Chuyên đề Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

ời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sourses) và được xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ (Storage). Các bộ phận của hệ thông tin Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận : Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý Kho dữ liệu vào và đưa dữ liệu ra Hệ thống thông tin đó có thể được mô tả như sau: Nguồn Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Đích 3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữ liệu bao gồm: 3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân chuyển Vì lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chính xác. Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau: Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của người sử dụng. Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báo cho người sử dụng biết. 3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời gian dài nó được cập nhật thường xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảm bảo dễ tra cứu. 3.3. Các module lập bảng biểu báo cáo Các module này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống 3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thường được dùng để giải quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ thống thông tin không được trùng lặp, thông tin cần được tra cứu tổ chức thành các mảng cơ bản. Giảm thiểu khối lượng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sử dụng máy. Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin. Công việc này sẽ đảm bảo truy suất nhanh, chính xác các thông tin. Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống. Một quyết định không phải dựa vào nhóm các thông tin, bộ phận. Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất ..thông tin bằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này. 3.5. Các phương pháp xây dựng hệ thống 3.5.1. Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhưng phải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. Với phương pháp này nó đã mang lại ưu điểm là cho phép đưa hệ thống thông tin vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhưng nó vẫn tồn tại nhược điểm là nhược điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết. 3.5.2 Phương pháp phân tích Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Đối với phương pháp phân tích này thì lại cho phép tránh được các mảng làm việc một cách thủ công. Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời các mảng này. 3.5.3. Phương pháp phân tích và tổng hợp Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên, tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ và phải đảm bảo tính nhất quán. Các phương pháp thu thập, thông tin Phương pháp phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tê, số người này không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Phỏng vấn có thể được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn + Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống + Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời.) + Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu với yêu cầu cần thiết. + Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc) + Gửi trước các vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…) + Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ). + Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu. Tiến hành phỏng vấn: + Nhóm phỏng vấn gồm 2 người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, được ghi chép trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu mang tin, bổ xung hoặc làm rõ ý. + Thái độ lịch sự đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”. + Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ. + Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. + Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ… Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có gửi trọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: Chọn nhóm những đối tượng thiện chí, tích cực trả lời Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng phải có từ hai năm công tác trở lên. Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu. Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá... Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò của người sử dụngvà lợi thế khi có họ tham gia vào đội ngũ phân tích. Thiết kế cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu Sau khi xác định được các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu được tiến hành theo mức trong đó: Thực hiện việc chuẩn hoá bước 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộctính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hoá mức + Đó là trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. + Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới. Đặ cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Với chuẩn hoá mức 3 thì trong một danh sách không được phépcó sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Sau đó xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. 2. Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin: Kho lưu trữ dữ liệu Xử lý thủ công Giao tác giữa người _máy Xử lý tự động Dòng thông tin tài liệu Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu: Sơ đồ luồng dữ liệu cũng mô tả cũng chính hệ thống thông tin như ơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm gì. Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu Tên người bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Sơ đồ quan hệ: Để tiến hành thiết kế CSDL thì không thể không sử dụng sơ đồ mối quan hệ. Mà sơ đồ mối quan hệ được dùng để mô tả mối liên kết giữa các thực thể thuộc các tệp cơ sở dữ liệu có quan hệ với nhau. + Thực thể: Trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trìu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình (tiền bạc, xe cộ, thiết bị máy móc). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Khách hàng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. + Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Sinh viên Môn học Giảng viên Theo Giảng Ví dụ : + Số mức độ liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với các thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B va ngược lại. Ví dụ: Mỗi sinh viên theo học nhiều môn học Mỗi môn học có nhiều sinh viên theo học Mỗi phòng công tác được lãnh đạo bởi một trưởng phòng Một phòng công tác có nhiều nhân viên. + Những cặp số lượng: Một - Một, Một - Nhiều như vậy gọi là số mức độ liên kết. + Liên kết kiểu Một - Một: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Trưởng phòng Phòng công tác Lãnh đạo 1 Thu thập + Liên kết kiểu Một – Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Phòng công tác Nhân viên Có 1 N + Liên kết Nhiều - Nhiều : Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Liên kết sau thể hiện liên kết nhiều nhiều. Sinh viên Môn học Theo học N N Trong thực tế nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là liên kết tuỳ chọn. Lúc đó người ta dùng ô van nhỏ để chỉ quan hệ tuỳ chọn. Ví dụ Khách hàng Đơn hàng Đặt 1 N + Chiều của một liên kết: Chiều của quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Có thể chia các quan hệ ra thành 3 loại: Một chiều: Là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Nó được thể hiện như sau: ( quan hệ “là anh em “ ) N Là anh em Nhân viên 1 Hai chiều: Là trong đó hai thực thể liên kết với nhau. Nó được thể hiện theo sơ đồ sau: ( quan hệ “ làm việc ở ” ) Nhân viên Công ty Làm việc N N Nhiều chiều: Là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia Nhân viên Đóng gói Dự án Hàng hoá Vì những mối quan hệ nhiều chiều thường phức tạp và mập mờ, nên chỉ hạn chế trong quan hệ hai chiều. Sự hạn chế này cũng không làm cho vấn đề đang xét mất đi tính tổng quát nhiều lắm, vì luôn luôn tồn tại khả năng chuyển đổi một quan hệ nhiều chiều thành dãy các quan hệ hai chiều. Chẳng hạn, có thể thay quan hệ nhiều chiều trên thành một thực thể và quan hệ tất cả các thực thể đã có với thực thể mới này. Nhà cung cấp Thực hiện Gửi hàng Hàng hoá Gửi cho Dự án Chứa N N N 1 N N + Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính ( thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ ). Người ta có thể đặt thuộc tính ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong bảng các biều diễn về thực thể và quan hệ. Khách hàng Số hiệu khách hàng Họ và tên Địa chỉ Số tài khoản Tóm lại tuỳ vào từng thực thể cụ thể mà ta có kiều quan hệ thực thể cho phù hợp. Ngoài ra có thể chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. (tức là có thể chuyển đổi quan hệ một chiều, hai chiều, ). V. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Các bước xây dựng một hệ hệ thống thông tin Phân tích hệ thống có cấu trúc là tiếp cận hiện đại các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận đẻ khắc phục phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục từng yếu điểm của nhiều cách tiếp cận hệ thống. Để xây dựng một hệ thống có cấu trúc phải trải qua bốn giai đoạn: - Đặt vấn đề và xác định tính khả thi : chiếm 10% - Phân tích hệ thống: chiếm 25% - Thiết kế xây dựng hệ thống : chiếm 50% - Cài đặt hệ thống mới: chiếm 15% Đặt vấn đề và xác định khả thi Tiến hành khảo sát hệ thống tìm ra những nhược điểm của nó để đưa ra biên pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của dự án từ đó định hướng phát triển cho giai đoạn sau. Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại. Trên cơ sở các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. Thiết kế xây dựng hệ thống Thiết kế tổng thể. Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới Xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và các khâu xử lý thủ công. Thiết kế chi tiết Thết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy. Xác định và phân phối các thông tin đầu ra. Thiết kế các phương pháp thu thập, xử lý thông tin cho máy. Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện cho người sử dụn. Cài đặt hệ thống Xác định các yêu cầu đối với hệ thống: về phần cứng, phần mềm, con người. Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống. Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới ứng dụng tin học vào xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức Thường có hai phương pháp cơ bản để tiến hành tin học hóa các hệ thống thông tin trong tổ chức. 2.1 Phương pháp tin học hóa từng phần Đó là quá trình tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được tiến hành một cách độc lập với những giải pháp riêng so với phân hệ khác. Các phân hệ này được ứng dụng trong hoạt động của phân hệ phân tán. Với phương pháp tin học hoá từng phần sẽ làm cho việc thiết kế các phân hệ quản lý có được tính đơn giản khi thục hiện bởi vì các công việc được phát triển tương đối độc lập. Song nó vẫn có nhược điểm là do tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống dẫn đến sự trùng lặp hoặc dư thừa thông tin ở một số bộ phận như một số bộ phận khác lại thiếu thông tin. 2.2. Phương pháp tin học hóa toàn bộ Là phương pháp dùng hệ thống máy tính cùng với các phần mềm thích hợp để quản lý hoạt động một cách toàn diện. Còn đối với phương pháp này điểm mạnh của nó là các chức năng quản lý được tin học hóa một cách trtiệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống tránh được sự dư thừa thông tin. Song nó vẫn tồn tại một số khuyết tật đó là thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm trong hệ thống. X. Thiết kế hệ thống thông tin Các bước tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống Trong một doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mật thiết với nhau: Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanh nghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý cũng như là nơi thực hiện các công việc quản lý khác. Hệ thống doanh nghiệp Có nhiệm vụ biến yếu đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử riêng biệt. Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức. Có ba mức: Mức quan niệm Mức tổ chức Mức kỹ thuật Việc phân chia theo ba mức sẽ cho ta giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối lượng xử lý và tốc độ xử lý. Hệ thống thông tin Đảm bảo mối liên hệ giữa hai hệ thống nói trên. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích các dữ liệu được thu thập từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thống ra quyết định. Nó chuyển các chỉ thị từ hệ thống ra quyết định tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch các chỉ thị đó. Việc thiết kế và phân tích được tiến hành qua các bước sau: + Nghiên cứu thực tế. + Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệm dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý. + Hợp thức hóa. + Xây dựng mô hình dữ liệu lô gíc + Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu Nghiên cứu thực tế Việc nghiên cứu thực tế nhằm giúp ta hiểu được chi tiết, xem hệ thống cần cải tiến những gì trong hoạt động. Đặt ra những mục tiêu cần thiết. Và thu thập thông tin nhằm phân tích, tìm hiểu về các thông tin hệ thống: + Mục đích của hệ thống + Các vị trí công tác trong hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ thống. + Các con số lượng hóa chung. + Cần tìm hiểu thêm tình hình nhân sự, tài chính của tổ chức, phương tiện khoa học kỹ thuật hiện có cho hoạt động của hệ thống. Liệt kê và mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện? Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ cụ thể là gì? Thời gian khởi sinh nhiệm vụ? Những loại dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý Làm quen với các ngôn ngữ dùng trong hệ thống Xây dựng các mô hình 2.1. Xây dựng các mô hình khái niệm Là xây dựng các dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi: vì sao hệ thống đó tồn tại? Nhằm mục đích : Xây dựng các mô hình dữ liệu. Thu thập các thông tin từ thực tế để quản lý. 2.2. Mức khái niệm xử lý ý nghĩa của mức khái niệm xử lý là giúp ta trả lời câu hỏi: Hệ thống đó làm gì? Rồi đưa ra sự biểu hiện bằng sơ đồ các khái niệm, sự kiện, công việc, kết quả. - Sự kiện: là một sự việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hay nhiều sự việc khác. - Công việc: là tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. - Kết quả: là báo cáo được thực hiện như báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên đến tuổi về hưu, báo cáo tiền bảo hiểm xã hội… 2.3. Mức tổ chức Nhằm mục đích là nói về : ai? Làm chỗ nào? làm cái gì? Thể hiện những cái mới như sự kiện, nhiệm vị, quy tắc tổ chức của hệ thống. Quy tắc tổ chức là sự thể hiện tổ chức theo nghĩa: bản chất của xử lý và thời điểm tiến hành. Nhiệm vụ là những công việc xác định theo quy tắc tổ chức. 2.4. Mô hình ngoài Mục đích của mô hình ngoài là để xác định các mô hình về dữ liệu và mô hình xử lý đối với những người không thuộc hệ thống. Hợp thức hóa Với việc hợp thức hoá sẽ đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái niệm. Và bảo đảm cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được cho các xử lý do mô hình đề ra. Các bước hợp thức hóa đó là : Hợp thức hóa các thuộc tính : tức là mỗi thuộc tính có nhiệm vụ loại bỏ những thuộc tính không phải là định danh (thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần suất của thực thể ). Hợp thức hóa đối tượng. Hợp thức hóa quan hệ. Hợp thức hóa các lực lượng quan hệ. Mức logic Với mức logic nó sẽ giúp ta xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã được hợp thức hóa. Tối ưu hóa tổ chức này với các yêu cầu xử lý. Có thể dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển sang mức logic. Quy tắc chuyển mô hình cá thể mức logic Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường ở mức logic. Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. Một quan hệ trong mô hình cá thể chuyển thành một đối tượng. Xây dựng mức vật lý của dữ liệu Việc xây dựng mức vật lý của dữ liệu nhằm để chia thành các module xử lý logic. Và có thể lập thành các module chương trình khi xem xét đến điều kiện vật lý cụ thể. Các công cụ và kỹ thuật dùng trong phân tích thiết kế Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD Khái niệm: Là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD có tác dụng: + Là một trong những bước đầu tiên của quá trình phân tích nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích đồng thời tăng cường cách tiếp cận logic. + Phân rã chức năng tổng quan của vấn đề một cách có cấu sao cho tránh được việc trùng lặp và dư thừa công việc trong hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Là việc dùng một kỹ thuật mô hình hóa để miêu tả hệ thống dưới góc độ cân bằng cả chức năng và dữ liệu. Đó là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống. Các ký pháp của sơ đồ DFD: Tiến trình : mỗi tiến trình có chức năng biến đổi thông tin vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo thông tin mới. Trong sơ đồ DFD hình tròn dùng để biểu diễn tiến trình Tên tiến trình Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vòa hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ hướng của dòng thông tin. Tên dòng dữ liệu Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu trong DFD biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều tác nhân truy nhập vào và nó được biểu diễn như sau: Tệp dữ liệu Tác nhân bên ngoài: Là mộtờ người hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Tác nhân bên trong: Là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ thống được miêu tả ở trạng thái khác của mô hình. chương II Phân tích thiết kế hệ thống cho bài toán quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Chứng khoán Thăng Long Qua một thời gian thực tập tại Công ty, tiếp cận với tình hình thực tế về vấn đề quản lý nhân sự ở đó, để có được nguồn thông tin nhân sự chính xác em đã tiến hành thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn diễn ra hai ngày thời gian mỗi ngày là 2 giờ. Người được phỏng vấn là ông Nguyễn Văn Trung - Phó phòng nhân sự. Qua hai buổi phỏng vấn ông Nguyễn Văn Trung đã cung cấp cho em danh sách các nhân sự đang làm việc tại Công ty thông qua tệp hồ sơ nhân sự căn bản, cùng với việc cung cấp các tệp hồ sơ nhân sự ra ông có yêu cầu là phải tính lương và chấm công cho CBCNV theo biểu mẫu tính lương đang áp dụng tại đó. Việc phỏng vấn đã diễn ra theo đúng một trình tự của một cuộc phỏng vấn chuẩn (chuẩn bị phỏng vấn, sau tiến hành phỏng vấn và kết quả là ghi lại các yếu tố chủ chốt để đưa ra các báo cáo hoàn thiện.) Ngoài ra các mẫu biểu báo cáo có thể là tự đặt nhưng trong khuôn khổ hoạt động của