Chuyên đề Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long

yÒn chØ thÞ cho c¸n bé kiÓm hµng, tõ chèi kiÓm hµng khi chÊt l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra kh«ng ®¶m b¶o. Cã quyÒn lËp biªn b¶n, chËm ph¹t hoÆc ®Ò xuÊt, ®×nh chØ c¸c bé phËn s¶n xuÊt, c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt kh«ng ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc C«ng ty vµ kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm cña C«ng ty khi ®­a s¶n phÈm ra thÞ tr­êng tiªu thô. * Phßng kÕ to¸n - tµi vô: Cã chøc n¨ng tæng hîp mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, gióp gi¸m ®èc gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ cã nhiÖm vô cô thÓ sau: - Thu thËp vµ tËp hîp c¸c th«ng tin tµi chÝnh. - Theo dâi vµ tæng hîp viÖc xuÊt - nhËp nguyªn vËt liÖu. - Theo dâi thµnh phÈm khi nhËp kho vµ ®­a ra tiªu thô trªn thÞ tr­êng. - Trî gióp vµ tham m­u cho gi¸m ®èc vµ c¸c th«ng tin tµi chÝnh. - ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ phÇn b¸o c¸o kÕ to¸n cña C«ng ty tr­íc Ban Gi¸m ®èc C«ng ty vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc. * Phßng Y tÕ - Nhµ trÎ: Cã nhiÖm vô trùc tiÕp ch¨m sãc søc khoÎ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty, ®ång thêi ch¨m sãc con em cho c¸n bé c«ng nh©n viªn t¹o ®iÒu kiÖn cho hä yªn t©m c«ng t¸c. Ngoµi Ban gi¸m ®èc C«ng ty vµ c¸c phßng ban, cßn cã 8 xÝ nghiÖp thµnh viªn. Mçi xÝ nghiÖp cã mét gi¸m ®èc cã chøc n¨ng gi¸m s¸t viÖc s¶n xuÊt vµ chÞu sù ®iÒu hµnh trùc tiÕp cña phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt. Cã chøc n¨ng sau: - Trùc tiÕp qu¶n lý toµn bé c«ng nh©n viªn, ®iÒu hµnh qu¸ tr×nh s¶n xuÊt trong xÝ nghiÖp. - Th­êng xuyªn kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. - §«n ®èc c«ng nh©n thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é s¶n xuÊt theo lÞch giao hµng. - ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc C«ng ty vµ kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm. - TriÓn khai c¸c nghÞ quyÕt cña C«ng ty, c¸c kiÕn nghÞ cña phßng chøc n¨ng tíi tõng bé phËn, tõng c«ng ®oµn cña qóa tr×nh s¶n xuÊt. C¸c phßng ban vµ c¸c xÝ nghiÖp cã c¬ cÊu hîp thµnh hÖ thèng hoµn chØnh bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. 5. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty. ViÖc tæ chøc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô, néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n trong C«ng ty lµ do bé m¸y kÕ to¸n ®¶m nhËn. Bé phËn nµy cã chøc n¨ng quan träng lµ kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n, thèng kª trong ph¹m vi C«ng ty, gióp gi¸m ®èc tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin kinh tÕ vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ, h­íng dÉn chØ ®¹o vµ kiÓm tra c¸c bé phËn, thùc hiÖn ®Çy ®ñ chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu, chÕ ®é h¹ch to¸n vµ chÕ ®é qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh trong C«ng ty. C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt ®­îc tæ chøc theo m« h×nh C«ng ty. Trùc thuéc C«ng ty lµ c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn, nh­ng c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn nµy kh«ng cã t­ c¸ch ph¸p nh©n cho nªn kh«ng tæ chøc h¹ch to¸n ®éc lËp mµ tæ chøc h¹ch to¸n toµn C«ng ty. V× thÕ, hiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. Theo h×nh thøc nµy, trong C«ng ty toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh ®­îc thùc hiÖn trªn phßng kÕ to¸n cña C«ng ty. Bé phËn kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc biªn chÕ nh­ sau: + Mét tr­ëng phßng kÕ to¸n ®iÒu hµnh chung c«ng viÖc cña c¶ phßng vµ lµ kÕ to¸n tæng hîp, cã nhiÖm vô ®«n ®èc kiÓm tra viÖc chÊp hµnh chÕ ®é kÕ to¸n, thèng kª viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n, hµng th¸ng lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. + Mét phã phßng kÕ to¸n gióp kÕ to¸n tr­ëng ®iÒu hµnh chung c«ng viÖc cña phßng, ®ång thêi lµ kÕ to¸n x©y dùng c¬ b¶n. + Mét thñ quü cã nhiÖm vô cÊp ph¸t tiÒn vµ c©n ®èi quü cña C«ng ty, b¶o qu¶n tiÒn cña C«ng ty. + Mét kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, tÝnh trÝch vµ ph©n bæ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh. + Mét kÕ to¸n tiÒn mÆt thanh to¸n víi ng©n hµng, vay ng¾n h¹n cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh qu¶n lý thu chi tiÒn mÆt vµ c¸c kho¶n tiÒn göi. + Mét kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô theo dâi chi tiÕt, tæng hîp t×nh h×nh xuÊt - nhËp - tån kho tõng lo¹i vËt liÖu - c«ng cô dông cô. + Mét kÕ to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, vay dµi h¹n: Cã nhiÖm vô tÝnh, trÝch vµ thanh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi. + Mét kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh + Mét kÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô lËp b¶ng kª 10, nhËt ký chøng tõ sè 8, sæ chi tiÕt sè 3; Mét kÕ to¸n theo dâi c«ng nî. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc biªn chÕ cã thÓ kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau Tr­ëng phßng KT (KÕ to¸n tæng hîp) Phã phßng kÕ to¸n (KÕ to¸n XDCB) Thñ quü KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh KÕ to¸n thanh to¸n víi ng©n hµng vay ng¾n h¹n KÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, vay dµi h¹n KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh KÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô KÕ to¸n theo dâi c«ng nî Thèng kª ph©n x­ëng H×nh thøc kÕ to¸n mµ C«ng ty ¸p dông lµ: H×nh thøc “NhËt ký chøng tõ” c¸c lo¹i sæ th­êng dïng lµ: NhËt ký chøng tõ, Sæ chi tiÕt, B¶ng kª, B¶ng ph©n bæ, Sæ c¸i. HiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Niªn ®é kÕ to¸n mµ C«ng ty ¸p dông lµ n¨m. Kú kÕ to¸n lµ th¸ng. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸: Trªn c¬ sá sè d­ ®Çu kú vµ ph¸t sinh nhËp trong kú. Ngoµi ra, ë kho nh©n viªn h¹ch to¸n tu©n thñ theo chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu c¨n cø vµo “ phiÕu nhËp kho”, “phiÕu xuÊt kho” vµ ghi vµo thÎ kho. II. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô t¹i C«ng ty cæ phÇn may vµ dÞch vô H­ng long 1. §Æc ®iÓm vËt liÖu - c«ng cô dông cô vµ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung cÊp vËt liÖu - c«ng cô dông cô: C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long lµ mét C«ng ty cã qui m« lín trªn ®Þa bµn tØnh H­ng Yªn, víi sè vèn ®Çu t­ lín, thuéc Tæng C«ng ty dÖt may ViÖt Nam. Trong viÖc gia c«ng hµng may mÆc xuÊt khÈu, mÆt hµng quÇn ¸o cña C«ng ty rÊt phong phó vµ ®a d¹ng, ®­îc ký hiÖu b»ng c¸c m· sè. V× thÕ C«ng ty ®· ®¸p øng phÇn lín nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng. VÝ dô: M· 2097 (¸o Jacket 3 líp) M· 910181 (¸o s¬ mi). Mçi s¶n phÈm nµy ®­îc t¹o nªn bëi nhiÒu chi tiÕt may kh¸c nhau theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng trong ®¬n ®Æt hµng, do ®ã chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu sö dông vµo s¶n xuÊt rÊt nhiÒu vµ víi khèi l­îng lín. HiÖn nay, nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ang trªn ®µ ph¸t triÓn, C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long tõ mét ®¬n vÞ chuyªn s¶n xuÊt kinh doanh theo kÕ ho¹ch vµ chØ tiªu Nhµ n­íc ®Æt ra nay chuyÓn sang ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, do ®ã hái C«ng ty ph¶i tù trang tr¶i mäi chi phÝ s¶n xuÊt b»ng doanh thu cña m×nh vµ ph¶i cã l·i. ViÖc thu mua vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®­îc thùc hiÖn trªn c¬ së kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, c¸c chØ tiªu do C«ng ty ®Ò ra c¨n cø vµo c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng vµ kh¶ n¨ng tiªu thô s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng sao cho hîp lý tr¸nh ®Ó xÈy ra t×nh tr¹ng vËt liÖu - c«ng cô dông cô qu¸ d­ thõa hoÆc s¶n xuÊt bÞ ®×nh ®èn v× thiÕu nguyªn vËt liÖu. MÆt kh¸c, vËt liÖu - c«ng cô dông cô mua vÒ ph¶i ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l­îng vµ chñng lo¹i vµ ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng cao. VÊn ®Ò cÇn ph¶i quan t©m ®Æc biÖt lµ gi¸ c¶ cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô, C«ng ty ph¶i lµm sao ®Ó mua ®­îc khèi l­îng vËt t­ cÇn thiÕt, b¶o ®¶m chÊt l­îng nh­ng chi phÝ bá ra l¹i Ýt nhÊt, ®iÒu ®ã gãp phÇn h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. * VÒ t×nh h×nh thu mua: - Nguyªn liÖu do kh¸ch hµng ®­a vÒ C«ng ty theo hîp ®ång ®· ký kÕt gi÷a hai bªn. C«ng ty sÏ gia c«ng s¶n xuÊt, sau khi lµm ra s¶n phÈm C«ng ty l¹i giao l¹i cho kh¸ch hµng nh­ hîp ®ång ®· ký vµ thanh to¸n tiÒn gia c«ng s¶n phÈm víi kh¸ch hµng. C«ng ty ph¶i cã mét bé phËn thùc hiÖn c«ng viÖc thu mua vµ t×m nguån cung cÊp vËt liÖu - c«ng cô dông cô. C«ng viÖc nµy do phßng xuÊt nhËp khÈu cña C«ng ty ®¶m nhËn. HiÖn nay, nguyªn vËt liÖu sö dông trong C«ng ty ®­îc mua tõ c¸c ®¬n vÞ trong n­íc nh­: C«ng ty cæ phÇn ph¸t triÓn s¶n xuÊt vµ nhËp khÈu trªn Thiªn Nam, C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt b«ng EVC Hµ Néi, H·ng chØ TOCONTAP... bªn c¹nh ®ã, ®Ó gãp phÇn h¹ thÊp chi phÝ th× C«ng ty còng kh«ng ngõng t×m nguån hµng míi ®Ó ®¶m b¶o cho C«ng ty lu«n chñ ®éng trong s¶n xuÊt. 2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô: §©y lµ b­íc khëi ®Çu quan träng cho viÖc h¹ch to¸n vµ qu¶n lý vËt liÖu - c«ng cô dông cô, thùc hiÖn tèt kh©u nµy sÏ lµ b­íc ®Öm cho viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt, tæng hîp vËt liÖu - c«ng cô dông cô. 2.1. Ph©n lo¹i vËt liÖu - c«ng cô dông cô: Víi mét khèi l­îng lín, chñng lo¹i nhiÒu, mçi lo¹i cã néi dung kinh tÕ vµ tÝnh n¨ng kh¸c nhau, do ®ã ®Ó tiÖn lîi cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c, ®¬n gi¶n ho¸ c«ng viÖc th× ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu - c«ng cô dông cô sao cho hîp lý. * VËt liÖu: - Nguyªn liÖu chÝnh: Lµ ®èi t­îng lao ®éng cÊu t¹o lªn h×nh d¸ng s¶n phÈm nh­: V¶i chÝnh (v¶i ngoµi cña ¸o Jacket), (v¶i lãt trong ¸o Jacket), b«ng, dùng, l«ng... Trong ®ã v¶i chÝnh vµ v¶i lãt l¹i ®­îc chia ra lµm nhiÒu lo¹i theo thµnh phÇn nh­: V¶i chÝnh V¶i lãt 65 PCT polyester... 190 T 80% polyester... 461 Y 35% polyurethane ... 100% Cotton 15% polyurethane ... 100% Polyester B«ng cã nhiÒu lo¹i nh­: B«ng 100, b«ng 120, b«ng 40, b«ng 80... - VËt liÖu phô: Lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng kh«ng cÊu t¹o lªn thùc thÓ s¶n phÈm nh­ng nã gãp phÇn hoµn thiÖn s¶n phÈm nh­: Kho¸, cóc, chØ, d©y luån, ken vai, nh·n m¸c... - Nhiªn liÖu bao gåm: DÇu dïng ®Ó ch¹y m¸y næ, x¨ng ®Ó ch¹y «t«... - Phô tïng thay thÕ bao gåm: Ch©n vÞt m¸y kh©u, kim, suèt chØ... - ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n bao gåm: §inh, chæi röa, giÊy r¸p, s¬n c¸c lo¹i... * C«ng cô - dông cô: - C«ng cô - dông cô phôc vô cho s¶n xuÊt s¶n phÈm (TK 1531): §Ó ®¶m b¶o vÖ sinh, an toµn trong s¶n xuÊt, c«ng nh©n yªn t©m lµm viÖc th× C«ng ty ®· trang bÞ mét g¨ng tay, mò, kÝnh b¶o hé, m¸y tÝnh, chæi, bµn ghÕ, xµ phßng... - Bao b× lu©n chuyÓn (TK 1532) lµ c¸c lo¹i hßm hép b»ng b×a carton, b¨ng dÝnh, tói lion, kho¸ kÑp hßm, giÊy lãt hßm, ®ai ®ãng hßm... phôc vô cho viÖc ®ãng gãi ®Ó b¶o qu¶n vµ chuyªn chë s¶n phÈm. ë C«ng ty, toµn bé sè vËt liÖu - c«ng cô dông cô trªn l¹i ®­îc ph©n chia vµ qu¶n lý theo c¸c kho nh­: Kho nguyªn liÖu,Kho phô liÖu,Kho c¬ khÝ, kho thµnh phÈm. Víi c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu - c«ng cô dông cô nh­ trªn cña C«ng ty sÏ gióp cho viÖc qu¶n lý vËt t­ cña C«ng ty ®­îc ®¶m b¶o mét c¸ch chÆt chÏ, chÝnh x¸c h¬n phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm kª, kiÓm tra ®­îc tiÕn hµnh thuËn lîi vµ nhanh chãng. 2.2. §¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô: §¸nh gi¸ vËt liÖu - c«ng cô dông cô lµ dïng th­íc ®o tiÒn tÖ ®Ó hiÓu hiÖn gi¸ trÞ cña vËt liÖu - c«ng cô dông cô theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o ®­îc tÝnh ch©n thùc vµ tÝnh thèng nhÊt. ë C«ng ty, kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®· sö dông gi¸ vèn thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho vËt t­. VËt t­ cña C«ng ty chñ yÕu lµ mua ngoµi vµ nhËp hµng gia c«ng. Nh­ng ®èi víi hµng gia c«ng th× C«ng ty kh«ng theo dâi vÒ gi¸ trÞ v× nguyªn liÖu do kh¸ch hµng ®­a vÒ theo ®Þnh møc vµ ®¬n ®Æt hµng, C«ng ty chØ viÖc gia c«ng s¶n phÈm sau ®ã xuÊt s¶n phÈm l¹i cho kh¸ch hµng vµ thanh to¸n tiÒn gia c«ng s¶n phÈm. MÆt kh¸c, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, Nhµ n­íc ®ang khuyÕn khÝch xuÊt khÈu hµng may mÆc cho nªn ®èi víi nguyªn liÖu nhËp tõ n­íc ngoµi vÒ C«ng ty còng kh«ng ph¶i nép thuÕ nhËp khÈu nÕu nh­ nguyªn liÖu nhËp vÒ ®óng vµ ®ñ ®Þnh møc ®· ®¨ng ký víi h¶i quan cöa khÈu theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, ph¶i nép thuÕ trong tr­êng hîp nguyªn liÖu nhËp thõa so víi ®Þnh møc ®· ®¨ng ký víi h¶i quan vµ sè nguyªn liÖu thõa ®ã C«ng ty l¹i dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm tiªu thô ë thÞ tr­êng trong n­íc. Khi ®ã C«ng ty ph¶i ®ãng møc thuÕ suÊt 40% gi¸ trÞ cña sè nguyªn liÖu thõa. Nh­ng tr­êng hîp nµy ch­a x¶y ra ®èi víi C«ng ty. §èi víi vËt t­ xuÊt kho: ë C«ng ty chØ sö dông mét lo¹i gi¸ lµ gi¸ vèn thùc tÕ nªn khi vËt t­ xuÊt kho, C«ng ty tÝnh gi¸ vËt t­ theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn cña VËt liÖu - CCDC tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú. Theo ph­¬ng ph¸p nµy: x = TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña VL - CCDC xuÊt kho Sè l­îng VL - CCDC xuÊt kho cña lÇn ®ã §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn + + = §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn TrÞ gi¸ VL - CCDC tån kho ®Çu th¸ng Sè l­îng VL - CCDC tån kho ®Çu th¸ng TrÞ gi¸ VL - CCDC cña nh÷ng lÇn lËp tr­íc Sè l­îng VL - CCDC cña nh÷ng lÇn nhËp tr­íc VÝ dô: Trong th¸ng 1 n¨m 2005, lo¹i b«ng 120 cã c¸c tµi liÖu sau: Tån ®Çu th¸ng: Sè l­îng 123,7m Thµnh tiÒn: 841.962 ® Ngµy 9/1 nhËp: Sè l­îng 10.968m Thµnh tiÒn: 71.095.500 ® Ngµy 12/1 nhËp: Sè l­îng 15.538m Thµnh tiÒn: 100.718.625 ® Ngµy 15/1 xuÊt: Sè l­îng 9.200m Ngµy 20/1 xuÊt: 13.084,7m = = §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn 841.962+71.095.500+100.718.625 123,7 + 10.968 + 15.538 6.483,88®/m Nh­ vËy: Ngµy 15/01 xuÊt 9.200m x 6.483,88 ®/m = 59.651.749® Ngµy 20/01 xuÊt: 13.084,7m x 6.483,88®/m = 84.839.710 ® 3. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô: C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh hµng may mÆc cã qui m« lín trªn ®Þa bµn tØnh H­ng Yªn. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô lµ c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕt hîp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n nh»m môc ®Ých theo dâi ®­îc tõng lÇn nhËp, xuÊt vËt t­ vµ tån kho cuèi th¸ng. Trong C«ng ty, vËt liÖu - c«ng cô dông cô ®­îc sö dông ®a d¹ng, c¸c nghiÖp vô nhËp-xuÊt l¹i diÔn ra th­êng xuyªn trong th¸ng, v× vËy kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô cã nhiÖm vô v« cïng quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc. ë C«ng ty, kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô sö dông mét sè chøng tõ sau: PhiÕu nhËp kho - m· sè 01 – VT; PhiÕu nhËp kho - m· sè 02 – VT vµ mét sè chøng tõ kh¸c nh­: ThÎ kho; Sæ chi tiÕt. 3.1. T×nh h×nh nhËp - xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô: a. T×nh h×nh nhËp vËt liÖu - c«ng cô dông cô: ë C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long, c«ng viÖc thu mua vËt liÖu - c«ng cô dông cô do phßng xuÊt nhËp khÈu chÞu tr¸ch nhiÖm. - Gi¸ nhËp nguyªn vËt liÖu theo gi¸ hãa ®¬n. Phßng xuÊt khÈu c¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt cña tõng th¸ng do c¸c Gi¸m ®èc xÝ nghiÖp th«ng b¸o lªn (b»ng chøng tõ). Trªn c¬ së ®ã, phßng XNK sÏ tÝnh to¸n ®Ó lËp kÕ ho¹ch thu mua tõng thø vËt t­ vÒ chñng lo¹i vµ sè l­îng. VÒ nguyªn t¾c, trong C«ng ty, tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu - c«ng cô dông cô khi ®­a vÒ ®Õn C«ng ty ph¶i tiÕn hµnh lµm c¸c thñ tôc ®Ó tiÕp nhËn vµ nhËp kho theo tr×nh tù nh­ sau: T¹i kho, thñ kho kiÓm tra sè thùc nhËp Phßng xuÊt nhËp khÈu c¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc chøng tõ kh¸c ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho (3 liªn) 1 liªn l­u ë phßng xuÊt nhËp khÈu 1 liªn thñ kho gi÷ vµ lµm c¬ së ghi thÎ kho vµ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n 1 liªn dïng ®Ó thanh to¸n VËt t­ VËt t­ nhËp vÒ kho ph¶i ®­îc ph©n thµnh tõng lo¹i theoquy ®Þnh cña C«ng ty ®Ó ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt dïng khi cÇn thiÕt. * Tr­êng hîp nhËp hµng gia c«ng: Khi vËt t­ ®­îc ®­a vÒ C«ng ty ®ång thêi kh¸ch hµng sÏ göi cho C«ng ty mét bé phËn chøng tõ trong ®ã cã ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i (Commercial Invoice). Phßng xuÊt nhËp khÈu c¨n cø vµo ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i vµ viÕt phiÕu nhËp kho trªn c¬ së c¸n bé phßng xuÊt nhËp khÈu kiÓm tra vµ thÊy hµng b¶o ®¶m chÊt l­îng vµ ®ñ vÒ sè l­îng. Ta cã mÉu Invoice nh­ sau: BiÓu sè 1 commercial invoice 1. Shipper/exporter: 8. No. & date of invoice UNICORE CO., LTD UNI - 9008A Jan. 22nd 2004 SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 11 9. No. & date of L/C YUKSAM - DONG KANGNAM- NO commereisl value KU,SEOUL, KOREA 2. For account and Risk of messers 11. Remarks HUNGLONGGARMENT JOINT STOCK COMPANY DI SU MY HAO HUNG YEN TOWN HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM 4. Port of loading 5. final destination KOREA PORT Haiphong, Vietnam 6. Carrier Sailing on or about 2. Mark and number of pkgs 13/Description of gooods 14/Quantity/Unit 15 Unit Price 16/Amount Hai Phong Viet nam Interlining 40” 346 YDS 0,5 USD 182,00 USD ITEM Shell Fabric 60” 1653 YDS 2,30 USD 3801,90 USD COLOR: TrimFabric 60” 108,70YDS 2,00 USD 217,40 USD Q”TY Lining 60” 1157 YDS 1,00 USD 1157,00 USD C/T NO: MADE IN KOREA Total 5358,30 USD 17/C.P.O.Box: UNICORE., LTD Cable Add: Telex Code: Telephone No. 3453 - 4380 18/Signed By ... S.H.Lee Trªn Invoice cã thÓ hiÖn gi¸ trÞ cña vËt t­ nh­ng nã chØ cã ý nghiac dïng ®Ó khai b¸o víi h¶i quan cöa khÈu, kh«ng cã gi¸ trÞ thanh to¸n. §èi víi hµng gia c«ng khi nhËp nguyªn vËt liÖu vÒ kho C«ng ty th× C«ng ty chØ theo dâi vÒ mÆt sè l­îng nªn khi phßng xuÊt nhËp khÈu viÕt phiÕu nhËp kho (MÉu sè.....) biÓu sè 2 còng chØ ghi chØ tiªu sè l­îng. BiÓu sè 2: PhiÕu nhËp kho Ngµy 29/1/2005 Nî:........................ Cã:....................... MÉu sè C11 - H Q§ sè 999 - TC/C§/C§KT Ngµy 2/11/96 cña BTC Hä tªn ng­êi giao hµng: H·ng UNICORE NhËp t¹i kho: Nguyªn liÖu Sè Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ §¬n Sè l­îng Thµnh tiÒn TT M· sè vÞ tÝnh Theo chøng tõ Thùc nhËp §¬n gi¸ A B C D 1 2 3 4 1 Dùng Yds 364 332,6 2 V¶i chÝnh Yds 1653 1554,7 3 V¶i phèi Yds 108,7 19,2 4 V¶i lãt Yds 1157 1057,5 Céng Sè tiÒn ghi b»ng ch÷: Phô tr¸ch XNH Ng­êi giao hµng Thñ kho * Mua nguyªn liÖu ë c¸c doanh nghiÖp trong n­íc víi khèi l­îng nhá C«ng ty thanh to¸n trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt. Còng trªn c¬ së ho¸ ®¬n b¸n hµng cña ®¬n vÞ b¸n, phßng xuÊt nhËp khÈu sÏ viÕt phiÕu nhËp kho theo mÉu biÓu sè 3. Ho¸ ®¬n (biÓu sè 3) PhiÕu nhËp kho (biÓu sè 4) BiÓu sè 3: HO¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2 (giao kh¸ch hµng) Ngµy 04/01/2005 MÉu sè 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty ph¸t triÓn s¶n xuÊt vµ nhËp khÈu Thiªn Nam §Þac chØ: Sè 3 TrÇn Quèc To¶n - Hµ Néi §iÖn tho¹i: STK: 3611 300103304 1 5 3 0 8 0 1 0 0 9 0 M· sè: Hä tªn ng­êi mua hµng: §/c Th¾ng §¬n vÞ: Phßng XNK - C«ng ty Cæ phÇn May vµ dÞch vô H­ng Long §Þa chØ: DÞ Sö – Mü hµo - TØnh H­ng Yªn. H×nh thøc thanh to¸n: B»ng tiÒn mÆt 3 0 8 1 0 0 0 0 9 8 1 M· sè: Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 Dùng - khæ 92 cm M 7000 6000® 42.000.000® Céng 42.000.000® ThuÕ GTGT ThuÕ suÊt 10% 4.200.000 ® Tæng céng: 46.200.000 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Bèn s¸u triÖu hai tr¨m ngµn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 4: §¬n vÞ: C«ng ty CP may & DV H­ng Long §Þa chØ: Mü Hµo - H­ng Yªn MÉu sè C11 - H Q§ sè 1141 - TC/C§/C§KT Ngµy 01/11/95 cña BTC PhiÕu nhËp kho Ngµy 31/01/2005 Nî:......................... Cã:......................... Hä tªn ng­êi giao hµng: C«ng ty cæ phÇn ph¸t triÓn s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu Thiªn Nam. Theo ho¸ ®¬n sè: 02491 ngµy 04/01/2005 NhËp t¹i kho: Nguyªn liÖu Sè TT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ M· sè §¬n Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn vÞ tÝnh Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 Dùng - khæ 92cm M 7000 7000 6000® 42.000.000 Céng 42.000.000 ThuÕ GTGT ThuÕ suÊt 10% 4.200.000 ® Tæng céng: 46.200.000 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Bèn s¸u triÖu hai tr¨m ngµn ®ång ch½n Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi mua hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ * Mua nguyªn liÖu ë c¸c doanh nghiÖp trong n­íc víi khèi l­îng lín th× C«ng ty cã thÓ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ, chuyÓn kho¶n, uû nhiÖm chi, sÐc... th«ng qua hÖ thèng ng©n hµng. Trªn c¬ së ho¸ ®¬n b¸n hµng cña ®¬n vÞ b¸n göi cho phßng xuÊt nhËp khÈu, c¸n bé phßng xuÊt khÈu sÏ kiÓm tra nÕu thÊy ®óng nh­ yªu cÇu th× viÕt phiÕu nhËp kho.  BiÓu sè 5: HO¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2 (giao kh¸ch hµng) Ngµy 03/01/2005 MÉu sè 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt B«ng EVC Hµ Néi §Þac chØ: Gia L©m - Hµ Néi §iÖn tho¹i: STK: M· sè: Hä tªn ng­êi mua hµng: §/c T©m §¬n vÞ: Phßng xuÊt nhËp khÈu - C«ng ty CP may & DV H­ng Long §Þa chØ: DÞ Sö – Mü Hµo - TØnh H­ng Yªn. H×nh thøc thanh to¸n: Ngo¹i tÖ (USD) 3 0 8 1 0 0 0 0 9 8 1 M· sè: Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 B«ng 120 yds 12.000 0,427 5124,0 2 B«ng 40 yds 2.000 0,254 508,0 3 B«ng 80 yds 2.000 0,318 636,0 4 B«ng 100 yds 2.000 0,391 728,0 5 B«ng 140 yds 4.000 0,463 1852,0 Céng 8902,0 ThuÕ GTGT ThuÕ suÊt 10% 890,20 USD Tæng céng: 9792,20 USD Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: (ChÝn ngh×n bÈy tr¨m chÝn hai ®« la Mü vµ hai m­¬i cents) Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 6: §¬n vÞ: C«ng ty CP may & DV H­ng Long §Þa chØ: DÞ Sö – Mü Hµo - H­ng Yªn MÉu sè 01 - VT Q§ sè 1141 - TC/C§/C§KT Ngµy 01/11/95 cña BTC PhiÕu nhËp kho Ngµy 09/01/2005 Nî:......................... Cã:......................... Hä tªn ng­êi giao hµng: C«ng ty liªn doanh s¶n xuÊt b«ng EVC Hµ Néi Theo ho¸ ®¬n sè: 014499 ngµy 03/01/2005 NhËp t¹i kho: Nguyªn liÖu Sè Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ §¬n Sè l­îng Thµnh tiÒn TT M· sè vÞ tÝnh Theo chøng tõ Thùc nhËp §¬n gi¸ A B C D 1 2 3 4 1 B«ng 120 yds 12.000 12.000 0,427 5124,0 2 B«ng 40 yds 2.000 2.000 0,254 508,0 3 B«ng 80 yds 2.000 2.000 0,318 636,0 4 B«ng 100 yds 2.000 2.000 0,391 728,0 5 B«ng 140 yds 4.000 4.000 0,463 1852,0 Céng 8902,0 ThuÕ GTGT ThuÕ suÊt 10% 890,20 USD = 14.010.857 VN§ Tæng céng: 9792,20 USD = 154.119.435 VN§ Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: ChÝn ngh×n bÈy tr¨m chÝn hai ®« la Mü vµ hai m­¬i cents Mét tr¨m n¨m t­ triÖu, mét tr¨m m­êi chÝn ngµn, bèn tr¨m ba l¨m ®ång. Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi mua hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Trong tr­êng hîp nµy C«ng ty ph¶i quy ®æi USD ra VND vµ yds ra mÐt. 1 yds = 0,914 m 1 USD = 15.739 VND (T¹i thêi ®iÓm h¹ch to¸n ) VD: §èi víi b«ng 120 Sè l­îng: 12.000 x 0,914 = 10.968 (m) Thµnh tiÒn: 5124,0 x 15739 = 80.646.636 VND Gi¸ nhËp b«ng: 6.482, 08®/m b. T×nh h×nh xuÊt vËt liÖu - c«ng cô dông cô: VËt liÖu - c«ng cô dông cô ë C«ng ty chñ yÕu sö dông vµ s¶n xuÊt, söa ch÷a hoÆc phôc vô cho viÖc b¸n hµng. - Gi¸ suÊt nguyªn vËt liÖu theo gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. Khi cã nhu cÇu sö dông vËt t­ c¸c xÝ nghiÖp lµm phiÕu lÜnh vËt t­ ®­a lªn phßng xuÊt nhËp khÈu, Phßng xuÊt nhËp khÈu sÏ chuyÓn lªn Ban Gi¸m ®èc duyÖt vµ ®­a xuèng phßng kü thuËt, phßng kü thuËt gi¸c s¬ ®å vµ tÝnh ®Þnh møc, sau ®ã chuyÓn l¹i cho Phßng xuÊt nhËp khÈu, Phßng xuÊt nhËp khÈu tÝnh ®Þnh møc, sau ®ã chuyÓn l¹i cho Phßng xuÊt nhËp khÈu, Phßng xuÊt nhËp khÈu tÝnh sè l­îng nguyªn vËt liÖu vµ viÕt phiÕu xuÊt kho (BiÓu sè...), chuyÓn cho kho. Qu¸ tr×nh xuÊt vËt t­ ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Sau khi Ban Gi¸m ®èc duyÖt vµ Phßng kü thuËt gi¸c s¬ ®å mÉu vµ tÝnh ®Þnh møc, Phßng xuÊt nhËp khÈu tÝnh ra sè l­îng sau ®ã viÕt phiÕu xuÊt kho (03 liªn) 01 liªn l­u ë Phßng xuÊt nhËp khÈu BiÓu sè 8 01 liªn thñ kho gi÷ lµm c¬ së ghi thÎ kho vµ chuyÓn cho Phßng kÕ to¸n 01 liªn XÝ nghiÖp sö dông vËt t­ gi÷ C¸c xÝ nghiÖp lµm phiÕu xin lÜnh vËt t­ Sau khi nhËn ®­îc phiÕu xuÊt kho Thñ kho cã nhiÖm vô xuÊt nguyªn liÖu theo sè liÖu ë cét thùc xuÊt trªn phiÕu xuÊt cho c¸c xÝ nghiÖp. BiÓu sè 7: §¬n vÞ: C«ng ty CP may & DV H­ng Long §Þa chØ: DÞ Sö – Mü Hµo - H­ng Yªn MÉu sè 02 - VT Q§ sè 1141 - TC/C§/C§KT Ngµy 01/11/95 cña BTC PhiÕu xuÊt kho Ngµy 15/01/2005 Nî:......................... Cã:......................... Hä tªn ng­êi nhËn hµng: §/c Yªn §¬n vÞ: Tæ c¾t xÝ nghiÖp May 10 Lý do xuÊt: C¾t b¸n thµnh phÈm NhËp t¹i kho: Nguyªn liÖu Sè Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ §¬n Sè l­îng Thµnh tiÒn TT M· sè vÞ tÝnh Theo chøng tõ Thùc xuÊt §¬n gi¸ A B C D 1 2 3 4 1 B«ng 120 yds 9200 9200 Céng Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi mua hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 3.2. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô: Do t×nh h×nh thùc tÕ vÒ vËt liÖu - c«ng cô dông cô cña C«ng ty nh­ ®· nãi trªn nªn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt ë kho vµ Phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: ë kho: Trong th¸ng khi vËt t­ vÒ ®Õn kho cña C«ng ty c¨n cø vµo ho¸ ®¬n cña bªn b¸n c¸n bé phßng xuÊt nhËp khÈu sÏ viÕt phiÕu nhËp kho: Tªn nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­, ®¬n vÞ tÝnh, sè l­îng... vµo c¸c cét trªn phiÕu nhËp kho. Khi vËt t­ vÒ C«ng ty sÏ ®­îc kiÓm tra vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i kh«ng lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Mét liªn l­u ë phßng xuÊt nhËp khÈu, mét liªn thñ kho gi÷ ®Ó lµm c¬ së ghi vµo thÎ kho sau ®ã göi lªn cho phßng kÕ to¸n, mét liªn dïng ®Ó thanh to¸n. PhiÕu nhËp kho ph¶i cã ch÷ ký cña c¸c bªn cã liªn quan. Khi cã nhu cÇu sö dông vËt t­ th× phßng xuÊt nhËp khÈu viÕt phiÕu xuÊt kho theo c¸c néi dung: Tªn, qui c¸ch, nh·n hiÖu, ®¬n vÞ tÝnh, sè l­îng... theo c¸c cét trªn phiÕu xuÊt cho phï hîp, sau ®ã chuyÓn xuèng kho. Khi nhËn ®­îc phiÕu xuÊt, thñ kho tiÕn hµnh xuÊt vËt t­ theo ®óng yªu cÇu, sau ®ã thñ kho vµ ng­êi nhËn vËt t­ ph¶i ký nhËn vµo phiÕu xuÊt. PhiÕu xuÊt còng ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Mét liªn l­u ë phßng xuÊt nhËp khÈu, mét liªn ng­êi lÜnh vËt t­ gi÷, mét liªn thñ kho gi÷ ®Ó lµm c¬ së ghi vµo thÎ kho, sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. ë kho, thñ kho tiÕn hµnh më thÎ kho vµ ghi theo tõng lÇn nhËp, xuÊt c¨n cø vµo sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt trªn c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt. Cuèi th¸ng thñ kho tÝnh ra sè tån kho vµ ghi vµo thÎ kho. ThÎ kho ®­îc më cho tõng thø vËt t­ ®Ó tiÖn cho viÖc theo dâi, qu¶n lý vµ kiÓm tra ®èi chiÕu. ThÎ kho ®­îc lËp theo mÉu sau: BiÓu sè 8: §¬n vÞ: C«ng ty CP may & DV H­ng Long Kho: Nguyªn liÖu MÉu sè 10 - VT Ngµy lËp thÎ: 09/01/2005 KT tr­ëng thÎ kho Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­: B«ng 120 §¬n vÞ tÝnh: MÐt M· vËt t­: Dù trï tèi ®a: Dù t