Chuyên đề Triển khai toàn diện dự án 5S tại Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT

kỹ thuật viên có một bàn làm việc cá nhân, ngoài ra trong mỗi phòng còn có một bàn làm việc chung. Nhưng nhìn chung các bàn cá nhân còn quá nhỏ, bố trí lại quá sát nhau do diện tích không gian phòng có hạn. Nói là có không gian làm việc riêng nhưng trên thực tế mỗi bàn làm việc quá nhỏ, nhiều khi không đủ diện tích làm việc nếu sản phẩm cần sửa chữa bảo hành là các thiết bị lớn như màn hành, máy in,…Thường trong những trường hợp như thế, các kỹ thuật viên phải mang cả sản phẩm xuống sàn nhà để làm việc. Điều này thể hiện rõ sự sắp xếp và bố trí bừa bộn trong phòng, chiếm nhiều diện tích, là mầm mống làm phát sinh các lãng phí không cần thiết như: mất linh kiện, tích trữ rác, mất thời gian để tìm kiếm linh kiện, dụng cụ,… - Do tính chất của công việc bảo hành sửa chữa là liên tục, có thể sửa một sản phẩm nhưng phải kéo dài trong nhiều ngày, nên không phải lúc nào làm xong là dọn vào ngay, mà những người làm công tác vệ sinh cũng không được thường xuyên vào dọn dẹp nên việc tích trữ các lãng phí như trên là liên tục xảy ra. Cộng thêm vào đó là đôi lúc còn gây ức chế cho các kỹ thuật viên khi phải làm việc trong một môi trường bừa bộn, khi phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm vật dụng, linh kiện, thậm chí đôi khi còn bị thương tích do dẫm phải đinh vít, linh kiện rơi vãi trên sàn nhà,… - Mặc dù công ty cũng đã luôn khuyến khích nhân viên về ý thức gọn gàng ngăn nắp trong công việc nhưng vẫn chỉ hạn chế được phần nào. Cộng thêm vào đó là thực tế không phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có được ý thức giữ gìn vệ sinh riêng và chung như thế nên ở công ty các phòng kỹ thuật (nhất là phòng TSC) là luôn bị đánh giá phòng bừa bộn nhất, “nhiều rác nhất” và là nơi được quan tâm khi áp dụng 5S nhiều nhất. 1.2 Thực trạng ở bộ phận văn phòng của công ty - Bộ phận văn phòng ở công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng kế toán, phòng chất lượng, lễ tân của phòng Notebook, lễ tân phòng CSC 2, lễ tân công ty, showroom, phòng hành chính tổng hợp (FAD) - Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận văn phòng (xem phụ lục 2.5, 2.6, 2.7 và 2.8) - Khối văn phòng không phải là đặc trưng của công ty nhưng nhìn chung vẫn mang những tính chất chung của một văn phòng công ty. Mỗi nhân viên văn phòng có một bàn làm việc riêng, được trang bị đầy đủ các dụng cụ văn phòng cần thiết như: giá đựng tài liệu, bút, ghim giấy, kẹp tài liệu, dao kéo, băng dính,…Ngoài ra tùy theo vị trí công việc và mục đích hoạt động mà ở một số vị trí nhân viên văn phòng còn có thêm các vật dụng chuyên môn như: máy fax, máy bắn tem, kính lúp, máy in hóa đơn, thẻ name-card,…Đối với những vị trí công việc mà cần sử dụng và lưu trữ nhiều hồ sơ tài liệu thì cá nhân có thể có thêm các tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng. - Khối văn phòng mang tính chất cá nhân nhiều hơn so với khối kỹ thuật, nên việc tổ chức, sắp xếp vị trí làm việc mang tính chất chủ quan, phụ thuộc nhiều vào chính bản thân các nhân viên văn phòng. Theo đánh giá thăm dò thì hầu hết các anh chị trong khối văn phòng của công ty đều mong muốn có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp nhưng do chưa có một phong trào chung trong công ty, lại chưa có những hướng dẫn quy định đồng bộ nên việc làm này mới chỉ hạn chế ở một vài cá nhân riêng lẻ. Với tinh thần hợp tác như vậy, chắc chắn triển khai dự án 5S ở bộ phận này sẽ thu được những kết quả rất khả quan. 1.3 Thực trạng ở khu vực kho của công ty - Hiện tại công ty mới chỉ có một kho duy nhất với 3 thủ kho gồm 1 nam, 2 nữ - Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận Kho: xem phụ lục 2.9 - Chức năng nhiệm vụ của kho vật tư là kiểm tra kiểm soát các sản phẩm đến và đi, bao gồm cả những sản phẩm mới để đổi cho khách và cả những sản phẩm đã sửa xong chuẩn bị xuất để trả cho khách. - Mỗi thủ kho có một bàn làm việc riêng để giao dịch với khách hàng, có ghế chờ cho khách, phía sau là khu vực kho có các kệ gỗ nhiều tầng để chứa hàng hóa, linh kiện; đó là chưa kể còn các thùng giấy rỗng dùng để đóng gói hàng cho khách. Với đặc thù công việc như vậy, kho luôn là nơi chật chội nhất trong công ty, với diện tích chỉ khoảng 30m2 nhưng kho luôn phải chứa một số lượng sản phẩm khá lớn. Những lúc hàng về nhập kho, không đủ chỗ, hàng hóa phải xếp ra ngay cả phía ngoài gần khu vực thủ kho ngồi, thậm chí nhiều khi chỉ còn một lối rất nhỏ chỉ đủ cho thủ kho lách qua để vào trong lấy hàng. - Tuy Kho cũng luôn được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên nhưng do đặc thù nghiệp vụ là liên tục nhập và xuất kho nên nếu có ý thức thì cũng chỉ hạn chế được phần nào. Phòng làm việc chật chội, bụi bặm cũng là một trong những nguyên nhân gây ra sự căng thẳng, ức chế cho thủ kho trong khi làm việc. - Với điều kiện làm việc như vậy nên Kho vật tư cũng là nơi phát sinh nhiều mầm mống các tích trữ lãng phí. Nếu triển khai thành công dự án 5S tại đây thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tài chính. 1.4 Thực trạng của việc quản lý hồ sơ tài liệu tại công ty - Như đã nói ở trên, đối với khối văn phòng, tùy theo chức năng nhiệm vụ và đặc thù công việc của từng nhân viên văn phòng mà một số nhân viên văn phòng có thể có thêm giá hoặc tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng. Những vị trí có trách nhiệm quản lý các hồ sơ tài liệu bao gồm: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính tổng hợp, Bộ phận lễ tân - Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong công ty vẫn chưa được coi trọng đúng mức. Mỗi bộ phận cũng đã có những quy định riêng về việc lưu trữ và hủy tài liệu nhưng việc sắp xếp hồ sơ còn chưa ngăn nắp và khoa học. Xuất hiện sự không hợp lý trong việc bố trí các tủ hồ sơ tài liệu đối với từng bộ phận: không hợp lý về vị trí đặt tủ hồ sơ, không hợp lý về kích thước các tủ,…Ví dụ như tủ đứng ở cạnh bộ phận lễ tân của công ty phải lưu trữ rất nhiều tài liệu nhưng lại chỉ có 4 tầng 9 ngăn trong khi showroom mới thành lập hiện tại chưa có hồ sơ hay tài liệu gì nhiều thì lại được bố trí một tủ gỗ đứng khá lớn gồm 6 tầng với 60 ngăn nhỏ. Bên cạnh đó còn hiện tượng các giá, tủ đựng hồ sơ còn chưa được ghi tên, đánh dấu nhãn mác để nhận biết; các hồ sơ tài liệu trong 1 ngăn còn chưa được phân loại cụ thể, gáy của hồ sơ không được thiết kế và sử dụng đồng bộ với đầy đủ thông số theo quy định chung của công ty,…  Hình 2.1 Quản lý hồ sơ Hình 2.2: Quản lý hồ sơ Hình 2.3 Quản lý hồ sơ Hình 2.4 Quản lý hồ sơ - Việc sàng lọc định kỳ các tủ hồ sơ tài liệu còn chưa được triển khai thường xuyên nên việc xảy ra hiện tượng một số hồ sơ quá hạn mà vẫn chưa xử lý, làm tốn diện tích lưu trữ trên kệ vẫn còn xảy ra, bên cạnh đó việc không phân loại hồ sơ cũng làm tốn không ít thời gian và công sức cho nhân viên khi phải bỏ công tìm kiếm, gây cảm giác tức tối, bực bội, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 1.5 Thực trạng của việc quản lý an toàn và rủi ro - Vấn đề an toàn và rủi ro được xem xét ở đây chính là những vấn đề liên quan đến an toàn điện, chảy nổ, điều kiện môi trường làm việc xung quanh của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận. - Hệ thống điện trong công ty nhìn chung là đã đảm bảo được độ chiếu sáng cần thiết nhưng mức độ đảm bảo an toàn thì chưa đáp ứng được so với yêu cầu. Không phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có một đèn làm việc và kính lúp riêng, dây điện dưới chân bàn mỗi nhân viên nhìn chung còn chằng chịt, chưa được buộc gọn gàng và có tấm che, còn có nhiều bảng điện để trần, không có hộp kín. Cá biệt ở Phòng Notebook, Phòng TSC và phòng CSC 2 còn để dây điện, sạc máy tính, ổ điện ngổn ngang dưới sàn nhà rất nguy hiểm và vướng víu cho việc đi lại. - Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng đã được trang bị đầy đủ nhưng do chưa xảy ra một vụ cháy nổ nào nên ý thức chung còn kém. Mỗi phòng đều được trang bị 1-2 bình cứu hỏa riêng, nhưng do chưa bao giờ sử dụng đến nên chúng không được kiểm tra hạn sử dụng, bị di chuyển vị trí lung tung, thậm chí có nơi bình cứu hỏa còn được đem ra chặn cửa (như ở khu vực Kho). Theo thống kê thì chỉ có 37% (21/58 người) là biết cách sử dụng bình cứu hỏa, hoặc đã từng thử sử dụng – một con số quá ít, nếu có xảy ra cháy nổ và gây thiệt hại thì đây là một nguyên nhân không nhỏ. - Bên cạnh đó việc quản lý rủi ro từ điều kiện môi trường làm việc như: khói thuốc lá, bụi bặm, ánh sáng, tiếng ồn; các rủi ro vô tình như: vật nặng cồng kềnh trên cao, vật dễ vỡ, sàn nhà trơn trượt, có đinh vít, mảnh kim loại hay tường nhà bị nứt nẻ có thể gây nguy hiểm cho con người,…cũng đã được quan tâm nhưng chỉ dừng lại ở mức độ thấp. Bằng chứng là việc ở bộ phận kỹ thuật vẫn sử dụng sàn nhà làm khu vực làm việc, ở phòng FAD và Kho, lễ tân thì có quá nhiều hồ sơ tài liệu nên xếp tràn ra ngoài, trên nóc tủ trên cao, rất nguy hiểm. Hình 2.5 Quản lý an toànm rủi ro Hình 2.6 Quản lý an toàn rủi ro Hình 2.7 Quản lý an toàn rủi ro Hình 2.8 Quản lý an toàn rủi ro 1.6 Thực trạng bố trí và quản lý tài sản chung của công ty - Mỗi cá nhân đều có một bàn làm việc riêng và được trang bị những vật dụng, thiết bị tối thiểu như: máy tính, điện thoại IP, vật dụng cá nhân như: bút, ghim, kẹp, bút,…Các phòng ban, bộ phận thì tùy theo tính chất công việc của mỗi phòng mà được trang bị các thiết bị thích hợp như: máy in, máy quét tem, máy in tem, máy fax, máy hủy tài liệu, máy hàn, mỏ hàn, máy test,…Và được trang bị các thiết bị đồ dùng không thể thiếu đối với bất kỳ phòng nào như: máy điều hòa, quạt điện, quạt thông gió, bình nước nóng,… - Các trang thiết bị, công cụ dụng cụ là tài sản của công ty đều được đánh dấu và ghi nhận cụ thể. Những tài sản được trang bị riêng trên mỗi bàn làm việc cá nhân thì thuộc trách nhiệm sử dụng và bảo quản của cá nhân đó. Còn các tài sản chung thì thuộc quyền sử dụng chung, không thuộc trách nhiệm cụ thể về một ai, do đó ý thức bảo quản gìn giữ nhìn chung còn kém. II. Giới thiệu về 5S 2.1 Tổng quan về 5S Khái niệm 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Phương châm hoạt động của 5S là: “Chúng ta luôn mong muốn làm cho nhà của chúng ta sạch sẽ và ngăn nắp, tại sao chúng ta lại không cố gắng làm cho nơi làm việc cũng sạch sẽ và thoải mái như ở nhà.” 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn 2.2 .5S là gì? 5S là chữ cái đầu của các từ: - SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.   - SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.  - SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. - SEIKETSU (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri, Seiton và Seiso. Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. - SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị Bảng 2.1 Tóm lại: 1S SERI (Sàng lọc) Phân chia vật cần thiết và không cần thiết, để số lượng vật cần vừa đủ ở nơi gần Đặt gần Phân chia vật cần và không cần, vứt bỏ ngay vật không cần Loại bỏ 2S SEITON (Sắp xếp) Quy định chỗ để vật cần thiết để ai nhìn cũng hiểu, dễ sử dụng và dễ cất dọn Quy định chỗ để Sắp xếp và hiển thị vật cần thiết để dễ sử dụng Hiển thị rõ 3S SEISO (Sạch sẽ) Luôn giữ cho nhà máy sạch sẽ không có rác và bụi bẩn Giữ trạng thái sạch sẽ Lau chùi sạch sẽ Tiến hành hằng ngày 4S SEIKETSU (Săn sóc) Thực hiện một cách cẩn thận 3S trên Giữ trạng thái chỉn chu Duy trì trạng thái đã seiri, seiton, seiso Duy trì 5S SHITSUKE (Sẵn sàng) Tạo thói quen học những điều đã được quy định Tập thói quen Tuân thủ những điều đã được quy định Cho đến khi tuân thủ Sơ đồ 2.1 Sẵn sàng Sắp xếp Sạch sẽ Sàng lọc Sắp xếp Sạch sẽ Sạch sẽ Săn sóc Sàng lọc Sàng lọc Sàng lọc Sắp xếp Sắp xếp Sắp xếp Sạch sẽ Sạch sẽ Săn sóc Săn sóc Sàng lọc Các công cụ 5S (Lặp đi lặp lại 3S liên tục) Mục tiêu của 5S 2.3 Ý nghĩa của hoạt động 5S - 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác - 5S xuất phát từ nhu cầu: + Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên + Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc + Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở + Nâng cao chất lượng cuộc sống + Nâng cao năng suất - Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. 2.4. Mục tiêu chính của chương trình 5S - 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp  Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: + Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. +  Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người +   Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 2.5  Các bước áp dụng 5S -  Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng -  Bước 2: Phát động chương trình -  Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh -  Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri -  Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày -  Bước 6: Đánh giá định kỳ 2.6 Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S - Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện - Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S - Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người - Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. 2.7 Chứng chỉ thực hành tốt 5S Chứng chỉ Thực hành tốt 5S có hiệu lực trong 02 năm tính từ ngày được cấp. Sau 01 năm kể từ khi được cấp chứng chỉ, tổ chức/doanh nghiệp phải lập báo cáo (kèm theo hình ảnh minh họa) gửi Hội đồng đánh giá Thực hành tốt 5S về kết quả thực hiện và duy trì 5S tại đơn vị. Chuyên gia đánh giá sẽ xem xét và có thể yêu cầu đánh giá tại tổ chức/doanh nghiệp khi thấy cần thiết.  Trong vòng 01 tháng trước khi chứng chỉ hết hiệu lực, Trung tâm Năng suất Việt Nam sẽ thông báo để tổ chức/doanh nghiệp tiến hành các thủ tục đánh giá, cấp chứng chỉ mới. Chứng chỉ cấp lại có giá trị 02 năm tiếp theo. Chứng chỉ Thực hành tốt 5S của tổ chức/doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hiệu lực với thời gian 03 tháng vì một trong các lí do sau đây:  - Có khiếu nại và có bằng chứng cho thấy tổ chức/doanh nghiệp không duy trì Thực hành tốt 5S;  - Tổ chức/ doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ hoặc biểu tượng Thực hành tốt 5S không đúng quy định;  - Không thực hiện các hành động khắc phục cần thiết trong thời gian bị đình hiệu lực chứng chỉ;  - Các trường hợp khác do Hội đồng đánh giá Thực hành tốt 5S xem xét, quyết định.  Sau 03 tháng đình chỉ hiệu lực, tổ chức/doanh nghiệp không khắc phục sẽ bị thu hồi chứng chỉ. Việc đánh giá lại chỉ được thực hiện ít nhất sau 01 năm kể từ thời điểm có quyết định thu hồi chứng chỉ. III. Sự cần thiết phải áp dụng 5S tại FSC 3.1 Lợi ích của 5S: -    Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. -    Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến -    Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. -    Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc -    Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. -    Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. -    Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.  Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM: -  Cải tiến Năng suất (P – Productivity) -   Nâng cao Chất lượng (Q – Quality) -   Giảm chi phí (C – Cost) -   Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) -   Đảm bảo an toàn (S – Safety) -   Nâng cao tinh thần (M – Morale) Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. 3.2 Ý nghĩa sâu xa của 5S - 5S là một công cụ, một triết lý quản lý với mục đích là: + Tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ + Loại bỏ lãng phí + Tạo nền tảng để thực hiện cải tiến liên tục (Kaizen, Lean…) Trong đó 7 loại lãng phí thường gặp là: 1. Waiting/Chờ đợi 2. Correction/Sửa lỗi 3. Transportation/Di chuyển 4. Motion/Động tác thừa 5. Over Processing/Gia công quá mức 6. Overproduction/Sản xuất quá mức 7. Inventory/Tồn kho 3.3 Những vấn đề của công ty mà 5S có thể khắc phục được - Với đặc thù của một công ty bảo hành và sửa chữa, việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp ở FSC là rất cần thiết, đặc biệt là đối với bộ phận kỹ thuật. Sau khi tạo ra được một môi trường làm việc ngăn nắp và sạch sẽ, 5S sẽ trở thành một công cụ hữu hiệu để ngăn chặn và hạn chế các loại lãng phí, là tiền đề để thực hiện những cải tiến liên tục như Kaizen hay Lean. 3.3.1 Giảm lãng phí do chờ đợi Giảm thời gian đáp ứng khách hàng ! (nội bộ và bên ngoài) Lãng phí do chờ đợi là loại lãng phí thường xuyên xảy ra nhất, dễ nhận thấy nhất nhưng không phải ai cũng khắc phục được và đôi khi nó còn mang đến cho người phải chờ đợi cảm giác bức bối, khó chịu. - Điều dễ nhận thấy đầu tiên là lãng phí thời gian chờ đợi ở mỗi cuộc họp khi giờ bắt đầu và kết thúc không đúng giờ: chờ đợi để bắt đầu, phát biểu quá mức cần thiết: người tiếp theo phải chờ đợi và cắt giảm nội dung lẽ ra là nội dung chính; phát biểu lạc đề khiến cho người nghe xao nhãng; đi trễ làm người khác mất tập trung, không nắm bắt được nội dung liên quan …; chưa kể các biểu hiện khác như: Họp không cần thiết, thành phần tham gia không liên quan, tham gia nhưng không tích cực … - Chờ đợi để một quyết định được thông qua hay chấp nhận: Điều này thường xuyên xảy ra ở F-Elead và Phòng khách hàng (CSC 2). Do đặc thù công việc của phòng CSC 2 là thường xuyên đi quan hệ với khách hàng, còn F-Elead thì bố trí quá xa trụ sở công ty nên việc đi lại, gặp được đúng người có thẩm quyền để thông qua một quyết định rất khó khăn. - Chờ đợi để lấy được linh kiện từ người khác: Loại lãng phí này lại thường xuyên xảy ra ở bộ phận kỹ thuật, sửa chữa. Ở bộ phận kỹ thuật này, ko phải là thiếu linh kiện, mà mỗi người đã có những khay/giá đựng linh kiện riêng, nhưng thường là chưa có sự sàng lọc, phân loại ra từng loại riêng, chưa quy định vị trí chung cho từng loại nên việc mất mát thường xuyên xảy ra, dẫn đến tình trạng phải mất thời gian đi tìm hoặc chờ đợi lấy tạm ở chỗ người khác - Chờ đợi thông tin để thực hiện 1 công việc: như bộ phận Lễ tân phải chờ đợi thông tin về tình trạng của hàng hóa bảo hành (đã sửa xong hay chưa) từ bộ phận kỹ thuật để thông báo mỗi khi khách hàng gọi đến hỏi,… - Chờ đợi do thứ tự công việc không hợp lý: Điển hình xảy ra ở việc sắp xếp vật dụng, hồ sơ tài liệu không khoa học, dẫn đến tình trạng phải di chuyển vật này để lấy được vật kia, rất mất thời gian - Chờ để sửa máy tính/máy in/điện thoại/máy móc thiết bị khác … Đây là loại lãng phí do điều kiện khách quan các thiết bị đó bị hỏng. Nhưng nếu có sự sắp xếp kế hoạch dự phòng, sửa chữa hợp lý thì có thể rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi này 3.3.2 Giảm lãng phí do sai lỗi - Sửa tài liệu, giấy tờ, báo cáo: Loại lãng phí này xảy ra chủ yếu ở khối văn phòng (nhất là ở FAD), dễ nhận thấy nhất là việc in/photo hỏng tài liệu, rồi phải in/photo lại. Nguyên nhân chủ yếu là do thông tin về công việc không đầy đủ, dẫn đến việc làm sai, phải làm lại, hay một phần cũng là do kỹ thuật in/photo của nhân viên còn kém, chưa có một bộ phận riêng chuyên làm nhiệm vụ này. Theo thống kê và ước tính thì trung bình có khoảng 5-10 tờ bị sai hỏng/mỗi khối văn phòng, riêng phòng FAD thì có thể nhiều hơn. Làm đúng ngay từ đầu ! - Lãng phí do sai lỗi về thông tin ghi trên card: có thể là card của công ty hoặc card của một người quan trọng nào đó trong công ty như: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng,…Loại lãng phí này ít xảy ra hơn vì thường chỉ in card 1 lần và sử dụng lâu dài, nhưng đã có trường hợp của anh Lê Thanh Hải – Giám đốc CSC phải làm lại 500 tấm card do thay đổi vị trí nhân sự. - Lãng phí do sai lỗi trên hóa đơn: Loại lãng phí này chỉ xảy ra ở phòng Kế toán, có loại máy in kim chuyên dùng để in các loại hóa đơn chứng từ, chi phí/1 lần in của loại máy này đắt hơn hẳn so với in bình thường (do giấy và mực in khác loại), ước tính trung bình ở phòng Kế toán in hỏng 7-10 tờ/tuần - Lãng phí do phải đi sửa sai lỗi ở những công việc đã hoàn thành: Đây là loại lãng phí gây cảm giác buồn chán, thậm chí bực tức cho người làm nhất vì không ai muốn làm lại 1 công việc đã làm rồi, dù là công việc của mình hay của người khác. Loại lãng phí này xảy ra do không thực hiện theo nguyên tắc làm đúng ngay từ đầu, chủ quan nên để xảy ra sai sót. Lãng phí này xảy ra ở khắp các phòng ban, ở bộ phận kỹ thuật đã xảy ra tình trạng kỹ thuật viên không nắm rõ thông tin về bảo hành sửa chữa của khách hàng, có những khách hàng sửa nhiều lỗi/sản phẩm, dẫn đến tình trạng hàng đã xuất gửi cho khách hàng nhưng bị trả lại và bị khách hàng phàn nàn do chưa đáp ứng đủ nhu cầu. - Sửa/gửi lại tài liệu or thông tin đã gửi qua mail: Tại Công ty FSC nói riêng và Tập đoàn FPT nói chung, mỗi nhân viên trong công ty đều có một hòm thư cá nhân riêng và mọi người chủ yếu giao dịch trao đổi thông tin cũng như giải quyết công việc qua mail. Do đó việc gửi tài liệu hay thông tin qua mail mà bị lỗi thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình công việc, thậm chí có thể làm đình trệ quá trình. 3.3.3 Lãng phí do di chuyển - Lãng phí thời gian đi họp nhưng không cần thiết, hay việc tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia. Loại lãng phí này cũng hay xảy ra và dễ nhận thấy nhưng nó lại thuộc trách nhiệm của người lãnh đạo, của người trực tiếp tổ chức cuộc họp, quyết định địa điêm họp và thành phần tham dự. Đôi khi vì vị nể hay vì suy nghĩ “thôi sếp bảo thì mình nghe vậy, đi xa tí có sao”, “Sếp đã gọi tham dự họp, chẳng lẽ lại không đi”,… nên dường như không mấy ai ý kiến về vấn đề địa điểm họp và thành phần tham dự. Nhưng dễ dàng nhận thấy lãng phí nếu như FQA – FPT Cầu giấy tổ chức buổi đào tạo ở FPT - Cầu giấy trong khi chỉ có 1 thành viên tham dự là của FQA còn lại 20 học viên khác là của FSC – Yết Kiêu Giảm việc di chuyển của con người và đồ vật - Di chuyển m