Chuyên đề Vận dụng các phương thức thanh toán quốc tế tại Sacombank - Chi nhánh Hưng Đạo

từ chối thanh toán.Nếu séc, hối phiếu không hợp lệ mà nhận được qua mạng Swift sẽ được ghi sổ , theo dõi, cho số và đóng mộc( Received) +Giao xuống Chi Nhánh hai liên đầu của bản điện, liên còn lại Phòng Thanh Toán giữ lại +Nhận lại séc, hối phiếu bản chính từ Ngân Hàng Nước Ngoài trả về +Thông báo các khoản phí nếu có phát sinh xuống Chi Nhánh. 3.2.2.2Nhờ thu kèm chứng từ a)Khái niệm và quy trình nghiệp vụ chung -Khái niệm Là phương thức thanh toán, trong đó chứng từ gởi đi nhờ thu bao gồm: hoặc chứng từ thương mại cùng với chứng từ tài chính; hoặc chỉ chứng từ thương mại mà không có chứng từ tài chính gửi cùng.Ngân hàng thu hộ chỉ trao bộ chứng từ chi nhà nhập khẩu sau khi người này đáp ứng được yêu cầu của Lệnh nhờ thu. -Quy trình tổng thể: (4) (5) (6) Ngân hàng chuyển chứng từ (Remitting bank) Ngân hàng thu hộ (Collecting bank) Người ủy nhiệm (Exporter) Người trả tiền (Importer) (0) (1) (3) (7) (2) (8) (0) Ký kết hợp đồng mua bán, trong đó điều khoản thanh toán quy định áp dụng phương thức “Nhờ thu kèm chứng từ”. (1) Nhà xuất khẩu gửi hàng hóa cho nhà nhập khẩu. (2) Nhà xuất khẩu lập đơn yêu cầu nhờ thu gửi cùng bộ chứng từ ( bao gồm chứng từ thương mại cùng chứng từ tài chính, nếu có) tới ngân hàng phục vụ mình. (3) Ngân hàng gửi nhờ thu lập Lệnh nhờ thu và gửi cùng bộ chứng từ tới Ngân hàng thu hộ. (4) Ngân hàng thu hộ thông báo Lệnh nhờ thu và xuất trình bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu. (5)Nhà nhập khẩu chấp hành Lệnh nhờ thu bằng cách: -Thanh toán (hối phiếu trả ngay hoặc séc); hoặc -Chấp nhận hối phiếu (hối phiếu kỳ hạn); hoặc -Ký phát hành kỳ phiếu hoặc giấy nhận nợ. (6) Ngân hàng thu hộ trao bộ chứng từ thương mại cho nhà nhập khẩu đi nhận hàng. (7)Ngân hàng thu hộ chuyển trả giá trị nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận, hoặc kỳ phiếu hay giấy nhận nợ cho ngân hàng gửi nhờ thu. (8) Ngân hàng gửi nhờ thu chuyển trả giá trị nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận, hoặc kỳ phiếu hay giấy nhận nợ cho nhà xuất khẩu. b)Điều kiện trao chứng từ: -Điều kiện D/P: là điều kiện thanh toán trả tiền ngay khi chứng từ được xuất trình. Ngân hàng thu hộ chỉ trao chứng từ thương mại khi nhà nhập khẩu thanh toán nhờ thu. Thông thường, người trả tiền phải thanh toán trong vòng 3 ngày làm việc sau khi bộ chứng từ được xuất trình.Đối với điều kiện D/P trong Lệnh nhờ thu phải có chỉ thị “ Release Documents against Payment” -Điều kiện D/A: Hàm ý, người xuất khẩu cấp tín dụng có thời hạn cho người nhập khẩu. Thời hạn tín dụng chính là thời hạn của hối phiếu, Lệnh nhờ thu phải có chỉ thị “Release Document against Acceptance”. Người nhập khẩu được yêu cầu chấp nhận hối phiếu, có nghĩa là, phải ký chấp nhận thanh toán hối phiếu sau một số ngày nhất định.Khi đã ký chấp nhận, người nhập khẩu được nhận bộ chứng từ và đi nhận hàng. c)Tại sao D/A rủi ro hơn D/P đối với nhà xuất khẩu Theo điều kiện D/A, sau khi kiểm tra bộ chứng từ , nếu đồng ý, thì người nhập khẩu ký chấp nhận hối phiếu, nhận bộ chứng từ và đi nhận hàng; còn người xuất khẩu mất quyền kiểm soát hàng hóa. Người xuất khẩu có thể chịu những rủi ro như sau: -Người nhập khẩu có thể từ chối thanh toán vào ngày hối phiếu đến hạn bởi vì: +Hàng hóa không phải là hàng hóa nhà nhập khẩu yêu cầu. +Nhà nhập khẩu không thể bán được số hàng hóa đó +Nhà nhập khẩu chủ tâm lừa đảo người xuất khẩu. Trong những trường hợp này nhà xuất khẩu có thể kháng nghị hối phiếu và kiện người nhập khẩu nhưng việc này có thể rất tốn kém. -Người nhập khẩu có thể bị phá sản, trong trường hợp này, người xuất khẩu sẽ không bao giờ lấy được tiền. d)Xử lý tại chi nhánh d1)Nghiệp vụ nhờ thu xuất khẩu *Định nghĩa: Nhờ thu xuất khẩu là phương thức thanh toán mà trong đó nhà xuất khẩu sau khi giao hàng, sẽ lập hối phiếu và lập chứng từ hàng hóa gửi kèm theo Hối Phiếu đến Ngân Hàng, để nhờ Ngân Hàng thu hộ. *Quy trình xử lý tại chi nhánh -Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng Giao dịch viên Chi Nhánh sẽ nhận các chứng từ sau: +Bộ Chứng từ nhờ thu +Giấy nhờ thu chứng từ +Hợp đồng ngoại thương (nếu có) -Kiểm tra Hồ Sơ khách hàng +Trên giấy nhờ thu của khách hàng phải thể hiện các chi tiết nhờ thu như: các chứng từ xuất trình, số lượng chứng từ xuất trình, số tiền nhờ thu, ngân hàng thu hộ, địa chỉ Ngân Hàng thu hộ. +Số lượng chứng từ thể hiện trên giấy nhờ thu chứng từ và thực tế xuất trình có khớp với nhau không. +Số tiền nhờ thu trên giấy nhờ thu chứng từ và hối phiếu (nếu có), hóa đơn có khớp nhau không -Xử lý Hồ Sơ, Hạch toán ngoại bảng +Tiến hành bước giao dịch (tạo mới nhờ thu xuất khẩu) của phân hệ tài trợ SmarkBank để thực hiện việc lưu thông tin về khoản nhờ thu, hạch toán ngoại bảng. +In phiếu nhập ngoại bảng gồm hai bản +Lập phiếu đề nghị: gởi chứng từ lên Hội Sở, trên phiếu đề nghị ghi rõ tên, đơn vị yêu cầu nhờ thu, số tiền nhờ thu, hình thức nhờ thu. -Trình ký và duyệt hồ sơ nhờ thu Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện được ở các bước trên cho Kiểm Soát , Trưởng phòng Chi Nhánh kiểm tra, ký￿duyệt có ý k￿ến và trình tiếp cho Giám Đốc Chi Nhánh. -Chuyển Hồ Sơ lên Hội Sở +Tiến hành bước giao dịch “chi nhánh gửi chứng từ xuất khẩu” từ phân hệ tài trợ SmartBank để chuyển nội dung của Hồ sơ lên Hội Sở +In phiếu xuất ngoại bảng và phiếu nhập ngoại bảng +Chuyển hồ sơ lên Hội Sở -Tiếp nhận hồ sơ kiểm tra từ Chi Nhánh Thanh Toán Viên Hội Sở sẽ kiểm tra các chứng từ nhờ thu, các chứng từ này phải đầy đủ về các thông tin như khách hàng, số tiền, số lượng chứng từ xuất trình, loại chứng từ nhờ thu phải phù hợp với nhau và phù hợp với thực tế chứng từ xuất trình nhờ thu. -Xử lý hồ sơ tại Hội Sở +Chuyển chứng từ nhờ thu ra nước ngoài +Chứng từ chuyển gồm chứng từ nhờ thu, thư nhờ thu +Sử dụng dịch vụ chuyển chứng từ: có thể bằng chuyển phát nhanh, hoặc bằng thư bảo đảm tùy theo yêu cầu khách hàng( thể hiện trên giấy nhờ thu chứng từ theo yêu cấu của khách hàng). +Lưu sổ số Bill của dịch vụ chuyển chứng từ để theo dõi cuối tháng. -Lưu trữ hồ sơ Tại Hội Sở cũng như tại Chi Nhánh, phải đóng bìa lưu các chứng từ có liên quan và các phát sinh theo thứ tự thời gian (nếu có) cho đến khi nhận được báo có từ Ngân Hàng Nứơc Ngoài. - Báo có và hoàn tất hồ sơ Tại Chi Nhánh: +Thông báo món tiền cho khách hàng +Hạch toán báo có từ Hội Sở. +Lập phiếu đề xuất thu, các phí : phí thanh toán, phí xử lý, phí DHL +Sau đó thực hiện giao dịch tất toán nhờ thu xuất khẩu và ịn phiếu xuất ngoại bảng. +Lưu trữ hồ sơ d2)Quy trình nghiệp vụ nhờ thu nhập khẩu *Định nghĩa: Nhờ thu nhập khẩu là phương thức thanh toán mà nhà xuất khẩu sau khi giao hàng, sẽ lập Hối Phiếu, Bộ Chứng Từ gởi cho Ngân Hàng của mình. Ngân Hàng này sẽ gởi Bộ Chứng Từ kèm Hối Phiếu đến Ngân Hàng của nhà nhập khẩu đêu nhờ thu.Nếu nhà nhập khẩu đồng ý trả tiền hoặc chấp nhận lên Hối Phiếu thì Ngân Hàng mới giao Bộ Chứng Từ cho nhà nhập khẩu để đi nhận hàng. *Quy trình -Tiếp nhận Bộ Chứng Từ do Ngân Hàng Nước Ngoài gởi đến Bộ hồ sơ đó bao gồm các chứng từ sau: +Thư nhờ thu hộ của Ngân Hàng Nước Ngoài +Hóa đơn thương mại(Invoice) +Bảng kê chi tiết ( Packing list) +Tờ vận đơn ( Bill of Lading) +Và các chứng từ khác có liên quan… -Kiểm tra hồ sơ khách hàng +Hồ sơ phải đầy đủ các loại chứng từ, một bộ nhờ thu ít nhất phải có các loại chứng từ sau: thư nhờ thu hộ, hóa đơn,bảng kê chi tiết, vậnđơn. Các thông tin trên chứng từ phải có tính nhất quán và đồng bộ với nhau +Tách bộ chứng từ ra: Một bộ gởi về cho Hội Sở ( có Cover letter bản chính) Một bộ Chi Nhánh lưu Một bộ chứng từ bản chính gửi đi khách hàng +Cập nhập hồ sơ vào máy +In phiếu nhập ngoại bảng. Trình Kiểm Sóat , Giám Đốc ký Sau đó thông báo cho khách hàng về Bộ Chứng Từ nhập khẩu, là hình thức D/P hay D/A -Khách hàng đến thanh toán +Ngân Hàng kiểm tra số dư tài khoản: thông báo cho khách hàng biết số tiền cần phải nộp +Khách hàng nộp đủ tiền thanh toán vào tài khoản bằng VND, nếu số dư tài khoản đủ, Ngân Hàng sẽ giao Bộ Chứng Từ cho khách hàng đi nhận hàng +Nếu khách hàng nộp đủ tiền mặt thì phải có đơn xin mua ngoại tệ +Nếu B/L có ký hậu bởi Ngân Hàng thì phải có giấy đề nghị ký hậu B/L -Thực hiện việc thanh toán cho nước ngoài +Lập phiếu thanh toán đồng thời với việc thu phí. +Tiến hành các bước trong giao dịch thanh toán chứng từ nhờ thu của phân hệ tài trợ SmartBank, soạn điện MT202, điện thông báo MT400, và bản in thảo điện từ SmartBank. Căn cứ có giá trị pháp lý duy nhất để soạn thảo điện thanh toán cho khách hàng là thư nhờ thụ hộ của Ngân Hàng Nước Ngoài. +Kiểm tra nội dung của bản thảo điện thanh toán -Trình ký và trình duyệt điện thanh toán nhờ thu +Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho Kiểm Soát Viên trình tiếp cho Giám đố ký duyệt thanh toán; +Giám đốc ký duyệt điện thanh toán trên SmartBank. +Giao Dịch Viên chuyển điện lên Hội Sở. -Hội Sở tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ chi nhánh Thanh Toán Viên Hội Sở sẽ tiếp nhận chứng từ gồm: Phiếu thanh toán, phiếu chuyển khoản và bản thảo điện -Xử lý hồ sơ +Đối chiếu file điện Chi Nhánh gởi lên bằng SmartBank gồm: bản thảo điện Giám Đốc Chi Nhánh đã ký duyệt theo Cover letter gốc +Kiểm tra nội dung phí thanh toán để đảm bảo tính chính xác theo đúng chỉ dẫn thanh toán và số tiền phải thanh toán +Kiểm tra số dư tại Ngân Hàng Đại Lý. +Trình Kiểm Soát Viên, Trưởng Phòng Hội Sở ký -Chuyển điện Swift ra Nước Ngoài Sau khi hồ sơ thanh toán nhờ thu tại Hội Sở được duyệt, tiến hành duyệt điện SmartBank qua Swift và chuyển điện về Chi Nhánh -Hoàn tất hồ sơ thanh toán Tại Chi Nhánh: +In điện Hội Sở chuyển về, đóng dấu, vào sổ theo dõi +Giao điện cho khách hàng +Mở bìa lưu hồ sơ +Tất toán hồ sơ, in phiếu xuất ngoại bảng 3.2.3.Ưu nhược điểm và phí liên quan của phương thức nhờ thu 3.2.3.1.Ưu nhược điểm -Trong phương thức nhờ thu trơn, không đảm bảo quyền lợi cho tổ chức xuất khẩu, Ngân Hàng chỉ đóng vai trò trung gian, thu được hay không ngân hàng cũng thu thủ tục phí, Ngân Hàng không chịu trách nhiệm nếu bên nhập khẩu không thanh toán. Vì vậy, nếu tổ chức xuất khẩu áp dụng thanh toán nhờ thu trơn nên áp dụng trong trường hợp là tín nhiệm hòan toàn tổ chức nhập khẩu, hoặc là giá trị xuất khẩu nhỏ thăm dò thị trường… -Sử dụng trong phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ thì quyền lợi của tổ chức xuất khẩu được đảm bảo hơn, Ngân Hàng thay mặt người bán khống chế chứng từ.Tuy nhiên tốc độ thanh toán vẫn chậm, rủi ro cho bên xuất khẩu vẫn lớn vì người mua có thể từ chối không chứng nhận chứng từ vì một lý do nào đó -Chính vì vậy trong trường hợp chúng ta là tổ chức thì chỉ nên dùng phương thức nhờ thu kèm chứng từ với điều kiện D/P (trả tiền rồi mới giao bộ chứng từ). -Khi lập hối phiếu đòi tiền tổ chức nhập khẩu, thì cần lưu ý tổ chức nhập khẩu là người trả tiền chứ không phải là Ngân Hàng vì vậy hối phiếu phải ghi tên người trả tiền là nhà nhập khẩu với đầy đủ chi tiết tên, địa chỉ… 3.2.3.2.Phí liên quan đến phương thức nhờ thu của Ngân Hàng -Nhận chứng từ gởi đi nhờ thu -Phí thanh toán -Thanh toán nhờ thu trơn -Telex thanh toán -Hủy lệnh nhờ thu theo yêu cầu 3.3.PHƯƠNG THỨC THANH TÓAN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ 3.3.1.Khái niệm Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là phương thức thanh tóan, trong đó, theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư, gọi là L/C (Letter of Credit), trong đó, Ngân hang phát hành cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho Ngân hàng phát hành bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong L/C. 3.3.2.Bản chất của L/C Có thể xem L/C là sự “bảo lãnh thanh toán có điều kiện” bởi một ngân hàng cho một người thụ hưởng khi người này xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ với quy định cuả L/C. Hay nói cách khác, L/C là sự cam kết thanh toán hoặc chấp nhận và thanh toán cuat Ngân hàng phát hành đối với chứng từ xuất trình phù hợpvới quy định của L/C. L/C có tính chất quan trọng, nó hình thành trên cơ sở của hợp đồng ngoại thương, nhưng sau khi được thiết lập, nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng này Việc thanh toán L/C không hề căn cứ vào tình hình thực tế của hàng hóa; chỉ trong trường hợp chứng từ không phù hợp với các điều khoản của L/C, mà ngân hàng vẫn cứ thanh toán cho người xuất khẩu, thì ngân hàng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm, bởi vì người nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán lại tiền cho ngân hàng phát hành. Như vậy trong giao dịch L/C tất cả các bên tham gia chỉ căn cứ vào chứng từ mà không căn cứ vào hàng hóa, dịch vụ và/hoặc các thực hiện khác mà các chứng từ có thể liên quan. 3.3.3.Quy trình nghiệp vụ tổng quát trong phương thức tín dụng chứng từ 3.3.3.1.Các bên tham gia -Người xin mở L/C: Là người nhập khẩu hay người mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình phát hành một L/C và có trách nhiệm pháp lý về việc trả tiền của ngân hàng cho người bán theo L/C này. Người xin mở L/C còn được gọi là người mở, người trả tiền hay người uỷ thác. -Người thụ hưởng L/C : Người thụ hưởng còn gọi là Người hưởng hay người hưởng lợi L/C. Theo quy định của L/C, là người được hưởng số tiền thanh toán hay sở hữu hối phiếu đã chấp nhận thanh toán. Tuỳ hoàn cảnh cụ thể mà người thụ hưởng L/C có thể có những tên gọi khác nhau như: người bán, nhà xuất khẩu, người ký phát hối phiếu, người thắng thầu -NHPH hay ngân hàng mở: Là ngân hàng, theo yêu cầu của người mua, phát hành một L/C cho người bán hưởng. NHPH thường được hai bên thoả thuận và quy định trong hợp đồng mua bán. Nếu không có sự thoả thuận trước, thì nhà nhập khẩu được phép tự chọn NHPH. -NHTB( Advising bank): Là ngân hàng được NHPH yêu cầu thông báo L/C cho người hưởng. NHTB thường là ngân hàng đại lý hay một chi nhánh của NHPH ở nước xuất khẩu. -NHXN ( Confirming bank): Trong trường hợp nhà xuất khẩu muốn có sự bảo đảm chắc chắn của L/C, thì một ngân hàng có thể đứng ra xác nhận L/C theo yêu cầu của NHPH.Thông thường, NHXN là một ngân hàng lớn có uy tín và trong nhhiều trường hợp NHTB được đề nghị là NHXN. Muốn được xác nhận, NHPH phải trả phí xác nhận rất cao và thường phải đặt cọc trước, mức đằt cọc có thể tới 100% giá trị của L/C. -NHCĐ ( Nominated bank): Là NHXN hoặc bất cứ ngân hàng nào khác được NHPH uỷ nhiệm để khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với những quy định trong L/C thì: +Thanh toán cho người thụ hưởng. Ngân hàng được chỉ định thanh toán có tên gọi là Paying bank. +Chấp nhận hối phiếu kỳ hạn. Ngân hàng được chỉ định chấp nhận hối phiếu có tên gọi là Accepting bank. +Chiết khấu hối phiếu hoặc bộ chứng từ. Ngân hàng được chỉ định chiết khấu bộ chứng từ hoặc hối phiếu có tên gọi là Negotiating bank. +Chịu trách nhiệm trả chậm. Trách nhiệm kiểm tra chứng từ của NHCĐ là giống như NHPH khi nhận được bộ chứng từ của nhà xuất khẩu gửi đến. 3.3.3.2Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ a)Trường hợp L/C thanh toán tại ngân hàng phát hành (phổ biến) (6) (7) (4) (1) (10) (9) (8) (2) (3) (7) (6) Ngân hàng phát hành (NHPH) Ngân hàng thông báo (NHTB) Người mở (Nhà NK) Người hưởng (Nhà XK) (5) Hai bên mua, bán ký kết hợp đồng ngoại thương với điều khoản thanh toán theo phương thức L/C. Trên cơ sở các điều khoản và điều kiện thanh tóan của hợp đồng ngoại thương, nhà nhập khẩu làm đơn gởi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu phát hành một L/C cho người xuất hưởng. Căn cứ vào đơn xin mở L/C,nếu đồng ý, NHPH lập một L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước nhà xuất khẩu để thông báo về việc phát hành L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu. Khi nhận được thông báo L/C, NHTB sẽ thông báo L/C cho nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì đề nghị người nhập khẩu thông qua NHPH sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng ngoại thương. Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình (thông qua NHTB) cho NHPH để thanh tóan. NHPH sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C do mình phát hành thì tiến hành thanh tóan cho nhà xuất khẩu; nếu thấy không phù hợp, thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ và nguyền vẹn bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu. NHPH đòi tiền nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu sau khi đã nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán . Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợpvới L/C thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. Là sự cam kết nhận nợ trừu tượng và có điều kiện (hay nợ tiềm năng). b)Trường hợp L/C thanh toán tại ngân hàng thông báo: (7) (6) (4) (1) (11) (10) (2) (3) (9) (8) Ngân hàng phát hành (NHPH) Ngân hàng thông báo (NHTB) Người mở (Nhà NK) Người hưởng (Nhà XK) (5) Các bước từ (1) đến (5) giống như trường hợp thanh toán tại NHPH Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình cho ngân hàng thông báo để được thanh toán. NHTB sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C do mình thông báo thì tiến hành thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu; nếu thấy không phù hợp, thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ và nguyên vẹn bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu. NHTB gửi bộ chứng từ cho NHPH để được hoàn trả. NHPH sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợpvới L/C do mình phát hành thì tiến hành thanh toán cho NHTB, nếu thấy không phù hợp, thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ và nguyên vẹn bộ chứng từ cho NHTB. (10) NHPH đòi tiền nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu sau khi đã được nhà nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. (11) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. 3.3.3.3.Xử lý tại chi nhánh trong phương thức tín dụng chứng từ a)Quy trình nghiệp vụ L/C nhập khẩu a1)Quy trình phát hành L/C nhập khẩu -Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng Hồ sơ bao gồm: -Giấy yêu cầu mở L/C ( mẫu của Ngân Hàng) -Hợp đồng ngoại thương (bản chính hoặc sao y) -Hợp đồng bảo hiểm (nếu điều kiện CFR, FOB) -Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu đây là lần đầu tiên giao dịch) -Hợp đồng bảo lãnh đối với L/C trả chậm ( theo mẫu của Ngân Hàng) -Văn bản cam kết đối với lịch thanh toán ( đối với L/C trả chậm, theo mẫu của Ngân Hàng) -Bản hồ sơ pháp lý (đối với khách hàng giao dịch lần đầu với Ngân Hàng) -Phương án kinh doanh -Đơn xin mua ngoại tệ Giao dịch viên Chi Nhánh tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng. Nếu Hồ Sơ đầy đủ thì Giao dịch viên Chi Nhánh tiến hành kiểm tra hồ sơ. Còn nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì Giao dịch viên Chi Nhánh yêu cầu khách hàng nộp bổ sung. -Kiểm tra hồ sơ khách hàng -Hồ sơ phải đầy đủ các chứng từ cần thiết. -Chứng từ phải đầy đủ chữ ký thẩm quyền và dấu mộc của cơ quan có uy tín, thẩm quyền -Giấy yêu cầu mở L/C không được thiếu các chi tiết quan trọng, nếu có chỉnh sửa phải có dấu xác nhận chỉnh sửa của đơn vị. -Nội dung của hợp đồng bảo hiểm:số tiền bảo hiểm lớn hơn hoặc bằng 110% trị giá hợp đồng, thể hiện được số hợp đồng và số người được bảo hiểm Lưu ý: Chi nhánh cấp một hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng, hạn mức dùng để mở L/C.Nhưng khi khách hàng quen thuộc có giao dịch thường xuyên lâu dài với Sacombank, thực hiện tốt việc thanh toán thì nếu hạn mức tín dụng của khách hàng không đủ để mở L/C tiếp theo, Ngân hàng vẫn mở L/C, sau đó khách hàng sẽ mua ngoại tệ nộp bổ sung vào tài khoản ngoại tệ tại Chi Nhánh để tăng số dư hạn mức tín dụng. -Thẩm định và lập tờ trình (thông thường do cán bộ tín dụng lập) -Thẩm định khách hàng: thẩm định về tình hình tài chính, khả năng và uy tín trong thanh toán , năng lực sản xuất, kinh doanh mặt hàng vừa nhập khẩu. -Thẩm định hàng hóa nhập khẩu: kiểm tra xem mức độ chuyên dùng và mục đích sử dụng tại đơn vị nhập khẩu, có thuộc ngành hàng cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện hay không -Kiểm tra xem sự cần thiết phải nhập lô hàng: để đáp ứng nhu cầu sản xuất tại đơn vị hay để bán ra nhằm đáp ứng cho nhu cầu thị trường. -Kiểm tra nhà cung cấp: nhà cung cấp có phải là các đối tác quen thuộc của nhà nhập khẩu hay không, có uy tín trên thương trường quốc tế hay không. -Mức ký quỹ, nguồn thanh toán: mức ký quỹ nào thì phù hợp(5% đến 100%), có đảm bảo an toàn cho Ngân Hàng hay không, khách hàng sẽ dùng nguồn tiền nào để thanh toán cho lô hàng nhập khẩu, nếu được Ngân Hàng đồng ý mở L/C -Thực hiện ký quỹ, hạch tóan ngoại bảng, soạn và in điện L/C +Giao Dịch Viên sẽ tiến hành các bước trong giao dịch mở L/C của phân hệ tài trợ SmartBank để tiến hành ký quỹ,hạch toán ngoại bảng, soạn điện L/C, in bản thảo điện MT700 từ chương trình phần mềm SmartBank.Chứng từ đầu ra gồm: Lệnh trích ký quỹ Phiếu nhập ngoại bảng Bản thảo điện MT700 mở L/C Căn cứ có giá trị pháp lý duy nhất để soạn bản thảo điện L/C là giấy yêu cầu phát hành L/C của khách hàng, hợp đồng lúc này chỉ có giá trị tham khảo. +Sau khi lập xong phải kiểm tra lại toàn bộ nội dung bản thảo điện MT700 mở L/C +Giao Dịch Viên Thanh Toán Quốc Tế lập tờ trình phát hành L/C, thực hiện giao dịch ký quỹ L/C +Thu phí mở, thu phí Telex mở -Trình ký và duyệt điện phát hành L/C +Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho Kiểm Soát kiểm tra và ký, sau đó trình cho Trưởng Phòng ký duyệt tờ trình, Trưởng Phòng có ý kiến và sau đó trình cho Ban Giám Đốc. +Trình Ban Lãnh Đạo Chi Nhánh duyệt điện phát hành L/C để chuyển điện L/C lên Hội Sở. Lưu ý: +Trường hợp có tài trợ khách hàng thanh toán L/C, thì phải hoàn tất hồ sơ cho vay song song với hồ sơ mở L/C để trình lên Ban Lãnh Đạo Chi Nhánh duyệt một lần, L/C chỉ được phát hành khi hồ sơ vay hoàn tất. +Trường hợp bảo lãnh thanh toán trả chậm: việc phát hành L/C chỉ được thực hiện khi hoàn tất hồ sơ cầm cố, hay thế chấp tài sản để Ngân Hàng bảolãnh.Phí bảo lãnh được thu ngay lúc bão lãnh và không được h￿àn￿lại vì bất cứ lý do gì. +Trường hợp trình phát hành L/C vượt quá hạn mức phán quyết của Giám Đốc Chi Nhánh phải có ý kiến đề xuất, trình Ban Giám Đốc -Hội Sở tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ Chi Nhánh Toàn bộ hồ sơ vừa làm xong(Tờ trình, giấy yêu cầu mở L/C, hợp đồng ngoại thương, bản thảo điện từ Smartbankk có chữ ký của Giám đốc Chi Nhánh, chứng từ bảo hiểm nếu có), Giao Dịch Viên sẽ fax về Hội Sở, riêng bản điện vừa phải fax, vừa chuyển về cho Hội Sở qua mạng SmartBank. -Xử lý hồ sơ tại Hội Sở -Chuyển điện Swift ra nước ngoài +Thanh Toán Viên Hội Sở sau khi kiểm tra xong hồ sơ, nếu hồ sơ phát hành L/C được duyệt, tiến hành duyệt điện SmartBank qua mạng Swift. -Hoàn tất hồ sơ phát hành +Tại Chi Nhánh Nhận điện 070 từ Hội Sở chuyển về. Cập nhập kết quả mở L/C nhập khẩu, bảo lãnh từ Hội Sở. In điện, cập nhập, đóng dấu điện đi Trình ký Kiểm Soát, Giám Đốc Giao điện L/C bản chính cho khách hàng. Mở bìa lưu hồ sơ. a2)Quy trình tu chỈnh L/Cnhập khẩu Sau khi hoàn tất xong bộ hồ sơ, nếu có sai sót hoặc thay đổi nội dung so với L/C gốc thì Ngân Hàng sẽ tiến hành tu chỉnh theo yêu cầu tu chỉnh của khách hàng ( phải có sự đồng ý của các bên tham gia trên hợp đồng). -Tiếp nhận và kiểm tra lại hồ sơ ban đầu +Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng: trong đó phải có giấy yêu cầu tu chỉnh L/C của khách hàng. +Kiểm tra nội dung yêu cầu tu chỉnh, nếu yêu cầu tu chỉnh có gì bất lợi cho Ngân Hàng và khách hàng, yêu cầu khách hàng chỉnh sửa lại, thương lượng với nhà xuất khẩu. -Xử lý hồ sơ +Thực hiện ký quỹ, hạch toán ngoại bảng, trong trường hợp tu chỉnh tăng tiền. +Thực hiện các bước trong giao dịch tu chỉnh L/C, phân hệ tài trợ thương mại.Sau đó, soạn điện MT707 để tu chỉnh L/C. Căn cứ duy nhất để soạn điện tu chỉnh là giấy yêu cầu tu chỉnh của khách hàng. +Thu phí tu chỉnh(nếu người nhập khẩu chịu). +Soạn điện MT707 +In điện tu chỉnh từ SmartBank. -Trình ký và trình duyệt SmartBank lên Hội Sở +Trình toàn bộ hồ sơ vừa được thực hiện cho Kiểm Soát Viêm Chi Nhánh,Trưởng Phòng kiểm tra, có ý kiến để trình tiếp Giám Đốc Chi Nhánh. +Trình Kiểm Soát ký duyệt,Giám Đốc Chi Nhánh duyệt điện tu chỉnh trên SmartBank +Sau đó, Giao Dịch Viên Thanh Toán Quốc Tế chuyển điện lên Hội Sở và fax các chứng từ đã trình ký. -Hội Sở tiếp nhận hồ sơ từ Chi Nhánh +Thanh toán viên Hội sở tiếp nhận hồ sơ từ chi nhánh chuyển lên và xử lý hồ sơ. Thanh toán viên Hội sở kiểm tra nội dung tu chỉnh, giấy yêu cầu tu chỉnh và bản thảo điện tu chỉnh, để đảm bảo các điều khoản tu chỉnh rõ ràng, hợp lý không gây bất lợi cho Ngân hàng. Nếu có điểm bất hợp lý trên bản thảo điện thì căn cứ vào bản thảo điện có chữ ký của Giám đốc chi nhánh để điều chỉnh +Trình Kiểm soát viên /Trưởng phòng ký trên bản thảo điện. +Nếu tu chỉnh tăng tiền vượt hạn mức chi nhánh, Thanh toán viên Hội sở trình hồ sơ qua lãnh đạo phòng có ý kiến trước khi trình ban Tổng Giám Đốc. +Đối chiếu file điện MT707 chi nhánh gởi lên bằng Smartbank và bản thảo điện MT7 điện Giám đốc chi nhánh đã ký duyệt. Nếu có sai biệt thì căn cứ vào bản thảo 07 để điều chỉnh. -Duyệt và chuyển điện Swift ra nước ngoài Thanh toán viên Hội sở duyệt điện trên Smartbank căn cứ trên các chỉnh sửa trên bản thảo có đầy đủ chữ ký của Giám đốc chi nhánh và Kiểm soát viên chi nhánh/ T