Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

nh chung của Bộ tài chính và báo cáo nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. - Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanh toán với khách hàng. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếu xuất vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm… Kế toán tiến hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do các nhân viên hạch toán kinh tế ở các phân xưởng gửi lên. Xác định chính xác thành phẩm dở dang cuối kỳ. Thực hiện tính giá thành sản phẩm theo đúng đối tượng và phương pháp tính giá thành. - Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lượng, hiện trạng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sản cố định. - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiến hành hạch toán ghi sổ. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhập xuất kho thành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toàn Xí nghiệp. Kế toán tiền lương: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp. - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: giám sát việc thu mua, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phải thu phát sinh…) thanh toán tạm ứng. - Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ. - Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâu NVL đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho. Tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của xí nghiệp. Sơ đồ 12 Bộ máy kế toán ở xí nghiệp may Minh Hà Kế toán trưởng Nhóm tài chính Nhóm NVL – TSCĐ Nhóm tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận tài chính Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán TSCĐ và CCDCLĐ nhỏ Kế toán NVL Kế toán NL phụ tùng bao bì Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán CFSX và GTSP Kế toán tiêu thụ Kế toán tập trung 5.2. Tổ chức sổ kế toán ở Xí nghiệp may Minh Hà Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu nghiên cứu những ưu, nhược điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo. Hiện tại Xí nghiệp đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ. Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán mới. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ - Phương pháp ghi chép tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định. - Phương pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 13 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Xí nghiệp may Minh Hà Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà 1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của xí nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài như sợi… Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường được thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản… do đặc điểm nên Xí nghiệp cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác đeer bảo quản tốt bông, Xí nghiệp cần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát. Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa NVL chính: Kho bông - Kho chứa vật liệu phụ gồm: + Kho thiết bị + Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột - Kho chứa phụ tùng gồm: + Kho cơ điện sợi + Kho cơ điện dệt - Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu - Kho chứa CCDC bao gồm: + Kho công cụ + Kho cơ điện - Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu Các kho dự trữ của Xí nghiệp được sắp xếp hợp lý, gồm các phân xưởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt. Tại đơn vị sản xuất lớn như Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu, CCDC đa dạng phức tạp thì khối lượng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 người đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ dụng cụ. Một nười phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, phế liệu. Người còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan. Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho như thẻ kho… rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá V1 xuất… cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn. ở Xí nghiệp may Minh Hà vật liệu được đánh giá theo giá trị thực tế. 2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu của Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm. - Đối với vạt liệu mua ngoài: = + - Đối với vật liệu nhập kho do Xí nghiệp tự sản xuất thì được tính như sau: = + - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là: Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng được. 2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản phẩm được sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về số lượng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra thường xuyên. Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng. Xí nghiệp đã tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: = Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân cả kỳ của vật liệu xuất dùng theo công thức. Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ. 3. Kế toán chi tiết vật liệu Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lượng, giá trị yêu cầu này sẽ được đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị của Xí nghiệp may Minh Hà. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng là phương pháp "Sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán. 3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ Trình tự luân chuyển chứng từ được Xí nghiệp quy định như sau: 3.1.1. Đối với vật liệu nhập Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà được nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến. Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật tư khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhưng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính như bông mới tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lượng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Một liên được lưu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho người chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với người bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lượng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Sơ đồ 14 Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp Hoá đơn VL về Phòng XNK Kiểm nghiệm (nếu có) Phiếu nhập kho Nhập kho Biểu số 1 Hoá đơn bán hàng Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản 0 7 0 0 1 8 9 3 5 0 Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị: Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định 0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 Hình thức thanh toán: TM Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150 Cộng tiền hàng: 23.250.150 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm bảy mươi năm ngàn một trăm sáu mươi lăm đồng. Người mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Như đã nêu ở trên, khi nhận được hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm như sau: Biểu số 3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Xí nghiệp. STT Tên vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng yêu cầu Số lượng không đúng yêu cầu 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333, ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban kiểm nghiệm (ký, họ tên) Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho. Biểu số 4 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 1141-TC/CĐKT Ngày 1/1/2003 của BTC Họ và tên người giao hàng: Số 7/11 Theo hoá đơn số:……. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150 Cộng 23.250.150 Viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu hai trăm năm mươi nghìn một trăm năm mươi đồng. Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003 Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký và đóng dấu) - Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm được trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi. Trong trường hợp này ở phân xưởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu được phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục như kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lưu, một liên giao cho phân xưởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lượng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõi. 3.1.2. Đối với vật liệu xuất kho. Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trường ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhượng bán cho các đơn vị sản xuất khác. Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhau. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư. Phân xưởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu. Sau đó Phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó người nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lưu lại trên cuốn sổ của phân xưởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán. Biểu số 5 Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ và tên người nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11 Xuất kho Nợ Xuất tại kho: Bông Có STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bông gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000 4.293.000 Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín mưoi ba nghìn đồng. - Đối với trường hợp chi Xí nghiệp đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến). Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tương tự như trường hợp trên. Biểu 6 Mẫu số 03 - Vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu xuất kho AA - 02 - B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778 Căn lệnh điều động số… ngày…. tháng…. năm 2003 của Xí nghiệp may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoài. Họ và tên người vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số…. Phương tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà. Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định. Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất Thực nhập Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780 Ngày xuất 17/11/2003 Người lập quỹ (Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Người vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bán vật tư cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật tư. Biểu số 7 hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị 0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua: Đặng Văn Nghĩa Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: . Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Sợi N 54/1 cotton Kg 50 30.909 1.545.450 Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Xí nghiệp và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao Xí nghiệp đã hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ só dư. Trình tự hạch toán cụ thể ở Xí nghiệp như sau: 3.2.1. Quy trình hạch toán ở kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trên chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trên chứng từ vào thẻ kho, tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệu có trong kho. Các chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phân loại riêng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán để ghi sổ. Biểu 8 Đơn vị: Xí nghiệp may Minh Hà Bộ phận kho bông Thẻ kho Ngày lập thẻ Mẫu số 03 - vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý. Đơn vị: Kg Mã số Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KTT N Số phiếu NT Nhập Xuất Tồn x N x Tòn đầu tháng 0 7 10/11 Chị Anh 10.333,4 3 15/11 Chị Liên 1908 5 21/11 Chị Hoa 8426,4 Tồn cuối kỳ 10.333,4 10.333,4 0 3.2.2. Quy trình hạch toán ở phòng kế toán. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất, kế toán vật liệu kiểm tra các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ in ra để xem tính có đúng không, nếu tính đúng thì máy sẽ tiếp tục tính giá cho các Phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán in các "bảng kê chứng từ nhập, xuất vật liệu", "báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu" và "Sổ số dư" cho từng kho. Trong bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu bao gồm hai phần. Phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ nhập. Bảng này liệt kê tất cả các chứng từ nhập, xuất trong tháng theo thứ tự từng chứng từ phát sinh, từng danh điểm vật tư, kèm theo số lượng và đơn giá của từng chứng từ. Biểu số 9 Bảng liệt kê các chứng từ Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu Tháng 11/2003 Kho bông Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 331 13.908,68 150.000 2.086.302.000 02 331 16.050 199.974 3.209.582.700 03 331 2.250 10.333,4 23.250.150 04 331 15.437,52 195.169 3.012.925.341 ………………………. Cộng 263.329 9.159.581.115 Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 6211 50.368,68 4.999.046 2.513.628.828 02 6211 40.594,6 39.241,7 1.593.0011.115 03 6211 2.250 10.333,4 23.250.150 04 6211 7.781,13 27.038,6 108.112.862 …………………….. Cộng 573.378 8.737.092.721 Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng của bảng. Nó theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong tháng. (Xem biểu 10) Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất kho vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư được lập để theo dõi cho một năm, mỗi danh điểm trên vật tư được theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số dư ta sẽ đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (Xem biểu 11) 4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu. 4.1. Tài khoản sử dụng. Xí nghiệp may Minh Hà loà đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Do vậy vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Xí nghiệp bao gồm các phân xưởng sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư cho từng phân xưởng và tình hình tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu xí nghiệp có sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: nguyên vật liệu được chi tiết thành các tiểu tài khoản sau: + 152.1: Nguyên vật liệu chính. + 152.2: Nguyên vật liệu phụ + 152.3: Nhiên liệu + 152.4: Phụ tùng thay thế + 152.5: Phế liệu. - Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: + TK 154.1, 621.1, 6272.1 - Phân xưởng sợi A. + TK 154.2, 621.2, 621.1 - Phân xưởng sợi B. + TK 154.3, 621.3, 627.3 - Phân xưởng sợi ý. + TK 154.4, 621.4, 627.4 Phân xưởng sợi dệt. + TK 154.5, 621.5, 6272.5 - Phân xưởng sợi nhuộm. + TK 154.6, 621.6, 6272.6 - Phân xưởng sợi cơ điện. + TK 154.8, 621.8, 6272.8 - Phân xưởng sợi may. Ngoài ra còn có các tài khoản khác như: 133; 3331; 331; 641;642… 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Vật liệu của xí nghiệp hầu hết được nhập kho từ nguồn mua bên ngoài do bên đặt hàng giao (may giao công cho nước ngoài, trong nước, hoặc gia công se sợi cho đơn vị khác…), vật liệu xuất dùng không hết nhập lại nhưng thực tế trường hợp này ít xảy ra. Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toán như sau: 4.2.1. Trường hợp vật liệu do bên đặt hàng giao. Giá trị nguyên vật liệu của bên đặt gia công không thuộc quyền sở hữu của mình, nó không thuộc giá trị của mình cho nên khi nhận vật liệu của bên đặt hàng giao kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Do đó nó không phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. 4.2.2. Trường hợp vật liệu mua ngoài. Với trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đúng đắn đầy đủ chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như: giá hoá đơn, thuế GTGT, chi phí mua hàng và mọi yêu cầu khác của nhà cung cấp như hình thức thanh toán, thời hạn… Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yêu cầu thị trường nên rất ít trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về, do vậy xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 - Hàng đang đi đường. * Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền cho người bán. Nội dung khái quát: vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp tiến hành mua ngoài về nhập kho. Xí nghiệp đi và sản xuất ổn định, quan hệ với bạn hàng là truyền thống nên thường ký hợp đồng thanh toán trả chậm. Khi mua vật liệu chưa thanh toán với nơi cung cấp thì để theo dõi tình hình thanh toán nợ, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết tài khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5. = + - Chứng từ sử dụng bao gồm: Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Chứng từ thanh toán. Biên bản kiểm nghiệm. - Tài khoản liên quan: tài khoản 152; 331; 133… - Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phiếu nhập kho cũng như hợp đồng thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán khi vào sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản: Nợ TK 152. Nợ TK 133 Có TK 331. + Nội dung sổ: Sổ chi tiết tài khoản 331 là một loại sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi tình hình thanh toán chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà xí nghiệp có quna hệ mua bán gồm cả số phát sinh có và phát sinh nợ. Sổ chi tiết tài khoản 331 được đóng thành từng quyển trong 1 tháng. Tất cả các đơn vị bán đều được theo dõi trên một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang và mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh. + Phương pháp lập: Cột dư đầu tháng: căn cứ vào sổ chi tiết cuối tháng trước chuyển sang tương ứng. Số dư nợ thể hiện số tiền mà xí nghiệp ứng trước, số dư có thể hiện số tiền mà xí nghiệp còn phải thanh toán. Phần ghi có tài khoản 331 - Nợ các tài khoản khác: căn cứ vào hoá đơn mua hàng đã về nhập kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào tài khoản vật liệu phù hợp. Phần ghi nợ tài khoản 331 - Có các tài khoản khác: căn cứ vào chứng từ như giấy báo chi, giấy báo Nợ thể hiện số thanh toán với khách hàng nào thì ghi vào cột tài khoản 111; 112 cùng dòng với lần mua nào đó của các khách hàng đó. Cột dư cuối tháng: căn c