Chuyên đề Tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở công ty cổ phần OLYMPIA

nguyên vật liệu tự chế, gia công song, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị nguyên vật liệu... phản ánh nghiệp vụ nhập kho trong các trường này, kế toán ghi: Nợ 152: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Có 154: nhập kho nguyên vật liệu tự chế hoặc gia công Có 411: Nhận vốn kinh doanh bằng nguyên vật liệu Có 128, 222: nhận vốn góp liên doanh bằng NVL Có 338: Nguyên vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác Có 721: phế liệu thu hồi từ các hoạt động thanh lý TSCĐ 2.3. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho nguyên vật liệu phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhập nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Kế toán tổng hợp các phiếu xuất nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho chi phí sản xuất kinh doanh và ghi: Nợ 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm Nợ 627: giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất Nợ 641: giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng Nợ 642: giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có 152: giá thực tế NVL xuất kho Trường hợp doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi: Nợ 222: góp vốn liên doanh Nợ 411: trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận) Nợ (có) 412: chênh lệch giá (nếu có) Có 152: ghi theo giá thực tế xuất kho Trường hợp doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi: Nợ 222: góp vốn liên doanh Nợ 411: trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận) Nợ (co) 412: chênh lệch giá( nếu có) Có 152: ghi theo giá thực tế xuất kho Trường hợp doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để ra công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, kế toán ghi: Nợ 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Co 152: Nguyên vật liệu Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế biến nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ 152: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ 133: thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Có 334,338: chi phí nhân viên Có 331: tiền thuê gia công Trường hợp doanh nghiệp xuấtkho nguyên vật liệu để bán thì căn cứ vào giá trị thực tế kế toàn ghi Nợ 632: giá vốn hàng hoá Có 152: Nguyên vật liệu Tiền thu được từ việc nhượng bán nguyên vật liệu kế toán ghi: Nợ 111,112,131: Số tiền thực thu Có 721: thu nhập bất thường Có 3331: thuế giá trị gia tăng được k hấu trừ Trường hợp doanh nghiệp đã nhập kho nhưng do bán kém chất lượng và đang trong thời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số nguyên vật liệu để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số nguyên vật liệu này, kế toán ghi: Nợ 111,112,331: Giá thanh to9án Có 152: Giá thực tế Có 133:Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua(hồi khấu, giảm giá) thì kế toán ghi giảm giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Nợ 111 Có 152: 2.4. Hạch toán kết quả kiểm kê cho nguyên vật liệu Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hgành kiểm kê kho nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định l ượng tồn kho của các doanh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và xác định số thừa, thiếu. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý(nếu có) kế toán ghi: Nợ 1381: chờ xử lý Nợ 111,112,1388,334: yêu cầu bồi thường Nợ 642: thiếu trong định mức Có 152: giá thực tế của nguyên vật liệu thiếu Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số nguyên vật liệu là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác. Nếu nguyên vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa Có 721: Trị giá nguyên vật liệu thừa Nếu nguyên vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi vào bên nợ TK 002 Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì cần thông báo cho bên bán. Căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ người bán, kế toán ghi Nợ 152 Có 338 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112,141... TK 152 TK 621,627,641 Giá mua chi phí Giá trị NVL xuất kho Mua NVL nhập kho Sử dụng trong doanh nghiệp TK152 TK 154 Hàng mua Hàng đi đường NVL xuất thuế đang đi đường về nhập kho Ngoài gia công TK133 TK128, 222 Thuế GTGT đầu vào TK 441 Xuất NVL để Nhận vốn góp liên doanh góp vốn liên doanh TK 411 TK 128, 222 TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất NVL TK 154 trả lại vốn góp liên doanh Nguyên vật liệu TK138,642 Tự chế nhập kho nguyên vật liệu TK 338, 721 thiếu khi kiểm kê Trị giá NVL thừa TK111,112,331 Khi kiểm kê kho TK 133 Giảm giá hàng bán Hoặc trả lại NVL cho người bán Phần II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPYA I. Vài nét khái quát về công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty cổ phần OLYMPIA là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính, có tư cách pháp nhân và được thành lâp theo luật doanh nghiệp. Công ty là một doanh nghiệp thuộc Bộ Công Nghiệp được thành lập theo quyết định số 368/TCNS_ĐT ngày 17/06/1998 của Bộ Công Nghiệp Công ty có trụ sở chính tại số 22. Cù Chính Lan –Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội. Tiền thân của công ty cổ phần OLYMPIA là 4 xí nghiệp thuộc cục địa chất và khoáng sản Việt Nam nhập lại là Xí nghiệp máy địa vật lý Xí nghiệp thăm dò và khai thác khoáng sản Xí nghiệp xây lắp 287 Xí nghiệp xây lắp 289 Những xí nghiệp này trước khi thành lập công ty đều hoạt động theo cơ chế hành chính, bao cấp thực hiện nhiệm vụ kế hoạch cấp trên giao. Những năm qua với đà phát triển nhanh, nhịp độ tăng trưởng cao của địa chất cũng như mục tiêu sản xuất kinh doanh và chiến lược ngành đã đặt ra là phải phát triển đủ mạnh đúng tầm với một doanh nghiệp vừa phục vụ guốc doanh, trung ương, địa phương và các thành phần kinh tế khác. Chính vì cần thiết như vậy mà đến năm 1999 Bộ Trưởng Bộ Công Nghiệp đã ra quyết định số 368/TCNS-ĐT thành lập ra công ty cổ phần OLYMPIA. Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy phép hành nghề do các cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp. Thể chế hoá hoạt động của công ty là điều lệ hoạt động được ban hành kèm theo quyết định số 176/QĐ của bộ trưởng bộ công nghiệp đăng ký ban hành ngày 16/03/1999 Công ty kinh doanh theo đúng quy định thành lập của doanh nghiệp, kinh doanh các mặt hàng dịch vụ đã đăng ký, cụ thể là: + Lắp ráp sửa chữa, bảo dưỡng máy địa vật lý và thiết bị điện tử chuyên dùng phục vụ công tác điều tra, tìm hiểu thăm dò địa chất. + Kiểm định máy móc, thiết bị vật lý địa chất + Tiêu thụ khai thác chế biến khoáng sản + Thăm dò khai thác nứơc ngầm + Xác định nền móng các công trình xây dựng + Xây lắp các công trình điện + Xây dựng công trình phục vụ dân sinh + Gia công các kết cấu cơ khí phục vụ công tác xây lắp điện và xây dựng Từ khi thành lập đến nay: Mặc dù tình hình có nhiều kho khăn, nhiệm vụ biến động cơ chế thay đổi song nhờ sự chủ động tìm kiếm thị trường và khách hàng nên công ty cổ phần OLYMPIA đã thực hiện được mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình, thưc hiện đày đủ các nghĩa vụ của mình đối với nhà nước, cán bộ công nhân viên có đủ việc làm và thu nhập ổn định. Công ty đã thực hiện thi công và hoàn thành một số công trình tầm cỡ và có ý nghĩa lớn như công trình đường day tải điện tử thuỷ điện Sông Đà đi từ hướng Hà Bắc, đường dây tải điện Tuyên Quang... và đặc biệt công ty đã thăm dò và tổ chức lắp đặt hệ thống khai thác nước ngầm vùng Đông Hưng – Thái Bình một vùng có độ nhiễm mặn cao. Từ khi thành lập công ty đã có tổng số vốn kinh doanh là: 990019541đ Trong đó: + Vốn cố định: 554467000 đ + Vốn lưu động: 222276000đ + vốn ngân sách: 202276541 đ + Vốn tự có: 20000000 đ Đến quý 4 năm 2002 công ty có tổng số vốn kinh doanh là: 1760138391 đ trong đó: *, Vốn cố định: 930441490 đ Vốn pháp định: 859679599 đ Vốn tự bổ sung: 70761900 đ *, Vốn lưu động: 829876892 đ Vốn lưu động: 456876544 đ Vốn tự bổ sung: 129000000 đ Vốn huy động khác: 244000351 đ Đến qúy IV/2005 công ty có tổng số vốn kinh doanh là 240617241 đ trong đó: *, vốn cố định: 1760548321 đ Vốn pháp định: 1430798451 đ Vốn tự bổ sung: 329749870 đ *, Vốn lưu động: 1180068920 đ Vốn pháp định: 598734460 đ Vốn tự bổ sung: 287000000 đ Vốn tự huy động khác: 294334460 đ Bảng tổng hợp lợi nhuận , sản lượng đạt được qua các năm Chỉ tiêu ĐV 2003 2004 2005 1. Tổng giá trị sản lượng đ 12.500.000.000 13.000.000.000 14.500.000.000 2. Lợi nhuận đạt được đ 170.000.000 185.000.000 200.000.000 3. Các khoản nộp ngân sách + Thuế doanh thu + Thuế vốn +Thuế lợi tức đ đ đ đ 478 000 000 375 000 000 60 500 000 42 500 000 496 750 000 390 000 000 60.000.000 46.250.000 587.921.603 435.000.000 102.921.603 50.000.000 4. Thu nhập bình quân đầu người Người/năm 12 000 000 14.400.000 16.800.000 2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty cổ phần OLYMPIA Từ khi thành lập đến nay, tổng số cán bộ công nhân viên chức trong công ty là 150 người, trong đó có 60 người trình độ đại học, cao đẳng và tiến sĩ, 40 người trình độ trung cấp, 50 người là công nhân. bên cạnh đó công ty còn ký hợp đồng ngắn hạn với một số lao động ngoài biên chế theo luật lao động do nhà nước ban hành tuỳ theo nhu cầu của từng công việc, từng thời điểm nhất định. Có thể nói công ty có đủ đội ngũ cán bộ, cán bộ công nhân viên chức có đủ trình độ chuyên môn cao trong công tác sản xuất kinh doanh, có đội ngũ cán bộ công nhân viên chức lành nghề trong các lĩnh vực điện tử, xây lắp, xây dựng và địa lý địa chất kinh nghiệm. Mặc dù tình hình xã hội nói chung và thời gian đầu thành lập công ty còn nhiều khó khăn, nhiệm vụ biến động nhiều cơ chế có nhiều biến đổi thường xuyên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, công nghệ còn lạc hậu song nhờ lãnh đạo công ty chủ động tìm kiếm thị trường đối tác, cơ chế hoạt động linh hoạt, năngđộng nên hàng năm công ty vẫn thực hiện được mục tiêu sản xuất có hiệu quả. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước cán bộ công nhân viên chức có đủ việc làm và thu nhập ổn định, đời sống ngày càng được cải thiện tốt hơn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm sau cao hơn năm trước. 2.1, Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Giám Đốc P.CLĐTCH tiền lương XN máy địa vật lý Phó Giám Đốc Phòng kế toán thống kê Phòng hạch toán kinh doanh Phòng kỹ thuật tổng hợp XN thăm dò khai thác KS XN xây lắp XN cung ứng vật tư Phân xưởng cơ khí Bộ máy tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo cơ cấu trực tiếp tham mưu có sự chỉ đạo giám sát từ trên xuống dưới theo nguyên tắc hành chính. Các phòng chức năng được sắp xếp phù hợp đảm bảo phối hợp hoạt động có hiệu quả. Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ được giao, đồng thời phù hợp với ngành nghề mặt hàng sản xuất và địa bàn sản xuất kinh doanh. Công ty thực hiện chế độ con dấu, một tài khoản, hạch toán tập trung tại công ty theo chế độ một thủ trưởng, một chủ tài khoản. - Ưu điểm: có sự quản lý thống nhất từ trên xuống - Nhược điểm: mang tính áp đặt từ trên xuống, đòi hỏi nhà quản lý phải có trình độ toàn diện và tổng hợp, chỉ tiêu dự toán mới chính xác. Chức năng của các bộ phận trong bộ máy quản lý: + Giám đốc công ty: Do Bộ Trưởng Bộ Công Nghiệp Nặng bổ nhiệm theo đề nghị của cục trưởng cục địa chất và khoáng sản việt nam. + Phó giám đốc: Được cấp trên bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc công ty. Phó giám đốc phụ trách công tác hành chính và công tác thi công. + Công ty gồm 4 phòng ban: phòng tổ chức hành chính và lao động tiền lương: trực tiếp quản lý chung về tình hình số lượng công nhân viên chức và ký hợp đồng ngắn hạn của công ty. Lập kế hoạch và thực hiện đào tạo nâng cao kiến thức tay nghề của cán bộ công nhân viên chức. Tổng hợp và theo dõi hoạt động và lao động tiền lương cùng các sự việc khác Phòng kế toán thống kê Quản lý toàn bộ vốn của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc vè việc thực hiện các chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước, kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, thông qua việc giám định bằng tiền để giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong việc sản xuất kinh doanh Phòng kế hoach kinh doanh: quản lý và lập kế hoạch trong mọi lĩnh vực trong sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức nghiêm thu, quyết toán các hợp đồng kinh tế. Phòng kỹ thuật tổng hợp: Thiết kế về mạt kỹ thuật các sản phẩm, công trình xây lắp, lập kế hoach sản xuất kinh doanh phụ trách hợp đồng giữa sản xuất công ty với đơn vị khác. Xí nghiệp địa vật lý: Chuyên lắp đặt sửa chữa sản xuất bảo dưỡng các thiêt bị điện tử chuyên dùng, ghép nối với các thiết bị điện tử máy tính, kiểm định các thiết bị đo lường địa vật lý. Xí nghiệp thăm dò khai thác khoáng sản: Nhiệm vụ chủ yếu là khai thác khoáng sản phục vụ dân sinh tận thu khai thác chế biến khoáng sản. Xí nghiệp xây lắp và cung ứng vật tư: chuyên xây lắp các đường dây tải điện và trạm biến thế có điện áp dưới 35 KV Phân xưởng cơ khí: chuyên gia công cơ khí phục vụ lắp đặt thiết bị máy móc. 2.2. Hệ thống bộ máy kế toán công ty Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Bộ máy kế toán vật tư hàng hoá kiểm kê TSCĐ Bộ máy kế toán lao động tiền lương Bộ máy kế toán thanh toán Nhân viên kế toán Bộ phận kế toán tổng chi phí kiêm giá thành Thủ quỹ kiêm thủ quỹ kho Do đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty không lớn. Đồng thời căn cứ vào khối lượng, tính chất mức độ phức tạp của các nhiệm vụ kinh tế phát sinh cũng như trình độ nghiệp vụ quản lý của kế toán trong công ty từ đó bộ máy kế toán của công ty áp dụng theo hình thức kế toán công tác tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện tập trung tại phòng kế toán thống kê của công ty, ở các đơn vị trực thuộc của công ty không có bộ phận kế toán riêng mà tại đó chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện kế hoach ban đầu thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch hoạch định gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty. Tại kho (kho nguyên vật liệu , thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho cuối tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn và hàng tháng chuyển vào báo cáo lên kế toán. Nên nhân viên kinh tế (phân xưởng) ngoài nhiệm vụ nêu trên còn phải tiến hành theo dõi từ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi giao thành phẩm đồng thời thực hiện chấm công của phân xưởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lương. Cuối tháng, các bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phụ cấp được chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân viên quản lý, lập bảng phân bổ quý đó. ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ ban đầu theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện các công việc kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập bảng thống kê, bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp hệ thống hoá số liệu cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành các hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo công ty trong công việc quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh phòng kế toán công ty gồm 7 người: + Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các công việc do các kế toán viên thành phần thực hiện kế toán tài chính, bán hàng thu nhập và phân phối. Kế toán phải chịu trách nhiệm trước giám đốc các thông tin kế toán cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, kế toán trưởng chịu trách nhiêm chính về công việc liên quan đến kế toán tài chính của công ty trước cán bộ công nhân viên chức, trước cơ quan quản lý nhà nước và pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo. + Thủ quỹ kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tư ở kho và đồng thời căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để xuất nhập quỹ và ghi sổ quỹ. + 5 nhân viên kế toán: kế toán vật tư hàng hoá kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tình hình tăng giảm trích khấu hao TSCĐ Kế toán lao động tiền lương và BHXH: có trách nhiệm tổng hợp phân bổ và tiến hành trả lương, BHXH cho nhân viên toàn công ty. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quản lý theo dõi thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và thanh toán với người cung cấp và theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt và tăng giảm ngân hàng. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tiêu thụ: tiến hành tập hợp toàn bộ chương trình sản xuất và theo dõi sự tiêu thụ sản phẩm Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản nợ, các khoản tiền gửi vào, tiền rút ra trên tài khoản tiền gửi. * Tổ chức ghi chép sổ kế toán ở công ty Từ những đặc điểm mang tính đặc thù của công ty ban lãnh đạo công ty lựa chon tổ chức công tác kế toán áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Sơ đồ trình tự sổ kế toán của công ty Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiêt Sổ quỹ Đăng ký chứng từ ghi sổ Mỗi bộ phận của bộ máy kế toán tại công ty đều được thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng đã được quy định. Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộ phận cơ cấu của công ty tổ chức kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên hệ cả với bộ phận khác trong công ty việc cung cấp hay nhận tài liệu thông tin kinh tế nhằm mục đích cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này: Hình thức kế toán thực chất là hệ thống sổ kế toán, căn cứ vào hệ thống tài khoản áp dụng các chế độ, thể lệ của nhà nước, quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trong thiết bị kỹ thuật kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của kế toán, chứng từ ghi sổ đảm bảo tính thống nhất đối với ngàng địa chất căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Các loại sổ chủ yếu + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán chi tiết TSCĐ Sổ kế toán chi tiết tổng hợp thành phẩm Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Sổ kế toán chi tiết tiền tam ứng Sổ kế toán chi tiết phải trả cho người bán Sổ kế toán chi tiết phải thu khác II. Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA 1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất đơn chiếc và sản xuất theo đơn đặt hàng nên công ty phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về các loại sản phẩm của mình, một trong vấn đề sống còn của công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với thi trường. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu đồng thời hạch toán một cách đầy đủ chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho công ty thực hiện việc giảm giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm. đồng thời số lượng và chủng loại các sản phẩm mà công ty xuất nhập phong phú đa dạng sản phẩm của công ty sản xuất chủ yếu phục vụ cho công trình xây lắp xây dựng các công trình khoan, khai thác. Chính vì vậy nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất đa dạng vế chủng loại với công dụng, tính năng lý hoá học cũng rất khac nhau điều này đặt ra những yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý vật liệu hạch toán vật liệu đảm bảo hiệu quả các quá trình nhập – xuất thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ vật liệu một cách hiệu quả. Dựa vào kế hoạch kinh doanh do phòng kế hoạch xây dựng để tính toán khối lượng cần dùng trong tháng, quý. Sau đó tổ chức nhập nguyên vật liệu và cung cấp cho các nhà sản phẩm nhanh chóng và liên tục đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về số lượng, chất lượng vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, xuất nguyên vật liệu theo công trình theo đơn đặt hàng thì công tác kế toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu được và từ đó giúp công ty phấn đấu hạ giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để phù hợp với đặc điểm yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm giúp hạch toán chính xác một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn , đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty là một việc hết sức cần thiết. Vì đối với mỗi loại sản phẩm cần biết nguyên vật liệu nào là chính, nguyên vật liệu nào là phụ để cuối cùng sắp xếp phân loại cho hợp lý. Công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mà công ty đã chia nguyên vật liệu thành các loại sau: Xí nghiệp máy địa vật lý nguyên vật liệu chính gồm: IC, ổn áp, cầu chì, dây đồng, pin 1.5V- AG 10, đèn nhân quang điện BĐ 7678, giắc nhựa, đèn báo sáng, đồng hồ vạn năng hiện số. Xí nghiệp thăn dò khai thác khoáng sản nguyên vật liệu gồm: các mạch nước ngầm, các mỏ than và khoáng sản khác mà công ty đã khảo sát được đang từng bước đi vào khai thác để hoàn thành các khoáng sản đã khai thác được đưa vào chế biến tạo thành sản phẩm. Xí nghiệp xây lắp cung ứng vật tư + Nguyên vật liệu chính gòm: sắt thép, xi măng, cầu chì vôi, cột điện, dầu làm mát máy... + Vật liệu phụ: sơn nâu, sơn ghi tổng hợp... chúng rất quan trọng có tác dụng giúp cho vật liệu chính hoàn chỉnh hơn + Nhiên liệu gồm: dầu nhớt, dầu máy, dầu Diezel + Phụ tùng thay thế gồm có: Dây xích, ốc vít + Thiết bị xây dựng cơ bản gồm có: Dàn giáo, gạch xây, cát sỏi, dùng cho công trình xây lắp và xây dựngTrên đây chỉ là một vài vật liệu điển hình đại diện cho rất nhiều những nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ khác nhau trong các xí nghiệp trực thuộc công ty. 2. Đánh giá nguyên vật liệu 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, từ trong nước và nước ngoài. Do vậy chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên việc tính giá thực tế cũng khác nhau. Việc ghi sổ kế toán hàng ngày kế toán sử dụng giá mua ghi trên hoá đơn (giá thực tế) Đối với vật liệu mua ngoài Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên với hợp đồng thuế GTGT ghi hợp đồng thực tế của vật liệu phần thuế được khấu trừ Giá thực Giá mua ghi Thuế nhập khẩu các chi các khoản Tế = trên hoá đơn + (nếu có) + phí + giảm giá trả lại Đối với vật liệu trong nước Hiện nay có một số đơn vị bán nguyên vật liệu cho công ty, công ty có trách nhiệm chuyên trở đến tận nơi và chi phí vận chuyển tính luôn và giá trên hoá đơn nên giá vốn thực tế nguyên vật liệu là giá ghi trên hoá đơn. Hoá đơn số 0012 nhập ngày 19/07/2005 nhập kho 110m3 đá 1*2 của anh dũng Bắc Ninh. Thực nhập 110 m3 đá 1x2 là 4400000 bao gồm cả phí vận chuyển như vạy giá vốn thực tế của 110m3 đá 1x2 là 4400000 đ. Đối với một số loại vật liệu doanh nghiệp tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu mua ngoài bằng giá mua gi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ. Ngày 12/8 mua 10 tấn xi măng của công ty Thương Mại với giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế là 670000 đ (VAT 10%) và phiếu chi ngày 12/8 thanh toán tiền vận chuyển cho người mua là: 22000đ. Như vậy giá vốn thực tế của 10 tấn Xi măng là 670000 + 22000 = 692000 đ Đối với vật liệu nhập ngoài giá vốn nhập liệu bao gồm cả giá vốn nhập khẩu. Hoá đơn số 0013 ngày 2/08/2005: Mua sứ hạ thế A03.576 quả của công ty liên doanh giá vốn vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu (5%), giá ghi trên hợp đồng là 5555 chi phí vận chuyển bốc dỡ theo hoá đơn số 21 ngay 4/8 là 30000 đ vậy giá vốn thực tế của 575 quả sứ nhập kho là 5555 + (5555 x 5%) + 30000= 3573275 đ. 2.2. Hạch toán ban đầu a, Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Quy trình nhập kho nguyên vật liệu Nhập kho Phòng kế toán Phòng kế hoạch BB Kiểm nghiệm Vật liệu về Hoá HĐBB Hoá BB Đơn kiểm nghiệm Đơn kiểm nghiệm Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định đảm bảo yêu cầu bảo quản vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi xuất dùng vật liệu đối với vật liệu có giá trị nhỏ mua về nhập kho, t