Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2 thuộc Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại

2) : Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422) : Dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp Nợ TK 241 ( 2413, 2412) : Dùng cho sửa chữa TSCĐ, cho XDCB. Có TK 152 ( chi tiết liên quan). b) Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh với đơn vị khác : Căn cứ vào giá trị vốn của hội đồng liên doanh xác định vào giá thực tế xuất kho : + Trị giá góp vốn lớn hơn giá thực tế: Nợ TK 128, 222 Giá trị vốn góp. Có TK 412 Chênh lệch tăng Có TK 152 Giá thực tế vật liệu. + Trị giá góp vốn nhỏ hơn giá thực tế Nợ TK 128, 222 Giá trị vốn góp. Nợ TK 412 Chênh lệch giảm Có TK 152 Giá thực tế vật liệu. c) Trường hợp vật liệu xuất dùng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154 ( chi tiết liên quan ). Có TK 152 d) Xuất vật liệu để bán hoặc cho vay. Căn cứ vào giá trị thuẹc tế số vật liệu xuất bán hoặc cho vay : Nợ TK 811, 138 ( 1388) Có TK 152 e) Các trường hợp giảm khác * Trường hợp hao hụt mất mát nguyên vật liệu do kiểm kê - Căn cứ vào biên bản về hao hụt mất mát nguyên vật liệu, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu hao hụt, mất mát ghi : Nợ TK 1381. Tài sản chờ thanh lý. Có TK 152 * Trường hợp giảm do đánh giá lại Nợ TK 412 Có TK 152 Trường hợp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 611 : Mua hàng Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu mua vào trong kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như 111, 112, 141, 133, 331, 152.... 153 1.5.2.2. Phương pháp kế toán 1 số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Đầu kỳ kết chuyển giá trị tồn kho : Nợ TK 611 (6111). Có TK 152, 151. Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua vật liệu, phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 611 (6111). Chi phí mua Nợ TK 133. Có TK 111, 112, 141, 331, 311. Tổng giá thanh toán. Các trường hợp tăng vật tư do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi : Nợ TK 611. Mua nguyên vật liệu Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh Cuối kỳ kiểm kê, xác định giá trị NVL tồn kho và nguyên vật liệu đang đi đường .. kế toán ghi : Nợ TK 151, 152. Nợ TK 611 Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi : Nợ TK 621, 627, 641, 642... Có TK 611. 1.6. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và ghi sổ kế toán : Hiện nay các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều hình thức kế toán nhưng chủ yếu là 4 hình thức kế toán sau : - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chung. - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và điều kiện áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình để từ đó cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc ra quyết định của giám đốc. Chương II: Thực trạng công tác kế toán NVL tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin (VTC2) thuộc công ty cổ phần thiết bị điện thoại (VITECO)- Hà Nội 2.1. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại trung tâm VTC2. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm VTC2. Trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2( gọi tắt là VTC2) là một thành viên của Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại thuộc tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam. Có trụ sở chính đặt tại 203 Minh Khai- quận Hai Bà Trưng- Hà Nội. Trung tâm được hình thành từ xí nghiệp liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông Việt Nam(VTC). Là một liên doanh với Việt Kiều tại cộng hoà liên bang Đức với mục đích là nghiên cứu, sản xuất tổng đài kỹ thuật số và được thành lập vào ngày 1- 8- 1988. Sau 5 năm hoạt động, xí nghiệp liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông Việt Nam hết thời hạn liên doanh theo luật định và được sát nhập vào Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại Việt Nam tháng 9- 1993. Đến ngày 29- 10- 1997 theo quyết định số 3052/ QĐ- TCCB của tổng giám đốc tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam về việc thành lập trung tâm VTC2 thuộc Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại. Là một đơn vị kinh tế trực thuộc, hoạt động chuyên nghành Bưu chính viễn thông nhưng hạch toán độc lập với Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại. Trung tâm VTC2 chuyên nghiên cứu, sản xuất, lắp ráp các loại thiết bị Bưu chính viễn thông, điện tử, tin học. Bên cạnh đó trung tâm còn thực hiện chế độ bảo dưỡng, trợ giúp, vận hành các loại tổng đài do trung tâm sản xuất đang khai thác trên mạng lưới thông tin. Chuyển giao kỹ thuật công nghệ chuyên nghành điện tử, tin học cho các đối tượng cần thiết. Sản phẩm chủ yếu của cồng ty là các loại tổng đài từ 32 số đến 2000 số: + Tổng đài DTS 32số + Tổng đài DTS 100 số ………. + Tổng đài DTS 2000 số Các sản phẩm của trung tâm VTC2 đòi hỏi phải có sự chính xác rất cao và hoàn hảo. Nó bao gồm rất nhiều chi tiết, nhiều bước công việc, bao gồm nhiều loại vật liệu khác nhau( tính riêng về NVL chính có 9 loại cùng với NVL phụ khác). Việc tiêu thụ của trung tâm có 3 dạng chính sau: + Theo đơn đặt hàng của công ty hoặc tổng công ty + Theo hợp đồng với đơn vị bạn + Bán lẻ tại cửa hàng, đại lý của công ty và tổng công ty Tình hình sản xuất kinh doanh của trung tâm trong những năm gần đây có chiều hướng phát triển thuận lợi thể hiện qua các chỉ tiêu sau đây: Chỉ tiêu 2005 2006 1, Doanh thu 7.423.652.709đ 10.220.301.238đ 2, Lợi tức sau thuế 462.463.928đ 1.186.958.835đ 3, TN bình quân 865.000đ 1.200.000đ 4, Tổng số lao động 32 người 32 người Tính đến cuối năm 2006 tổng nguồn vốn của công ty đạt được là: 6.372.252.820đ trong đó: Vốn lưu động: 5.606.681.149đ Vốn cố định : 765.571.671đ Về nguồn NVL của trung tâm chủ yếu mua lại của các công ty, tổ chức chuyên nhập khẩu, phân phối NVL thuộc nghành Bưu chính viễn thông. Nhà cung cấp chính NVL cho trung tâm chủ yếu là công ty Tô Thị ở Lạng Sơn, công ty điện, điện tử Quang Trung Hà Nội… 2.1.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh. Do là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập trong Công ty Cổ phần thiết bị điện thoại. Trung tâm VTC2 được tổ chức theo hình thức tập trung. Các phòng ban của trung tâm được bố trí gần nhau tiện cho việc trao đổi, quản lý. Xưởng sản xuất được bố trí ở tầng dưới giúp cho lãnh đạo trung tâm quan sát hoạt động sản xuất , giúp cho việc tuân thủ đúng thời gian, tiến độ, chất lượng công việc. Trung tâm có cơ cấu quản lý như sau: Ban giám đốc Phòng Tổng hợp Phòng Kế toán Phòng Nghiên cứu Xưởng Sản xuất Phòng Lắp đặt Phòng Bảo hành - Ban giám đốc gồm: + Một giám đốc: Phụ trách quản lý toàn bộ bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng ban thông qua các trưởng phòng( xưởng trưởng) + Một phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo sản xuất ở các phân xưởng, phụ trách kỹ thuật của trung tâm. - Phòng tổng hợp( phòng kế hoạch,phòng cung ứng): Có nhiệm vụ làm các công tác kế hoạch, đầu tư, công tác thị trường, công tác tổ chức hành chính, công tác vật tư… Bên cạnh đó phòng còn có chức năng tham mưu cho giám đốc trung tâm để ký kết các hợp đồng sản xuất hoặc lắp đặt… - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp giám đốc thực hiện tốt các chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho trung tâm. Lập các báo cáo tài chính, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính. - Phòng nghiên cứu: Chuyên nghiên cứu các công nghệ phần cứng(HW) mà phần mềm(SW) cho sản xuất tổng đài và các dịch vụ bưu điện khác. Nghiên cứu các loại tổng đài mới, nâng cấp các loại tổng đài cũ. - Xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch đã đặt ra hoặc theo hợp đồng đã ký kết để phục vụ cho mạng viễn thông Việt Nam. - Phòng lắp đặt: Có nhiệm vụ lắp đặt tổng đài trong phạm vi Miền Bắc, lắp đặt phần cứng, phần mềm để tính giá cước, đặt số thuê bao. - Phòng bảo hành và bảo trì: Chuyên hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành, bảo trì cho khách hàng sử dụng tổng đài của trung tâm dưới 12 tháng( miễn phí), trên 12 tháng( thu tiền) trên phạm vi Miền Bắc. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất trung tâm VTC2 tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán phụ trách toàn bộ công tác kế toán. Do phạm vi sản xuất của trung tâm không lớn nên bộ máy kế toán của trung tâm được tổ chức gọn nhẹ để phù hợp với tình hình sản xuất của trung tâm nhưng vẫn đảm bảo công tác kế toán. Phòng kế toán gồm 3 người: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của trung tâm. Tổ chức tính toán giá nhập, xuất vật liệu, tính giá thành sản phẩm, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm… Tổng hợp số liệu và lập các báo cáo theo quy định. - Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh hàng ngày để vào số liệu theo từng phần hành kế toán. - Thủ quỹ: Quản lý chính xác số tiền mặt của trung tâm được bảo quản tập trung tại quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trung tâm VTC2 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ - Các phần hành kế toán chủ yếu tại trung tâm: + Kế toán NVL + Kế toán TSCĐ + Kế toán các nghiệp vụ thanh toán + Kế toán tiêu thụ sản phẩm + Kế toán các loại tiền + Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và các quỹ xí nghiệp + Kế toán kết quả và phân phối kết quả. 2.1.3.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng ở trung tâm. Sổ kế toán tại trung tâm VTC2 đăng ký theo hình thức chứng từ ghi sổ, nhưng trên thực tế trung tâm lại đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung và sử dụng kế toán trên maý vi tính. Hệ thống tài khoản áp dụng theo quy định của Bộ tài chính và trung tâm không mở sổ “ Nhật ký đặc biệt” chỉ mở sổ “ Nhật ký chung”. 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán NVL tại trung tâm VTC2. 2.2.1. Đặc điểm NVL ở trung tâm VTC2. Trung tâm VTC2 có quy mô nhỏ, chuyên sản xuất, lắp đặt tổng đài kỹ thuật số… nên trung tâm phải thường xuyên sử dụng đến vật liệu. Nhưng vật liệu ở trung tâm là những vật liệu có tính chất hết sức đặc thù, đa dạng về chủng loại, mỗi chủng loại lại có hàng chục loại khác nhau. Có thể kể đến những loại NVL chính của trung tâm là: IC, Điốt, Bán dẫn, Tụ điện, Quazt, Biến áp, Điện trở, MDF, Chống sét, Nhấn dây. Ngoài ra còn có các loại vật liệu phụ khác như: ổ cắm, dây dẫn… Hiện nay ở trung tâm chi phí về NVL chiếm khoảng 60%- 70% trong giá thành sản phẩm. Vì vậy muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì vấn đề cốt lõi là phải sử dụng tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí về NVL nhưng tránh gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đang là mục tiêu hàng đầu cuả trung tâm. Với đặc điểm NVL như trên đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát, đồng thời phải thực hiện các iện pháp quản lý ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản… mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng cho sản xuất. 2.2.2. Phân loại NVL Vì vật liệu dùng để lắp ráp, sản xuất tổng đài rất chi tiết và đặc thù nên việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính xác do vậy cần phân loại vật liệu theo công dụng, tính năng, cơ, lý, hoá khác nhau. Trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu trong quá trình sản xuất vật liệu ở trung tâm được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là các đối tượng sản xuất chủ yếu của trung tâm khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu Cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm: + IC các loại + Điốt + Bán dẫn các loại + Tụ điện + Conector + Quazt ……… - Vật liệu phụ khác + Dây cuộn to + Dây cuộn nhỏ + Mạch in( card tổng đài) - Nhiên liệu: như xăng, dầu phục vụ cho việc vận chuyển các sản phẩm, hàng hoá của trung tâm. Vì đặc điểm vật liệu như vậy nên toàn bộ vật liệu của trung tâm được quản lý chung một kho. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu của trung tâm VTC2 được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế. - Trị giá vốn của NVL tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán( còn gọi là trị giá mua thực tế). ở trung tâm VTC2 áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại. - Trị giá vốn của hàng mua nhập kho là trị giá mua thực tế của hàng mua nhập kho cộng(+) với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu. - Trị giá vốn của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm nhập kho. - Trị giá vốn của hàng tiêu thụ bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cộng(+) chi phí bảo quản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ. Do vậy về nguyên tắc đánh giá NVL tại trung tâm VTC2 là tuỳ thuộc vào các giai đoạn NVL được nhập, xuất để mà xác định trị giá vốn thực tế của NVL được chính xác và hợp lý với tình hình sản xuất kinh doanh và quy mô sản xuất của trung tâm. a) Đánh giá vật liệu nhập kho. Đánh giá vật liệu nhập kho là sự xác định giá trị vật liệu thành những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu xác thực và thống nhất. NVL của trung tâm rất đa dạng và phong phú lại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá cả thu mua, chi phí thu mua từng thứ, từng loại vật liệu khác nhau đòi hỏi công tác đánh giá cũng phải khác nhau. Vật liệu của trung tâm chủ yếu là mua ngoài tại các trung tâm điện tử, ngoài ra có một số được mua trực tiếp từ nước ngoài. - Đối với vật liệu được cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cộng chi phí vận chuyển. Tại trung tâm thông thường giá hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển. Các chi phí thu mua như: chi phí bốc xếp… thường rất nhỏ so với giá vật liệu. - Đối với vật liệu mua ngoài do cán bộ phòng tổng hợp( phòng cung ứng) thực hiện bao gồm tất cả có thể là các con IC, Điôt, Điện trở… Giá mua vật liệu nhập kho được xác định bằng công thức: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = Giá hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí thu mua - các khoản chiết khấu,giảm giá. Cụ thể: Ngày 18- 3-2006 ông Trần Vinh Hải mua IC74LS170 với số lượng là 150 con, đơn giá: 3090đ/con, số thuế nhập khẩu 30% là 927đ, chi phí thu mua: 2500. vậy: Giá thực tế của IC74LS170 là:(150 x 3090 ) + 927 + 2500 – 0 = 466.927đ. Vì trung tâm VTC2 tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bên cạnh đó có một số hàng của đơn vị phải mua từ nước ngoài nên phải tính thuế nhập khẩu. Cụ thể là: Ngày 17-3-2006 ông Lê Quang Hưng nhập kho vật tư sản xuất với số lượng là 600 tụ điện 2200MF25V, đơn giá: 9000đ/cái mua từ nước ngoài. Tụ điện 2200MF25V có thuế suất thuế nhập khẩu là: 30% Vậy: Số thuế nhập khẩu của tụ điện 2200MF25V là: 600 x 9000 x 30% = 1.620.000đ. Nên giá thực tế của 600 tụ điện 2200MF25V là: (600 x 9000) + 1.620.000 + 0 – 0 = 7.020.000đ. Còn về vật tư tự chế tạo thì tại trung tâm không có vì NVL của trung tâm hoàn toàn mua ngoài và không thu hồi được phế liệu. b) Đánh giá vật liệu xuất kho. Tại trung tâm VTC2 NVL được xuất kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ do đó trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất, kế toán chỉ theo dõi số lượng trên phiếu xuất kho. Đến cuối tháng sau khi tổng hợp, xác định được số lượng vật liệu nhập trong kỳ mới tính giá bình quân để tính giá vật liệu xuất trong tháng. Giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính như sau: Giá VL tồn đầu kỳ + Giá VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân NVL = Lượng VL tồn đầu kỳ + Lượng VL nhập trong kỳ. Cụ thể là: Tháng 11 năm 2006 có số liệu về NVLC là IC74LS27 như sau: Tồn đầu tháng 264 con ĐG: 4.515,4đ/con Nhập trong tháng 300 con ĐG: 3.090đ/con Vậy giá thực tế của IC74LS27 = = 3.757,21đ/con 264 x 4515,4 + 300 x 3090 264 + 300 Hàng ngày các nghiệp vụ nhập xuất vật tư được kế toán theo dõi trên sổ tổng hợp nhập, xuất vật tư ... Việc ghi sổ được kế toán thực hiện theo từng tháng nhưng đến cuối quí kế toán mới tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính. Chính vì vậy thông tin cho lãnh đạo thường châm trễ, hạn chế vai trò của kế toán trong công tác quản lý. 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Trung tâm nghiên cứu sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2 Hiện nay công tác hạch toán và tổng hợp nguyên vật liệu tại Trung tâm nghiên cứu sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu ”. - Ngoài ra còn sử dụng các taìi khoản liên quan : 331,111, 112, 141, 133, 627, 643. 2.4.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.4.1.1. Vật liệu do mua ngoài. Vật liệu phục vụ sản xuất của trung tâm chủ yếu là mua ngoài quan hệ thanh toán với nhà cung cấp là chủ yếu. Khi mua ngoài, do việc đáp ứng của thị trường ngày càng được mở rộng và luôn lấy khẩu hiệu “ Khách hàng là thượng đế” nên các nghiệp vụ về vật liệu phát sinh sẽ không có trường hợp hàng về mà chưa có hoá đơn hoặc hoá đơn đã về mà hàng chưa về do vậy trung tâm không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng đang đi đường”. Trung tâm áp dụng các hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt (111), séc (112) hoặc trả chậm theo hợp đồng. Khi vận chuyển về kho, nhà cung cấp chịu cước phí vận chuyển hoặc trung tâm thực hiện việc vận chuyển, nếu thuê ngoài thì có “ Hoá đơn cước phí vận chuyển” để kế toán tính giá thực tế vật liệu nhập kho. * Chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng - Chứng từ kế toán: Khi tổ chức kế toán nhập NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ, bao gồm các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê VT + Phiếu mua hàng + Hoá đơn thuế GTGT và một số chứng từ khác theo yêu cầu quy định của Bộ tài chính. - Thủ tục lập: Khi có nhu cầu về vật liệu, phòng tổng hợp căn cứ vào kế hoạch sản xuất tổ chức cho cán bộ đi thu mua vật liệu. Sau khi mua NVL, phiếu nhập kho được bộ phận mua hàng lập thành 2 liên và phụ trách ký, người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở phòng kế toán. Ngày 18-3-2006 trung tâm mua tụ điện 2200MF25V của công ty điện, điện tử Quang Trung- Hà Nội và nhận chứng từ là hoá đơn (GTGT) Mẫu hoá đơn: Hoá Đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT – 3 LL Liên 2 ( giao cho khách hàng ) AE/ 99- B Ngày 18 tháng 3 năm 2006 Đơn vị bán: Công ty điện, điện tử Quang Trung Địa chỉ: Hà Nội Quyển số: 48 Điện thoại: ……………….. Số 05 Họ tên người mua hàng: Lê Quang Hưng Đơn vị: Trung tâm ngiên cứu và bảo dưỡng các thiết bị viễn thông tin II Địa chỉ: 61 Lạc Trung - Hà Nội Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 Tụ diện 2200uF/25V cái 600.0 9000.0 5.400.000đ Cộng thành tiền 5.400.000đ Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 540.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 5.940.000đ Số tiền viết bằng chữ: Năm triệuchín trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho Ngày 18 tháng 03 năm 2006 Số: 05 NK Nợ TK 15204 Có TK 141 Họ tên người giao hàng: Lê Quang Hưng Nội dung: Nhập vật tư phục vụ sản xuất Nhập vào kho: 002 Mã VT Tên, nhãn hiệu vật tư (sản phẩm hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 2006 Tụ điện 2200uF/25V Cái 600.0 9000.0 5.400.000đ Thành tiền 5.400.000đ Tổng số tiền bằng chữ: Năm triệu bốn trăm nghìn đòng chẵn. Nhập ngày 18 tháng 03 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)  Tuy nhiên khi nhập kho NVL thì việc tổ chức hạch toán là cần thiết cụ thể trong các trường hợp sau: - Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán cho người bán, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Phải trả người bán + Nếu trung tâm thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc thì sau khi ghi bút toán trên kế toán phản ánh tình hình thanh toán và định khoản: Nợ TK 331 Phải trả người bán Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Các chi phí vận chuyển phát sinh thì căn cứ vào “ Hoá đơn cước phí vận chuyển” ghi: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Có TK 111 Tiền mặt - Nếu trung tâm nua NVL bằng tiền tạm ứng thì kế toán ghi: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 Chi tiết đối tượng Tại trung tâm trường hợp thừa, thiếu so với hoá đơn không xảy ra vì đây là thoả thuận trong hợp đồng. Đối với những vật liệu sai quy cách, phẩm chất so với hợp đồng thì trung tâm không chấp nhận nhập kho. Điều này không gây trở ngại cho trung tâm vì trung tâm thanh toán sau khi nhập hàng. - Tài khoản kế toán sử dụng : Trong việc tổ chức kế toán nhập NVL là TK: 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” được dùng phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại NVL và TK 152 có kết cấu như sau: + Bên Nợ: phản ánh số vật liệu thực tế nhập kho và số vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: phản ánh số vật liệu thực tế xuất kho, số vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê và số vật liệu được giảm giá hay trả lại cho người bán. Tài khoản 152 do gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu khác nhau nên phải quy ước mã số cụ thể cho từng thứ, từng loại vật liệu theo ngôn ngữ riêng của máy để quản lý và hạch toán, việc mã hoá tài khoản 152 áp dụng tại trung tâm là bằng các con số dựa trên hệ thống số liệu của TK 152 mã Bộ tài chính quy định rồi bổ sung thêm các con số để mã hoá cho TK 152 cụ thể là: 152 01 0000 IC 74LS00 ……….. 152 06 Biến áp ……… 152 10 Vật liệu phụ. - Quy trình nhập liệu: Trước khi cập nhật các phiếu nhập vật tư phát sinh trong kỳ, kế toán cần phân loại các dạng nhập cho từng loại vật tư nhằm đảm bảo cho quá trình cập nhật được chính xác, tránh nhầm lẫn. Sổ Cái Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Năm : 2006 Đơn vị : VNĐ NTGS Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 18/3/06 19/3/06 20/3/06 21/3/06 23/3/06 27/3/06 05NK 18/3/06 06NK 19/3/06 349X 20/3/06 350BH 21/3/06 07NK 23/3/06 358X 27/3/06 SDĐ tháng 3 ......................... Lê Quang Hưng nhập vật tư LQH - Nhập kho vật tư sx Lê Quốc Thắng nhận VT sx Phan Anh Tuấn nhận VT BH Phan Anh Thắng nhập vật tư Trần Vinh Hải nhận vật tư sx ......................... Cộng phát sinh tháng 3 141 331 1541 335 141 1541 1958679789 5400000 2272000 179300 365808 1200000 716160 149493000 156093800 SDC tháng3 1952078989 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên ) 2.4.2. Kế toán nhập NVL từ các nguồn khác. Trung tâm VTC2 ngoài nhập vật liệu từ các công ty điện tử và một số từ nước ngoài, trung tâm còn nhập vật liệu do vốn góp liên doanh cụ thể được kế toán ghi như sau: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh Bên cạnh đó khi vật tư đã xuất ra sử dụng nhưng không sử dụng hết nhập lại kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Có TK 621 Chi phí NVL trực tiếp Có TK 627 Chi phí sản xuất chung Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng trong thực tế trung tâm chỉ nhập vật liệu từ các công ty, tổ chức chuyên nhập khẩu, phân phối NVL thuộc ngành Bưu chính viễn thông cho nên việc nhập vật liệu từ các nguồn khác là ít có đối với trung tâm VTC2. 2.4.3. Hạch toán xuất vật liệu. 2.4.3.1. Chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng - Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và một số chứng từ khác theo quy định của Bộ tài chính. - Thủ tục lập: Nguyên vật liệu trong kho được dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Khi có nhu cầu, bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng làm phiếu xin cấp vật tư và được lập thành 3 liên, Sau khi lập phiếu xong phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Liên 1 được lưu ở phòng cung ứng vật tư. Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi đơn giá, số tiền và ghi vào sổ kế toán. Liên 3 người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Mẫu phiếu xuất kho Phiếu Xuất Kho Ngày 27 tháng 3 năm 2006 Quyển số: 52 Số: 07 XK Nợ TK 1541 Có TK 15204 Họ tên người nhận hàng: Trần Vinh Hải Địa chỉ: Trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng các thiết bị thông tiin 2 Nội dung: Nhận vật tư phục vụ sản xuất Xuất tại kho: 002 Mã VT Tên, nhãn hiệu vật tư (sản phẩm hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 2006 Tụ điện 2200uF/25V Cái 80 Cộng 80 Kế toán Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Các chứng từ xuất NVL sau khi đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp được chuyển cho bộ phận kế toán nên việc xây dựng trình tự luân chuyển các chứng từ này phải khoa học, hợp lý, kịp thời. Trình tự luân chuyển các chứng từ được bắt đầu từ việc lập chứng từ và sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chình đã được thực hiện và được tổng hợp