Chuyên đề Vấn đề tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý. + Nhược điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạp của công tác kế toán. Kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo trình tự sau: - Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về: Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi bút toán. Nợ 152: giá mua chưa VAT Nợ 133: thuế VAT được khấu trừ Có 111, 112, 141, 331, 311: số tiền theo giá thanh toán Trong trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu được hưởng chiết khấu hàng mua (chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trước thời hạn cho người bán thì khoản chiết khấu mua được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính. Chiết khấu hàng mua Nợ 111, 112, 331 Có 711 TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trước, hoá đơn chưa về: khi vật liệu về thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riêng gọi là tập hồ sơ hàng chưa có hoá đơn. Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi sổ giống trường hợp 1. Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về nhập kho thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Giá tạm tính Nợ 152 Có 331 Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế. ã Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm ã Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sung TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng chưa về: khi hoá đơn về kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghi sổ giống trường hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ 151 Nợ 1331 Có 331, 111, 112... Khi vật liệu về nhập kho kế toán sẽ thực hiện hạch toán: Nợ 152 Có 151 + Kế toán nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tượng chịu VAT hay chịu VAT theo phương pháp trực tiếp. Trị giá NVL theo giá thanh toán Nợ 152 Có 111, 112, 331, 141, 311 + Nguyên vật liệu được cấp: căn cứ vào hoá đơn bên cấp kế toán ghi: Trị giá vât liệu được cấp Nợ 152 Có 411 + Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công: Giá thành NVL tự sản xuất gia công Nợ 152 Có 154 + Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc viện trợ, biếu tặng: Trị giá NVL nhập kho Nợ 152 Có 411 + Trường hợp nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hay kiểm kê kho nguyên vật liệu phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân: Trị giá NVL thừa chưa rõ nguyên nhân Nợ 152 Có 3381 Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan: Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định được nguyên nhCó 721: Thu nhập bất thường Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán. + Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152. Tuỳ theo từng trường hợp xuất mà ghi nợ các TK có liên quan. (1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Nợ 621, 627, 641, 642, 241 Có 152 (2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh: - Trong trường hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn: Nợ 128, 222: trị giá vốn góp Có 152: trị giá thực tế của NVL Có 412: chênh lệch - Còn trong trường hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị gía thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn: Nợ 128, 222 Nợ 412 Có 152 (3) Kiểm kê nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân: Trị giá NVL thiếu chờ xử lý Nợ 1381 Có 152 - Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK liên quan: Nợ 1388 Nợ 642 Trị giá nguyên liệu thiếu đã xác định Nợ 821 được nguyên nhân Có 1381 Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) Đánh giá tăng Đánh giá giảm TK 412 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 1381 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Xuất vốn góp liên doanh TK 128,222 CFQLDN, XDCB Xuất: chi phí SXC, CFBH TK 627, 641, 642, 241 sản phẩm Xuất trực tiếp chế tạo TK 621 Nhận góp vốn liên doanh TK 128, 222 Phát hiện thừa khi kiểm kê Nhận cấp phát, biếu tặng nhận TK 3381 nhận liên doanh của đơn vị khác Nhận cấp phát, biếu tặng nhận nhập kho trong kỳ này TK 411 nhập kho trong kỳ này Hàng đi đường kỳ trước về TK 151 Vật liệu tăng do mua ngoài TK 152 VAT được khấu trừ TK 1331 TK 111, 112, 331, 141 Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 627, 641, 642 TK 151, 411, 222… TK 621 TK 152 TK 111, 112, 331, 141 nhân khác Xuất để chế tạo nhân khác sản phẩm (Tổng giá trị thanh toán) Tăng do mua ngoài quản lý PX, XDCB… Xuất phục vụ bán Vật liệu tăng do các nguyên 2.2. Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít tiền nhưng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu khó khăn. - Theo phương pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu được phản ánh trên TK 611: mua hàng. + Ưu điểm: giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán vì nhập kho nguyên liệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàng ngày không ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần. + Nhược điểm là tính chính xác không cao. Trình tự tiến hành: * Đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ: Trị giá NVL còn lại đầu kỳ Nợ 611 Có 152, 151 * Trong kỳ mua nguyên vật liệu: - Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ 611: Giá mua NVL chưa có thuế VAT Nợ 133: VAT được khấu trừ Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán. - Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Tổng số tiền theo giá thanh toán Nợ 611 Có 111, 112, 331, 141, 311 * Cuối kỳ kiểm kê và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ Trị giá NVL còn lại cuối kỳ Nợ 152, 151 Có 611 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế) TK 151, 152 TK 111, 112, 131 Giá trị vật liệu xuất dùng 621, 627, 641, 642 Giá trị thiếu hụt mất mát 138, 334, 821, 642 Giảm giá được hưởng TK 111, 112,331 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 151, 152 Đánh giá tăng vật liệu TK 411 cấp phát, tặng Vật liệu nhận vốn góp liên doanh khấu trừ Thuế VAT được TK 411 TK 1331 Vật liệu mua trong kỳ kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu tồn đầu TK 611 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 151, 152 TK 111, 112, 331, 411 Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng TK 621, 627 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu dụng cụ tăng thêm trong kỳ Giá trị vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ TK 151, 152, 153 TK 611 Phần thứ hai Thực trạng về nguyên vật liệu tại công ty thủ đô 1 I Khái quát về công ty Thủ Đô 1. 1 Lịch sử hình thành và phát triển Theo quyết số 3023/DP-TLDN do UBND thành phố Hà Nội ký ngày 8/4/1997. Giấy đăng ký kinh doanh số 051576 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 16/4/1997. Công ty Thủ Đô 1 đã được công nhận là một doanh nghiệp tư nhân một đơn vị hoạch toán độc lập, tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính. Hiện nay, trụ sở chính của công ty đặt tại phòng 502-504 nhà A1 15-17 Ngọc Khánh-Ba đình Hà Nội. Công ty thủ đô 1 là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nhưng lại có một đội ngũ công nhân viên rất năng động có tuổi đời trung bình thấp. Tuy nhiên từ khi thành và hoạt động công ty gặp phải không ít những khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh như vốn ít, thiếu kinh nghiệm khả năng cạnh tranh chưa cao, nhưng công ty vẫn luôn cố gắng tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc, để trở thành một công ty có uy tín trên thị trường tạo được lòng tin cho khách hàng và cùng hoà nhập với sự phát triẻn đi lên của đất nước. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty thủ đô 1 là một doanh nghiệp trẻ mới ra đời vào những năm đầu khi đất nước mở cửa và cũng là một trong những doanh nghiệp hoạt động sáng tạo, năng động trong nền kinh tế thị trường. Những lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm: Xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng thuỷ lợi, dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông trên toàn quốc. Ngoài ra công ty còn tham gia kinh doanh một số các dịch vụ như đầu tư thương mại, đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Trong đó các lĩnh vực kinh doanh chính chiếm 98% lợi nhuận của công ty. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty là: Tạo ra các công trình có chất lượng cao hoạt động kinh doanh theo sự chỉ đạo, định hướng của nhà nước góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc cho đất nước, đồng thời công ty còn phải làm ăn có lãi, và thực hiện nghĩa vụ đóng góp ngân sách nhà nước. Trước sự lớn mạnh của các doanh nghiệp trong nước, và sự sâm nhập của các công ty, các tập đoàn nước ngoài ngày càng nhiều trên thị trường công ty luôn tìm cách để đổi mới mình nhằm mục đích hoàn thiện và nâng cao chất lượng công trình, giảm giá thành để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Hiện nay, công ty đang tham gia đấu thầu và xây dựng những công trình lớn, dự định trong tương lai công ty sẽ mở rộng phạm vi hoạt động và tham gia nhiều hơn vào những công trình trọng điểm có tầm cỡ quốc gia. 3. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức trong công ty: Tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước, công ty phải đảm bảo được tính tối ưu, linh hoạt và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là một đơn vị hạch toán độc lập và với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng cơ sở hạ tầng, hiện nay mô hình quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng với sơ đồ như sau: Sơ đồ tổ chức của công ty Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc tài chính Phòng Hành chính Phòng quản lý dự án Phòng kỹ thuật thiết bị Phòng kế toán Khối các công trình Các đội thi công đội xe,máy –sửa chữa Theo mô hình trên Giám đốc là người có năng lực cao nhất trong công tác quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty chịu trách nhiệm chính trong công việc thực hiện dự án, trực tiếp điều hành và giải quyết các mối quan hệ giữa cơ quan điều hành và đơn vị thi công, cũng như quan hệ với kỹ sư giám định và chủ đầu tư cơ quan thiết kế. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc tài chính cùng các phòng ban chức năng. +Phó giám đốc kỹ thuật ( chủ nhiệm công trinh): là kỹ sư chuyên nghành có nhiều kinh nghiệm trong thi công, chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành về tiến độ, chất lượng thi công các hạng mục công trình, trực tiếp chỉ đạo giải quyết phối hợp thi công các hạng mục một cách nhịp nhàng, chỉ đạo trực tiếp lực lượng kỹ thuật hiện trường bảo đảm quy trình đơn vị thi công đúng yêu cầu của chủ đầu tư và đơn vị thầu. + Phó giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính trong công ty +Phòng quản lý dự án: xây dựng kế hoạch sản xuất, giá thành, kế hoạch của sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, quyết toán sản lượng, tham gia đề xuất với Giám đốc các quy chế quản lý kinh tế áp dụng nội bộ. +Phòng kỹ thuật thiết bị thi công: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các quy trình trong sản xuất, nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất, tổ chức hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên. Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất (đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng và chủng loại), tiêu thụ sản phẩm Công ty sản xuất cũng như hàng tồn kho, điều hành mọi phương tiện thiết bị được giao cho toàn Công ty. + Phòng hành chính: Làm nhiệm vụ đón khách đến công ty, làm việc, quản lý điện thoại, fax… Các vấn đề xã hội phục vụ đời sống xã hội cho toàn thề công ty. +Phòng kế toán: Thực hiện thống kê quản lý tài chính doanh nghiệp, thực hiện hạch toán kinh doanh theo quy định của nhà nước, tư vấn về các hoạt động tài chính. Cuối cùng là các bộ phận thi công tham gia xây dựng + Các đội thi công: là các đội tổ chức thi công các công trình nền móng dân dụng, công nghiệp thi công và sửa chữa đường bộ, cầu cống vừa và nhỏ. Trong các đội này có các đội xe cơ giới có nhiệm vụ bảo dưõng phục hồi các loại xe, máy, đảm bảo vận chuyển vật liệu, máy móc thiết bị đến nơi cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình thi công xây dựng sản xuất có hiệu quả. +Đội xe, máy - sửa chữa: có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng phục hồi các loại xe, máy xây dựng, thiết bị thi công của Công ty để đảm bảo thi công công trình đúng tiến độ và có hiệu quả. +Khối các công trình. Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 297 người: Trong đó, cán bộ quản lý 78 người thì 70 người có trình độ đại học, 200 lao động trực tiếp là đội ngũ công nhân lành nghề có tay nghề và kinh nghiệm trong công việc. 4. Tổ chức công tác kế toán trong công ty. Trong công ty việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy một bộ máy kế toán hợp lý là điều cần thiết theo đó những người làm công tác kế toán có thể định hình được khối lượng công việc cũng như chất lượng cần phài đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Trên góc độ tổ chức các lao động kế toán bộ máy kế toán của công ty bao gồm 7 người là một tập hợp đồng các nhân viên kế toán, có trình độ chuyên môn cao đều là những cử nhân kinh tế để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của các đơn vị cơ sở. Xuất phát từ sự phân công lao động phần hành kế toán trong công ty mà các nhân viên có mối quan hệ chạt chẽ qua lại lẫn nhau. Mỗi nhân viên đều được quy định rõ về chức năng quyền hạn để từ đó tạo được mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc chế ước lẫn nhau. Quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo cách thức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến: Bộ máy này hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, không thông qua một khâu trung gian nhận lệnh. Nó làm cho mối quan hệ phụ thuộc trở nên đơn giản hơn, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung phù hợp với mô hình hoạt động của công ty. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Kế toán trưởng đơn vị hạch toán Bộ phần tài chính và tổng hợp tại trung tâm Phần hành kế toán hoạt động trung tâm Các nhân viên kế toán phần hành tài sản trung tâm Báo sổ Nhần viên hạch toán ban đầu báo sổ từ đơn vị trực thuộc Khối lượng công tác kế toán trong công ty được phân chia thành 3 giai đoạn gắn liền với từng phần hành kế toán. Mỗi kế toán phần hành và kế toán tổng hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. + Kế toán trưởng: là người có chức năng kiểm tra công tác kế toán ở công ty với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc. Giám sát các nhân viên kế toán. Trong đơn vị kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính cho giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy trong quản lý đơn vị. + Kế toán phần hành trong công ty gồm 4 người: chuyên môn hoá theo từng phần hành, có trách nhiệm quản lý trực tiếp phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép, phản ánh tổng hợp. Đối tượng kế toán phần hành đảm nhiệm là trực tiếp ghi chép chứng từ, tiếp nhận, kiểm tra tới ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số lượng trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động khác, lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành. Quan hệ giữa các nhân viên kế toán phần hành là quan hệ ngang có tính chất tác nghiệp. +Kế toán tổng hợp trong công ty có 2 người có chức năng nhiệm vụ cơ bản là : thực hiện công tác kế toán cuối kỳ có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất. Việc phân công lao động trong công ty phải luôn tôn trọng các điều kiện bất vị thân, bất kiêm nghiệm hiệu quả và tiết kiệm chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động. Hệ thống sổ kế toán trong hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Công ty đã sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để tận dụng được những ưu điểm dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu các công việc phân đều trong tháng để phân công chia nhỏ thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp hoạc toán kê khai thường xuyên và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu thẻ song song Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu + Sổ sach sử dụng: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký - Sổ cái chi tiết Sổ chi tiết TK 152, 153, 331… Bảng tổnh hợp nhập xuất nguyên vật liệ Bảng tổng hợp cấp vật tư theo định mức - Sổ tổng hợp Sổ chi tiết TK 152, 153, 331… Sổ cái TK 152, 153, 331 Bảng phân bổ vật tư sô 1, 2, 3 Sơ đồ quy trình hạch toán nguyên vật liệu CT gốc (PNK,PXK) Bảng tổng hợp CT gốc Sổ chi tiết VL Bảng PB số 2 Sổ ĐK CT- GS CT - GS Bảng tổng hợp CT Sổ cái Báo cáo TC : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Phần thứ ba Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Thủ đô 1. Để đáp ứng yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty luôn phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ, lượng nguyên vật liệu tồn kho bao nhiêu thì hợp lý? bảo quản chúng như thế nào? làm thế nào để phân phối số nguyên vật liệu một cách hiệu quả cho các công trình. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói chung, các nghiệp vụ về vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng, do đó quản lý về vật liệu cho phép các DN sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động ít ỏi của mình, tiết kiệm được khoản chi phí trả lãi vay, duy trì và bảo đảm cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục tránh được những thiệt hại về ngừng sản xuất do thiết vật liệu cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu sẽ giúp cho DN nghiệp giảm được các hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lưu kho đến khâu xuất vật liệu sử dụng. Điều đó góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại công ty Thủ Đô 1 vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng só chi phí. Ngoài ra, đặc điểm các nghiệp vụ về vật liệu diễn ra khá thường xuyên đa dạng về chủng loại. Vì vậy, việc sử dụng vật liệu phải được coi trọng từ khâu thu mua, cung ứng cho đến khâu sứ dụng. * Phân tích tình hình cung cấp vật liệu: Cung cấp liệu là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu việc cung cấp là quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thiếu cũng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, cung cấp đủ số lượng là điều kiện đảm bảo sản xuất ổn định. Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu về mặt số lượng có thể sử dụng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại vật liệu theo công thức: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối = lượng vật liệu loại i Trong cung ứng vật liệu, ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ kịp thời, về tiến độ và nhịp điệu cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh, do vậy công ty cần chú trọng khi phân tích. * Phân tích tình hình dự trữ vật liệu. Vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy. Dự trữ vật liệu phụ thuộc nhiều nhân tố khác nhau như lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tính chất thời vụ của DN, thuộc tính tự nhiên của các loại vật liệu. Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu ở DN, cần so sánh số lượng vật liệu đang dự trữ theo từng loại vật liệu theo định mức đề ra, nếu dự trữ quá cao sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, nếu dự trữ không đủ sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục. Do vây, mục tiêu cửa dự trữ vật liệu phải luôn được kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra đều đặn, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn. Để xét tình hình cung ứng và dự trữ có đảm bảo cho sản xuất hay không, ta có thể tính hệ số đảm bảo: Hệ số đảm bảo = Hệ số này tính cho vật liệu đặc biệt là với vật liệu không thể thay thế được, qua số liệu tại kho nguyên vật liệu tại công trường cho thấy: Tên VL ĐV tính Tồn ĐK Nhập TK Tổng Đ&N Xuất TK HS ĐB Thép C17 Kg 154 165 319 100,5 3,17 Thép C18 Kg 92 0 92 105 0,87 Thép C35 Kg 150 269 419 250 1,67 Thép ống Kg 97 95 192 192 1 ……… Nhìn chung hệ số đảm bảo đều H > 1 cho thấy vật liệu tai kho của công ty đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động của đơn vị khi cấp. Trường hợp thép C18 có hệ số H < 1 không phải là vật liệu không đủ để cung cấp mà do vật liệu chưa làm thủ tục nhập kho ( đến cuối tháng mà nhà cung cấp chưa gửi hoá đơn, bộ phận vật tư chưa lập phiếu nhập kho, thì kế toán chưa có căn cứ ghi sổ ) nhưng để đảm bảo kịp thời cho sản xuất không bị gián đoạn, thủ kho vẫn làm thủ tục xuất kho bình thường *. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu: Sử dụng tiết kiệm vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt khối lượng, định mức để sản xuất ra một sản phẩm. Khi đó, có thể sử dụng các chỉ tiêu sau để xem xét. Tỷ lệ % Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế HTKH = x 100 sử dụng Tổng mức vật liệu sử dụng KH x vật liệu Chênh lệch Tổng mức vật Tổng mức vật (số tuyệt đối) = liệu sử dụng - liệu sử dụng x thực tế KH Chỉ tiêu này để phản ánh mức sử dụng vật liệu của doanh nghiệp tiết kiệm hay lãng phí. Để phân tích chỉ tiêu này ta sử dụng số liệu công trình Thịnh Lang- Hoà Bình như sau: Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế So sánh TT với KH Tỷ lệ % Chênh lệch Chi phí vật tư 179.110.079 179.110.079 100 0 Tổng giá trị sản lượng 289.632.974 292.890.450 101,1 3.257.476 Tỷ lệ % 179.110.079 HTKH = x 100 = 98,89% sử dụng 179.110.079 x vật liệu Chênh lệch = 179.110.079 – 179.110.079 x = - 2.014.435 Từ kêt quả trên ta nhận thấy: Tổng chi phí vật tư thực tế phát sinh đúng bằng với kế hoạch 179.110.079 đồng, đạt tỷ lệ 100% như vậy việc thi công công trình này đã hoàn thành kế hoạch sử dụng vật tư. Tuy nhiên, giá trị tổng sản lượng lại hoàn thanh kế hoạch, vượt chỉ tiêu 257.476 đồng. Tức là đạt được giá trị sản lượng 289.632.974 đồng thì chi phí vật tư là 179.110.079 đồng nhưng thực tế giá trị sản lượng 292.890.450 đồng làm tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng vật liệu đạt 98.89% hay việc thi công công trìnhnày đã tiết kiệm cho công ty 2.014.435 đồng. Định mức tiêu hao về sản xuất đơn vị sản phẩm n M = S x pi i = 1 Trong đó: M: là khoản mục chi phí cho đơn vị sản phẩm mi : là định mức tiêu hao từng loại vật liệu i cho đơn vị sản phẩm pi : đơn giá từng loại vật liệu i cho đơn vị sản phẩm Chỉ tiêu này phản ánh mức tiêu hao cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu. Chỉ tiêu này càng thấp, chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng càng tiết kiẹm vật liệu. Ngoài ra, khi phân tích còn kết hợp tính các chỉ tiêu “ hệ số quay vòng của hàng tồn kho”. Chỉ tiêu này được tính cho toàn bộ vật liệu cũng như từng loại vật liệu. Trị số chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ hiệu quả sử dụng vật liệu càng ít và ngược lại. Hệ số quay vòng kho vật liệu = Trong đó vật liệu tồn kho bình quân được tính bằng cách lấy lượng tồn đầu kỳ cộng tồn cuối kỳ rồi chia cho 2. II. Những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở công ty Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, công ty thủ đô1 đã có nhiều cố gắng để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu: Từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho đến dự trữ và sử dụng. Xong nâng cao hơn nữa hiệu sử dụng vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu. Cụ thể : * Trong khâu thu mua: Một điều kiện quan trọng để nhằm n