Chuyên đề Vốn kinh doanh và những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ở xí nghiệp in trực thuộc NXB Lao động xã hội

c sử dụng để đánh giá hiệu quả sử dụng từng loại vốn. Để có cái nhìn tổng quát về hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, cần đi vào phân tích các chỉ tiêu cơ bản đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. 3.3.1. Vòng quay tổng vốn: Doanh thu thuần Vòng quay tổng vốn = VKD bình quân Vòng quay tổng vốn cho biết toàn bộ vốn SXKD của doanh nghiệp trong kỳ luân chuyển được bao nhiêu vòng, qua đó có thể đánh giá được trình độ sử dụng tài sản của doanh nghiệp. 3.3.2. Tỷ suất LN VKD: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh Tỷ suất LN VKD = VKD bình quân Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận VKD phản ánh một đồng VKD sử dụng trong kỳ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này cho phép đánh giá tương đối chính xác khả năng sinh lời của tổng vốn. 3.3.3. Tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh - Tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu = Vốn chủ sở hữu bình quân Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu cho thấy mỗi đồng vốn chủ sở hữu sử dụng trong kỳ có thể tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. 3.3.4. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh - Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu = Doanh thu thuần Đây là chỉ tiêu phản ánh mỗi đồng doanh thu thuần mà doanh nghiệp thu được trong kỳ có bao nhiêu đồng lợi nhuận. 3.3.5. Tỷ suất lợi nhuận trên giá thành toàn bộ: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh - Tỷ suất lợi nhuận trên giá thành toàn bộ = Giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên giá thành toàn bộ cho thấy mỗi đồng giá thành toàn bộ bỏ ra trong kỳ có thể tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. Trên đây là một số chỉ tiêu thường được sử dụng để làm căn cứ cho việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá tình hình sử dụng VKD của doanh nghiệp tốt hay chưa tốt, ngoài việc so sánh các chỉ tiêu này với các chỉ tiêu kỳ trước, các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch nhằm thấy rõ chất lượng và xu hướng biến động của nó, nhà quản lý doanh nghiệp cần gắn với tình hình thực tế, tính chất của ngành kinh doanh mà doanh nghiệp hoạt động để đưa ra nhận xét sát thực tế về hiệu quả kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn nói riêng của doanh nghiệp. 3.4. Chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán: Tình hình tài chính của doanh nghiệp được đánh giá là lành mạnh trước hết phải được thể hiện ở khả năng chi trả, vì vậy nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đánh giá, phân tích khả năng thanh toán. Đây là chỉ tiêu rất được nhiều người quan tâm như các nhà đầu tư, nhà cho vay, nhà cung cáp nguyên liệu... Họ luôn đặt câu hỏi: hiện doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả các khoản nợ đến hạn thanh toán hay không? 3.4.1. Hệ số khả năng thanh toán tổng quát: Hệ số khả năng thanh toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà hiện nay doanh nghiệp đang quản lý sử dụng với tổng số nợ phải trả (nợ ngắn hạn và nợ dài hạn), công thức: Tổng tài sản Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng nợ phải trả Nếu hệ số này <1 báo hiệu sự phá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện có (TSLĐ và TSCĐ) không đủ trả số nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán. 3.4.2. Hệ số khả năng thanh toán hiện thời: Hệ số khả năng thanh toán hiện thời là mối quan hệ giữa tài sản ngắn hạn (TSLĐ) với các khoản nợ ngắn hạn, công thức: Tổng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán hiện thời = Tổng nợ ngắn hạn Trong đó: + Tổng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn là những tài sản mà doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng và sở hữu. + Tổng nợ ngắn hạn là những khoản nợ phải trả trong khoản thời gian dưới 1 năm, bao gồm các khoản vay ngắn hạn, phải trả cho người bán, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, phải trả cho công nhân viên, nợ dài hạn đến hạn trả, các khoản phải trả khác. Hệ số này phản ánh khả năng chuyển đổi một bộ phận tài sản thành tiền để trang trải các khoản nợ ngắn hạn, vì thế hệ số này cũng thể hiện mức độ đảm bảothanh toán của TSLĐ với các khoản nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này thấp thể hiện khả năng trả nợ của doanh nghiệp ở mức độ thấp và cũng là dấu hiệu báo trước khó khăn về tài chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong việc trả nợ. Khi hệ số này cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng cao trong việc sẵn sàng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp hệ số này quá cao chưa chắc đã phản ánh năng lực thanh toán của doanh nghiệp là tốt, nghĩa là khi đó có một lượng TSLĐ tồn trữ lớn, phản ánh việc sử dụng tài sản không hiệu quả vì bộ phận này không vận động, không sinh lời (có quá nhiều tiền mặt nhàn rỗi, nợ phải đòi, hàng tồn kho ứ đọng...) Tính hợp lý của hệ số này phụ thuộc ngành nghề kinh doanh. Ngành nghề nào chiếm tỷ trọng TSLĐ lớn trong tổng tài sản thì hệ số này lớn càng tốt và ngược lại. 3.4.3. Hệ số khả năng thanh toán nhanh: TSLĐ trước khi mang đi thanh toán cho chủ nợ phải được chuyển đổi thành tiền. Trong TSLĐ hiện có thì vật tư, hàng hoá chưa có thể chuyển đổi ngay thành tiền được và do đó khả năng thanh toán kém nhất. Vì thế hệ số khả năng thanh toán nhanh là một chỉ tiêu đánh giá chặt chẽ hơn khả năng thanh toán của đơn vị. Đó là thước đo khả năng trả nợ ngay, không dựa vào bán các loại vật tư, hàng hoá tồn kho. Hệ số khả năng thanh toán nhanh đước xác định bằng mối quan hệ giữa TSLĐ - Hàng tồn kho với tổng số nợ ngắn hạn, công thức: Tổng TSLĐ - Hàng tồn kho Hệ số khả năng thanh toán nhanh = Tổng nợ ngắn hạn ở đây hàng tồn kho bị loại trừ ra vì được coi là tài sản không dễ dàng chuyển đổi nhanh thành tiền và cũng thấy rằng tài sản dùng để thanh toán nhanh còn được xác định là: tiền cộng với tiền tương đương. Tiền tương đương là các khoản có thể chuyển đổi thành một lượng tiền biết trước (thương phiếu, các loại chứng khoán ngắn hạn...) 4. Một số phương hướng, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp: 4.1. Các nhân tố ảnh hưỏng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp: Việc tổ chức và sử dụng vốn kinh doanh của các doanh nghiệp chịu sự tác động bởi nhiều nhân tố khác nhau bao gồm các nhân tố khách quan và chủ quan. 4.1.1. Về khách quan: Hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng bởi một số nhân tố sau: - Cơ chế quản lý và chính sách vĩ mô của Nhà nước - Tác động của nền kinh tế có lạm phát - Sự phát triển của khoa học công nghệ - Sự biến động của thị trường đầu ra - đầu vào của doanh nghiệp. Ngoài ra, hiệu quả sử dụng vốn của các doanh nghiệp còn chịu tác động của yếu tố rủi ro bao gồm các rủi ro từ phía thị trường và những rủi ro bất khả kháng như: thiên tai, lũ lụt, hoả hoạn... 4.1.2. Về chủ quan: Có nhiều nhân tố chủ quan thuộc về bản thân doanh nghiệp ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp như: - Việc bố trí cơ cấu vốn đầu tư: nếu sự bố trí giữa VCĐ và VLĐ và tỷ trọng của từng khoản mục trong từng loại vốn chưa hợp lý, chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì hiệu quả sử dụng vốn kém là không thể tránh khỏi. - Việc xác định nhu cầu vốn: nếu xác định nhu cầu vốn thiếu chính xác dẫn đến tình trạng thừa vốn hoặc thiếu vốn, cả hai trường hợp đều ảnh hưởng không tốt đến qúa trình SXKD của doanh nghiệp và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Việc tổ chức sử dụng vốn kinh doanh trong từng khâu: hiệu quả sử dụng vốn sẽ cao nếu như VKD trong từng khâu được tổ chức hợp lý và sử dụng có hiệu quả. Ngược lại, nếu doanh nghiệp sử dụng vốn lãng phí chẳng hạn như mua các loại vật tư không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, kém phẩm chất hay không huy động cao độ TSCĐ vào SXKD sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Trình độ quản lý của doanh nghiệp: Nếu trình độ quản lý yếu kém có thể dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng, vật tư, hàng hoá chậm luân chuyển, hoạt động kinh doanh thua lỗ kéo dài, vốn bị thâm hụt sau mỗi chu kỳ sản xuất. Trên đây là một số nhân tố chủ yếu ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hiệu quả sử dụng VKD của doanh nghiệp. Ngoài các nhân tố đó, còn có thể có rất nhiều nhân tố khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét thận trọng từng nhân tố để từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp nhằm phát huy những nhân tố ảnh hưởng tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những nhân tố ảnh hưởng tiêu cực nhằm từng bước nâng cao hiệu quả sử dụng VKD. 4.2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng VKD: 4.2.1. Biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định: - Sử dụng đòn bẩy kinh tế nhằm kích thích gắn liền với trách nhiệm về tài chính. Thưởng phạt về bảo quản, sử dụng TSCĐ, nghiên cứu phát minh sáng chế ứng dụng khoa học kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo khả năng tài chính nhằm thực hiện quyết định đầu tư dài hạn để tăng quy mô và điều chỉnh cơ cấu TSCĐ. - Nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ từ đó giảm bớt TSCĐ và nắm vững TSCĐ hiện có đang sử dụng, chưa dùng, không cần dùng để giải phóng (thanh lý, nhượng bán) những TSCĐ ứ đọng. Mặt khác, tài chính doanh nghiệp phải tham gia xây dựng chế độ quản lý sử dụng TSCĐ tránh tình trạng mất mát hư hỏng và có biện pháp xử lý kịp thời những thiệt hại về TSCĐ. 4.2.2. Biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động: - Xác định chính xác nhu cầu VLĐ thường xuyên, cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh. - Tăng tốc độ luân chuyển VLĐ ở cả 3 khâu: ở khâu dự trữ, trong khâu SX, trong khâu lưu thông. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. - Đối với bộ phận vốn nhàn rỗi cần được sử dụng một cách linh hoạt thông qua các hình thức đầu tư ra bên ngoài như đầu tư góp vốn liên doanh, đầu tư vào tài sản tài chính, hoặc cho vay nhằm thu lợi tức tiền vay. Trên đây là một số phương hướng, biện pháp nhằm đẩy mạnh việc tổ chức và sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra những giải pháp phù hợp mang tính khả thi để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp mình. phần ii Thực trạng về tình hình tổ chức và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ở xí nghiệp in trực thuộc NXB Lao động xã hội. 1. Một vài nét chính về tình hình sản xuất kinh doanh 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp in thuộc NXB Lao động và xã hội Xí nghiệp in thuộc NXB Lao động và xã hội được thành lập từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in, nhằm phục vụ công tác in ấn trọng ngành theo quyết định số 287 QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ thương binh và xã hội. Hiện nay, xí nghiệp được phép đặt trụ sở tại Hoà Bình 4-phường Minh Khai-quận Hai Bà Trưng-Hà Nội. Sau một thời gian hoạt động, xưởng in Thương binh đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Từ đó, Bộ thương binh và xã hội đã quyết định chuyển xưởng in Thương binh thành xí nghiệp in Bộ thương binh và xã hội theo quyết định số 183/QĐTB-XH ngày 4/9/1986. Bộ Lao động thương binh và xã hội là do hai Bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ thương binh và xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội đã ký quyết định số 156/LĐTBXH-QĐ thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ. Năm 1990 do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường, để phù hợp với tình hình mới Bộ Lao động thương binh và xã hội lại quyết định thành lập Xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ tàn tật theo quyết định số 18LĐTB-QĐ ngày 16/11/1991. Sau 1 năm hoạt động Bộ Lao động thương binh và xã hội lại ra quyết định thành lập Nhà in Bộ Lao động thương binh và xã hội theo quyết định số 152/LĐTB-XH ngày 20/3/1993 trên cơ sở tách ra từ xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo quyết định số 373-201/QĐ-Bộ LĐTB-XH ngày5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội về việc đổi tên Nhà in Bộ LĐTB-XH thành công ty in Bộ LĐTB-XH. Công ty in Lao động và xã hội có quá trình tồn tại và phất triển gần 20 năm qua, có số lượng bạn hàng ổn định. Căn cứ vào thực trạng và kết quả hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ những năm qua việc sắp xếp, đổi mới để phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp nhà nước. Ngày 3/4/2003 Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 370/QĐ-TTg sát nhập công ty in Lao động xã hội và NXB Lao động xã hội thành doanh nghiệp 100% vốn nhà nước mang tên NXB Lao động xã hội. 1.2.Tình hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp in thuộc NXB Lao động xã hội đã có quá trình hình thành và phát triển gần 20 năm qua, cố bạn hàng ổn định. Sản lượng hạng năm đều tăng, năm 1997 có số liệu trang in là 265 triệu trang in đến năm 2001 lên hơn 700 triệu trang sản phẩm chủ yếu là sách, tạp chí, lịch, cataloge, nhãn mác các loại. Là một doanh nghiệp với quy mô còn nhỏ, sản phẩm làm ra chủ yếu theo đơn đặt hàng nên xí nghiệp in đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125->135 người với 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Mặt hàng chủ yếu: -Tài liệu, văn bản phục vụ nhiệm vụ của nghành -Cấp phép, xuất bản phẩm -Các tạp chí, bản tin của ngoài nghành -Các loại sách -Tài liệu, hệ thống giáo trình dạy nghề -Ngoài ra còn một số sản phẩm như lịch tờ, lịch quyển, cataloge, biểu mẫu, áp phích, tờ rơi, tuyên truyền, nhãn mác các loại. Đặc điểm của quá trình sản xuất kinh doanh Do đặc thù của nghành in là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng nên đặc điểm của quá trình sản xuất ở xí nghiệp in là sản phẩm làm ra những cuốn sách, tạp chí, chứng từ, biểu mẫu, sổ sách. Đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là: -Giấy các loại -Mực và nguyên liệu để in 1.2.2.Đặc điểm bộ máy quản lý Để đảm bảo bộ máy sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của xí nghiệp in thuộc NXB Lao động xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ. - Giám đốc là người chỉ huy cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp in, với khách hàng và tập thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. - Phó giám đốc là người giải quyết mọi công việc khi giám đốc đi vắng. - Kế toán trưởng là người giúp giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán. - Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban, phân xưởng như: - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài sản trong xí nghiệp, tổ chức quản lý công văn, giấy tờ của xí nghiệp, duy trì an ninh trật tự trong xí nghiệp. - Phòng kế hoạch, vật tư, kỹ thuật có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch, điều động sản xuất, triển khai kỹ thuật công nghệ cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. - Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ theo dõi,giám sát tình hình tài chính của xí nghiệp và tư vấn với lãnh đạo về các hoạt động tài chính, theo dõi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với lãnh đạo xí nghiệp và tình hình sử dụng vốn, luân chuyển vốn, hiệu quả sử dụng vốn... Công việc in ấn được tiến hành tại 4 phân xưởng như sau: - PX cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các PX phục vụ sản xuất.Giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động, bảo dưỡng máy móc và thiết bị. - PX chế bản: đây là PX được đầu tư máy móc, thiết bị hiện đại nhất như máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi...Tại đây các bản thảo, mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in màu, được sắp xếp theo 1 trình tự nhất định rồi chuyển tới bộ phận sửa, chụp phim, bản thảo để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. - PX in: đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ offset đảm nhận. Khi nhận được chế bản khuôn in do PX chế bản chuyển sang PX in sử dụng kết hợp giữa bản in công giấy và công mực đẻ tạo ra các trang in theo yêu cầu. Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xạnh, đỏ, vàng, đen tuỳ thuộc vào yêu cầu, màu sắc của từng đơn vị đặt hàng. - PX hoàn thiện: là PX cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất do tổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm. Sau khi bộ phận in thành tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. Tổ kiểm tra tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật, bìa, đóng gói sau khi nhập vào kho thành phẩm chuyển đến khách hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch vật tư kỹ thuật Phòng tài chính kế toán PX cơ khí PX chế bản PX in PX hoàn thiện 1.2.3. Đặc điểm bộ máy quản lý tài chính-kế toán 1.2.3.1 Tổ chức bộ máy tài chính kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung.Trong phòng kế toán có 6 người có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy kế toán thông tin kinh tế, chịu trách nhiệm trước nhà nước, tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, theo dõi sổ sách kế toán, xác định doanh thu lãi, lỗ của xí nghiệp. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp và lập chứng từ sổ sách, sổ cái TK 621, TK 627... - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tiền vay, TGNH viết phiếu chi, thu,...Ngoài ra còn theo dõi thanh toán với người bán, các khoản phải thu với khách hàng. - Nhân viên thống kê: căn cứ vào phiếu báo cáo kết quả sản xuất của từng cá nhân ở từng PX, lập thời gian lao động để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. - Thủ quỹ là người quản lý số lượng tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng, chi tiền mặt. - Thủ kho: quản lý vật tư, thành phẩm làm nhiệm vụ nhập, xuất khi có chứng từ hợp lệ. Khi xuất kho hoặc nhập kho, thủ kho có trách nhiệm ghi vào thẻ kho. 1.2.3.2. Hình thức tổ chức tài chính-kế toán Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian(ghi nhật kí) và ghi theo hệ thống( ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK334, TK621, TK 622, TK 627, .... Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng vì vậy không có sản phẩm tồn kho, không có hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán. Trình tự ghi sổ: - Định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. - Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Cuối tháng, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, sổ cái các TK lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản với chứng từ ghi sổ Sơ đồ hạch toán Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : 1.2.4 Quy trình công nghệ: Sơ đồ quy trình công nghệ Thiết kế kỹ thuật Vi tính Công tác phim Chụp ảnh Bình bản Hoàn thiện , nhập kho, xuất hàng In Phơi bản Do đặc điểm cũng như tính chất của xí nghiệp in ở đây quy trình sản phẩm chia ra làm các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận quá trình sản xuất phải trải qua các bước công nghệ sau: - Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở nội dung in thiết kế trên các yêu cầu in. - Vi tính: Đưa bản thiết kế vào máy vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột,kiểu chữ (to,nhỏ, độ đậm,...) - Công tác phim: tiến hành sửa chữa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in. - Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại ( chữ, hình ảnh) có cùng 1 màu với các tấm mica theo từng trang in. - Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bản có trách nhiệm chế bản. - In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm lúc này bộ phận in offset 4 trang, 10 trang hoặc offset 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. - Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ nhập kho và chuyển cho khách hàng. 2. Thực trạng về tổ chức quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh 2.1. Đánh giá chung về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1.1.Những thuận lợi và khó khăn Qua một số năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp in không được khả quan lắm. Doanh thu của năm sau lại thấp hơn so với năm trước và cũng do một số doanh nghiệp nhà nước làm nghề in tăng lên, lại còn mộtsố doanh nghiệp tư nhân cũng tham gia vào, họ cũng được phép hành nghề kinh doanh in bao bì, nhãn mác khiến cho thị trường giữa cung và cầu bất ổn. Hơn nữa, trong tương lai xí nghiệp đang dần chuyển hướng kinh doanh. Ngoài chức năng là in các ấn phẩm, tài liệu, xí nghiệp đang định kinh doanh thiết bị, vật tư nghành in. Đây là một mô hình kinh doanh mới đối với xí nghiệp, việc chuyển hướng sang lĩnh vực mới nhiều tiềm năng hơn sẽ đem lại cho xí nghiệp nhiều lợi nhuận trong những năm tới. Nhưng bên cạnh đó, xí nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn do việc chuyển dịch hướng kinh doanh gây ra do chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mới này. 2.1.1.1 Thuận lợi Xí nghiệp đã đầu tư khá nhiều trang thiết bị hiện đại mới phục vụ cho việc in ấn tốt hơn, bên cạnh đó, cùng với quá trình hình thành và phát triển qua gần 20 năm, công ty đã đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ lao động có tay nghề cao, trải qua kinh nghiệm thực tiễn, nhiệt tình trong sản xuất. Đây là một thuận lợi lớn cho xí nghiệp vì con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định mọi thành công và thất bại trong kinh doanh. Hiện tại doanh nghiệp duy trì lượng khách hàng thường xuyên và định kỳ, đảm bảo >50% công việc làm, thu nhập ổn định. 2.1.1.2. Khó khăn Do đặc thù của sự hình thành và phát triển nên việc đầu tư dây chuyền công nghệ, thiết bị sản xuất buổi ban đầu không đồng bộ, chắp vá, không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Cho đến nay, số lượng máy móc thiết bị chỉ đạt 30% so với yêu cầu sản xuất đồng bộ, khép kín mặc dù các thiết bị đã được đưa vào khai thác triệt để. Bên cạnh đó, cũng phải cải tạo, nâng câp nhà xưởng, nơi làm việc để có thể cho ra những sản phẩm có chất lượng cao, đủ sức cạnh tranh về mọi mặt với các doanh nghiệp cùng loại, sản phẩm sản xuất đa dạng, từ đó khẳng định được chỗ đứng và vị thế của doanh nghiệp, tạo đà để doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất, đủ tiêu chuẩn, năng lực, thiết bị để tham gia đấu thầu các dự án cấp quốc gia và quốc tế. 2.1.2. Tình hình chung về hoạt động và kết quả kinh doanh Để có thể đánh giá khái quát vể hoạt động kinh doanh của xí nghiệp in thuộc NXB Lao động xã hội ta có thể lấy số liệu từ Báo cáo kết quả kinh doanh qua 2 năm gần đây là 2001 và 2002. Từ số liệu của báo cáo kết quả kinh doanh ta lập bảng Kết quả hoạt động kinh doanh bảng 1: kết quả hoạt động kinh doanh (Đơn vị tính: đồng) Chỉ tiêu Mã số Năm 2001 Năm 2002 So sánh Số tuyệt đối Số tương đối Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 10.470.782.295,5 10.842.551.198,5 +371.768.903 +3,55 Các khoản giảm trừ: 03 0 0 0 -100 -Chiết khấu thương mại 04 0 0 0 -100 -Giảm giá hàng bán 05 0 0 0 -100 -Hàng bán bị trả lại 06 0 0 0 -100 -Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp 07 0 0 0 -100 1. Doanh thu thuần 10 10.470.782.295,5 10.842.551.198,5 +371.768.903 +3,55 2. Giá vốn hàng bán 11 9.632.541.823 9.919.084.452 +286.542.629 +2,97 3.Lợi nhuận gộp 20 838.240.472,5 923.466.746,5 +85.226.274 +10,15 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 0 0 0 -100 5. Chi phí tài chính 22 0 0 0 -100 - Ttong đố lãi vay phải trả 23 0 0 0 -100 6. Chi phí bán hàng 24 0 0 0 -100 7. Chi phí QLDN 25 834.393.733 782.186.454,5 -52.207.278,5 -6,23 8. LN từ hoạt động kinh doanh 30 212.071.592,5 141.280.342 -70.791.250,5 -33,4 9. Thu nhập khác 31 0 0 0 -100 10. Chi phí khác 32 0 0 0 -100 11. Lợi nhuận khác 40 165.429.293,5 66.348.439 -99.080.854,5 -59,89 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 169.276.033 207.628.781 +38.352.748 +22,7 13. Lợi nhuận sau thuế 60 169.276.033 207.628.781 +38.352.748 +22,7 Từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta có thể thấy ngay được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong 2 năm 2001 và 2002 như sau: Thứ nhất là hoạt động kinh doanh của xí nghiệp bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận kinh doanh.Doanh thu năm 2002 so với năm 2001 tăng 371.768.903 đồng với tỷ lệ tương ứng tăng lên là 3,55%. Nguyên nhân làm cho doanh thu tăng là do trong năm 2002, lượng sách, báo, ấn phẩm do khách hàng đặt đã tăng lên gần như gấp đôi so với năm 2001. Thứ hai là chi phí bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Giá vốn hàng bán năm 2002 so với năm 2001 tăng lên là 268.542.629 đồng tương ứng với số tương đối là 2,97%. Điều này là không tốt, nguyên nhân là do giá vốn hàng hoá tăng kè