Chuyên đề Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

ựa chọn đối tác để mua vật liệu... Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu. 4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp . Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý. 4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí. Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Sử dụng ngay Xuất theo yêu cầu Tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm dịch vụ Nhập kho Vật liệu mua về Tái sản xuất Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt được. Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu. 4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ: Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm. Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ: Chi phí thực tế nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng - Trị giá phế liệu thu hồi Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với tư cách là những đối tượng lao động, sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó. Bởi vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá phí của sản phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá , kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội. Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. 4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý: Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp phải cần có số lượng thông tin về: Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa. Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh. Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật liệu đó. Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I3.1 cho thấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu. Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu chính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu. Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý. Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp. Phần II Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản phẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắp xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận: kế toán, vật tư, kế hoạch... Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ở doanh nghiệp. Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật tư, tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan. Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật tư... Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết về vật liệu. Lựa chọn phương pháp kế toánvật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp . Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với cụ thể. Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáo vật liệu cần thiết. Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật tư. Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối tượng liên quan. Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật tư, đánh giá tài sản... Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch toán vật liệu. 1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu cầu quan trọng là tổ chưcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ. Nội dung và biểu mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nước quy định. Tuy nhiên, căn cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp. Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu cung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau: Đơn đặt hàng Người bán Bộ phận mua hàng (2) (1) (3) (6) Kế toán thanh toán với người bán Bộ phận nhận hàng Nhu cầu mua hàng (4) (5) Kho Kế toán vật tư Trong đó: 1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng. 2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản giao cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao cho bộ phận kế toán. 3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế toán để thanh toán. 4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. 5. Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán. 6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi tiết vào tài khoản thanh toán với người bán. Đối với trường hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu chuyển chứng từ có thể tiến hành theo các bước sau: (2) (1) Kho thành phẩm Bộ phận kiểm tra (STK) Bộ phận sản xuất (3) (4) Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán thanh toán lương (1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu) (2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ ghi kho. (3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết. (4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lương cho công nhân sản xuất vật liệu. 2. Tính giá vật liệu Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên và trong nhiều trường hợp, giá mua thực tế không được cung cấp kịp thời. Để giải quyết vấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , người ta có thể sử dụng một trong hai phương pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán hay theo giá thực tế. 2.1. Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Doanh nghiệp có thể lấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật liệu. Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán. Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm). Trị giá hạch toán vật liệu i (nhập, xuất) = Số lượng vật liệu i (nhập, xuất) x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại hoặc nhóm vật liệu). Trị giá thực tế vật liệu i xuất dùng = Trị giá hạch toán vật liệu i xuất dùng trong kỳ x Hi Trong đó: Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật tư i ( Hệ số giá ) Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu đầu kỳ nhập trong kỳ Hi = Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ. 2.2. Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu Khi sử dụng phương pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế để phản ánh tình hình biến động vật liệu. Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu thường không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng như sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp này dựa trên cơ sở vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh khách quan). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Phương pháp tính theo đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu nhập đầu kỳ trong kỳ x = Trị giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ bình quân Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định: - Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuất theo giá thực tế bình quaan liên hoàn) - Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này thì số liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng được nhập vào. phương pháp này thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản. Như vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật tư nhập vào sau cùng. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nhập sau thì xuất trước , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trước đó, ngược với thứ tự chúng được nhập vào. Theo phương pháp này, vật tư xuất ra trong kỳ là số được nhập vào mới nhất và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trước nhất. Lưu ý rằng cả hai phương pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ước nghĩa là thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự như giả thiết. Phương pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên thường vận dụng hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu tồn kho, sau đó tính trị thực tế của chúng theo đơn giá nhập lần cuối cùng trong kỳ đó: x = Trị giá thực tế của vật Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL mua vào trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Đó là những phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng. Việc vận dụng phương pháp tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng tuỳ thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp . Tuy nhiên, áp dụng phương pháp nào cũng phải bảo đảm nguyên tắc công khai và nhất quán. 3. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thường có nhiều chủng loại khác nhau và tỷ trọng của nó thường lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ. Do vậy, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là : phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp số dư. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từng danh điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chưngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất, nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho: Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ ............ Số tờ.............. Tên vật tư: Số danh điểm: Đơn giá: Đơn vị tính : Kho: Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Khi kế toán nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến thì phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ này với các chứng từ liên quan (phiếu mua hàng, hoá đơn mua hàng...), ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào đó kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số suất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu, số lượng vật liệu tồn kho trên thẻ chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng . Nếu có sai sót phải được xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất và tồn kho vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng ........ năm ................... Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trongtháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu. Phương pháp thẻ song song là phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp được tóm tắt qua sơ đồ: (1) Thẻ kho (kho vật tư) Căn cứ chứng từ - Nhập - Xuất (4) (4) (3) (2) Sổ tổng Tổng hợp chi tiết Số chi tiết thẻ song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn mở thẻ kho như phương pháp thẻ song song nhưng ở phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho: Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh Tên vật Đơn vị Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 điểm liệu tính Nhập Xuất l SL TT SL ST SL ST SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số này không ghi theo từng chứng từ nhập kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng doanh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. áp dụng phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc ít và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: (2) Chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập (tiền) Thẻ (sổ) kho (1) Sổ số dư Sổ số dư Bảng lũy kế xuất bằng (tiền) (1) (4) (2) Chứng từ xuất Phương pháp số dư Đây là bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán: ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, nên xóa bỏ được những ghi chép trùng lặp, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng kế toán chính xác, kịp thời. Tại kho, hạch toán vật liệu xây dựng thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc định kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày ....... đến ngày ...... tháng ..... năm ......... Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Người nhận Người giao Phiếu này phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản và sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho cho kế toán. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồng kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư: Sổ số dư Năm: ........ Kho: ......... Số Tên Đơn Đơn Định Số dư đầu năm Số dư cuối tháng Ghi danh điểm vật liệu vị tính giá mức dự trữ SL TT SL TT Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhận được các chứng từ nhập xuất và phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu, mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập xuất phụ thuộc vào số lần kế toán xuống kho nhận chứng từ. Bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Tháng ...... năm .......... Kho ........... Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Tồn kho vật liệu đầu tháng Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... cuối tháng Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng lũy kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết: BK nhập (nếu có) Chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp Số (thẻ) kho Sổ đối chiếu luân chuyển BK xuất (nếu có) Chứng từ xuất 4. Tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu Vật liệu thường được nhập xuất kho thường xuyên, tùy theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau về vật liệu: kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho hay chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng vật liệu tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, các doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương thức hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. 4.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, thường tiến hành từ hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên hay sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Đây là phương pháp theo dõi tình hình hiện có và biến động của vật liệu một cách thường xuyên, liên tục sau mỗi lần nhập, xuất,... xảy ra. Để tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp này, doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” (chi tiết theo yêu cầu quản lý). Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: - Giá thực tế nguyên liệu xuất kho - Trị giá nguyên liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu trong kỳ - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho - Chiết khấu mua hàng được hưởng - Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê Dư nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho - Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường” Bên nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường cuối kỳ Bên có: Giá trị hàng hóa, vật tư mua ở các kỳ trước nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường cuối kỳ Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng vật liệu Nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu của doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc là hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do người bán hàng lập, có ghi số lượng từng loại vật liệu, đơn giá và số tiền doanh nghiệp phải trả cho người bán. Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu mà không có hóa đơn bán hàng (chẳng hạn thu mua từ thị trường tự do) thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng để thay thế. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất, hoặc phiếu thu mua hàng là chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng và là căn cứ để lập các chứng từ thanh toán tiền hàng. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi sổ thực nhập vào phiếu nhập kho. Đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi vào tài khoản nghiệp vụ nhập kho vật liệu. Trường hợp hàng chưa mua về thì kế toán phản ánh vào tài khoản 151 để đến cuối kỳ (nếu hàng về) hoặc sang kỳ sau (nếu cuối kỳ hàng chưa về) kết chuyển vào tài khoản 152. Trường hợp kiểm