Chuyên đề Tổng quan về kế toán quản trị

hả dĩ mà có thể giúp tổ chức (hoặc cá nhân) đạt được các mục tiêu của tổ chức (hoặc của cá nhân). Lập kế hoạch chiến lược cũng gọi là lập kế hoạch tổng thể, bao gồm việc chọn lựa các chiến lược thích hợp để soạn thảo một kế hoạch dài hạn nhằm đạt được mục tiêu. Kỳ của kế hoạch chiến lược phụ thuộc vào tổ chức, ngành và môi trường liên quan. Kỳ kế hoạch chiến lược thường là 2, 5, 7 hay 10 năm nhưng cũng có thể dài hơn. Quá trình lập kế hoạch chiến lược là một quá trình chi tiết, lâu dài, về cơ bản bao gồm 3 giai đoạn và kết thúc bằng một kế hoạch tổng thể. Sơ đồ 1: Quá trình lập kế hoạch chiến lược và mối quan hệ giữa việc lập kế hoạch chiến lược với lập kế hoạch ngắn hạn GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ Đánh giá tổ chứcĐánh giá môi trường bên ngoài Đánh giá tương lai Đánh giá các ước tính GIAI ĐOẠN MỤC TIÊU GIAI ĐOẠN LƯỢNG GIÁ Lượng giá các mục tiêu tổ chức Xem xét các phương án để đạt mục tiêu KẾ HOẠCH TỔNG THỂ Nhất trí một kế hoạch tổng thể Lập KH sản xuất Lập KH nguồn lực Lập KH sản phẩm Lập KH nghiên cứu & phát triển Các kế hoạch hoạt động chi tiết nhằm thực thi kế hoạch tổng thể theo từng kỳ tháng, quý và năm. Các kế hoạch bao gồm các dự toán, các tiêu chuẩn và các mục tiêu Lập KH ngắn hạn Lập KH chiến lược dài hạn Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 12 2.3.2 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị đối với việc kiểm soát 2.3.2.1 Kiểm soát quản lý: “Quá trình mà qua đó các nhà quản trị đảm bảo rằng các nguồn lực đã được huy động và sử dụng một cách hữu hiệu và hiệu quả trong quá trình thực thi các mục tiêu của tổ chức”. Trong khi các kế hoạch chiến lược quan tâm đến việc xây dựng các mục tiêu và chỉ tiêu chiến lược, kiểm soát quản lý lại quan tâm đến các quyết định về việc sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu hay chỉ tiêu đó. - Nguồn lực của tổ chức bao gồm con người, nguyên liệu, máy móc và tiền (thường gọi là “4M”: Men – con người; Materials – nguyên liệu; Machines – máy móc; và Money – tiền). - Tính hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực thể hiện bằng kết quả tối ưu đạt được từ nguồn lực đầu vào đã sử dụng. Tính hiệu quả liên quan với việc so sánh giữa con người, đất đai và vốn với năng suất lao động, hay mức sử dụng nguyên liệu. - Sự hữu hiệu trong việc sử dụng các nguồn lực thể hiện bằng các kết quả đạt được phù hợp với các mục tiêu hay chỉ tiêu đã đề ra. 2.3.2.2 Kiểm soát tổ chức: “Quá trình đảm bảo các nhiệm vụ đặc thù được tiến hành hữu hiệu và hiệu quả”. Hoạt động quản trị thứ ba, cũng là cấp thấp nhất trong cấp bậc ra quyết định của Anthony, gồm các quyết định kiểm soát tổ chức. Kiểm soát tổ chức là quá trình nhằm đảm bảo các nhiệm vụ đặc thù đã được tiến hành một cách hữu hiệu và hiệu quả. Do các hoạt động thuộc quá trình kiểm soát quản lý được xây dựng trong phạm vi các hướng dẫn trong các kế hoạch chiến lược nên các hoạt động thuộc quá trình kiểm soát tổ chức cũng phải được xây dựng trong phạm vi các hướng dẫn của cả kế hoạch chiến lược và các hoạt động kiểm soát quản lý. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 13 2.3.3 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị đối với việc ra quyết định Quản trị là ra quyết định. Đây là chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra, đánh giá. Nhà quản lý ở mọi cấp độ trong tổ chức đều phải ra quyết định. Thí dụ, khi xây dựng chiến lược, nhà quản trị phải chọn chiến lược phù hợp nhất trong các chiến lược được đưa ra xem xét, hàng ngày nhà quản trị phải đưa ra các quyết định điều hành hoạt động hàng ngày của tổ chức. Sơ đồ 2: Quá trình ra quyết định của nhà quản trị Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Hiểu rộng hơn thì chất lượng của quyết định trong quản lý chính là sự phản ánh chất lượng của quá trình xử lý thông tin kế toán và các thông tin khác. Thông tin sai sẽ dẫn đến quyết định sai. Vai trò của Kế toán quản trị là cung cấp thông tin sao cho quản lý có thể đạt được thông tin có ý nghĩa. Như vậy ngoài việc hiểu quá trình ra quyết định của nhà quản trị, Kế toán Bước 1 Nhận diện mục tiêu hay vấn đề Nhận diện các giải pháp khác nhau, các cơ hội mà có thể góp phần trong việc đạt được mục tiêu Thu thập và phân tích các dữ liệu thích hợp của từng giải pháp Bước 2 Bước 3 Chọn giải pháp, quyết định Xác định kết quả kỳ vọng và kiểm tra kết quả kỳ vọng để chắc chắn rằng kết quả này phù hợp với mục tiêu chung Bước 4 Bước 5 Thực thi quyết định Bước 6 Thu thập dữ liệu về kết quả thực tế So sánh kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng Đánh giá các thành quả Bước 7 LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 14 quản trị còn phải nắm loại quyết định mà từng cấp quản trị trong tổ chức phải thực hiện để có thể cung cấp loại thông tin thích hợp. Sơ đồ 3: Các cấp quản trị và loại quyết định phải thực hiện - Đối với quyết định có tính chiến lược của nhà quản trị cấp cao, Kế toán quản trị cung cấp loại thông tin để hỗ trợ họ xác định các mục tiêu của tổ chức và đánh giá liệu các mục tiêu đó trên thực tế có thể đạt được hay không. Những thông tin này gồm khả năng sinh lời của tổ chức, khả năng sinh lời của từng bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, nhu cầu thiết bị, vốn, v.v. Thông tin chiến lược do vậy có những đặc điểm sau : • Tập hợp từ các nguồn bên trong và bên ngoài; • Có tính tổng hợp ở mức cao; • Thích hợp cho dài hạn; • Liên quan với toàn bộ tổ chức (dù đi sâu vào một số chi tiết); • Gồm cả thông tin định lượng và thông tin định tính; • Không thể đảm bảo một sự chắc chắn hoàn toàn vì chỉ có thể ước tính tương lai. - Đối với quyết định có tính chiến thuật của nhà quản trị cấp trung gian, Kế toán quản trị cung cấp thông tin để giúp ra quyết định và sử dụng các nguồn lực của tổ chức, giám sát các nguồn lực đó đã và đang được sử dụng như thế nào. Những thông tin này bao gồm các thước đo năng suất (kết quả tính cho một giờ người hay tính cho CẤP CAO C
ẤP TRUNG GIAN CẤP CƠ SỞ RA QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢC RA QUYẾT ĐỊNH CHIẾN THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH TÁC NGHIỆP Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 15 một giờ máy), các báo cáo phân tích biến động, dự báo dòng tiền, v.v. Thông tin chiến thuật do vậy có những đặc điểm sau : • Chủ yếu lấy từ nguồn bên trong nhưng cũng tham khảo một số từ nguồn bên ngoài; • Được tổng hợp ở mức thấp; • Thích hợp cho trung hạn và ngắn hạn; • Mô tả hay phân tích các hoạt động hay các bộ phận; • Thường được soạn thảo định kỳ theo yêu cầu của nhà quản trị; • Gồm cả thông tin định lượng và thông tin định tính. - Đối với các quyết định tác nghiệp, Kế toán quản trị cung cấp loại thông tin hoạt động cho cấp quản lý cơ sở để giúp họ điều hành, thực thi nhiệm vụ được giao ở phân xưởng hay phòng ban, v.v… Ví dụ, ở phòng tiền lương, thông tin ở cấp này sẽ gồm mức lương ngày, số giờ làm việc hàng tuần của từng công nhân, mức lương/giờ trả cho mỗi người, các chi tiết về thời gian mà từng người đã bỏ ra cho từng công việc trong tuần, v.v... Thông tin cung cấp cho cấp quản lý cơ sở, thường được thực hiện hàng tuần, nhưng với những hoạt động cấp bách hơn như số lượng nguyên liệu đưa vào sản xuất có thể được cung cấp hàng ngày, hàng giờ, hay trong trường hợp sản xuất tự động là hàng giây. Thông tin tác nghiệp gồm các đặc điểm sau : • Hầu như hoàn toàn lấy từ các nguồn nội bộ; • Được phân tích rất chi tiết căn cứ trên các số liệu ban đầu; • Liên quan với kỳ hiện hành; • Gắn liền với từng công việc; • Được soạn thảo thường xuyên; • Thường mang tính định lượng. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 16 Chương 3 QUẢN TRỊ CHI PHÍ-KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 3.1 QUẢN TRỊ CHI PHÍ 3.1.1 Khái niệm Quản trị chi phí là phân tích các thông tin cần thiết cho công việc quản trị của một doanh nghiệp. Các thông tin này bao gồm các thông tin tài chính (chi phí và doanh thu) lẫn các thông tin phi tài chính (năng suất, chất lượng và các yếu tố khác của doanh nghiệp). Nhà quản trị chi phí không đơn giản là người ghi chép các thông tin về chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quyết định quản trị để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất. Nội dung của kế toán quản trị chi phí: + Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh; + Xác định giá phí đơn vị sản phẩm; + Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chi phí bộ phận theo từng trung tâm chi phí; + Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; + Phân tích thông tin chi phí để lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định kinh doanh. [8, Trang 13] 3.1.2 Vai trò của quản trị chi phí Trên cơ sở nội dung của Quản trị chi phí, ta có thể xác định được vai trò của Quản trị chi phí trong doanh nghiệp như sau: - Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong sản xuất kinh doanh; - Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí; - Quản trị chi phí giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hóa, dịch vụ. [8, trang 13] Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 17 3.1.3 Quản trị chi phí trong môi trường kinh doanh hiện nay Môi trường kinh doanh hiện nay đã có rất nhiều thay đổi, và đã làm biến đổi thực tế quản trị chi phí của các doanh nghiệp. a. Môi trường kinh doanh toàn cầu. Hiện nay, môi trường kinh doanh đã mở rộng đến thị trường thế giới, làm cho các doanh nghiệp phải chịu sức ép canh tranh trên quy mô toàn cầu. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhiều thông tin về quản trị chi phí hơn để có thể xây dựng chiến lược cạnh tranh và kinh doanh có hiệu quả. Ví dụ : British Airways là hãng hàng không lớn nhất nước Anh. Ban đầu đã tỏ ra khinh thường những đối thủ cạnh tranh giá rẻ như easyJet và Ryanair, rồi sau đó cuống cuồng thành lập một công ty hàng không giá rẻ có tên là Go. Thế nhưng công ty này nhanh chóng thất bại và buộc phải bán lại cho easyJet vào năm 2000 và British Airways quay lại với lối kinh doanh truyền thống. British Airways giờ đây chỉ tập trung phục vụ những chuyến bay đường dài và không có những chuyến bay giá rẻ. Còn ở thị trường bay đường ngắn, hãng cố gắng giữ vững một tỷ lệ thị phần nhất định thông qua chiêu thức giảm giá gần bằng với đối thủ cạnh tranh. Tại mỗi chuyến bay, British Airways dành một số ghế ngồi nhất định hạng Economy. Do những chuyến bay của British Airways có điểm đỗ tại Heathrow, một cảng bay tiện lợi và đông đúc, nên chiêu thức này cũng hấp dẫn một số khách bay đường dài. Thậm chí, British Airways còn giảm giá cho một số chuyến bay đến những điểm nhất định tại Châu Âu. Những chiến lược này của British Airways đã giúp hãng cạnh tranh hiệu quả với những “kẻ thách thức”. [10] b. Công nghệ sản xuất Để cạnh tranh một cách hiệu quả, các doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi công nghệ sản xuất. Điều này không những giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được các dòng chi phí vào (chi phí nguyên vật liệu, lao động, chi phí khác) mà còn có thể xây dựng các quyết định cho đầu ra sản xuất (giá bán, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho) Ví dụ: Nói về những thành công trong lĩnh vực Khoa học công nghệ trong thời gian qua, công nghệ Việt Nam đã đạt trình độ hiện đại của thế giới như công nghệ đóng tàu. Việt Nam đã xuất khẩu được những tàu biển cỡ lớn sang nhiều nước có ngành công nghiệp đóng tàu nổi tiếng như Anh, Pháp, Thụy Sĩ... Chỉ với đầu tư Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 18 khoảng 50 tỉ đồng từ Bộ KH-CN, các đề tài dự án đã giúp ngành đóng tàu nắm vững các công nghệ hàn và lắp ráp tàu tiên tiến, tạo ra một số sản phẩm và thiết bị hiện đại, tương đương với trình độ quốc tế. Sức mạnh công nghệ đã góp phần giúp Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy đóng thành công tàu hàng 6.500 tấn và 12.500 tấn, tàu hút bùn công suất 1.500 m3/h... Anh đã ký hợp đồng đóng 15 tàu trọng tải 53.000 tấn, trị giá trên 300 triệu USD.[12] c. Định hướng khách hàng Một thay đổi quan trọng của môi trường kinh doanh hiện nay là sự thay đổi liên tục thị hiếu của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ. Họ thích sản phẩm có chất lượng cao, có nhiều tính năng mới, mẫu mã đa dạng, các dịch vụ kèm theo phải phong phú. Vì vậy, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là phải thỏa mãn các yêu cầu này với chi phí thấp nhất. Vì thế, vai trò của quản trị chi phí trở nên rất quan trọng vì nếu không quản lý và phân tích tốt, sản phẩm tuy có chất lượng cao nhưng giá cũng sẽ cao, khách hàng sẽ không thích nữa. Ví dụ : Hơn 20 năm qua, các khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn cho các sản phẩm cạo râu nhãn hiệu Atra, Atra Plus, Sensor, Sensor Excel, Mach 3, Mach 3 Turbo và Centro của hãng Gillette, vì những nhãn hàng này có thể giúp họ cạo râu sát mặt. Rất nhiều công ty cảm thấy khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng phải trả nhiều tiền hơn cho những tính năng vượt trội so với các sản phẩm cùng loại. Walgreens nhấn mạnh đến sự tiện lợi của khách hàng khi đặt những cửa hàng của mình cạnh các trung tâm mua sắm, dễ dàng ra vào nhờ hệ thống cửa thông minh và thiết kế những ô cửa thanh toán rộng, tiện lợi cho việc thanh toán. Và Walgreens đã “giữ được mình” trong cuộc chiến với Wal-Mart.[10] d. Tổ chức quản trị Do mục tiêu là nhắm đến thỏa mãn thị hiếu của khách hàng nên các hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng chuyển dịch theo hướng khách hàng. Vì thế, tổ chức của doanh nghiệp cũng thay đổi và hình thành các nhóm hoạt động hoặc bộ phận chức năng (nghiên cứu phát triển, tổ chức sản xuất, giao hàng, bảo hành, sửa chữa). Theo đó, thực tế việc quản trị chi phí cũng sẽ có những thay đổi cho phù hợp. Từng nhóm, bộ phận sẽ có các chi phí hoạt động của mình. Các báo cáo về chi phí sẽ phản ảnh hoạt động của các nhóm/bộ phận hợp lý hay chưa hợp lý. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 19 Ví dụ: Dow Corning dù chiếm đến 40% thị phần silicon toàn cầu vào năm 2000, Dow Corning vẫn không cản trở các đối thủ giá rẻ tham gia cuộc chơi. Nhưng thay vì giảm giá, sau khi nghiên cứu kỹ phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng, vào năm 2002 công ty này quyết định thành lập một công ty thứ cấp chuyên cung cấp Silicon giá rẻ, lấy tên là Xiameter. Nếu Dow Corning cung cấp đến 7.000 loại sản phẩm. thì con số này ở Xiameter chỉ là 350. Nhận thấy rằng mình phải bán với giá thấp hơn 20% mới có thể cạnh tranh được với những đối thủ giá rẻ của công ty mẹ, Xiameter đã sử dụng mọi cách mà trong sách dạy kinh doanh đã nói đến. Thay vì giao hàng ngay tức thì, Xiameter hứa sẽ giao hàng từ 7 đến 20 ngày sau khi nhận đơn đặt hàng. Nhờ vào thời hạn giao hàng chậm hơn công ty mẹ, Xiameter có thể tận dụng sản xuất khi những nhà máy của Dow Corning tạm nghỉ. Và vì không nhận các hợp đồng cung cấp dịch vụ kỹ thuật nên Xiameter chẳng việc gì phải đầu tư vào khâu dịch vụ.[10] Bảng 2: So sánh môi trường kinh doanh trước đây và hiện nay Nội dung Trước đây Ngày nay Môi trường cạnh tranh Nền kinh tế quy mô lớn, tiêu chuẩn hóa đối với sản phẩm. Trọng tâm là chất lượng, tính năng và sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm. Quy trình sản xuất Sản lượng cao, tồn kho lớn. Sản lượng ít, tồn kho thấp, giảm thiểu chi phí. Công nghệ sản xuất Dây chuyển lắp ráp tự động, sử dụng công nghệ riêng biệt ở mỗi công đoạn. Hệ thống robot, sử dụng công nghệ liên kết nhau thông qua hệ thống mạng. Kỹ năng lao động Yêu cầu thấp. Yêu cầu cao. Thị trường tiêu thụ Chủ yếu là trong nước. Tiêu thụ trên toàn cầu. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 20 3.2 KẾ TOÁN CHI PHÍ Kế toán chi phí là một nhánh của kế toán, có nhiệm vụ lưu chép chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến việc sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp. Do vậy, những người làm công tác kế toán chi phí phải hiểu được ý nghĩa của những con số, liên hệ chúng với các hoạt động kinh doanh và đưa ra các giải pháp thay thế. Sau cùng các giải pháp thay thế này phải được đánh giá và lựa chọn nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Nội dung của kế toán chi phí: + Tập hợp chi phí, tính giá thành, phân tích chênh lệch chi phí trong kỳ để cung cấp thông tin KTQT và thông tin cho việc lập các báo cáo tài chính; + Cân đối chi phí, xử lý điều chỉnh chênh lệch chi phí và giá thành sản phẩm trong kỳ về chi phí thực tế. Trên cơ sở của Kế toán chi phí, các nhà quản lý có thể sử dụng Kế toán chi phí vào nhiều mục đích: + Triển khai giá bán hợp lý đối với hàng hóa và dịch vụ của công ty; + Xác định chi phí vượt ngoài tầm kiểm soát; + Tập trung vào các chi phí đặc biệt để tiến hành giảm giá dần dần; + Quyết định xem loại sản phẩm và dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cho công ty và loại nào không. Một số chi phí được xem là trực tiếp, các chi phí khác là gián tiếp. Nhân viên kế toán chi phí và nhà quản lý nên quan tâm đến hai loại chi phí này. - Chi phí trực tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chịu chi phí và có thể tính trực tiếp cho đối tượng đó một cách hiệu quả, ít tốn kém (cost effective). (Horngren et al, 1999) - Chi phí gián tiếp đối với một đối tượng chịu chi phí là loại chi phí liên quan đến đối tượng chịu chi phí nhưng không thể tính trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí đó một cách hiệu quả. Nói đúng hơn, chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. Do vậy, chi phí gián tiếp được phân phối cho các đối tượng chịu chi phí theo các phương pháp phân bổ chi phí (cost allocation) (Horngren et al, 1999) - Chi phí gián tiếp thường được gọi là chi phí quản lý chung, là những khoảng chi phí không thể tính vào chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm cụ thể như tiền thuê Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 21 cơ sở hạ tầng sản xuất, chi phí tiện ích, lương bổng của các nhân viên hành chính và điều hành, thuê bất động sản, và các chi phí giải trí hàng năm của công ty. Trong nhiều trường hợp, chi phí quản lý chung được phân bổ cho các sản phẩm công ty sản xuất ra theo một số công thức. [8, trang 13-14] 3.3 SO SÁNH VAI TRÒ QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ KẾ TOÁN CHI PHÍ Quản trị chi phí Kế toán chi phí - Ghi chép chi phí - Phân tích các thông tin liên quan đến chi phí - Nhận diện các cơ hội kinh doanh - Ra quyết định - Ghi chép các chi phí phát sinh - Lập các báo cáo chi phí 3.4 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 3.4.1 Khái niệm Kế toán tài chính là kế toán phản ảnh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài. Sản phẩm của Kế toán tài chính là các báo cáo tài chính. Thông tin của kế toán tài chính ngoài việc sử dụng cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp còn được sử dụng để cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như: các nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 22 Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổng quát hệ thống kế toán [1, trang 20] Hệ thống kế toán Là một trong các hệ thống thông tin quan trọng của một doanh nghiệp (hay tổ chức) Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu để cung cấp thông tin cho Kế toán tài chính & Kế toán quản trị Các đối tượng bên ngoài Tất cả các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp: - Cổ đông (chủ sở hữu) - Các nhà phân tích - Các nhà cho vay - Các khách hàng - Tổ chức công đoàn - Cơ quan quản lý nhà nước - Đối tượng khác Các đối tượng bên trong Các nhà quản trị ở tất cả các trung tâm trách nhiệm (responsibility center): - Trung tâm đầu tư, (investment center) - Trung tâm lợi nhuận, (profit center) - Trung tâm bán hàng, (revenue center) - Trung tâm chi phí. (cost center) Kế toán tài chính Thiết lập các báo cáo tài chính: bảng cân đối, báo cáo thu nhập, báo cáo ngân lưu Kế toán quản trị Thiết lập hệ thống thông tin phục vụ cho: ra quyết định, hoạch định, điều hành, kiểm soát Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 23 3.4.2 Phân biệt Kế toán tài chính và Kế toán quản trị a) Kế toán tài chính. Mục tiêu của kế toán tài chính là sắp xếp, ghi nhận, phân tích và diễn đạt các sự kiện kinh tế, pháp lý và giao dịch thương mại bằng đơn vị đo lường là tiền tệ nhằm cung cấp các dữ kiện cần thiết cho việc lập các báo cáo tài chính. - Các báo cáo tài chính này được lập nhằm cung cấp những thông tin về một thực thể kinh doanh cho một lớp người rộng rãi sử dụng như những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp là những người đang đầu tư vào doanh nghiệp, những người cung cấp tín dụng, những người phân tích tài chính, các viên chức quản lý nhà nước… Đồng thời thông tin của kế toán tài chính cũng được những nhà quản trị bên trong doanh nghiệp sử dụng. Nhưng kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu cho những người bên ngoài doanh nghiệp. - Thông tin của kế toán tài chính được thiết lập trên cơ sở tuân thủ một cách nghiêm ngặt các chuẩn mực, các nguyên tắc và thông lệ kế toán được thừa nhận và bị chi phối bởi định chế pháp luật của nước sở tại. b) Kế toán quản trị. Là phương pháp xử lý các dữ kiện kế toán để đạt được mục tiêu thiết lập các thông tin cho việc lập dự toán ngân sách về chi phí, doanh thu và kết quả trong một thời kỳ hoạt động; kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị thể hiện qua các chức năng sau: - Chức năng dự toán lập kế hoạch: mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch tác nghiệp. Nhà quản trị phải thiết lập dự toán ngân sách, đây chính là tài liệu xác lập các bước thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ví dụ: thông qua dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung… giúp nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. Kế toán quản trị phải được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích trên. - Chức năng tổ chức và điều hành: để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần một lượng thông tin rất lớn, đặc biệt là những thông tin phát sinh hàng ngày để kịp Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 24 thời điều chỉnh tổ chức hoạt động như: thông tin về giá thành ước tính, thông tin về giá bán, về lợi nhuận từ các phương án sản xuất kinh doanh… chính những thông tin này phải do kế toán đảm trách. - Chức năng kiểm tra: kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh. Việc kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua kế hoạch đã được lập. Khi kế hoạch đã được lập, để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch đòi hỏi phải so sánh với thực tế. Kế toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch, những thông tin kết hợp giữa thực tế với dự báo để nhà quản trị kịp thời điều chỉnh, đảm bảo tiến độ kế hoạch. - Chức năng ra quyết định: thông tin kế toán là nhân tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị, do đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền đạt cho người quản lý thích hợp. Keá Toaùn Quaûn Trò Chuyeân ñeà 1: Toång Quan veà keá toaùn quaûn trò GVHD: TS. Bùi Văn Trịnh SVTH: Nhóm 1 CH QTKD K17 25 3.4.3 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Hệ thống kế toán (một phần của hệ thống thông tin quản lý của tổ chức) Thu tập dữ liệu