công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8 tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và công ty liên doanh tại vn sản xuất. - Thép tròn thanh f10 - f32 cán nóng nhà máy và công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 - L100 do công ty Gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hóa dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì công kềnh. Công ty TNHH STM chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hóa của công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hóa. Nguồn nhập hàng chủ yếu của công ty là các công ty liên doanh sản xuất thép tại miền Bắc: Công ty TNSX Thép Posco, Công ty LDSX Thép Vinasteel, Công ty Gang thép Thái Nguyên và các công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh công ty kim khí thành phố Hồ Chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty TNHH STM xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp nhà nước: Tổng công ty xây dựng Hà Nội, Tổng công ty Licogi, Tổng công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điêm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Đánh giá hàng hóa: Công ty TNHH STM áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hóa theo giá thực tế 1.2.1. Giá hàng hóa nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Ví dụ: Ngày 8/3/2000 nhập của chi nhánh Công ty kim phí Tp HCM thép f6 LD, số lượng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ. Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ 1.2.2. Giá hàng hóa xuất kho: Tại công ty hiện ay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hóa. Ví dụ: Tồn cuối tháng 2/2007: f6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đ Ngày 8/3 nhập thép f6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ Ngày 1/3 nhập thép f6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ Ngày 20/3 nhập thép f6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đ Ngày 24/3 nhập thép f6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đ Trong tháng xuất bán: 101.123,5 kg. Thành tiền = ? Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên: Đơn giá bình quân = 248.088.680 + 61.192.000 + 173.564.000 + 59.840.720 + 56.582.340 62.602,7 + 15.298 + 43.391 + 15.188 + 14.361 = 3.972,8 đ/kg Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5 kg x 3.972,8 = 401.743.440đ 2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH STM được áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hóa đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. 2.1. Thủ tục nhập kho: Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ Tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hóa đơn dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành. Ngày 8/3/2007 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí Tp HCM, công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2). Biểu số 2: Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B No: 043974 Đơn vị bán hàng: CN Công ty kim khí Tp HCM Số TK: 710F00133 Địa chỉ: 202 Cao tốc Thăng Long NH Công thương ĐĐ Điện thoại MS: 03 0039936021-1 Họ tên khách hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Hình thức thanh toán: TM, chuyển khoản MS: 0100509263-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng 274.245.800 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 27.421.580 Tổng cộng tiền thanh toán 301.637.380 Bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy nghìn ba trăm mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hóa đơn (GTGT của đơn vị cung cấp (Chi nhánh Công ty kim khí Tp HCM), kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Một liên lưu tại gốc. - Một liên giao cho thủ kho và thẻ kho, xong định kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán (có biên bản giao chứng từ). - Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty TNHH STM Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/99 của BTC Số: 87 Họ tên người giao hàng: Anh Sơn Nhập tại kho : Vĩnh Tuy TT Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập 1 Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng 274.215.800 Bằng chữ: Hai trăm bảy tư triệu hai trăm mười lăm nghìn tám trăm đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.2. Thủ tục xuất kho: Tại Công ty TNHH STM, hàng hóa xuất chủ yếu cho các công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các công ty tư nhân, cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định của Nhà nước. Trường hợp công ty xuất bán cho các công ty xây dựng, các công trình, các công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc. - Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để gia hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về phòng kế toán viết hóa đơn (GTGT). - Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn (GTGT). Hóa đơn (GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Ngày 3/3/2007 xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn (GTGT) giao cho khách (Biểu số 4) Biểu số 4: Đơn vị: Công ty TNHH STM Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 3 tháng 3 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Anh Tuấn - Công ty Licogi Lý do xuất kho: Công ty Licogi mua hàng trực tiếp Xuất tại kho : Vĩnh Tuy TT Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo y/c Thực xuất 1 Thép f13 LD Kg 384,3 4.363,63 17.386.011 2 Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3 Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng 462.061.289 Biểu số 5: Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 3 tháng 3 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BC/99-B No: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH STM Số TK: 431130000496 Địa chỉ: 73 Nguyễn Văn Trỗi, TX, Hà Nội NH TMCP Quốc tế Điện thoại: 8622459 MS: 0100509263-1 Họ tên khách hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc, Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: 0100106419-1 TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép f13 LD Kg 384,3 4.363,63 17.386.011 2 Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3 Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng 462.061.289 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán 508.267.417 Bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu hai trăm sáu bảy nghìn bốn trăm mười bảy đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 3. Kế toán chi tiết hàng hóa Hiện nay Công ty TNHH STM đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Hạch toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song được tiến hành trên các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho hàng hóa - Phiếu xuất kho hàng hóa - Hóa đơn (GTGT) 3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở công ty được tiến hành như sau: 3.1.1. Hạch toán chi tiết ở kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hóa được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hóa để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng đó ghi số lượng hàng hóa nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hóa và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu số 6: Đơn vị: Công ty TNHH STM thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/3/2007 tờ số 1 Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/99 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD Đơn vị tính: Kg Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1/3 43.391 62.602,7 1 043965 1/3 Nhập của CN C.ty KK Tp HCM 2/3 2.500 105.993,7 2 41290 2/3 Xuất bán 3/3 3.500 103.493,7 3 41291 3/3 Xuất bán 8/3 15.298 99.993,7 4 043974 8/3 Nhập của CN 8/3 15.000 115.291,7 5 41300 8/3 Xuất bán 20/3 15.188 100.291,7 6 043975 20/3 Nhập của CN 20/3 14.361 115.479,7 7 043978 24/3 Nhập của CN 21/3 129.840,7 Xuất bán Cộng tháng 3 88.238 101.123,5 Tồn cuối tháng 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng vởi thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hóa cộng lại. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa ở Công ty TNHH STM Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết hàng hóa Sổ tổng hợp NXT hàng hóa Hàng ngày Đối chiếu số liệu Hàng ngày Cuối tháng Trích sổ chi tiết hàng hóa Biểu số 7 Biểu số 7: Tên hàng hóa : Thép f6 LD Trang 02 Quy cách, phẩm chất: ĐVT: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 3/2007 62.602,7 248.088.680 043965 1/3 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/3 Xuất bán 3972,8 2.500 9.932.000 41291 3/3 Xuất bán 3972,8 3.500 13.904.800 043974 8/3 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/3 Xuất bán 3972,8 15.000 59.592.000 043975 20/3 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/3 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 Cộng 88.238 351.179.060 101.123,5 401.743.440 Tồn cuối tháng 49717,2 197.524.300 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hóa tại Công ty TNHH STM Hiện tại Công ty TNHH STM đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa TK 632 : Giá vốn hàng hóa TK 111, 112, 331, 641, 642, 141 ... 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty TNHH STM áp dụng hình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vởy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, để tiến hành tổng hợp hàng hóa. - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty Kim khí Quảng Ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 250.000.000 đ Nợ TK 133 : 25.000.000 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111 : 275.000.000 đ (ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) - Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/3/2007 Công ty TNHH STM mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng ủy nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 589.468.000 đ Nợ TK 133 : 58.946.800 đ (ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112 : 648.414.800 đ (ghi vào NKCT số 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hóa đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 09) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/3/2007 Công ty TNHH STM mua 67.838 kg thép của Công ty kim khí Tp HCM chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561 : 274.215.800đ Nợ TK 133 : 27.421.580 Có TK 331 : 301.637.380 đ (ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838 kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60 đ/kg, công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562 : 3.700.000 đ Nợ TK 133 : 370.000 đ Có TK 111 : 4.070.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) - Trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về, tại công ty không xảy ra trường ợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy công ty không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". * Nhật ký chứng từ số 1 (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi) Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2 (Ví dụ xem biểu số 9) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ NKCT 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hóa, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán (biểu số 10). Ví dụ: Ngày 5/3/2007 trả Công ty Kim khí Tp HCM số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 414.714.513 đ Có TK 111 : 414.714.513 đ Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan Biểu số 10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng : Chi nhánh Công ty Kim phí Tp HCM Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/3 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/3 Nt 111 112.284.676 43974 8/3 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/3 Trả chi nhánh 111 175.997.