Chuyên đề Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8

ơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận. Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ trong tháng: + Kỳ 1: Tạm ứng + Kỳ 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định. Tiền lương được trả tận tay người lao động hoặc tập thể lĩnh lương đại diện cho thủ quỹ phát. Khi nhận các khoản thu nhập, người lao động phải ký vào bảng thanh toán tiền lương. Đối với lao động nghỉ phép vẫn được hưởng lương thì phần lương này cũng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc nghỉ phép thường đột xuất, không đều đặn giữa các tháng trong năm do đó cần tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân vào chi phí của từng kỳ hạch toán. Như vậy, sẽ không làm cho giá thành sản phẩm bị biến đổi đột ngột. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch = Tiền lương thực tế công nhân sản xuất trongtháng x Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tỷ lệ trích trước = Tổng số tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân SX Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của công nhân SX Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng tính đủ tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp. IV. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Hạch toán tổng hợp tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động. a. Tài khoản sử dụng TK 334 - Phải trả công nhân viên Tài khoản này được dùng để phán ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334. Bên Nợ: + Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của CNV + Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV. + Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh. Bên Có: + Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho CNV. Dư Có:+ Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNVC. TK 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp cá biệt (nếu có) phản ánh số tiền lương trả thừa cho CNV. b. Phương pháp hạch toán. * Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên ( bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất ... ) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 ( chi tiết đối tượng) Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo ra sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6271): Phải trả nhân viên phân xưởng Nợ TK 641 (6411): Phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý DN. Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả. * Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên Nợ TK 431 (4311) Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334 Tổng số tiền thưởng phải trả. * Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (ốm đau, thai sản, TNLĐ...) Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 * Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV theo qui định, sau khi đóng BHXH, BHYT, và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không vượt quá 30% số còn lại. Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333 (3338) Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại ... * Thanh toán thù lao ( tiền công, tiền lương .... ) Bảo hiểm xã hội, tiền thưởng cho công nhân viên chức. + Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng Tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản + Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá Bút toán 1: Ghi nhận giá vốn vật tư, hàng hoá Nợ TK 632 Có TK liên quan ( 152, 153, 154, 155 ... ) Bút toán 2: Ghi nhận giá thanh toán Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT ) Có TK 512 Giá thanh toán không có thuế VAT Có TK 3331: Thuế VAT phải nộp * Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền lương công nhân viên đi vắng chưa lĩnh Nợ TK 334 Có TK 338 ( 3388) Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với cNVC TK 622 TK 141, 138,333... TK 334 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNVC CNTT sản xuất TK 6271 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC Nhân viên PX NV bán hàng TK 641, 642 TK 3383, 3384 TK 431(1,2) Phần đóng góp cho quỹ Quản lý DN BHYT, BHXH TK 111, 112 ... Tiền thưởng TK 3383 Thanh toán lương, thưởng BHXH và các khoản khác cho CNV BHXH phải trả trực tiếp 2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương và tính toán tiền lương nghỉ phép. a. Tài khoản sử dụng TK 338: Phải trả và phải nộp khác Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan Pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí Công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo Quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí ... ) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ. Bên Nợ + Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ + Các khoản đã chi về kinh phí Công đoàn + Xử lý giá trị tài sản thừa. + Các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên Có + Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư Nợ (nếu có) Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK 338 chi tiết làm 5 tiểu khoản TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382: Kinh phí Công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm ytế TK 3387: Doanh thu chờ phân bổ TK 3388: Phải nộp khác b. Phương pháp hạch toán * Hàng tháng căn cứ vào quỹ lương cơ bản kế toán trích BHXH, BHYT, kinh phí Công đoàn theo qui định ( 25%) Nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421 Phần tính vào chi phí kinh doanh (19%) Nợ TK 334 Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức ( 6%) Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384) Tổng số kinh phí Công đoàn, BHXH, BHYT phải trích * Theo định kỳ đơn vị nộp BHXH, BHYT, kinh phí Công đoàn lên cấp trên. Nợ TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) Có TK 111, 112 * Tính ra số BHXH trả tại đơn vị. Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 Khi trả cho công nhân viên chức ghi Nợ TK 334 Có TK 111 * Chi tiêu kinh phí Công đoàn để lại doanh nghiệp Nợ TK 338 ( 3382) Có TK 111, 112. * Trường hợp số đã trả, đã nộp về kinh phí Công đoàn, BHXH ( kể cả số vượt chi ) lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù ghi: Nợ TK 111, 112 số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338 Số được cấp bù ( 3382, 3383 ) Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 622, 627, 641, 642 TK 334 TK 338 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNVC Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định tính vào chi phí kinh doanh ( 19%) TK 334 TK 111, 112 ... Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định trừ vào thu nhập của CNVC (6%) TK 111, 112 ... Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp * Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ, khi trích trước tiền lương phép của công nhân sản xuất thì ghi: Nợ TK 622 ( chi tiết đối tượng) Có TK 335 Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 Sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân sản xuất TK 334 TK 622 TK 335 Phần trích thừa TK 721 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tiền lương phép phải trả CNSX trong kỳ Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế với kế hoạch ghi tăng chi phí (nếu TT>KH) Trích trước tiền lương phép theo kế hoạch của công nhân TTSX Tiền lương phép thực tế phải trả cho CNSX trong kỳ TK 338 3. Tổ chức sổ hạch toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà việc áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào cho phù hợp. Mỗi hình thức ghi sổ kế toán sẽ có cách tổ chức sổ kế toán riêng. Nếu ở doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ thì việc tổ chức sổ hạch toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức theo sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ như sau: Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Bảng kê số 4 và số 5 Sổ chi tiết TK 334 Sổ chi tiết TK 338 Sổ chi tiết TK 642 Sổ chi tiết TK 622 Sổ chi tiết TK 627 Nhật ký chứng từ số 1, 2 và 7 Sổ cái Báo cáo kế toán Phần II: Tình hình tổ chức Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 I. Khái quát về Công ty vận tải ôtô số 8 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vận tải ôtô số 8 Công ty vận tải ôtô số 8 hiện nay là tiền thân của xí nghiệp vận tải hàng hoá số 18 được thành lập tại Quyết định số 01/QĐTC ngày 02/01/1971 của Bộ giao thông vận tải trên cơ sở sát nhập các đoàn xe vận tải chủ lực Tổng cục lương thực - Đoàn xe vận tải Bộ ytế - Bộ nông nghiệp - Bộ công nghiệp nhẹ ... Đến tháng 6/1980 Bộ giao thông vận tải lại Quyết định sát nhập Công ty Công ty Đại lý vận tải về xí nghiệp ôtô số 18. Ngày18/06/1986 Bộ giao thông vận tải bằng quyết định số 2482/QĐ/TCCB-LĐ sát nhập xí nghiệp vận tải quá cảnh C11 thuộc Công ty vận tải ôtô số 1 với xí nghiệp vận tải hàng nặng thành xí nghiệp vận tải ôtô số 8. Quyết định số 319/QĐ/TCCB-LĐ ngày 4/3/1993 của Bộ giao thông vận tải thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty vận tải ôtô số 8 thuộc Cục đường bộ Việt Nam mã số ngành kinh tế kỹ thuật: 25. Có trụ sở chính tại: Số 7 - Lương Yên - Hai Bà Trưng - Hà Nội Tại thời điểm này Công ty có số vốn kinh doanh là: 2.433.000.000 đ Trong đó: + Vốn cố định 2.352.000.000 đ + Vốn lưu động 81.000.000 đ Bao gồm các nguồn vốn: - Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 597.000.000 đ Bao gồm: + Vốn bằng tiền: 68.000.000 đ + Vốn bằng hiện vật: 471.000.000 đ + Vốn khác: 58.000.000 đ - Doanh nghiệp tự bổ sung: 1.836.000.000 đ Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là: + Vận tải hàng hoá đường bộ Mã số: 0502 + Đại lý vận tải hàng hoá Đến ngày 26/11/1995 Công ty đã xin bổ xung thêm ngành nghề kinh doanh, ngoài những lĩnh vực trên, Công ty còn bổ sung thêm một số chức năng khác đó là: - Dịch vụ trông giữ xe và phục vụ ăn nghỉ của lái xe. - Vận tải hành khách đường bộ. - Sửa chữa, cải tạo, hoán cải phương tiện vận tải đường bộ. - Dịch vụ kho bãi, xăng dầu, vật tư, phụ tùng phương tiện vận tải đường bộ. Công ty vận tải ôtô số 8 là tổ chức sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. (tổ chức doanh nghiệp theo hình thức quốc doanh). Sản phẩm chính của Công ty là: - Tấn hàng vận chuyển và tấn hàng luân chuyển. Những năm thực hiện chế độ bao cấp của Nhà nước Công ty đều hoàn thành kế hoạch sản lượng về Tấn và Tkm, kế hoạch tài chính ... Nhiệm vụ chính của Công ty là giải toả ga - cảng và phục vụ xây dựng cơ bản khu vực Hà Nội. - Vận chuyển than cho các nhà máy công nghiệp Trung ương và địa phương đóng tại Hà Nội. - Vận chuyển lương thực cho Hà Nội. - Vận chuyển hàng quá cảnh cho Lào từ Hà Nội, Hải Phòng đi Viên Chăn. - Nhiệm vụ ứng cứu cho các tuyến vận chuyển khác khi có tình hình đột xuất. Hàng năm Công ty đều hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất và có lãi: Năm Doanh thu Lãi 1998 9.525.000.000 203.000.000 1999 13.786.000.000 201.000.000 2000 15.631.000.000 202.000.000 2001 11.200.000.000 374.000.000 2. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Năm 1990 có sự sắp xếp lại lãnh đạo Công ty - bộ máy quản lý Công ty từ các phòng ban tham mưu đến các đội xe và xưởng. Công ty thực hiện tinh giảm cán bộ gián tiếp, tìm kiếm việc làm cho người lao động, đổi mới cách làm ăn, đổi mới những biện pháp quản lý, áp dụng hình thức khoán vận tải, khoán bảo dưỡng sửa chữa, khoán quỹ lương đồng thời mở rộng các dạng dịch vụ để thu hút lao động giải quyết việc làm thực hiện tiết kiệm trong mọi lĩnh vực. Để thực hiện công tác quản lý và chỉ huy sản xuất, kỹ thuật, nghiệp vụ tài chính, chế độ chính sách và lao động Công ty xây dựng tổ chức bộ máy quản lý như sau: * Giám đốc Công ty * Phó giám đốc Công ty - Phòng kinh doanh - Phòng thống kê tài chính - Phòng tổ chức nhân sự - Phòng kỹ thuật vật tư - Phòng hành chính ytế - Trạm vận tải 801 - Ga ra ôtô Lương Yên - Ga ra ôtô Tứ Kỳ - Trung tâm đào tạo lái xe - Xí nghiệp Xí nghiệp Đại lý vận tải - Xí nghiệp dịch vụ vận tải - Xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1 Sơ đồ khái quát bộ máy quản lý của Công ty vận tải ôtô số 8 Phòng kinh doanh Phòng thống kê tài chính Phòng tổ chức nhân sự Phòng kỹ thuật vật tư Phó giám đốc công ty Giám đốc công ty Phòng Hành chính ytế Trạm vận tải 801 Ga ra ôtô Lương Yên Ga ra ôtô Tứ Kỳ Trung tâm đào tạo Xí nghiệp Đại lý vận tải Xí nghiệp dịch vụ vận tải XN cơ khí SC ôtô số 1 *Nhiệm vụ của của từng phòng, xí nghiệp trong Công ty Công ty được quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động trong Công ty. 1. Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và các cơ quan Pháp luật về hiệu quả sản xuất kinh doanh, quản lý, tổ chức điều hành chung tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có trách nhiệm giải quyết các chế độ chính sách, đời sống việc làm cho cán bộ công nhân viên. Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại. 2. Phó giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật: Tổ chức, quản lý, giám sát thực hiện các kế hoạch về công tác kỹ thuật phát triển vận tải. Phụ trách xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô. 3. Phòng kinh doanh: Tiền thân là phòng kế hoạch có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về việc lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh vận tải hàng tháng, quý, năm cho các đội xe khoán, các xí nghiệp thành viên. Lập kế hoạch tiền lương, lao động, bảo hộ lao động ... cho toàn Công ty. 4. Phòng thống kê kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác tài chính của Công ty. Đảm bảo công tác tài chính cho Công ty, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đối với Nhà nước. 5. Phòng tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản lý nhân sự như vấn đề: Tiếp nhận lao động, điều động lao động, giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến người lao động. 6. Phòng hành chính ytế: chịu trách nhiệm về công tác phục vụ hành chính quản trị của toàn công ty, ngoài ra phòng còn có bộ phận ytế cơ quan (cấp phát thuốc thông thường cho cán bộ công nhân viên chức trong Công ty) , và xây dựng cơ bản ( sửa chữa những công trình nhỏ của Công ty). 7. Phòng kỹ thuật vật tư: Phụ trách công tác kỹ thuật phương tiện vận tải toàn Công ty. 8. Trung tâm đào tạo lái xe: Có nhiệm vụ chiêu sinh, tổ chức thi lấy bằng môtô hạng A1,và thi lấy bằng xe ôtô. 9. Ga ra ôtô Lương Yên: Có nhiệm vụ khai thác và trông giữ xe cho khách hàng tại khu vực Lương Yên - quận Hai Bà Trưng. 10. Ga ra ôtô Tứ Kỳ: Có nhiệm vụ khai thác và trông giữ xe cho khách hàng tại khu vực Tứ Kỳ - Thanh Trì và làm công tác bảo vệ Công ty 11. Trạm vận tải 801: Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý các đội xe vận tải theo phương thức khoán vận tải của Công ty. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty theo kế hoạch. 12. Xí nghiệp Đại lý vận tải: Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty, có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành phương tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hoá, hàng tháng quyết toán, nộp khoán về Công ty. 13. Xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô: Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty có nhiệm vụ khai thác, tổ chức sửa chữa những phương tiện vận tải của Công ty cũng như của các đơn vị ngoài. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty. 14. Xí nghiệp dịch vụ vận tải; Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty có nhiệm vụ tổ chức, khai thác phục vụ ăn nghỉ cho lái xe. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty. b. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đặc điểm kinh doanh của ngành kinh doanh vận tải, không có sản phẩm hữu hình, sản phẩm của ngành là tấn hàng vận chuyển và tấn km luân chuyển. Từ khi đất nước chuyển sang cơ chế thị trường có sự cạnh tranh của nhiều thành phần kinh tế. Các loại hình vận tải đa dạng và phong phú, cơ chế quản lý thông thoáng hơn. Do đó thị trường vận tải của ngành vận tải nói chung và của Công ty nói riêng bị thu hẹp. Đứng trước tình hình đó, Công ty đã thực hiện cơ chế đổi mới trong công tác quản lý, tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả năng của mình đó là áp dụng hình thức khoán doanh thu đến các đơn vị, đến từng người lao động. Các đơn vị tự khai thác, tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty, hàng tháng nộp khoán và quyết toán với Công ty theo định mức qui định chung. Công ty giao khoán cho các đơn vị sản xuất khoản trích nộp khấu hao tài sản cố định, doanh số, chi phí quản lý, tỷ lệ lợi nhuận, tiền lương bình quân công nhân, mua vật tư, thực hiện cung cấp các lao vụ, dịch vụ giữa các đơn vị. Các đơn vị tự hạch toán chi phí sản xuất có sự giám sát của các phòng nghiệp vụ. Các xí nghiệp thành viên được chủ động tìm hợp đồng, với sự giúp đỡ và định hướng của Công ty. Phòng thống kê kế toán quản lý và thực hiện các nghiệp vụ thu - chi tài chính toàn Công ty. Công ty định hướng kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư thiết bị, ký kết các hợp đồng lớn, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu tài chính. Các xí nghiệp đều có Giám đốc xí nghiệp, phó giám đốc và các đội trưởng. Mọi thu chi ở Xí nghiệp đều do nhân viên kinh tế tổng hợp và thanh toán. Gắn liền với các Trạm, xí nghiệp là các phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán. Với tư cách là một công cụ quản lý hoạt động của bộ máy kế toán, Công ty luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xách phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. 3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty vận tải ôtô số 8 a. Bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán 2 Kế toán 1 * Nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán 1. Kế toán trưởng: Là người thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của đơn vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn đảm nhiệm việc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủ trưởng đơn vị và trước kế toán trưởng cấp trên về các công tác thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Kế toán trưởng có các trách nhiệm cụ thể: Tổ chức bộ máy kế toán thống kê, tổ chức phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê qui định, thực hiện việc trích nọpp thanh toán theo đúng chế độ, thực hiện đúng các quy định về kiểm kê, thực hiện kiểm tra kiểm soát việc chấp hành luật pháp, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cũng như phổ biến và hướng dẫn các qui định mới cho các bộ phận, cá nhân có liên quan cũng như trong bộ máy kế toán, tiến hành phân tích kinh tế, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mà trọng tâm là kế hoạch tài chính đồng thời không ngừng củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế trong đơn vị. Kế toán trưởng có các quyền hạn: Phân công, chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán, thống kê làm việc tại đơn vị, có quyền yêu cầu cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tài liệu, thông tin cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra; các loại báo cáo kế toán - thống kê cũng như các hợp đồng phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý, kế toán trưởng được quyền từ chối, không thực hiện những mệnh lệnh vi phạm luật pháp đồng thời phải báo cáo kịp thời những hành động sai trái của thành viên trong đơn vị cho các cấp có thẩm quyền tương ứng. 2. Kế toán 1: Phụ trách mảng kế toán tiền lương, tiền gửi ngân hàng, thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn. - Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác được giao. Có nhiệm vụ tính toán lương và các khoản trích theo lương theo đúng qui định.  - Thực hiện đầy đủ kịp thời, chính xác đúng nguyên tắc đối với tiền gửi ngân hàng, bảo toàn bí mật tài khoản tiền gửi ngân hàng, ghi chép đầy đủ với ngân hàng và phát hiện những sai sót để điều chỉnh cho kịp thời. 3. Kế toán 2: - Kế toán thu chi phụ trách mảng kế toán tài sản cố định. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác kế toán được giao, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Mở sổ kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo đúng qui định. - Giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp vi phạm Pháp luật, chính sách và chế độ tài chính. - Quản lý tài sản cố định, đăng ký và tính khấu hao cơ bản hàng tháng, quý, phân bổ theo chế độ hiện hành. - Tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh phân phối lợi nhuận và trích lập quỹ theo qui định. - Thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ báo cáo tài chính, tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý đúng qui định và kịp thời gian cho cơ quan cấp trên. 4. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, theo nghiệp vụ thu chi. Có nhiệm vụ quản lý, bảo đảm bí mật an toàn tuyệt đối quỹ tiền mặt, các loại giấy tờ có giá trị như tiền, kim khí,.... ở mỗi Xí nghiệp đều có một kế toán riêng chịu hoàn toàn trách nhiệm trong việc thu thập, xử lý các chứng từ ban đầu đến việc thanh toán chi tiêu, tổng hợp mọi hoạt động của Xí nghiệp lập quyết toán theo yêu cầu của Công ty. Các nhân viên nghiệp vụ này chịu sự hướng dẫn và điều hành về nghiệp vụ của phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán là nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các báo cáo tài chính, kết quả hoạt động sản xuất, thanh toán nội bộ khách hàng, ngân hàng, lập báo cáo cho kế toán trưởng, cho cơ quan quản lý cấp trên. b. Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Công ty vận tải ôtô số 8 * Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty Hiện nay Công ty vận tải ôtô số 8 đang áp dụng hệ thống tài khoản chung theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT và sau đó có những thay đổi bổ sung theo các Thông tư 10, 44, 64... và áp dụng theo đúng chế độ kế toán qui định. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Kết quả hoạt động kinh doanh + Lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính. * Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với phương pháp kế toán thủ công. Công ty có những sổ kế toán chính như: Nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 4, NKCT số 5, NKCT số 7 .... và các bảng kê như bảng kê số 3, số 4, số 5 và các loại sổ cái như sổ cái tiền mặt và các sổ chi tiết... Sơ đồ trình tự ghi sổ tại Công ty Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết Nhật ký CT Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ cho thấy: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng bê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của ác Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính. II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 1. Qui mô và cơ cấu lao động tại Công ty. Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 260 người. Trong đó: - Lao động gián tiếp 26 người - Lao động trực tiếp 234 người Trong đó: + Lái xe và phụ xe 92 người + Thợ sửa chữa 82 người + Lao động dịch vụ: 60 người Phân loại công nhân viên ở Công ty như sau: - Công nhân sản xuất: Là những người trực tiếp sản xuất ở các trạm vận tải, Xí nghiệp Đại lý vận tải ( gồm lái xe và phụ xe ); ở xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1 ( gồm thợ sửa chữa từ bậc 2 đến bậc 7). - Công nhân làm công tác dịch vụ: Gồm các nhân viên tại xí nghiệp dịch vụ vận tải. - Lao động gián tiếp: Gồm lãnh đạo Công ty, đoàn thể, cán bộ quản lý nghiệp vụ tại các phòng ban, nhân viên phục vụ hành chính, bảo vệ.... Phân loại lao động theo chất lượng lao động tính đến thời điểm